referatmix.ru
  Скачать .docx  

Реферат: Форматирование абзацев в редакторе WORD

Форматирование абзацев в редакторе WORD

Абзац - это структурная составляющая текста, обычно связанная логически и выделенная графически, например, в виде отступов. Когда вы набираете текст, каждый раз нажимая клавишу «Enter», вы создаете новый абзац. Настройка вида абзаца определяет его формат, который отвечает за размещение текста на странице.

Настройка (форматирование) абзаца, подразумевает :

* расстояние справа или слева от абзаца;

* междустрочный интервал абзаца;

* выравнивание строк абзаца относительно левого и правого поля;

* отступ или выступ первой строки абзаца;

* интервал перед абзацем и после него;

* разбивка абзаца на страницы.

В первую очередь, приступая к настройке абзаца, необходимо уметь его выделять. Для этого сделайте следующее:

1 способ:

* Трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову абзаца;

2 способ:

Используйте комбинации клавиш:

* <Ctrl+Shift+(стрелка вверх)> – выделение от места расположение курсора ввода текста до начала абзаца;

* <Ctrl+Shift+(стрелка вниз)> – выделение от места расположение курсора ввода текста до конца абзаца.

Выравнивание строк абзаца

По умолчанию текст абзаца выравнивается по левому краю. Но документы бывают разные, и выравнивание тоже может требоваться другое. Например, для контрольных работ ВУЗов принято выравнивание по ширине.

Для того чтобы задать нужный способ выравнивания строк абзаца, воспользуйтесь одним из нижеперечисленных способов:

1 способ:

Перейдите на вкладку «Главная», а затем выделите необходимые абзацы (очередность не имеет значения).

В группе «Абзац» щелкните одну из четырех доступных кнопок выравнивания:

* «По левому краю» – выравнивание строк абзаца по левому краю;

* «По центру» – выравнивание строк абзаца по центру (пропорционально равноудалены от правого и левого края);

* «По правому краю» – выравнивание строк абзаца по правому краю;

* «По ширине» – выравнивание строк абзаца одновременно и по левому и по правому полю. При этом текст визуально «растянется» (заполнит пространство строк), а между словами появится дополнительное расстояние.

2 способ:

Выделите нужные абзацы, а затем используйте сочетания «быстрых» клавиш:

* <Ctrl+L> – выравнивание по левому краю;

* <Ctrl+E> – выравнивание по центру;

* <Ctrl+R> – выравнивание по правому краю;

* <Ctrl+J> – выравнивание по ширине.

Наиболее часто применяется при форматировании абзацев установка отступа первой строки. Сколько раз приходилось наблюдать, как «опытные секретари-референты» и представители других профессий, связанных с созданием текстовых электронных документов, понятия не имеют о том, как установить абзац, используя интерфейс Word 2010. Обычно они используют для этих целей двойное или тройное нажатие пробела, или, в лучшем случае, клавишу <Tab>. И хотя щелчок по этой клавише визуально задает отступ, равный 1,25 см (0,5 дюйма) и внешне все выглядит «правильно» - в целом, этот подход нерационален. Незачем делать работу, для которой и была создана программа для редактирования текстовых документов. Кроме того, используя «правильное» форматирование абзацев, вы впоследствии сэкономите время на множестве ненужных нажатий клавиши пробел (или <Tab>). При последующем же редактировании документа избежите рутины, связанной с перестройкой общего вида документа.

Теперь рассмотрим, как настроить отступы, а сделать это можно визуально (на глаз) или точно (задав определенное значение в окне «Абзац»). Визуальная настройка предполагает использование горизонтальной линейки, когда вы можете быстро менять размер отступа, руководствуясь ощущением нужного размера «на глаз». Точная настройка позволяет задать значение отступа в единицах измерения, используемых в документе - стоит использовать ее тогда, когда вы знаете размер величины отступа.

Визуальная настройка отступа первой строки

Чтобы задать отступ первой строки абзаца, сделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. На горизонтальной линейке подведите курсор к значку «Отступ первой строки»;

3. Щелкните и удерживайте левую кнопку мыши, а затем перетащите значок по линейке до нужного места.

2 способ:

1. Щелкайте по кнопке индикатора табуляции до появления значка «Отступ первой строки»;

2. Щелкните по горизонтальной линейке в том месте, где должен находиться отступ первой строки.

Точная настройка отступа первой строки

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту;

3. В контекстном меню (рис. 1) выберите пункт «Абзац» (вы перейдете в окно «Абзац»);

4. На вкладке «Отступы и интервалы» в группе «Отступ» в графе «Первая строка» задайте нужное значение отступа (по умолчанию 1,25 см).

2 способ:

1. В окне открытого документа перейдите к вкладке «Главная»;

2. Выделите нужные абзацы;

3. В группе «Абзац» щелкните по кнопке «Абзац»;

4. Далее в окне «Абзац» действуйте так же, как и в первом случае.

В редких случаях, кроме привычного отступа первой строки абзаца, используется выступ. Этот прием часто используется для оформления поэтической прозы и ряда художественных работ, в частности, журнальных статей.

Для создания выступа сделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. Щелкайте по кнопке индикатора табуляции (рис. 3) до тех пор, пока не появится значок «Выступ»;

3. Щелкните по горизонтальной линейке в том месте, где должен заканчиваться выступ первой строки, а затем введите текст первой строки абзаца. Теперь, начиная со второй строки, текст будет начинаться под позицией выступа на горизонтальной линейке.

