Курсовая работа: Учет расчетов с подотчетными лица

Министерство образования РБ

Частное учреждение образования

Минский техникум предпринимательства

Курсовая работа

по дисциплине «Бухгалтерский учет анализ и контроль»

по теме «Учет расчетов с подотчетными лицами»

Выполнила учащаяся гр. УЗ-52

–––––––––––––

(Инициалы, фамилия)

Руководитель

––––––––––––

( Инициалы, фамилия)

Минск

2010

Содержание

Введение ……………………………………………………………………………..3

Раздел 1. Организация расчетов наличными денежными средствами…4

1.1. Обзор нормативных документов по вопросам учета расчетов

с физическими лицами наличными денежными средствами……………...4

1.2. Порядок выдачи наличных денег на предстоящие хозяйственные

расходы…………………………………………………………………………..7

1.3 Порядок возмещения расходов при служебных командировках в

пределах Республики Беларусь и за границу…………………………………9

Раздел 2. Синтетический и аналитический учет расчетов

с подотчетными лицами ……………………………………………… ….13

2.1. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными

лицами по хозяйственным расходам……………………………………………..13

2.2. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными

лицами по командировочным расходам………………………………………….21

Заключение ……………………………………………………………………….25

Список используемых источников ………………………………………….26

Во втором разделе будут изучены вопросы документального оформления и учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным и командировочным расходам.

Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи: раскрыть роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.

Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.

1. Организация расчетов наличными денежными средствами

1.1. Обзор нормативных документов по вопросам учета расчетов с физическими лицами наличными денежными средствами

* Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь", утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4. Основной документ, определяющий порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами для предприятий, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, осуществляющих деятельность на территории Республики Беларусь, а именно порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег, порядок проведения инвентаризации кассы и другие вопросы.

* Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 29.02.2008 №29). –– Определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.

* Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24 августа 2007 г. N 166 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 225, 8/17071). Данные Правила обязательны для выполнения структурными подразделениями Национального банка Республики Беларусь и определяют порядок их работы на территории Республики Беларусь в белорусских рублях. Несмотря на то, что документ предназначен для банков, в нем содержится информация и для организаций.

* Инструкция по организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 21 декабря 2006 г. №211. Установлены правила работы с ценностями для кассовых и инкассаторских работников. Правила распространяются на все банки и их филиалы, зарегистрированные на территории Республики Беларусь.

* Правила использования наличной иностранной валюты юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Бе6ларуксь от 26.05.2002 №251. Документ рассматривает правила приема наличной иностранной валюты и ее выдачи.

Согласно «Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь", утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4, в организациях выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы. Организации выдаются наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размере и на сроки, определяемые руководителем, но не более предельного размера, установленного законодательством Республики Беларусь, на следующие сроки (5, гл.2, п.36):

– не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

– не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

– до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению, у индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечение срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги за исключением случаев, установленных в пункте 1 части второй статьи 107 Трудового кодекса Республики Беларусь. Выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, использующих наемный труд, производится по:

– расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденному постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. N 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 64, 8/6254);

– платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Юридические лица, финансируемые из бюджета, в случае наличия у них разных источников поступления денежных средств (из бюджета, от осуществления предпринимательской деятельности и др.) расходные кассовые документы составляют по каждому источнику отдельно. Заготовительные организации, в том числе организации потребительской кооперации, могут производить выдачу наличных денег сдатчикам продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным документам утвержденных в соответствии с законодательством форм. Расходные кассовые ордера и другие документы утвержденных форм заполняются в порядке, установленном законодательством. На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости. При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. Выдача юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями наличных денег работникам юридических лиц, подразделений, индивидуального предпринимателя может производиться по удостоверению, выданному данным юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, индивидуального предпринимателя, выдавших удостоверение. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено передавать наличные деньги, выданные в подотчет напрямую от одного лица к другому лицу.

