Реферат: Анализ процессов обработки информации и использование информационных технологий и систем при об

Производственная практика – комплексное изучение хозяйственного объекта как системы, независимо от конкретных особенностей этого объекта. Практика направлена на закрепление, расширение, углубление и систематизацию знаний. Так же целью практики является выравнивание навыков работы на персональном компьютере, закрепление и расширение навыков использования возможностей решения управленческих задач и закрепления их использования.

Цель 6-недельной производственной практики – не только ознакомление с хозяйственным объектом, как таковым, но и приобретение навыка экономического обследования объекта, нахождение стратегии его развития.

Основной целью практики является ознакомление с деятельностью организации, работой ее отделов, а также изучение технологических особенностей деятельности, коммерческой и финансово – экономической деятельности, материальной базы информационной службы организации: компьютерного оборудования, методов сбора и обработки информации о поставщиках и покупателях и др.

Основным заданием является анализ необходимости создания и внедрения автоматизированной информационной системы в работу предприятия.

Комплексная автоматизированная система управления предприятием в сегодняшних условиях является одной из важнейших составляющих успешного развития бизнеса, поскольку она охватывает проблемы бизнеса в рамках единой задачи – оптимизация процесса управления.

Автоматизированные системы управления предприятием необходимы для оптимизации и повышения эффективности работы управленцев и некоторых других кадровых служб предприятия. Специалисты утверждают, что управление предприятием при помощи автоматизированных систем способствует росту конкурентоспособности любой компании. Особенно важны автоматизированные системы управления предприятием для менеджеров. Согласно статистическим данным, рядовой менеджер тратит около 60% своего драгоценного времени на выполнение отчетов и составления документарных задач для персонала. Эффективная база данных сотрудников, которая является частью управления предприятием, позволяет менеджеру получать быстрый доступ к необходимой информации и совершать действия по приему и перемещению персонала. В дополнение ко всему, управление предприятием при помощи современных систем позволяет производить автоматизированный расчет зарплаты, исходя из множества параметров. В частности, предусматривается должность, отдельные льготы, больничные, командировочные и другое. Доступно выложенная информация способствует оперативному начислению и учету данных по заработной плате в бухгалтерской отчетности.

В зависимости от функционального оснащения, выделяют следующие Автоматизированные системы управления предприятием:

1. Многофункциональные системы, которые позволяют выполнять весь спектр задач, связанных с управлением предприятия.

2. Системы экспертного анализа, которые направлены на обнаружение основных тенденций и направлений развития предприятия.

3. Системы расчета заработной платы.

4. Комплексные программы управления персоналом. Позволяют решать огромный список задач в области управления персоналом: контактная информация сотрудников, графики работы, зачисления и увольнения, зарплата и многое др.

Основная задача экспертных программ — хранение и сопоставления различных характеристик соискателя с аналогичными характеристиками лучших сотрудников компании. Подобный подход позволяет находить перспективных сотрудников для того или иного департамента. Ввиду дороговизны таких решений, их целесообразно использовать только в рамках крупных предприятий. Автоматизированные системы управления предприятием, которые призваны решать комплексные задачи, рекомендуется интегрировать с системами бухгалтерского учета. Такая особенность обуславливается тем, что руководитель сможет принять адекватное решение, только при наличии актуальных данных о состоянии предприятия. Внедрение систем управления предприятием способствует принятию эффективных решений в рамках целого комплекса задач.

1 Организационная структура предприятия OOO ТПК «Краноярскэнергокомплект»

Реквизиты предприятия:

Красноярскэнергокомплект ТПК, ООО

Город Красноярск, Красноярский край, Россия

Адрес: 660061, ул. Калинина, 53А

О предприятии

Предприятие было основано в 1992 году в г. Красноярске. Основу ассортимента составили электрокотлы экономического класса и простейшие устройства автоматики. Дальнейшее развитие производства повлекло за собой модернизацию оборудования и создание собственного конструкторского бюро для разработки перспективных моделей отопительного оборудования и автоматики.

Красноярский «Завод отопительной техники и автоматики» это производственное подразделение компании «Красноярскэнергокомплект». Основная продукция предприятия - электрические и твердотопливные отопительные котлы, предназначенные для отопления и горячего водоснабжения жилых и производственных помещений площадью от 30 до 4000 квадратных метров.