2 способ:

1. В документе выделите нужные абзацы, а затем перейдите на вкладку «Главная»;

2. В группе «Абзац» щелкните по кнопке «Абзац»;

3. В окне «Абзац» на вкладке «Отступы и интервалы» в группе «Отступ» в графе «Первая строка» выберите значение «Выступ»;

4. Задайте нужное значение вручную или при помощи регуляторов.

Иногда необходимо быстро поправить положение абзаца относительно краев документа. В частности, когда нам кажется, что задаваемый для списков отступ слишком велик, либо вставленные изображения слишком отдалены от левого поля, и это портит общий вид документа. В этом случае мы можем очень быстро, «на лету» менять значение отступа, подбирая оптимальное. Чтобы задать отступ слева для всех строк абзаца на заданную величину (кратную стандартной), сделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите необходимые абзацы, а затем перейдите на вкладку «Главная»;

2. В группе «Абзац», щелкайте по кнопкам «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ» Все строки абзацев отступят (или сдвинутся в сторону) от левого поля на 1,25 см.

Примечание. Учтите, что каждый повторный щелчок по этим кнопкам сдвигает строки абзацев на 1,25см. Не увлекайтесь, если слишком много щелкать по кнопке уменьшения отступа, вы уберете его вовсе, и напротив, постоянно увеличивая отступ, вы добьетесь того, что слова совсем исчезнут из поля зрения (точнее они выйдут за края видимой области). Чтобы убрать отступ первой строки для абзаца, воспользуйтесь окном «Абзац» и в поле «Первая строка» выберите «Нет» или в поле «На» проставьте нулевое значение. Вы также можете использовать кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа, для возврата на несколько шагов назад.

2 способ:

1. Выделите необходимые абзацы;

2. На горизонтальной линейке наведите курсор мыши на значок «Отступ слева» и, удерживая левую кнопку, переместите его в нужную позицию.

Если вы запутались, настраивая отступы, это можно легко исправить, убрав их, для этого проделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. На вкладке «Главная», в группе «Абзац» щелкните по кнопке «Уменьшить отступ».

2 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. На горизонтальной линейке щелкните (и удерживайте) левой кнопкой мыши по значку «Отступ слева»;

3. Перетащите его в начальную позицию на линейке, на уровень левого поля.

Быстрая настройка отступа справа

Возможно также провести быструю настройку отступа справа. Это нужно, когда вы набираете текст, который должен выглядеть как блок, например, когда вы пишете стих, танку или поэтическую прозу. В этих случаях выравнивание справа, задает тексту особый вид, также подчеркивая его тематику.

Для того чтобы быстро задать отступ справа, сделайте следующее:

1. Выделите нужные абзацы;

2. На горизонтальной линейке щелкните и зажмите левую кнопку мыши по значку «Отступ справа»;

3. Перетащите его в нужную позицию на линейке.

Чтобы убрать отступ справа, проделайте следующее:

1. Выделите нужные абзацы;

2. На горизонтальной линейке щелкните (и удерживайте) левой кнопкой мыши по значку «Отступ справа»;

3. Перетащите его в начальную позицию на линейке, на уровень правого поля.

Точная настройка отступа абзаца

По умолчанию, строки абзаца начинаются непосредственно у левого поля и заканчиваются у правого (если заполнить страницу текстом, в одном большом абзаце, то он будет выглядеть как текстовый блок, размером в страницу). Зачастую необходимо задать точное расстояние от левого поля, или от конца строк до правого поля. В частности, это нужно тогда, когда у вас есть четкие требования к оформлению работы, в частности, значение величин отступов. Для этого сделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. Перейдите на вкладку «Главная» и в группе «Абзац» щелкните по кнопке «Абзац»;

3. На вкладке «Отступы и интервалы» окна «Абзац» в группе «Отступ», в пунктах «Справа» и «Слева» задайте нужное значение.

2 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» и в группе «Абзац» в строках «Отступ слева» и «Отступ справа», задайте нужное значение.

Междустрочный интервал очень часто используется при форматировании документов, а наиболее распространенные его значения - одинарный и полуторный. Сам интервал определяется на основе базовых линий строк, которые проходят по центру букв (при этом учитываются их верхние и нижние элементы, типа надстрочного/подстрочного знаков). Так, одинарный интервал, соответствует величине шрифта текста, и является интервалом «по умолчанию» в Word 2010. Полуторный интервал используется в большинстве деловых документов, в курсовых и рефератах. Для того чтобы задать междустрочный интервал, сделайте следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы и щелкните правой кнопкой мыши по выделенному участку;

2. В контекстном меню выберите пункт «Абзац»;

3. В окне «Абзац», вкладки «Отступы и интервалы» в группе «Интервал» в графе «Междустрочный» выберите из списка нужный:

* «Одинарный» – интервал соответствует размеру шрифта текста абзаца;

* «1,5 строки» – интервал равен полуторному размеру шрифта текста абзаца;

* «Двойной» – интервал равен двойному размеру шрифта текста абзаца;

* «Минимум» – интервал не меньше заданного в пунктах размера;

* «Точно» – интервал точно соответствует заданному в пунктах размеру (то есть если шрифт равен 12пт, то интервал будет точно таким);

* «Множитель» – множитель для интервала, равного размеру шрифта текста абзаца (чем больше множитель, тем больше интервал).

2 способ:

1. В группе «Абзац» щелкните по кнопке «Междустрочный интервал» (вы перейдете в окно «Абзац» на вкладку «Отступы и интервалы»);.

