Реферат: Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОРДЕНА ТРУДОВОГО КРАСНОГО ЗНАМЕНИ

УНИВЕРСИТЕТ ПИЩЕВЫХ ПРОИЗВОДСТВ

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

КАФЕДРА «КИБЕРНЕТИКА И ПРИКЛАДНОЙ СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ»

«Допущен к защите» «Допущен к защите»

ДИРЕКТОР ИЭиП ЗАВ. КАФЕДРОЙ «КиПСА»

_______проф. Денискин В.В. _______проф. Прокофьев Е.А.

«___»____________________2003г. «___»__________________2003г.

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

ТЕМА: «АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ ЗАО «ТЕЛМОС»

МГУПП 2003 ДП

Дата защиты «___»_____2003г. Студентка гр.98-Э-5

Василишина О.С.

Протокол ГАК ______________ __________________

Оценка __________ Руководитель

Доц. Кусмарцева Н.В.

Секретарь ГАК______________ ________

Консультант по разделу

«Охрана труда»

Трофимов В.Г.

_________

МОСКВА, 2003г.

Содержание

Введение

Актуальность

Интерес к системам бюджетирования и финансового планирования в последнее время значительно вырос. Всего 2 года назад было проблематично найти информацию о специализированных системах бюджетирования - слишком мало было предложений на российском рынке. В настоящее время автору удалось отыскать сведения о более чем 30 системах бюджетирования в российских ресурсах сети Интернет. Представленные на рынке системы бюджетирования как иностранного, так и отечественного производства, разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки функциональности и ориентации на сферу деятельности и размер предприятия. Неудивительно, что многим потенциальным пользователям сложно разобраться, какая именно система бюджетирования наиболее подходит им из всех систем, представленных на рынке.

Главный смысл бюджетирования сводится к повышению финансово-экономической эффективности и финансовой устойчивости предприятия путем координации усилий всех подразделений на достижение конечного, количественно определенного результата.

За последние годы специализированные системы бюджетирования получили широкое распространение и в настоящее время рассматриваются как отдельный класс автоматизированных систем.

Целью данного дипломного проекта является разработка модели бюджетного управления ЗАО «Телмос», на основании анализа существующих на сегодняшний день систем бюджетирования, и последующая автоматизация ее деятельности с применением СУБД Access.

В данном дипломном проекте наиболее подробно разобраны лишь 5 из существующих на сегодняшний момент на рынке систем бюджетирования. Эти системы наиболее часто упоминаются в современной литературе и представляют собой хорошую базу для моделирования собственной системы на их основе.

Объектом изучения в данном дипломном проекте является ЗАО «Телмос». В процессе написания данного дипломного проекта были использованы учебники и учебные пособия по теории управления финансами, статьи в ведущих бухгалтерских и финансовых изданиях, открытые публикации с различных Интернет – сайтов, а так же материалы, собранные в период прохождения преддипломной практики в ЗАО «Телмос».

Глава 1. Теоретические основы и критерии оценки систем бюджетирования

1.1. Понятие систем бюджетирования

Под бюджетированием понимается вся совокупность управленческих процессов, обеспечивающих жизненный цикл бюджета. В это понятие входит разработка бюджета (включая согласование и утверждение), контроль его исполнения (оценка соответствия плана и факта), а также анализ причин отклонений фактических данных от плановых. Таким образом, бюджетирование включает в себя два основных элемента - планирование и контроль.

Что касается системы бюджетирования, то здесь требуются некоторые комментарии. Дело в том, что этот термин часто употребляют в узком смысле, имея в виду определенную методику или соответствующую компьютерную программу. При постановке и внедрении системы бюджетирования не всегда уделяют должное внимание, пожалуй, самому главному элементу любой системы управления - человеку, принимающему решения. Кроме того, важную роль играют и организационные принципы (бизнес-процессы), в рамках которых взаимодействуют люди и информационные системы. Строго говоря, система бюджетирования - это комплексное понятие, включающее в себя сразу несколько элементов: методологию, персонал, информационную систему, а также соответствующие бизнес-процессы.

1.1.1. Архитектура и основные понятия бюджетной системы

Бюджетная система компании - совокупность процессов/функций, компонент бюджетирования и бюджетных регламентов, определяющих последовательность, правила, сроки и ответственных за расчеты бюджетов, формирование отчетов, анализ исполнения бюджетов и принятие решений.

Процессы/функции бюджетирования - обособленные устойчивые вид деятельности, связанные с планированием, учетом, анализом и контролем финансово-экономических показателей деятельности компании.

Компоненты бюджетирования - состоит из двух разделов: объекты компании, по которым ведется бюджетирование и совокупность планов и отчетов системы бюджетирования.

Объекты бюджетирования - объекты компании, по которым ведется планирование, учет, анализ и контроль исполнения бюджетов

Набор объектов бюджетирования, который будет принят в компании, зависит от нескольких факторов, в том числе и от информации, используемой руководителями компании для принятия решений. Например, если при принятии решения о распределении финансовых ресурсов между направлениями деятельности компании необходимо знать оценку финансово-экономической эффективности каждого направления деятельности, то в число объектов бюджетирования должны входить бизнес – направления. Если в компании разработана и внедрена финансовая структура, то для эффективного управления компании необходимо вести планирование и контроль в разрезе центров финансового учета. Таким образом, в соответствии с разработанной финансовой моделью подбирается необходимый набор объектов бюджетирования.

Объекты бюджетирования:

• Бизнес – направления;

• структурные звенья компании

• центры финансового учета

• основные бизнес-процессы компании

• проекты компании

Конкретный набор объектов бюджетирования определяется исходя из конкретной компании в соответствии с принципом целесообразности усложнения системы бюджетирования. Некоторые компании на начальной стадии внедрения системы бюджетирования могут ограничиться только финансовыми бюджетами, т.е. внедрять систему финансового планирования и контроля по отношению только компании в целом, используя простые финансовые модели бюджетирования. В дальнейшем архитектура бюджетной системы может усложняться (по мере необходимости) и компания будет переходить на использование более сложных финансовых моделей.

Планы и отчеты бюджетной системы:

• Бюджеты;

• Отчеты;

• Отчеты по результатам бюджетного анализа.

Бюджет - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени плановые значения статей бюджета.

В соответствии с представленными объектами бюджетирования на предприятии могут составляться следующие бюджеты:

• Операционные бюджеты:

• бюджеты бизнес – направлений;

• бюджеты подразделений;

• бюджеты центров финансового учета (ЦФУ);

• бюджеты бизнес-процессов;

• бюджеты проектов;

• Финансовые бюджеты (сводные бюджеты.):

• бюджет доходов и расходов (прибылей и убытков);

• бюджет движения денежных средств (кассовый бюджет);

• бюджет по балансовому листу (прогнозный баланс).

Бюджеты бизнес – направлений составляются по каждому направлению деятельности и содержат всю необходимую информацию для оценки их финансово-экономической эффективности, принятия решений о дальнейшем их развитии и финансировании.

Бюджеты подразделений составляются по каждому структурному звену компании в соответствии с действующей организационной структурой.

Бюджеты центров финансового учета (ЦФУ) составляются по каждому ЦФУ в соответствии с действующей финансовой структурой.

Если в компании действует финансовая структура, то можно ограничиться составлением бюджетов ЦФУ, а бюджеты по подразделениям, входящим в состав ЦФУ не строить.

Бюджеты бизнес-процессов составляются по каждому выделенному бизнес-процессу компании. Например, если в компании выделен бизнес-процесс «Сбыт», ему могут соответствовать следующие бюджеты: бюджет продаж, содержащий информацию о планируемых объемах реализации в натуральных и стоимостных показателях, и бюджет коммерческих расходов, содержащий информацию о планируемых расходах, связанных с реализацией продукции в объемах, заложенных в бюджете продаж.

Бюджеты проектов составляются по каждому проекту компании. Это могут быть проекты, непосредственно связанные с основной деятельностью компании и поэтому проводимыми на регулярной основе. Например, в компаниях, занимающихся оказанием различного рода услуг, проекты могут являться основным объектом планирования и контроля, поэтому необходимо будет вести бюджетирование по проектам. Также это могут быть единичные проекты, например, проект по расширению производственных мощностей или проект по созданию нового продукта.

Финансовые бюджеты - это консолидированные бюджеты компании. Финансовые бюджеты строятся по компании в целом или по центрам прибыли, т.е. по центрам финансового учета компании, по которым можно рассчитать финансовый результат. Финансовые бюджеты имеют стандартные форматы для всех компаний.

Отчет - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени фактические значения статей бюджета.

Отчет по результатам бюджетного анализа - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени основные выводы об эффективности исполнения бюджета и предложения по корректировке исходных гипотез и предположений на будущие периоды.

Регламент системы бюджетирования - документы, представляющие в систематизированной форме описание процедур финансово-экономического планирования, учета, анализа и контроля, действующие в компании.

1.2. Цели и задачи бюджетирования

Внедрение системы бюджетирования позволяет предприятию:

• составлять реальные прогнозы финансово-хозяйственной деятельности

• вовремя обнаруживать наиболее узкие места в управлении предприятием, используя инструменты многовариантного анализа

• быстро подсчитать экономические последствия при возможных отклонениях от намеченного плана при помощи финансовых моделей и принять эффективное управленческое решение

• скоординировать работу структурных подразделений и служб на достижение поставленной цели

• повысить управляемость компании за счет оперативного отслеживания отклонений факта от плана и своевременного принятия решений.

Ожидаемые результаты после внедрения бюджетирования:

• внедрение процедур регулярного финансового планирования и контроля над исполнением бюджета;

• обучение специалистов финансовых служб методикам финансового планирования и анализа;

• составление годового бюджета предприятия;

• улучшение управляемости компании за счет наделения полномочиями, установления ответственности менеджеров компании и совершенствования оргструктуры;

• улучшения финансовых показателей работы компании за счет совершенствования системы финансового планирования и контроля.

1.3. Функции систем бюджетирования

Будучи комплексным управленческим процессом, бюджетирование оказывает столь же комплексное влияние на деятельность аппарата управления. Среди основных функций системы бюджетирования можно выделить следующие:

• планирование и координация;

• принятие решений и делегирование полномочий;

• оценка деятельности;

• оценка и переоценка тенденций;

• взаимодействие и мотивация персонала;

• контроль и анализ.

Рассмотрим перечисленные функции бюджетирования более подробно.

Планирование и координация. Это - основные функции системы бюджетирования. С одной стороны, бюджет конкретизирует стратегические корпоративные планы, а с другой - консолидирует информацию тактического и оперативного характера. Таким образом, в бюджете как бы «связываются» между собой стратегическая и оперативно-тактическая плоскости планирования. Поэтому корпоративный бюджет, по сути, устанавливает определенные рамки, внутри которых принимаются все последующие управленческие решения. Развитие предприятия становится более планомерным и предсказуемым, поскольку вероятность неадекватных шагов и разного рода «перекосов» сводится к минимуму.

Принятие решений и делегирование полномочий. Грамотно поставленная система бюджетирования подразумевает четкие процедуры принятия управленческих решений и соответствующее разграничение ответственности. При этом право (и обязанность) принятия решений делегируется именно тому менеджеру, который отвечает за соответствующую область деятельности. При этом снижается нагрузка на руководителей высшего уровня - им больше не приходится тратить время на принятие решений, находящихся в компетенции подчиненных. Что касается менеджеров среднего звена, то в условиях отсутствия излишнего вмешательства «сверху» они получают новые возможности для проявления инициативы и реализации своего потенциала.

Оценка деятельности. Показатели исполнения бюджета и могут служить одной из характеристик текущей позиции предприятия и качества бизнеса. Достижение запланированных показателей и отсутствие негативных отклонений факта от плана свидетельствуют о стабильности и устойчивости. Наоборот, существенные отклонения факта от плана говорят либо о несовершенстве системы планирования, либо о недостаточной предсказуемости самого бизнеса.

Оценка и переоценка тенденций. Как известно, построение бюджетов основывается на прогнозах, и прежде всего на прогнозе продаж. Поэтому корпоративный бюджет во многом отражает состояние «внешней среды», точнее - оценку ее динамики в будущем. Мониторинг исполнения бюджета и анализ отклонений может оказать неоценимую помощь в случаях, когда базовые ожидания, прогнозы и тренды требуют переосмысления. Это может произойти как из-за погрешностей в первоначальных прогнозах, так и при изменении внешних тенденций.

Взаимодействие и мотивация персонала. Деятельность по формированию, корректировке, контролю и анализу бюджета предусматривает тесное общение сотрудников практически всех служб организации. Кроме того, бюджет должен оказывать мобилизующее воздействие и обеспечивать заинтересованность персонала в достижении запланированных показателей.

Контроль и анализ. Регулярное сопоставление достигнутых результатов с запланированными дает возможность анализировать отклонения и своевременно принимать необходимые решения. Внешние условия могут изменяться, при этом в корпоративный бюджет также должны вноситься необходимые коррективы. Причем вариации внешней среды должны восприниматься системой бюджетирования отдельно от отклонений, возникших по причинам внутреннего характера.

1.4. Бюджетирование и информационные системы

Функции бюджетирования весьма разнообразны и достаточно сложны, как с точки зрения объема обработки информации, так и с точки зрения методологи. Сегодня мало у кого возникают сомнения в том, что эти функции могут быть обеспечены только при помощи современных информационных технологий. Но технология технологии - рознь, и вполне естественно, что разные «электронные» инструменты бюджетирования обеспечивают разный уровень качества информации.

Часто для целей бюджетирования используются обычные электронные таблицы. Это один из наиболее простых, доступных и популярных инструментов. Электронные таблицы незаменимы для малого бизнеса; они также могут принести пользу и на более крупных предприятиях, которые только начинают строить свою систему бюджетирования. Однако, по мере вовлечения в этот процесс все новых и новых подразделений, усложнения методологии и роста объема данных, электронные таблицы (как инструмент бюджетирования) быстро достигают предела своих функциональных возможностей. Кроме того, электронные таблицы не автоматизируют процесс взаимодействия различных подразделений при формировании бюджета, что увеличивает период подготовки планов (некоторые крупные компании начинают составление бюджета на следующий год уже в июле).

Еще одна категория систем, используемых для бюджетирования - корпоративные системы управления (ERP-системы). Такие системы называют транзакционными, поскольку их основное назначение - планирование, учет и обработка операций. В то же время даже сами разработчики ERP-систем признают, что их системы не обеспечивают выполнение абсолютно всех функций управления, поэтому для отдельных, более детальных и специфических задач (в том числе и для бюджетирования) рекомендуется использование специализированных программных продуктов, в качестве «надстройки» над корпоративной системой управления.

Функциональность специализированного программного обеспечения позволяет полностью преодолеть ограниченность корпоративных систем, поскольку оно изначально разрабатывалось для задач бюджетирования. Такой программный продукт содержит всю необходимую для бюджетирования функциональность, в том числе специальную. К специальным функциям программных продуктов бюджетирования, в частности, относятся: ведение аналитических направлений и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия, расчет показателей деятельности, анализ отклонений и другие. Причем реальная работоспособность всех этих функций подтверждается опытом многочисленных предприятий - пользователей такой системы. Используя специализированную систему бюджетирования, финансовый менеджер может не опасаться того, что рано или поздно он столкнется с проблемами, решение которых система не сможет обеспечить.

Кроме того, специализированная система бюджетирования довольно легко интегрируется с другими системами управления, в том числе с системами класса ERP. Ведь именно ERP-система оперирует внутренними данными отделов и департаментов и, таким образом, выполняет роль поставщика информации для системы бюджетирования. Для обеспечения такой интеграции существуют разные способы. Например, помимо «традиционных» способов (импорт/экспорт через текстовые файлы, электронные таблицы, встроенный ODBC-драйвер), можно организовать «бесшовную» интеграцию с ERP-системами при помощи специального пакета (через специальные адаптеры).

Как показывает опыт ведущих международных компаний, сочетание специализированной системы бюджетирования с корпоративной системой класса ERP, является наилучшим решением, обеспечивающим весь комплекс функций бюджетирования, столь необходимых для полноценного управления современным предприятием.

1.5. Критерии оценки систем бюджетирования

Представим собирательный образ системы бюджетирования, содержащий большинство функций и свойств различных систем. В сравнении с ним можно объективно определить достоинства, недостатки и особенности систем бюджетирования, представленных сегодня на российском рынке. Итак, рассмотрим элементы технологии бюджетирования и подходы в их автоматизации с четырех позиций:

• Состав и свойства информационных объектов системы бюджетирования.

• Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования.

• Организация работы пользователей с системой.

• Архитектура, платформа и средства интеграции.

1.5.1. Состав и свойства информационных объектов

Первое, на что стоит обратить внимание при рассмотрении системы - это состав ее информационных объектов. Они характеризуют информационную мощность системы - определяют, какими понятиями и в какой степени детализации можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию.

1. Измерения бюджетных планов статей. Планирование и анализ бюджета - как правило, многомерная задача. Одни и те же цифры требуется рассматривать в разрезе организационно-штатной или финансовой структуры, в различных финансовых инструментах, в разрезе поставщиков, потребителей, продуктов и услуг. Все эти измерения бюджетных статей должны характеризоваться соответствующими справочниками. Как минимум, этих справочников в системе должно быть четыре:

• Организационно-штатная и финансовая структура. Этот справочник обязательно должен быть иерархическим и допускать неограниченную вложенность уровней структуры.

• Валюты, курсы.

• Продукты, услуги, материальные ценности.

• Клиенты, потребители и поставщики.

2. Статьи бюджета в разрезе перечисленных выше справочников объединяются в планы статей по своему назначению. Их должно быть как минимум три: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, а также бюджет активов и пассивов (баланс). Но, как правило, для более полного учета специфики работы предприятия, реализации определенной методики бюджетирования и создания удобных в эксплуатации рабочих мест применяются исходные и производные планы:

• бюджет продаж и бюджет закупок, в стоимостном и натуральном выражении, определяющие бюджет операционной деятельности (прямые доходы и расходы), бюджет размещения и привлечения ресурсов, бюджет по бизнес – направлениям, бюджет проектов - это далеко не полный список видов бюджетов, применяемых для построения бюджета доходов и расходов;

• смета капитальных вложений, план резервов, определяющие косвенные расходы и другие виды расходов, необходимые для получения общей картины доходов и расходов и движения денежных средств;

• бюджет движения финансовых ресурсов - специфичный для кредитных учреждений план, бюджет движения товаров, запасов, бюджет задолженности (БДДС в разрезе дебиторов и кредиторов), платежный календарь - средство контроля расходования средств;

• а также: управленческий баланс, финансовый план и другие вспомогательные таблицы, облегчающие расчет финансовых результатов.

У бюджетных статей могут присутствовать следующие свойства:

• Хранение значений во временных периодах - день, месяц, квартал, год - для обеспечения различных режимов планирования и учета (год по кварталам, квартал по месяцам и т. д.), а также для выполнения всестороннего анализа бюджета.

• Неограниченная иерархия статей бюджета - для обеспечения процессов агрегации и «сверления» информации (drill down) при анализе структуры бюджета.

• Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение - абсолютное и процентное.

• Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении.

• Дополнительная аналитика статей, необходимая для реализации таких возможностей, как, например, учет остатка невыполнения плана в условиях его перевыполнения внеплановыми операциями.

• Проводки по бюджетным статьям, позволяющие документировать изменение значений статей.

1. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических значений бюджетных статей. Ее наличие в системе бюджетирования является признаком развитых систем. Она устраняет ограничения «табличного» представления информации о бюджете, реализованного только в виде планов статей. К первичной информации для бюджетирования относятся:

• Бюджетные строки и бюджетные документы, заявки, сметы, контракты, договора, платежные документы и другие виды документов, на основании которых выполняется расчет значений статей.

• Объекты поддержки финансовой логики: аналитические и синтетические бухгалтерские счета с проводками, счета управленческого учета, механизмы двойной записи, показатели, нормативы.

1.5.2. Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Алгоритмы системы бюджетирования - это интеллектуальные автоматические калькуляторы, которые обеспечивают расчет значений бюджетных статей. Чем больше в системе алгоритмов и процедур расчета, чем более они разнообразны - тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса бюджетирования.

1. Алгоритмы планирования различаются по своему назначению:

• Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Обеспечивает на основании значения статьи за один временной промежуток (например, квартал) рассчитать значения статьи за другие временные промежутки (например, месяц).

• Расчет значений статей по центрам финансовой ответственности. При планировании «сверху – вниз» позволяет вычислять значение статьи для разных центров финансовой ответственности на основании целевого значения статьи.

• Применение статистических методов расчета для отражения в бюджете логики объемных операций, учет сезонных колебаний. Применение шаблонов расчета статей и настроек в виде языка формул.

• Расчет значений статей на основании значений других статей.

• Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации.

• Обеспечение процесса планирования «от достигнутого» - перенос значений статей с предыдущего периода, как планового, так и фактического с использованием коэффициентов и без них.

• Моделирование «что если». Пересчёт исходного распределения значений статей на основании изменения одного из запланированных показателей.

• Реализация технологии «скользящего бюджета», когда временной горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один месяц вперед по окончании очередного отчетного периода.

2. Алгоритмы учета исполнения бюджета.

   • Учет факта на основании данных бухучета. Это алгоритмы расчета значений статей на основании остатков, оборотов и проводок по счетам бухгалтерского учета. При этом применяются таблицы разноски по статьям и многие другие приемы, позволяющие получить в автоматическом режиме максимум информации для учета исполнения бюджета.

   • Расчет значений статей по данным внесистемного учета, по бюджетным документам и другой первичной информации. Он возможен только в системах с расширенным набором информационных объектов. Если сложности с получением первичной информации в системе бюджетирования решены, то алгоритмы расчета будут представлять собой набор специализированных процедур, ассоциированных с видами документов.

3. Агрегация и консолидация - алгоритмы, в равной мере применяемые как при планировании, так и при фактическом учете.

• Агрегация - это расчет значений статей по временным периодам. Например, квартальных значений - на основании ежемесячных.

• Консолидация финансовых и количественных значений статей. Это тоже алгоритмы, агрегирующие значения статей нижестоящего уровня в значения статей вышестоящего уровня. Но в данном случае речь идет о консолидации бюджетов центров финансовой ответственности вплоть до бюджета всей организации.

1. Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы призваны обеспечить перераспределение доходов и расходов по центрам финансовой ответственности в связи с учетом общекорпоративных затрат, а также при применении внутреннего ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т.д.

Как для аллокаций, так и для трансфертов в системе бюджетирования должен присутствовать ряд механизмов, позволяющий настроить расчеты в соответствии с принятыми на предприятии правилами:

• Использование шаблонов при разноске значений статей - самый простой в использовании механизм для пользователей.

• Использование нормативов и дополнительных справочников при разноске значений статей является расширением механизма шаблонов, позволяющим при описании алгоритмов оперировать массовыми данными

• Использование языка формул, как правило, позволяет реализовать практически все требования методик бюджетирования, однако неаккуратная их реализация в системе может привести к длительным по времени вычислениям.

• Скриптовый язык - максимально гибкий инструмент для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов и наиболее эффективный с точки зрения исполнения, однако его применение требует знания программирования.

1. Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково важны как при планировании, так и при учете исполнения бюджета. Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала, прибыль, оборачиваемость активов - все это показатели технологии финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных этапов бюджетирования.

Реализация алгоритмов - очень ответственная задача для разработчиков систем бюджетирования. Алгоритмы затрагивают в системе взаимосвязанные данные, поэтому кажущаяся мощь алгоритмов на практике может вылиться в непозволительно длительное время отклика системы, которая будет занята постоянным пересчетом данных. Поэтому эффективность работы алгоритмов можно проверить только на реальных объемах данных.

1.5.3. Организация работы пользователей с системой

Существует два принципиально разных подхода при автоматизации коллективной работы с бюджетом:

• Файловая система бюджетирования.

• Система бюджетирования с единой базой данных.

При рассмотрении этих подходов также необходимо учитывать такой вопрос, как территориальная распределенность предприятия (наличие у него филиалов). Это важно, поскольку в Центральном офисе может быть принята одна технология, а для взаимодействия с филиалами - другая, или какой-либо компромисс между ними.

1. Файловая система бюджетирования. Одним из самых наглядных представителей систем бюджетирования с файловой организацией является система бюджетирования, построенная с применением Excel. Каждый специалист, участвующий в процессе бюджетирования работает со своей персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая организация работы с бюджетом - проста и понятна. Однако слабой стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии участников бюджетного процесса и высокие накладные расходы при выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в процессе планирования возможно только до момента передачи файлов участникам процесса бюджетирования, а интерактивное планирование, защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие, количество итераций при планировании существенно ограничивается объективно существующими временными рамками.

2. Система бюджетирования с единой базой данных. Это более современный подход, чем файловая организация системы бюджетирования, поскольку он основывается на технологии «клиент-сервер». Этот подход обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными. В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой данных предполагает наличие в организации своего администратора. Поэтому система бюджетирования с единой базой данных может оказаться избыточной для малых организаций.

3. Удобства в работе с системой. Это функциональность систем, направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с системой и друг с другом.

• Лимиты, защищенные статьи. Возможность руководителям центров финансовой ответственности более высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей для центров финансовой ответственности нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять планирование.

• Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с целью предотвращения их несанкционированного изменения.

• Примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье, который совместно ведут участники бюджетного процесса при согласовании ее значения.

• Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе отклонений.

• Контроль ошибок.

• Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета. Как правило, достаточно наличие трех видов – «оптимистичный», «пессимистичный» и «оптимальный».

• Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные ограничения временных периодов бюджетирования при планировании значений статей, отражающих различные сферы деятельности предприятия.

• Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Эта возможность наиболее эффективно решается в системах бюджетирования с единой базой данных.

• Средства анализа бюджета. К ним относятся – «сверление данных», OLAP-анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т.д.

4. Секретность и безопасность данных. Бюджетирование, являясь составной частью комплексной системы управления предприятием, предъявляет повышенные требования к секретности и безопасности данных. Помимо задач по сохранности данных, решаемых средствами СУБД или операционной системы, система бюджетирования должна обеспечивать эффективное разделение доступа к системе для пользователей.

5. Типы пользователей и права доступа. Поскольку система бюджетирования, как правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно, все они могут обладать различными ролями в процессе бюджетирования. Типы пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым в конкретном предприятии.

1.5.4. Архитектура, платформа, средства интеграции

Характеристика системы бюджетирования, интересная в первую очередь программистам и администраторам систем, может оказать существенное влияние на процесс выбора, поскольку она должна удовлетворять общей концепции автоматизации предприятия. В первую очередь с позиций автоматизации рассматриваются следующие вопросы:

1. Архитектура. Как указывалось выше, самым важным вопросом при рассмотрении архитектуры системы, оказывающим при этом существенное влияние на саму технологию бюджетирования, является ее построение в виде файловой системы или системы с единой базой данных. Архитектура системы с единой базой данных подразумевает применение технологии «клиент-сервер». Эта архитектура может быть реализована как двухуровневая, так и многоуровневая (с выделенным сервером расчетов, сервером для организации взаимодействия с пользователями и т.д.) Для систем с единой базой данных следует различать виды применяемых баз данных:

• Реляционная или многомерная база данных. Многомерная БД может применяется не только в связи с необходимостью многомерного представления бюджетной статьи, но и с целью ускорения вычислений множества алгоритмов, применяемых при бюджетировании.

• Наличие Хранилища данных предъявляет особые требования к построению базы данных системы бюджетирования. Как правило, Хранилище данных применяется для решения задач финансовой консолидации данных системного и внесистемного учета, а также использования этих данных при автоматизации учета исполнения бюджета.

2. Программно-аппаратная платформа - сервер базы данных и сервера приложений, платформа для организации рабочих мест, требования к сетевым коммуникациям.

3. Средства расширения функций системы:

• Наличие в системе генераторов отчетов. К ним могут относиться специализированные конструкторы отчетов, OLAP-средства, встроенные генераторы отчетов типа «одна кнопка» для конечных пользователей.

• Наличие в системе языка формул и/или скриптового языка - для реализации алгоритмов расчетов.

• Открытый API для программиста. Он важен для предприятий, ориентированных на существенное развитие системы собственными силами.

4. Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия:

• Возможности по интеграции с офисными приложениями - Excel, Word, электронной почтой должны быть представлены на уровне современных технологий.

• Применение XML для интеграции с другими системами автоматизации предприятия является признаком современной системы бюджетирования.

Разумеется, советы по применению перечисленных критериев оценки ни в коей мере не претендует на сборник готовых рецептов при выборе системы бюджетирования. Для обоснованного выбора системы и ее поставщика необходимо глубокое изучение, как самих систем, так и условий их поставки, внедрения и сопровождения.

Глава 2 Технико-экономическая характеристика ЗАО «Телмос»

2.1. Общие сведения о предприятии

Компания «Телмос» создана в апреле 1993 года Московской Городской Телефонной Сетью (МГТС) и крупнейшей американской телекоммуникационной компанией American Telephone & Telegraph International Incorporated (AT&T). В 1995 году в состав учредителей Телмос вошел крупнейший международный оператор России Ростелеком.

Компания «Телмос» предоставляет полный спектр высококачественных услуг связи в Москве, Московской области и регионах России. Эти услуги таковы:

1. Услуги цифровой телефонной сети. ЗАО «ТЕЛМОС» предоставляет Клиентам доступ к телефонной сети общего пользования с выделением телефонного номера из собственной номерной емкости «ТЕЛМОС» через собственную цифровую коммутационную систему 5ESS , являющуюся основой первичной волоконно-оптической сети «ТЕЛМОС». Первичная опорная сеть SDH ЗАО «ТЕЛМОС», помимо функции доступа к сети и услугам ЗАО «ТЕЛМОС», выполняет также функцию транспортной сети для организации межузловых и межстанционных соединений, шлюзов с МГТС, Ростелекомом, другими операторами и поставщиками услуг.

В рамках предоставления доступа Клиента к телефонной сети общего пользования компания «ТЕЛМОС» предоставляет высококачественные услуги местной, междугородной и международной телефонной связи как по аналоговой (PSTN), так и по цифровой (ISDN) сетям коммутации.

В зависимости от месторасположения офиса Клиента и наличия необходимых коммуникаций, других специфических потребностей Клиента, ЗАО «ТЕЛМОС» может предложить различные решения по предоставлению Клиенту доступа к телефонной сети общего пользования.

2. Услуги по передаче данных. Наложенная сеть передачи данных ЗАО «ТЕЛМОС» построена на основе оборудования производства фирмы ECI Telematics и базируется на волоконно-оптической транспортной сети SDH «ТЕЛМОС». В сети передачи данных «ТЕЛМОС» используются технологии ISDN, HDSL и Frame-Relay, обеспечивающие оптимальное использование ресурсов, экономию средств и высокое качество связи.

В рамках предоставления услуг по передаче данных компания «ТЕЛМОС» имеет возможность предоставлять Клиентам в аренду выделенные цифровые каналы, связывающие абонента с ближайшей точкой присутствия «ТЕЛМОС» по волоконно-оптической линии связи, медному кабелю или с использованием беспроводных технологий.

3. Видеоконференцсвязь. Компания «ТЕЛМОС» предлагает услугу видеоконференцсвязи, реализованную на базе технологии ISDN.

Для проведения сеансов видеоконференцсвязи компания «ТЕЛМОС» располагает двумя комфортабельными студиями, оборудованными самыми современными системами видеоконференцсвязи. Компанией используются системы таких всемирно известных производителей, как Picture Tel и POLYSPAN.

Студии «ТЕЛМОС», рассчитаны на размещение от 1 до 50 участников.  Сеансы видеоконференцсвязи могут проводиться на скоростях от 64 до 512 кбит/с как в режиме «точка-точка», так и в многоточечном режиме, когда возможно объединение до 4 участников, находящихся в различных городах.

Соответствующие сертификаты подтверждают высокое качество услуги видеоконференцсвязи.

В настоящее время возможна организация сеансов видеоконференцсвязи с 60 зарубежными странами и большинством крупных городов России. Количество стран и городов, доступных для видеоконференцсвязи из студий «ТЕЛМОС» постоянно увеличивается.

«ТЕЛМОС» оказывает помощь в подборе студий видеоконференцсвязи в других городах и странах.

Компания «ТЕЛМОС» предоставляет Клиентам возможность бесплатно использовать дополнительное оборудование, которое может понадобиться в ходе сеанса видеоконференцсвязи:

• документальную камеру, предназначенную для демонстрации документов, иллюстраций, слайдов, рентгеновских снимков, а также трехмерных объектов. При необходимости это устройство можно использовать в качестве дополнительной камеры;

• специальный адаптер, позволяющий подключить портативный компьютер клиента к системе видеоконференцсвязи и в ходе сеанса показывать противоположной стороне то, что находится на экране компьютера в каждый конкретный момент;

• мультисистемный видеомагнитофон, на который можно записать ход всего сеанса видеоконференцсвязи;

• мультимедийный проектор, к которому при необходимости можно подключить систему видеоконференцсвязи и проецировать сеанс видеоконференцсвязи на большой настенный экран;

• проектор OVERHEAD, который также может быть полезен в ходе видеосеминаров и совещаний.

Для Клиентов «ТЕЛМОС», имеющих ISDN линии, компания готова предоставить возможность проведения сеансов видеоконференцсвязи в их офисах.

При необходимости сеансы видеоконференцсвязи будут проведены для Клиента в любое время суток и в любой день недели.

Области применения видеоконференцсвязи:

• Проведение корпоративных совещаний и встреч

• Проведение переговоров с партнерами в других городах России и за рубежом

• Дистанционное обучение

• Организация дистанционных интервью при подборе кадров

• Телемедицина

• Юриспруденция

4. Услуги доступа в сеть Интернет. Компания «ТЕЛМОС» предоставляет Клиентам следующие услуги доступа в сеть Интернет:

• Услуги коммутируемого доступа по аналоговой абонентской линии

Услуга подразумевает организацию модемного доступа Клиента в глобальную сеть Интернет. В рамках данной услуги Клиенту также предоставляется:

• возможность открытия одного почтового ящика на сервере Провайдера;

• возможность размещения персональной страницы на сервере Провайдера размером до 2 Мб;

• возможность FTP доступа к содержимому персональной страницы для текущего обновления и редактирования публикуемой Клиентом информации.

• Услуги коммутируемого соединения по цифровой абонентской линии ISDN. Доступ в Интернет по цифровой ISDN - линии отличается более высокой (по сравнению с доступом по аналоговым линиям) скоростью доступа к сети. Помимо этого, специфика технологии ISDN дает возможность Клиенту не только работать в Интернет, но и разговаривать по телефону, используя один и тот же телефонный номер.

• Постоянное соединение по выделенному каналу

Выделенное соединение с учетом потребностей Клиента может быть организовано с использованием синхронных каналов (скорость от 64 до 2048 кБит/с) и виртуальных каналов по технологии Frame Relay.

Дополнительно Клиенту предоставляется возможность открытия пяти почтовых ящиков на сервере Провайдера.

5. Дополнительные услуги. Помимо основных телекоммуникационных услуг, компания «ТЕЛМОС» предлагает Клиентам ряд дополнительных услуг.

Компания производит интеграцию компьютерных и телефонных сетей, поиск оптимального решения по телефонизации офиса.

На базе протоколов Frame Relay, X.25 и TCP/IP «ТЕЛМОС» организует доступ к специализированным сетям и системам, таким, как Bloomberg, РТС, ММВБ и т.д. Помимо этого, компания «ТЕЛМОС» поставляет Клиентам оконечное оборудование: мультиплексоры, системы передач, телефонные аппараты, оптические модемы.

• Доступ к специализированным сетям и системам. Компания «ТЕЛМОС» предоставляет своим Клиентам доступ к биржевым, торговым, фондовым и финансово-информационным системам:

• Московской Межбанковской Валютной Бирже (ММВБ)

• Российской Торговой Системе (РТС)

• Московской Фондовой Бирже

• BLOOMBERG

• Центральному Банку Российской Федерации

• Биржам Санкт-Петербурга

• Государственному Таможенному Комитету РФ

Доступ осуществляется на базе протоколов Frame Relay, X.25 и TCP/IP

• Услуги по интеграции

Компания «ТЕЛМОС» предоставляет Клиентам комплексный интегрированный пакет телекоммуникационных услуг.

В рамках интегрированного пакета компания предоставляет Клиентам наряду с высококачественными услугами телефонной связи услуги доступа в Интернет, услуги по передаче данных Frame Relay, ISDN, услуги Call-центра. Преимущество такого интегрированного решения заключается в создании уникального набора услуг, наилучшим образом удовлетворяющего потребности конкретного Клиента.

Кроме того, интегрированный пакет услуг позволяет добиться оптимизации использования ресурсов, что служит экономии средств Клиента.

Помимо предоставления Клиентам интегрированного пакета телекоммуникационных услуг, компания «ТЕЛМОС» предоставляет Клиентам услуги по интеграции компьютерных и телефонных сетей.

Качество услуг компании «Телмос» подтверждено сертификатами качества Центра Сертификации Центрального Региона России и сертификатами соответствия системы добровольной сертификации «Интерэкомс».

В 1999 году компания «Телмос» стала победителем конкурса Минсвязи РФ в области качества связи в номинации «Операторы электросвязи».

2.2. Структура предприятия

ЗАО «Телмос» состоит из 11 департаментов, каждый из которых возглавляется директором, а они, в свою очередь, подчиняются Генеральному директору. Департаменты подразделяются на отделы, а отделы на группы. Подробно структура производства и управления ЗАО «Телмос» представлена на рисунке 1.

Данный дипломный проект посвящен бюджетному управлению предприятия. В ЗАО Телмос» вопросами бюджетного управления занимается Департамент экономики и финансов. Рассмотрим подробнее основные функции данного Департамента.

Положение о Департаменте экономики и финансов

Департамент экономики и финансов является структурным подразделением ЗАО «Телмос», возглавляется Руководителем Департамента и находится в подчинении Финансового директора.

В состав Департамента входят следующие подразделения:

• отдел планирования и анализа;

• отдел текущих операций

Основные задачи и направления деятельности Департамента экономики и финансов таковы:

1. Организация и руководство планово-экономической и финансовой деятельностью.

2. Организация процесса финансового планирования, а именно:

• Участие в процессе формирования стратегии развития ЗАО «Телмос»; мониторинг и анализ результатов выполнения утвержденной стратегии развития;

• Разработка и поддержка финансово-экономической модели с целью определения источников финансирования, выработанной стратегии развития и оценки влияния внешних и внутренних факторов на деятельность ЗАО «Телмос»;

• Сбор, обобщение и анализ заявок структурных подразделений по формированию годового бюджета;

• Формирование на основе собранной информации годового бюджета, эксплуатационных расходов, инвестиционного бюджета, бюджета финансовых операций; согласование с руководителями структурных подразделений и руководством ЗАО «Телмос»;

• В рамках согласованного и утвержденного годового бюджета формирование и утверждение бюджета движения денежных средств;

• В рамках утвержденного плана движения денежных средств формирование ежедневного платежного графика по всем направлениям текущей деятельности;

3. Организация бюджетного контроля, в частности:

• Контроль исполнения утвержденного бюджета по доходам от основной деятельности, операционным расходам предприятия и себестоимости продаж;

• Контроль выполнения прогноза поступления денежных средств от услуги связи; выявления и анализ причин невыполнения прогнозных значений;

• Контроль исполнения плана движения денежных средств;

• Контроль поступающих от структурных подразделений расходных документов в части их соответствия утвержденному графику платежей; визирование указанных документов и их регистрация в КБД ЭДО;

4. Взаимодействие со сторонними организациями в рамках деятельности департамента:

• Взаимодействие с банками, осуществляющими кредитное обслуживание и принимающими платежи за услуги связи ЗАО «Телмос»;

• Взаимодействие с кредитными и лизинговыми организациями, организация процесса сбора и подготовки материалов, необходимых для предоставления кредитов и лизинга;

• Взаимодействие со страховыми компаниями по вопросам страхования основных средств ЗАО «Телмос»;

• Текущие взаимодействия с ГНИ №4; выверка правильности и своевременности платежей в адрес налоговой инспекции, выверка состояния и контроль остатков лицевого и налогового счета в ГНИ, сдача ежемесячных налоговых расчетов и оформление корреспонденции в адрес налоговой инспекции;

5. Ежедневный мониторинг наличия денежных средств на счетах ЗАО «Телмос»; анализ достаточности денежных средств для финансирования текущей деятельности Компании;

6. Контроль за своевременным и правильным исполнением налогового календаря;

7. Организация процесса подготовки и контроль за своевременным представлением отчетов для руководства и акционеров ЗАО «Телмос», регулирующих органов, которая включает:

• Подготовку аналитических материалов и отчетов для руководства ЗАО «Телмос»;

• Подготовку отчета эмитента для ФКЦБ РФ;

• Подготовку ежеквартальных отчетов о результатах финансово-хозяйственной деятельности для АО «МГТС» и АО «Система Телеком»;

• Ежемесячное формирование отчета о фактическом поступлении и использовании денежных средств Компании;

• Подготовку финансовой отчетности в соответствии с US GAAP, перекладка российской документации согласно западным форматам;

• Подготовку и предоставление необходимой финансовой информации в периоды проведения внешних аудиторских проверок;

8. Анализ финансовых условий и визирование хозяйственных и клиентских договоров;

9. Оценка и дальнейший контроль за финансово-экономической обоснованностью долгосрочных финансовых вложений (инвестиционный анализ);

10. Анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «Телмос»;

11. Осуществление мероприятий по совершенствованию текущей деятельности Департамента, а именно:

• Разработка и постановка раздельного учета затрат по видам услуг; анализ себестоимости услуг;

• Совершенствование системы бюджетирования ЗАО «Телмос»;

• Постановка задач для разработки и совершенствования интегрированной корпоративной сети;

• Участие в формировании учетной политики ЗАО «Телмос».

Глава 3. Автоматизация бюджетного управления в деятельности финансовой службы ЗАО «Телмос»

3.1. Обзор существующих систем бюджетного управления

В первой главе данного дипломного проекта были сформулированы и обоснованы критерии, которым должна соответствовать система, предназначенная для ведения бюджета. В рамках данных критериев оценка систем дана по следующим направлениям:

• состав и свойства информационных объектов, которыми можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию;

• функциональность и алгоритмы, автоматизирующие этапы бюджетного процесса;

• организация работы пользователей;

• архитектура, платформа и средства интеграции системы.

В таблице 1 представлен сравнительный анализ наиболее известных из существующих на сегодняшний момент систем бюджетирования.

Таблица 1.

Исходя из вышеперечисленных характеристик, можно сделать следующие выводы:

• Контур Корпорация. Бюджет обеспечивает взаимосвязь данных бухгалтерского и управленческого учета. В едином Хранилище системы можно собирать первичные бухгалтерские данные (счета, документы с проводками по счетам и др.) всех удаленных подразделений и использовать их для решения задач управленческого учета, в частности, для расчета фактического исполнения бюджета и показателей финансового результата.

• Comshare MPC относится к классу систем корпоративного бизнес-планирования (MPC - Management Planning and Control). Система представляет собой комплексное решение, интегрирующее процессы планирования, учета фактического исполнения, финансовой консолидации, управленческого анализа и отчетности, а также имеет отдельный модуль планирования заработной платы и основных средств. Система подходит как для небольших организаций, так и для крупных корпораций, имеющих разветвленную сеть филиалов и дочерних предприятий.

• Hyperion Pillar - одна из самых ранних, хорошо известных и широко распространенных систем бюджетирования в мире. Наиболее успешно может быть применена в комплексе с остальными программными продуктами Hyperion Solutions Corporation. Система может рассматриваться как инструментальное средство для реализации на ее основе различных методик бюджетирования.

• Adaytum e.Planning относится к классу систем корпоративного бизнес-планирования (EBP - Enterprise business planning). Система обеспечивает бизнес-планирование и моделирование деятельности организации в целом с детализацией по принципу «сверху-вниз», прогнозирование результатов деятельности на уровне подразделений и консолидацию их "снизу-вверх", формирование согласованных бюджетов и подготовку необходимой управленческой отчетности в рамках одного интегрированного приложения.