1.3. Порядок возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу

Условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определены «Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 и «Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу», утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55. Командировка оформляется приказом с указанием пункта назначения, срока, цели и продолжительности командировки. Командируемому работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем организации и скрепленное печатью. Срок командировки определяется руководителем организации и не может превышать 30 календарных дней не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения руководителя не более чем на 10 дней. Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на цели, на которые они выданы. За командированным работником сохраняется место работы и средний заработок за время командировки. После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной во время командировки работе и составляет авансовый отчет об использовании выданного аванса. К отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, документы о найме жилого помещения, проездные документы, квитанции и др. При направлении работника в служебную командировку за границу у нанимателя возникает вопрос: какие документы могут служить в качестве подтверждающих расходование денежных средств при найме жилого помещения? «Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках» утвержденное постановление Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 не содержит перечня документов, по которым может производиться возмещение указанных расходов. Основное требование к такого рода документам – чтобы они были предоставлены в оригинале и имели содержание и форму, которая бы позволила определить характер понесенных работником расходов, стоимостное выражение расходов, и были заверены печатью либо штампом организации, предоставившей командированному работнику такую услугу. (6, подп. 53.4 п. 53). В случае отсутствия подтверждающих документов по найму жилого помещения при командировании работника в Российскую Федерацию и другие страны СНГ возмещение расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения командированному работнику при представлении подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах. Суммы за питание, включенные в счета по найму помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения. (6, п.53). При направлении работника в служебную командировку за границу у нанимателя возникает вопрос: какие документы могут служить в качестве подтверждающих расходование денежных средств при найме жилого помещения? «Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках» утвержденное постановление Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 не содержит перечня документов, по которым может производиться возмещение указанных расходов. Основное требование к такого рода документам – чтобы они были предоставлены в оригинале и имели содержание и форму, которая бы позволила определить характер понесенных работником расходов, стоимостное выражение расходов, и были заверены печатью либо штампом организации, предоставившей командированному работнику такую услугу. (6, подп. 53.4 п. 53). В случае отсутствия подтверждающих документов по найму жилого помещения при командировании работника в Российскую Федерацию и другие страны СНГ возмещение расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения командированному работнику при представлении подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах. Суммы за питание, включенные в счета по найму помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения. (6, п.53) При направлении работника в служебную командировку за границу у нанимателя возникает вопрос: какие документы могут служить в качестве подтверждающих расходование денежных средств при найме жилого помещения? «Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках» утвержденное постановление Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 не содержит перечня документов, по которым может производиться возмещение указанных расходов. Основное требование к такого рода документам – чтобы они были предоставлены в оригинале и имели содержание и форму, которая бы позволила определить характер понесенных работником расходов, стоимостное выражение расходов, и были заверены печатью либо штампом организации, предоставившей командированному работнику такую услугу. (6, подп. 53.4 п. 53). В случае отсутствия подтверждающих документов по найму жилого помещения при командировании работника в Российскую Федерацию и другие страны СНГ возмещение расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения командированному работнику при представлении подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.Суммы за питание, включенные в счета по найму помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы на отдельные услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостинице возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения 6,п.53).

Работникам, командированным за границу, возмещаются расходы по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом по тарифу 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте – купе). В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду названными видами транспорта могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте – "СВ", на самолетах – "бизнес-класс"). Под исключительным случаем следует понимать такие обстоятельства, при которых у работника отсутствует возможность приобретения билетов на проезд по тарифу 2-го класса (например, отсутствие билетов в кассе вокзала). При этом приобретение билетов на проезд на железнодорожном транспорте – "СВ", на самолетах – "бизнес-класс" должно быть соответствующим образом обосновано и согласовано с нанимателем. При следовании указанными видами транспорта возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Возмещение транспортных расходов в пределах пункта командирования производится за счет суточных. Если проезд железнодорожным или водным транспортом осуществляется в ночное время, то командированному работнику возмещается стоимость комплекта спальных принадлежностей. Также командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань (с вокзала, аэропорта или пристани) к месту отправления, назначения или пересадки, если они находятся за пределами населенного пункта.

Наниматель обязан возместить понесенные работником расходы по провозу до 80 кг багажа, независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник. При этом следует учесть, что такие расходы возмещаются в случае выполнения служебного поручения по провозу багажа. (6, под.10.5 п. 10 ). При направлении работника в командировку за границу на личном автотранспорте произведенные им расходы, связанные с использованием автомобиля (расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы) возмещаются работнику при наличии договора об использовании личного автотранспортного средства (6,подп. 53.6 п. 53).