2. В группе «Интервал» в поле значение, введите нужную величину и щелкните «ОК».

3 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. Используя сочетания клавиш, задайте необходимый интервал:

* Ctrl+1 – одинарный интервал;

* Ctrl+5 – полуторный интервал;

* Ctrl+2 – двойной интервал.

Настройка интервала между абзацами

В большинстве случаев, когда не требуется особенная аккуратность в оформлении документа, расстояние по вертикали между абзацами (интервал) задается нажатием клавиши <Enter> по окончании абзаца. При этом это расстоянии может визуально портить общий вид документа, и чем больше абзацев, тем это заметнее. Кроме того, бывает нужно задать интервал, независимый от размера используемых шрифтов. Для этого необходимо сделать следующее:

1 способ:

1. Выделите нужные абзацы;

2. Щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню, выберите пункт «Абзац»;

3. В окне «Абзац» вкладки «Отступы и интервалы» в группе «Интервал» в пунктах «Перед» (сверху абзаца) и «После» (после абзаца) задайте при помощи регуляторов нужное значение. Учтите что каждый щелчок по ним, соответствует шагу кратному 6пт (пунктов). Чтобы ввести произвольное значение, используйте область ввода данных.

2 способ:

1. Выделите нужные абзацы и перейдите к вкладке «Разметка страницы»;

2. В группе «Абзац» в графе «Интервал» задайте нужное значение;

При работе с большими документами, бывает нужно задать пропорциональное размещение абзацев текста на страницах. Например, вы пишете документ с большими абзацами, и вам надо, чтобы каждый новый абзац начинался с новой страницы. Для разбивки абзацев по страницам сделайте следующее:

1. Выделите необходимые абзацы;

2. Щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню, выберите пункт «Абзац»;

3. В окне «Абзац» перейдите на вкладку «Положение на странице»;

4. В группе «Разбивка на страницы» выберите нужные пункты:

* «Запрет висячих строк» – запрет перехода одной строки на следующую страницу или первой строки на предыдущую;

* «Не отрывать от следующего» – запрет перехода следующего абзаца на следующую страницу;

* «Не разрывать абзац» – запрет разделения абзаца на две страницы;

* «С новой страницы» – вставка разрыва страницы перед абзацем (каждый следующий абзац начинается на новой странице).

Для того чтобы быстро задать интервал сверху абзаца, который соответствует размеру шрифта стандартной строки (12пт), сделайте следующее:

1. Поставьте курсор на нужный абзац;

2. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+0>.

Учтите, что повторное нажатие клавиш убирает интервал.

Сортировка абзацев

Иногда необходимо отсортировать абзацы, например, когда вы создали список литературы (для контрольной работы или реферата) и его надо отсортировать по алфавиту. Другой пример - когда вы формируете выборку новостей и вам необходимо выбрать статьи и комментарии по дате. Чтобы произвести сортировку, сделайте следующее:

1. Перейдите на вкладку «Главная» и выделите нужные абзацы;

2. В группе «Абзац» щелкните по кнопке «Сортировка» и в окне «Сортировка текста» в графе «Сначала по» выберите значение «Абзацам»;

3. В графе «Тип» выбираем значение «Текст», «Число» или «Дата», в зависимости от того, с чего начинается абзац (с числа, даты или текста);

4. Задайте направление сортировки – «По возрастанию» (от меньшего к большему), или «По убыванию» (от большего к меньшему);

5. Щелкните «ОК».

Этот прием можно применять, когда вы вставляете фрагменты текста с разным форматированием, например, готовите рецензию на новый автомобиль от «Aston Martin» и вам нужно максимум информации с различных сайтов. При этом вы вставляете текстовые фрагменты с сайтов, по мере загрузки (ознакомления) со статьей. Сайты разные и форматирование там тоже разнится, но, к примеру, вы наиболее доверяете паре сайтов, специализирующихся на освещении области автомобилестроения. Соответственно, вам надо найти все статьи с этих сайтов, которые вы скопировали в ваш документ. Сделать это можно, задав в качестве примера всего один абзац – все остальные абзацы с подобным форматированием будут выделены, и вы, например, сможете их перестроить в блок для последующих действий (редактирования, форматирования).

Чтобы выделить абзацы с идентичным форматированием, сделайте следующее:

1. Выделите абзац с нужными параметрами форматирования;

2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и в контекстом меню наведите курсор на пункт «Стили»;

3. Во всплывающем меню «Стили» щелкните по пункту «Выделить текст, имеющий такой же формат».

Отмена форматирования в абзаце

Чтобы убрать внесенные изменения при форматировании абзацев, сделайте следующее:

1. Выделите нужный абзац;

2. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Q>

Настройка стиля абзацев по умолчанию

Чтобы использовать определенный стиль абзаца по умолчанию, отличный от базового (стиль «Обычный»), сделайте следующее:

1. Щелкните вкладку «Файл», затем «Параметры Word», «Дополнительно»;

2. В группе «Параметры правки» в пункте «Стиль абзаца по умолчанию» выберите нужный стиль;

3. Щелкните кнопку «ОК».

Этот прием полезно использовать, если вы используете в работе стиль абзаца, отличный от обычного.