• Система Бюджетное управление для 1С:Предприятие разработана консалтинговой компанией, являющейся автором методики бюджетирования «Пять шагов». Поэтому система является в большей степени воплощением этой методики, а не универсальным инструментом для построения систем бюджетирования с применением иных методик. Присутствуют два больших технологических блока: управление закупками, складом, сбытом, минимизация прямых затрат и управление финансами - доходы-расходы, движение денежных средств и т.д. Систему отличает ориентация на работу совместно с программным продуктом «1С:Предприятие». Многие функции, такие как ведение каталогов, документооборот, организация интерфейсов - являются удачными настройками системы «1С:Предприятие».

На основании сравнения и анализа вышеперечисленных систем автором была смоделирована система бюджетного управления для ЗАО «Телмос», которая полностью отвечает потребностям данного предприятия и при этом содержит элементы, присущие системам вышеперечисленных разработчиков

Система управления финансами ЗАО «Телмос» формировалась спонтанно. Сначала была создана база данных, которая включила в себя информацию по договорам, контрагентам, оборудованию и так далее. Потом был организован доступ сотрудников подразделений к этой базе данных. В процессе работы сотрудников подразделений с базой, данные в ней изменялись, а в задачу финансовой службы (в части бюджетного управления) входил сбор, анализ и корректировка измененных данных с целью формирования бюджета предприятия.

Все усовершенствования в базе производились по мере возникновения проблем или неудобств, с которыми сталкивались сотрудники при работе с ней.

Руководством ЗАО «Телмос» было принято решение о самостоятельном решении проблем бюджетного управления, без обращения в консалтинговые компании и без покупки готового программного продукта по автоматизированному финансовому управлению.

В данном дипломном проекте система бюджетного управления смоделирована в полном объеме таким образом, чтобы упорядочить и усовершенствовать деятельность существующей.

3.2.Функциональное моделирование бизнес-процесса бюджетного управления ЗАО «Телмос»

3.2.1. SADT - методология

SADT - одна из самых известных и широко используемых систем проектирования. SADT (аббревиатура выражения Structured Analysis and Design Technique - методология структурного анализа и проектирования) - это методология, разработанная специально для того, чтобы облегчить описание и понимание искусственных систем, попадающих в разряд средней сложности.

Описание системы с помощью SADT называется моделью. В SADT-моделях используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником естественного языка служат люди, описывающие систему, а источником графического языка - сама методология SADT. В дальнейшем вы увидите, что графический язык SADT обеспечивает структуру и точную семантику естественному языку модели. Графический язык SADT организует естественный язык вполне определенным и однозначным образом, за счет чего SADT и позволяет описывать системы, которые до недавнего времени не поддавались адекватному представлению.

С точки зрения SADT модель может быть сосредоточена либо на функциях системы, либо на ее объектах. SADT-модели, ориентированные на функции, принято называть функциональными моделями, а ориентированные на объекты системы - моделями данных. Функциональная модель представляет с требуемой степенью детализации систему функций, которые в свою очередь отражают свои взаимоотношения через объекты системы. Модели данных представляют собой подробное описание объектов системы, связанных системными функциями. Полная методология SADT поддерживает создание множества моделей для более точного описания сложной системы.

Одна SADT-диаграмма сложна сама по себе, поскольку она содержит от трех до шести блоков, связанных множеством дуг. Для адекватного описания системы требуется несколько таких диаграмм. Диаграммы, собранные и связанные вместе, становятся SADT-моделью. В SADT дополнительно к правилам синтаксиса диаграмм существуют правила синтаксиса моделей. Синтаксис SADT-моделей позволяет аналитику определить границу модели, связать диаграммы в одно целое и обеспечить точное согласование между диаграммами. Никакой другой метод структурного анализа не позволяет так точно, как SADT, соединять диаграммы в тщательно организованные комплекты, называемые моделями.

SADT-модель является иерархически организованной совокупностью диаграмм. Диаграммы обычно состоят из трех-шести блоков, каждый из которых потенциально может быть детализирован на другой диаграмме. Каждый блок может пониматься как отдельный тщательно определенный объект. Разделение такого объекта на его структурные части (блоки и дуги, составляющие диаграмму) называется декомпозицией.

Декомпозиция формирует границы, и каждый блок в SADT рассматривается как формальная граница некоторой части целой системы, которая описывается. Другими словами, блок и касающиеся его дуги определяют точную границу диаграммы, представляющей декомпозицию этого блока. Эта диаграмма, называемая диаграммой с потомком, описывает все, связанное с этим блоком и его дугами, и не описывает ничего вне этой границы. Декомпозируемый блок называется родительским блоком, а содержащая его диаграмма - соответственно родительской диаграммой. Таким образом SADT-диаграмма является декомпозицией некоторого ограниченного объекта.

Принцип ограничения объекта встречается на каждом уровне. Один блок и несколько дуг на самом верхнем уровне используются для определения границы всей системы. Этот блок описывает общую функцию, выполняемую системой. Дуги, касающиеся этого блока, описывают главные управления, входы, выходы и механизмы этой системы. Диаграмма, состоящая из одного блока и его дуг, определяет границу системы и называется контекстной диаграммой модели. Таким образом, этот блок изображает границу системы: все, лежащее внутри него, является частью описываемой системы, а все, лежащее вне него, образует среду системы.

SADT-модели развиваются в процессе структурной декомпозиции сверху вниз. Сначала декомпозируется один блок, являющийся границей модели, на одной диаграмме, которая имеет от трех до шести блоков, затем декомпозируется один (или больше) из этих блоков на другой диаграмме с тремя-шестью блоками и т.д. Название диаграммы совпадает с названием декомпозируемого блока. Результатом этого процесса является модель, диаграмма верхнего уровня которой описывает систему в общих терминах «черного ящика», а диаграммы нижнего уровня описывают очень детализированные аспекты и операции системы.

Таким образом, каждая диаграмма представляет собой некоторую законченную часть всей модели. В методологии SADT идентифицируется каждая диаграмма данной модели посредством того, что называется «номер узла». Номер узла для контекстной диаграммы имеет следующий вид: название модели или аббревиатура, косая черта, заглавная буква A (Activity в функциональных диаграммах), дефис и ноль. Например, номером узла для контекстной диаграммы модели экспериментального механического цеха является ЭМЦ/А-0. Номером узла диаграммы, декомпозирующей контекстную диаграмму, является тот же номер узла, но без дефиса (например, ЭМЦ/АО). Все другие номера узлов образуются посредством добавления к номеру узла родительской диаграммы номера декомпозируемого блока.

Помимо использования для идентификации версий диаграмм, С-номера применяются для связки диаграмм при движении как вверх, так и вниз по иерархии модели. Обычно С-номер диаграммы, декомпозирующей некоторый блок, впервые появляется непосредственно под этим блоком на родительской диаграмме. Это образует «направленную вниз» связь от родительской диаграммы к диаграмме-потомку.

Как только образуется направленная вниз связь, на диаграмме-потомке формируется ссылка на родительскую диаграмму. В области контекста SADT-бланка (правый верхний угол) автор изображает каждый блок родительской диаграммы маленькими квадратиками, заштриховывает квадратик декомпозируемого блока и размещает С-номер родительской диаграммы возле заштрихованного квадратика. Это образует «направленную вверх» (к родительской диаграмме) связь. Метод соединения диаграмм посредством однозначно определенных номеров гарантирует, что именно нужная версия диаграммы станет частью модели. Другими словами, при использовании С-номеров осуществляется тщательный контроль за введением новых диаграмм в иерархию модели.

Хорошая методология структурного анализа, позволяющая создавать отдельные диаграммы, должна гарантировать правильное соединение всех диаграмм для образования согласованной модели. SADT-диаграммы имеют внешние дуги -дуги, как бы выходящие наружу и ведущие к краю страницы. Эти дуги являются интерфейсом между диаграммой и остальной частью модели. SADT требует, чтобы все внешние дуги диаграммы были согласованы с дугами, образующими границу этой диаграммы. Другими словами, диаграмма должна быть «состыкована» со своей родительской диаграммой.

В SADT принята система обозначений, позволяющая аналитику точно идентифицировать и проверять связи по дугам между диаграммами. Эта схема кодирования дуг – COM – получила название по первым буквам английских эквивалентов слов вход (Input), управление (Control), выход (Output), механизм (Mechanism). Коды ICOM чрезвычайно эффективны, поскольку они позволяют аналитику быстро проверять согласованность внешних дуг диаграммы с граничными дугами соответствующего блока родительской диаграммы. Они также обеспечивают согласованность декомпозиции, поскольку все дуги, входящие в диаграмму и выходящие из нее, должны быть учтены.

SADT-диаграммы являются декомпозициями ограниченных объектов. Объект ограничивается блоком и касающимися его дугами. Диаграмма, содержащая границу, называется родительской диаграммой, а диаграмма, декомпозирующая блок родительской диаграммы, называется диаграммой-потомком. Для связывания родительской диаграммы и диаграммы-потомка используются С-номера, так что модель всегда сохраняет актуальность. Коды ICOM используются для того, чтобы стыковать диаграмму-потомка с родительской диаграммой. Номер узла идентифицирует уровень данной диаграммы в иерархии модели. Когда диаграммы в модели становятся слишком трудными для чтения, для упрощения описания системы могут разумным образом использоваться специальные технические приемы типа «вхождения дуг в тоннель».

3.2.2. Реализация SADT – методологии с помощью инструмента моделирования BPwin

BPwin - мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков BPwin - еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС).

BPwin автоматизирует решение многих вспомогательных задач, которые обычно связаны с построением модели процесса, и обеспечивает логическую строгость, необходимую для достижения корректных и согласованных результатов. BPwin отслеживает связи в диаграммах, сохраняя их целостность при внесении изменений в модель. Динамическая «подсветка» объектов служит подсказкой при построении модели и предостерегает от повторения распространенных ошибок в моделировании. Кроме этого, BPwin поддерживает заданные пользователем свойства, что позволяет вносить соответствующую потребностям информацию.

Управление сложными бизнес-процессами

Модели бизнес-процессов в масштабах всего предприятия могут оказаться очень сложными. BPwin предоставляет возможности, призванные облегчить разработку моделей и разграничение процессов. Средства объединения дают возможность нескольким проектным группам проводить анализ различных фрагментов деятельности, а затем создать глобальное представление. Иногда бывает необходимо более детально изучить определенную часть общей модели. BPwin позволяет разбить модель на фрагменты, поработать с ними, а затем вновь объединить их в одно целое.

Анализ бизнеса с различных сторон: поддержка в BPwin сразу трех нотаций: IDEF0, IDEF3 и DFD

BPwin совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3), координируя эти три основных аспекта бизнеса для соответствия потребностям бизнес-аналитиков и системных аналитиков. BPwin позволяет повторно использовать ключевую информацию моделирования с точки зрения базовых аспектов, чтобы определить точки конфликтов и, в конечном счете, достичь их согласования.

С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье).

Моделирование потоков данных (DFD), часто используемое при разработке программного обеспечения, сосредоточено вокруг потоков данных, передающихся между различными операциями, включая их хранение, для достижения максимальной доступности и минимального времени ответа. Такое моделирование позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход.

Моделирование потоков работ (нотация IDEF3) позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход.

Уникальная особенность BPwin - возможность удостовериться в том, что информационная модель оптимально согласуется с потребностями бизнес-процесса. BPwin обеспечивает двунаправленную синхронизацию с ERwin. Использование BPwin позволяет проверить качество и согласованность моделей данных ERwin, получить важную информацию о том, как и где используются данные, и обеспечить ее доступность в нужный момент и в нужном месте. Такая интеграция гарантирует, что новые распределенные системы и хранилища данных в действительности будут соответствовать потребностям бизнеса.

Бизнес-процесс бюджетного управления финансовой службой представлен на SADT – диаграммах в приложении 1. Данная модель представляет точку зрения руководителя финансовой службы и ограничена должностной инструкцией вышеупомянутой службы.

3.3 Информационно – логическое моделирование бизнес-процесса бюджетного управления ЗАО «Телмос»

ERwin - не только лучший инструмент для проектирования баз данных, но и средство для их быстрого создания. ERwin оптимизирует модель в соответствии с физическими характеристиками целевой базы данных. ERwin автоматически поддерживает согласованность логической и физической схем и осуществляет преобразование логических конструкций, таких как отношения многие-ко-многим, в их реализацию на физическом уровне. ERwin устанавливает естественную динамическую связь между моделью и базой данных. Используя эту связь, ERwin автоматически генерирует таблицы, представления, индексы, правила поддержания целостности ссылок (первичных и внешних ключей), устанавливает значения по умолчанию и ограничения для доменов/столбцов. В состав ERwin включен целый ряд оптимизированных шаблонов триггеров, обеспечивающих целостность ссылок, и мощный макроязык, который позволяет создавать собственные триггеры и хранимые процедуры.

Тесная интеграция BРwin с ERwin открывает возможности по созданию комплексных систем, в которых ERwin служит для описания информационных объектов системы, в то время как BPwin отражает функциональные особенности предметной области. Связывая сущности и атрибуты модели данных с информацией о выполняемых действиях, можно продолжить анализ процессов на новом уровне с одновременной перекрестной проверкой моделей процессов и данных.

Инфологическая модель бюджетного управления ЗАО «Телмос» представлена в приложении 2.

3.4 Создание базы данных с применением СУБД ACCESS

На основе спроектированной мною модели бюджетного управления ЗАО «Телмос» сотрудниками отдела разработки и сопровождения программных систем была создана база данных в ACCESS. Примеры основных элементов этой базы данных представлены в приложении 3.

Система управления базами данных ACCESS входит в стандартный набор прикладных программ Microsoft Office, который используется практически на всех предприятиях.

СУБД предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.

Можно производить обмен данными между компонентами СУБД ACCESS и другими приложениями Microsoft Office. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.

При коллективном использовании СУБД ACCESS дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации, при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.

Система бюджетного управления (управления финансами) ЗАО «Телмос» обеспечивает автоматизацию следующих функций:

• автоматизированное формирование бюджета предприятия;

• автоматизированный учет первичных документов (документов для начислений);

• автоматизированный учет приходных и расходных кассовых ордеров. Ведение журнала кассовых ордеров;

• обеспечение выполнения функций бюджетного планирования;

• обеспечение выполнения функций бюджетного прогнозирования;

• обеспечение выполнения функций бюджетного контроля;

• автоматизированное формирование информации о платежах;

• осуществление интерфейса с автоматизированной платежной системой «клиент-банк»;

• ведение классификаторов и справочников подсистемы.

• автоматизированный учет бюджетных заявок подразделений;

• автоматизированное формирование начислений по статьям бюджета;

• автоматизированный контроль финансовых вопросов по договорам (ДС) с поставщиками, подрядчиками;

• формирование документов по итогам работы по договорам (ДС) с поставщиками, подрядчиками;

• обспечение работ по автоматизированным служебным запискам и бизнес-процессам (актам) в части выполнения функций финансовой службы (ФС);

• автоматизированное ведение нормативно-справочной информации

• автоматизированное ведение справочника бюджетных статей

• ведение справочника курсов и валют

Система управления финансами включает автоматизированные рабочие места (АРМ), обеспечивающие автоматизацию функций сотрудников финансовой службы и взаимодействие в рамках бизнес-процессов организации работ с поставщиками и подрядчиками с другими службами и подразделениями компании, в частности Технической службой, Финансовой службой, Бухгалтерией, Коммерческой службой.

Глава 4. Экономическая эффективность применения усовершенствованной системы бюджетирования в деятельности финансовой службы ЗАО «Телмос»

Целью внедрения системы бюджетирования является повышение эффективности деятельности предприятия. Критерием эффективности является превышение доходов предприятия над его затратами при выполнении функций, возложенных на предприятие (его миссии).

Эффективность повышается за счет следующих факторов.

Во-первых, сводится в единый баланс все множество финансовых потоков, связанных с формированием доходов и затрат. Решается проблема их согласования как на уровне предприятия, так и его отдельных подразделений. Создается полная ясность о том, как каждый рубль бюджета появляется на предприятии, как он движется и используется.

Во-вторых, закрепление бюджетов за подразделениями переносит значительную часть ответственности за уровень заработной платы работников с директора предприятия на руководителей этих подразделений. Руководители среднего звена получают возможность управлять доходами и затратами своих подразделений в рамках общего бюджета предприятия.

В-третьих, реализуется принцип материальной заинтересованности всего персонала в результатах работы как своего подразделения и предприятия в целом. Фактический фонд заработной платы подразделения рассчитывается в конце бюджетного периода по остаточному принципу как неиспользованная часть установленного ему лимита затрат. Лимит растет с ростом доходов. Становится выгодным повышать доходы и снижать затраты, так как при этом будет расти зарплата.

В-четвертых, бюджетный процесс реализует на предприятии все функции управления финансами, а именно - планирование, организацию, мотивацию, учет, анализ и регулирование. Причем управление финансами ведется в режиме реального времени.

В-пятых, становится возможным ориентировать финансовую политику на решение конкретных проблем. Например, предприятие, находящееся в сложном финансовом положении, может заложить в основу бюджета необходимые средства и график погашения своей просроченной кредиторской задолженности.

В-шестых, в основу финансового планирования закладывается план производства продукции, материально-технического и кадрового обеспечения. Система бюджетирования становится основой комплексного управление всеми направлениями деятельности предприятия.

Для количественной оценки эффективности внедрения системы бюджетирования рассчитаем трудозатраты сотрудников, работающих над формированием бюджета предприятия.

Формированием бюджета в ЗАО «Телмос» занимается финансовая служба. Активное формирование планового бюджета, бюджета движения денежных средств и другие мероприятия по составлению бюджета длятся в среднем 3 месяца, причем занимают 80% рабочего времени сотрудников финансовой службы. Остальные 9 месяцев также проводятся работы по бюджетному управлению, но они занимают уже около 50% рабочего времени сотрудников финансовой службы. Все сотрудники финансовой службы (6 человек) в той или иной степени ответственны за формирование и контроль за исполнением бюджета, поэтому для удобства расчетов примем среднюю заработную плату, приходящуюся на всех сотрудников финансовой службы в месяц, равной 10 000 долларов США.

Рассчитаем затраты ЗАО «Телмос» по заработной плате, приходящиеся на финансовую службу при осуществлении ею функции бюджетного управления.

1. Время, затрачиваемое ФС на формирование планового бюджета

3 (месяца) * 0,8 (коэффициент затрат рабочего времени сотрудника ФС на формирование бюджета предприятия) = 2,4 (месяца)

2. Время, затрачиваемое сотрудниками ФС на бюджетное управление в течении остальных 9 месяцев

9 (месяцев) * 0,5 (коэффициент затрат рабочего времени сотрудника ФС на бюджетное управление предприятием в течении 9 месяцев) = 4,5 (месяца)

3. Заработная плата, выплаченная сотрудникам ФС за работу по бюджетному управлению за год

10 000 долл. США (среднемесячная заработная плата всех сотрудников ФС) * (2,4 + 4,5) (время, затраченное в год сотрудниками ФС на осуществление мероприятий по бюджетному управлению) = 69 000 долл. США

Непосредственное участие в формировании бюджета и бюджетном управлении предприятия принимают и все структурные подразделения ЗАО «Телмос» в части формирования бюджетов подразделений. Таких подразделений в ЗАО «Телмос» 11 (см. рис.1 «Структура производства и управления ЗАО «Телмос»). В каждом из них непосредственно бюджетным управлением занимаются по 2 человека: руководитель подразделения и исполнитель.

Средняя заработная плата руководителя подразделения составляет 3 000 долл. США в месяц, а исполнителя – 1 100 долл. США, причем на работу, связанную с вопросами формирования бюджета и бюджетным управлением они затрачивают 60% своего рабочего времени в течение 2-х месяцев и около 8% рабочего времени в течение остальных 10 месяцев.

Рассчитаем затраты ЗАО «Телмос» по заработной плате, приходящиеся на структурные подразделения при осуществлении ими функции бюджетного управления.

1. Время, затрачиваемое работниками подразделений (руководитель, исполнитель) на формирование бюджета подразделения

2 (месяца) * 0,6 (коэффициент затрат рабочего времени сотрудника структурного подразделения на формирование бюджета подразделения) = 1,2 (месяца)

2. Время, затрачиваемое работниками подразделений (руководитель, исполнитель) на осуществление мероприятий по бюджетному управлению в течение остальных 10 месяцев

10 (месяцев) * 0,08 (коэффициент затрат рабочего времени сотрудника структурного подразделения на мероприятия по бюджетному управлению) = 0,8 (месяца)

3. Заработная плата, выплаченная работникам подразделений за работу по бюджетному управлению за год

(3 000 долл. США (среднемесячная заработная плата руководителя подразделения) + 1 100 долл. США (среднемесячная заработная плата сотрудника подразделения «исполнителя)) * (1,2 + 0,8) (время, затраченное в год сотрудниками подразделений на осуществление мероприятий по бюджетному управлению) * 11 (количество подразделений ЗАО «Телмос») = 90 200 долл. США

Итого, средства, выплачиваемые в год ЗАО «Телмос» своим сотрудникам за работу, связанную с бюджетным управлением составляют 69 000 долл. США (работникам ФС) + 90 200 долл. США (работникам подразделений) = 159 200 долл. США.

При усовершенствовании системы бюджетного управления снизятся затраты времени сотрудников ЗАО «Телмос» на работу с ней, а именно:

• коэффициент затрат общего рабочего времени сотрудников ФС снизится на 0,1;

• коэффициент затрат общего рабочего времени работников подразделений по формированию бюджета подразделений снизится на 0,1;

• коэффициент затрат общего рабочего времени работников подразделений по мероприятиям по бюджетному управлению снизится на 0,01.

Произведем расчет с новыми коэффициентами для определения экономического эффекта от усовершенствования системы бюджетного управления ЗАО «Телмос».

1. 3 * 0,7 = 2,1 (месяца)

2. 9 * 0,4 = 3,6 (месяца)

3. 10 000 долл. США * (2,1 + 3,6) = 57 000 долл. США

4. 2 * 0,5 = 1 (месяц)

5. 10 * 0,07 =0,7 (месяца)

6. (3 000 долл. США + 1 100 долл. США) * (1 + 0,7) * 11 = 76 670 долл. США

7. 57 000 долл. США + 76 670 долл. США = 113 670 долл. США

8. Экономический эффект = 159 200 долл. США – 113 670 долл. США = = 25 530 долл. США

Рассчитаем единовременные затраты на разработку проекта:

1. Количество сотрудников, занимающихся разработкой – 4

2. Их общая среднемесячная заработная плата, согласно штатному расписанию – 3 500 долл/мес.

3. Время, которое данная группа затратила на разработку проекта бюджетного управления – 2 месяца

4. Итого единовременных некапитальных затрат на разработку проекта бюджетного управления ЗАО «Телмос» - 7000 долл.

Результаты расчетов сведем в таблицу 2.

Таблица 2.

Анализируя данные расчетов, можно сделать вывод о том, что данный проект является очень эффективным.

Глава 5. Обоснование необходимости проектирования мероприятий по охране труда

Разрабатываемая в данном дипломном проекте задача требует постоянного и очень активного взаимодействия человека с техническими средствами вычислительной техники, такими как:

• компьютеры,

• клавиатура,

• принтер,

• сканер,

• ручной манипулятор - мышь.

Поэтому вопросы охраны труда будут рассмотрены для рабочего места оператора персонального компьютера.

• Работа человека за компьютером относится к умственной деятельности, требующей внимания и нервного напряжения. Для разработки мероприятий по рациональной организации труда оператора необходимо выделить факторы, влияющие на его здоровье и утомлённость. Эти факторы можно разделить на следующие группы:

• условия окружающей среды (температура, влажность, скорость движения воздуха, освещение, световое решение интерьера, шум, электромагнитные излучения);

• условия трудового процесса на рабочем месте (рабочая поза, ритм и темп работы, наличие перерывов в работе).

Исходя из анализа этих факторов, в данном дипломном проекте будут разработаны следующие вопросы охраны труда оператора персонального компьютера:

1. Оценка напряжённости труда на рабочем месте.

2. Организация рабочего места оператора персонального компьютера.

3. Обеспечение микроклимата.

4. Требования к шуму и вибрации.

5. Электробезопасность.

6. Защита от статического электричества и электромагнитного излучения.

7. Освещение.

8. Обеспечение пожарной безопасности.

5.1. Оценка напряженности труда на рабочем месте.

Таблица 3

5.2 Организация рабочего места оператора ПК.

Под рабочим местом оператора понимается зона его трудовой деятельности в системе «человек-машина», оснащённая техническими средствами и вспомогательным оборудованием, необходимым для осуществления функций контроля и управления вычислительным процессом.

В соответствии с СанПиН 2.2.2.542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организация работы» к рабочему месту предъявляются следующие требования:

1. Достаточное рабочее пространство, позволяющее осуществить все необходимые движения и перемещения.

2. Достаточные зрительные, физические и слуховые связи между инженером и машиной.

3. Оптимальное размещение оборудования, входящего в состав рабочего места.

4. Рабочее кресло должно легко перемещаться и поворачиваться, иметь регулируемое по высоте сиденье, наклон спинки и сиденья, а также оптимальную твёрдость рабочих поверхностей.

Экран дисплея должен быть размещен на оптимальном расстоянии от оператора (0,6 - 0,7 м.), при этом плоскость экрана должна быть перпендикулярна линии взора, что достигается наклоном рабочих панелей, которые должны обеспечивать регулировку угла наклона по горизонтали в пределах 20° и по вертикали 30°. Монитор должен иметь регулировку яркости и контраста.

К = Lmax / Lmin =5:1, где

К - отношение яркости символа к яркости фона;

Lmax - максимальная яркость символа;

Lmin - минимальная яркость фона.

Верхняя часть экрана должна находиться на уровне глаз, взгляд на центр экрана направлен под небольшим углом вниз, угол рассматривания должен быть не менее двадцати угловых минут и рассчитывается по формуле:

tg(/2) = S / 2L, где

S - высота буквы (мм);

L - расстояние от глаза до объекта на экране;

 - угол рассматривания (угловые минуты).

При ярком внешнем освещении должны применяться специальные антибликовые козырьки. Клавиатура должна располагаться так, чтобы рабочие движе­ния находились в наиболее доступной зоне. Функциональная и буквенно-цифровая части клавиатуры для удобства пользования должны быть разделены, а цвет клавиш должен быть контрастным по отношению к цвету панели.

5.3 Обеспечение микроклимата.

Данные требования регламентируются СанПиН 2.2.2.542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организация работы». Работа персонала, обслуживающего вычислительную технику, относится к категории 1а (затраты энергии до 120 ккал/ч), так как она выполняется сидя или связана с перемещениями без систематического физического напряжения и переноса тяжестей. В помещении, оснащённом средствами вычислительной техники, должны поддерживаться оптимальные значения температуры, скорости движения воздуха и относительной влажности воздуха. Это обусловлено тем, что умственный труд характеризуется напряжением и для обеспечения высокой работоспособности необходимо поддерживать оптимальные показатели микроклимата, которые указаны в таблице 4.

Таблица 4

На одного человека должен приходиться объём помещения 35-45 м³ при площади 5-6 м² (без учёта проходов). При этом для обеспечения комфортной рабочей среды необходимо обеспечить вентиляцию помещения с производительностью 20-40 м³/ч на каждого человека. В помещении должна ежедневно проводиться влажная уборка. Для повышения влажности воздуха используются увлажнители.

Для уменьшения вероятности простудных заболеваний неравномерность температуры по горизонтали должна быть в пределах, указанных в таблице 2.

Температура стен не должна более чем на два градуса отличаться от температуры воздуха в помещении. Кроме естественной вентиляции в рабочем помещении необходимо предусматривать и приточно-вытяжную вентиляцию, а также использовать кондиционирование воздуха с учётом тепло избытка от машин, людей, солнечной энергии и от источников искусственного освещения. Подача воздуха должна осуществляться в верхнюю зону помещения с малыми скоростями с учётом поддержки заданной скорости воздуха в рабочей зоне. Кондиционирование обеспечивает:

• автоматическое поддержание параметров микроклимата в необходимых пределах в течение всего года;

• очистку воздуха от пыли, бактерий;

• поддержание небольшого избыточного давления в чистых помещениях с целью исключения поступления неочищенного воздуха.

5.4 Защита от вибрации.

Допустимый уровень вибрации регламентируется СанПиН 2.2.2,542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организация работы». ПДУ виброускорения равен 0,056 м/с^2, ПДУ виброскорости равен 0,18 м/с. При превышении общих фактических уровней вибраций допустимых значений необходимо принять меры виброаккустической защиты, которая предусматривается в соответствии с ГОСТ 12.4.046-78 «ССБТ. Методы и средства вибрационной защиты. Классификация». Это виброизоляция и строительно-планировочные мероприятия по борьбе с вибрацией.

5.5 Требования к шуму.

Важным условием повышения труда оператора является звукоизоляция служебных помещений. Длительное воздействие на человека шума, уровень которого превышает допустимые нормы, отрицательно влияет на его психофизические функции, в результате чего снижается качество и производительность труда, и возникает опасность серьёзных заболеваний. Хороший эффект снижения шума даёт звукоизоляция за счёт обивки стен звукоизолирующими материалами и использование звукопоглощаемой панели.

Источниками шумов в помещении, оборудованном средствами вычислительной техники, являются:

• персональные компьютеры;

• вентиляторы в блоках ПК;

• воздуходувки;

• кондиционеры;

• устройства ввода- вывода (принтеры, дисководы и т.п.).

Уровни шума на рабочих местах должны соответствовать требованиям: уровень шума не должен превышать 60 дБА.

Для обеспечения уровня шума в допустимых пределах и в случаях, когда он не удовлетворяет техническим нормам, проводят следующие мероприятия:

• ослабление шума в источниках его возникновения;

• изоляция источников шума с помощью звукопоглощающей обивки;

• экранирование рабочего места;

• строительные мероприятия.

Для снижения уровня шума потолок или стены, а иногда и то и другое должны облицовываться звукопоглощающим материалом с максимальным коэффициентом звукопоглощения в области частот 63-8000 Гц.

5.6 Электробезопасность.

Согласно ПУЭ («Правила устройства электроустановок») помещение, оснащенное средствами вычислительной техники, является помещением с повышенной опасностью поражением электрическим током, так как существуют условия для одновременного прикосновения к металлическим корпусам электрооборудования с заземленными частями или конструкциям здания и оборудования.

Для обеспечения безопасной работы обслуживающего персонала и нормальной работы вычислительных машин в электроустановках 220/380 В предусмотрено защитное заземление. Смысл защитного заземления заключается в том, чтобы создать между корпусом защищаемого оборудования и землёй электрические соединения достаточно малого сопротивления, чтобы в случае замыкания на корпус, прикосновение к нему человека не могло вызвать прохождение через его тело опасной силы тока (до 10 мА).

Согласно ПУЭ в электроустановках напряжением до 1000 В величина сопротивления заземляющего устройства не должна превышать 4 Ом, Измерение сопротивления заземлённых установок, к которым имеет доступ только электротехнический персонал, проводят не реже одного раза в три года. Токоведущие провода прокладывают между полом и фальшполом, чтобы в случае повреждения изоляции или обрыва проводов снизить опасность поражения электрическим током до минимума.

При техническом осмотре и ремонте вычислительных машин применяются основные и дополнительные индивидуальные средства безопасности для электроустановок, работающих под напряжением до 1000 В.

Из изоляционных средств в вычислительном центре должны быть:

• переносные заземляющие устройства;

• инструменты с изолированными рукоятками;

• указатели напряжения для определения наличия напряжения с дополнительным сопротивлением для фазировки;

• резиновые диэлектрические коврики.

5.7 Защита от статического электричества и электромагнитных полей.

Регламентация приводится в ГОСТ 12.4.124.83 «ССБТ. Средства защиты от статического электричества. Общие технические требования».

Физиологическое воздействие статического электричества на организм человека может проявляться в форме малого тока длительно протекающего через тело, кратковременных электрических разрядов, а также электрического поля, действующего на организм человека. Действие статического электричества смертельной опасности не представляет, но неблаготворно отражается на состоянии здоровья человека. Вызываемые статическим электричеством неприятные ощущения являются этиологическим фактором неврастенического синдрома, головной боли, плохого сна, неприятных ощущений. Всё это сказывается на работоспособности оператора ПК.

Причинами возникновения статического электричества является электромагнитное поле, возникающее при работе электрических устройств и способность ПК накапливать статическое электричество. Наличие большого количества связанных устройств затрудняет удаление этого фактора.

С целью отвода статического электричества применяют заземление, которое представляет собой единую неразрывную линию, присоединённую в нескольких местах к заземляемому устройству.

На вычислительном центре проводят следующие мероприятия по защите от статического электричества:

• заземление различных частей ПК;

• использование специальной хлопчатобумажной одежды обслуживающим персоналом;

• поддержка оптимальной влажности (60-40%) в помещении;

• применение антистатических мастик.

Допустимые уровни напряжённости электростатических полей не должны превышать 20 кВ/м в течение 1 часа (ГОСТ 12.4.124.83 «ССБТ. Средства защиты от статического электричества, Общие технические требования».) В помещении необходимо контролировать уровень аэроионизации. Оптимальным уровнем аэроионизации в зоне дыхания человека считается содержание лёгких аэроионов обоих знаков от 1,5*10^2 до 5*10^З в 1 см³ воздуха.

5.8. Освещение.

Освещённость играет важную роль в повышении работоспособности человека. Рациональное освещение должно обеспечивать не только необходимый и достаточный для зрения свет, но также равномерность и постоянство светового потока. При устройстве общего освещения рекомендуется вместо висящих ламп установить потолочное освещение, при котором отражённый свет создаёт более равномерную освещённость. Светильники должны располагаться вдоль рабочего места, чтобы искусственный свет имел такое же направление, что и естественный.

В помещении предусматривается боковое естественное освещение через окна. Нормы проектирования естественного и искусственного освещения установлены в СН 23-05-95 «Естественное и искусственное освещение. Нормы проектирования». Работа в вычислительном центре относится к IV разряду зрительных работ (объект различения имеет размеры 0,5-1 мм).

Таблица 5

Таблица 6

Работа в помещении должна производиться:

• при естественном освещении (К=1,5%) на расстоянии 0,8 - 1,0 м от стены с оконными проёмами, причём экраны видео терминалов находятся перпендикулярно этой стене;

• при комбинированном (естественное + искусственное) освещении экраны видеотерминалов находятся перпендикулярно светонесущей стороне при искусственном освещении.

5.9 Пожарная безопасность.

Требования пожарной безопасности регламентируются ГОСТ 12.1.004-91 ССБТ «Пожарная безопасность. Общие требования». В соответствии с требованиями НПБ 105-95 Определение категории помещении и зданий по взрывопожарной и пожарной опасности», вычислительный центр относится к категории В (горючие и трудно горючие жидкости, горючие и трудно горючие вещества и материалы, вещества и материалы, способные при взаимодействии с водой, кислородом или друг с другом только гореть, при условии, что помещения, в которых они имеются в наличии, не относятся к категории А и В).

В связи с установкой дорогостоящего оборудования в помещении вычислительного центра необходимо иметь пожарную сигнализацию, срабатывающую автоматически и передающую сигнал о пожаре на приёмную станцию. Для тушения пожара необходимо иметь углекислотные огнетушители типа ОУ - 2.

Нельзя использовать воду для тушения при включённой общей системе электропитания помещения. В здании должна быть предусмотрена внутренняя пожарная водопроводная сеть. Внутренняя сеть подключается к внешней пожарной сети, оборудованной гидратами, расположенными на расстоянии не более 5 метров от стен здания, 150 метров друг от друга и 2,5 метра от края проезжей части.

5.10 Охрана окружающей среды.

Деятельность предприятий всех отраслей промышленности должна быть направлена на нормирование качества окружающей среды, то есть установление нормативов предельно допустимых воздействий на окружающую природную среду. Нормативы обеспечивают экологическую безопасность населения, сохранение генетического фонда и рациональное использование, и воспроизводство природных условий, устойчивого развития хозяйственной деятельности.

В основе нормирования качества лежат три показателя:

1. медицинский;

2. технологический;

3. научно-технический.

Нормативы качества окружающей среды:

1. санитарно-гигиенические;

2. экологические;

3. вспомогательные.

Санитарно-гигиенические нормативы: ПДК вредных веществ, ПДК вредных физических воздействий, биологических воздействий, ПДУ радиации, нормативы санитарно-защитных зон.

Экологические нормативы: Нормативы выбросов и сбросов, нормативы шума и вибрации, нормативы биологических загрязнений, нормативы радиации, строительные и градостроительные правила. Вспомогательные нормативы: организационные и правовые. Для того, чтобы не засорять близлежащую территорию, предприятие заключает договор с фирмой, которая занимается вывозом мусора и имеет лицензию на этот вид деятельности. Твёрдые бытовые отходы регулярно вывозятся с предприятия, Таким образом, обеспечивается соблюдение установленных нормативов, предельно допустимых воздействий на окружающую среду.

Заключение

За последние годы, специализированные системы бюджетирования получили широкое распространение и в настоящее время рассматриваются как отдельный класс автоматизированных информационных систем.

Представленные на рынке системы бюджетирования разнообразны по своей структуре, применяемым информационным технологиям и ориентации на сферу деятельности предприятия.

Данный дипломный проект выполнен с целью автоматизации бюджетного управления в ЗАО «Телмос». Существующая на предприятии система бюджетирования не удовлетворяла всех потребностей предприятия и была ориентирована в основном на хранение и обработку бюджетных данных и, в меньшей степени, на оптимальное управление этими данными.

На основе изучения систем бюджетирования ведущих фирм – производителей в данной области (Intersoft Lab; Comshare Software; Hyperion Solution Corporation; Adaytum Software; Инталев) была смоделирована система бюджетного управления, представленная в приложении 1.

Эта система позволяет на основании первичной плановой и фактической финансовой информации выполнять следующие функции бюджетного управления:

Формировать бюджет предприятия;

Собирать информацию по исполнению бюджета;

Собирать информацию по процессу бюджетного управления;

Осуществлять контроль бюджетов подразделений предприятия и оперативно управлять ими;

Анализировать и корректировать процесс бюджетного управления.

Бюджет предприятия формируется на основе бюджетов подразделений, а они, в свою очередь, учитывают бюджеты центров затрат и центров прибыли.

Так же в данной модели подробно описан процесс анализа, согласования и утверждения бюджета на всех уровнях руководства.

На основе модели бюджетного управления была создана база данных с применением СУБД ACCESS, которая позволила автоматизировать вышеперечисленные функции бюджетирования.

В результате внедрения технологии бюджетирования предприятие получило эффективное средство для планирования денежных средств, выявления финансовых резервов, оценки эффективности деятельности структурных подразделений и решения многих других финансово – экономических задач. Конечная же цель данного дипломного проекта – сделать экономическое развитие предприятия управляемым, а все процессы, связанные с финансами и бюджетом – прозрачными для руководителя.

Приложение 1. Функциональное моделирование

Словарь данных

Приложение 2. Информационно – логическое моделирование

Приложение 3. Примеры форм БД ACCESS

«Утвержденный план бюджета на год»

«Исполнение бюджета за год»

«Бюджетная заявка подразделения»

«Пример поискового окна»

«Таблица счетов»

Список используемой литературы:

1. Бочаров В.В. "Коммерческое бюджетирование", С-Пб.: "Питер" - 2003 г., 122 стр.

2. Джай К. Шим, Джой Г. Сигел, "Основы коммерческого бюджетирования", М.: "Бизнес Микро" - 2001 г., 496 стр.

3. Терри Дики "Бюджетирование малого бизнеса", М.: "Бизнес Микро" - 1999 г., 240 стр.

4. Хруцкий В.Е. "Внутрифирменное бюджетирование", М.: "Финансы и статистика" - 2003 г, 400 стр.

5. www.1ab.ru

6. www.bankir.ru

7. www.big-group.ru

8. www.business.ua

9. www.cfin.ru

10. www.eco-dom.ru

11. www.epic.ru

12. www.ezpc.ru

13. www.finexpert.ru

14. www.hiperion.ru

15. www.inec.ru

16. www.intalev.ru

17. www.iteam.ru

18. www.management-consulting.ru

19. www.noumei.ru

20. www.oxpaha.ru

21. www.ricnnov.ru

22. www.vmgroup.ru

23. www.web.vrn.ru

ЗАО «ТЕЛМОС»

«Утверждаю»

Генеральный директор ЗАО “Телмос”

_______________________

Розинова Р.Г.

“ ” 2002 года

КОНЦЕПЦИЯ
ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИИ
В КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ
ЗАО «ТЕЛМОС»

2002 год

СОГЛАСОВАНО:

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Беспрецедентные темпы развития и распространения информационных технологий, обострение конкурентной борьбы и криминогенной обстановки требуют создания целостной системы безопасности информации, взаимоувязывающей правовые, оперативные, технологические, организационные, технические и физические меры защиты информации.

Настоящая Концепция определяет систему взглядов на проблему обеспечения безопасности информации в единой информационной телекоммуникационной системе (далее корпоративной информационной системе - КИС) ЗАО «Телмос» и представляет собой систематизированное изложение целей и задач защиты, а также основных принципов и способов достижения требуемого уровня безопасности информации в КИС ЗАО «Телмос» (далее КИС).

Правовой базой для разработки настоящей Концепции служат требования действующих в России законодательных и нормативных документов, перечень которых приведен в Приложении 1.

Концепция является методологической основой для формирования и проведения в ЗАО «Телмос» единой политики в области обеспечения безопасности информации, для принятия управленческих решений и разработки практических мер по ее воплощению.

Список основных использованных в настоящей Концепции сокращений приведен в Приложении 2. Перечень специальных терминов и определений - в Приложении 3.

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Назначение и правовая основа документа

Настоящая «Концепция обеспечения безопасности информации в КИС ЗАО «Телмос»» (далее – Концепция) определяет систему взглядов на проблему обеспечения безопасности информации в КИС, и представляет собой систематизированное изложение целей и задач защиты, основных принципов построения, организационных, технологических и процедурных аспектов обеспечения безопасности информации в КИС.

Законодательной основой настоящей Концепции являются Конституция Российской Федерации, Гражданский и Уголовный кодексы, законы, указы, постановления, другие нормативные документы действующего законодательства Российской Федерации, документы Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации (Гостехкомиссии России), а также нормативно - методические материалы и организационно - распорядительными документы ЗАО «Телмос» отражающие вопросы обеспечения информационной безопасности в КИС.

Концепция учитывает современное состояние и ближайшие перспективы развития КИС, цели, задачи и правовые основы ее создания и эксплуатации, режимы функционирования данной системы, а также анализа угроз безопасности для ресурсов КИС.

Основные положения и требования Концепции распространяются на все структурные подразделения ЗАО «Телмос», в которых осуществляется автоматизированная обработка информации, содержащей сведения, составляющие банковскую, коммерческую тайну, конфиденциальную информацию или персональные данные, а также на подразделения, осуществляющие сопровождение, обслуживание и обеспечение нормального функционирования КИС. Основные положения Концепции могут быть распространены также на подразделения других организаций и учреждений, взаимодействующие с КИС в качестве поставщиков и пользователей информации КИС.

Концепция является методологической основой для:

• формирования и проведения единой политики в области обеспечения безопасности информации в КИС;

• принятия управленческих решений и разработки практических мер по воплощению политики безопасности информации и выработки комплекса согласованных мер нормативно-правового, технологического и организационно-технического характера, направленных на выявление, отражение и ликвидацию последствий реализации различных видов угроз безопасности информации;

• координации деятельности структурных подразделений ЗАО «Телмос» при проведении работ по созданию, развитию и эксплуатации КИС с соблюдением требований обеспечения безопасности информации;

• разработки предложений по совершенствованию правового, нормативного, методического, технического и организационного обеспечения безопасности информации КИС.

Научно-методической основой Концепции является системный подход, предполагающий проведение исследований, разработку системы защиты информации и процессов ее обработки в КИС с единых методологических позиций с учетом всех факторов, оказывающих влияние на защиту информации, и с позиции комплексного применения различных мер и средств защиты.

При разработке Концепции учитывались основные принципы создания комплексных систем обеспечения безопасности информации, характеристики и возможности организационно-технических методов и современных аппаратно-программных средств защиты и противодействия угрозам безопасности информации, а также текущее состояние и перспективы развития информационных технологий.

Основные положения Концепции базируются на качественном осмыслении вопросов безопасности информации.