При командировании в пределах Республики Беларусь помимо возмещения командированному работнику стоимости проезда на основании подлинных проездных документов, расходов по бронированию билетов, также возмещаются расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов. Согласно п. 9 «Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь», утв. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35 в случае использования работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

При проезде по территории Республики Беларусь оплата суточных производится в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь, за время пребывания на иностранной территории суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку. При этом день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь – в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах Республики Беларусь. При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях. В случае временной остановки и пребывания на территории иностранного государства продолжительностью более суток (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.
За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта, суточные выплачиваются по нормам страны командирования.
Если работник направляется в служебную командировку в страну, с которой установлен пограничный контроль, то в этом случае для правильного расчета размера суточных день пересечения границы Республики Беларусь при въезде и выезде определяется по отметкам контрольно-пропускных пунктов в паспорте. При командировании работников в Россию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Время пересечения границы в таком случае уточняется в справочной службе Белорусской железной дороги или аэропорта.
В случаях, когда работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме. Если же принимающая сторона берет на себя часть расходов по командировке, следует учитывать, что суточные могут выплачиваться не в полном размере.

При направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь суточные ему выплачиваются в соответствии с действующим законодательством. На сегодняшний момент действует постановление Минфина РБ от 22.12.2005 № 155, согласно которому установлен следующий размер суточных –– при многодневной командировке – 12 тыс.руб. за каждый день командирования – при однодневной командировке и командировке в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, – 6 тыс. руб. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70%, двухразового – 30% от установленной нормы.

Расходы на командировки в пределах норм относятся на себестоимость продукции. Расходы организаций негосударственной формы собственности свыше норм возмещаются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации, суммы, превышающие нормы, подлежат включению в фонд заработной платы данных работников для налогообложения. Указанная сумма иностранной валюты пересчитывается по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату исчисления налога (2, с.254).

За нецелевое использование или невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, к юридическим лицам применяется экономическая санкция, предусматривающая штрафные санкции до десятикратного размера суммы этих средств (2, с.255).

2. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

2.1. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

В соответствии с «Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь", утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4 предприятия, обособленные подразделения, предприниматели, частные нотариусы (далее - субъекты хозяйствования, организации) выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с иными субъектами хозяйствования в размерах, определяемых руководителем организации, предпринимателем, частным нотариусом, но не более предельного размера расчетов наличными деньгами между субъектами хозяйствования в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Выдача разрешений на расчеты наличными деньгами между субъектами хозяйствования производится в соответствии с пп.19, 20 Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10.2002 № 213.

Разрешение обслуживающего банка на проведение расчетов наличными деньгами между организациями должно быть получено ими в предварительном порядке (за исключением случаев использования физическими лицами личных денежных средств при оформлении документов в ходе государственной регистрации субъекта хозяйствования, при открытии текущего (расчетного) счета в банке вновь образуемой организации, других установленных законодательством случаев).

Порядок выдачи разрешений на расчеты наличными деньгами между субъектами хозяйствования определяется руководителем банка самостоятельно. Разрешение может быть оформлено в виде:

– резолюции руководителя банка на ходатайстве предприятия;

– подписи руководителя банка на сообщении (заявке) об установленном организации размере расходования наличных денег на эти цели из собственной выручки.

Обязательным условием на проведение расчетов наличными денежными средствами в установленном законодательством Республики Беларусь размере является наличие указанного разрешения у всех сторон, участвующих в расчетах (за исключением предпринимателей независимо от наличия счета в банке, частных нотариусов). Как правило, расчеты между субъектами хозяйствования наличными денежными средствами осуществляются за счет предварительно выданного работнику аванса на предстоящие хозяйственные расходы. Выдача наличных денег под отчет работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю, использующему наемный труд и ведущему кассовую книгу, производится по расходным кассовым ордерам утвержденной формы (КО-2, КО-2в) при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

Физические лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет (образец заполнения авансового отчета см. в таб.1) об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Таб.1

Организация: Управление образования администрации

Фрунзенского района|

Отдел/Цех снабжения Должность/профессия |специалист 2 категории

Фамилия, И.О. Сидоров Иван Иванович |Проводка № _____

|

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № 32 от 15 января 2009 г. |от 15 января 2009 г.