Ассортимент электрокотлов включает себя пять линеек под маркой ZOTA: “Lux”, “Econom”, ”Zoom”, МК и “Prom” . Твердотопливные и комбинированные котлы хорошо известны многим потребителям от Москвы до Дальнего востока под торговой маркой «Дымок».

Для автоматизации процесса теплоснабжения и снижения энергопотребления завод выпускает серийные устройства автоматики, собирает изделия по индивидуальным заказам (электрощиты, системы управления и автоматизации различными производственными процессами).

В течение последних пяти лет постоянно наращивается производство трубчатых электронагревателей (тэнов) различной конфигурации, диаметра и мощности. ZOTA является официально зарегистрированной торговой маркой. Вся продукция проходит обязательную сертификацию. Предприятие гарантирует всем своим партнерам и потребителям полную гарантийную и сервисную поддержку.

В отличие от производственной структуры предприятия, охватывающей совокупность процессов, определяющих движение создаваемого продукта, начиная от комплектования ресурсов и заканчивая получением готовой продукции, организационная структура предприятия обеспечивает установление отношений подчинения (субординации) и согласования (достижения единого мнения, координации) в деятельности органов, задачей которых является организация выпуска продукции предприятия. Роль этих органов, осуществляющих управление деятельностью предприятия, не требует доказательств. Множественность элементов предприятия, представляющего собой комплекс, сложную систему, вызывает необходимость организованного руководства для обеспечения слаженности их действий. В состав органов управления входят лица, выполняющие распорядительные действия, и группы специалистов, обеспечивающие принятие решений и их реализацию путем сбора исходной информации, ее обработки, подготовки проектов решений и контроль за исполнением решений.

В организационной структуре, представленной в приложении А, детально рассмотрены все отделы и подразделения всего предприятия. Но мы рассмотрим более подробно организационную и функциональную структуру коммерческого отдела.

1.2 Организационно-управленческая структура и основные функции коммерческого отдела

Формирование или реструктуризация коммерческого отдела начинается с ответа на вопрос о том, какие цели ставит перед отделом владелец бизнеса или руководитель компании. Цели коммерческого отдела логически вытекают из целей и задач, стоящих перед компанией в целом. И не только вытекают, но и определяться ими. На основании целей, стоящих перед отделом, формируются функции коммерческого отдела, определяется организационно-управленческая структура и численный состав подразделений, силами которых будут воплощаться в жизнь коммерческие цели компании, в соответствии с рисунком 1.

Коммерческий отдел компании ООО ТПК "Краноярскэнергокомплект" занимается продажей электрических и твердотопливных отопительных котлов, предназначенные для отопления и горячего водоснабжения жилых и производственных помещений, регуляторов влажности воздуха, реле времени, терморегуляторов, ТЭН водяных и трубчатых. Так же в функции этого отдела включается поиск покупателей (клиентов) и продавцов (поиск осуществляется по принципу "дешевле купить - дороже продать"), установление контактов с покупателями (клиентами) и продавцами, ведётся поиск постоянных клиентов и оформляются некоторые документы.

1.2.1 Основные задачи и функции коммерческого отдела компании ООО ТПК "Краноярскэнергокомплект". Структура организации

Организация и управление коммерческим отделом рассматривается как часть авторской системы организации и управления продажами, следующая за аудитом или диагностикой системы продаж в компании. Подбор руководителя, определение его должности, постановки цели, принятия ответственности и полномочий — начало формирования отдела.

Отдел продаж является основным подразделением коммерческой фирмы. Этот тезис не умаляет роль других подразделений, особенно в современных условиях, когда коммерческий успех все больше зависит от результатов «командной» работы коллектива. Однако подразделением, приносящим деньги, отделом-«забойщиком», является именно отдел продаж. Это нельзя забывать. Этим обусловлены разнообразные практические выводы в работе компании. В частности, внимание руководства, организация системы информационно-аналитической обратной связи, мотивация сотрудников.

Задачи и функции коммерческого отдела компании ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект», а также общие положения, права и ответственность, представлены более подробно в приложении Б в документе «Положение о коммерческом отделе».

На рисунке 2 представлена структурная схема коммерческого отдела.

Из представленного рисунка 2, отображающего структуру коммерческого отдела, можно сказать следующее, во-первых, это то, что управленческая структура является иерархичной, как и организационная структура всего предприятия. Во-вторых, можно наглядно увидеть связь между организационными единицами внутри отдела.

Так коммерческому директору подчиняются следующие отделы: отдел продаж, клиентский отдел, складская служба, отдел логистики и транспортный отдел. В свою очередь коммерческий директор подчиняется генеральному директору предприятия. Рассмотрим более подробно каждый отдел.