2.ОБЪЕКТЫ ЗАЩИТЫ

Основными объектами информационной безопасности в ЗАО «Телмос» являются:

• информационные ресурсы с ограниченным доступом, составляющие коммерческую, банковскую тайну, конфиденциальную информацию, иные чувствительные по отношению к случайным и несанкционированным воздействиям и нарушению их безопасности информационные ресурсы, в том числе открытая информация, представленные в виде документов и массивов информации, независимо от формы и вида их представления;

• процессы обработки информации в КИС - информационные технологии, регламенты и процедуры сбора, обработки, хранения и передачи информации, научно-технический персонал разработчиков и пользователей системы и ее обслуживающий персонал;

• информационная инфраструктура, включающая системы обработки и анализа информации, технические и программные средства ее обработки, передачи и отображения, в том числе каналы информационного обмена и телекоммуникации, системы и средства защиты информации, объекты и помещения, в которых размещены чувствительные компоненты КИС.

2.1.Назначение, цели создания и эксплуатации КИС как объекта информатизации

КИС предназначена для автоматизации деятельности сотрудников ЗАО «Телмос». Создание и применение КИС преследует следующие цели:

• повышение качества управления производственными процессами;

• повышение качества контроля за движением материальных и финансовых ресурсов;

• повышение оперативности и достоверности процедур сбора данных о состоянии материальных и финансовых ресурсах;

• сокращение финансовых и временных затрат на поддержку внутреннего и внешнего документооборота;

• повышение оперативности и обоснованности прогнозирования коммерческой деятельности;

• повышение оперативности и обоснованности планирования расходов финансовых ресурсов и т.д.

для следующих основных процессов:

• интегрированной обработки информации, формирования и ведения специализированных баз данных;

• взаимодействия с клиентами и другими внешними организациями;

• информационно-справочного обслуживания структурных подразделений;

• анализа и прогнозирования деятельности, обоснования принятия управленческих решений.

2.2.Структура, состав и размещение основных элементов КИС, информационные связи с другими объектами

КИС является распределенной системой, объединяющей автоматизированные подсистемы структурных подразделений ЗАО «Телмос», расположенных на различных территориях, в единую корпоративную информационно - телекоммуникационную сеть.

В КИС циркулирует информация разных категорий. Защищаемая информация может быть совместно использована различными пользователями из различных подсетей единой вычислительной сети.

В ряде подсистем КИС предусмотрено взаимодействие с внешними (государственными и коммерческими, российскими и зарубежными) организациями по коммутируемым и выделенным каналам с использованием специальных средств передачи информации.

Комплекс технических средств КИС включает средства обработки данных (ПЭВМ, сервера БД, почтовые сервера и т.п.), средства маршрутизации, коммутации и обмена данными с возможностью выхода в глобальные сети (кабельная система, кроссы, коммутаторы, шлюзы, маршрутизаторы, модемы и т.д.), а также средства хранения (в т.ч. архивирования) данных.

К основным особенностям функционирования КИС, относятся:

• территориальная распределенность системы;

• объединение в единую систему большого количества разнообразных технических средств обработки и передачи информации;

• большое разнообразие решаемых задач и типов обрабатываемых данных, сложные режимы автоматизированной обработки информации с широким совмещением выполнения информационных запросов различных пользователей;

• объединение в единых базах данных информации различного назначения, принадлежности и уровней конфиденциальности;

• непосредственный доступ к вычислительным и информационным ресурсам большого числа различных категорий пользователей и обслуживающего персонала;

• наличие каналов взаимодействия с “внешним миром";

• непрерывность функционирования отдельных подсистем КИС;

• высокая интенсивность информационных потоков в КИС;

• наличие в КИС ярко выраженных функциональных подсистем с различными требованиями по уровням защищенности (физически объединенных в единую сеть);

• разнообразие категорий пользователей и обслуживающего персонала системы.

Общая структурная и функциональная организация КИС определяется организационно-штатной структурой ЗАО «Телмос» и задачами, решаемыми его структурными подразделениями с применением средств автоматизации.

Объекты информатизации КИС включают:

• технологическое оборудование (средства вычислительной техники, сетевое и кабельное оборудование);

• информационные ресурсы, содержащие сведения ограниченного доступа и представленные в виде документов или записей в носителях на магнитной, оптической и другой основе, информационных физических полях, массивах и базах данных;

• программные средства (операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение);

• автоматизированные системы связи и передачи данных (средства телекоммуникации);

• каналы связи по которым передается информация (в том числе ограниченного распространения);

2.3.Категории информационных ресурсов, подлежащих защите

В подсистемах КИС ЗАО «Телмос» циркулирует информация различных уровней конфиденциальности содержащая сведения ограниченного распространения (коммерческая, банковская информация, персональные данные) и открытые сведения.

В документообороте КИС ЗАО «Телмос» присутствуют:

• платежные поручения и другие расчетно-денежные документы;

• отчеты (финансовые, аналитические и др.);

• информация CDR;

• информация о загрузке соединительных линий;

• информация о пакетном трафике;

• информация о клиентах, выставленные счета, начисления, реквизиты

• информационно-справочная информация, необходимая для функционирования структурных подразделений ЗАО «Телмос»

• обобщенная информация и другие конфиденциальные документы.

Защите подлежит вся информация, циркулирующая в КИС ЗАО «Телмос» и содержащая:

• сведения, составляющие коммерческую тайну, доступ к которым ограничен собственником информации (ЗАО «Телмос») в соответствии с предоставленными Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» правами;

• сведения, составляющие банковскую тайну, доступ к которым ограничен в соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятельности»;

• персональные данные, доступ к которым ограничен в соответствии с Федеральным законом «Об информации информатизации и защите информации».

2.4.Категории пользователей КИС, режимы использования и уровни доступа к информации

В ЗАО «Телмос» имеется большое число категорий пользователей и обслуживающего персонала, которые должны иметь различные полномочия по доступу к информационным, программным и другим ресурсам КИС:

• пользователи баз данных (конечные пользователи, сотрудники подразделений ЗАО «Телмос»);

• ответственные за ведение баз данных (ввод, корректировка, удаление данных в БД);

• администраторы серверов (файловых серверов, серверов приложений, серверов баз данных);

• системные администраторы (ответственные за сопровождение общего программного обеспечения) на серверах и рабочих станциях пользователей;

• администраторы сетевого оборудования;

• разработчики прикладного программного обеспечения;

• специалисты по обслуживанию технических средств вычислительной техники;

• администраторы специальных средств защиты и др.

2.5.Уязвимость основных компонентов КИС

Наиболее доступными и уязвимыми компонентами КИС являются сетевые рабочие станции (АРМ сотрудников подразделений ЗАО «Телмос»). Именно с них могут быть предприняты наиболее многочисленные попытки несанкционированного доступа к информации (НСД) в сети и попытки совершения несанкционированных действий (непреднамеренных и умышленных). С рабочих станций осуществляется управление процессами обработки информации (в том числе на серверах), запуск программ, ввод и корректировка данных, на дисках рабочих станций могут размещаться важные данные и программы обработки. На мониторы и печатающие устройства рабочих станций выводится информация при работе пользователей, выполняющих различные функции и имеющих разные полномочия по доступу к данным и другим ресурсам системы. Нарушения конфигурации аппаратно-программных средств рабочих станций и неправомерное вмешательство в процессы их функционирования могут приводить к блокированию информации, невозможности своевременного решения важных задач и выходу из строя отдельных АРМ и подсистем.

В особой защите нуждаются такие привлекательные для злоумышленников элементы сетей как выделенные файловые серверы, серверы баз данных и серверы приложений. Здесь злоумышленники, прежде всего, могут искать возможности получения доступа к защищаемой информации и оказания влияния на работу различных подсистем серверов, используя недостатки протоколов обмена и средств разграничения удаленного доступа к ресурсам серверов. При этом могут предприниматься попытки как удаленного (со станций сети) так и непосредственного (с консоли сервера) воздействия на работу серверов и их средств защиты.

Маршрутизаторы, коммутаторы и другие сетевые устройства, каналы и средства связи также нуждаются в защите. Они могут быть использованы нарушителями для реструктуризации и дезорганизации работы сети, перехвата передаваемой информации, анализа трафика и реализации других способов вмешательства в процессы обмена данными.

3.ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИИ

3.1.Интересы затрагиваемых при эксплуатации КИС субъектов информационных отношений

Субъектами правоотношений при использовании КИС и обеспечении безопасности информации являются:

• ЗАО «Телмос» как собственник информационных ресурсов;

• подразделения ЗАО «Телмос», обеспечивающие эксплуатацию системы автоматизированной обработки информации;

• должностные лица и сотрудники структурных подразделений ЗАО «Телмос», как пользователи и поставщики информации в КИС в соответствии с возложенными на них функциями;

• юридические и физические лица, сведения о которых накапливаются, хранятся и обрабатываются в КИС;

• другие юридические и физические лица, задействованные в процессе создания и функционирования КИС (разработчики компонент КИС, обслуживающий персонал, организации, привлекаемые для оказания услуг в области безопасности информационных технологий и др.).

Перечисленные субъекты информационных отношений заинтересованы в обеспечении:

• конфиденциальности (сохранения в тайне) определенной части информации;

• достоверности (полноты, точности, адекватности, целостности) информации;

• защиты от навязывания им ложной (недостоверной, искаженной) информации (то есть от дезинформации);

• своевременного доступа (за приемлемое для них время) к необходимой им информации;

• разграничения ответственности за нарушения законных прав других субъектов информационных отношений и установленных правил обращения с информацией;

• возможности осуществления непрерывного контроля и управления процессами обработки и передачи информации;

• защиты части информации от незаконного ее тиражирования (защиты авторских прав, прав собственника информации и т.п.).

3.2.Цели защиты

Основной целью, на достижение которой направлены все положения настоящей Концепции, является защита субъектов информационных отношений (интересы которых затрагиваются при создании и функционировании КИС) от возможного нанесения им ощутимого материального, физического, морального или иного ущерба посредством случайного или преднамеренного несанкционированного вмешательства в процесс функционирования КИС или несанкционированного доступа к циркулирующей в ней информации и ее незаконного использования.

Указанная цель достигается посредством обеспечения и постоянного поддержания следующих свойств информации и автоматизированной системы ее обработки:

• доступности обрабатываемой информации для зарегистрированных пользователей (устойчивого функционирования КИС, при котором пользователи имеют возможность получения необходимой информации и результатов решения задач за приемлемое для них время);

• конфиденциальности (сохранения в тайне) определенной части информации, хранимой, обрабатываемой АРМ и передаваемой по каналам связи;

• целостности и аутентичности (подтверждение авторства) информации, хранимой и обрабатываемой в КИС и передаваемой по каналам связи.

3.3.Основные задачи системы обеспечения безопасности информации КИС

Для достижения основной цели защиты и обеспечения указанных свойств информации и системы ее обработки система безопасности КИС должна обеспечивать эффективное решение следующих задач:

• защиту от вмешательства в процесс функционирования КИС посторонних лиц (возможность использования автоматизированной системы и доступ к ее ресурсам должны иметь только зарегистрированные установленным порядком пользователи - сотрудники структурных подразделений ЗАО «Телмос»);

• разграничение доступа зарегистрированных пользователей к аппаратным, программным и информационным ресурсам КИС (возможность доступа только к тем ресурсам и выполнения только тех операций с ними, которые необходимы конкретным пользователям для выполнения своих служебных обязанностей), то есть защиту от несанкционированного доступа к:

• информации, циркулирующей в КИС;

• средствам вычислительной техники КИС;

• аппаратным, программным и криптографическим средствам защиты, используемым в КИС;

• регистрацию действий пользователей при использовании защищаемых ресурсов КИС в системных журналах и периодический контроль корректности действий пользователей системы путем анализа содержимого этих журналов специалистами подразделений безопасности;

• контроль целостности (обеспечение неизменности) среды исполнения программ и ее восстановление в случае нарушения;

• защиту от несанкционированной модификации и контроль целостности используемых в КИС программных средств, а также защиту системы от внедрения несанкционированных программ, включая компьютерные вирусы;

• защиту конфиденциальной информации, хранимой, обрабатываемой и передаваемой по каналам связи, от несанкционированного разглашения или искажения;

• обеспечение аутентификации пользователей, участвующих в информационном обмене (подтверждение подлинности отправителя и получателя информации);

• обеспечение живучести криптографических средств защиты информации при компрометации части ключевой системы;

• своевременное выявление источников угроз безопасности информации, причин и условий, способствующих нанесению ущерба заинтересованным субъектам информационных отношений, создание механизма оперативного реагирования на угрозы безопасности информации и негативные тенденции;

• создание условий для минимизации и локализации наносимого ущерба неправомерными действиями физических и юридических лиц, ослабление негативного влияния и ликвидация последствий нарушения безопасности информации.

3.4.Основные пути достижения целей защиты

Поставленные основные цели защиты и решение перечисленных выше задач достигаются:

• строгим учетом всех подлежащих защите ресурсов системы (информации, подсистем, каналов связи, серверов, АРМ);

• регламентацией процессов обработки подлежащей защите информации, с применением средств автоматизации и действий сотрудников структурных подразделений ЗАО «Телмос», использующих КИС, а также действий персонала, осуществляющего обслуживание и модификацию программных и технических средств КИС, на основе утвержденных руководителем ЗАО «Телмос» организационно-распорядительных документов по вопросам обеспечения безопасности информации;

• полнотой, реальной выполнимостью и непротиворечивостью требований организационно-распорядительных документов ЗАО «Телмос» по вопросам обеспечения безопасности информации;

• назначением и подготовкой сотрудников, ответственных за организацию и осуществление практических мероприятий по обеспечению безопасности информации и процессов ее обработки;

• наделением каждого пользователя минимально необходимыми для выполнения им своих функциональных обязанностей полномочиями по доступу к ресурсам КИС;

• четким знанием и строгим соблюдением всеми сотрудниками, использующими и обслуживающими аппаратные и программные средства КИС, требований организационно-распорядительных документов по вопросам обеспечения безопасности информации;

• персональной ответственностью за свои действия каждого сотрудника, участвующего в рамках своих функциональных обязанностей, в процессах автоматизированной обработки информации и имеющего доступ к ресурсам КИС;

• реализацией технологических процессов обработки информации с использованием комплексов организационно-технических мер защиты программного обеспечения, технических средств и данных;

• принятием эффективных мер обеспечения физической целостности технических средств и непрерывным поддержанием необходимого уровня защищенности компонентов КИС;

• применением физических и программно-аппаратных средств защиты ресурсов системы и непрерывной административной поддержкой их использования;

• разграничением потоков информации, предусматривающим предупреждение попадания информации более высокого уровня конфиденциальности на носители и в файлы с более низким уровнем конфиденциальности, а также запрещением передачи информации ограниченного распространения по незащищенным каналам связи;

• эффективным контролем за соблюдением сотрудниками подразделений ЗАО «Телмос» - пользователями КИС требований по обеспечению безопасности информации;

• юридической защитой интересов ЗАО «Телмос» при взаимодействии его подразделений с внешними организациями (связанном с обменом информацией) от противоправных действий, как со стороны этих организаций, так и от несанкционированных действий обслуживающего персонала и третьих лиц;

• проведением постоянного анализа эффективности и достаточности принятых мер и применяемых средств защиты информации, разработкой и реализацией предложений по совершенствованию системы защиты информации в КИС.

4.ОСНОВНЫЕ УГРОЗЫ БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИИ КИС

4.1.Угрозы безопасности информации и их источники

Наиболее опасными угрозами безопасности информации КИС по способам нанесения ущерба субъектам информационных отношений являются:

• нарушение конфиденциальности сведений, составляющих банковскую или коммерческую тайну, а также персональных данных;

• нарушение работоспособности КИС, блокирование информации, нарушение технологических процессов, срыв своевременного решения задач;

• нарушение целостности информационных, программных и других ресурсов КИС, а также фальсификация документов.

Основными источниками угроз безопасности информации КИС являются:

• непреднамеренные (ошибочные, случайные, необдуманные, без злого умысла и корыстных целей) нарушения установленных регламентов сбора, обработки и передачи информации, а также требований безопасности информации и другие действия сотрудников (в том числе администраторов средств защиты) структурных подразделений ЗАО «Телмос» при эксплуатации КИС, приводящие к непроизводительным затратам времени и ресурсов, разглашению сведений ограниченного распространения, потере ценной информации или нарушению работоспособности отдельных рабочих станций, подсистем или КИС в целом;

• преднамеренные (в корыстных целях, по принуждению третьими лицами, со злым умыслом и т.п.) действия сотрудников подразделений ЗАО «Телмос», допущенных к работе с КИС, а также сотрудников подразделений, отвечающих за обслуживание, администрирование программного и аппаратного обеспечения, средств защиты и обеспечения безопасности информации;

• воздействия из других логических и физических сегментов КИС со стороны сотрудников других подразделений ЗАО «Телмос», в том числе программистов - разработчиков прикладных задач, а также удаленное несанкционированное вмешательство посторонних лиц из телекоммуникационной сети ЗАО «Телмос» и внешних сетей общего назначения (прежде всего Internet) через легальные и несанкционированные каналы подключения сети ЗАО «Телмос» к таким сетям, используя недостатки протоколов обмена, средств защиты и разграничения удаленного доступа к ресурсам КИС;

• деятельность международных и отечественных преступных групп и формирований, политических и экономических структур, а также отдельных лиц по добыванию информации, навязыванию ложной информации, нарушению работоспособности системы в целом и ее отдельных компонент;

• ошибки, допущенные при проектировании КИС и ее системы защиты, ошибки в программном обеспечении, отказы и сбои технических средств (в том числе средств защиты информации и контроля эффективности защиты) КИС;

• аварии, стихийные бедствия и т.п.

4.2.Пути реализации непреднамеренных искусственных угроз безопасности информации в КИС

Пользователи, операторы, системные администраторы и сотрудники ЗАО «Телмос», обслуживающие систему, являются внутренними источниками случайных воздействий, т.к. имеют непосредственный доступ к процессам обработки информации и могут совершать непреднамеренные ошибки и нарушения действующих правил, инструкций и процедур.

Основные пути реализации непреднамеренных искусственных угроз КИС (действия, совершаемые людьми случайно, по незнанию, невнимательности или халатности, из любопытства, но без злого умысла) и меры по нейтрализации соответствующих угроз и снижению возможного наносимого ими ущерба приведены в Таблице 1.

Таблица 1.

4.3.Умышленные действия сторонних лиц, зарегистрированных пользователей и обслуживающего персонала

Основные возможные пути умышленной дезорганизации работы, вывода КИС из строя, проникновения в систему и несанкционированного доступа к информации (с корыстными целями, по принуждению, из желания отомстить и т.п.) и меры по нейтрализации соответствующих угроз и снижению возможного наносимого ими ущерба приведены в Таблице 2.

Таблица 2

4.4.Неформальная модель возможных нарушителей

НАРУШИТЕЛЬ - это лицо, которое предприняло попытку выполнения запрещенных действий по ошибке, незнанию или осознанно со злым умыслом (из корыстных интересов) или без такового (ради игры или удовольствия, с целью самоутверждения и т.п.) и использующее для этого различные возможности, методы и средства.

Система защиты КИС должна строиться исходя из предположений о следующих возможных типах нарушителей в системе (с учетом категории лиц, мотивации, квалификации, наличия специальных средств и др.):

1) "Неопытный пользователь" – сотрудник ЗАО «Телмос» (или подразделения другой организации, зарегистрированный как пользователь системы), который может предпринимать попытки выполнения запрещенных операций, доступа к защищаемым ресурсам КИС с превышением своих полномочий, ввода некорректных данных и т.п. действия по ошибке, некомпетентности или халатности без злого умысла и использующий при этом только штатные (доступные ему) аппаратные и программные средства.

2) "Любитель" - сотрудник ЗАО «Телмос» (или подразделения другой организации, зарегистрированный как пользователь системы), пытающийся преодолеть систему защиты без корыстных целей и злого умысла, для самоутверждения или из «спортивного интереса». Для преодоления системы защиты и совершения запрещенных действий он может использовать различные методы получения дополнительных полномочий доступа к ресурсам (имен, паролей и т.п. других пользователей), недостатки в построении системы защиты и доступные ему штатные (установленные на рабочей станции) программы (несанкционированные действия посредством превышения своих полномочий на использование разрешенных средств). Помимо этого он может пытаться использовать дополнительно нештатные инструментальные и технологические программные средства (отладчики, служебные утилиты), самостоятельно разработанные программы или стандартные дополнительные технические средства.

3) "Мошенник" – сотрудник ЗАО «Телмос» (или подразделения другой организации, зарегистрированный как пользователь системы), который может предпринимать попытки выполнения незаконных технологических операций, ввода подложных данных и тому подобные действия в корыстных целях, по принуждению или из злого умысла, но использующий при этом только штатные (установленные на рабочей станции и доступные ему) аппаратные и программные средства от своего имени или от имени другого сотрудника (зная его имя и пароль, используя его кратковременное отсутствие на рабочем месте и т.п.).

4) "Внешний нарушитель (злоумышленник)" - постороннее лицо, бывший сотрудник ЗАО «Телмос», действующий целенаправленно из корыстных интересов, из мести или из любопытства, возможно в сговоре с другими лицами. Он может использовать весь набор методов и средств взлома систем защиты, характерных для сетей общего пользования (в особенности сетей на основе IP-протокола), включая удаленное внедрение программных закладок и использование специальных инструментальных и технологических программ, используя имеющиеся слабости протоколов обмена и системы защиты узлов сети КИС ЗАО «Телмос».

5) "Внутренний злоумышленник" - сотрудник подразделения ЗАО «Телмос» (или подразделения другой организации), зарегистрированный как пользователь системы, действующий целенаправленно из корыстных интересов или мести за нанесенную обиду, возможно в сговоре с лицами, не являющимися сотрудниками ЗАО «Телмос». Он может использовать весь набор методов и средств взлома системы защиты, включая агентурные методы получения реквизитов доступа, пассивные средства (технические средства перехвата без модификации компонентов системы), методы и средства активного воздействия (модификация технических средств, подключение к каналам передачи данных, внедрение программных закладок и использование специальных инструментальных и технологических программ), а также комбинации воздействий как изнутри, так и извне - из сетей общего пользования.

Внутренним нарушителем может быть лицо из следующих категорий персонала ЗАО «Телмос»:

• зарегистрированные конечные пользователи КИС (сотрудники подразделений ЗАО «Телмос»);

• сотрудники других организаций, допущенные к работе с КИС;

• сотрудники подразделений ЗАО «Телмос», не допущенные к работе с КИС;

• персонал, обслуживающий технические средства КИС (инженеры, техники);

• сотрудники отделов разработки и сопровождения ПО (программисты и администраторы);

• технический персонал, обслуживающий здания (уборщицы, электрики, сантехники и другие сотрудники, имеющие доступ в здания и помещения, где расположены компоненты КИС;

• сотрудники службы безопасности КИС;

• руководители различных уровней.

Категории лиц, которые могут быть внешними нарушителями:

• уволенные сотрудники ЗАО «Телмос»;

• представители организаций, взаимодействующих по вопросам обеспечения жизнедеятельности организации (энерго-, водо-, теплоснабжения и т.п.);

• посетители (приглашенные представители организаций, граждане) представители фирм, поставляющих технику, программное обеспечение, услуги и т.п.;

• члены преступных организаций или лица, действующие по их заданию;

• лица, случайно или умышленно проникшие в сети КИС из внешних (по отношению к ЗАО «Телмос») сетей телекоммуникации (хакеры).

Пользователи и обслуживающий персонал из числа сотрудников ЗАО «Телмос» имеют наиболее широкие возможности по осуществлению несанкционированных действий, вследствие наличия у них определенных полномочий по доступу к ресурсам и хорошего знания технологии обработки информации и защитных мер. Действия этой группы лиц напрямую связано с нарушением действующих правил и инструкций. Особую опасность эта группа нарушителей представляет при взаимодействии с криминальными структурами.

Уволенные сотрудники могут использовать для достижения целей свои знания о технологии работы, защитных мерах и правах доступа. Полученные в ЗАО «Телмос» знания и опыт выделяют их среди других источников внешних угроз.

Криминальные структуры представляют наиболее агрессивный источник внешних угроз. Для осуществления своих замыслов эти структуры могут идти на открытое нарушение закона и вовлекать в свою деятельность сотрудников ЗАО «Телмос» всеми доступными им силами и средствами.

Профессиональные хакеры имеют наиболее высокую техническую квалификацию и знания о слабостях программных средств, используемых в КИС. Наибольшую угрозу представляют при взаимодействии с работающими и уволенными сотрудниками ЗАО «Телмос» и криминальными структурами.

Организации, занимающиеся разработкой, поставкой и ремонтом оборудования, информационных систем, представляют внешнюю угрозу в силу того, что эпизодически имеют непосредственный доступ к информационным ресурсам. Криминальные структуры могут использовать эти организации для временного устройства на работу своих членов с целью доступа к защищаемой информации в КИС.

4.5.Непреднамеренные естественные угрозы.

Источниками случайных воздействий являются так же окружающая среда и надежность оборудования. Основные возможные угрозы естественной дезорганизации функционирования КИС и меры по нейтрализации угроз и снижению возможного наносимого ими ущерба приведены в Таблице 3.

Таблица 3

5.ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ В ОБЛАСТИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИИ КИС ЗАО «Телмос»

5.1.Техническая политика в области обеспечения безопасности информации

Реализация технической политики в области обеспечения безопасности информации должна исходить из предпосылки, что невозможно обеспечить требуемый уровень защищенности информации не только с помощью одного отдельного средства или мероприятия, но и с помощью их простой совокупности. Необходимо их системное согласованное между собой комплексное применение, а отдельные разрабатываемые элементы информационной системы должны рассматриваться как часть единой информационной системы в защищенном исполнении при оптимальном соотношении аппаратных и программных средств и организационных мероприятий.

Основными направлениями реализации технической политики обеспечения безопасности информации КИС являются:

• обеспечение защиты информационных ресурсов от хищения, утраты, утечки, уничтожения, искажения или подделки за счет несанкционированного доступа и специальных воздействий;

• обеспечение защиты информации от утечки при ее обработке, хранении и при передаче по каналам связи.

Система обеспечения безопасности информации КИС ЗАО «Телмос» должна предусматривать комплекс организационных, программных и технических средств и мер по защите информации в процессе ее обработки и хранения, при передаче информации по каналам связи.

В рамках указанных направлений технической политики обеспечения безопасности информации осуществляются:

• реализация разрешительной системы допуска пользователей и обслуживающего персонала к работам, документам и информации конфиденциального характера;

• реализация системы инженерно-технических и организационных мер охраны, предусматривающей многорубежность и равнопрочность построения охраны с комплексным применением современных технических средств охраны, обнаружения, наблюдения, сбора и обработки информации, обеспечивающих достоверное отображение и объективное документирование событий;

• ограничение доступа исполнителей и посторонних лиц в здания и помещения, где проводятся работы конфиденциального характера и размещены средства информатизации и коммуникации, на которых обрабатывается и хранится информация конфиденциального характера, непосредственно к самим средствам информатизации и коммуникациям;

• разграничение доступа пользователей и обслуживающего персонала к информационным ресурсам, программным средствам обработки и защита информации в подсистемах различного уровня и назначения, входящих в КИС;

• учет документов, информационных массивов, регистрация действий пользователей и обслуживающего персонала, контроль за несанкционированным доступом и действиями пользователей, обслуживающего персонала и посторонних лиц;

• предотвращение внедрения в автоматизированные подсистемы программ-вирусов, программных закладок.

• криптографическое преобразование информации, обрабатываемой и передаваемой средствами вычислительной техники и связи;

• надежное хранение традиционных и машинных носителей информации, исключающее хищение, подмену и уничтожение;

• необходимое резервирование технических средств и дублирование массивов и носителей информации;

5.2.Формирование режима безопасности информации

С учетом выявленных угроз безопасности информации КИС режим защиты должен формироваться как совокупность способов и мер защиты циркулирующей в автоматизированной системе информации и поддерживающей ее инфраструктуры от случайных или преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера, влекущих за собой нанесение ущерба владельцам или пользователям информации и поддерживающей инфраструктуры.

Комплекс мер по формированию режима безопасности информации включает:

• установление в ЗАО «Телмос» организационно-правового режима безопасности информации (нормативные документы, работа с персоналом, делопроизводство);

• организационные и программно-технические мероприятия по предупреждению несанкционированных действий и доступа к информационным ресурсам КИС ЗАО «Телмос»;

• комплекс мероприятий по контролю функционирования средств и систем защиты информационных ресурсов ограниченного распространения после случайных или преднамеренных воздействий;

Организационно-правовой режим предусматривает создание и поддержание правовой базы безопасности информации и введение в действие следующих организационно-распорядительных документов:

• Порядок обращения с информацией в ЗАО «Телмос. Регламентирует организацию, порядок работы с защищаемой информацией, сведениями ограниченного распространения, обязанности и ответственность сотрудников, допущенных к этим сведениям, порядок передачи материалов, содержащих сведения ограниченного распространения, государственным и коммерческим учреждениям и организациям;

• Перечень сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну. Перечень определяет сведения, отнесенные к категориям конфиденциальных («ДСП», коммерческая тайна, банковская тайна, персональные данные), уровень и сроки обеспечения ограничений по доступу к защищаемой информации;

• Положение об определении требований по категорированию ресурсов. Указанное положение регламентирует организацию работ по проведению категорирования, то есть определение требуемых степеней защищенности ресурсов КИС (информации, подсистем, каналов взаимодействия, АРМ). В этом документе отражаются вопросы взаимодействия подразделений организации при определении требуемой степени защищенности ресурсов КИС в зависимости от степени ценности обрабатываемой информации, характера обработки.

• Перечень информационных ресурсов, подлежащих защите. Необходимо провести классификацию защищаемой информации по уровню конфиденциальности, по уровню ценности (определяемой величиной возможных прямых и косвенных экономических потерь в случае нарушения ее целостности и несвоевременности представления). В данном перечне указываются подразделения ЗАО «Телмос», являющиеся владельцами конкретной защищаемой информации и отвечающие за установление требований к режиму ее защиты.

• Приказы и распоряжения по установлению режима безопасности информации:

• о назначении постоянно действующей комиссии по категорированию объектов информатизации;

• порядок разработки, проведения испытаний и передачи задач в эксплуатацию;

• о назначении выделенных помещений;

• о допуске сотрудников к работе с информацией ограниченного распространения;

• о назначении лиц ответственных за обеспечение сохранности информации в КИС ЗАО «Телмос»;

• другие приказы и распоряжения.

• Инструкции и функциональные обязанности сотрудникам:

• Инструкция по установке, модификации и техническому обслуживанию программного обеспечения и аппаратных средств КИС. Определяет меры безопасности при вводе в эксплуатацию новых рабочих станций и серверов, а также при изменениях конфигурации технических и программных средств существующих компьютеров в КИС.

• Инструкция по внесению изменений в списки пользователей КИС и наделению их полномочиями доступа к ресурсам системы. Документ регламентирует изменения состава и полномочий пользователей подсистем КИС.

• Инструкция по организации антивирусной защиты. Должна регламентировать организацию защиты КИС от разрушающего воздействия компьютерных вирусов и устанавливать ответственность руководителей и сотрудников подразделений, эксплуатирующих и сопровождающих КИС, за их ненадлежащее выполнение.

• Инструкция по организации парольной защиты. Должна регламентировать процессы генерации, смены и прекращения действий паролей пользователей в КИС и контроль действия пользователей и обслуживающего персонала при работе с паролями.

• Планы защиты подсистем КИС. Для организации действий по защите подсистем КИС, описания обязанностей должностных лиц, описания конкретных средств защиты.

• Планы ОНРВ подсистем КИС. Конкретные действия по обеспечению непрерывной работы и восстановление подсистем КИС в кризисных ситуациях, обязанности должностных лиц.

• Обязанности ответственного за ОИБ. Описываются обязанности ответственного за ОИБ в подразделении.

• Памятка пользователям. Общие обязанности пользователей КИС, запрещенные действия, ответственность.

• Формуляры ВТ. Для четкого представления о структуре, составе, конфигурации, возможностях АРМ.

• Формуляры подсистем КИС. В этих формулярах описывается какие задачи выполняют подсистемы, на каком ПО реализованы, какие ресурсы используются (файлы, каталоги, таблицы), на каких средствах ВТ физически расположены.

• Другие нормативные документы.

Физическая охрана объектов информатизации (компонентов компьютерных систем) включает:

• организацию системы охранно-пропускного режима и системы контроля допуска на объект;

• введение дополнительных ограничений по доступу в помещения, предназначенные для хранения закрытой информации (кодовые и электронные замки, карточки допуска и т.д.);

• визуальный и технический контроль контролируемой зоны объекта защиты;

• применение систем охранной и пожарной сигнализации и т.д.

Выполнение режимных требований при работе с информацией ограниченного распространения предполагает:

• разграничение допуска к информационным ресурсам ограниченного распространения;

• разграничение допуска к программно-аппаратным ресурсам КИС;

• ведение учета ознакомления сотрудников с информацией ограниченного распространения;

• включение в функциональные обязанности сотрудников обязательства о неразглашении и сохранности сведений ограниченного распространения;

• организация уничтожения информационных отходов (бумажных, магнитных и т.д.);

• оборудование служебных помещений сейфами, шкафами для хранения бумажных и магнитных носителей информации и т.д.

Мероприятия технического контроля предусматривают:

• контроль за проведением технического обслуживания, ремонта носителей информации и средств ЭВТ;

• оборудование систем информатизации устройствами защиты от сбоев электропитания и помех в линиях связи;

• постоянное обновление технических и программных средств защиты от несанкционированного доступа к информации в соответствие с меняющейся оперативной обстановкой.

5.3.Оснащение техническими средствами хранения и обработки информации

Организация хранения конфиденциальных документов и машинных носителей информации, а также оборудование режимных помещений осуществляется в соответствии с установленными в ЗАО «Телмос» требованиями.

Работы по обеспечению безопасности информации, обрабатываемой с помощью КИС ЗАО «Телмос», можно условно разделить на следующие группы:

• обеспечение физической безопасности компонентов КИС (побочные электромагнитные излучения и наводки, повреждения, сбои питания, кражи и т.п.);

• обеспечение логической безопасности КИС (защита от несанкционированного доступа, от ошибок в действиях пользователей и программ и т.д.);

• обеспечение социальной безопасности КИС (разработка организационных документов, соответствующих законодательным нормам, регулирующих применение компьютерных технологий, порядок расследования и наказания за компьютерные преступления, контроль и предотвращение неправильного использования информации в случае, когда она хранится или обрабатывается с помощью компьютерных систем).

6.ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ КОМПЛЕКСНОЙ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ

Построение системы обеспечения безопасности информации КИС и ее функционирование должны осуществляться в соответствии со следующими основными принципами:

• законность;

• системность;

• комплексность;

• непрерывность;

• своевременность;

• преемственность и непрерывность совершенствования;

• разумная достаточность;

• персональная ответственность;

• минимизация полномочий;

• взаимодействие и сотрудничество;

• гибкость системы защиты;

• открытость алгоритмов и механизмов защиты;

• простота применения средств защиты;

• научная обоснованность и техническая реализуемость;

• специализация и профессионализм;

• обязательность контроля.

Законность

Предполагает осуществление защитных мероприятий и разработку системы безопасности информации КИС в соответствии с действующим законодательством в области информации, информатизации и защиты информации, других нормативных актов по безопасности информации, утвержденных органами государственной власти и управления в пределах их компетенции, с применением всех дозволенных методов обнаружения и пресечения правонарушений при работе с информацией. Принятые меры безопасности информации не должны препятствовать доступу правоохранительных органов в предусмотренных законодательством случаях к информации конкретных систем.

Пользователи и обслуживающий персонал КИС должны иметь представление об ответственности за правонарушения в области систем автоматизированной обработки информации (статьи 272, 273, 274 Уголовного Кодекса РФ и т.п.).

Системность

Системный подход к построению системы защиты информации в КИС предполагает учет всех взаимосвязанных, взаимодействующих и изменяющихся во времени элементов, условий и факторов, существенно значимых для понимания и решения проблемы обеспечения безопасности информации КИС.

При создании системы защиты должны учитываться все слабые и наиболее уязвимые места системы обработки информации, а также характер, возможные объекты и направления атак на систему со стороны нарушителей (особенно высококвалифицированных злоумышленников), пути проникновения в распределенные системы и НСД к информации. Система защиты должна строиться с учетом не только всех известных каналов проникновения и НСД к информации, но и с учетом возможности появления принципиально новых путей реализации угроз безопасности.

Комплексность

Комплексное использование методов и средств защиты компьютерных систем предполагает согласованное применение разнородных средств при построении целостной системы защиты, перекрывающей все существенные каналы реализации угроз и не содержащей слабых мест на стыках отдельных ее компонентов. Защита должна строиться эшелонировано. Внешняя защита должна обеспечиваться физическими средствами, организационными и правовыми мерами. Одним из наиболее укрепленных рубежей призваны быть средства защиты, реализованные на уровне операционных систем (ОС) АРМ в силу того, что ОС - это та часть компьютерной системы, которая управляет использованием всех ее ресурсов. Прикладной уровень защиты, учитывающий особенности предметной области, представляет внутренний рубеж защиты.

Непрерывность защиты

Защита информации – не разовое мероприятие и не простая совокупность проведенных мероприятий и установленных средств защиты, а непрерывный целенаправленный процесс, предполагающий принятие соответствующих мер на всех этапах жизненного цикла КИС, начиная с самых ранних стадий проектирования, а не только на этапе ее эксплуатации.

Большинству физических и технических средств защиты для эффективного выполнения своих функций необходима постоянная административная поддержка (своевременная смена и обеспечение правильного хранения и применения имен, паролей, ключей шифрования, переопределение полномочий и т.п.). Перерывы в работе средств защиты могут быть использованы злоумышленниками для анализа применяемых методов и средств защиты, для внедрения специальных программных и аппаратных "закладок" и других средств преодоления системы защиты после восстановления ее функционирования.

Своевременность

Предполагает упреждающий характер мер обеспечения безопасности информации, то есть постановку задач по комплексной защите КИС и реализацию мер обеспечения безопасности информации на ранних стадиях разработки КИС в целом и ее системы защиты информации, в частности.

Разработка системы защиты должна вестись параллельно с разработкой и развитием самой защищаемой системы. Это позволит учесть требования безопасности при проектировании архитектуры и, в конечном счете, создать более эффективные (как по затратам ресурсов, так и по стойкости) защищенные системы.

Преемственность и совершенствование

Предполагают постоянное совершенствование мер и средств защиты информации на основе преемственности организационных и технических решений, кадрового состава, анализа функционирования КИС и ее системы защиты с учетом изменений в методах и средствах перехвата информации, нормативных требований по защите, достигнутого отечественного и зарубежного опыта в этой области.

Разумная достаточность

(экономическая целесообразность, сопоставимость возможного ущерба и затрат)

Предполагает соответствие уровня затрат на обеспечение безопасности информации ценности информационных ресурсов и величине возможного ущерба от их разглашения, утраты, утечки, уничтожения и искажения. Используемые меры и средства обеспечения безопасности информационных ресурсов не должны заметно ухудшать эргономические показатели работы КИС, в которой эта информация циркулирует. Излишние меры безопасности, помимо экономической неэффективности, приводят к утомлению и раздражению персонала.

Создать абсолютно непреодолимую систему защиты принципиально невозможно. Пока информация находится в обращении, принимаемые меры могут только снизить вероятность негативных воздействий или ущерб от них, но не исключить их полностью. При достаточном количестве времени и средств возможно преодолеть любую защиту. Поэтому имеет смысл рассматривать некоторый приемлемый уровень обеспечения безопасности. Высокоэффективная система защиты стоит дорого, использует при работе существенную часть ресурсов компьютерной системы и может создавать ощутимые дополнительные неудобства пользователям. Важно правильно выбрать тот достаточный уровень защиты, при котором затраты, риск и размер возможного ущерба были бы приемлемыми.

Персональная ответственность

Предполагает возложение ответственности за обеспечение безопасности информации и системы ее обработки на каждого сотрудника в пределах его полномочий. В соответствии с этим принципом распределение прав и обязанностей сотрудников строится таким образом, чтобы в случае любого нарушения круг виновников был четко известен или сведен к минимуму.

Принцип минимизации полномочий

Означает предоставление пользователям минимальных прав доступа в соответствии с производственной необходимостью. Доступ к информации должен предоставляться только в том случае и объеме, если это необходимо сотруднику для выполнения его должностных обязанностей.

Взаимодействие и сотрудничество

Предполагает создание благоприятной атмосферы в коллективах подразделений ЗАО «Телмос». В такой обстановке сотрудники должны осознанно соблюдать установленные правила и оказывать содействие в деятельности подразделений технической защиты информации.

Гибкость системы защиты

Принятые меры и установленные средства защиты, особенно в начальный период их эксплуатации, могут обеспечивать как чрезмерный, так и недостаточный уровень защиты. Для обеспечения возможности варьирования уровнем защищенности, средства защиты должны обладать определенной гибкостью. Особенно важным это свойство является в тех случаях, когда установку средств защиты необходимо осуществлять на работающую систему, не нарушая процесса ее нормального функционирования. Кроме того, внешние условия и требования с течением времени меняются. В таких ситуациях свойство гибкости системы защиты избавляет владельцев КИС от необходимости принятия кардинальных мер по полной замене средств защиты на новые.

Открытость алгоритмов и механизмов защиты

Суть принципа открытости алгоритмов и механизмов защиты состоит в том, что защита не должна обеспечиваться только за счет секретности структурной организации и алгоритмов функционирования ее подсистем. Знание алгоритмов работы системы защиты не должно давать возможности ее преодоления даже авторам. Это однако не означает, что информация о конкретной системе защиты должна быть общедоступна.

Простота применения средств защиты

Механизмы защиты должны быть интуитивно понятны и просты в использовании. Применение средств защиты не должно быть связано со знанием специальных языков или с выполнением действий, требующих значительных дополнительных трудозатрат при обычной работе зарегистрированных установленным порядком пользователей, а также не должно требовать от пользователя выполнения рутинных малопонятных ему операций (ввод нескольких паролей и имен и т.д.).

Научная обоснованность и техническая реализуемость

Информационные технологии, технические и программные средства, средства и меры защиты информации должны быть реализованы на современном уровне развития науки и техники, научно обоснованы с точки зрения достижения заданного уровня безопасности информации и должны соответствовать установленным нормам и требованиям по безопасности информации.

Специализация и профессионализм

Предполагает привлечение к разработке средств и реализации мер защиты информации специализированных организаций, наиболее подготовленных к конкретному виду деятельности по обеспечению безопасности информационных ресурсов, имеющих опыт практической работы и государственную лицензию на право оказания услуг в этой области. Реализация административных мер и эксплуатация средств защиты должна осуществляться профессионально подготовленными специалистами ЗАО «Телмос».

Обязательность контроля

Предполагает обязательность и своевременность выявления и пресечения попыток нарушения установленных правил обеспечения безопасности информации на основе используемых систем и средств защиты информации при совершенствовании критериев и методов оценки эффективности этих систем и средств.

Контроль за деятельностью любого пользователя, каждого средства защиты и в отношении любого объекта защиты должен осуществляться на основе применения средств оперативного контроля и регистрации и должен охватывать как несанкционированные, так и санкционированные действия пользователей.

7.МЕРЫ, МЕТОДЫ И СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТРЕБУЕМОГО УРОВНЯ ЗАЩИЩЕННОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ

7.1.Меры обеспечения безопасности

Все меры обеспечения безопасности компьютерных систем подразделяются на:

• правовые;

• морально-этические;

• административные;

• физические;

• технические (аппаратные и программные).

7.1.1.Правовые меры защиты

К правовым мерам защиты относятся действующие в стране законы, указы и нормативные акты, регламентирующие правила обращения с информацией, закрепляющие права и обязанности участников информационных отношений в процессе ее обработки и использования, а также устанавливающие ответственность за нарушения этих правил, препятствуя тем самым неправомерному использованию информации и являющиеся сдерживающим фактором для потенциальных нарушителей. Правовые меры защиты носят в основном упреждающий, профилактический характер и требуют постоянной разъяснительной работы с пользователями и обслуживающим персоналом системы.