Заключение

Настройка абзацев позволяет полностью изменить вид документа. Меняя значения междустрочного интервала, можно визуально увеличить или уменьшить размер документа. При этом можно задавать вполне стандартные значения отступа первой строки, и при этом, придать документу правильный и завершенный вид. Это имеет определенное значение для общего вида документа, ведь отсутствие визуального оформления абзаца ухудшает «удобочитаемость» документа.

Знать, как форматировать абзацы, необходимо каждому, кто работает с документами, требующими хотя бы минимального оформления.

Автоматизация ввода в EXCEL. Создание и использование простых формул.

Многие таблицы могут содержать повторяющиеся данные, ввод которых можно автоматизировать.

1. При вводе в ячейку повторных данных (уже по первой букве) программа предлагает вариант ввода. При согласии нажмите клавишу Enter.

2. Ввод нескольких повторяющихся данных с помощью маркера заполнения:

а) Ввести данные в ячейку

б) Установить указатель мыши на правый нижний ячейки. Указатель примет форму крестика. Это маркер заполнения.

в) Перетащить маркер заполнения на последнюю ячейку столбца или строки.

Если содержимое ячейки представляет собой число, то оно будет автоматически увеличено на единицу. Формулы, с относительной адресацией, перенастраиваются в соответствии со своим новым местоположением.

3. Ввод нескольких повторяющихся данных, подчиненных несложному закону изменения:

а) Ввести данные в первые две ячейки

б) Выделить две ячейки

в)Установить указатель мыши на правый нижний угол рамки выделенных ячеек. Указатель примет форму крестика. Это маркер заполнения.

4. Перетащить маркер заполнения на последнюю ячейку столбца или строки.

По ходу перетаскивания содержимое последней ячейки отображается в небольшом всплывающем окне.

Так же программа способна автоматически продолжить последовательность дней недели, названий месяцев, полных дат и других списков.

Относительные и абсолютные адреса ячеек.

1. Относительная адресация задана по умолчанию.

При использовании относительной адресации в формулах программа запоминает расположение ячеек относительно текущей ячейки. Так формулу D4=B4*C4 программа интерпретирует следующим образом: "Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение расположенное в ячейке слева от данной" .

Относительная адресация позволяет копировать формулы методом заполнения. При копировании относительные адреса изменяются в соответствии со своим новым местоположением.

D4=B4*C4

D5=B5*C5

D6=B6*C6

D7=B7*C7

2. Если при копировании формул необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то необходимо воспользоваться абсолютной адресацией.

Признак абсолютной адресации - знак $

Для того, чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо ввести перед именем столбца или номером строки или тем и другим знак «$» Н-р $A1, A$1, $A$1.В режиме редактирования многократное нажатие на клавишу F4 циклически меняет типа адресов.

Вопрос 9. Форматирование и изменение размеров ячеек.

Для того, чтобы таблица выглядела аккуратно, красиво необходимо настроить форматы содержимого ячеек, а так же размеры ячеек.

Программа пытается распознать тип данных еще при вводе и старается отобразить их более наглядным образом. При этом текстовые данные выравниваются по левому краю клетки, а числовые по правому.

Для изменения формата данных в выделенном диапазоне ячеек необходимо щелкнуть на панели форматирования по кнопке с необходимым форматом:

1. Денежный формат

2. Процентный формат

3. Формат с разделителями

Причем разрядность (количество знаков после запятой) можно как увеличить, так и уменьшить.

На панели форматирования можно установить Границы, Цвет заливки, Цвет шрифта выбранного диапазона ячеек.

Для более точного форматирования данных в выбранном диапазоне ячеек необходимо дать команду Формат → Ячейки. Открывается диалоговое окно "Формат ячеек" содержащее группу вкладок.

Вкладка Число позволяет выбрать основной формат для отображения содержимого ячеек.

Вкладка Выравнивание задает метод выравнивания и угол наклона надписи.

Вкладка Шрифт определяет гарнитуру и начертание шрифта.

Вкладка Граница позволяет задать рамки изображения внешних и внутренних границ диапазона.

Вкладка Вид служит для управления цветовым оформлением.

Изменять ширину и высоту ячейки или выделенного диапазона можно методом перетаскивания границы между строками или столбцами.

Если установить указатель мыши на границе между заголовками столбцов и выполнить двойной щелчок в тот момент, когда указатель превращается в двунаправленную стрелку, столбец автоматически форматируется по методу авто подбора.

Для более точной подстройки следует дать команду Формат → Строка или Формат → Столбец и выбрать подходящую команду, т.е. установить точные размеры

Сложные формулы и стандартные функции.

Вычисления, которые позволяет производить программа не ограничена простыми арифметическими операциями.

Автоматическая сумма

Программа позволяет осуществить суммирование смежных ячеек, например, таким способом:

1. Выделить диапазон ячеек, в который должна входить ячейка, не содержащая данных

2. Нажать кнопку на панели инструментов

3. Снять выделение

Программа позволяет выполнять более сложные вычисления. Для этого используются встроенные стандартные функции. Excel предлагает несколько сотен встроенных функций, которые разделены на категории. Функции имеют следующую форму у=f(x), где х – аргумент, f - функция, у – результат вычисления функции.

Для вставки функции в формулу необходимо:

1. Дать команду Вставка → Функция или щелкнуть по кнопке с изображением . Появится окно "Мастер функции".

2. В списке "Категория" выбирать нужную категорию функций, а затем в списке "Функция" выбирать конкретную функцию.

3. Открывается окно конкретной функции. В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов. В нижней части указывается общее описание функции, сведения о задаваемом аргументе.

4. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек.

Программа допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.