Отдел продаж находится под руководством начальника отдела продаж. Непосредственно ему подчиняется администратор отдела продаж, а также 5 менеджеров по продажам и 2 кассира. Данный отдел осуществляет контроль за реализацией продукции, участие в ярмарках, торгах, на выставках, биржах по рекламированию и реализации выпускаемой продукции.

Клиентский отдел со своим начальником практически напрямую связан с администратором отдела продаж, то есть эти два отдела постоянно взаимодействуют друг с другом, выполняя каждый свою работу.

Складская служба, во главе которой стоит начальник складской службы, в распоряжении которого находится 5 складов, находящихся в разных районах города. Основной функцией является организация работы складского хозяйства, создание условий для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции, заготовка и хранение сырья.

Отдел логистики и таможенный отдел находятся под руководством самого коммерческого директора и занимаются определением долговременной стратегии коммерческой деятельности предприятия, составляют перспективные и текущие планы производства и реализации продукции, обеспечивают финансово-хозяйственную деятельность предприятия в области материально-технического снабжения, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания.

2 Документооборот предприятия

Подготовка, обработка и согласование документов занимают существенную часть рабочего времени современного офисного сотрудника. Тем не менее, во многих российских организациях работа с документами до сих пор ведется по-старинке: как и 300 лет назад, они перемещаются, утверждаются и хранятся в бумажном виде. Естественно, что для минимизации издержек бумажного документооборота разрабатываются и применяются новые методы и средства работы с документами, в частности — ставшие стандартом пакеты офисных программ. Они позволяют значительно сократить время, необходимое для создания документа, а также дают возможность передавать его в электронном виде. Но при этом не решаются основные проблемы бумажного документооборота: многократное копирование, наличие нескольких версий, трудоемкость поиска и т. д.

2.1 Общие понятия

Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью. Поэтому в нем их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Так как основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

2.2 Документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ . Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток .

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

2.3 Документооборот коммерческого отдела ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»

Данные о схеме потоков информации ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект» представлены в виде таблицы 1 «Документооборот коммерческого отдела».

Таблица 1 – Документооборот коммерческого отдела

Наимено-вание документа	От кого	Кому	Исходная информация для составления документа
Счет на оплату	Поставщик ООО ТПК «Красноярск-энергокомплект», ул.Калинина, дом 53, корпус А, тел.: 247-77-77	Организации, физические и юридические лица	Банк получателя, ИНН/КПП получателя, поставщик, покупатель, грузоотправитель, грузополучатель, код товара, наименование товара, количество, единица измерения, цена, сумма без скидки, скидки (наценка), руководитель, главный (старший) бухгалтер, ответственный, их подписи, печать отдела
Счет-фактура	Поставщик ООО ТПК «Красноярскэнерго-комплект», ул.Калинина, дом 53, корпус А, тел.: 247-77-77 руководитель организации	Руководитель предприятия	Продавец, адрес, ИНН/КПП продавца, грузоотправитель, грузополучатель и их адреса, покупатель, его адрес, ИНН/КПП покупателя, наименование товара, единица измерения, количество, цена за единицу, стоимость без налога, налоговая ставка, сумма налога, стоимость с учетом налога, страна-производитель, номер таможенной декларации, руководитель организации, руководитель предприятия, главный бухгалтер, индивидуальный предприниматель, их подписи, печать отдела
Товарная накладная	Поставщик ООО ТПК «Красноярскэнерго-комплект», ул.Калинина, дом 53, корпус А, тел.: 247-77-77 менеджер по продажам, заведующий складом	Руководитель предприятия (грузополуча-тель)	№ склада, грузополучатель, адрес доставки, поставщик, плательщик, основание, товар (наименование, характеристика, сорт, артикул товара), код, единица измерения, вид, упаковки, количество, масса брутто, масса нетто, цена, сумма без НДС, НДС (ставка, сумма в руб.), сумма с НДС, количество порядковых номеров записей, количество мест, отпуск разрешил, главный бухгалтер, отпуск груза произвел, их подписи, печать отдела
Накладная на перемеще-ние	Слад-отправитель	Склад-получатель	Отправитель, получатель, код товара, наименование, количество мест, количество товара, назначение перемещения, «отпустил», получатель, их подписи, печать отдела

Продолжение таблицы 1 – Документооборот коммерческого отдела

Заказ покупателя

Заказчик (предприятия, физические и юридические лица)

ООО ТПК «Красноярск-энергокомплект»

Исполнитель, заказчик, дата исполнения заказа, код товара, количество, единица измерения, цена, сумма без скидки, скидка (наценка), сумма к оплате, подписи исполнителя и заказчика, печать отдела

В приложении В представлены копии заполненных документов. На рисунках 3 и 4 отражены графические схемы маршрута движения основных документов, представленных в таблице 1.