7.1.2.Морально-этические меры защиты

К морально-этическим мерам относятся нормы поведения, которые традиционно сложились или складываются по мере распространения ЭВМ в стране или обществе. Эти нормы большей частью не являются обязательными, как законодательно утвержденные нормативные акты, однако, их несоблюдение ведет обычно к падению авторитета, престижа человека, группы лиц или организации. Морально-этические нормы бывают как неписаные (например, общепризнанные нормы честности, патриотизма и т.п.), так и писаные, то есть оформленные в некоторый свод правил или предписаний. Морально-этические меры защиты являются профилактическими и требуют постоянной работы по созданию здорового морального климата в коллективах подразделений.

7.1.3.Административные меры защиты

Административные меры защиты - это меры организационного характера, регламентирующие процессы функционирования системы обработки данных, использование ее ресурсов, деятельность обслуживающего персонала, а также порядок взаимодействия пользователей с системой таким образом, чтобы в наибольшей степени затруднить или исключить возможность реализации угроз безопасности или снизить размер потерь в случае их реализации.

Формирование политики безопасности

Главная цель административных мер, предпринимаемых на высшем управленческом уровне - сформировать политику в области обеспечения безопасности информации, отражающую подходы к защите информации, и обеспечить ее выполнение, выделяя необходимые ресурсы и контролируя состояние дел.

С практической точки зрения политику в области обеспечения безопасности информации в КИС целесообразно разбить на два уровня. К верхнему уровню относятся решения руководства, затрагивающие деятельность ЗАО «Телмос» в целом.

Политика верхнего уровня должна четко очертить сферу влияния и ограничения при определении целей безопасности информации, определить какими ресурсами (материальные, персонал) они будут достигнуты и найти разумный компромисс между приемлемым уровнем безопасности и функциональностью КИС.

Политика нижнего уровня определяет процедуры и правила достижения целей и решения задач безопасности информации и детализирует эти правила:

• какова область применения политики безопасности информации;

• каковы роли и обязанности должностных лиц, отвечающие за проведение политики безопасности информации;

• кто имеет права доступа к информации ограниченного распространения;

• кто и при каких условиях может читать и модифицировать информацию и т.д.

Политика нижнего уровня должна:

• предусматривать регламент информационных отношений, исключающих возможность произвольных, монопольных или несанкционированных действий в отношении конфиденциальных информационных ресурсов;

• определять коалиционные и иерархические принципы и методы разделения секретов и разграничения доступа к информации ограниченного распространения;

• выбирать программно-математические и аппаратные средства криптозащиты, противодействия НСД, аутентификации, авторизации, идентификации и других защитных механизмов, обеспечивающих гарантии реализации прав и ответственности субъектов информационных отношений.

Регламентация доступа в помещения КИС ЗАО «Телмос»

Эксплуатация защищенных АРМ и серверов КИС должна осуществляться в помещениях, оборудованных надежными автоматическими замками, средствами сигнализации и контроля доступа, постоянно находящимися под охраной или наблюдением, исключающим возможность бесконтрольного проникновения в помещения посторонних лиц и обеспечивающим физическую сохранность находящихся в помещении защищаемых ресурсов (АРМ, документов, реквизитов доступа и т.п.). Уборка помещений с установленными в них ПЭВМ должна производиться с разрешения ответственного, за которым закреплены данные технические средства, или дежурного по подразделению с соблюдением мер, исключающих доступ посторонних лиц к защищаемым ресурсам.

В помещениях во время обработки и отображения на ПЭВМ информации ограниченного распространения должен присутствовать только персонал, допущенный к работе с данной информацией. Запрещается прием посетителей в помещениях, когда осуществляется обработка защищаемой информации.

По окончании рабочего дня помещения с установленными защищенными АРМ, серверами, сетевым и коммутационным оборудованием должны сдаваться под охрану на основании специально разрабатываемой инструкции, утверждаемой руководством органов ЗАО «Телмос».

Для хранения служебных документов и машинных носителей с защищаемой информацией помещения снабжаются сейфами и металлическими шкафами.

Помещения должны быть обеспечены средствами уничтожения документов.

Регламентация допуска сотрудников к использованию ресурсов КИС ЗАО «Телмос»

В рамках разрешительной системы допуска устанавливается: кто, кому, какую информацию и для какого вида доступа может предоставить и при каких условиях; система разграничения доступа, которая предполагает определение для всех пользователей автоматизированной информационной системы информационных и программных ресурсов, доступных им для конкретных операций (чтение, запись, модификация, удаление, выполнение) с помощью заданных программно-технических средств доступа.

Допуск сотрудников подразделений ЗАО «Телмос» к работе с автоматизированной системой и доступ к ее ресурсам должен быть строго регламентирован. Любые изменения состава и полномочий пользователей подсистем КИС должны производиться установленным порядком согласно “Инструкции по внесению изменений в списки пользователей КИС ЗАО «Телмос» и наделению их полномочиями доступа к ресурсам системы”. Основными пользователями информации в КИС являются сотрудники структурных подразделений ЗАО «Телмос». Уровень полномочий каждого пользователя определяется индивидуально, соблюдая следующие требования:

• открытая и конфиденциальная информация размещаются по возможности на различных серверах (это упрощает обеспечение защиты);

• каждый сотрудник пользуется только предписанными ему правами по отношению к информации, с которой ему необходима работа в соответствии с должностными обязанностями;

• начальник имеет права на просмотр информации своих подчиненных только в установленных пределах в соответствии со своими должностными обязанностями;

• наиболее ответственные технологические операции должны производиться по правилу "в две руки" - правильность введенной информации подтверждается другим должностным лицом, не имеющим права ввода информации.

Все сотрудники ЗАО «Телмос», допущенные к работе (пользователи) и обслуживающий персонал КИС, должны нести персональную ответственность за нарушения установленного порядка автоматизированной обработки информации, правил хранения, использования и передачи находящихся в их распоряжении защищаемых ресурсов системы. Каждый сотрудник (при приеме на работу) должен подписывать Соглашение-обязательство о соблюдении и ответственности за нарушение установленных требований по сохранению служебной и коммерческой тайны, а также правил работы с защищаемой информацией в КИС ЗАО «Телмос».

Обработка защищаемой информации в подсистемах КИС должна производиться в соответствии с утвержденными технологическими инструкциями для данных подсистем.

Для пользователей защищенных АРМ (то есть АРМ, на которых обрабатывается защищаемая информация или располагаются подлежащие защите подсистемы и на которых установлены соответствующие средства защиты) должны быть разработаны необходимые технологические инструкции, включающие требования по обеспечению безопасности информации.

Регламентация процессов ведения баз данных и осуществления модификации информационных ресурсов

Все операции по ведению баз данных ЗАО «Телмос» и допуск сотрудников подразделений к работе с этими базами данных должны производиться в соответствии с утвержденными технологическими инструкциями. Любые изменения состава и полномочий пользователей баз данных КИС должны производиться установленным порядком.

Распределение имен, генерация паролей, сопровождение правил разграничения доступа к базам данных возлагается на специальных пользователей - администраторов конкретных баз данных. При этом могут использоваться как только штатные, так и дополнительные средства защиты СУБД и операционных систем.

Регламентация процессов обслуживания и осуществления модификации аппаратных и программных ресурсов КИС

Все аппаратные и программные ресурсы КИС должны быть установленным порядком категорированы т.е. для каждого ресурса должен быть определен требуемый уровень защищенности. Подлежащие защите ресурсы системы (подсистемы, АРМ) подлежат строгому учету на основе использования соответствующих формуляров.

Аппаратно-программная конфигурация автоматизированных рабочих мест, на которых обрабатывается защищаемая информация и с которых возможен доступ к защищаемым ресурсам, должна соответствовать кругу возложенных на пользователей данного АРМ функциональных обязанностей. Все неиспользуемые в работе устройства ввода-вывода информации (COM, LPT порты, дисководы НГМД, CD с других носителей информации) на таких АРМ должны быть отключены, не нужные для работы программные средства и данные с дисков АРМ также должны быть удалены.

Для упрощения сопровождения, обслуживания и организации защиты АРМ должны оснащаться программными средствами и конфигурироваться унифицировано в соответствии с установленными правилами.

Ввод в эксплуатацию новых АРМ и все изменения в конфигурации технических и программных средств существующих АРМ в КИС ЗАО «Телмос» должны осуществляться только установленным порядком.

Все программное обеспечение, разработанное специалистами отделов программирования ЗАО «Телмос» или приобретенной у фирм-производителей, должно установленным порядком проходить испытания и передаваться в соответствующие подразделения, ответственные за администрирование этого ПО, и там учитываться. Программные средства в подсистемах КИС должны устанавливаться и использоваться только полученные установленным порядком из соответствующих подразделений, ответственных за администрирование. Использование в КИС ПО, не учтенного в административных подразделениях, запрещено.

Разработка ПО, проведение испытаний разработанного и приобретенного ПО, передача ПО в эксплуатацию должна осуществляться в соответствии с установленным порядком разработки, проведения испытаний и передачи задач в эксплуатацию.

Обеспечение и контроль физической целостности аппаратных ресурсов КИС

На всех АРМ, подлежащих защите, должны быть установлены необходимые технические средства защиты, соответствующие категории данных АРМ.

Узлы и блоки оборудования СВТ, к которым доступ обслуживающего персонала в процессе эксплуатации не требуется, после наладочных, ремонтных и иных работ, связанных с доступом к их монтажным схемам должны закрываться и опечатываться сотрудниками службы технической защиты информации ЗАО «Телмос». О вскрытии (опечатывании) СВТ делается запись в «Журнале учета нештатных ситуаций, выполнения профилактических работ, установки и модификации аппаратных и программных средств АРМ подразделения» администрирующего данную технику.

Повседневный контроль за целостностью и соответствием печатей на системных блоках ПЭВМ должен осуществляться пользователями АРМ и ответственными за безопасность информации подразделений. Периодический контроль - сотрудниками службы технической защиты информации.

Кадровая работа (подбор и подготовка персонала, обучение пользователей)

До начала этапа эксплуатации автоматизированной системы ее пользователи, а также необходимый руководящий и обслуживающий персонал должны быть ознакомлены с перечнем сведений, подлежащих засекречиванию и защите, в части их касающейся, и своим уровнем полномочий, а также организационно-распорядительной, нормативной, технической и эксплуатационной документацией, определяющей требования и порядок обработки информации ограниченного распространения.

Защита информации по всем перечисленным направлениям возможна только после выработки у пользователей определенной дисциплины, т.е. норм, обязательных для исполнения всеми, кто работает с КИС. К таким нормам можно отнести запрещение любых умышленных или неумышленных действий, которые нарушают нормальную работу КИС, вызывают дополнительные затраты ресурсов, нарушают целостность хранимой и обрабатываемой информации, нарушают интересы законных пользователей.

Все сотрудники ЗАО «Телмос», использующие при работе конкретные подсистемы, должны быть ознакомлены с организационно-распорядительными документами по защите КИС в части, их касающейся, должны знать и неукоснительно выполнять технологические инструкции и общие обязанности по обеспечению безопасности информации при использовании КИС. Доведение требований указанных документов до лиц, допущенных к обработке защищаемой информации, должно осуществляться начальниками подразделений под роспись.

Подразделения защиты информации

Для непосредственной организации и эффективного функционирования системы защиты информации в ЗАО «Телмос» должно быть создано специальное подразделение защиты информации.

Подразделение защиты информации предназначено для организации квалифицированной разработки и совершенствования системы защиты информации и административного обеспечения ее функционирования во всех подразделениях ЗАО «Телмос».

На это подразделение целесообразно возложить решение следующих основных задач:

• проведение в жизнь политики обеспечения безопасности информации, определение требований к системе защиты информации;

• организация мероприятий и координация работ всех подразделений по комплексной защите информации;

• контроль и оценка эффективности принятых мер и применяемых средств защиты информации.

Основные функции подразделения безопасности заключаются в следующем:

• формирование требований к системе защиты в процессе создания и развития КИС;

• участие в проектировании системы защиты, ее испытаниях и приемке в эксплуатацию;

• планирование, организация и обеспечение функционирования системы защиты информации в процессе функционирования КИС;

• распределение между пользователями необходимых реквизитов защиты;

• наблюдение за функционированием системы защиты и ее элементов;

• организация проверок надежности функционирования системы защиты;

• обучение пользователей и персонала КИС правилам безопасной обработки информации;

• регламентация действий и контроль за администраторами баз данных, серверов и сетевых устройств в части касающейся обеспечения правильности применения имеющихся в составе ОС, СУБД и т.п. средств разграничения доступа и других средств защиты информации;

• взаимодействие с ответственными за безопасность информации в подразделениях;

• контроль за соблюдением пользователями и персоналом КИС установленных правил обращения с защищаемой информацией в процессе ее автоматизированной обработки;

• принятие мер при попытках НСД к информации и при нарушениях правил функционирования системы защиты.

Организационно-правовой статус подразделения защиты информации определяется следующим образом:

• численность должна быть достаточной для выполнения всех перечисленных выше функций;

• персонал не должен иметь других обязанностей, связанных с функционированием КИС;

• сотрудники должны иметь право доступа во все помещения, где установлена аппаратура КИС и право прекращать автоматизированную обработку информации при наличии непосредственной угрозы для защищаемой информации;

• руководителю должно быть предоставлено право запрещать включать в число действующих новые элементы КИС, если они не отвечают требованиям защиты информации и это может привести к серьезным последствиям в случае реализации значимых угроз безопасности информации;

• подразделению защиты информации должны обеспечиваться все условия, необходимые для выполнения своих функций.

Для решения задач, возложенных на подразделение защиты информации, его сотрудники должны иметь следующие права:

• определять необходимость и разрабатывать нормативные документы, касающиеся вопросов обеспечения безопасности информации, включая документы, регламентирующие деятельность сотрудников подразделений;

• получать информацию от сотрудников подразделений по вопросам применения информационных технологий и эксплуатации КИС;

• участвовать в проработке технических решений по вопросам обеспечения безопасности информации при проектировании и разработке подсистем;

• участвовать в испытаниях разработанных подсистем по вопросам оценки качества реализации требований по обеспечению безопасности информации;

• контролировать деятельность сотрудников подразделений по вопросам ОИБ.

Ответственность за нарушения установленного порядка использования КИС. Расследование нарушений.

Любое грубое нарушение порядка и правил работы в КИС сотрудниками структурных подразделений ЗАО «Телмос» и других организаций должно расследоваться. К виновным должны применяться адекватные меры воздействия. Мера ответственности персонала за действия, совершенные в нарушение установленных правил обеспечения безопасной автоматизированной обработки информации, должна определяться нанесенным ущербом, наличием злого умысла и другими факторами, выявленными в результате расследования.

Для реализации принципа персональной ответственности пользователей за свои действия необходимы:

• индивидуальная идентификация пользователей и инициированных ими процессов, т.е. установление за ними идентификатора, на базе которого будет осуществляться разграничение доступа в соответствии с принципом обоснованности доступа;

• проверка подлинности пользователей (аутентификация) на основе паролей и т.п.;

• протоколирование работы механизмов контроля доступа к ресурсам информационных систем с указанием даты и времени, идентификаторов запрашивающего и запрашиваемых ресурсов, вида взаимодействия и его результата;

• реакция на попытки несанкционированного доступа (сигнализация, блокировка и т.д.).

7.2.Физические средства защиты

Физические меры защиты основаны на применении разного рода механических, электро- или электронно-механических устройств и сооружений, специально предназначенных для создания физических препятствий на возможных путях проникновения и доступа потенциальных нарушителей к компонентам системы и защищаемой информации, а также технических средств визуального наблюдения, связи и охранной сигнализации.

7.2.1.Разграничение доступа на территорию и в помещения

Физическая защита зданий, помещений, объектов и средств информатизации должна осуществляться путем установления соответствующих постов охраны, с помощью технических средств охраны или любыми другими способами, предотвращающими или существенно затрудняющими проникновение в здание, помещения посторонних лиц, хищение документов и информационных носителей, самих средств информатизации.

Современными, надежными системами физической защиты, дающими широкие возможности регистрации и контроля за доступом исполнителей и посторонних лиц в помещения, в которых проводятся работы конфиденциального характера, обрабатывается и хранится такая информация, являются технические системы, основанные на таких методах идентификации и аутентификации персонала как магнитные и электронные карты с личными данными, реализуемые в виде автоматизированных систем контроля за доступом в указанные помещения. Подобные автоматизированные системы могут быть реализованы на центральной ПЭВМ службы охраны, собирающей информацию с терминалов, контролирующих доступ в помещения, к объектам и отдельным средствам информатизации.

Для обеспечения физической безопасности компонентов КИС службе безопасности необходимо осуществить ряд организационных и технических мероприятий, включающих:

• проверку поступающего оборудования КИС, предназначенного для обработки конфиденциальной информации, на наличие специально внедренных закладных устройств;

• введение дополнительных ограничений по доступу в помещения, предназначенные для хранения и обработки информации;

• оборудование систем информатизации устройствами защиты от сбоев электропитания и помех в линиях связи.

7.3.Программно-аппаратные средства защиты

Программно-аппаратные меры защиты основаны на использовании различных электронных устройств и специальных программ, входящих в состав КИС и выполняющих (самостоятельно или в комплексе с другими средствами) функции защиты (идентификацию и аутентификацию пользователей, разграничение доступа к ресурсам, регистрацию событий, криптографическое закрытие информации и т.д.).

С учетом всех требований и принципов обеспечения безопасности информации в КИС по всем направлениям защиты в состав системы защиты должны быть включены следующие средства:

• средства аутентификации пользователей и элементов КИС (терминалов, подсистем, элементов КВС и т.п.), соответствующих степени конфиденциальности информации и обрабатываемых данных;

• средства разграничения доступа к данным;

• средства криптографического закрытия информации в линиях передачи данных и в базах данных;

• средства регистрации обращения и контроля за использованием защищаемой информации;

• средства реагирования на обнаруженный НСД.

На технические средства защиты от НСД возлагается решение следующих основных задач:

• идентификация и аутентификации пользователей при помощи имен и/или специальных аппаратных средств;

• регламентация доступа пользователей к физическим устройствам компьютера (дискам, портам ввода-вывода);

• избирательное управление доступом к логическим дискам, каталогам и файлам;

• полномочное разграничение доступа к защищаемым данным на рабочей станции и на файловом сервере;

• создание замкнутой программной среды разрешенных для запуска программ, расположенных как на локальных, так и на сетевых дисках;

• защита от проникновения компьютерных вирусов и разрушительного воздействия вредоносных программ;

• контроль целостности модулей системы защиты, системных областей диска и произвольных списков файлов в автоматическом режиме и по командам администратора;

• регистрация всех действий пользователя в защищенном журнале, наличие нескольких уровней регистрации;

• централизованный сбор, хранение и обработка на файловом сервере журналов регистрации рабочих станций сети;

• защита данных системы защиты на файловом сервере от доступа всех пользователей, включая администратора сети;

• централизованное управление настройками средств разграничения доступа на рабочих станциях сети;

• оповещение администратора безопасности обо всех событиях НСД, происходящих на рабочих станциях;

• оперативный контроль за работой пользователей сети, изменение режимов функционирования рабочих станций и возможность блокирования (при необходимости) любой станции сети.

Успешное применение технических средств защиты предполагает, что выполнение перечисленных ниже требований обеспечено организационными мерами и используемыми физическими средствами защиты:

• физическая целостность всех компонент КИС обеспечена;

• каждый пользователь системы имеет уникальное системное имя и минимально необходимые для выполнения им своих функциональных обязанностей полномочия по доступу к ресурсам системы;

• использование на рабочих станциях КИС инструментальных и технологических программ, позволяющих предпринять попытки взлома или обхода средств защиты, ограничено и строго регламентировано;

• в защищенной системе нет программирующих пользователей. Разработка и отладка программ осуществляется за пределами защищенной системы;

• все изменения конфигурации технических и программных средств ПЭВМ КИС производятся строго установленным порядком только на основании распоряжений руководства структурных подразделений ЗАО «Телмос»;

• сетевое оборудование (концентраторы, коммутаторы, маршрутизаторы и т.п.) располагается в местах и помещениях, недоступных для посторонних.

• подразделениями ответственными за техническую защиту информации осуществляется непрерывное управление и административная поддержка функционирования средств защиты в соответствии с Планами защиты подсистем КИС.

7.3.1.Средства идентификации и аутентификации пользователей

В целях предотвращения работы с КИС посторонних лиц необходимо обеспечить возможность распознавания системой каждого законного пользователя. Для этого в системе в защищенном месте должен храниться ряд признаков каждого пользователя, по которым этого пользователя можно опознать. В дальнейшем при входе в систему, а при необходимости - и при выполнении определенных действий в системе, пользователь обязан себя идентифицировать, т.е. указать идентификатор, присвоенный ему в системе. Кроме того, для идентификации могут применяться различного рода устройства: магнитные карточки, дискеты и т.п.

Аутентификация пользователей должна осуществляться на основе использования паролей или проверки уникальных характеристик пользователей.

7.3.2.Средства разграничения доступа зарегистрированных пользователей системы к ресурсам КИС

После распознавания пользователя система должна осуществлять авторизацию пользователя, то есть определять, какие права предоставлены пользователю: какие данные и как он может использовать, какие программы может выполнять, когда, как долго и с каких терминалов может работать, какие ресурсы системы может использовать и т.п. Авторизация пользователя должна осуществляется с использованием следующих механизмов реализации разграничения доступа:

• механизмов избирательного управления доступом, основанных на использовании атрибутных схем, списков разрешений и т.п.;

• механизмов полномочного управления доступом, основанных на использовании меток конфиденциальности ресурсов и уровней допуска пользователей;

• механизмов обеспечения замкнутой среды доверенного программного обеспечения (индивидуальных для каждого пользователя списков разрешенных для запуска программ),

поддерживаемых механизмами идентификации и аутентификации пользователей при их входе в систему.

Зоны ответственности и задачи конкретных технических средств защиты устанавливаются исходя из их возможностей и эксплуатационных характеристик, описанных в документации на данные средства.

Технические средства разграничения доступа должны быть составной частью единой системы контроля доступа:

• на контролируемую территорию;

• в отдельные помещения;

• к элементам КИС и элементам системы защиты информации (физический доступ);

• к ресурсам КИС (программно-математический доступ);

• к информационным хранилищам (носителям информации, томам, файлам, наборам данных, архивам, справкам, записям и т.д.);

• к активным ресурсам (прикладным программам, формам запросов и т.п.);

• к операционной системе, системным программам и программам защиты и т.п.

7.3.3.Средства обеспечения и контроля целостности программных и информационных ресурсов

Контроль целостности программ, обрабатываемой информации и средств защиты, с целью обеспечения неизменности программной среды, определяемой предусмотренной технологией обработки, и защиты от несанкционированной корректировки информации должен обеспечиваться:

• средствами подсчета контрольных сумм;

• средствами электронной цифровой подписи;

• средствами сравнения критичных ресурсов с их эталонными копиями (и восстановления в случае нарушения целостности);

• средствами разграничения доступа (запрет доступа с правами модификации или удаления).

В целях защиты информации и программ от несанкционированного уничтожения или искажения необходимо обеспечить:

• дублирование системных таблиц и данных;

• дуплексирование и зеркальное отображение данных на дисках;

• отслеживание транзакций;

• периодический контроль целостности операционной системы и пользовательских программ, а также файлов пользователей;

• антивирусный контроль;

• резервное копирование данных по заранее установленной схеме;

• хранение резервных копий вне помещения файл-сервера;

• обеспечение непрерывности электропитания для файл-серверов и критичных рабочих станций и кондиционирование электропитания для остальных станций сети.

7.3.4.Средства оперативного контроля и регистрации событий безопасности

Средства объективного контроля должны обеспечивать обнаружение и регистрацию всех событий (действий пользователей, попыток НСД и т.п.), которые могут повлечь за собой нарушение политики безопасности и привести к возникновению кризисных ситуаций. Средства контроля и регистрации должны предоставлять возможности:

• ведения и анализа журналов регистрации событий безопасности, системных журналов. Журналы регистрации должны вестись для каждой рабочей станции сети;

• оперативного ознакомления администратора безопасности с содержимым системного журнала любой станции и с журналом оперативных сообщений об НСД;

• получения твердой копии системного журнала;

• упорядочения системных журналов по дням и месяцам, а также установления ограничений на срок их хранения;

• оперативного оповещения администратора безопасности о нарушениях.

При регистрации событий безопасности в системном журнале должна фиксироваться следующая информация:

• дата и время события;

• идентификатор субъекта (пользователя, программы), осуществляющего регистрируемое действие;

• действие (если регистрируется запрос на доступ, то отмечается объект и тип доступа).

Средства контроля должны обеспечивать обнаружение и регистрацию следующих событий:

• вход пользователя в систему;

• вход пользователя в сеть;

• неудачная попытка входа в систему или сеть (неправильный ввод пароля);

• подключение к файловому серверу;

• запуск программы;

• завершение программы;

• оставление программы резидентно в памяти;

• попытка открытия файла недоступного для чтения;

• попытка открытия на запись файла недоступного для записи;

• попытка удаления файла недоступного для модификации;

• попытка изменения атрибутов файла недоступного для модификации;

• попытка запуска программы, недоступной для запуска;

• попытка получения доступа к недоступному каталогу;

• попытка чтения/записи информации с диска, недоступного пользователю;

• попытка запуска программы с диска, недоступного пользователю;

• нарушение целостности программ и данных системы защиты

• и др.

Должны поддерживаться следующие основные способы реагирования на обнаруженные факты НСД (возможно с участием администратора безопасности):

• извещение владельца информации о НСД к его данным;

• снятие программы с дальнейшего выполнения;

• извещение администратора баз данных и администратора безопасности;

• отключение рабочей станции, с которого были осуществлены попытки НСД к информации;

• исключение нарушителя из списка зарегистрированных пользователей;

• подача сигнала тревоги и др.

7.3.5.Криптографические средства защиты информации

Одним из важнейших элементов системы обеспечения безопасности информации КИС должно быть использование криптографических методов и средств защиты информации от несанкционированного доступа при ее передаче по каналам связи.

Конфиденциальность и имитозащита информации при ее передаче по каналам связи должна обеспечиваться за счет применения в системе шифросредств абонентского и на отдельных направлениях канального шифрования. Сочетание абонентского и канального шифрования информации должно обеспечивать ее сквозную защиту по всему тракту прохождения, защищать информацию в случае ее ошибочной переадресации за счет сбоев и неисправностей аппаратно-программных средств центров коммутации.

В КИС ЗАО «Телмос», являющейся системой с распределенными информационными ресурсами, также возможно использование средств формирования и проверки электронной цифровой подписи, обеспечивающих целостность и юридически доказательное подтверждение подлинности сообщений, а также аутентификацию пользователей, абонентских пунктов и подтверждение времени отправления сообщений. При этом должны использоваться только стандартизованные алгоритмы цифровой подписи, а соответствующие средства, реализующие эти алгоритмы, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством РФ.

7.4.Управление системой обеспечения безопасности информации

Управление системой обеспечения безопасности информации в КИС представляет собой целенаправленное воздействие на компоненты системы обеспечения безопасности (организационные, технические, программные и криптографические) с целью достижения требуемых показателей и норм защищенности циркулирующей в КИС информации в условиях реализации основных угроз безопасности.

Главной целью организации управления системой обеспечения безопасности информации является повышение надежности защиты информации в процессе ее обработки, хранения и передачи.

Целями управления системой обеспечения безопасности информации являются:

• на этапе создания и ввода в действие КИС - разработка и реализация научно-технических программ и координационных планов создания нормативно-правовых основ и технической базы; организация и координация взаимодействия в этой области разработчиков КИС, концентрация кадровых, финансовых и иных ресурсов заинтересованных сторон при разработке и поэтапном вводе в действие системы; создание действенной организационной структуры, обеспечивающей комплексное решение задач безопасности информации при функционировании КИС, в том числе службы безопасности КИС, оснащенной необходимыми программно-аппаратными средствами управления и контроля;

• на этапе эксплуатации КИС - обязательное и неукоснительное выполнение предусмотренных на этапе создания КИС правил и процедур, направленных на обеспечение безопасности информации, всеми задействованными в системе участниками, эффективное пресечение посягательств на информационные ресурсы, технические средства и информационные технологии, своевременное выявление негативных тенденций и совершенствование управления в области защиты информации.

Управление системой обеспечения безопасности информации реализуется специализированной подсистемой, представляющей собой совокупность органов управления, технических, программных и криптографических средств и организационных мероприятий и взаимодействующих друг с другом пунктов управления различных уровней.

Органами управления являются подразделения безопасности информации, а пунктами управления - автоматизированные рабочие места администраторов безопасности, расположенные на объектах КИС.

Функциями подсистемы управления являются: информационная, управляющая и вспомогательная.

Информационная функция заключается в непрерывном контроле состояния системы защиты, немедленном информировании операторов безопасности о возникающих в КИС ситуациях, способных привести к нарушению безопасности информации. К контролю состояния системы защиты предъявляются два требования: полнота и достоверность. Полнота характеризует степень охвата всех средств защиты и параметров их функционирования. Достоверность контроля характеризует степень адекватности значений контролируемых параметров их истинному значению. В результате обработки данных контроля формируется информация состояния системы защиты, которая обобщается и передается на вышестоящие пункты управления.

Управляющая функция заключается в формировании планов реализации технологических операций КИС с учетом требований безопасности информации в условиях, сложившихся для данного момента времени, а также в определении места возникновения ситуации уязвимости информации и предотвращении ее утечки за счет оперативного блокирования участков КИС, на которых возникают угрозы безопасности информации. К управляющим функциям службы безопасности относятся учет, хранение, и выдача документов и информационных носителей, паролей и ключей. При этом генерация паролей, ключей, сопровождение средств разграничения доступа, приемка включаемых в программную среду КИС новых программных средств, контроль соответствия программной среды эталону, а также контроль за ходом технологического процесса обработки конфиденциальной информации возлагается на администратора базы данных и администратора службы безопасности.

К вспомогательным функциям подсистемы управления относятся учет всех операций, выполняемых в КИС с защищаемой информацией, формирование отчетных документов и сбор статистических данных с целью анализа и выявления потенциальных каналов утечки информации.

7.5.Контроль эффективности системы защиты

Контроль эффективности защиты информации осуществляется с целью своевременного выявления и предотвращения утечки информации за счет несанкционированного доступа к ней, а также предупреждения возможных специальных воздействий, направленных на уничтожение информации, разрушение средств информатизации.

Контроль может проводиться как службой безопасности (оперативный контроль в процессе информационного взаимодействия в КИС), так и привлекаемыми для этой цели компетентными организациями, имеющими лицензию на этот вид деятельности.

Оценка эффективности мер защиты информации проводится с использованием технических и программных средств контроля на предмет соответствия установленным требованиям.

Контроль может осуществляться администратором безопасности как с помощью штатных средств системы защиты информации от НСД, так и с помощью специальных программных средств контроля.

8.ПЕРВООЧЕРЕДНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИИ КИС ОРГАНИЗАЦИИ

Для реализации основных положений настоящей Концепции целесообразно провести следующие мероприятия:

• создать в ЗАО «Телмос» структуру защиты информации в КИС и ввести ответственных (возможно внештатных, из числа сотрудников подразделения) за безопасность информации в структурных подразделениях ЗАО «Телмос», определить их задачи и функции на различных стадиях создания, развития и эксплуатации КИС и системы защиты информации;

• определить порядок приобретения и использования серийно выпускаемых технических средств обработки, передачи и хранения информации; а также сертифицированных средств защиты информации;

• определить возможность использования в КИС имеющихся средств защиты информации;

• при необходимости произвести закупку сертифицированных образцов и серийно выпускаемых технических и программных средств защиты информации и их внедрение на рабочих станциях и файловых серверах сети с целью контроля за изменением конфигурации аппаратных и программных средств и действиями пользователей;

• для обеспечения режима удаленного доступа пользователей по сети ЗАО «Телмос» к информации конфиденциальных баз данных рассмотреть возможность использования специальных криптографических средств.

• произвести разработку и реализацию разрешительной системы доступа пользователей и эксплуатационного персонала КИС или иного объекта информатизации к обрабатываемой информации;

• произвести разработку организационно-распорядительной и рабочей документации, а также средств и мер защиты информации в КИС (План защиты, Инструкции, обязанности и т.п.), регламентирующих процессы допуска пользователей к работе с КИС, разработки, приобретения и использования программного обеспечения на рабочих станциях и серверах, порядок внесения изменений в конфигурацию аппаратных и программных средств при ремонте, развитии и обслуживании СВТ, порядок применения и администрирования средств защиты информации и т.п.;

• для снижения риска перехвата в сети с других рабочих станций имен и паролей привилегированных пользователей (в особенности администраторов средств защиты и баз данных) организовать их работу в отдельных сегментах сети, шире применять сетевые устройства типа коммутатор, не использовать удаленных режимов конфигурирования сетевых устройств (маршрутизаторов, концентраторов и т.п.);

• исключить доступ программистов в эксплуатируемые подсистемы КИС (к реальной информации и базам данных), организовать опытный участок КИС для разработки и отладки программ. Передачу разработанных программ в эксплуатацию производить через архив программ подразделения, ответственного за эксплуатацию ПО;

• для защиты компонентов КИС от неправомерных воздействий из других сетей по IP - протоколу целесообразно использовать на периметре корпоративной сети ЗАО «Телмос» сертифицированные установленным порядком межсетевые экраны;

• произвести опытную эксплуатацию специализированных средств защиты информации в комплексе с другими техническими и программными средствами в целях проверки их работоспособности в составе объектов информатизации и отработки технологических процессов обработки информации;

• произвести классификацию защищенности подсистем КИС от несанкционированного доступа (НСД) к информации;

• произвести аттестацию подсистем КИС по требованиям защиты информации;

• организовать охрану и физическую защиту объекта информатизации и отдельных технических средств, исключающих НСД к техническим средствам, их хищение и нарушение работоспособности;

• организовать контроль состояния и эффективности защиты информации с оценкой выполнения требований нормативных документов организационно-технического характера, обоснованности принятых мер;

• для контроля за состоянием защиты, выявлением уязвимостей в системе защиты серверов и рабочих станций и принятия своевременных мер по их устранению (перекрытию возможности их использования злоумышленниками) необходимо использовать специальные программы оценки защищенности.

Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ
НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В ОБЛАСТИ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ

Конституция Российской Федерации

Гражданский Кодекс Российской Федерации

Уголовный Кодекс Российской Федерации

Декларация прав и свобод человека и гражданина Российской Федерации

Законы Российской Федерации:

• «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ;

• «О банках и банковской деятельности в РСФСР» от 3 февраля 1996 г. N 17-ФЗ

• «О связи» от 16 февраля 1995 г. №15-ФЗ;

• «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 в редакции Федерального закона от 9 января 1996 г. № 2-ФЗ;

Указы Президента Российской Федерации:

• «О мерах по соблюдению законности в области разработки, производства, реализации и эксплуатации шифровальных средств, а также предоставления услуг в области шифрования информации» от 3 апреля 1995 г. № 334;

• «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 6 марта 1997 г. № 188;

Постановления Правительства Российской Федерации:

• «О сертификации средств защиты информации» от 26 июня 1995г. № 608;

• «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 05 декабря 1991г. № 35.

Руководящие документы Гостехкомиссии России:

• «Концепция защиты средств вычислительной техники и автоматизированных систем от несанкционированного доступа к информации» (решение Председателя Гостехкомиссии России от 30 марта 1992г.);

Стандарты по защите от НСД к информации:

• ГОСТ Р 50922-96. «Защита информации. Основные термины и определения»№

• ГОСТ Р 50739-95. «Средства вычислительной техники. Защита от НСД к информации. ОТТ»;

Нормативные документы, регламентирующие сохранность информации на объекте информатизации:

• «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники» (Инструктивные указания Государственного Арбитража СССР от 29 июня 1979 г. № И-1-4);

• «Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике» Раздел IV. Могут ли подтверждаться обстоятельства дела доказательствами, изготовленными и подписанными с помощью средств электронно-вычислительной техники, в которых использована система цифровой (электронной) подписи? (Письмо Высшего Арбитражного суда Российской Федерации от 19 августа 1994 г. № C1-7/ОП-587 в редакции от 12сентября 1996 г.);

Приложение 2

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ СОКРАЩЕНИЙ

Приложение 3

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Безопасность - состояние защищенности жизненно важных интересов личности, предприятия, общества и государства от внутренних и внешних угроз. Безопасность достигается проведением единой политики в области охраны и защиты важных ресурсов, системой мер экономического, политического, организационного и иного характера, адекватных угрозам жизненно важным интересам личности, общества и государства;

Безопасность компьютерной информации - достижение требуемого уровня защиты (класса и категории защищенности) объекта информатизации при обработке информации и ее передаче через сети передачи данных (СПД), обеспечивающего сохранение таких ее качественных характеристик, как: конфиденциальность, целостность и доступность;

Вредоносные программы - программы или измененные программы объекта информатизации (ОИ), приводящие к несанкционированному уничтожению, блокированию, модификации либо копированию информации, нарушению работы ОИ;

Выделенное помещение (ВП) - помещение для размещения технических средств защищенного объекта информатизации, а также помещение, предназначенное для проведения семинаров, совещаний, бесед и других мероприятий, в котором циркулирует конфиденциальная речевая информация;

Доступ к информации - ознакомление с информацией или получение возможности ее обработки. Доступ к информации регламентируется ее правовым режимом и должен сопровождаться строгим соблюдением его требований. Доступ к информации. осуществленный с нарушениями требований ее правового режима, рассматривается как несанкционированный доступ;

Защита информации - деятельность по предотвращению утечки защищаемой информации, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на информацию;

Защита информации от несанкционированного доступа (НСД) - деятельность по предотвращению получения защищаемой информации заинтересованным субъектом с нарушением установленных правовыми документами или собственником, владельцем информации прав или правил доступа к защищаемой информации;

Защищаемая информация - информация, являющаяся предметом собственности и подлежащая защите в соответствии с требованиями правовых документов или требованиями, устанавливаемыми собственником информации;

Физический канал утечки информации - неконтролируемый физический путь от источника информации за пределы организации или круга лиц, обладающих охраняемыми сведениями, посредством которого возможно несанкционированное овладение нарушителем защищаемой информацией;

Компьютерная информация - информация в виде:

• записей в памяти ЭВМ, электронных устройствах, на машинных носителях (элементы, файлы, блоки, базы данных, микропрограммы, прикладные и системные программы, пакеты и библиотеки программ, микросхемы, программно-информационные комплексы и др.), обеспечивающих функционирование объекта информатизации;

• сообщений, передаваемых по сетям передачи данных;

• программно-информационного продукта, являющегося результатом генерации новой или обработки исходной документированной информации, представляемого непосредственно на экранах дисплеев ОИ, на внешних носителях данных (магнитные диски, магнитные ленты, оптические диски, дискеты, бумага для распечатки и т.п.) или через сети передачи данных;

• электронных записей о субъектах прав;

Лицензия в области защиты информации - разрешение на право проведения тех или иных работ в области защиты информации;

Пароль - служебное слово, которое считается известным узкому кругу лиц (одному лицу) и используется для ограничения доступа к информации, в помещение, на территорию;

Угроза - реально или потенциально возможные действия по реализации опасных воздействующих факторов на КИС с целью преднамеренного или случайного (неумышленного) нарушения режима функционирования объекта и нарушения свойств защищаемой информации или других ресурсов объекта;

Естественные угрозы - это угрозы, вызванные воздействиями на КИС и ее элементы объективных физических процессов или стихийных природных явлений, независящих от человека;

Искусственные угрозы - это угрозы КИС, вызванные деятельностью человека. Среди них, исходя из мотивации действий, можно выделить:

• непреднамеренные (неумышленные, случайные) угрозы, вызванные ошибками в проектировании КИС и ее элементов, ошибками в программном обеспечении, ошибками в действиях персонала и т.п.;

• преднамеренные (умышленные) угрозы, связанные с корыстными устремлениями людей (злоумышленников);

Уровень защиты - характеристика, описываемая в нормативных документах определенной группой требований к данному классу и категории защищенности;

Информационные способы нарушения безопасности информации - включают:

• противозаконный сбор, распространение и использование информации;

• манипулирование информацией (дезинформация, сокрытие или искажение информации);

• незаконное копирование информации (данных и программ);

• незаконное уничтожение информации;

• хищение информации из баз и банков данных;

• нарушение адресности и оперативности информационного обмена;

• нарушение технологии обработки данных и информационного обмена.

Программно-математические способы нарушения безопасности информации - включают:

• внедрение программ-вирусов;

• внедрение программных закладок как на стадии проектирования системы (в том числе путем заимствования "зараженного" закладками программного продукта), так и на стадии ее эксплуатации, позволяющих осуществить несанкционированный доступ или действия по отношению к информации и системам ее защиты (блокирование, обход и модификация систем защиты, извлечение, подмена идентификаторов и т.д.) и приводящих к компрометации системы защиты информации.

Физические способы нарушения безопасности информации - включают:

• уничтожение, хищение и разрушение средств обработки и защиты информации, средств связи, целенаправленное внесение в них неисправностей;

• уничтожение, хищение и разрушение машинных или других оригиналов носителей информации;

• хищение ключей (ключевых документов) средств криптографической защиты информации, программных или аппаратных ключей средств защиты информации от несанкционированного доступа;

• воздействие на обслуживающий персонал и пользователей системы с целью создания благоприятных условий для реализации угроз безопасности информации;

• диверсионные действия по отношению к объектам безопасности информации (взрывы, поджоги, технические аварии и т.д.).

Радиоэлектронные способы нарушения безопасности информации - включают:

• перехват информации в технических каналах ее утечки (побочных электромагнитных излучений, создаваемых техническими средствами обработки и передачи информации, наводок в коммуникациях (сети электропитания, заземления, радиотрансляции, пожарной и охранной сигнализации и т.д.) и линиях связи, путем прослушивания конфиденциальных разговоров с помощью акустических, виброакустических и лазерных технических средств разведки, прослушивания конфиденциальных телефонных разговоров, визуального наблюдения за работой средств отображения информации);

• перехват и дешифрование информации в сетях передачи данных и линиях связи;

• внедрение электронных устройств перехвата информации в технические средства и помещения;

• навязывание ложной информации по сетям передачи данных и линиям связи;

• радиоэлектронное подавление линий связи и систем управления.

Организационно-правовые способы нарушения безопасности информации - включают:

• закупку несовершенных, устаревших или неперспективных средств информатизации и информационных технологий;

• невыполнение требований законодательства и задержки в разработке и принятии необходимых нормативных правовых и технических документов в области безопасности информации.

КОРПОРАТИВНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА (КИС) - организационно-техническая система, представляющая собой совокупность следующих взаимосвязанных компонентов: технических средств обработки и передачи данных (средств вычислительной техники и связи), методов и алгоритмов обработки в виде соответствующего программного обеспечения, массивов (наборов, баз) данных на различных носителях, персонала и пользователей, объединенных по организационно-структурному, тематическому, технологическому или другим признакам для выполнения автоматизированной обработки данных с целью удовлетворения информационных потребностей государственных органов, общественных или коммерческих организаций (юридических лиц), отдельных граждан (физических лиц) и иных потребителей информации;

ИНФОРМАЦИЯ В КИС - сведения о фактах, событиях, процессах и явлениях в некоторой предметной области, включенные в систему обработки информации, или являющиеся ее результатом в различных формах представления на различных носителях и используемые (необходимые) для оптимизации принимаемых решений в процессе управления объектами данной предметной области;

ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ В КИС - совокупность операций (сбор, накопление, хранение, преобразование, отображение, выдача и т.п.), осуществляемых над информацией (сведениями, данными) с использованием средств АС;

СУБЪЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ОТНОШЕНИЙ - государство, государственные органы, государственные, общественные или коммерческие организации (объединения) и предприятия (юридические лица), отдельные граждане (физические лица) и иные субъекты, взаимодействующие с целью совместной обработки информации;

ЖИЗНЕННО ВАЖНЫЕ ИНТЕРЕСЫ - совокупность потребностей, удовлетворение которых необходимо для надежного обеспечения существования и возможности прогрессивного развития субъекта (личности, организации, общества или государства).

ДОСТУПНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ - свойство системы, в которой циркулирует информация (средств и технологии ее обработки), характеризующееся способностью обеспечивать своевременный беспрепятственный доступ к информации субъектов, имеющих на это надлежащие полномочия;

ЦЕЛОСТНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ - свойство информации, заключающееся в ее существовании в неискаженном виде (неизменном по отношению к некоторому фиксированному ее состоянию);

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ - субъективно определяемая (приписываемая) информации характеристика (свойство), указывающая на необходимость введения ограничений на круг субъектов, имеющих доступ к данной информации, и обеспечиваемая способностью системы (среды) сохранять указанную информацию в тайне от субъектов, не имеющих полномочий на право доступа к ней;

УЯЗВИМОСТЬ СУБЪЕКТА ИНФОРМАЦИОННЫХ ОТНОШЕНИЙ - потенциальная подверженность субъекта нанесению ущерба его жизненно важным интересам посредством воздействия на критичную для него информацию, ее носители и процессы обработки;

УЯЗВИМОСТЬ ИНФОРМАЦИИ - подверженность информации воздействию различных дестабилизирующих факторов, которые могут привести к нарушению ее конфиденциальности, целостности, доступности, или неправомерному ее тиражированию;

УГРОЗА ИНТЕРЕСАМ СУБЪЕКТОВ ИНФОРМАЦИОННЫХ ОТНОШЕНИЙ - потенциально возможное событие, действие, процесс или явление, которое посредством воздействия на информацию и другие компоненты КИС может привести к нанесению ущерба интересам данных субъектов;

УГРОЗА БЕЗОПАСНОСТИ ИНФОРМАЦИИ - потенциально возможное событие, действие, процесс или явление, которое может привести к нарушению конфиденциальности, целостности, доступности информации, а также неправомерному ее тиражированию;

БЕЗОПАСНОСТЬ СУБЪЕКТОВ ИНФОРМАЦИОННЫХ ОТНОШЕНИЙ -защищенность субъектов информационных отношений от нанесения им материального, морального или иного ущерба путем воздействия на информацию и/или средства ее обработки и передачи;

БЕЗОПАСНОСТЬ КИС - защищенность КИС от несанкционированного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, а также от попыток хищения, незаконной модификации или разрушения ее компонентов;

БЕЗОПАСНОСТЬ ЛЮБОГО КОМПОНЕНТА КИС - складывается из обеспечения трех его характеристик: конфиденциальности, целостности и доступности;

Конфиденциальность компонента системы заключается в том, что он доступен только тем субъектам доступа (пользователям, программам, процессам), которым предоставлены на то соответствующие полномочия.

Целостность компонента предполагает, что он может быть модифицирован только субъектом, имеющим для этого соответствующие права. Целостность является гарантией корректности (неизменности, работоспособности) компонента в любой момент времени.

Доступность компонента означает, что имеющий соответствующие полномочия субъект может в любое время без особых проблем получить доступ к необходимому компоненту системы (ресурсу);

БЕЗОПАСНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ - защищенность технологического процесса переработки информации;

БЕЗОПАСНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ - защищенность информации от нежелательного (для соответствующих субъектов информационных отношений) ее разглашения (нарушения конфиденциальности), искажения (нарушения целостности), утраты или снижения степени доступности информации, а также незаконного ее тиражирования;

ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ - ознакомление с информацией (копирование, тиражирование), ее модификация (корректировка) или уничтожение (удаление);

ПРАВИЛА РАЗГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА - совокупность правил, регламентирующих права доступа субъектов к объектам в некоторой системе;

РАЗГРАНИЧЕНИЕ ДОСТУПА К РЕСУРСАМ КИС - это такой порядок использования ресурсов системы, при котором субъекты получают доступ к объектам в строгом соответствии с установленными правилами;

ОБЪЕКТ - пассивный компонент системы, единица ресурса автоматизированной системы (устройство, диск, каталог, файл и т.п.), доступ к которому регламентируется правилами разграничения доступа;

СУБЪЕКТ - активный компонент системы (пользователь, процесс, программа), действия которого регламентируются правилами разграничения доступа;

АВТОРИЗОВАННЫЙ СУБЪЕКТ ДОСТУПА - субъект, которому предоставлены соответствующие права доступа к объектам системы (полномочия);

ДОСТУП К РЕСУРСУ - получение субъектом доступа возможности манипулировать (использовать, управлять, изменять характеристики и т.п.) данным ресурсом;

НЕСАНКЦИОНИРОВАННЫЙ ДОСТУП (НСД) - доступ субъекта к объекту в нарушение установленных в системе правил разграничения доступа;

НЕСАНКЦИОНИРОВАННОЕ ДЕЙСТВИЕ - действие субъекта в нарушение установленных в системе правил обработки информации;

НАРУШИТЕЛЬ - это лицо (субъект), которое предприняло (пыталось предпринять) попытку несанкционированного доступа к ресурсам системы (попытку выполнения запрещенных ему действий с данным ресурсом) по ошибке, незнанию или осознанно со злым умыслом (из корыстных интересов) или без такового (ради игры или с целью самоутверждения и т.п.) и использовавшее для этого различные возможности, методы и средства (чисто агентурные методы получения сведений, технические средства перехвата без модификации компонентов системы, штатные средства и недостатки систем защиты, подключение к каналам передачи данных, внедрение программных закладок и использование специальных инструментальных и технологических программ и т.п.);

ЗЛОУМЫШЛЕННИК - нарушитель, действующий умышленно из корыстных побуждений;

СИСТЕМА ЗАЩИТЫ КИС - совокупность (комплекс) специальных мер правового (законодательного) и административного характера, организационных мероприятий, физических и технических (программных и аппаратных) средств защиты, а также специального персонала, предназначенных для обеспечения безопасности КИС (циркулирующей в КИС информации);

ЦЕЛЬ ЗАЩИТЫ КИС - предотвращение или минимизация наносимого ущерба (прямого или косвенного, материального, морального или иного) субъектам информационных отношений посредством нежелательного воздействия на компоненты КИС, а также разглашения (утечки), искажения (модификации), утраты (снижения степени доступности) или незаконного тиражирования информации;

ПРАВОВЫЕ МЕРЫ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ - действующие в стране законы, указы и другие нормативные акты, регламентирующие правила обращения с информацией и ответственность за их нарушения, препятствующие тем самым неправомерному ее использованию и являющиеся сдерживающим фактором для потенциальных нарушителей;

МОРАЛЬНО-ЭТИЧЕСКИЕ МЕРЫ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ - традиционно сложившиеся в стране или обществе нормы поведения и правила обращения с информацией. Эти нормы большей частью не являются обязательными, как законодательно утвержденные нормы, однако, их несоблюдение ведет обычно к падению авторитета, престижа человека, группы лиц или организации. Морально-этические нормы бывают как неписаные (например, общепризнанные нормы честности, патриотизма и т.п.), так и писаные, то есть оформленные в некоторый свод (устав) правил или предписаний;

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ (АДМИНИСТРАТИВНЫЕ) МЕРЫ ЗАЩИТЫ - это меры, регламентирующие процессы функционирования системы обработки данных, использование ее ресурсов, деятельность персонала, а также порядок взаимодействия пользователей с системой таким образом, чтобы в наибольшей степени затруднить или исключить возможность реализации угроз безопасности циркулирующей в ней информации;

ФИЗИЧЕСКИЕ МЕРЫ ЗАЩИТЫ - это разного рода механические, электро- или электронно-механические устройства и сооружения, специально предназначенные для создания физических препятствий на возможных путях проникновения и доступа потенциальных нарушителей к компонентам КИС и защищаемой информации, а также технические средства визуального наблюдения, связи и охранной сигнализации;

ТЕХНИЧЕСКИЕ (АППАРАТНО-ПРОГРАММНЫЕ) СРЕДСТВА ЗАЩИТЫ - различные электронные устройства и специальные программы, входящие в состав КИС, которые выполняют (самостоятельно или в комплексе с другими средствами) функции защиты информации (идентификацию и аутентификацию пользователей, разграничение доступа к ресурсам, регистрацию событий, криптографическое закрытие информации и т.д.);

АДМИНИСТРАТОР БЕЗОПАСНОСТИ - лицо или группа лиц, ответственных за обеспечение безопасности системы, за реализацию и непрерывность соблюдения установленных административных мер защиты и осуществляющих постоянную организационную поддержку функционирования применяемых физических и технических средств защиты;

Секретная информация - речевая информация, информация, циркулирующая в средствах вычислительной техники и связи, телекоммуникациях, а также другие информационные ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к государственной тайне, представленные в виде информативных акустических и электрических сигналов, физических полей, материальных носителей (в том числе на магнитной и оптической основе), информационных массивов и баз данных.

Защищаемые объекты информатизации:

• средства и системы информатизации (средства вычислительной техники, автоматизированные системы различного уровня и назначения на базе средств вычислительной техники, в том числе информационно-вычислительные комплексы, сети и системы связи и передачи данных), технические средства приема, передачи и обработки информации (телефонии, звукозаписи, звукоусиления, звуковоспроизведения, переговорные и телевизионные устройства, средства изготовления, тиражирования документов и другие технические средства обработки речевой, графической, видео-, смысловой и буквенно-цифровой информации), программные средства (операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение), используемые для обработки секретной информации;

• технические средства и системы, не обрабатывающие непосредственно секретную информацию, но размещенные в помещениях, где обрабатывается (циркулирует) секретная информация;

• выделенные помещения, предназначенные для ведения секретных переговоров или в которых размещены средства закрытой телефонной связи;

Выделенные помещения - помещения (служебные кабинеты, актовые залы, конференцзалы и т.д.), специально предназначенные для проведения закрытых мероприятий (совещаний, обсуждений, конференций, переговоров и т.п.) по секретным вопросам, а также помещения, оборудованные средствами правительственной связи, иных видов специальной связи;

Контролируемая зона - это пространство, в котором исключено неконтролируемое пребывание лиц, не имеющих постоянного или разового допуска, и посторонних транспортных средств.

Границей КЗ могут являться:

• периметр охраняемой территории предприятия (учреждения);

• ограждающие конструкции охраняемого здания, охраняемой части здания, выделенного помещения.

Министерство общего и профессионального образования РФ

Московский государственный Университет Пищевых Производств

Кафедра КиПСА.

Курсовая работа на тему: «Автоматизация планирования и учета в финансовой службе ЗАО «Телмос».

Москва 2002 г.

Содержание:

1. Технико-экономическая характеристика объекта.

   1. О компании

   2. Услуги компании

      1. Предоставление телефонных номеров цифровой сети

      2. Местная, междугородная и международная телефонная связь

      3. Телефонные карты предварительной оплаты MAGIC PHONE

      4. Видеоконференцсвязь

      5. Подключение через ISDN

      6. Подключение через Frame Relay

      7. Доступ в сеть Интернет

      8. Разработка оптимальных технических решений телефонизации офисов

      9. Дополнительные услуги

   3. Организационная структура предприятия

   4. Описание подразделения, в котором проходила практика

      1. Общие положения об отделе

      2. Основные задачи отдела

2. Описание предметной области

   1. Назначение и функции подсистемы автоматизации финансовой службы (ФС)

   2. Функции модуля «База данных Финансовой службы (ФС)»

      1. Автоматизация операций по регистрации, акцептованию расходных документов (документов для начислений)

      2. Автоматизация процедуры бюджетных начислений по расходным документам

      3. Автоматизация процедур регистрации, оформления, акцептования платежных документов

      4. Автоматизация процедуры планирования и движения денежных средств

      5. Получение отчетов об исполнении бюджета и движении денежных средств

      6. Формирование информации об остатках на расчетных счетах

      7. Ведение и просмотр базы данных справочников

3. Заключение.

4. Литература

5. Приложение

1. Технико-экономическая характеристика объекта.

1.1. О компании.

Компания "Телмос" создана в апреле 1993 года Московской Городской Телефонной Сетью (МГТС) и крупнейшей американской телекоммуникационной компанией American Telephone & Telegraph International Incorporated (AT&T). В 1995 году в состав учредителей Телмос вошел крупнейший международный оператор России Ростелеком.

Компания "Телмос" предоставляет полный спектр высококачественных услуг связи в Москве, Московской области и регионах России.

Качество услуг компании "Телмос" подтверждено сертификатами качества Центра Сертификации Центрального Региона России и сертификатами соответствия системы добровольной сертификации "Интерэкомс".

В 1999 году компания "Телмос" стала победителем конкурса Минсвязи РФ в области качества связи в номинации "Операторы электросвязи".

1.2. Услуги компании.

Спектр услуг компании «ТЕЛМОС» соответствует высоким запросам и ожиданиям Клиентов и опирается на мировые стандарты и новейшие технологии.

Сегодня «ТЕЛМОС» предлагает:

1.2.1. Предоставление телефонных номеров цифровой сети

Более 700 км собственной волоконно-оптической сети и использование современных технологий позволяют компании «Телмос» предоставлять своим Клиентам полный спектр высококачественных услуг связи.

Важным достоинством компании «Телмос» является форма расчетов за переговоры. В то время как обычным для отечественных операторов является округление продолжительности телефонного разговора до 1 минуты в сторону повышения, компания «Телмос» округляет время переговоров до 10 секунд. Таким образом, разговор продолжительностью 5 мин 3 сек прочие операторы округляют до 6 мин, а ЗАО «Телмос» выставит счет всего на 5 мин 10 сек. Это позволяет клиентам компании «Телмос» существенно экономить свои средства, особенно при большом объеме международных и междугородных переговоров.

1.2.2. Местная, междугородная и международная телефонная связь

Компания «Телмос» предоставляет услуги местной, междугородной и международной телефонной связи как по аналоговой (PSTN), так и по цифровой (ISDN) сетям коммутации.

Существует возможность оптимизации маршрутов соединения с абонентами московской городской сети, наличие независимых соединений с большинством коммерческих операторов Москвы, а также приоритетный выход на международные линии Ростелекома.

1.2.3. Телефонные карты предварительной оплаты MAGIC PHONE

Существуют карточки трех номиналов: 10, 25, 50 телефонных единиц.

Преимущества телефонных карт MAGIC PHONE:

• Использование любого телефонного аппарата.

• Возможность пользоваться для международной и междугородной связи любым телефонным аппаратом, в том числе аппаратом старого образца (с дисковым номеронабирателем) или обычным уличным таксофоном. Личный пароль в международной и междугородной связи (PIN-код) находится на оборотной стороне карты MAGIC PHONE.

• Личный контроль международных и междугородних переговоров.

1.2.4. Видеоконференцсвязь

Компания «ТЕЛМОС» предлагает услугу видеоконференцсвязи, реализованную на базе технологии ISDN.

Для проведения сеансов видеоконференцсвязи компания «ТЕЛМОС» располагает двумя комфортабельными студиями, оборудованными самыми современными системами видеоконференцсвязи. Используются системы таких всемирно известных производителей, как Picture Tel и POLYSPAN.

Студии «ТЕЛМОС», рассчитаны на размещение от 1 до 50 участников. Сеансы видеоконференцсвязи могут проводиться на скоростях от 64 до 512 кбит/с как в режиме «точка-точка», так и в многоточечном режиме, когда возможно объединение до 4 участников, находящихся в различных городах.

В настоящее время возможна организация сеансов видеоконференцсвязи с 60 зарубежными странами и большинством крупных городов России. Количество стран и городов, доступных для видеоконференцсвязи из студий «ТЕЛМОС» постоянно увеличивается.

«ТЕЛМОС» оказывает помощь в подборе студий видеоконференцсвязи в других городах и странах.

Компания «ТЕЛМОС» предоставляет Клиентам возможность бесплатно использовать дополнительное оборудование, которое может понадобиться в ходе сеанса видеоконференцсвязи:

• документальную камеру, предназначенную для демонстрации документов, иллюстраций, слайдов, рентгеновских снимков, а также трехмерных объектов. При необходимости это устройство можно использовать в качестве дополнительной камеры;

• специальный адаптер, позволяющий подключить портативный компьютер клиента к системе видеоконференцсвязи и в ходе сеанса показывать противоположной стороне то, что находится на экране компьютера в каждый конкретный момент;

• мультисистемный видеомагнитофон, на который можно записать ход всего сеанса видеоконференцсвязи;

• мультимедийный проектор, к которому при необходимости можно подключить систему видеоконференцсвязи и проецировать сеанс видеоконференцсвязи на большой настенный экран;

• проектор OVERHEAD, который также может быть полезен в ходе видеосеминаров и совещаний.

Для Клиентов «ТЕЛМОС», имеющих ISDN линии, компания готова предоставить возможность проведения сеансов видеоконференцсвязи в их офисах.

Области применения видеоконференцсвязи:

• Проведение корпоративных совещаний и встреч

• Проведение переговоров с партнерами в других городах России и за рубежом

• Дистанционное обучение

• Организация дистанционных интервью при подборе кадров

• Телемедицина

• Юриспруденция

• Передача данных

1.2.5. Подключение через ISDN

Технология ISDN (Integrated Service Digital Network) предоставляет возможность обеспечить полностью цифровой доступ к услугам телефонной связи и передачи данных. Такой доступ организуется по обычной медной паре (к которой, правда, предъявляются более высокие требования по затуханию). При организации абонентского (базового-BRA) доступа в распоряжении пользователя одновременно имеются два канала по 64Кбит/с.

Преимущества ISDN доступа:

1. Появляется возможность одновременно разговаривать по телефону и передавать данные.

2. Скорость передачи данных всегда стабильна и составляет 64 или 128 Кбит/с.

3. ISDN-соединение устанавливается практически мгновенно.

4. Это более экономичное решение для передачи данных, чем выделенный канал. А если ISDN соединение установлено постоянно, то оно вообще ничем не отличается от выделенного канала.

5. После установки ISDN-BRA линии появляется несколько различных возможностей ее применения. Используя ISDN адаптер (модем) с аналоговым портом можно подключить к нему свой телефон и компьютер, получая возможность одновременно разговаривать по телефону и работать в Интернете. Если же работает только компьютер, то скорость доступа не 64, а 128 Кбит/с.

В том случае, если необходимо подключить к Интернету локальную сеть, то вместо ISDN-адаптера следует установить ISDN-маршрутизатор, который имеет один или несколько портов Ethernet. Это решение можно, также использовать для объединения локальных сетей двух офисов.

При наличии оборудования для видеоконференций появляется возможность проводить сеансы видеоконференцсвязи. Для этих же целей можно использовать и видеотелефон.

Если офис только создается, то можно установить не аналоговые, а ISDN-телефоны, которые имеют расширенный набор дополнительных услуг (например, обмен текстовыми сообщениями между пользователями).

Благодаря использованию абонентской линии ISDN, появляется возможность неограниченно долгого пользования Интернетом, в то же время принимая и совершая телефонные звонки по той же линии.

1.2.6. Подключение через Frame Relay

Технология Frame Relay - это технология пакетной передачи, которая предполагает установку логического соединения (т.н. DLCI PVC) в физическом канале. Один физический канал может содержать несколько DLCI PVC.

Основным параметром каждого соединения является согласованная информационная скорость (CIR) - минимально допустимая гарантированная поставщиком услуг скорость передачи. Арендная плата за услугу Frame Relay определяется платой за канал (чем больше CIR, тем больше оплата) и платой за порт доступа (зависит от физической пропускной способности порта).

В каких случаях имеет смысл заказывать Frame Relay?

Применение Frame Relay становится выгодным, когда необходимо объединить несколько офисов. Затраты на установку и арендная плата будут ниже, чем при организации аналогичной схемы связи с использованием выделенных каналов. Это объясняется экономией канальных ресурсов и необходимостью выделения только одного порта для каждого офиса. Чем больше офисов необходимо объединить, тем значительнее экономия.

Доступ в Интернет по Frame Relay также обойдется дешевле, чем по выделенной линии.

Если ожидается низкая загруженность канала в течение суток, то будет более выгодно применить технологию Frame Relay. В этом случае можно заказать небольшую CIR (или даже CIR=0); при этом арендная плата за канал (т.е., фактически за CIR) будет минимальна.

И при аренде выделенных каналов, и при Frame Relay доступе для решения «последней мили», можно использовать как оптический, так и медный кабель, в зависимости от пожеланий и возможностей клиента.

1.2.7. Доступ в сеть Интернет

Сегодня миллионы людей во всех странах используют глобальную сеть Интернет, объединяющую множество компьютеров и позволяющую получать различную информацию и осуществлять общение между людьми. Интернет предоставляет широкие возможности для бизнеса, становясь его неотъемлемой частью. ЗАО «Телмос» предоставляет своим Клиентам следующие услуги доступа в глобальную сеть Интернет:

• Услуги коммутируемого доступа по аналоговой абонентской линии;

• Коммутируемое соединение по цифровой абонентской линии ISDN;

• Постоянное соединение по выделенному каналу;

• Подключение к Интернет-провайдеру на скорости 64-128 Кбит/с;

• Постоянное виртуальное соединение с использованием протокола «ретрансляции кадров» - Frame Relay;

• Услуги размещения персональных страниц;

• Услуги хостинга (размещения сайтов);

• Регистрация доменных имен;

• Предоставление IP-адресов;

• Почтовый сервис (предоставление почтовых ящиков).

1.2.8. Разработка оптимальных технических решений телефонизации офисов

В зависимости от месторасположения офиса и наличии необходимых коммуникаций «ТЕЛМОС» может предложить различные решения по телефонизации:

• Если необходимо несколько телефонных номеров, то это могут быть стандартные телефонные линии.

• Если количество медных пар ограничено, можно установить аппаратуру уплотнения, позволяющую передать по одной медной паре до 4-х телефонных номеров.

• Если офис находится далеко от абонентских окончаний, то организуется их удлинение по оптическому или по медному кабелю и предоставляется столько линий, сколько необходимо.

• Предоставленные по абонентским линиям телефонные номера можно объединить в логическую группу (т.н. бизнес-группу) так, что для сотрудников это будет выглядеть как отдельная учрежденческая АТС (с возможностью сокращенного набора номера для внутриофисной связи и множества других услуг).

• Если число необходимых телефонных номеров достаточно велико, то организуется подключение УАТС по оптическому или медному кабелю;

• В случае если необходимо не только разговаривать по телефону, но и обмениваться данными или иметь выход в Интернет по одной медной паре, то наиболее эффективным и недорогим решением является базовый ISDN-доступ.

1.2.9. Дополнительные услуги

ТЕЛМОС предлагает услуги международной связи по передаче данных на базе протоколов Frame Relay, X.25 и TCP/IP, доступ к SWIFT, к системам Reuters и Bloomberg, в сети Internet.

Помимо этого, ТЕЛМОС поставляет оконечное оборудование: мультиплексоры, системы передач, телефонные аппараты, оптические модемы, а также производит интеграцию компьютерных и телефонных сетей.

Таким образом, абонент, подключенный к сети ТЕЛМОС, имеет на первый взгляд обычный семизначный московский номер, пользуясь при этом всеми возможностями связи мирового уровня, и, что немаловажно, за весьма умеренную плату.

В зависимости от нужд клиента, возможна разработка оптимального технического решения телефонизации офисов: от установки одной абонентской линии до создания межкорпоративных сетей связи.

1.3. Организационная структура предприятия.

В компании «ТЕЛМОС» в настоящее время насчитывается 216 сотрудников. Компания разбита на Службы и Департаменты, которые, в свою очередь разбиты на отделы, отделы на группы. Во главе компании стоит Президент и Совет Директоров. Ниже представлена укрупненная организационная структура предприятия:

1. Аппарат Президента

   1. Секретариат

   2. Юридический отдел

   3. Отдел кадров

2. Административная служба

3. Коммерческая служба

   1. Отдел продаж

   2. Отдел сопровождения существующих клиентов

   3. Отдел продаж новых услуг

   4. Отдел маркетинга и рекламы

   5. Административная группа

4. Бухгалтерия

   1. Отдел бухгалтерских операций

5. Департамент работы с клиентами

   1. Отдел работы с клиентами

   2. Отдел обслуживания клиентов

6. Финансовая служба

7. Департамент финансов

   1. Отдел планирования и анализа

   2. Отдел текущих операций

8. Департамент внутреннего аудита

   1. Отдел лицензий и протокола

   2. Экспертно – договорной отдел

   3. Отдел управления качеством

9. Техническая служба

   1. Отдел станционных сооружений

      1. Группа по организации строительства станционных сооружений

      2. Группа по подготовке технических решений

   2. Отдел линейных сооружений

      1. Группа по организации строительства линейных сооружений

      2. Группа текущего развития

10. Служба эксплуатации

11. Департамент эксплуатации сети

    1. Абонентский отдел

    2. Отдел эксплуатации 5ESS

    3. Отдел эксплуатации SDH

    4. Отдел эксплуатации систем ПД

    5. Отдел технической поддержки и ремонта

12. Департамент информационных технологий и систем

    1. Отдел разработки и сопровождения программных систем

    2. Отдел системного администрирования

13. Служба развития бизнеса

    1. Отдел перспективного планирования

       1. Группа разработки новых технических решений

    2. Отдел новых технологий и услуг

1.4. Описание подразделения, в котором проходила практика.

Я проходила практику в Департаменте информационных технологий и систем в отделе разработки и сопровождения программных систем (далее ОРСПС).

1.4.1. Общие положения об отделе.

ОРСПС является структурным подразделением Департамента информационных технологий и систем ЗАО «Телмос», а его начальник подчиняется руководителю Департамента информационных технологий и систем Компании.

В своей деятельности ОРСПС руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом Компании, приказами и указаниями Президента компании, утвержденным в компании «Положением о персонале», а также другими нормативными актами.

1.4.2. Основные задачи отдела.

1. Выработка политики Компании в области разработки и внедрения современных информационных технологий в интересах повышения эффективности процессов управления компанией и функционирования ее подразделений.

2. Совместно с Руководством ЗАО «Телмос» и руководителями подразделений разработка руководящих и инструктивных документов для оптимальной организации информационных потоков между подразделениями компании.

3. Участие в проектировании программных систем в интересах подразделений Компании.

4. Разработка и внедрение программных систем, входящих в состав корпоративной информационной системы (КИС) с использованием современных средств разработки.

5. Программное и техническое сопровождение, развитие информационных, расчетных, бухгалтерских и других программных систем, используемых в компании.

6. Обеспечение интеграции программных систем КИС и используемых программных систем других фирм.

7. Обеспечение оформления (переоформления) сертификатов соответствия на используемые программные системы.

8. Администрирование пользователей КИС, разграничение доступа к информации, обеспечение безопасности информации в КИС.

9. Организация и проведение консультаций по информационным технологиям, используемым в компании, и обучение пользователей работе с программными системами.

2. Описание предметной области

Департамент информационных технологий и систем совместно с Департаментом финансов на основе Корпоративной информационной системы ЗАО «Телмос» разработали Подсистему автоматизации Финансовой службы. Это было сделано на основе средств MS Access на языке SQL. В данный момент система находится на стадии внедрения и требуется детальное описание ее возможностей. Целью моей практики было изучение этой информационной системы и создание Руководства пользователя.

2.1. Назначение и функции подсистемы автоматизации финансовой службы (ФС).

Подсистема автоматизации ФС предназначена для автоматизации бизнес-процессов подразделений ФС и обеспечивает автоматизацию взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками, планирования и учета движения денежных средств, планирование и учет исполнения бюджета.

Подсистема автоматизации ФС реализует следующие функции:

• Автоматизация операций по регистрации, акцептованию расходных документов (документов для начислений);

• Автоматизация процедуры бюджетных начислений по расходным документам;

• Автоматизация процедур регистрации, оформления, акцептования платежных документов;

• Автоматизация процедуры планирования бюджета и движения денежных средств;

• Автоматизация процедур финансового контроля;

• Получение отчетов об исполнении бюджета и движении денежных средств.

В состав подсистемы автоматизации ФС включены следующие модули:

• База данных ФС (SQL_BOSS)

2.2. Функции модуля «База данных Финансовой службы (ФС)».

Модуль «БДФС» обеспечивает выполнение исследующих функций:

2.2.1. Автоматизация операций по регистрации, акцептованию расходных документов (документов для начислений):

• Формирование и регистрация расходных документов

• Акцептование расходных документов

• Осуществление поиска расходных документов

2.2.2. Автоматизация процедуры бюджетных начислений по расходным документам:

• Формирование распределения по начислениям суммы платежа, приходящегося на расходный документ

• Осуществление поиска, отбора, изменения бюджетных начислений

2.2.3. Автоматизация процедур регистрации, оформления, акцептования платежных документов:

• Формирование и регистрация платежного документа на основании расходного документа

• Акцептование документа руководителем финансового департамента

• Акцептование документа главным бухгалтером или президентом

• Оформление отметки об оплате документа

• Установление связи между платежным и расходным документом

2.2.4. Автоматизация процедуры планирования и движения денежных средств:

• Ведение иерархического справочника расчетных статей бюджета

• Автоматизация заполнения бюджетных заявок от подразделений

• Формирование плана бюджета на год

• Формирование прогноза исполнения бюджета

• Обеспечение просмотра расходных, платежных документов и начислений по статьям бюджета

• Формирование плана движения денежных средств на год

• Формирование оперативного (пятидневки) плана движения денежных средств

2.2.5. Получение отчетов об исполнении бюджета и движении денежных средств:

• Формирование отчетов по исполнению бюджета и остаткам бюджетных средств

• Формирование отчетов об исполнении планов движения денежных средств

2.2.6.Формирование информации об остатках на расчетных счетах.

2.2.7.Ведение и просмотр базы данных справочников:

• Справочник статей расчетов

• Справочник видов финансовых отчетов

• Справочник статусов отчетов

• Справочник типов расходных документов

• Справочник счетов и реквизитов

• Справочник способов оплаты

• Справочник типов платежа

• Справочник статусов платежа

Результаты работы представлены в приложении.

3. Заключение.

В результате внедрения подсистемы автоматизации Финансовой службы SQL_BOSS значительно усовершенствовался документооборот и достигнуты следующие цели:

1. Полное и своевременное отражение информации о планируемом и фактическом выполнении работ/услуг, оплате работ/услуг.

2. Совершенствование системы бюджетного контроля.

3. Распределение полномочий и ответственности между Президентом, Финансовым директором и ответственным за исполнение бюджета в процессе бюджетного контроля.

Так как система находится на стадии внедрения и постоянной доработки, не исключены и дальнейшие положительные изменения в работе Компании.

Литература.

Все материалы для отчета – рабочие документы, предоставленные руководством и сотрудниками ЗАО «Телмос»

Приложение.

Финансовая модель и архитектура системы бюджетирования

Цели и задачи бюджетирования

Главный смысл бюджетирования сводится к повышению финансово-экономической эффективности и финансовой устойчивости предприятия путем координации усилий всех подразделений на достижение конечного, количественно определенного результата.
Внедрение системы бюджетирования позволяет предприятию:

• cоставлять реальные прогнозы финансово-хозяйственной деятельности

• вовремя обнаруживать наиболее узкие места в управлении предприятием, используя
  инструменты многовариантного анализа

• быстро подсчитать экономические последствия при возможных отклонениях от намеченного плана при помощи финансовых моделей и принять эффективное управленческое решение

• скоординировать работу структурных подразделений и служб на достижение поставленной цели

• повысить управляемость компании за счет оперативного отслеживания отклонений факта от плана и своевременного принятия решений.

Ожидаемые результаты после внедрения бюджетирования:

 внедрение процедур регулярного финансового планирования и контроля над исполнением бюджета;

 обучение специалистов финансовых служб методикам финансового планирования и анализа;

 составление годового бюджета предприятия;

 улучшение управляемости компании за счет наделения полномочиями, установления ответственности менеджеров компании и совершенствования оргструктуры;

 улучшения финансовых показателей работы компании за счет совершенствования системы финансового планирования и контроля.
Основные функции системы бюджетирования:

 постановка плановых финансово-экономических целей;

 контроль достижения плановых целей посредством своевременного сопоставления фактических и запланированных результатов;

 анализ причин вызвавших отклонения;

 корректировка планов.

Заметим, что в широком смысле бюджетирование понимается как система тотального планирования и контроля целей, потенциала, мероприятий и ресурсов, необходимых для их достижения. Как средство бюджетирование является инструментом достижения более высоких результатов деятельности организации посредством повышения эффективности процессов управления. С помощью этого инструмента, можно описывать будущие и фактически произошедшие события во взаимосвязи с процессами происходящими на предприятии и подразделениях, что дает возможность определить, каким образом получился именно такой результат, а не другой, а также помогает определить, что и как нужно сделать для того, чтобы получить желаемый результат. Очевидно, что для этого требуется качественное понимание и количественное описание целей, потенциала, воздействий и реакций на эти воздействия.

 При постановке бюджетирования сначала определяются форматы и регламенты. Затем решается вопрос о том, как в рамках запрограммированых форматов осуществлять собственно финансовое планирование и вести учет

 Известна и другая точка зрения на выбор обоснованной последовательности решения этой задачи - сначала надо понять как можно планировать (т.е. понять, что есть методика финансового планирования), после чего определять возможные форматы и регламенты по организации процесса финансового планирования и бюджетирования в целом
В качестве иллюстрации второго подхода можно привести пример схемы организации бюджетирования на производственном предприятии. Сразу необходимо обратить внимание на то, что для каждого конкретного предприятия система бюджетирования будет органиазована по своему и вряд ли можно будет найти два предприятия, у которых будет одинаковвя система бюджетирования. Тем не менее, схема разработки и внедрения системы бюджетирования может быть общей для всех компаний (до определенного уровня декомпозиции), но результат применения данной технологии на разных предприятиях будет различаться, поскольку будут использоваться разные финансовые модели бюджетирования.
Финансовая модель бюджетирования определяет порядок и схему расчетов всех показателей бюджетных форм, принятых в компании.
Финансовая модель бюджетирования
При разработке финансовой модели бюджетирования необходимо учитывать основные ограничивающие факторы, влияющие на бизнес предприятия. Расчет бюджета предприятия должен начинаться с учета ограничивающих факторов. Если в первую очередь развитие бизнеса предприятия ограничивает емкость рынка, то расчет бюджета должен начинаться с бюджета продаж. Если ограничивающим фактором являются производственные мощности, т.е. сложилась ситуация когда все что не производит предприятие оно реализует и мощности загружены на 100 %, то расчет бюджета следует начинать с бюджета производства. Если развитие бизнеса в первую очередь ограничивает недостаток в сырье и материалах, т.е. сложилась ситуация когда все что не производит предприятие оно реализует, но мощности недогружены ввиду нехватки сырья, то расчет бюджета нужно начинать с бюджета снабжения. У разных бизнес-направлений предприятия могут различаться наборы ограничивающих факторов.
Отсюда следует, что, во-первых, финансовая модель бюджетирования может строиться отдельно по каждому бизнес-направлению, во-вторых, финансовая модель бюджетирования должна изменяться при изменении ситуации с ограничивающими факторами.

Таким образом можно сделать вывод, что финансовая модель бюджетирования формируется по влиянием следующих факторов:

 цели разработки финансовой модели (в т.ч. информация, необходимая руководителям компании для принятия решений);

 существующие ограничения;

 стратегия развития компании;

 архитектура бюджетной системы компании.
В соответствии с выбранной финансовой моделью бюджетирования необходимо определить архитектуру бюджетной системы компании.

Архитектура бюджетной системы
Для того, чтобы поддерживать финансовую модель бюджетирования необходимо определить бюджетной регламент, который будет определять организационную схему процесса финансового планирования и контроля на предприятии. Поэтому необходимо определить форматы описания бюджетной системы и бюджетного регламента.
Бюджетная система компании - совокупность процессов/функций, компонент бюджетирования и бюджетных регламентов, определяющих последовательность, правила, сроки и ответственных за расчеты бюджетов, формирование отчетов, анализ исполнения бюджетов и принятие решений (см. схему 1).
Процессы/функции бюджетирования - обособленные устойчивые вид деятельности, связанные с планированием, учетом, анализом и контролем финансово-экономических показателей деятельности компании.
Компоненты бюджетирования - состоит из двух разделов: объекты компании, по которым ведется бюджетирование и совокупность планов и отчетов системы бюджетирования.
Объекты бюджетирования - объекты компании, по которым ведется планирование, учет, анализ и контроль исполнения бюджетов (см. схему 2).
Набор объектов бюджетирования, который будет принят в компании, зависит от нескольких факторов, в том числе и от информации, используемой руководителями компании для принятия решений. Например, если при принятии решения о распределении финансовых ресурсов между направлениями деятельности компании необходимо знать оценку финансово-экономической эффективности каждого направления деятельности, то в число объектов бюджетирования должны входить бизнес-направления. Если в компании разработана и внедрена финансовая структура, то для эффективного управления компании необходимо вести планирование и контроль в разрезе центров финансового учета. Таким образом, в соответствии с разработанной финансовой моделью подбирается необходимый набор объектов бюджетирования.
Объекты бюджетирования:

 бизнес-направления;

 структурные звенья компании

 центры финансового учета

 основные бизнес-процессы компании

 проекты компании
Общая схема консолидации информации в системе бюджетирования представлена на схеме 8.6. Отсюда не следует, что в каждой компании обязательно должно вестись бюджетирования по всем представленным объектам. На схеме представлено наиболее полный возможный набор объектов бюджетирования. Конкретный набор объектов бюджетирования определяется исходя из конкретной компании в соответствии с принципом целесообразности усложнения системы бюджетирования. Некоторые компании на начальной стадии внедрения системы бюджетирования могут ограничиться только финансовыми бюджетами, т.е. внедрять систему финансового планирования и контроля по отношению только компании в целом, используя простые финансовые модели бюджетирования. В дальнейшем архитектура бюджетной системы может усложняться (по мере необходимости) и компания будет переходить на использование более сложных финансовых моделей.
Планы и отчеты бюджетной системы:

 Бюджеты;

 Отчеты;

 Отчеты по результатам бюджетного анализа.
Бюджет - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени плановые значения статей бюджета.
В соответствии с представленными объектами бюджетирования на предприятии могут составляться следующие бюджеты (см. схему 8.6):

 Операционные бюджеты - бюджеты бизнес-направлений; - бюджеты подразделений; - бюджеты центров финансового учета (ЦФУ); - бюджеты бизнес-процессов; - бюджеты проектов;

 Финансовые бюджеты (сводные бюджеты.): - бюджет доходов и расходов (прибылей и убытков); - бюджет движения денежных средств (кассовый бюджет); - бюджет по балансовому листу (прогнозный баланс). Бюджеты бизнес-направлений составляются по каждому направлению деятельности и содержат всю необходимую информацию для оценки их финансово-экономической эффективности, принятия решений о дальнейшем их развитии и финансировании.
Бюджеты подразделений составляются по каждому структурному звену компании в соответствии с действующей организационной структурой.
Бюджеты центров финансового учета (ЦФУ) составляются по каждому ЦФУ в соответствии с действующей финансовой структурой.
Если в компании действует финансовая структура, то можно ограничиться составлением бюджетов ЦФУ, а бюджеты по подразделениям, входящим в состав ЦФУ не строить.
Бюджеты бизнес-процессов составляются по каждому выделенному бизнес-процессу компании. Например, если в компании выделен бизнес-процесс "Сбыт", ему могут соответствовать следующие бюджеты: бюджет продаж, содержащий информацию о планируемых объемах реализации в натуральных и стоимостных показателях, и бюджет коммерческих расходов, содержащий информацию о планируемых расходах, связанных с реализацией продукции в объемах, заложенных в бюджете продаж.
Бюджеты проектов составляются по каждому проекту компании. Это могут быть проекты, непосредственно связанные с основной деятельностью компании и поэтому проводимыми на регулярной основе. Например, в компаниях, занимающихся оказанием различного рода услуг, проекты могут являться основным объектом планирования и контроля, поэтому необходимо будет вести бюджетирование по проектам. Также это могут быть единичные проекты, например, проект по расширению производственных мощностей или проект по созданию нового продукта.
Финансовые бюджеты - это консолидированные бюджеты компании. Финансовые бюджеты строятся по компании в целом или по центрам прибыли, т.е. по центрам финансового учета компании, по которым можно рассчитать финансовый результат. Финансовые бюджеты имеют стандартные форматы для всех компаний.
Что касается форматов операционных бюджетов, то для них не существует стандартных форматов. Каждая компания выбирает удобный для себя формат операционных бюджетов.
Отчет - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени фактические значения статей бюджета.
Форматы отчетов должны совпадать с форматами планов, иначе невозможно будет провести план/фактный анализ. На многих российских предприятиях процесс финансового планирования и контроля организован таким образом, что планированием занимается одна служба (например, плнаново-экономический отдел), а отчетную информацию подготавливает другой отдел (например, бухгалтерия). Причем плановая и отчетная информация готовится совершенно в разных форматах.
Отчет по результатам бюджетного анализа - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени основные выводы об эффективности исполнения бюджета и предложения по корректировке исходных гипотез и предположений на будущие периоды.
Регламент системы бюджетирования - документы, представляющие в систематизированной форме описание процедур финансово-экономического планирования, учета, анализа и контроля, действующие в компании.

Схема 1. Архитектура бюджетной системы компании

Постановка бюджетирования затрагивает все отделы и службы компании, а не только финансовую службу как принято считать, т.е. все будут задействованы в процессе бюджетирования, поэтому для эффективного функционирования системы бюджетирования необходимо наладить организационные процедуры внутри компании, поддерживаемые соответствующей организационной документацией.
Регламенты бюджетирования разделяют на временные и организационные.
Временной регламент бюджетирования включает в себя следующее:

 Временной регламент планирования;

 Временной регламент учета;

 Временной регламент анализа.
Организационный регламент бюджетирования включает в себя следующее:

 Организационный регламент планирования;

 Организационный регламент учета;

 Организационный регламент анализа.
Нет общей конфигурации бюджетной системы, которая подходила для всех предприятий и компаний.
Факторы, влияющие на архитектуру бюджетной системы компании:

 Организационная структура компании;

 Схема организации бизнесов компании;

 Финансовая модель бюджетирования.
Например, для компаний с проектной организационной структурой, в которых используются позаказная схема организации бизнес-процессов, т.е. нет массового поточного производства, планирование бюджетов идет от расчета показателей по отдельным проектам и их последующей консолидации и формирования сводной финансовой отчетности. Есть компании, которые при получении заказа вынуждены фактически разрабатывать новую продукцию (или модернизировать старую), например, компаниям, выполняющим заказы по пошиву одежды почти в каждом конкретном случае необходимо разработать дизайн по заказу, настроить производственные мощности, произвести в срок и с должным качеством.
Отличие бизнес-процессного описания от проектного заключается в том, что набор бизнес-процессов относительно постоянен, а что касается состава этапов проекта, то он может меняться от проекта к проекту (так в большинстве случаев и происходит).
Проектная архитектура бюджетирования чаще всего используется в компаниях, занимающихся оказанием услуг в различных областях деятельности, например, юридические, туристические, консультационные услуги, также она используется в строительных компаниях. По каждому строительному объекту обычно составляется свой план, бюджет и т.д.