Сложные формулы и стандартные функции.

Вычисления, которые позволяет производить программа не ограничена простыми арифметическими операциями.

Автоматическая сумма

Программа позволяет осуществить суммирование смежных ячеек, например, таким способом:

1. Выделить диапазон ячеек, в который должна входить ячейка, не содержащая данных

2. Нажать кнопку на панели инструментов

3. Снять выделение

Программа позволяет выполнять более сложные вычисления. Для этого используются встроенные стандартные функции. Excel предлагает несколько сотен встроенных функций, которые разделены на категории. Функции имеют следующую форму у=f(x), где х – аргумент, f - функция, у – результат вычисления функции.

Для вставки функции в формулу необходимо:

1. Дать команду Вставка → Функция или щелкнуть по кнопке с изображением . Появится окно "Мастер функции".

2. В списке "Категория" выбирать нужную категорию функций, а затем в списке "Функция" выбирать конкретную функцию.

3. Открывается окно конкретной функции. В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов. В нижней части указывается общее описание функции, сведения о задаваемом аргументе.

4. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек.

Программа допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.

Содержимое таблиц Ассеss

Основные элементы таблиц Ассеss это:

• поля;

• записи;

• первичный ключ.

Поле — это наименьший блок данных в базе. Например, для дипломной работы была создана базе данных растений в которой такие поля, как «Имя». «Латинское имя». «Учица» и «Город». Каждый блок данных описывается одним или несколькими полями. При разработке таблиц Ассеss создается необходимое количество полей.

Заполненные поля таблицы формируют запись. В одних таблицах записи вообще могут отсутствовать (если не введены никакие данные). а в других их количество может составить несколько тысяч или даже миллионов. К примеру, в таблице растений каждого растения выделено по одной записи. Создавать записи можно только после создания полей, иначе данные некуда будет вводить.

Каждая создаваемая таблица должна в обязательном порядке содержать первичный ключ. Этот ключ, как вы уже знаете, представляет собой поле (или группу полей), уникально идентифицирующее каждую запись в таблице. Несколько позже мы объясним, как указать для Access поле, содержащее первичный ключ.

Создание простой таблицы

По мере работы с Access становится очевидным, что выполнить одну и ту же задачу можно несколькими способами. Далее описаны три метода создания в данном приложении новой таблицы:

• ввод данных в пустую таблицу — поля в таблице создаются Access (метод хорошо знаком пользователям программы Microsoft Excel);

• использование мастера — мастер позволяет поэтапно создавать таблицу определенного типа;

• работа с конструктором — характеристики каждого поля вводятся вручную (это самый эффективный и удобный метод разработки таблиц).

Начнем же мы с построения таблицы Типы методом простого ввода данных. Работа должна производиться в такой последовательности. Для создания таблицы необходимо выполнить следующие действия.

1. Запустите Access.

2. На панели задач Создание файла выберите ссылку Новая база данных. Присвойте файлу базы данных имя Растения.mdb и щелкните на кнопке Создать.

3. В окне Растения: база данных щелкните на ссылке Таблицы.

4. Дважды щелкните на ссылке Создание таблицы путем ввода данных для открытия пустой таблицы.

5. Щелкните на первой строке базы данных и введите значение 1.

6. Нажмите клавишу для перехода в следующий столбец и введите значение Декоративное.

7. Воспользовавшись мышью или клавишами курсора, перейдите в первый столбец второй строки. Продолжайте ввод данных в таблицу, пока не получите результат.

8. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке первого столбца, имеющего имя Поле1. Выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец для выделения текущего имени поля. Введите новое имя — Номер типа — и нажмите клавишу. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке поля9. Существует и другой способ переименования столбца: дважды щелкните на заголовке второго столбца с именем Поле2. Измените имя Поле! на Описание и нажмите клавишу

10. Выберите команду Файл<=>Сохранить для открытия диалогового окна Сохранение. Введите имя Типы, после чего щелкните на кнопке ОК.

11. Появится диалоговое окно Access, в котором сообщается, что ключевые поля не заданы, поскольку при создании таблицы путем ввода данных первичный ключ указать невозможно. Щелкните на кнопке Нет.

12. Пустые ячейки в таблице исчезнут (за исключением одной пустой строки, о чем более подробно будет рассказано далее в этой главе), а таблица получит новое имя. Щелкните на кнопке Закрыть, и работа с этой таблицей будет завершена.

Поздравляем с созданием первой таблицы Access!

Использование мастера создания таблиц

Для обеспечения более эффективной работы рекомендуем воспользоваться специальным мастером создания таблиц. Этот мастер позволяет строить поля, coответствующие самым разнообразным требованиям. С его помощью мы создадим базовую структуру таблицы Каталоги.

Итак, для создания таблицы Каталоги необходимо выполнить такие действия.

1. Дважды щелкните на ссылке Создание таблиц с помощью мастера в разделе Таблицы окна База данных. Как и в большинстве случаев, мастер запросит ввод - определенной информации и предоставит для этой цели несколько панелей. В каждой такой панели отображается содержимое окна мастера, а для перехода между панелями предназначены кнопки Назад и Далее.

2. В первой панели мастера выберите переключатель Деловые и образец таблицы Список рассылки (эти опции выбраны изначально). Вы видите, что в прокручиваемом списке содержится немало и других таблиц. В данном случае выбрана таблица, структура которой похожа на структуру создаваемой нами таблицы.