|

Назначение аванса хозяйственные расходы | Дебет

|————————–———————————————————————|————–——————–————————

| Сумма |Отчет проверен |счет| карт.| сумма

|————————|Раздел § ст. |————+——————+————————

Остаток предыдущего аванса | - |К утверждению: | 10 | |8000

Перерасход |————————|9440 руб.|18-3|——————+————————

Получено (от кого и дата): | 10 000 |Бухгалтер Сорокина | | |1440

1. из кассы 13.01.2009 |————————| |————+——————+————————

2. ________________________| |15 января 2009 г. | | |

|————————|Отчет утверждаю в сумме|————+——————+————————

| |Девять тысяч четыреста | | |

| |сорок рублей |————+——————+————————

Итого получено | 10 000 |———————————————————————| Кредит

|————————| |————–——————–————————

Израсходовано | 9440 | | 71 | |9440

|————————| |————+——————+————————

Остаток __ | 560 |Подпись Иванов | | |

Перерасход |————————| 15 января 2009 г. |————+——————+————————

|———————————————————————|Бухгалтер Мушницкая

Приложение 2 документов

Оборотная сторона авансового отчета

|——————————–——————–——————————————————————————————————————————————–———————–——————¬

| Дата | Пор. | Кому, за что и по какому документу уплачено | Сумма |Дебет |

| |№ док.| | |счета |

|——————————+——————+——————————————————————————————————————————————+———————+——————|

|13.01.2009| 174 |ОАО «ГУМ», г.Минск, за бумагу офисную (чек | 8000 | 10 |

| | |КСА от 13.01.2009 № 0025408, товарный чек от | | |

| | |13.01.2009 № 235), без НДС | | |

|——————————+——————+——————————————————————————————————————————————+———————+——————|

| | |НДС - 1440 | 1440 | 18-3 |

|——————————+——————+——————————————————————————————————————————————+———————+——————|

Всего: | 9440 | |

Подпись подотчетного лица Сидоров

К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие сумму понесенных расходов. К документам, подтверждающим факт приобретения продукции, товаров, услуг, относятся:

– кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, предусмотренные законодательством.;

– кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов. В исключительных случаях по решению руководителя организации допускается использование личных денежных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чековой книжки, наличные деньги и др.) физического лица в интересах субъекта хозяйствования, с которым это лицо состоит в трудовых отношениях. Физические лица, использовавшие личные денежные средства (в том числе полученные с использованием личных карточек в наличной форме) на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса. При использовании физическими лицами денежных средств, находящихся на личных карточках, для осуществления безналичных расчетов за продукцию (товары, работы, услуги) в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, с которыми они состоят в трудовых отношениях, отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения продукции (товаров, работ, услуг). При использовании физическими лицами личных карточек для осуществления расчетов за продукцию (товары, работы, услуги) частично в безналичной форме и частично наличными денежными средствами, полученными с использованием личных карточек, в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, с которыми они состоят в трудовых отношениях, отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения продукции (товаров, работ, услуг)( 5, ст.37).

Работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных карточек либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю, частному нотариусу отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств. В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Типовым планом счетов, утвержденным постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89 . Для учета расчетов с подотчетными лицами, предназначен журнал-ордер № 7, в котором обеспечивается в единой системе записей синтетический и аналитический учет. Аналитический учет ведется по отдельным выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода. Каждому авансовому отчету присваивается очередной порядковый номер за данный месяц отдельной строкой. До записи в учетном регистре на авансовом отчете делается разметка номеров статей балансовых счетов, в дебет которых должны быть отнесены соответствующие суммы расхода. На каждый лицевой счет (подотчетное лицо) отводится необходимое количество строк. Записи в журнал-ордер № 7 производятся на основании первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. Методика учета расчетов организации с подотчетными лицами на счетах бухгалтерского учета приведена в таб. 2.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по расчетам

с подотчетными лицами Таб.2

По окончании месяца подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по каждому подотчетному лицу определяется сальдо, которое сверяется с показателями других регистров и переносится в Главную книгу

2.2. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам

Служебной командировкой в соответствии со ст. 91 Трудового кодекса РБ признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Порядок направления работников в служебную командировку регулируется:

1) Трудовым кодексом Республики Беларусь

2) Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 №55.

3) Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением)нанимателя (6, п.52; 8, ст.93).В случае, если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной организации, направление работников в командировку за границу производится на основании приказа с обязательной ссылкой на приглашение. Наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и обеспечивать их сохранность (6, п.52). В соответствии с п. 3 Инструкции № 35 в специальных журналах установленной формы необходимо также вести регистрацию всех работников, отбывающих в служебную командировку в пределах Республики Беларусь. Руководитель обязан назначить ответственное лицо по организации командировок за границу и их контролю, а также определить форму письменного отчета и порядок его представления работником по возвращении из командировки. Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. При оформлении табеля учета рабочего времени в составе отработанного времени отдельно учитывается время служебных командировок (8, ст.133).

При направлении работников в служебную командировку за границу должно быть оформлено задание, в котором указывается цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) – предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид (6, п.52). При командировке в пределах Республики Беларусь составление задания по командировкенормативными документами не предусмотрено, но по решению нанимателя такое задание может быть выдано (в произвольной форме). Статьей 93 Трудового кодекса Республики Беларусь предусмотрено оформление командировочного удостоверения при направлении работника в командировку (независимо от того, командировка на территории Республики Беларусь или за ее пределы). «Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу», утв. постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55 не предусматривает составление данного документа.

Для представления интересов организации при подписании документов, заключении договоров у подотчетного лица должна быть доверенность.

При командировании работников на автотранспорте должен быть оформлен путевой лист. Форма и порядок заполнения путевого листа определены постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.12.2001 № 56 "Об утверждении альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ и услуг на автомобильном транспорте" и постановлением Минфина Республики Беларусь от 31.03.2000 № 31 "Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению". Согласно п. 926 «Правил охраны труда на автомобильном транспорте» утвержденных постановлением Минтранса и Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 01.03.2002 № 5/20, при направлении водителя в рейс продолжительностью более одного дня наниматель обязан записать в путевой лист маршрут следования и режим работы водителя.

При возвращении из командировки работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагаются следующие документы в подлинниках: командировочное удостоверение; проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно; оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы; отчет о проделанной работе (в случае его составления).

Отчет о проделанной работе за границей представляется в двухнедельный срок со дня прибытия из командировки, он должен в максимальной степени отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию. (6, п.54). По Республике Беларусь по требованию нанимателя отчет представляется в произвольной форме (7, п.11).

Работники, получившие наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании пластиковых карт могут быть иные сроки) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. При этом в соответствии с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь", утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4. для этих лиц делается исключение по срокам только в случаях, установленных абзацем первым части второй ст. 107 Трудового кодекса Республики Беларусь. Следовательно, можно предположить, что законодательством допускается ситуация, когда за работником остается задолженность по командировочным расходам в виде неиспользованных сумм полученного ранее аванса и работнику выплачивается аванс на следующую служебную командировку. В этом случае нарушения действующего законодательства не будет лишь тогда, когда работник к авансовому отчету по первой командировке приложит письменное заявление об удержании из его заработной платы неизрасходованной суммы аванса. В этом случае наниматель может выдать наличные деньги под отчет на служебную командировку независимо от того, удержаны фактически или нет денежные средства из заработной платы работника за предыдущую командировку.

Заключение

Перед данной работой была поставлена цель – осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны и для некоторых организаций имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги .

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по Республике Беларусь, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.

Список используемых источников

1. Пономаренко П.Г. Бухгалтерский учет, анализ и аудит. –– Минск.: «Вышэйшая Школа», 2007 –– 527с.

2. Татур И.К. Бухгалтерский учет. Учебник. ––Минск.: БГЭУ, 2007––413с.

3. Бухгналтерский учет / Под общей редакцией Н.И.Ладутько.–– Мн.: ООО «ФУ Аинформ»,2004.–– 742с.

4. Закон Республики Беларусь от 18 октября 1994 № 3321-ХII«О бухгалетрском учете и отчетности» –– электронная база правовой информации «Эталон»

5. Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь", утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4. – электронная база правовой информации «Эталон»

6. Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей , и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минс терства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 55. – электронная база правовой информации «Эталон»

7. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 29.02.2008 №29) – электронная база правовой информации «Эталон»

электронная база правовой информации «Эталон»

9. Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского

учета, утв. постановлением Министерства финансов Республики

Беларусь от 30.05.2003 №89.–– электронная база правовой

информации «Эталон».