Схема 2 Общая схема консолидации информации в системе бюджетирования

Следует отметить, что для целей бюджетирования не нужно детальное описание бизнес-процессов, а достаточно иметь грубую модель, которая позволяет, тем не менее, видеть картинку бизнеса по функциональным направлениям. Очевидно, что от точности моделирования бизнес-процессов зависит точность расчета бюджета по выбранной финансовой модели. Точность финансовой модели бюджетирования не будет превышать точность расчета бизнес-процесса, смоделированного с самой плохой точностью. Поэтому при выборе финансовой модели бизнес-процессов нужно придерживаться следующего правила: не следует строить финансовые модели бизнес-процессов, точность которых превышает точность финансовой модели бизнес-процесса, с которого начинается расчет финансовой модели бюджетирования. Например, если расчет бюджета предприятия (бизнес-направления) начинается с бюджета продаж (первый ограничивающий фактор - рынок), то нет смысла детально моделировать производственные процессы предприятия, поскольку точность расчета бюджета по данной финансовой модели не будет превышать точность расчета бюджета продаж. Таким образом, в данном случае детализация финансовой модели по любому из бизнес-процессов, кроме сбыта, приведет только к усложнению расчетов, форматов бюджетов, регламента бюджетирования и в конечном итоге предприятие затратит много времени и сил, а полученный результат не будет соответствовать затраченным усилиям не его получение.
Пример этапов постановки бюджетирования.
Существует множество различных схем постановки технологии бюджетирования на предприятии. Тем не менее, в каждой из этих схем должен быть обязательный элемент, связанный с описанием и анализом действующей на данный момент системы бюджетирования, т.к. на всех предприятиях обязательно присутствуют элемены финансового планирования и контроля, но на одних предприятиях данная технология поставлена более четко чем на других.
Для внедрения в компании системы бюджетного управления необходимо осуществить следующие мероприятия:

1. Экспресс-диагностика деятельности компании
1.1. Организационная диагностика:

• структурная схема компании

• штатное расписание

• должностные инструкции

• другие организационные документы, регламентирующие деятельность компании
  1.2. Финансово-экономический анализ деятельности компании за предшествующие периоды - анализ динамики финансово-экономических показателей
  1.3. Описание и анализ существующей системы финансового планирования и контроля
  1.4. Функциональная диагностика по направлениям:

• сбыт

• производство

• снабжение

• НИОКР

• общефирменные службы
  1.5. Информационная диагностика - анализ информационных потоков в функциональных разрезах:B

• сбыт

• производство

• снабжение

• НИОКР

• общефирменные службы
  2. Построение финансово-экономической модели бюджетирования
  2.1. Определение основных целей и задач системы бюджетирования - формирование перечня количественных показателей деятельности компании и подразделений, которыми руководителям необходимо располагать для принятия управленческих решений
  2.2. Анализ источников информации, которые можно будет использовать при проведении планово-контрольных расчетов по компании и подразделениям
  2.3. Построение информационной модели формирования плановой информации по компании и подразделениям
  2.4. Построение информационной модели формирования фактической информации по компании и подразделениям
  2.5. Построение информационной модели анализа исполнения бюджета компании и подразделений
  2.6. Определение перечня и состава аналитических и управленческих отчетов, необходимых для функционирования модели бюджетирования по направлениям:

• Компания в целом

• Функциональные направления:

• сбыт;

• производство;

• снабжение;

• НИОКР;

• общефирменные службы.
  3. Формирование организационных процедур функционирования системы бюджетирования
  3.1. Определение порядка формирования плановых показателей бюджета компании и подразделений
  3.2. Определение порядка формирования фактических показателей бюджета компании и подразделений
  3.3. Определение порядка контроля исполнения бюджета компании и подразделений
  3.4. Организационный порядок проведения анализа исполнения бюджета компании и подразделений
  3.5. Организационный порядок проведения корректировки планов целей, мероприятий и бюджетов подразделений и компании в целом
  4. Проведение организационных изменений в компании
  4.1. Открытие дополнительных подразделений для поддержки функционирования системы бюжетирования
  4.2. Определение дополнительных функций и обязанностей, связанных с поддержкой функционирования системы бюджетирования
  4.3. Формирование и введение в действие пакета организационных документов, регламентирующих функционирование системы бюджетирования

Cистемы бюджетирования - критерии оценки.

Интерес к системам бюджетирования и финансового планирования в последнее время значительно вырос. Всего 2 года назад было проблематично найти информацию о специализированных системах бюджетирования - слишком мало было предложений на российском рынке. В настоящее время авторам статьи удалось отыскать сведения о более чем 30 системах бюджетирования. /Валерий Чаусов, Генеральный директор компании Intersoft Lab и другие/ 

Критерии оценки систем бюджетирования

Дата: 20-01-2002
Авторы: Валерий Чаусов - Генеральный директор компании Intersoft Lab
Александр Ашкинадзе - Генеральный директор консалтинговой компании "ТрастКонто"

Интерес к системам бюджетирования и финансового планирования в последнее время значительно вырос. Всего 2 года назад было проблематично найти информацию о специализированных системах бюджетирования - слишком мало было предложений на российском рынке. В настоящее время авторам статьи удалось отыскать сведения о более чем 30 системах бюджетирования в российских ресурсах сети Интернет. Представленные на рынке системы бюджетирования как иностранного, так и отечественного производства, разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки функциональности и ориентации на сферу деятельности и размер предприятия. Неудивительно, что многим потенциальным пользователям сложно разобраться, какая именно система бюджетирования наиболее подходит им из всех систем, представленных на рынке.

Задачей данной статьи является формирование критериев оценки систем бюджетирования, применение которых к конкретным программным продуктам может служить хорошей методической базой для тех, кто всерьез озабочен проблемой выбора системы бюджетирования.

Эталонная система бюджетирования

Представим собирательный образ системы бюджетирования, содержащий большинство функций и свойств различных систем. В сравнении с ним можно объективно определить достоинства, недостатки и особенности систем бюджетирования, представленных сегодня на российском рынке. Итак, рассмотрим элементы технологии бюджетирования и подходы в их автоматизации с четырех позиций:

• Состав и свойства информационных объектов системы бюджетирования.

• Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования.

• Организация работы пользователей с системой.

• Архитектура, платформа и средства интеграции.

Состав и свойства информационных объектов

Первое, на что стоит обратить внимание при рассмотрении системы - это состав ее информационных объектов. Они характеризуют информационную мощность системы - определяют, какими понятиями и в какой степени детализации можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию.

1. Измерения бюджетных планов статей. Планирование и анализ бюджета - как правило, многомерная задача. Одни и те же цифры требуется рассматривать в разрезе организационно-штатной или финансовой структуры, в различных финансовых инструментах, в разрезе поставщиков, потребителей, продуктов и услуг. Все эти измерения бюджетных статей должны характеризоваться соответствующими справочниками. Как минимум, этих справочников в системе должно быть четыре:

   1. Организационно-штатная и финансовая структура. Этот справочник обязательно должен быть иерархическим и допускать неограниченную вложенность уровней структуры. При этом необходимо различать как структурные (или финансовые) подразделения, так и менеджеров, ответственных за тот или иной участок планирования. В финансовой структуре находит отражение иерархия центров прибыли, затрат, финансовой ответственности, отчетности, ценообразования, управления ресурсами и других центров, определенных методикой бюджетирования. Хотя для начала работы с бюджетом обычно хватает первых трех видов.

   2. Валюты, курсы. Как правило, консолидированный бюджет в конце концов приводится к какой-нибудь одной валюте. Иногда требуется его представление в других валютах (чаще всего - только в одной дополнительной). На первый взгляд, для этой цели можно обойтись простым пересчетом бюджета из одной валюты в другую. Однако, если принять во внимание процесс планирования и учета, то окажется, что на этих этапах просто необходимо вводить значения в систему в разных валютах. Следовательно, в системе должно найти отражение ведение курсов валют. Лучше, если в системе можно вести различные виды курсов. Эта особенность может существенно пригодиться при учете внешних и внутренних цен предприятия.

   3. Продукты, услуги, материальные ценности. В той же степени, как и для валют, существует потребность в справочнике товарно-материальных ценностей. Для производственных или торговых предприятий планирование бюджета неразрывно связано с их номенклатурой. Что же касается хозяйственной деятельности предприятий, то независимо от сферы их деятельности, смету капитальных вложений или хозяйственных расходов всегда удобнее вести в натуральном измерении. Но, поскольку бюджет - это финансовый документ, наличие в системе цен на товары и услуги для приведения натурального учета к денежному просто необходимо.

   4. Клиенты, потребители и поставщики. Такое измерение бюджетных статей может не присутствовать в упрощенном варианте системы бюджетирования. Однако, при планировании и особенно при учете всегда имеется желание и возможность указать - для каких контрагентов выполняются операции. Если нет такого измерения бюджетной строки, то информация о клиентах, потребителях и поставщиках все равно присутствует в системе в виде примечаний, комментариев к статьям или бюджетным строкам и т.д.. Если же эту информацию структурировать в виде еще одного классификатора бюджета, то появляется возможность вести планирование бюджета с позиций ориентации предприятия на своих клиентов (потребителей). А это, в свою очередь, дает дополнительную, очень ценную информацию при анализе бюджета для предприятий, ориентированных на рынок. Также наличие справочников потребителей и поставщиков существенно упрощает ввод информации в систему при планировании и учете.

2. Бюджетные планы статей - это информационное "сердце" системы бюджетирования. Статьи бюджета в разрезе перечисленных выше справочников объединяются в планы статей по своему назначению. Сколько в системе бюджетирования должно присутствовать таких планов статей? Как минимум три: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, а также бюджет активов и пассивов (баланс). Но, как правило, для более полного учета специфики работы предприятия, реализации определенной методики бюджетирования и создания удобных в эксплуатации рабочих мест применяются исходные и производные планы:

• бюджет продаж и бюджет закупок, в стоимостном и натуральном выражении, определяющие бюджет операционной деятельности (прямые доходы и расходы), бюджет размещения и привлечения ресурсов, бюджет по бизнес-направлениям, бюджет проектов - это далеко не полный список видов бюджетов, применяемых для построения бюджета доходов и расходов;

• смета капитальных вложений, план резервов, определяющие косвенные расходы и другие виды расходов, необходимые для получения общей картины доходов и расходов и движения денежных средств;

• бюджет движения финансовых ресурсов - специфичный для кредитных учреждений план, бюджет движения товаров, запасов, бюджет задолженности (БДДС в разрезе дебиторов и кредиторов), платежный календарь - средство контроля расходования средств;

• а также: управленческий баланс, финансовый план и другие вспомогательные таблицы, облегчающие расчет финансовых результатов.

Существенный вопрос - это способ реализации в системе перечисленных видов планов. Если в системе их количество ограничено, то это означает, что система существенным образом ориентирована на определенную методику бюджетирования или специфику деятельности предприятия. В этом случае трудно говорить об ее универсальности. Как ни странно, но чем меньше в системе видов планов, тем более универсальной она является и может быть настроена на совершенно различные технологии бюджетирования.
Основой планов является бюджетная статья. В "рафинированном" виде - это строка с названием и числовым значением, а также со значениями справочников, определяющих измерения бюджетной статьи. Но для полноценной работы с бюджетом этого часто бывает недостаточно. Поэтому у бюджетных статей могут присутствовать следующие свойства:

• Хранение значений во временных периодах - день, месяц, квартал, год - для обеспечения различных режимов планирования и учета (год по кварталам, квартал по месяцам и т. д.), а также для выполнения всестороннего анализа бюджета.

• Неограниченная иерархия статей бюджета - для обеспечения процессов агрегации и "сверления" информации (drill down) при анализе структуры бюджета.

• Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение - абсолютное и процентное.

• Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении.

• Дополнительная аналитика статей, необходимая для реализации таких возможностей, как, например, учет остатка невыполнения плана в условиях его перевыполнения внеплановыми операциями.

• Проводки по бюджетным статьям, позволяющие документировать изменение значений статей.

1. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических значений бюджетных статей. Ее наличие в системе бюджетирования является признаком развитых систем. Она устраняет ограничения "табличного" представления информации о бюджете, реализованного только в виде планов статей. К первичной информации для бюджетирования относятся:

   • Бюджетные строки и бюджетные документы, заявки, сметы, контракты, договора, платежные документы и другие виды документов, на основании которых выполняется расчет значений статей.

   • Объекты поддержки финансовой логики: аналитические и синтетические бухгалтерские счета с проводками, счета управленческого учета, механизмы двойной записи, показатели, нормативы.

Наличие в системе первичной информации может являться как существенным подспорьем при автоматизации процессов бюджетирования, так и быть источником существенных затрат в эксплуатации. Как правило, первичная информация, необходимая для системы бюджетирования присутствует и в других системах автоматизации предприятия - в системах автоматизации бухгалтерии, внутреннего хозяйства (зарплата, основные фонды), системах автоматизации основной и оперативной деятельности. Дублирование этой информации в системах может привести как большому объему ее повторного ввода в систему бюджетирования, так и к разработке сложных систем интеграции. Решением этой проблемы является применение технологии Хранилищ данных с мощными средствами интеграции приложений, обеспечивающими надежное взаимодействие системы бюджетирования с другими системами автоматизации предприятия.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Алгоритмы системы бюджетирования - это интеллектуальные автоматические калькуляторы, которые обеспечивают расчет значений бюджетных статей. Чем больше в системе алгоритмов и процедур расчета, чем более они разнообразны - тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса бюджетирования. Множество стадий процесса бюджетирования, сложность организационной и финансовой структуры предприятия, разнообразие подходов в планировании и расчете фактических показателей приводят к необходимости применения разнообразных алгоритмов:

1. Алгоритмы планирования. Как правило, максимальное внимание в системах бюджетирования уделяется именно технологии планирования. Алгоритмы планирования различаются по своему назначению:

   • Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Обеспечивает на основании значения статьи за один временной промежуток (например, квартал) рассчитать значения статьи за другие временные промежутки (например, месяц).

   • Расчет значений статей по ЦФО. При планировании "сверху-вниз" позволяет вычислять значение статьи для разных ЦФО на основании целевого значения статьи. При этом применяются как весовые коэффициенты, так и справочники коэффициентов.

   • Применение статистических методов расчета для отражения в бюджете логики объемных операций, учет сезонных колебаний, ритейловых операций. Применение шаблонов расчета статей и настроек в виде языка формул.

   • Расчет значений статей на основании значений других статей.

   • Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации.

   • Обеспечение процесса планирования "от достигнутого" - перенос значений статей с предыдущего периода, как планового, так и фактического с использованием коэффициентов и без них.

   • Моделирование "что если". Пересчёт исходного распределения значений статей на основании изменения одного из запланированных показателей.

   • Реализация технологии "скользящего бюджета", когда временной горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один месяц вперед по окончании очередного отчетного периода.

2. Алгоритмы учета исполнения бюджета. Порой, при рассмотрении систем бюжетирования, незаслуженно мало внимания обращается на задачи автоматизации учета исполнения бюджета. И совершенно напрасно. Если при планировании бюджета больше ручного труда и интеллектуальной работы специалистов, то учет фактов при исполнении бюджета в большей мере поддается автоматизации. Особенность алгоритмов учета исполнения бюджета заключается в том, что они во многом зависят от вида систем автоматизации на предприятии, состава данных в них и принятой учетной политики. Различаются два вида алгоритмов:

   • Учет факта на основании данных бухучета. Это алгоритмы расчета значений статей на основании остатков, оборотов и проводок по счетам бухгалтерского учета. При этом применяются фильтры по маске, корреспонденции счетов, признакам аналитики, таблицы разноски по статьям и многие другие приемы, позволяющие получить в автоматическом режиме максимум информации для учета исполнения бюджета.

   • Расчет значений статей по данным внесистемного учета, по бюджетным документам и другой первичной информации. Он возможен только в системах с расширенным набором информационных объектов. Если сложности с получением первичной информации в системе бюджетирования решены, то алгоритмы расчета будут представлять собой набор специализированных процедур, ассоциированных с видами документов.

3. Агрегация и консолидация - алгоритмы, в равной мере применяемые как при планировании, так и при фактическом учете.

1. Агрегация - это расчет значений статей по временным периодам. Например, квартальных значений - на основании ежемесячных. Агрегация должна выполняться по всем измерениям и иерархиям бюджетных статей, валютам, контрагентам и т.д. Это простые алгоритмы, но они требуют значительной вычислительной мощности системы.

2. Консолидация финансовых и количественных значений статей. Это тоже алгоритмы, агрегирующие значения статей нижестоящего уровня в значения статей вышестоящего уровня. Но в данном случае речь идет о консолидации бюджетов ЦФО вплоть до бюджета всей организации. Исторически сложилось так, что этот алгоритм агрегации имеет отдельное название "консолидация", поскольку это не только вычисления, но и отдельная технология по получению данных от ЦФО при участии в процессе бюджетирования многих менеджеров. По способу реализации алгоритма консолидации существенно отличаются системы бюджетирования с "таблично-файловой" организацией данных от систем с единой базой данных. В первом случае - это множество операций, в том числе и неавтоматизированных, наличие специального рабочего места для "консолидатора". Во втором - автоматическая процедура, мало отличающаяся в своей реализации от агрегации.

1. Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы призваны обеспечить перераспределение доходов и расходов по ЦФО в связи с учетом общекорпоративных затрат, а также при применении внутреннего ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т.д.
   Учет общекорпоративных затрат, как правило, выполняется в "обеспечивающих" подразделениях - АХО, служба автоматизации, автопарк и т.д. Также к этим затратам относятся затраты на управление, коммунальные платежи и т.д. Задача алгоритмов аллокации - перенести выполненные или планируемые общекорпоративные затраты на ЦФО в соответствии с установленными правилами. Нередко аллокации рассматриваются не только как набор алгоритмов разноски значений статей, но и как последовательность выполнения этих алгоритмов, когда исходными данными для расчета являются результаты предыдущих этапов расчета аллокаций.
   Трансферты применяются в условиях полного или частичного хозрасчета на предприятии. Покупка и продажа ресурсов между ЦФО по внутренним ценам приводит к искажению картины доходов и расходов по ЦФО при их прямом учете. Трансферт (перенос) части затрат или доходов со статей одного ЦФО на другой в соответствии с правилами внутреннего ценообразования необходим для адекватной оценки деятельности ЦФО. Как для аллокаций, так и для трансфертов в системе бюджетирования должен присутствовать ряд механизмов, позволяющий настроить расчеты в соответствии с принятыми на предприятии правилами:

• Использование шаблонов при разноске значений статей - самый простой в использовании механизм для пользователей. Однако он отличается максимальной жесткостью и не всегда способен удовлетворить требованиям различных методик бюджетирования.

• Использование нормативов и дополнительных справочников при разноске значений статей является расширением механизма шаблонов, позволяющим при описании алгоритмов оперировать массовыми данными. Например, они используются для разноски затрат на аренду в соответствии с занимаемыми ЦФО площадями.

• Использование языка формул, как правило, позволяет реализовать практически все требования методик бюджетирования, однако неаккуратная их реализация в системе может привести к длительным по времени вычислениям.

• Скриптовый язык - максимально гибкий инструмент для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов и наиболее эффективный с точки зрения исполнения, однако его применение требует знания программирования.

4. Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково важны как при планировании, так и при учете исполнения бюджета. Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала, прибыль, оборачиваемость активов - все это показатели технологии финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных этапов бюджетирования. Как правило, алгоритмы их расчета просты по своей сути, но их наличие в системе трудно переоценить, поскольку они предоставляют информацию о наиболее критических параметрах управления при анализе деятельности предприятия.

Реализация алгоритмов - очень ответственная задача для разработчиков систем бюджетирования. Алгоритмы затрагивают в системе взаимосвязанные данные, поэтому кажущаяся мощь алгоритмов на практике может вылиться в непозволительно длительное время отклика системы, которая будет занята постоянным пересчетом данных. Поэтому эффективность работы алгоритмов можно проверить только на реальных объемах данных.

Организация работы пользователей с системой

Большее влияние на выбор системы оказывает практика бюджетирования на предприятии. А именно - сколько управленцев и в какой мере вовлечены в процесс бюджетирования. Если бюджетированием занимается в основном плановый отдел, а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне сводных показателей, то зачастую достаточно применения Excel с прилагающимся к нему специалистом, выполняющим консолидацию данных. Но если подразделения имеют больше ответственности, то тут необходима организация коллективной работы с бюджетом. А ее реализация серьезно отличает одну систему от другой. Существует два принципиально разных подхода при автоматизации коллективной работы с бюджетом:

• Файловая система бюджетирования.

• Система бюджетирования с единой базой данных.

При рассмотрении этих подходов также необходимо учитывать такой вопрос, как территориальная распределенность предприятия (наличие у него филиалов). Это важно, поскольку в Центральном офисе может быть принята одна технология, а для взаимодействия с филиалами - другая, или какой-либо компромисс между ними.

1. Файловая система бюджетирования. Одним из самых наглядных представителей систем бюджетирования с файловой организацией является система бюджетирования, построенная с применением Excel. Каждый специалист, участвующий в процессе бюджетирования работает со своей персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая организация работы с бюджетом - проста и понятна. Однако, слабой стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии участников бюджетного процесса и высокие накладные расходы при выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в процессе планирования возможно только до момента передачи файлов участникам процесса бюджетирования, а интерактивное планирование, защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие, количество итераций при планировании существенно ограничивается объективно существующими временными рамками.

2. Система бюджетирования с единой базой данных. Это более современный подход, чем файловая организация системы бюджетирования, поскольку он основывается на технологии "клиент-сервер". Этот подход обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными. В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой данных предполагает наличие в организации своего администратора. Поэтому система бюджетирования с единой базой данных может оказаться избыточной для малых организаций.

3. Организация взаимодействия с удаленными филиалами. Наличие филиалов подразумевает дополнительную задачу по обеспечению взаимодействия с ними при планировании и учете. Это отдельная технология, и она как может присутствовать в системе бюджетирования, так и может быть опущена. Для файловых систем бюджетирования наличие удаленных филиалов совершенно некритично, поскольку время передачи файла от центра консолидации любому участнику процесса гораздо меньше, чем сам период самостоятельной работы специалиста со своей локальной таблицей. Системы бюджетирования с единой базой данных для организации взаимодействия с удаленными пользователями требуют наличия устойчивых каналов связи. В последнее время все чаще для этой цели используется Интернет, позволяющий применение "тонкого" клиента для интерактивного взаимодействия удаленных пользователей с единой базой данных.

4. Удобства в работе с системой. Это функциональность систем, направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с системой и друг с другом. Эти "маленькие радости" могут коренным образом изменить отношение пользователей к системе бюджетирования:

   • Лимиты, защищенные статьи. Возможность руководителям ЦФО более высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей для ЦФО нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять планирование.

   • Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с целью предотвращения их несанкционированного изменения.

   • Примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье, который совместно ведут участники бюджетного процесса при согласовании ее значения.

   • Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе отклонений.

   • Контроль ошибок. Поскольку система бюджетирования, помимо всего прочего, - это широкий набор алгоритмов и взаимосвязанных вычислительных процессов, то наличие в системе средств протоколирования хода расчетов позволяет оперативно разобраться в возможных коллизиях и противоречиях значений бюджетных статей.

   • Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета. Как правило, достаточно наличие трех видов - "оптимистичный", "пессимистичный" и "оптимальный".

   • Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные ограничения временных периодов бюджетирования при планировании значений статей, отражающих различные сферы деятельности предприятия.

   • Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Эта возможность наиболее эффективно решается в системах бюджетирования с единой базой данных.

   • Средства анализа бюджета. К ним относятся - "сверление данных", OLAP-анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т.д. Например, реализация в технологии "отчет - одна кнопка" такой задачи, как сортировка итоговых результатов, при которой отображаются 10 продуктов, производство которых принесло компании наибольший доход с последующим переходом к анализу соотношения доходов от реализации "лучшей десятки" и общих доходов компании позволяет обеспечить высокую эффективность в работе с бюджетной информацией.

5. Секретность и безопасность данных. Бюджетирование, являясь составной частью комплексной системы управления предприятием, предъявляет повышенные требования к секретности и безопасности данных. Помимо задач по сохранности данных, решаемых средствами СУБД или операционной системы, система бюджетирования должна обеспечивать эффективное разделение доступа к системе для пользователей.

Типы пользователей и права доступа. Поскольку система бюджетирования, как правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно, все они могут обладать различными ролями в процессе бюджетирования. Типы пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым в конкретном предприятии. Наличие жестких ролей в системе может войти в противоречие с принятой на предприятии политикой в области безопасности информации. В связи с этим, наиболее предпочтительным является наличие возможности моделирования групп пользователей.
Фиксация действий пользователей, а также событий по выполнению алгоритмов расчетов, передачи данных и других функций в системном журнале - может характеризовать систему бюджетирования, как достаточно развитую в плане безопасности данных.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Характеристика системы бюджетирования, интересная в первую очередь программистам и администраторам систем, может оказать существенное влияние на процесс выбора, поскольку она должна удовлетворять общей концепции автоматизации предприятия. В первую очередь с позиций автоматизации рассматриваются следующие вопросы:

1. Архитектура. Как указывалось выше, самым важным вопросом при рассмотрении архитектуры системы, оказывающим при этом существенное влияние на саму технологию бюджетирования, является ее построение в виде файловой системы или системы с единой базой данных. Архитектура системы с единой базой данных подразумевает применение технологии "клиент-сервер". Эта архитектура может быть реализована как двухуровневая, так и многоуровневая (с выделенным сервером расчетов, сервером для организации взаимодействия с пользователями и т.д.) Для систем с единой базой данных следует различать виды применяемых баз данных:

   • Реляционная или многомерная база данных. Многомерная БД может применяется не только в связи с необходимостью многомерного представления бюджетной статьи, но и с целью ускорения вычислений множества алгоритмов, применяемых при бюджетировании.

   • Наличие Хранилища данных предъявляет особые требования к построению базы данных системы бюджетирования. Как правило, Хранилище данных применяется для решения задач финансовой консолидации данных системного и внесистемного учета, а также использования этих данных при автоматизации учета исполнения бюджета.

2. Программно-аппаратная платформа - сервер базы данных и сервера приложений, платформа для организации рабочих мест, требования к сетевым коммуникациям.

3. Средства расширения функций системы:

   • Наличие в системе генераторов отчетов. К ним могут относиться специализированные конструкторы отчетов, OLAP-средства, встроенные генераторы отчетов типа "одна кнопка" для конечных пользователей.

   • Наличие в системе языка формул и/или скриптового языка - для реализации алгоритмов расчетов.

   • Открытый API для программиста. Он важен для предприятий, ориентированных на существенное развитие системы собственными силами.

4. Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия:

   • Возможности по интеграции с офисными приложениями - Excel, Word, электронной почтой должны быть представлены на уровне современных технологий.

   • Применение XML для интеграции с другими системами автоматизации предприятия является признаком современной системы бюджетирования.

Разумеется, советы по применению перечисленных в статье критериев оценки ни в коей мере не претендует на сборник готовых рецептов при выборе системы бюджетирования. Для обоснованного выбора системы и ее поставщика необходимо глубокое изучение как самих систем, так и условий их поставки, внедрения и сопровождения.

Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий, кредитных учреждений и других организаций.

Авторы: Елена Королева - руководитель группы документации компании Intersoft Lab
Александр Галашкин - руководитель проекта компании Intersoft Lab

Статья продолжает цикл, посвященный обзору предлагаемых сегодня на российском рынке автоматизированных систем бюджетирования для предприятий, кредитных учреждений и других организаций.

В первой статье цикла была сформулированы и обоснованы критерии, которым должна соответствовать система, предназначенная для ведения бюджета. В этом материале в рамках данных критериев рассмотрен класс систем бюджетирования, ориентированных на крупные многофилиальные организации и корпорации. Оценка систем дана по следующим направлениям:

• состав и свойства информационных объектов, которыми можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию;

• функциональность и алгоритмы, автоматизирующие этапы бюджетного процесса;

• организация работы пользователей;

• архитектура, платформа и средства интеграции системы.

В обзор статьи вошли системы:

• Контур Корпорация. Бюджет. Разработчик: Intersoft Lab. Партнер: ТрастКонто.

• Comshare MPC. Разработчик: Comshare Software. Партнер: Корус Консалтинг.

Отметим, что функциональность этих систем шире автоматизации бюджетного планирования, они имеют в своем составе развитые средства сбора информации и механизмы финансовой логики.

Дабы избежать претензий и оставаться корректным по отношению к поставщикам систем бюджетирования, сообщаем, что обзор базируется на публичной информации, открыто предоставляемой самими поставщиками, а именно:

• Презентации систем бюджетирования, собранные усилиями проекта "Корпоративные финансы" на новом информационном CD-диске, полностью посвященном системам бюджетирования.

• Информация с веб-сайтов компаний-производителей систем бюджетирования и консалтинговых компаний, продвигающих их на российский рынок.

• Частные консультации представителей поставщиков систем бюджетирования.

• Мнения и суждения о системах бюджетирования из известных интернет-форумов www.bankir.ru, www.cfin.ru.

Контур Корпорация. Бюджет

Российская разработка, предназначенная для ведения оперативного бюджета многофилиальных организаций и корпораций. Система построена на базе Хранилища данных, обладает механизмом сбора и консолидации финансовой информации из различных источников и полностью готова к интеграции, как с российскими, так и с зарубежными АБС.

В системе предложена современная методика бюджетирования в рамках финансовой структуры организации (с выделением центров финансовой ответственности, центров прибыли и затрат), которая позволяет решить ряд задач управленческого учета, таких как эффективное расходование средств, планирование доходов, контроль деятельности подразделений. Наличие готовой методики позволяет быстро внедрить систему.

Кроме того, система может рассматриваться как инструментальное средство для реализации собственных методик ведения бюджета.

Контур Корпорация. Бюджет обеспечивает взаимосвязь данных бухгалтерского и управленческого учета. В едином Хранилище системы можно собирать первичные бухгалтерские данные (счета, документы с проводками по счетам и др.) всех удаленных подразделений и использовать их для решения задач управленческого учета, в частности, для расчета фактического исполнения бюджета и показателей финансового результата.

На сегодняшний день система успешно внедрена и функционирует в ряде банков России и стран ближнего зарубежья.
Состав и свойства информационных объектов
Измерения бюджетных статей

Система поддерживает все необходимые измерения для ведения бюджета многофилиальной организации. Бюджет можно планировать и анализировать в следующих разрезах:

• Организационно-штатная и финансовая структура.
  Система обеспечивает детализацию бюджета по структурным единицам и центрам финансовой ответственности организации. Для настройки оргштатной структуры предприятия предлагается справочник, в котором можно задать структуру подразделений (количество уровней иерархии подразделений не ограничено). В этом же справочнике подразделения предприятия можно распределить по финансовой структуре: сгруппировать центры прибыли и затрат по различным бизнес-направлениям, выделить центры инфраструктуры (центры общих затрат).

• Валюты, курсы.
  Вести бюджет можно в различных валютах. В справочнике финансовых инструментов может быть задано неограниченное количество валют. Для установки котировок валют могут использоваться различные виды курсов валют. Предоставляется возможность задавать период действия курса.

• Продукты, услуги, материальные ценности.
  Поддерживается планирование бюджета - составление финансового плана и сметы капитальных вложений в натуральных измерителях (продукты, услуги и др.). Имеется возможность ведения иерархического справочника видов продукции, справочника проектов и бизнесов.

• Клиенты, потребители и поставщики.
  Классифицировать статьи бюджета можно в разрезе субъектов, с которыми взаимодействует организация. В справочнике субъектов могут быть определены потребители, поставщики и др., а также установлены иерархические связи между ними. Это значит, что в системе можно хранить данные, например, по холдингу (группе компаний) и контролировать связи между отдельными клиентами.

Бюджетные планы статей

В системе предлагаются планы статей для ведения:

• бюджета доходов и расходов,

• бюджета активов и пассивов,

• бюджета движения денежных средств,

• сметы капитальных вложений,

• бюджета проектов (направлений деятельности).

Состав статей этих планов может быть изменен и настроен под задачи конкретной организации. Кроме того, можно дополнительно создать свои бюджетные планы, их состав неограничен.

Основные характеристики статей планов:

• Хранение значений во временных периодах. Периоды планирования бюджета в системе - год, квартал, месяц. Можно задавать периоды расчета консолидированных бюджетов по всем подразделениям.

• Иерархия статей бюджета. Иерархия статей бюджета неограниченна. Бюджетную статью можно детализировать на произвольное количество уровней подстатей.

• Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение. В бюджетном плане каждой структурной единицы (филиала, подразделения, отдела и т.п.) можно хранить собственные значения статей и консолидированные (сводные) по всем подчиненным подразделениям. План, факт, абсолютное и процентное отклонение приводятся для каждой статьи бюджетного плана. Отклонение рассчитывается автоматически.

• Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. Устанавливать значения статей можно в различных валютах и единицах измерения. Для организации расчета значений статей в едином эквиваленте необходимы дополнительные настройки.

• Дополнительная аналитика статей. Возможна детализация значения бюджетной статьи в разрезе объектов аналитического учета.

• Проводки по бюджетным статьям. Выполняются проводки сумм документов по статьям. Проводка документа односторонняя, т.е. его сумма учитывается на одной статье. Механизм проводок позволяет фиксировать изменения значений бюджетных статей.

Первичная информация

Система построена на базе Хранилища данных, в котором может быть собрана вся необходимая первичная информация для бюджетирования:

• Бюджетные строки и бюджетные документы. Для расчета значений бюджетных статей могут быть использованы бюджетные документы, заявки, договора, аналитические и другие виды документов, данные счетов и показателей.

• Объекты поддержки финансовой логики. Система обеспечивает сбор и хранение в едином Хранилище первичных данных бухгалтерского и управленческого учета: документов с проводками по счетам, остатков и оборотов по счетам, показателей. Эти данные можно использовать для автоматического расчета фактического исполнения бюджета.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Контур Корпорация. Бюджет использует широкий спектр встроенных алгоритмов вычисления значений бюджетных статей, предлагает язык формул и позволяет разработать собственные механизмы расчета.

Процедуры автоматического расчета статей предложены на всех этапах бюджетирования: Алгоритмы планирования

• Расчет значений статей по временному горизонту планирования. В системе предусмотрены:

  • автоматическая агрегация данных по времени (значения статей за весь период планирования, например, квартал рассчитываются по установленным значениям на меньший плановый период - месяц).

  • автоматическое распределение установленных значений статей на год по кварталам (или квартал по месяцам).

• Расчет значений статей по центрам финансовой ответственности (ЦФО). Штатный режим системы обеспечивает планирование "сверху вниз". По заданному целевому значению статьи можно вычислить значение статьи для разных ЦФО. Распределение целевого значения может выполняться равномерно по ЦФО и с учетом заданных весовых коэффициентов.

• Статистические методы расчет реализуются с помощью языка формул.

• Расчет значений статей на основании значений других статей. Штатный режим системы.

• Планирование "от достигнутого". Система позволяет строить планы на основании прошлых бюджетов. В план можно копировать значения статей прошлого периода, как плановые, так и фактические (копировать значения можно с учетом корректирующих коэффициентов).

• Моделирование "что если". Штатный режим. При изменении одного из запланированных показателей значения бюджетных статей пересчитываются.

• Реализация технологии "скользящего бюджета". В системе предусмотрена возможность планирования по кварталам с разбивкой по месяцам. По завершении отчетного периода за месяц можно выполнить планирование еще на месяц вперед. Таким образом реализуется "скользящий" бюджет - всегда есть запланированный "условный" квартал, границы которого передвигаются каждый месяц.

Алгоритмы учета исполнения бюджета

• Учет факта на основании данных бухучета.
  Предлагаемое в системе Хранилище ориентировано также на хранение первичных данных бухгалтерского учета. Механизм интеграции системы позволяет собирать эти данные из различных внешних источников, а специальные алгоритмы рассчитывать на их основе фактические значения бюджетных статей.

• Расчет значений статей по данным внесистемного учета.
  Штатные режимы системы обеспечивают расчет значений статей по данным внесистемного учета, находящимся в Хранилище (бюджетным документам, показателям и др. первичным данным).

Агрегация и консолидация бюджетных данных

• Агрегация значений статей.
  В системе выполняется автоматическая агрегация значений бюджетных статей по временным периодам и по иерархии статей в плане.

• Консолидация.
  Система обеспечивает автоматический расчет:

  • консолидированного бюджета (планового и фактического) по всем подразделениям и филиалам. Это позволяет планировать бюджет "снизу вверх", т.е. составлять планы отдельных подразделений и по ним рассчитывать общий бюджет.

  • сводных данных бухгалтерского учета по всем подразделениям.

Консолидированные состояния бюджетных статей можно рассчитывать как по организации в целом, так и по отдельным структурным единицам, например, по филиалу, имеющему подчиненные структуры со своим бюджетом.

Аллокации и трансферты

• Использование шаблонов при разноске значений статей.
  В системе аллокации и трансферты рассчитываются по заданному шаблону. Шаблон распределения общих затрат по ЦФО настраивается в таблице аллокаций. Для расчета трансфертов активы и пассивы группируются в портфели ресурсов, и на них устанавливаются трансфертные ставки.

• Использование нормативов и дополнительных справочников.
  Справочники системы расширяют механизм шаблонов расчета аллокаций и трансфертов, в них определяются:

  • базы распределений - показатели, пропорционально значениям которых будут распределяться аллокации;

  • ставки для расчета трансфертных платежей и др.

• Использование языка формул.
  Система имеет встроенный язык формул. С помощью формул можно задавать, например, алгоритм перекрестных распределений затрат (аллокаций) в виде системы линейных уравнений.

• Скриптовый язык.
  Для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов могут использоваться языки Python и Visual Basic.
  В ядро системы встроен интерпретатор языка Python, так что он может выполнять макросы, читая их из базы данных или из файла. Также в ядро встроены функции вызова интерпретатора Visual Basic Script, который является частью операционной системы Windows. Макросы на VB Script также выполняются из базы данных и из файла.

Алгоритмы расчета финансовых результатов

По итогам этапов бюджетирования (планирования, учета исполнения бюджета) рассчитывается ряд показателей, в частности, смета капитальных вложений по бизнесам и подразделениям, расходы на каждого сотрудника, финансовый план по бизнесам и подразделениям и др.
Организация работы пользователей с системой

Контур Корпорация. Бюджет поддерживает многопользовательскую работу и построение единого информационного пространства в процессе бюджетирования. Все участники бюджетного планирования могут работать с единым Хранилищем данных, также бюджетная информация может поступать в Хранилище из внешних источников.

Основные характеристики модели организации работы пользователей в системе:
Автоматизация коллективной работы с бюджетом

Пользователи могут работать с Хранилищем данных через клиентские приложения в локальной сети, через удаленных клиентов и web-клиентов. Пользователь может вводить, редактировать, просматривать и анализировать бюджетные данные, в зависимости от заданного для него уровня доступа.

Коллективно составляя бюджет в едином Хранилище, все пользователи могут интерактивно взаимодействовать друг с другом, обсуждая и согласовывая бюджетные показатели.
Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Участие в едином бюджетном процессе удаленных филиалов может быть обеспечено следующим образом:

• Организована работа с Хранилищем данных с помощью Internet-приложения. Web API системы позволяет организовать обмен данными между Хранилищем и Internet-браузером.

• Настроена связь удаленных клиентских приложений с Хранилищем через выделенный канал передачи данных.

• Использованы Excel-шаблоны. Можно задать плановые показатели филиала в специальном Excel-шаблоне, по нему автоматически будет сформирован XML-файл, из которого загрузчик импортирует данные в Хранилище.

Удобства в работе с системой

• Лимиты, защищенные статьи. Штатные режимы системы обеспечивают возможность установки ограничений на плановые показатели перед началом планирования в подразделениях. Руководители могут задавать лимиты на значения бюджетных статей подразделений, выше которых планировщики не смогут задавать показатели. Также руководители могут защищать от корректировки значения статьи.

• Утверждение статей и планов. После согласования любую статью бюджетного плана можно утвердить, после чего она будет заблокирована от изменений. Также можно утвердить целый бюджетный план, после чего будет запрещена корректировка всех его статей.

• Примечания к статье. Для каждой статьи бюджетного плана можно писать примечание. В виде примечаний может быть организовано обсуждение и согласование устанавливаемых плановых значений участниками бюджетного процесса.

• Визуализация расхождений. Разделы бюджетного плана, в которых выявлено расхождение плана и факта помечаются красным цветом.

• Контроль ошибок. В системе операции по загрузке данных и все расчеты, выполняемые на этапе бюджетирования, протоколируются. Информация о текущем процессе загрузки\расчета и его результатах приводится в специальных журналах.

• Версионность планов. В системе по каждой статье плана хранится история изменения ее состояний - даты открытия и закрытия статьи в плане и история установки значений статьи. Наличие этих данных позволяет контролировать изменение состояния бюджетного плана.

• Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. В рамках одного плана можно задавать показатели за год, квартал, месяц, день.

• Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. В системе плановые и фактические значения статей устанавливаются в рамках единого бюджетного плана, поэтому состав бюджетных статей для плана и факта всегда согласован. Можно изменять состав статей не утвержденного бюджетного плана.

• Средства анализа бюджета. Система предлагает широкий спектр инструментов контроля и анализа бюджетов, с помощью которых можно своевременно выявить расхождения фактов с планом, проанализировать финансовый результат, выявить перспективные бизнес-направления, эффективно работающие подразделения, области избыточного расхода и др. Среди них:

  • Интерфейс контроля исполнения бюджета, в котором можно получить информацию об исполнении бюджета в абсолютном и процентном выражении, пояснения об исполнении плана по бюджетным статьям и др. информацию.

  • Генератор отчетов, встроенный во все интерфейсы для работы с данными Хранилища. Чтобы получить отчет достаточно сделать нужную выборку данных и нажать кнопку запуска генератора.

  • Кластерный анализ, позволяющий объединять статьи в группы (кластеры) по заданным признакам, сравнивать группы, выявлять среди них наиболее и наименее доходные\расходные.

  • Факторный анализ для выявления обстоятельств (факторов), повлиявших на значение статьи бюджета. С помощью него можно проводить анализ долей доходов от различных видов деятельности в общей сумме доходов подразделения, анализ долей подразделений в статье бюджета и т.п.

  • OLAP-анализ. С помощью OLAP-клиента Контур Стандарт можно выполнять динамический анализ данных Хранилища, генерировать "на лету" произвольные отчеты. В составе OLAP-клиента предлагается набор готовых форм динамических отчетов для получения и анализа финансовых планов по бизнес-направлениям и подразделениям, сметы капитальных вложений, структуры доходов и расходов по сотрудникам и др.

Секретность и безопасность данных

• Типы пользователей и права доступа.
  Система обладает гибким механизмом настройки прав пользователей. Права участников бюджетного процесса на выполнение операций и доступ к данным регламентируются следующим образом:

  • Пользователи включаются в группы (количество групп не ограничено). Для группы устанавливается состав доступных модулей и функций системы, а также состав операций над данными, которые пользователи группы могут выполнять.

  • Для каждой группы определяется меню программы, в котором настраивается вызов только необходимых интерфейсов и процедур для выполнения должностных обязанностей пользователей.

В системе предопределены следующие группы пользователей:

• Бюджетник - имеет права на работу во всех интерфейсах для ведения бюджета, выполнение расчетов бюджетных данных, ввод, просмотр, корректировку и удаление бюджетных данных.

• Администратор - осуществляет настройку и мониторинг системы, определяет права пользователей, администрирует Хранилище данных и др.

• Технолог - выполняет настройку системы на конкретную методологию и особенности финансового и управленческого учета в организации (определяет состав бюджетных планов, выполняет настройку аналитических разрезов и др.).

• Аналитик - имеет право на работу в интерфейсах для просмотра и анализа данных.

• Фиксация действий пользователей. В специальном журнале протоколируются все действия пользователей системы.

Архитектура, платформа, средства интеграции
Архитектура

Система построена на базе Хранилища данных. Хранилище данных имеет реляционную (relational) архитектуру со схемой "снежинка" (ROLAP). Архитектуру Хранилища данных можно сделать гибридной (HOLAP), используя многомерные БД в качестве витрин данных, в которые будет импортироваться информация из Хранилища.

Структура Хранилища данных настроена на хранение бюджетных данных (бюджетных планов), данных бухгалтерского учета (лицевых и балансовых счетов, документов), данных внесистемного учета (бюджетных документов и др.).
Программно-аппаратная платформа

• Сервер: Требования к машине-серверу диктуются предполагаемым объемом данных Хранилища.

• Клиентские ПК: Клиенты могут работать на ПК с процессором Pentium и ОЗУ не менее 32 Mb. От мощности процессора и объема оперативной памяти клиентской машины, зависит скорость аналитической обработки данных Хранилища.

• Программное обеспечение: ОС MS Windows NT; дополнительное ПО: Internet Explorer v. 5.0, MS Excel, MS Word.

Средства расширения функций системы

Система открыта для расширения и модернизации ее функциональных возможностей. Разработчику новых приложений предлагаются:

• Win API, Web API, Mail API - интерфейсы доступа к данным Хранилища. Используя API системы, можно создавать приложения к системе на любых языках программирования: Delphi, Си++ и др.

• Открытая библиотека прикладных классов системы и хранимые процедуры SQL для манипулирования данными Хранилища: выборки, ввода, изменения, удаления и др. операций с данными.

• Встроенный интерпретатор языка Python и функции вызова интерпретатора языка Visual Basic Script для реализации алгоритмов расчетов.

• Редактор макропрограмм для написания программного кода на языках Python и VB Script.

Средства интеграции с другими средствами автоматизации

• Данные можно импортировать в офисные приложения Exсel, Word, Outlook

• Обмен данными между Хранилищем и внешними автоматизированными системами организуется с помощью XML-файлов.

Comshare MPC

Компания Comshare существует на рынке около 35 лет и в настоящее время имеет представительства в более чем 35 странах мира.

Comshare MPC относится к классу систем корпоративного бизнес-планирования (MPC - Management Planning and Control). Система представляет собой комплексное решение, интегрирующее процессы планирования, учета фактического исполнения, финансовой консолидации, управленческого анализа и отчетности, а также имеет отдельный модуль планирования заработной платы и основных средств.