3. Теперь перенесем требуемые поля из списка Образцы полей в область Поля новой таблицы. Этот интерфейс с двумя окнами часто встречается в Access. Например кнопки, с помощью которых можно переносить поля из одного окна в другое. Щелкните на кнопке Перенести одно поле и выберите поля ИмяОрганизации, Адрес, Город, Область, ПочтовыйИндекс, Страна/Регион и Заметки (в начальном плане поле адреса имело имя Улица, но в данном случае подойдет и имя Адрес).

4. В области Поля новой таблицы выберите поле ИмяОрганизации, затем щелкните на кнопке Переименовать поле и введите в появившемся диалоговом окне Переименование поля название Имя. Щелкните на кнопке ОК. Аналогичным образом переименуйте поле Страна/Регион в Страна и поле Заметки в Специализация.

5. Щелкните на кнопке Далее.

6. Во втором окне мастера присвойте новой таблице имя Каталоги. Выберите переключатель Пользователь определяет ключ самостоятельно и щелкните на кнопке Далее.

7. В третьем окне мастера заполните поле Имя, содержащее уникальные данные. Выберите переключатель Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при добавлении новых записей и щелкните на кнопке Далее.

8. В четвертой панели запрашивается, какая таблица связана с уже готовой таблицей Типы,оставьте без изменений базовые параметры и щелкните на кнопке Далее.

9. Выберите перелслючатель Ввести данные непосредственно в таблицу и щелкните на кнопке Готово, после чего созданная таблица будет открыта в номом окне. Теперь данные можно вводить непосредственно в таблицу Каталоги. Новая таблица, созданная с помощью мастера

При работе со стандартными таблицами мастер поможет существенно сократить время, затрачиваемое на их создание. Но иногда для базы данных требуется создавать таблицы, характеристики которых нельзя определить посрчгл^эсш мастера. Именно в этом случае на помощь приходит конструктор таблиц.

Создание таблиц с помощью конструктора

Конструктор позволяет в деталях разработать таблицу, в том числе определить количество содержащихся в ней полей, изменить название и нумерацию полей, тип их данных, указать первичный ключ таблицы и многое другое.

Для таблицы дипломной работы растений не подходят типовые параметры, предлагаемые мастером, поэтому при ее создании будем пользоваться конструктором. Выполняя п. 4 и 5 последнего упражнения, в раскрывающемся списке Тип данных следует выбрать тип, отличающийся от базового. При вводе с клавиатуры достаточно указать первую букву имени типа, и Access автоматически дополнит запись. Например, при выборе типа Поле MEMO нужно только ввести букву «П», и Access автоматически завершит ввод имени. В разделе Таблицы дважды щелкните на ссылке Создание таблицы в режиме конструктора для открытия нового окна.Введите название Имя в первой строке столбца Имя поля. Для этого поля будет автоматически выбран тип данных Текстовый Введите название ЛатинскоеИмя во второй строке столбца Имя поля. Тип данных Текстовый, используемый по умолчанию, не изменяйте. Введите название Заметки в третьей строке столбца Имя поля для создания еще одно поля.

В соседнем столбце щелкните на стрелке и выберите в ниспадающем списке значение Поле MEMO. Аналогичным образом добавьте еще три поля: Фотография (тип данных — Поле объекта OLE), Номер типа (тип данных — Числовой) и ИмяКаталога (тип данных — Текстовый). Щелкните правой кнопкой мыши на поле Имя и выберите значение Ключевое поле. Рядом с названием поля появится значок ключа, указывающий на то, что поле является первичным ключом. Выберите команду ФайлОСохранить и задайте имя Растения. Щелкните на кнопке Закрыть, и работа с созданной таблицей будет завершена. При создании таблицы вы наверняка обращали внимание на область экрана Свойства поля.

При выборе разных полей в этой области выводятся различные полезные сведения. Например, первым значением поля Имя будет Размер поля, равный 50. Это означает, что поле Имя может содержать не более 50 символов. В полях базы данных хранится только действительно необходимая информация.

Изменение существующей таблицы

Режим конструктора можно использовать и для изменения существующей таблицы. К примеру, для таблицы Типы не был создан первичный ключ. Для того чтобы устранить это упущение, следует выполнить действия, перечисленные ниже.

1. Щелкните на ссылке Таблицы в окне База данных.

2. Щелкните на кнопке Конструктор в верхней области указанного окна, которая называется панелью инструментов, чтобы открыть таблицу в режиме конструктора.

3. Щелкните на поле Номер типа. Слева от имени поля появится значок с изображением черного треугольника.

4. На панели задач щелкните на кнопке Ключевое поле, чтобы выбрать данное поле в качестве первичного ключа таблицы (пример того, как Access позволяет делать одну задачу несколькими способами).

5. Выберите команду Файл ^Сохранить или же щелкните на кнопке Сохранить, расположенной на панели задач Access.

6. Щелкните на кнопке Закрыть для завершения работы с таблицей. В режиме конструктора можно изменитьлюбые параметры таблицы, втом числе и те, которые изменять не рекомендуется. Как вы думаете, что случится, если щелкнуть на столбце типов данных для поля Описание и изменить тип с текстового на числовой? Поскольку вводимые данные не являются числами, то при сохранении таблицы Access попросту избавится от некорректных данных! К счастью, при этом будет выведено предупреждение , которое появляется при попытке неверно указать параметры таблицы. Щелкните в окне предупреждения на кнопке Нет.