На сегодняшний день Comshare MPC является, пожалуй, одной из наиболее функциональных и технологически проработанных систем бюджетирования.

Система подходит как для небольших организаций, так и для крупных корпораций, имеющих разветвленную сеть филиалов и дочерних предприятий.
Состав и свойства информационных объектов
Измерения бюджетных планов статей

В системе для детализации бюджета предлагаются фиксированные измерения статей, такие как период времени, подразделение и т.д., также можно создать произвольное количество дополнительных аналитических разрезов, например, продукт, клиент, сегмент рынка и т.д. Значения измерений могут быть описаны в виде "плоских" или иерархических справочников.

Основные измерения, необходимые для ведения бюджета реализованы следующим образом:

• Организационно-штатная и финансовая структура.
  Поддерживается как стандартное измерение бюджетных статей, которое позволяет описать иерархию центров ответственности и пунктов консолидации.
  Имеется возможность создать нескольких альтернативных организационных структур.

• Валюты, курсы.
  Валюты являются стандартным измерением бюджетных статей. В системе заложен достаточно мощный механизм работы с курсами валют. Для каждой валюты может быть задано несколько различных курсов, например, фактический курс, оптимистический, курс, заложенный в бюджет и т.д.
  Для каждой бюджетной статьи можно выбрать один из предопределенных алгоритмов пересчета значений при консолидации - курс на начало периода, курс на отчетную дату, средний курс и отсутствие курса.
  Также можно установить требуемую точность пересчета валют по курсам.

• Продукты, услуги, материальные ценности.
  Поддерживаются. Могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных статей.

• Клиенты, потребители и поставщики.
  Поддерживаются. Также могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных статей.

Бюджетные планы статей

В системе нет понятия "бюджетный план". Вместо этого статьи бюджета объединяются в группы, причем каждая статья может быть включена одновременно в несколько групп. Для каждой группы статей определяется: кто ответственен за ее заполнение, на какой интервал времени рассчитано заполнение значений по статьям данной группы (месяц, квартал и т.д), в каких аналитических разрезах (с каким уровнем детализации) собирается по ней информация.

Заполнение группы статей может быть закреплено за каким-то одним конкретным подразделением.

Кроме того, система позволяет хранить неограниченное количество различных версий бюджета, например, рабочую версию бюджета, стратегические цели компании, прогнозные данные, фактические данные о выполнении плана, окончательную версию бюджета. Версии бюджета являются стандартным измерением бюджетных статей.

Основные свойства бюджетных статей:

• Хранение значений во временных периодах.
  Периоды планирования являются стандартным измерением бюджетных статей.
  В системе могут быть определены различные периоды планирования сроком не более одного года (неделя, месяц, квартал и т.д.).
  Кроме того, имеется возможность установить периоды времени, за которые будут рассчитываться консолидированные значения.

• Иерархии статей бюджета нет. Статьи бюджета представляют собой плоский список.

• Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение. Встроенных типов данных "плановое значение", "фактическое значение" и "отклонение" в системе нет.
  План, факт и отклонение представляются как различные версии бюджета. При этом, расчет отклонения может быть настроен с помощью формул.

• Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении.
  Ограниченная. В разных валютах можно учитывать только консолидированные значения по бюджетным статьям. Исходные значения для каждого подразделения могут вводится только в одной предопределенной валюте.

• Дополнительная аналитика статей допускается.

• Проводки по бюджетным статьям. Реализованы частично, только как корректирующие проводки между различными статьями бюджета. Проводок по бюджетным статьям, связывающих их с первичными документами, нет.

Первичная информация

В системе не хранятся первичные данные (платежные поручения, мемориальные ордера, бюджетные документы, заявки и т.д.), которые могут быть использованы для расчета значений бюджетных статей. В качестве первичной информации представляются только данные по плановым расходам на зарплату сотрудников и амортизационным начислениям, причем в рамках отдельного модуля.

Система имеет механизмы поддержки финансовой логики. Например, каждая статья бюджета может быть одного из двух типов - статья Баланса и статья Отчета о прибылях и убытках. Это влияет на алгоритм расчета значений по ней.
Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Для реализации алгоритмов расчета значений бюджетных статей в системе предлагается язык формул.

Формулы могут содержать арифметические действия, условные операторы и встроенные функции. В системе выделяются следующие виды формул:

• итоговая сумма - содержит сумму значений одной или нескольких строк с использованием механизмов Excel;

• остаток на начало периода - используется для переноса значения конечного сальдо предыдущего периода на начало следующего периода;

• распределения - позволяет распределять итоговые суммы между подразделениями компании с учетом процентной доли, равномерно и по заданному коэффициенту;

• курсовая разница - содержат автоматически вычисляемую разницу между статьями бюджета для того, чтобы сошелся баланс.

Кроме того, значения по статьям могут вводиться вручную как в денежном, так и в натуральном выражении; одна статья бюджета может ссылаться на другую, рассчитываться с помощью неких коэффициентов (например, курсов валют). Для каждой статьи бюджета можно указать точность задания значений, количество знаков после запятой.

Алгоритмы расчета, которые обеспечивает система на этапах бюджетирования:
Алгоритмы планирования

• Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Реализуется с помощью формул. Требует предварительной настройки.

• Расчет значений статей по ЦФО. Реализуется с помощью формул. Требует предварительной настройки.

• Применение статистических методов расчета. Реализуется с помощью формул. Требует предварительной настройки.

• Расчет значений статей на основании значений других статей. Реализуется с помощью формул.

• Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. Реализовано только для планирования заработной платы и основных средств.

• Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Реализуется с помощью формул.

• Моделирование "что если". Реализуется с помощью формул.

• Реализация технологии "скользящего бюджета". В системе есть функция определения периода по смещению (к примеру, июль + 6 месяцев). Кроме того, существует возможность переносить итоги по предыдущему периоду на следующий плановый период.

Алгоритмы учета исполнения бюджета

• Учет факта на основании данных бухучета. Автоматизированный учет факта является непростой задачей, поскольку все исходные данные находятся во внешних системах.

• Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Выполняется только с применением внешних по отношению к системе средств.

Агрегация и консолидация бюджетных данных

• Агрегация.
  Агрегация может производиться во всех аналитических разрезах в режиме реального времени. Все вычисления выполняются на сервере.

• Консолидация.
  В системе реализованы различные алгоритмы консолидации. По умолчанию данные на более высоком уровне рассчитываются путем суммирования данных нижних уровней.

В системе можно задать, какая часть введенных значений не подлежит консолидации. На основе этого, реализована функция отключения внутрикорпоративных оборотов. Кроме того, можно настроить, по каким измерениям будет выполняться консолидация.
В процессе консолидации ведется "аудиторский протокол", который позволяет выполнить обратный анализ данных сводного баланса. При этом есть возможность выполнения ручных корректировок с сохранением аудиторского следа.
Помимо обычной консолидации, существует возможность проведения так называемой "точечной" консолидации (Point Consolidation), при которой для ускорения процесса данные самого нижнего уровня иерархии суммируются, минуя промежуточные уровни.
Аллокации и трансферты

• Использование шаблонов при разноске значений статей. Реализуется с помощью формул.

• Использование нормативов и дополнительных справочников, в которых задаются параметры расчета. Для ввода нормативов и других параметров могут быть созданы дополнительные группы бюджетных статей.

• Использование языка формул. Язык формул - неотъемлемая составляющая работы с системой.

• Скриптовый язык. Отсутствует

Алгоритмы расчета финансовых результатов

Система имеет механизмы поддержки финансовой логики (дебет/кредит, актив/пассив и т.д.).

Например, можно рассчитать исходящий остаток по балансовому счету за период как сумму его входящего остатка и оборотов, определяемых как значение по некоторой статье.

Система может автоматически выполнять перекрестную проверку значений указанных статей.
Организация работы пользователей с системой
Автоматизация коллективной работы с бюджетом

Многопользовательская работа в едином информационном пространстве - это один из ключевых элементов концепции системы Comshare MPC.

Все пользователи в режиме реального времени работают в единой базе данных.

Пользователи могут получить доступ к системе либо с помощью web-браузера, либо через специально разработанные клиентские интерфейсы. При этом им предоставляется ряд стандартных функций:

• Ввести данные. При этом, пользователь может сохранять данные на сервере, но не представлять их при этом для консолидации. Это используется для хранения различных сценариев.

• Выполнить проверку достоверности данных и просмотреть обнаруженные в данных отклонения.

• Выполнить контроль версий, например, осуществить перенос введенных данных в другую версию бюджета

В процессе планирования руководитель видит кто, когда и какие ввел значения, и имеет возможность вмешаться в этот процесс, самостоятельно снабжая те или иные данные пояснениями, пополняя план новыми показателями или не принимая очередной версии, если она приводит на верхнем уровне бюджета к неблагоприятной финансовой картине. Количество подобных уровней согласования бюджетов неограниченно.
Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Поскольку все модули системы имеют Web-интерфейс, то нет жестких требований к наличию выделенных каналов связи, и не требуется устанавливать дополнительного программного обеспечения на компьютере пользователя.

Построение отчетов выполняется также с помощью Интернет.
Удобства в работе с системой

• Лимиты, защищенные статьи. Возможна эмуляция этой технологии посредством создания дополнительных версий бюджета и распределения прав доступа на просмотр и запрет редактирования.

• Утверждение статей и планов. С помощью функции focus range в системе существует возможность установить так называемые заблокированные области, которые определяются для каждой версии бюджета и периода времени. Благодаря этому предотвращается изменение данных бюджетов за этот период и изменение импортированных данных. Отдельно выбранную статью утвердить и заблокировать от изменений нельзя.

• Примечания к статье. Пользователь имеет возможность присоединить текст к значению любого показателя в качестве пояснения. Эти записки хранятся в централизованной базе данных, при этом ячейка с присоединенной к ней запиской помечается красным индикатором.

• Визуализация расхождений. В системе поставляются отчеты, показывающие отклонение.

• Контроль ошибок. В системе для этого есть стандартный отчет. Специальные агенты проверяют базу данных на наличие отклонений и исключительных ситуаций, которые сообщаются пользователю лишь в случае их возникновения.
  В этом случае, пользователь перенаправляется к тем данным, где возникла рассматриваемая ситуация. Кроме того, ему предоставляется возможность провести детализацию отклонения для того, чтобы выяснить проблему.

• Версионность планов. Контролируется. Есть возможность установить дату, с которой начинает действовать та или иная версия бюджета.

• Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Предусмотрен способ привязки различных данных к определенным временным отрезкам. Например, одни показатели могут планироваться и учитываться помесячно, а другие - поквартально.

• Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета.
  Можно непосредственно в процессе планирования пополнять бюджет новыми показателями.

• Средства анализа бюджета.
  Система поддерживает различные форматы и методы представления и анализа данных.
  Во-первых, это разработка и предоставление по электронной почте стандартных отчетов, готовых к распечатке. При этом могут быть заданы графики их предоставления и способы доставки без вмешательства конечных пользователей.
  Во-вторых, это подготовка отчетов пользователями "на лету" с помощью встроенной в систему OLAP-компоненты. OLAP-отчеты имеют устойчивую связь с базой данных. С их помощью пользователь может смотреть агрегированные данные в различных разрезах, выполнять детализацию данных до уровня транзакций, включать в отчеты собственные вычисления с помощью встроенного калькулятора. Все вычисления выполняются на сервере.
  Возможности представления данных могут быть расширены путем включения в отчеты различных диаграмм, карт, дополнительных расчетных показателей, а также при помощи сортировки и цветового кодирования отклонений. Эти элементы отчетов также будут связаны с соответствующими показателями в базе данных.
  Отчеты и результаты анализа связаны не только с данными, но и с описанием структуры базы данных. В частности, формы отчетов автоматически модифицируются в соответствии со структурными изменениями.

Секретность и безопасность данных.

• Типы пользователей и права доступа.
  Права пользователей в системе настраиваются в зависимости от их роли в процессе бюджетирования, а также от права доступа к той или иной структурной единице.
  В системе выделяются следующие группы пользователей:

  • Составитель бюджета - пользователь, который имеет право только вводить данные и проверять их достоверность. Обычно это менеджеры отделов или центров затрат.

  • Контролер составления бюджета - лицо, управляющее процессом бюджетирования на корпоративном уровне или на уровне крупных подразделений. Имеет все права составителя бюджета, плюс выполняет консолидацию по организационным подразделениям, которые им непосредственно подчиняются, проверяет статус прохождения первичной информации, а также делает копии версий бюджета.

  • Администратор - определяет корпоративные требования к приложению и осуществляет мониторинг системы. Имеет все права контролера составления бюджета, плюс имеет возможность вносить изменения в базу данных.

  • Аналитик - имеет права доступа к данным только на чтение для целей анализа.

Для ведения пользователей и групп пользователей в системе предусмотрен отдельный модуль.

• Фиксация действий пользователей.
  Фиксируется кто, когда и какие устанавливал значения и выполнял корректировочные проводки по бюджетным статьям.

Архитектура, платформа, средства интеграции
Архитектура

Comshare MPC имеет открытую архитектуру и может функционировать на основе различных как реляционных, так и многомерных СУБД. Это реализуется за счет выделения в качестве промежуточного слоя сервера приложений.

Для организации хранения данных в Comshare MPC используется схема "Звезда", которая состоит из центральной таблицы фактов (транзакций) и связанных с ней таблиц внешних ключей.

Собственного Хранилища исходных первичных данных нет.
Программно-аппаратная платформа

• База Данных:

Одно- или двухпроцессорный компьютер класса Pentium III.
Объем памяти - 1 GB
Операционная система - Windows 2000, Windows NT, Unix, AS400.
СУБД - Oracle 8i, MS SQL Server 7.0 или 2000, Hyperion Essbase 5.х или 6.0, IBM OLAP Server.

• Сервер приложений:

Операционная система - Windows 2000, Windows NT
Microsoft Internet Information Server
Microsoft Internet Authentication Services

• Клиентская часть:

Компьютер класса Pentium с ОС Windows 95, 98, 2000 или NT 4.
128-256 MB RAM
Internet Explorer 4 (Service Pack 2) или 5.
Связь с локальной сетью или доступ к Интернет

Средства расширения функций системы

• Генераторы отчетов. В качестве генератора отчетов применяется OLAP-компонента собственной разработки, которая предоставляет стандартные возможности по настройке источников данных и генерации отчетов.

• Язык формул, скриптовый язык. Язык формул имеется и является одним из важнейших инструментов системы. Скриптового языка в системе нет.

• Открытый API для программиста. Система имеет открытую архитектуру и предоставляет API для доступа к данным.

Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия

• Интеграция с другими системами. Декларируется, что в системе существуют средства загрузки данных из внешних учетных систем, но, что конкретно они собой представляют, выяснить не удалось.

• Интеграция с офисными приложениями. Есть средства интеграции с MS Excel.

• Применение XML для интеграции с другими системами. В источниках информации упоминаний не обнаружено.

Заключение

В заключение, можно отметить, что обе системы имеют все необходимое для автоматизации бюджетного процесса крупой организации с территориально распределенными подразделениями. Системы обладают довольно широким спектром инструментов для ведения бюджета, позволяют реализовать различные методики бюджетирования, и предлагают средства сбора и консолидации бюджетов всех удаленных подразделений. Контур Корпорация. Бюджет, имеющая в своем составе Хранилище данных и развитые механизмы анализа, может рассматриваться не только как инструмент бюджетирования, но и как система для построения единого информационного пространства многофилиальной организации, на базе которой можно решать массу задач управленческого учета.

В следующей статье цикла будут рассмотрены системы бюджетирования Hyperion Pillar, Adaytum и Бюджетное управление для 1С:Предприятие.

Статья завершает обзорный цикл по системам бюджетирования, представленным сегодня на российском рынке.

Авторы: Елена Королева - руководитель группы документации компании Intersoft Lab
Александр Галашкин - руководитель проекта компании Intersoft Lab

Статья завершает обзорный цикл по системам бюджетирования, представленным сегодня на российском рынке.

В последней статье рассмотрены следующие системы для ведения бюджета:

• Hyperion Pillar. Разработчик: Hyperion Solutions Corporation. Партнер: Вестона (в составе холдинга Ланит).

• Adaytum e.Planning. Разработчик: Adaytum Software. Партнер: Robertson & Blums Corporation.

• Бюджетное управление для 1С:Предприятие. Разработчик: Консультационно-внедренческая фирма "Инталев".

Обзор дается в рамках модели оценки систем бюджетирования, предложенной и обоснованной в первой статье цикла (см.).

Для составления обзора использована публичная информация, открыто предоставляемая самими поставщиками, а именно:

• Презентации систем бюджетирования, собранные усилиями проекта "Корпоративные финансы" на новом информационном CD, целиком посвященном системам бюджетирования.

• Информация с web-сайтов компаний-производителей систем бюджетирования и консалтинговых компаний, продвигающих их на российский рынок.

• Частные консультации представителей поставщиков систем бюджетирования.

• Информация с обучающих семинаров, посвященных системам бюджетирования.

Hyperion Pillar

Hyperion Pillar - одна из самых ранних, хорошо известных и широко распространенных систем бюджетирования в мире. Наиболее успешно может быть применена в комплексе с остальными программными продуктами Hyperion Solutions Corporation. Система может рассматриваться как инструментальное средство для реализации на ее основе различных методик бюджетирования.
Состав и свойства информационных объектов
Измерения бюджетных планов статей

В системе предусмотрена размерность бюджетных планов, позволяющая использовать до 12 направлений учета. Из них 4 измерения являются предопределенными, то есть всегда присутствующими в бюджетной статье.

Основные измерения, необходимые для ведения бюджета, реализованы следующим образом:

• Организационно-штатная и финансовая структура. Идеология системы основана на классическом принципе разделения центров учета при бюджетировании: центры финансовой ответственности (ЦФО), центры затрат (ЦЗ), центры прибыли (ЦП). Предусмотрено три уровня организационной структуры - "администратор бюджета", "начальник филиала или подразделения", "бюджетный специалист - планировщик".

• Валюты, курсы. Предусмотрено ведение справочника валют и установка одного вида курса валют. Курсы устанавливаются по датам.

• Продукты, услуги, материальные ценности. Присутствует возможность ведения справочников - виды продукции, проекты, бизнесы.

• Клиенты, потребители и поставщики. Присутствуют плоские справочники - предприятия, страны.

Бюджетные планы статей

В системе предложен следующий состав бюджетных планов: баланс, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств. При планировании различаются также планы задолженности, собственных средств, основных средств, позволяющие автоматическое выполнение некоторых функций, характерных для этих планов.

Основные свойства статей бюджетных планов:

• Хранение значений во временных периодах. Период планирования в системе жестко определен - на 5 лет по месяцам, или на 15 лет по кварталам.

• Иерархия статей бюджета. Иерархия статей имеет 2 уровня: тип, номер.

• Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение. Собственное состояние есть только у планов нижнего уровня. Выше - только консолидированные состояния. Отклонение не присутствует в системе в виде данных, а моделируется связыванием различных бюджетов - плана и факта. При этом необходимо безусловное совпадение их структур.

• Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. Есть.

• Дополнительная аналитика статей. Нет.

• Проводки по бюджетным статьям. Нет.

Первичная информация

• Бюджетные строки и бюджетные документы. Вся первичная информация в системе представлена бюджетными строками предопределенной структуры.

• Объекты поддержки финансовой логики. Эта задача обеспечивается другим программным продуктом - Hyperion Enterprise (решение для финансовой консолидации в управленческих и отчетных целях).

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Следует отметить особенность системы в задаче описания различных алгоритмов расчета. Независимо от своей специфики, все они реализуются посредством единого механизма - настройкой шаблонов. Шаблоны позволяют связывать бюджетные строки, временные периоды, справочники, системные переменные и т.д. Достоинство и недостатки единого подхода очевидны - квалифицированный "настройщик" шаблонов может реализовать достаточно сложную методику бюджетирования, которую только он и способен сопровождать в дальнейшем. Алгоритмы планирования

• Расчет значений статей по временному горизонту планирования. С успехом настраивается с применением шаблонов.

• Расчет значений статей по ЦФО. В шаблоне возможно указание кода ЦФО.

• Применение статистических методов расчета. Предусмотрены некоторые встроенные функции статистического распределения. Реализовано в шаблонах.

• Расчет значений статей на основании значений других статей. Реализуется установкой связей между бюджетными строками через механизм шаблонов.

• Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. Это возможно, если только первичная информация будет преобразована вне системы в представление бюджетных строк.

• Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Применяется режим процентного изменения и "пошагового увеличения/уменьшения".

• Моделирование "что если" присутствует в виде штатного средства, основанного на шаблонах.

• Реализация технологии "скользящего бюджета". Возможно ее моделирование посредством корректировки шаблонов.

Алгоритмы учета исполнения бюджета

• Учет факта на основании данных бухучета. Весьма нетривиальная задача для системы. Для ее реализации необходимы внешние средства для преобразования данных бухгалтерского учета к структуре управленческого учета.

• Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Также решается только с применением внешних средств по отношению к системе. Если удается подготовить текстовые файлы в строго заданном формате, соответствующем бюджетным строкам, то возможен их импорт в систему. Факт может быть введен в натуральном и денежном выражении.

Агрегация, консолидация бюджетных данных

• Агрегация. Агрегация выполняется по запросу "планировщика".

• Консолидация. После того, как "консолидатор" собирает от "планировщиков" бюджетные файлы, механизм контроля изменений выбирает изменившиеся бюджетные строки и автоматически выполняет их консолидацию.

Аллокации и трансферты

• Использование шаблонов при разноске значений статей. В системе существует единый универсальный интерфейс для настройки и выполнения разноски значений статей, рассчитанный на высококвалифицированного пользователя.

• Использование нормативов и дополнительных справочников. Программа позволяет задавать стандартные нормативы (такие, как уровень налогообложения или нормы расхода сырья) в виде системных переменных и затем использовать их в рамках всего бюджета.

• Использование языка формул. Представлено на уровне возможностей при настройке шаблонов.

• Скриптовый язык в системе. Отсутствует.

Алгоритмы расчета финансовых результатов

Автоматически выполняется расчет ликвидности, а также основных финансовых результатов в базовом финансовом инструменте. Для расчета себестоимости и подобных ей показателей необходимы дополнительные настройки.
Организация работы пользователей с системой
Автоматизация коллективной работы с бюджетом

Требуется отдельный сотрудник - "администратор бюджета" для дистрибуции и консолидации бюджетов подразделений и филиалов.
Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Подготовленные "администратором бюджета" бюджетные файлы предоставляются филиалам наравне с подразделениями. Может применяться электронная почта, ftp и т.д.
Удобства в работе с системой

• Лимиты, защищенные статьи. Возможна эмуляция этой технологии посредством выдачи прав доступа (на просмотр и запрет редактирования).

• Утверждение статей и планов. Возможно на уровне утверждения версии плана.

• Примечания к статье. Предусмотрен ввод комментариев на уровне бюджетных строк.

• Визуализация расхождений. Для контроля исполнения бюджета в системе необходимо создавать отдельные бюджетные файлы и следить за соответствием структур бюджета в файлах планов и файлах исполнения бюджета.

• Контроль ошибок. Отсутствует. Протокол вычислений в системе не ведется.

• Версионность планов. Реализована в системе очень удобно.

• Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. К сожалению, в системе это не предусмотрено.

• Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета - отсутствует. При наличии подчиненных бюджетных планов необходимо вручную отслеживать в них изменения структуры статей.

• Средства анализа бюджета. Для OLAP-анализа необходимо применять Hyperion Essbase.

Секретность и безопасность данных

• Типы пользователей и права доступа. Распределение доступа пользователей к данным и функциям осуществляется с помощью типов пользователей - "планировщик", "консолидатор", "администратор бюджета". "Администратор бюджета" определяет для "планировщиков" доступ к бюджетным строкам на просмотр и редактирование.

• Фиксация действий пользователей. Фиксируется время и автор внесения изменений в бюджетных строках.

Архитектура, платформа, средства интеграции
Архитектура

• Hyperion Pillar - файловая система бюджетирования. Информационная основа - многомерные локальные файлы. Отдельный модуль Autopilot ответственен за автоматический выпуск отчетов, выполнение дистрибуции, консолидации файлов, экспорт-импорт информации.

• Хранилище данных может быть реализовано с применением другого программного продукта - Hyperion Essbase.

Программно-аппаратная платформа

Персональные компьютеры под управлением Windows или Macintosh.
Средства расширения функций системы

• Генераторы отчетов. Предусмотрено изменение состава и очередности колонок в формах при формировании отчетов. Применяется технология drag and drop. Предусмотрена интеграция с Hyperion Essbase OLAP Server (к сожалению, с единственным OLAP-сервером, с которым работает Hyperion Pillar).

• Язык формул, скриптовый язык. Существует язык формул, применяемый в шаблонах настройки расчетов. Скриптовый язык отсутствует.

• Открытый API для программиста. Система не предусматривает развитие функциональности силами пользователей.

Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия

• Hyperion Application Link - специальный модуль, предназначенный для организации обмена данными с внешними реляционными источниками через ODBC. Предусмотрены специализированные интерфейсы для обмена данными с наиболее известными ERP-системами, например, SAP, Oracle Applications, BAAN, J.D. Edwards - в виде частных решений. Импорт данных из иных систем возможен посредством их загрузки из предопределенных текстовых форматов, отражающих структуру данных Hyperion Pillar.

• Интеграция с офисными приложениями. Предусмотрен экспорт и импорт бюджетных строк в Excel-таблицу.

• Применение XML для интеграции с другими системами. Отсутствует.

Adaytum e.Planning

Компания Adaytum существует около 10 лет на рынке. В настоящее время имеет партнеров и дилеров в более чем 35 странах мира.

Adaytum e.Planning относится к классу систем корпоративного бизнес-планирования (EBP - Enterprise business planning). Система обеспечивает бизнес-планирование и моделирование деятельности организации в целом с детализацией по принципу "сверху-вниз", прогнозирование результатов деятельности на уровне подразделений и консолидацию их "снизу-вверх", формирование согласованных бюджетов и подготовку необходимой управленческой отчетности в рамках одного интегрированного приложения.
Состав и свойства информационных объектов

Основу системы представляет множество унифицированных многомерных таблиц (кубов). Каждая такая таблица соответствует одному бюджетному плану. Для каждого плана можно задать "плоский" список бюджетных статей и настроить произвольное количество измерений для них. Никаких других бизнес-объектов изначально в систему не заложено. В связи с этим, при внедрении системы требуется большой объем предварительной настройки.
Измерения бюджетных планов статей

Допускается произвольное количество измерений. Предопределенных измерений нет. В "плоских" справочниках могут быть описаны все измерения, которые необходимы для детализации бюджета:

• Организационно-штатная и финансовая структура. Может быть описана как отдельное измерение бюджетного плана. При этом центры финансовой ответственности задаются в виде "плоского" справочника. Иерархия центров ответственности может быть эмулирована с помощью формул.

• Валюты, курсы. Валюты могут быть описаны как отдельное измерение бюджетного плана. Курсы для пересчета в сводную валюту могут быть эмулированы с помощью формул.

• Продукты, услуги, материальные ценности. Могут быть представлены как отдельные измерения бюджетного плана в виде "плоских" справочников.

• Клиенты, потребители и поставщики. Также могут быть представлены как отдельные измерения бюджетного плана в виде "плоских" справочников.

Бюджетные планы статей

В системе нет предопределенных планов и, соответственно, нет характерной для них бизнес-логики. Допускается произвольное количество бюджетных планов, которые пользователю предстоит создать и настроить самостоятельно.

Основные свойства бюджетных статей:

• Хранение значений во временных периодах. Периоды планирования могут быть представлены в виде "плоского" справочника как отдельное измерение бюджетного плана. При этом система никак не контролирует их соответствие реальным временным интервалам (месяц, квартал или год). Предопределенных периодов планирования нет.

• Иерархия статей бюджета. Нет

• Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение.
  Встроенных типов данных "плановое значение", "фактическое значение" и "отклонение" в системе нет. План, факт и отклонение могут быть представлены как дополнительное измерение бюджетного плана. При этом расчет отклонения может быть настроен с помощью формул.

• Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. Есть.

• Дополнительная аналитика статей. Есть.

• Проводки по бюджетным статьям. Нет.

Первичная информация

• Бюджетные строки и бюджетные документы.
  Документы в системе хранить нельзя. Вся первичная информация может быть представлена только как значения ячеек многомерных таблиц (например, плановое и фактическое количество продаж).

• Объекты поддержки финансовой логики. Нет

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Никаких прикладных бизнес-правил и алгоритмов расчета в систему изначально не заложено.

Значение каждой ячейки многомерной таблицы бюджета (D-cube) может быть импортировано из внешних источников, введено вручную или вычислено на основе формул. В формулах могут присутствовать арифметические действия, логические выражения и встроенные функции. Значения по статьям могут вводиться как в денежном, так и в натуральном выражении.

Очень важным базовым механизмом системы является функция пересчета исходного распределения (break back function), которая позволяет распределять итоговые суммы по детальным значениям в зависимости от предварительно заданных правил. То есть, эта функция позволяет реализовать двухстороннюю арифметику - если в формуле исправляется итоговая сумма, то изменения распределяются по переменным прямо пропорционально исходным показателям. Есть возможность сделать недоступными для изменений некоторые ячейки, в результате чего информация в них при обратном распределении не будет изменяться. Основой для распределения могут служить любые значения: суммы, процентные показатели, значения за предыдущие периоды и т.д. Пересчет выполняется непосредственно в момент изменения итоговой суммы.
Алгоритмы планирования

• Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Реализуется посредством функции пересчета исходного распределения. Требует предварительной настройки.

• Расчет значений статей по ЦФО. Реализуется посредством функции пересчета исходного распределения. Требует предварительной настройки.

• Применение статистических методов расчета. Реализуется посредством функции пересчета исходного распределения. Требует предварительной настройки.

• Расчет значений статей на основании значений других статей. Реализуется с помощью формул.

• Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. Реализуется с помощью специальных объектов D-Link, позволяющих настроить связь значений бюджетных статей с исходными данными. Пересчет значений на основе первичных данных выполняется непосредственно в момент загрузки данных в систему.

• Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Реализуется с помощью формул.

• Моделирование "что если". Реализуется с помощью формул и функции пересчета исходного распределения.

• Реализация технологии "скользящего бюджета". В явном виде данная технология не поддерживается. Она может быть эмулирована посредством корректировки значений бюджетных статей. При этом ранее установленные плановые значения не сохраняются.

Алгоритмы учета исполнения бюджета

• Учет факта на основании данных бухучета.
  Является достаточно сложной для системы задачей, поскольку отсутствует поддержка финансовой логики (счет, двухсторонняя проводка и т.д.) и все исходные данные находятся во внешних системах. Требуется разработка специальных внешних макропрограмм.

• Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Также решается только с применением внешних по отношению к системе средств.

Агрегация, консолидация бюджетных данных

• Агрегация. Агрегация выполняется автоматически на компьютере пользователя и заключается в суммировании значений ячеек многомерной таблицы D-cube. Может быть задан один из нескольких простых алгоритмов агрегации - сумма, средневзвешенная и т.д.

• Консолидация. Консолидация также выполняется автоматически на компьютере пользователя. При этом отсутствует консолидация отдельных бюджетов на уровне приложения в целом.

Аллокации и трансферты

• Использование шаблонов при разноске значений статей. Не представлено.

• Использование нормативов и дополнительных справочников. Возможно. Для ввода нормативов и баз распределения могут быть созданы дополнительные многомерные таблицы D-cube.

• Использование языка формул. Это один из основных инструментов работы с системой.

• Скриптовый язык. Отсутствует.

Алгоритмы расчета финансовых результатов

Могут быть реализованы с помощью базовых механизмов системы, но потребуют дополнительной настройки.

Декларируется, что в системе есть большое количество специфических встроенных функций, предназначенных для финансового планирования. Но, что конкретно они собой представляют, выяснить не удалось.
Организация работы пользователей с системой
Автоматизация коллективной работы с бюджетом

Организация коллективного планирования бюджета является, пожалуй, самой сильной стороной системы.

Система построена по традиционной технологии "клиент-сервер" - все пользователи в режиме реального времени работают в единой базе данных.

Прогнозирование на уровне подразделений выполняется посредством специальных Web-шаблонов. Шаблоны можно настраивать, трансформируя столбцы и строки, выводя на экран или скрывая пустые и заполненные нулями поля.

После того, как пользователь ввел в систему всю необходимую информацию, ее можно сохранить в системе или передать на рассмотрение и утверждение менеджеру следующего уровня. Сохраненные данные отмечаются флажком "work in process" и остаются доступными для последующего редактирования. Переданным на рассмотрение данным присваивается флажок "locked", они доступны только для просмотра.

Менеджеры высшего уровня могут просмотреть статус всех шаблонов, за которые они непосредственно несут ответственность, увидеть детальную информацию по каждому изменению в отдельности и по всем изменениями в целом. После этого менеджеры высшего уровня могут принять их, либо попросить внести дополнительные изменения, либо самостоятельно исправить значения. В случае внесения дополнительных изменений менеджер получает сообщение по электронной почте о том, что ему нужно предупредить нижестоящих пользователей о необходимости внесения изменений, при этом статус изменяется с "locked" на "work in progress". В случае утверждения шаблона вышестоящим менеджером, он становится доступным для менеджера следующего уровня.
Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Поскольку шаблоны для планирования представляют собой Web-интерфейсы, то они не требуют выделенных каналов связи, инсталляции клиентской части и специального обучения удаленных пользователей. Построение отчетов выполняется также с помощью Интернет.

Следует отметить, что модуль Analyst имеет обычный Windows, а не Web-интерфейс, и поэтому не может быть использован удаленно.

Есть возможность независимой работы пользователей. В случае необходимости можно один раз загрузить нужные данные с сервера, а затем работать с ними на своей рабочей станции.
Удобства в работе с системой

• Лимиты, защищенные статьи. В явном виде не реализовано. Возможна эмуляция этой технологии посредством выдачи прав доступа (на просмотр и запрет редактирования)

• Утверждение статей и планов. Возможно утверждение всего шаблона целиком. Утвердить отдельно взятую статью нельзя.

• Примечания к статье. Не реализовано. Процедура обсуждения значений статей может быть реализована посредством обмена между участниками бюджетного процесса сообщениями по электронной почте. Для хранения переписки используются стандартные средства электронной почты.

• Визуализация расхождений. Требует дополнительной настройки. Если настроено соответствующее измерение в таблице D-Cube, то можно на одном экране увидеть план, факт и отклонение.

• Контроль ошибок. Формулы в системе хранятся как отдельные сущности отдельно от ячеек, поэтому исключена возможность в процессе работы "испортить" формулы. Есть возможность выявлять незаполненные ячейки.

• Версионность планов. Не контролируется.

• Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Есть. Для каждой таблицы D-Сube можно создать измерение "периоды бюджетирования" и в нем описать такие периоды бюджетирования, какие требуются для данного бюджетного плана.

• Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Реализована. Можно в процессе работы изменять состав статей и содержимое справочников по каждому измерению таблицы D-Сube

• Средства анализа бюджета. В системе существуют достаточно мощные средства OLAP-анализа. Например, имеется функция детализации (drill down), с помощью которой можно, стоя на конкретной ячейке, посмотреть исходные данные, на основе которых она была посчитана.

Секретность и безопасность данных

• Типы пользователей и права доступа. Можно выделить такие группы пользователей, как:

  • "Аналитик", который занимается моделированием и бюджетным планированием.

  • "Менеджер", просматривающий бюджеты своих подчиненных и утверждающий их.

  • "Исполнитель", собственно выполняющий ввод бюджетных значений.

Пользователям разрешено работать только с шаблонами, относящимися к их подразделению, и вводить данные только в шаблоны, авторизированные для ввода.
Разграничение прав доступа к данным может выполняться на уровне подразделений, групп пользователей или индивидуально.
Не очень удобно то, что для каждого модуля системы существует свой отдельный интерфейс администрирования.

• Фиксация действий пользователей. Обеспечивается средствами СУБД и Интернет-сервера.

Архитектура, платформа, средства интеграции
Архитектура

Adaytum e.Planning имеет реляционную базу данных, эмулирующую многомерные таблицы. Собственного хранилища данных нет.

Система четко делится на три функциональных модуля:

• e.Planning Analyst - обеспечивает настройку структуры бюджетных планов, создание математических и логических связей между статьями бюджета, динамическое моделирование и бизнес-планирование с возможностью сценарного анализа, просмотр и консолидацию результатов прогнозирования и учета фактических результатов деятельности в различных аналитических разрезах.

• e.Planning Contributor - позволяет на основе специализированных Интернет-шаблонов создавать рабочие места конечных пользователей с целью сбора бюджетных данных, согласования и утверждения плановых заданий и отслеживания исполнения бюджета.

• e.Planning Reporter - предоставляет пользователям возможности OLAP-анализа бюджетной информации, формирования собственных отчетов и публикации их через Интернет. Фактически представляет собой хорошо известный продукт Business Objects.

Программно-аппаратная платформа

• Серверная часть:

Одно- или двухпроцессорный компьютер класса Pentium III.
Операционная система - Windows NT Server 4. Обязательна установка 3-го , 4-го и 5-го Service pack.
Объем памяти - 256 MB и 1 GB
СУБД - Microsoft SQL Server 7.0 или Oracle 8i.
Microsoft Internet Information Server

• Клиентская часть:

Компьютер класса Pentium с ОС Windows 95, 98, 2000 или NT 4.
128 MB RAM для Analyst (рекомендуется.256 MB для больших вычислений)
Internet Explorer 4 (Service Pack 2) или 5.
Связь с локальной сетью или доступ к Интернет

Средства расширения функций системы

• Генераторы отчетов. В качестве генератора отчетов применяется Business Object, соответственно доступны все его возможности по настройке источников данных и генерации отчетов.

• Язык формул, скриптовый язык. Язык формул существует и является одним из основных инструментов системы. Скриптовый язык отсутствует.

• Открытый API для программиста. Система предоставляет API для доступа к данным.

Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия

• Интеграция с другими системами. В системе существуют специальные объекты D-Link, предназначенные для ввода данных из внешних источников. Источниками данных могут быть текстовые ASCII-файлы, а также другие базы данных, имеющие ODBC-драйверы.
  Система не обеспечивает автоматический контроль соответствия значений в таблице D-Cube и первичных данных во внешних источниках.

• Интеграция с офисными приложениями. С системой поставляется Add-in для MS Excel.

• Применение XML для интеграции с другими системами. Отсутствует. XML применяется для взаимодействия удаленных Web-клиентов с центральной базой данных.

Бюджетное управление для 1С: Предприятие

Система разработана консалтинговой компанией, являющейся автором методики бюджетирования "Пять шагов". Поэтому система является в большей степени воплощением этой методики, а не универсальным инструментом для построения систем бюджетирования с применением иных методик. Присутствуют два больших технологических блока: управление закупками, складом, сбытом, минимизация прямых затрат и управление финансами - доходы-расходы, движение денежных средств и т.д.

Систему отличает ориентация на работу совместно с программным продуктом "1С:Предприятие". Многие функции, такие как ведение каталогов, документооборот, организация интерфейсов - являются удачными настройками системы "1С:Предприятие".
Состав и свойства информационных объектов
Измерения бюджетных планов статей

В системе предусмотрены измерения статей - ЦФО, товар, контрагент (клиент, поставщик):

• Организационно-штатная и финансовая структура. В системе применяется иерархическая структура ЦФО, обеспеченная средствами 1С. Типы ЦФО - Центр затрат, Центр доходов, Центр прибыли, Центр инвестиций. Для ЦФО назначается руководитель и исполнитель.

• Валюты, курсы. Ведется справочник валют и курсов. При бюджетировании используются 2 валюты - базовая и вторая валюта планирования.

• Продукты, услуги, материальные ценности. Ведение иерархических каталогов товаров, материальных ценностей обеспечивается в масштабе возможностей системы "1С: Предприятие".

• Клиенты, потребители и поставщики. Ведение иерархических каталогов контрагентов в масштабе возможностей "1С:Предприятие".

Бюджетные планы статей

В системе представлены следующие бюджетные планы:

• Бюджет продаж,

• Бюджет закупок,

• Бюджет прямых расходов,

• Бюджет операционной деятельности,

• Бюджет косвенных расходов,

• Бюджет задолженности,

• Бюджет доходов и расходов (БДР),

• Бюджет движения денежных средств (БДДС),

• Бюджет по балансу,

• Платежный календарь.

Система предусматривает взаимосвязи бюджетов и логику их использования в строгом соответствии с методикой "Пять шагов".

Основные свойства статей бюджетных планов:

• Хранение значений во временных периодах. Планирование и учет ведется по месяцам на квартал. Границы периода планирования устанавливаются для вида бюджета и вида сценария.

• Иерархия статей бюджета - соответствует возможностям синтетического учета "1С:Предприятие".

• Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение. Собственное состояние есть только у бюджетов нижнего уровня. Выше - только консолидированные состояния. Отклонение присутствует в анализе плана и факта.

• Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении. Присутствует.

• Дополнительная аналитика статей. Можно настроить дополнительные аналитические признаки на статьи.

• Проводки по бюджетным статьям. В системе это скрыто. О внутренней природе установки значений по бюджетным статьям можно судить, основываясь на понимании архитектуры "1С:Предприятие".

Первичная информация

• Бюджетные строки и бюджетные документы. Планирование ведется на основе операций, документов и отчетов. Возможен ввод первичных документов, в том числе заявок. Развитая система управленческого документооборота (ввод, проверка, корректировка, утверждение, маршрутизация и т.д.) - все как в "1С:Предприятие".

• Объекты поддержки финансовой логики. В полной мере используются данные системы "1С:Предприятие". Если в организации задействованы модули "1С:Предприятие" для ведения бухгалтерского учета, склада, расчета зарплаты и т.д. - то все эти данные автоматически становятся доступны в системе.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования
Алгоритмы планирования

• Расчет значений статей по временному горизонту планирования. В основном применяется расчет статей на основании первичной информации и посредством ручного ввода. Специализированные алгоритмы увязки временных горизонтов не обнаружены.

• Расчет значений статей по ЦФО. Алгоритмы настраиваются при описании планов статей.

• Применение статистических методов расчета. Учитываются среднедневные объемы продаж, ограничения по объему партий, сезонные изменения цен продаж и закупок, прямые расходы на продажу и закупку и т.д. в соответствии с методикой "Пять шагов".

• Расчет значений статей на основании значений других статей. Алгоритмы настраиваются при описании планов статей.

• Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации. В полной мере возможно с применением штатных средств "1С: Предприятие".

• Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Можно скопировать значения статей из предыдущего периода планирования.

• Моделирование "что если". Декларировано, но как действует - определить не удалось.

Алгоритмы учета исполнения бюджета

• Учет факта на основании данных бухучета. Используются данные бухучета системы "1С: Предприятие".

• Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Используются данные внесистемного учета системы "1С:Предприятие".

Агрегация, консолидация бюджетных данных

• Агрегация. Данные агрегируются автоматически при выполнении функции "сохранить в БД".

• Консолидация. Данные консолидируются автоматически при выполнении функции "сохранить в БД". Однако, если необходимо выполнить консолидацию бюджетов, расположенных в разных базах данных, то это выливается в отдельный процесс. Об этом - ниже, в пункте "организация работы с удаленными филиалами".

Аллокации и трансферты

• Использование шаблонов при разноске значений статей. Не представлено.

• Использование нормативов и дополнительных справочников. Используются штатные и дополнительные справочники "1С:Предприятие".

• Использование языка формул. Скрыто в настройках системы.

• Скриптовый язык. Скрыто в настройках системы.

Алгоритмы расчета финансовых результатов

В системе хорошо проработан анализ структуры затрат, расчет безубыточности, себестоимости, маржи, рентабельности. Это обеспечивается построением дерева расчета взаимосвязанных финансовых показателей.
Организация работы пользователей с системой
Автоматизация коллективной работы с бюджетом

В рамках возможностей "1С:Предприятие" очень удобно организована работа пользователей с единой базой данных. Помимо работы пользователей со статьями предусмотрен управленческий документооборот, применение которого позволяет автоматически изменять состояние статей.
Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Технология применения системы "1С:Предприятие" подразумевает возможность ведения отдельной БД для филиала. Для консолидации данных их БД филиалов применяется отдельная технология консолидации. Это свойство системы "1С:Предприятие", а не системы бюджетирования. Особенность консолидации заключается в том, что структуры справочников баз данных должны быть идентичны. Сложности, возникающие в связи с этим подходом аналогичны системам с файловой организацией.
Удобства в работе с системой

• Утверждение статей и планов. План утверждается финансовым директором и закрывается для изменений одновременно для всех ЦФО.

• Примечания к статье. Реализовано в виде отправки и получения сообщений и документов между участниками бюджетного процесса.

• Визуализация расхождений. Предлагается анализ "план-факт" БДДС, БДР по ЦФО с углублением до первичных документов.

• Контроль ошибок. Проверка корректности планов с учетом ограничения сбыта, снабжения и остатка товаров. Помимо них есть функции оптимизации планов.

• Версионность планов. Реализовано в виде сценариев бюджета.

• Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Нет.

• Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета. Возможно в пределах одной базы данных.

• Средства анализа бюджета. Предусмотрен сравнительный анализ по ЦФО, бизнесам, временным периодам, ABC-анализ. Для многомерного анализа применяется другой продукт - "Гипер Куб". Его возможности по составу данных и функциональности ограничены возможностями Pivot Table, входящей в состав MS Excel.

Секретность и безопасность данных

• Типы пользователей и права доступа. Разграничение доступа к статьям на уровне ЦФО. Права доступа сгруппированы в роли. В поставке системы содержится некоторый набор ролей, например, таких как "ответственный распорядитель".

• Фиксация действий пользователей. Реализована средствами системы "1С:Предприятие".

Архитектура, платформа, средства интеграции

Проще говорить об архитектуре, платформе и средствах интеграции системы "1С:Предприятие", чем системы "Бюджетное управление", поскольку последняя является конфигурацией первой. Поэтому в отличие от остальных систем бюджетирования, этот раздел не будет подробно рассматриваться.

Единственное, на что стоит обратить внимание - это генератор отчетов. Модуль "Репортер" предназначен для формирования любой управленческой отчетности и произвольных выборок из различных баз данных (IB Database, MS SQL Server, Oracle, Sybase, DB/2, Informix, Paradox, Dbase, Access, FoxPro, а также из любых других, к которым есть ODBC-драйверы).

Заключение

Подводя итог обзора, можно сказать, что сегодня на рынке представлен довольно широкий спектр систем бюджетирования, среди которых могут найти подходящий по функциональности и цене программный продукт как небольшие предприятия, так и многофилиальные компании и корпорации.

Свой выбор можно остановить на системах, обеспечивающих ведение бюджета в едином информационном пространстве, сбор и консолидацию бюджетов, поддерживающих финансовую логику и взаимосвязь данных бухгалтерского и управленческого учета. Из программ данного класса в нашем обзоре были рассмотрены система Контур Корпорация. Бюджет, построенная на базе Хранилища данных, и система корпоративного бизнес-планирования Comshare MPC. Или можно выбрать решение, которое пусть и не будет иметь всех функций эталонной системы бюджетирования, но будет удобным и простым инструментом для планирования показателей. Таким решением может стать система Adaytum e.Planning или Hyperion Pillar. Или можно отдать предпочтение специализированной системе, с конкретной методикой бюджетирования, такой как Бюджетирование для 1С: Предприятие.

Надеемся, информация обзора поможет сделать правильный выбор.
Полезные ссылки и обзоры:

• Раздел на сайте "Корпоративные финансы", посвященный системам бюджетирования.

• Рекомендации по выбору инструмента для реализации системы бюджетирования Консультационной группы "Воронов и Максимов".

• Статья о проблемах выбора системы бюджетирования - в проекте "УПРАВЛЕНИЕ 3000".

Бюджетный автомат

Если вы решитесь на автоматизацию системы бюджетирования компании, перед вами сразу встанут вопросы: что выбрать, сколько платить, как внедрять. Примеряйте!

О ЧЕМ РЕЧЬ

В “Капитале” на стр. 44, 45 мы рассказали о том, что такое внутрифирменное бюджетирование, кому и зачем оно нужно, как организовать процесс бюджетирования в компании. Когда предприятие велико, то систему бюджетов, все эти большие объемы информации в виде баз данных, схем, таблиц, первичных и итоговых документов трудно заставить работать на эффективность компании, если бюджетирование не будет автоматизировано. То есть если вы не обзаведетесь соответствующей компьютерной программой.

Как выбрать такую программу?

ЗАЧЕМ И КОМУ ЭТО НУЖНО

Некорректно говорить о том, что нельзя организовать систему бюджетирования на предприятии, используя только бумажные варианты форм, таблиц, нормативов, баз данных и т.д. Собственно, так было построено планирование на советских предприятиях еще десять лет назад. Этот вариант будет приемлем и сегодня, но для небольших предприятий (с численностью персонала примерно до 20 человек).

Но всякий “спец”, имеющий опыт “советского” планирования и учета, неизменно приходит в дикий восторг, как только начинает пользоваться компьютером, хотя бы программой MS Excel. Поэтому не только крупным, но и средним, и мелким компаниям просто грех не воспользоваться преимуществами, которые предоставляет автоматизация планирования и бюджетирования.

С помощью программных систем работа по бюджетированию выполняется гораздо быстрее (человек — не машина). Кроме того, значительно уменьшается количество ошибок (человеку свойственно ошибаться). Во многих случаях исчезает необходимость обработки “вручную” большого количества данных. Полученные результаты имеют аккуратный, удобный, структурированный вид (нет необходимости изучать неразборчивый почерк какой-нибудь Авдотьи Варфоломеевны). Не нужно много места (на полках) для хранения бумаг — исходной и сводной информации. А если подсчитать экономию на стоимости бумаги и оплате труда (нужно меньше работников), то в некоторых случаях компьютерное бюджетирование может обойтись даже дешевле обычного.

И самое главное — без автоматизации невозможно ОПЕРАТИВНО контролировать и корректировать процесс выполнения бюджетов, появляются богатейшие возможности для всестороннего АНАЛИЗА деятельности компании и ее подразделений.

ВИДЫ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ

В соответствии с классификацией, любезно предоставленной БИЗНЕСу одной из украинских консалтинговых компаний, существует несколько вариантов автоматизации процесса бюджетирования.

Можно использовать так называемые локальные системы, которые решают исключительно задачи бюджетирования, или же так называемые модули финансового планирования в составе программных систем, предназначенных для комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Локальные системы, в свою очередь, можно подразделить на средства разработки и программные решения.

Средства разработки — это программные продукты (типа MS Excel, Access), которые изначально каких-либо функций бюджетирования не выполняют, но с их помощью даже не очень “крутой” программист (просто продвинутый “юзер”) может создать работоспособную систему бюджетирования. Главная прелесть автоматизации бюджетирования при использовании электронных таблиц и баз данных состоит в том, что это будет только ваша, единственная и неповторимая программа, она будет создана именно для вашего предприятия и будет включать все, что вам нужно, и ничего лишнего. Такая программа довольно легко создается, и вы всегда сможете ее доработать, изменить, перенастроить и т.д.

Главные недостатки — относительно длительный и трудоемкий период разработки программы; невозможность полной автоматизации всех процессов в связи с ограниченными возможностями данных программных продуктов; сложности при работе с филиалами и отделениями. Идеально такой вариант разработки программы бюджетирования подходит для небольших предприятий (до 50 человек). Он просто необходим на начальных этапах внедрения и апробации бюджетирования.

Программные решения локальных систем можно разделить на статические и динамические системы.

ГЛАВНАЯ ПРОГРАММА

Не надейтесь, что компьютерная программа и система бюджетирования автоматически будут управлять вашим предприятием за вас. Это всего лишь инструмент, помогающий принимать правильные управленческие решения (и контролировать их выполнение).

Главная программа — У ВАС В ГОЛОВЕ.

Удачных вам решений!

Статические системы — это системы, главной особенностью и, пожалуй, недостатком которых является ограниченность индивидуальных настроек программы. Поэтому прежде чем покупать такую “автосистему”, нужно очень тщательно рассмотреть и проанализировать все имеющиеся у нее возможности бюджетирования. И только после того, как вы поймете, что они подходят вам, смело покупайте такую программу. Как говорят профессионалы, такие системы дешевы, очень просты в использовании, быстро устанавливаются. Но в то же время они не “интегрируются” (т.е. не “связываются”) с другими программами, и, следовательно, часть данных придется “забивать” вручную. Наверное, применение таких систем — самый дешевый и быстрый вариант решения проблемы для небольших и медленно развивающихся предприятий.

Динамические системы — большие, сложные и достаточно дорогие программные продукты, предназначенные именно для автоматизации бюджетирования на предприятиях. Такие системы имеют массу самых разнообразных возможностей для построения бюджетирования и анализа полученных результатов, хорошо интегрируются с другими программными продуктами, имеющимися на вашем предприятии. Компания, продающая вам такой продукт, без проблем (но за дополнительную плату) усовершенствует и настроит такую программу только для вас. Кроме того, это отличный вариант для территориально разветвленных многофилиальных компаний. Едва ли не единственный недостаток “динамичных” программных систем — их высокая цена. В общем, если вы владелец достаточно крупного динамично развивающегося предприятия, у вас есть деньги и вам нужно автоматизировать только систему бюджетирования, а остальные участки (логистика, учет, управление) уже автоматизированы, динамические системы вам “как раз впору”.

Модули бюджетирования в интегрированных системах (ИС) — это отдельные части, с помощью которых можно “бюджетировать” в пределах “цельных” программ, автоматизирующих всю хозяйственную деятельность (логистику, производство, бухучет и собственно бюджетирование).

ИС подразделяют на малые, средние и крупные (классификация достаточно субъективна). В малых ИС бюджетирование реализовано, как правило, в специальных модулях финансового управления. Оно обычно является подмодулем в так называемой “Главной книге” и имеет очень ограниченные возможности.

Средние и крупные ИС различаются, как говорят специалисты, “уровнем автоматизации, глубиной проработки представленных функций и степенью интегрированности модулей”. Если говорить только о бюджетировании, то возможности по автоматизации этих процессов в средних и крупных ИС похожи. Главный недостаток автоматизации бюджетирования с помощью этих систем — достаточно длительный период внедрения. Как правило, сначала автоматизируют логистику, потом — бухучет, управление персоналом и только потом — бюджетирование. Это занимает минимум год. Зато внедрив хорошо подобранную и гибкую в настройках ИС один раз, вы решаете сразу много проблем, “убиваете кучу зайцев” одновременно. Некоторые виды систем бюджетирования мы представили в таблице.

В целом, средства разработки, статические системы и малые интегрированные системы целесообразно использовать на небольших предприятиях. Динамические системы, средние и крупные ИС более подходят для средних и крупных развивающихся предприятий.

СОВЕТЫ КОНСУЛЬТАНТОВ

Владимир ДУНАЕВ, директор направления
“Контроллинг и Бюджетирование” компании Softline:

— Первый сектор рынка автоматизированных систем бюджетирования для крупных предприятий образуют полнофункциональные, полномасштабные западные системы, основанные на моделировании в целом всех бизнес-процессов предприятия. В этом преимущество подобных систем. Но у них есть и недостатки. Внедрение таких систем начинается с полной замены всех информационных систем оперативного учета, уже работающих на предприятии.

Второй сектор рынка сформирован системами, претендующими на звание “полноценные системы”. Сюда можно отнести предложения многих отечественных производителей. Каждая из этих систем содержит элементы бюджетирования и элементы анализа деятельности предприятия, но это только элементы.

Третий сектор рынка формируют местные внедренческие компании, которые на базе своих продуктов оказывают полный спектр услуг по организации бюджетирования для предприятий. Они проводят обследование, аудит, консалтинг и адаптацию своих базовых продуктов к специфике конкретного заказчика. Практически выполняются переработка и перепрограммирование продукта с последующим внедрением и сопровождением.

Алёна БРАТИЩЕНКО, консультант
компании “Супремум”:

— Мы считаем, что использовать средства разработки следует малым и средним предприятиям, на которых бюджетированием занимается один отдел (плановый) или один человек (финансовый менеджер), а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне сводных показателей. Целесообразно также использовать их на стадии постановки бюджетирования на предприятии, что будет отличной заменой бумажного варианта.

Прежде чем покупать статические системы, необходимо тщательно проанализировать их на универсальность решения задач бюджетного процесса и соответствие целям и потребностям предприятия. В любом случае, статические системы не рассчитаны на крупные предприятия. Они также будут являться хорошим решением для усовершенствования работы финансового менеджера или небольшого планового отдела предприятия.

Динамические системы целесообразно использовать предприятиям, на которых в процесс бюджетирования вовлечено много участников (удаленных в том числе), а также при динамичном развитии предприятия. Эти системы могут принести реальную пользу только в том случае, если на предприятии разработана бюджетная модель, всеми участниками четко осознаются их задачи в бюджетном процессе.

КАК ВЫБИРАТЬ “АВТОМАТ”

Выбирать программу для автоматизации бюджетирования можно двумя способами.

1. Поручить имеющемуся у вас на предприятии программисту разобраться с возможностями, достоинствами и недостатками большого количества систем, сравнить их с вашими требованиями, выбрать одну и начать ее внедрять. Недостаток этого метода заключается в длительности процесса выбора и в изрядной доле субъективизма вашего “программера” при выборе системы.

2. Поручить задачу выбора ИT-консалтинговой фирме. Проблема в том, что большинство таких компаний “по совместительству” являются поставщиками тех или иных систем и “проталкивают” на рынок свой продукт. Поэтому уровень их объективности еще меньше, нежели у вашего специалиста. Фирм, занимающихся независимым консалтингом, очень мало, но они есть.

Желательно проконтролировать и вашего “программера”, и ИT-консультантов — в этом случае больше шансов, что вы получите именно то, что хотите.

Когда выбор сделан окончательно, покупайте программу и начинайте внедрять. Но тут уже без консультантов не обойтись.

Продажей и внедрением выбранного вами программного продукта занимаются в Украине, как правило, несколько фирм. Поэтому обратите внимание не только на стоимость продукта, но и на цену его внедрения, адаптации под ваше предприятие, обучения сотрудников работе с ним (количество часов), обслуживания, обновления, и обязательно оговорите все эти условия в контракте. Не забудьте и о репутации фирмы, стаже работы ее на рынке.

СОВЕТ КОНСУЛЬТАНТА

Андрей ФОМИЧЕВ, начальник департамента
продвижения корпорации “Галактика”:

— Если предприятие небольшое, то процесс управления бюджетами можно организовать на базе электронных таблиц MS Excel. Но в Excel вы не сможете автоматически получить аналитику, например, о доходе от реализации основных видов продукции, при условии, что этой продукции, допустим, 3 тыс. наименований. Практически невозможно также “свести” бюджет территориально разветвленной структуры.

Если речь идет об автоматизации бюджетирования большой структуры, особенно если это холдинг, желательно использовать специальные программные продукты. Некоторые компании предлагают автономные системы бюджетирования. Недостаток этих систем в том, что могут возникнуть сложности при экспорте-импорте данных из других автоматизированных управленческих систем.

Самый дешевый вариант — MS Excel, самый дорогой — западные системы, у которых стоимость рабочего места достигает $4 тыс.

Если компания небольшая — до 30 человек и ее годовой оборот не превышает $300 тыс., проще пользоваться MS Excel. Но если в перспективе рост компании неизбежен, я бы порекомендовал сразу использовать соответствующие модули бюджетирования интегрированных систем, функциональность которых можно расширять адекватно развитию предприятия.

ДЕНЬГИ

Лицензионные программы Excel, Access, входящие в пакет MS Office, стоят около $300. Цена всего пакета программ SAP R/3 в зависимости от комплектации может достигать $1 млн.

Цена модуля бюджетирования в отечественных программах в расчете на одно рабочее место составляет примерно $1 тыс. Консультанты оценивают свои услуги не менее чем 80 грн. в день за человека.

Внедрение “большой” системы может обойтись вам в 30-100% стоимости самой программы.

Всякая история должна иметь классический период

В настоящий момент в российских компаниях созрело устойчивое понимание необходимости бюджетирования на предприятиях, начиная с простейших его элементов: бюджетирования движения денежных средств (БДДС) и доходов/расходов (БДР), а затем по балансовому листу (ББЛ) и прочих. Поэтому в системах автоматизации выделяются специальные подсистемы, основанные на идее универсальных форм планов, позволяющих планировать, оперативно управлять и проводить план-факт анализ использования финансовых ресурсов предприятия.

"С незапамятных времен" для работы с формами планов широко используются электронные таблицы Microsoft Excel и небольшие универсальные системы управления базами данных типа Microsoft Access.

Кто не увлекается, тот не попадает в ловушки от Excel и Access

Автоматизация управления финансами часто начинается с переноса ручных форм планов и отчетов в электронные таблицы типа Microsoft Excel. Действительно, этот инструмент обладает рядом необходимых и полезных качеств: широкая распространенность, удобство и простота использования, мощные средства выполнения расчетов с помощью формул, соответствие экранных представлений готовым печатным формам.

Но хорошо известны и серьезные ограничения в использовании Microsoft Excel:

• сложность работы многократно возрастает с увеличением числа взаимосвязанных плановых форм, с необходимостью формирования сводных данных, анализа данных в различных разрезах;

• невозможность одновременной работы нескольких пользователей с общими данными усложняет регламент финансового планирования;

• переход к следующему периоду планирования часто влечет копирование и доработку всего комплекса плановых форм;

• затруднено использование кодификаторов (словарей с нормативно-справочной информацией) для классификации показателей по статьям, центрам финансового учета и т.п.;

• крайне недостаточны средства разграничения доступа, защиты данных и их восстановления в случае ошибочных действий пользователей.

Реальные системы управления финансами на базе электронных таблиц часто представляют собой сложный, плохо структурированный конгломерат форм, требующий постоянного сопровождения авторами и практически неотчуждаемый. Система управления базами данных Microsoft Access предоставляет более широкие возможности, но, в сущности, имеет те же ограничения, что и таблицы Microsoft Excel. Все это отнюдь не означает, что указанные инструменты – плохие. Просто они имеют свою нишу: автоматизация управления при ограниченных информационных потоках.

Поэтому будьте осторожны: использование подобных инструментов может привести к ловушке в условиях растущего бизнеса, когда встанет проблема переноса (экспорта) накопленной информации в новую систему автоматизации. Нормативно-справочная информация и зарегистрированные документы экспортируются автоматизированными методами, как правило, без проблем. Но взаимосвязи объектов учета, не адекватные принятым в новом средстве автоматизации (а в условиях не устоявшихся методик это почти всегда так и есть!), и "историческая информация", накопленная за прошедшие периоды, могут быть переносимы только вручную или не переносимы вовсе. Кстати, для бухгалтерского учета подобные проблемы могут отсутствовать: после экспорта нормативно-справочной информации, остатков (средств на счетах, материальных ценностей и дебиторско-кредиторской задолженности) с очередного учетного периода можно начинать "новую жизнь".

Желание поддержать описанную в "7 нотах" методику бюджетирования средствами более удобными и универсальными, чем Microsoft Excel и Microsoft Access, привело к появлению первых систем автоматизации управления финансами, обеспечивающих ведение самых различных бюджетов по методологии консалтинговой группы “БИГ” – при помощи уже ставшей классической схемы взаимодействия финансовых показателей и универсальных форм планов. Одно из таких решений предложено Корпорацией ПАРУС.

Суть дела состоит в следующем. Любое планируемое или фактическое событие финансово-хозяйственной деятельности может быть описано определенным набором характеристик, среди которых важнейшими являются: период, статья, центр финансового учета (ЦФУ), сумма, а также тип "план/факт". Отражением подобного события в системе автоматизации является запись, которая хранится в базе данных, а совокупность всех подобных записей составляет учетный регистр "Финансовые показатели" (см. таблицу 1).

Таблица 1

Финансовый показатель может формироваться вручную. Разумеется, этот простейший (в смысле понимания, а не удобства ввода) способ не является единственным – о других мы расскажем позднее. Сам БДДС (или БДР) имеет вид, например, следующего вида (таблица 2):

Таблица 2

Для формирования суммы в ячейке на пересечении столбца Январь: План и строки Реализация (для краткости обозначим такую ячейку как Январь: План # Реализация) необходимо провести в регистре финансовых показателей отбор (другими словами, фильтрацию) тех из них, которые имеют следующие значения характеристик:

• Период: Январь;

• Тип: План;

• Статья: Поступление от реализации;

а затем сложить значения сумм отобранных финансовых показателей. Поэтому все аналогичные ячейки будем называть ячейками типа "сумма сумм" (схема 1).

Схема 1 Формирование ячейки типа "сумма сумм"

Для формирования ячейки типа "сумма сумм" такого же БДДС, но для отдельного ЦФУ к условиям отбора надо добавить еще одно, типа следующего:

• ЦФУ: Коммерческий отдел.

Совокупность условий отбора формируется один раз и хранится в так называемом описании формы плана. При этом параметры отбора являются атрибутами различных объектов:

• по ЦФУ – всей формы в целом,

• по периоду и по типу – столбца Январь: План,

• по статье – строки Реализация.

Другими словами, отбор для ячейки типа "сумма сумм" осуществляется по совокупности условий отбора, заданным для всей формы, а также для столбца и для строки, на пересечении которых расположена сама ячейка.

Теперь рассмотрим ячейку Январь: План # Итого поступлений. Конечно, ее значение можно получить аналогичным образом, "ослабив" указанные выше условия отбора:

вместо:

• Статья: Поступление от реализации

для строки Итого поступлений задать:

• Статья: Поступление от реализации или Поступление от обслуживания или Поступление...

Но удобнее поступить по-другому: просуммировать значения в ячейках на пересечении столбца Январь: План со строками группы Поступление (схема 2).

Схема 2 Формирование ячейки по формуле

Система автоматизации предоставляет эту возможность при помощи формул типа следующей:

[Январь: План # Итого поступлений] = [Январь: План # Реализация] + [Январь: План # Обслуживание],

Аналогичным образом можно получить значения в строке Остаток на конец периода, вычислив разность:

[Январь: План # Остаток на начало периода] – [Январь: План # Изменение за период]

Здесь внимательный читатель может возразить: "Но в этой формуле используется значение в ячейке строки Остаток на начало периода? Откуда берется это значение?" И будет прав.

где обозначение [Определенная Ячейка] – есть значение в Определенной Ячейке таблицы плана.

Подобное значение можно ввести непосредственно с клавиатуры компьютера. "Но это несерьезно. Что же – эту сумму надо переписывать вручную из БДДС за предыдущий период?" – справедливо не унимается читатель. Спешим успокоить: этот остаток можно получить автоматически, например, из данных бухгалтерского учета. В этом нам помогут все те же формулы, но с применением специальных функций, возвращающих значения остатков непосредственно из базы данных системы автоматизации, например, такой:

ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО ЧЕТУ (Синтетический счет)

или более сложной:

ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО СЧЕТУ

(Аналитический счет, Тип суммы, Дата, ПБЕ, Валюта, Тип курса)

где в качестве Тип суммы указывается Бухгалтерская или Управленческая, а Тип курса – Официальный или Специальный (вот где пригодился управленческий "уклон" в бухгалтерском учете!). Подобные остатки должны быть предварительно зарегистрированы бухгалтером при помощи подсистемы бухгалтерского учета, объединенной с подсистемой управления финансами в комплексную систему автоматизации.

Схема 3 поясняет, что кроется за словами комплексная система автоматизации, и каким образом данные одной ее подсистемы могут быть доступны в другой подсистеме.

Схема 3 Комплексная система автоматизации управления

Рабочие места бухгалтеров и финансистов изображены в верхней части рисунка отнюдь не потому, что они "самые важные", – просто в данном контексте мы обсуждаем взаимодействие именно бухгалтерии и финансовой службы. Чтобы размерами этой картинки не отпугнуть от идеи единого комплекса малый бизнес, представим схему взаимодействия всего лишь двух совершенно автономных (и, возможно, удаленных друг от друга территориально) компьютеров (схема 4).

Схема 4 Система автоматизации управления:
одна из минимальных конфигураций

Вернемся к формам планов. Там еще имеются различные надписи, линии и прочие оформительские элементы. Они также вводятся и хранятся в описании формы плана. Таким образом, это описание содержит всю информацию о правилах (алгоритмах) и "дизайне" формы плана. Эти формы могут иметь самый разнообразный вид и содержание, поэтому о них говорят как об универсальных.

Приведем последовательность действий в рамках простейшей схемы взаимодействия финансовых показателей и форм планов:

1. На подготовительном этапе формируется описание формы плана. Это не сложная работа, но ее лучше поручить более опытному пользователю.

2. Плановые финансовые показатели регистрируются до начала планируемого периода, а фактические – постоянно на периоде, по мере совершения актов финансово-хозяйственной деятельности. Пока мы говорим только о ручной регистрации, но, разумеется, имеются и автоматизированные возможности.

3. В любой момент менеджер может вывести форму плана, содержание которой соответствует текущему состоянию регистра финансовых показателей и данных бухгалтерского учета. Это делается буквально "нажатием одной кнопки". И тогда на экране монитора появится изображение таблицы.

4. Пора, наконец, показать, как выглядит форма плана, например, в системе ПАРУС (схема 5). Приведем сразу три формы: для бюджета движения средств, налогового плана и бюджета движения запасов.

Схема 5 Пример изображения форм планов
в системе автоматизации.

Что можно сделать с полученной таблицей?

• Просмотреть и подправить "вручную" значения непосредственно в ячейках.

• Если некоторые данные, например, в ячейках типа "сумма сумм", вызывают вопросы, – "Откуда такие большие суммы расходов?" – можно уточнить ситуацию следующим образом (схема 6).

Схема 6 Уточнение ситуации: например, какие факты финансово-хозяйственной деятельности привели к столь большой сумме расходов

• Можно распечатать форму.

• Вывести форму в таблицу Microsoft Excel. Для многих это будет приятная встреча со старым знакомым: ведь автоматизация управления финансами часто начиналась с использования именно этой популярной программы. Здесь таблица Microsoft Excel выступает не только как средство представления информации (теперь можно "отнести" таблицу с планом руководству в электронном виде на дискете или "отправить" эту таблицу, используя электронную почту, предварительно построив наглядные и красочные диаграммы и графики), но и как средство дальнейшей обработки. Но и это еще не все: можно записать полученные данные таблицы Microsoft Excel в ячейки любой формы для использования и дальнейшей обработки опять же в системе автоматизации.

• А теперь самое главное: специальной командой можно создать новый финансовый показатель, с суммой, указанной в ячейке, и значениями характеристик, совпадающими с условиями отбора для этой ячейки. В свою очередь, этот новый финансовый показатель может быть использован в другой форме плана, а значение этой формы плана может породить еще один новый финансовый показатель, который, в свою очередь, может... (все помнят знаменитую историю "про попа, у которого была собака".) Именно таким образом осуществляется многоуровневая информационная связь между формами планов, например, для сведения или распределения данных.

Распределять надо "по справедливости"

Для анализа рентабельности работы отдельных подразделений предприятия часто требуется распределить показатели по нескольким ЦФУ. Например, рекламный отдел несет расходы по организации участия фирмы в ежегодной выставке. Так как непосредственные доходы от этой деятельности получат другие подразделения (например, службы сбыта), то для определения рентабельности указанных подразделений необходимо распределить такой расход по соответствующим службам фирмы (поровну, исходя из фактических данных прошлых периодов, пропорционально фонду заработной платы отделов и т.п.).

Аналогичная задача может возникнуть и при необходимости распределить показатели по периодам планирования. Предположим, что результаты участия в выставке наиболее ощутимы в первый месяц после ее проведения, в последующие три месяца они постепенно уменьшаются и, наконец, перестают оказывать какое-либо влияние на уровень доходов. Тогда расходы на проведение выставки необходимо распределить по месяцам, например, следующим образом: 40% – на первый месяц; а 30%, 20% и 10% – на последующие месяцы.

Перед формированием формы плана можно задать параметры вывода и получить самые разнообразные представления одних и тех же данных (см. схему 7).

Схема 7 Примеры представления данных

Можно "размножить" каждый плановый показатель, сформировав из одного – три, с различными суммами и пометками оптимистический, ожидаемый и пессимистический, чтобы получилась "бюджетная триада" (см. схему 8).

Схема 8 Три типовых варианта представления бюджета

Описав одну форму плана, можно быстро создать ее копию, а затем "циклически" поменять условия отбора, относящиеся к новой форме в целом, к ее строкам и столбцам, реализовав тем самым равноправие измерений (см. схему 12).

Схема 9 Иллюстрация разных группировок представления данных бюджетов

И в заключение – о скользящем бюджете. Подобный бюджет составляется не на определенный календарный период (месяц, квартал, год), а на определенный срок – на квартал, полгода или год вперед. При этом обычно используется переменная детализация, в начале – по меньшим периодам, а в конце – по большим (см. таблицу 3).

Таблица 3

По истечении ближайшего планового периода производится уточнение показателей плана на новый срок и сдвиг периодов по времени вперед (таблица 4).

Таблица 4

Такое бюджетирование:

• сокращает разовые затраты на составление годового плана, распределяя их более равномерно в течение года;

• позволяет непрерывно контролировать будущее состояние предприятия на заданный срок вперед, в то время как при традиционном планировании горизонт прогноза изменяется "пилообразно" с течением времени.

Генеральный директор корпорации ПАРУС

Александр Карпачев

Продолжение следует…

Автоматизация учета и управления финансами:
пример реализации

• Приемы постановки автоматизации учета

• Автоматизация в управлении финансами

• Новейшая архитектура автоматизации: ORGWARE + исполнительная система.

Всегда существуют любители деталей. Они говорят: "Давайте подробности. Опишите построение схемы управления с реальной детализацией". И конечно, они правы. Такое детализированное описание – даже отдельных фрагментов – помогает лучше понять способы решения проблемы в целом.

Три аспекта традиционно вызывают интерес при практическом внедрении подобных решений в сфере автоматизации учета и финансов:

• Типовые приемы постановки управленческого учета с использованием средств автоматизации.

• Автоматизация финансов за границами средств Microsoft Excel и Microsoft Access.

• Новейшие решения, основанные на интеграции средств разработки бизнес-моделей организации управления финансами и исполнительных систем управления финансами.

ABC финансового учета

А. Система автоматизации бухгалтерского учета обеспечивает формирование отчетных документов для самостоятельной балансовой единицы. Но обычно для правильной организации работы предприятия – подобной единицы – нужно знать результаты деятельности отдельных его подразделений. Для решения этой задачи каждая исходная сумма может быть "привязана" к так называемому подразделению балансовой единицы (ПБЕ). В этой книге для подобного подразделения применяется и другое название – центр финансового учета (ЦФУ). ПБЕ может быть обычным структурным подразделением предприятия или группой таких подразделений, функционирующих, например, на основе внутреннего хозяйственного расчета. Список ПБЕ формируется в специальном словаре заранее или может дополняться (корректироваться) в ходе эксплуатации системы автоматизации. При обработке и обобщении данных менеджер может получить информацию как по всему предприятию в целом, так и по группам или отдельным ПБЕ (см. схему 1).

Схема 1 Архитектура системы автоматизации бухгалтерского учета
с детализацией до ПБЕ

B. Законы, регламентирующие бухгалтерский учет, как и любые законы, – следует соблюдать. Однако в некоторых случаях такой закон может не вполне соответствовать целям внутреннего учета и управления, основанного на этом учете. Например, для поддержания товарного запаса при изменении цен необходимо привлекать дополнительные оборотные средства. Поэтому было бы правильно списывать товар по цене восстановления, исходя из суммы, необходимой для закупки следующей партии аналогичного товара. Однако по действующим инструкциям прибыль от реализации товара положено определять как разность между суммой реализации и суммой закупки одной и той же партии товара. Другой пример: по закону только через определенный срок можно списывать в убытки безнадежные долги, даже, если фирма-должник уже прекратила свою деятельность. А поэтому, формально планируя прибыль, фактически предприятие-кредитор уже обречено на убытки.

Для решения подобных аналитических проблем предназначен управленческий учет, который ведется параллельно с бухгалтерским (см. схему 2). В рамках этого метода суммы, регистрируемые в подсистеме управления финансами, имеют два значения – по бухгалтерской и по управленческой оценкам. Для подготовки строго регламентированных отчетных документов следует пользоваться данными бухгалтерского учета, а для менеджмента – управленческого учета.

Схема 2 Организация управленческого учета,
параллельного бухгалтерскому

Параллельные управленческие суммы появляются при отработке в бухгалтерском учете документов, зарегистрированных, например, в логистической подсистеме. В этом случае сумма 1 000 000 руб. товарного отчета о бартерной сделке может "породить" две суммы (см. таблицу 1).

Таблица 1

Конечно, алгоритмы формирования управленческих сумм любой сложности задаются заранее, а собственно вычисление осуществляется автоматически "нажатием одной кнопки".

С. Еще одним средством управленческого учета в рамках бухгалтерского является развитая аналитика, когда дебетуемые и кредитуемые счета дополняются аналитическими счетами (признаками) нескольких порядков. Например, в плане счетов к синтетическому счету 44 "Издержки обращения" можно открыть аналитические счета:

• 1-го порядка "Подразделения": администрация, основные подразделения,... ;

• 2-го порядка "Статьи расходов": заработная плата, начисления на заработную плату и т.п.

Тогда затраты на выплату зарплаты сотрудникам основных подразделений следует отнести по дебету счета 44/основные подразделения/заработная плата, а отчетные документы и документы оперативного контроля, сформированные в разрезах аналитических счетов, дадут дополнительную управленческую информацию.

Наконец, нормативные акты Российской Федерации требуют вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях. Но учет в национальной валюте не всегда удобен и в некоторых случаях (а особенно в условиях инфляции) не вполне отражает реальное состояние дел предприятия. Обычно система автоматизации позволяет вести учет в нескольких валютах. Но если для каждой валюты можно указать и использовать в обработке одновременно два курса: официальный, например, устанавливаемый Центральным банком РФ, и специальный курс, отличный от официального, то появляется еще одна возможность для управленческого учета.

Таким образом, отчетные документы и средства оперативного контроля, представленные на схеме 3, могут формироваться:

• по отдельным балансовым единицам или по любым их группам;

• по отдельным подразделениям балансовых единиц (ПБЕ) или по любым группам ПБЕ;

• по управленческой оценке (параллельно с бухгалтерской оценкой);

• в разрезе разнообразных аналитических признаков;

• в валютах по специальным курсам (параллельно с официальными курсами).

Схема 3 Отчетные документы и средства оперативного контроля

В итоге создается расширенная информационная база для принятия управленческих решений.

Президент Корпорации

ПАРУС Александр Карпачев

«Функции бюджетирования и их реализация в информационных системах»

Финансовая газета, 2002, №31 (555), с.14-15

Дмитрий Исаев, к.э.н., Заместитель директора Управления маркетинга и продаж компании «ЛАНИТ»

Как известно, любая достаточно крупная задача организационно-управленческого характера на практике оказывает существенное влияние на целый ряд смежных областей, охватывая, таким образом, практически всю систему управления в целом. Это в полной мере относится и к системе корпоративного бюджетирования.

Данная статья посвящена функциям (в широком управленческом смысле) системы бюджетирования, а также тому, как эти функции реализуются при помощи современных информационных технологий.

Корпоративный бюджет - это комплексный план деятельности компании, выраженный в финансовых и/или количественных показателях (статьях) и охватывающий определенный интервал времени.

Под бюджетированием понимается вся совокупность управленческих процессов, обеспечивающих жизненный цикл бюджета. В это понятие входит разработка бюджета (включая согласование и утверждение), контроль его исполнения (оценка соответствия плана и факта), а также анализ причин отклонений фактических данных от плановых. Таким образом, бюджетирование включает в себя два основных элемента - планирование и контроль.

Что касается системы бюджетирования, то здесь требуются некоторые комментарии. Дело в том, что этот термин часто употребляют в узком смысле, имея в виду определенную методику или соответствующую компьютерную программу. При постановке и внедрении системы бюджетирования не всегда уделяют должное внимание, пожалуй, самому главному элементу любой системы управления - человеку, принимающему решения. Кроме того, важную роль играют и организационные принципы (бизнес-процессы), в рамках которых взаимодействуют люди и информационные системы. Строго говоря, система бюджетирования - это комплексное понятие, включающее в себя сразу несколько элементов: методологию, персонал, информационную систему, а также соответствующие бизнес-процессы.

Будучи комплексным управленческим процессом, бюджетирование оказывает столь же комплексное влияние на деятельность аппарата управления. Среди основных функций системы бюджетирования можно выделить следующие:

• планирование и координация;

• принятие решений и делегирование полномочий;

• оценка деятельности;

• оценка и переоценка тенденций;

• взаимодействие и мотивация персонала;

• контроль и анализ.

Рассмотрим перечисленные функции бюджетирования более подробно.

Функции системы бюджетирования

Планирование и координация. Это - основные функции системы бюджетирования. С одной стороны, бюджет конкретизирует стратегические корпоративные планы, а с другой - консолидирует информацию тактического и оперативного характера. Таким образом, в бюджете как бы «связываются» между собой стратегическая и оперативно-тактическая плоскости планирования. Поэтому корпоративный бюджет, по сути, устанавливает определенные рамки, внутри которых принимаются все последующие управленческие решения. Развитие предприятия становится более планомерным и предсказуемым, поскольку вероятность неадекватных шагов и разного рода «перекосов» сводится к минимуму.

Принятие решений и делегирование полномочий. Грамотно поставленная система бюджетирования подразумевает четкие процедуры принятия управленческих решений и соответствующее разграничение ответственности. При этом право (и обязанность) принятия решений делегируется именно тому менеджеру, который отвечает за соответствующую область деятельности. При этом снижается нагрузка на руководителей высшего уровня - им больше не приходится тратить время на принятие решений, находящихся в компетенции подчиненных. Что касается менеджеров среднего звена, то в условиях отсутствия излишнего вмешательства «сверху» они получают новые возможности для проявления инициативы и реализации своего потенциала.

Оценка деятельности. Показатели исполнения бюджета и могут служить одной из характеристик текущей позиции предприятия и качества бизнеса. Достижение запланированных показателей и отсутствие негативных отклонений факта от плана свидетельствуют о стабильности и устойчивости. Наоборот, существенные отклонения факта от плана говорят либо о несовершенстве системы планирования, либо о недостаточной предсказуемости самого бизнеса.

Оценка и переоценка тенденций. Как известно, построение бюджетов основывается на прогнозах, и прежде всего на прогнозе продаж. Поэтому корпоративный бюджет во многом отражает состояние «внешней среды», точнее - оценку ее динамики в будущем. Мониторинг исполнения бюджета и анализ отклонений может оказать неоценимую помощь в случаях, когда базовые ожидания, прогнозы и тренды требуют переосмысления. Это может произойти как из-за погрешностей в первоначальных прогнозах, так и при изменении внешних тенденций.

Взаимодействие и мотивация персонала. Деятельность по формированию, корректировке, контролю и анализу бюджета предусматривает тесное общение сотрудников практически всех служб организации. Кроме того, бюджет должен оказывать мобилизующее воздействие и обеспечивать заинтересованность персонала в достижении запланированных показателей.

Контроль и анализ. Регулярное сопоставление достигнутых результатов с запланированными дает возможность анализировать отклонения и своевременно принимать необходимые решения. Внешние условия могут изменяться, при этом в корпоративный бюджет также должны вноситься необходимые коррективы. Причем вариации внешней среды должны восприниматься системой бюджетирования отдельно от отклонений, возникших по причинам внутреннего характера.

Бюджетирование и информационные системы

Функции бюджетирования весьма разнообразны и достаточно сложны, как с точки зрения объема обработки информации, так и с точки зрения методологи. Сегодня мало у кого возникают сомнения в том, что эти функции могут быть обеспечены только при помощи современных информационных технологий. Но технология технологии - рознь, и вполне естественно, что разные «электронные» инструменты бюджетирования обеспечивают разный уровень качества информации.

Часто для целей бюджетирования используются обычные электронные таблицы. Это один из наиболее простых, доступных и популярных инструментов. Электронные таблицы незаменимы для малого бизнеса; они также могут принести пользу и на более крупных предприятиях, которые только начинают строить свою систему бюджетирования. Однако, по мере вовлечения в этот процесс все новых и новых подразделений, усложнения методологии и роста объема данных, электронные таблицы (как инструмент бюджетирования) быстро достигают предела своих функциональных возможностей. Кроме того, электронные таблицы не автоматизируют процесс взаимодействия различных подразделений при формировании бюджета, что увеличивает период подготовки планов (некоторые крупные компании начинают составление бюджета на следующий год уже в июле).

Еще одна категория систем, используемых для бюджетирования - корпоративные системы управления (ERP-системы). Такие системы называют транзакционными, поскольку их основное назначение - планирование, учет и обработка операций. В то же время даже сами разработчики ERP-систем признают, что их системы не обеспечивают выполнение абсолютно всех функций управления, поэтому для отдельных, более детальных и специфических задач (в том числе и для бюджетирования) рекомендуется использование специализированных программных продуктов, в качестве «надстройки» над корпоративной системой управления. За последние годы специализированные системы бюджетирования получили широкое распространение и в настоящее время рассматриваются как отдельный класс автоматизированных систем. К системам этого класса является система Hyperion Pillar (разработка корпорации Hyperion Solutions, представитель в России/СНГ - компания ЛАНИТ).

Функциональность специализированного программного обеспечения позволяет полностью преодолеть ограниченность корпоративных систем, поскольку оно изначально разрабатывалось для задач бюджетирования. Такой программный продукт содержит всю необходимую для бюджетирования функциональность, в том числе специальную. К специальным функциям программных продуктов бюджетирования, в частности, относятся: ведение аналитических направлений и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия, расчет показателей деятельности, анализ отклонений и другие. Причем реальная работоспособность всех этих функций подтверждается опытом многочисленных предприятий - пользователей такой системы. Используя специализированную систему бюджетирования, финансовый менеджер может не опасаться того, что рано или поздно он столкнется с проблемами, решение которых система не сможет обеспечить.

Кроме того, специализированная система бюджетирования довольно легко интегрируется с другими системами управления, в том числе с системами класса ERP. Ведь именно ERP-система оперирует внутренними данными отделов и департаментов и, таким образом, выполняет роль поставщика информации для системы бюджетирования. Для обеспечения такой интеграции существуют разные способы. Например, Hyperion Pillar, помимо «традиционных» способов (импорт/экспорт через текстовые файлы, электронные таблицы, встроенный ODBC-драйвер), позволяет организовать «бесшовную» интеграцию с ERP-системами при помощи специального пакета Hyperion Application Link (через специальные адаптеры).

Как показывает опыт ведущих международных компаний, сочетание специализированной системы бюджетирования с корпоративной системой класса ERP, является наилучшим решением, обеспечивающим весь комплекс функций бюджетирования, столь необходимых для полноценного управления современным предприятием.

Министерство образования Российской Федерации

Московский Государственный Университет пищевых производств

Институт Экономики и Предпринимательства

Кафедра «Кибернетика и прикладной системный

анализ»

ДИПЛОМНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ

Методические указания к проведению дипломного проектирования для студентов по специальности 071900 Информационные системы в экономике

МОСКВА 2003

Содержание

1. Введение

2. Цель и задачи дипломного проектирования

3. Тематика и объекты дипломного проекта

4. Структура, содержание и объем дипломного проекта

5. Методические указания к выполнению основных разделов дипломного проекта

6. Методические указания по применению средств вычислительной техники в дипломном проектировании

7. Руководство дипломным проектированием

8. Организация работ над дипломным проектом

   1. Выбор тем, оформление задания и составление плана работ

   2. Сбор материалов по дипломному проектированию

   3. Расчет показателей эффективности систем обработки данных

   4. Порядок выполнения и оформления дипломного проекта

   5. Использование ГОСТов

9. Контроль за ходом дипломного проектирования

10. Порядок рецензирования и представления дипломных проектов к защите

11. Защита дипломных проектов

12. Библиографический список, литературы и стандартов используемых для ДП.

13. Приложение 1: Бланк задания на дипломное проектирование в МГУПП

Приложение 2: Титульный лист на дипломный проект в МГУПП, Институт Экономики и Предпринимательства, кафедра «Кибернетика и прикладной системный анализ»

Приложение 3: Памятка для дипломника по специальности 071900 «Информационные системы в экономике»

Приложение 4: Перечень стандартов для дипломного проектирования.

Приложение 5: Список условных сокращений.

Введение