Добавление смарт-тегов

Этот раздел посвящен нововведению Access 2003 — смарт-тегам. Применять смарт-теги в обязательном порядке вовсе не требуется, тем не менее они используются в некоторых ситуациях.

В Excel 2002 (и Excel 2003) также используются смарт-теги, предназначены для отображения ошибок, связанных с таблицей, и предоставления возможных вариантов решения проблемы. По сути, смарт-тег — это значок, при щелчке на котором динамически отображаются некоторые сведения. Например, такой значок позволит вам получить данные из Интернет или выполнить определенные операции. Чаще всего смарт-теги применяются с целью автоматизации операций, связанных с обработкой данных других программ. Смарт-теги предоставляются Microsoft и некоторыми другими компаниями, причем, как правило, совершенно бесплатно. Более того, пользователи могут создавать и собственные смарт-теги.

В этом разделе мы добавим смарт-тег к полю, и формы будут наследовать его свойства. При наведении указателя мыши на элемент управления формы, содержащий смарт-тег, справа от этого элемента появится небольшой значок. Щелчок на значке позволит активизировать ссылку смарт-тега и загрузить необходимую информацию или же выполнить некоторые действия автоматически.

В нашем случае с помощью смарт-тега будет получена информация о погодных условиях, предоставляемая компанией MSNBC. Это бесплатный сервис, однако нам потребуется смарт-тег, который можно загрузить с Web-сайта по такому адресу: http://www.msnbc.com/tools/newstools/d/smart_tags.asp. Следуя изложенным на странице инструкциям, загрузите смарт-тег на свой компьютер. Теперь, чтобы получить прогноз погоды, достаточно выполнить один щелчок мышью. Имея в своем распоряжении смарт-теги, поставляемые совместно с Access 2003, вы можете обойтись без загрузки каких-либо продуктов из Интернет. В приведенном ниже примере показано, как устанавливается смарт-тег, однако ваш выбор не ограничивается этим тегом — вы можете воспользоваться любым другим.

Добавим смарт-тег к таблице Каталоги.

1. Выберите ссылку Таблицы в окне База данных, затем таблицу Каталоги и щелкните на панели задач Access на кнопке Конструктор.

2. Выберите строку поля Имя (используется по умолчанию), к которому будет добавлен смарт-тег.

3. Найдите свойство Смарт-теги. Это последнее поле в разделе Свойства поля в нижней области экрана. Щелкните на этом поле, после чего появится кнопка построения (с изображением трех точек). Щелкните на ней для открытия диалогового окна Смарт-теги.

4. Выберите смарт-тег Local News on MSNBC. com. Если тег недоступен и (или) не загружается, выберите другой подходящий тег и щелкните на кнопке ОК.

5. СсылканатегбудетдобавленавполесвойстваСмарт-теги. Щелкните на кнопке Сохранить и закройте таблицу. Щелкните на кнопке Вид на панели инструментов конструктора, и вы сможете просмотреть добавленные смарт-теги. Каждому названию в поле Имя будет соответствовать значок с изображением небольшого черного треугольника в нижнем правом углу. Значок свидетельствует о том, что полю назначен смарт-тег. Перенесите указатель мыши на любой треугольник, и появится значок смарт-тега. Щелкните на нем для отображения параметров тега. После щелчка на указанном значке появится ниспадающий список с информацией для загрузки. Выберите параметр Weather Forecast (прогноз погоды) для запуска обозревателя и подключения к Web-сайту (если соединение с Интернет отсутствует, появится запрос на подключение).

Работа с данными в таблицах

Научившись планировать и создавать таблицы, можно переходить к работе с содержащимися в них данными. Из этого раздела вы узнаете, как вводить данные, как управлять таблицей в режиме таблицы и использовать функцию автозамены, встроенную во все программы пакета Microsoft Office. Режим таблицы Существует несколько методов просмотра объектов в окне База данных. Мы же назовем два основных из них.

Первый — это режим конструктора, предназначенный для изменения структуры таблицы, например ее полей или первичного ключа. Однако для непосредственной работы с данными требуется выбрать другой режим — режим таблицы. Режим таблицы уже применялся в этой главе несколько раз, в частности при создании таблицы Типы. Рассмотрим его более подробно.

Таблица Каталоги в режиме таблицы

Для открытия таблицы в данном режиме достаточно дважды щелкнуть на ее имени в окне База данных. Кроме того, можно один раз щелкнуть на ее имени, а затем на кнопке Открыть или же щелкнуть на имени таблицы правой кнопкой мыши и выбрать команду Открыть. Для ввода или редактирования данных необходимо щелкнуть на нужной ячейке, а для переключения между режимами ввода новых символов и перезаписи уже существующих символов следует нажать клавишу . Если при вводе данных была допущена ошибка, нажмите комбинацию клавиши (нажмите клавишу и, не отпуская ее, нажмите клавишу ) или же клавишу . Для отмены всех изменений, внесенных в текущую запись, следует дважды нажать комбинацию клавиш . Изменения не будут сохранены Access, пока вы не перейдете к следующей строке базы таблицы. При необходимости добавить в таблицу новую запись щелкните на строке, отмеченной звездочкой (*), — она назывHся индикатором новой записи. Затем введите данные, которые будут сохранены в этой записи. Для сохранения добавленных данных щелкните на любой другой строке. Кроме того, их можно сохранить, нажав комбинацию клавиш Ctrl+Enter или выбрав команду Записи1^Сохранить записи. Кнопки навигационной панели, располагаемой в нижней области таблицы, можно использовать для перехода между записями одной таблицы. Эти кнопки позволяют перейти к первой, предыдущей (расположенной до текущей записи), следующей (расположенной после текущей записи), последней и новой строкам записи. Кроме того, можно щелкнуть на поле ввода текущей записи и указать номер строки таблицы, к которой требуется перейти. Широкое поле деятельности открывается для всех желающих изменить внешний вид таблицы.

Например, можно щелкнуть на вертикальной линии, разделяющей имена полей в верхней области таблицы, и перетащить ее на новое место, изменив таким способом размер столбца. Аналогичным образом изменяется размер строк таблицы при перетаскивании горизонтальной линии, разделяющей записи. У вас имеется даже возможность изменить местоположение столбцов в таблице. Для этого щелкните на заголовке столбца (область с именем поля) и перетащите его в новую область таблицы. Когда вы отпустите кнопку мыши, столбец разместится на новом месте. Если и этого мало, выполните команду Формат1

Режим таблицы, чтобы открыть диалоговое окно Формат таблицы. Здесь можно задать трехмерный режим отображения ячеек, решить, нужно ли отображать линии сетки, выбрать цвет фона и линий сетки, а также стиль границ и линий. Кроме того, указывается направление ввода текста — слева направо или справа налево (как принято в арабском языке и иврите).

До сих пор мы работали с относительно небольшим объемом данных. В списке, состоящем из названий пяти компаний, поставляющих семена, найти требуемую компанию несложно. Но как найти что-либо в таблице, содержащей тысячи строк данных? В Access для этого предусмотрено несколько возможностей, о которых мы и поговорим, а именно:

• сортировка данных таблицы;

• использование команды Фильтр по выделенному;

• использование диалогового окна Найти.

Сортировка данных таблицы

Иногда для нахождения требуемой информации достаточно прокрутить список особенно если составляющие его данные размещены в определенном поряд-i ' Информацию в таблице можно сортировать в соответствии с данными в любом N ..... ic. Каким же образом реализуется этот метод сортировки?

1. Откройте таблицу Каталоги в режиме таблицы. По умолчанию записи будут отсортированы с учетом их первичных ключей, в алфавитном порядке.

2. Щелкните в любом месте столбца Адрес, а затем на кноп ке Сортировка по возрастанию на панели инструментов (на кнопке изображены буквы «А» и «Я» и стрелка вниз). Теперь записи будут сортироваться по адресу. Обратите внимание, что псе другие столбцы также сортируются, поскольку Access мс сортирует содержимое лишь одного столбца, ведь это может привести к повреждению данных.

3 Щелкните на любой ячейке столбца Город и выберите команду Записи-Сортировка-Сортировка по возрастанию, с тем чтобы отсортировать записи по названию города.

4. Щелкните правой кнопкой мыши на столбце Область и выберите команду Сортировка по убыванию, чтобы упорядочить данные в соответствии с ми ними ями областей.

5. Щелкните на кнопке Закрыть для завершения работы с таблицей. При этом появится запрос на сохранение произведенных изменений. Еслм щелкнуть на кнопке Да, результаты последней операции сортировки будут помири.. использованы при последующем открытии таблицы. Пока что щелкните на кнопке Нет. Как видите, и на этот раз Access для выполнения одной задачи предоставлен несколько способов.

Использование команды «Фильтр по выделенному»

Иногда для нахождения искомых данных приходится максимально сужай. KPVI поиска. Для этой цели используется такая команда, как Фильтр по выделенному Применяется она следующим образом.

1.Откройте таблицу Каталоги в режиме таблицы.

2.Щелкните в поле Страна на одной из строк со значением Россия.

3.Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Фильтр по выделенному В результате таблица изменится, и будут отображены записи, в поле Стран» ко торых хранится значение Россия. В навигационной панели при этом поля им текст (Фильтр), указывающий на то, что в таблице отображаются не все надписи.

4.Щелкните на поле правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить фильтр чтобы вернуть все записи таблицы.

5.Еще раз щелкните правой кнопкой мыши на поле и выберите команду Исключить выделенное. При этом будут показаны только записи, не соответствующие выделенной записи.

6.Удалите фильтр и закройте таблицу.

Использование диалогового окна «Найти»

Кроме уже описанных средств, в Access поддерживается стандартное диалоговое окно Поиск и замена. Для вызова этого окна,следует открыть таблицу, выбрать любую ячейку в нужном поле и нажать комбинацию клавиш .

Введите данные, которые нужно найти, в списке Образец. Если ранее проводился поиск похожих данных, в раскрывающемся списке можно выбрать соответствующее значение.

В списке Поиск можно указать поле, на котором находится указатель мыши (в данном случае — поле Имя), или целую таблицу. С помощью списка Совпадение указывается, должны ли введенные в поле Образец данные совпадать с названием всего поля, его части или с символами начала поля,

В списке Просмотр можно задать направление поиска — вверх или вниз в соответствии с указателем в таблице или же по всей таблице.

При выполнении поиска данных с учетом регистра букв или формата полей нужно установить соответствующие флажки. Данные, отображаемые на экране, могут иметь формат, отличный от применяемого в таблицах, о чем более подробно рассказывается в главе 11.

После ввода всех необходимых параметров щелкните на кнопке Найти далее (или нажмите комбинацию клавиш ). Access найдет в таблице данные, соответствующие запросу, и выделит их на экране или отобразит сообщение об ошибке, если запрошенные данные не будут обнаружены.