На рисунке 3 изображена схема движения счета на оплату, продукцию которого требуется доставить покупателю, где:

1, 2 – процесс покупки товара;

3 – формирование документа «Счет на оплату», создается непосредственно после выбора покупателем товара и подтверждения выбора, документ действителен в течение 3 банковских дней;

4, 5, 6 – документ отправляется на подпись директору предприятия, главному бухгалтеру и ответственному (продавцу), без определенной очередности;

7 – документ передается на склад, грузчикам;

8 – после доставки груза получатель сверяет полученный товар со счетом, после чего происходит отгрузка товара.

Расчет за покупку товара происходит сразу же после подтверждения покупателем списка выбранных товаров и осуществляется в кассе отдела наличными или же покупатель оплачивает счет в банке «Россельхозбанк» в городе Красноярск, услугами которого пользуется предприятие.

Если при доставке товар был поврежден или среди доставленных товаров есть бракованные, то предприятие обязуется перед покупателем заменить товар на новый или же вернуть сумму, на которую был приобретен товар.

Схема маршрута движения документа « Счет-фактура» аналогична схеме движения «Счета на оплату». Счет-фактура прилагается к счету на оплату, но в отличие от него создается в двух экземплярах, первый – покупателю, второй – продавцу.

«Товарная накладная» создается сразу же после «Счета на оплату» и «Счет-фактуры», если приобретаемый товар необходимо получить на складе. Если товар есть в наличии в торговом зале, товарная накладная не составляется.

Документ «Заказ покупателя» оформляется непосредственно в присутствии покупателя. Покупатель делает заказ, после чего оплачивает сумму за заказанный товар в кассе. Далее заказ отправляется на склад 1, находящийся в самой компании, если товара там нет, составляется документ « Накладная на перемещение», который направляют на другие склады, где заказ обрабатывается и по возможности выполняется, после чего заказанный товар отправляется в торговый зал (на склад 1). После чего продавец информирует покупателя о получении товара.

На рисунке 4 показано движение документов в ситуации, когда покупатель делает заказ, но заказанный товар отсутствует в торговом зале, то есть на складе 1.

1, 2 – заказ товара покупателем, оплата заказа в кассе;

3 – составление документа «Заказ покупателя»;

4 – отправка документа на склад 1 для проверки наличия заказанного товара;

5 – в случае отсутствия товара на складе 1, документ «Заказ покупателя» отправляется на остальные склады, 11 – если же товар есть в наличии на складе 1, то товар направляется к продавцу, а затем и к покупателю;

6, 7, 8, 9 – на складах происходит поиск заказанного товара, и при наличии товара на одном из складов, составляется документ «Накладная на перемещение» для перевозки товара на склад 1;

10 – доставка товара на склад 1;

11 – отправка товара продавцу;

12 – получение товара покупателем.

Из вышеуказанного описания основных документов видно, что они тесно взаимосвязаны друг с другом.

2.4 Современные системы электронного документооборота

За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой систем электронного документооборота (СЭД), как зарубежных, так и собственной разработки. Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает повышаться (это неоднократно отмечали и руководители служб АСУ в статьях об опыте комплексной автоматизации ведущих российских предприятий, традиционно публикуемых в Компьютер-Информ). Первые масштабные внедрения СЭД (пусть, в большинстве своем, пилотные) в России уже есть. Можно считать, что основы российского рынка ПО управления документооборотом сформированы. Наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум Кодекс); Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); N.System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт) и ряд других.

Классификация СЭД:

- СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки;

- Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии.

- Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику).

- Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

- Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

- Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.

2.4.1 Системы электронного документооборота на предприятии ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»

В исследуемом отделе документооборот осуществляется при помощи интернета. Что не всегда удобно при отсутствии или медлительности интернета. Все документы, которые необходимо подписать, отправляются на электронный ящик генерального директора и секретариата, доступ к которому имеют все сотрудники компании, либо подписываются каждым сотрудником вручную. Из-за чего эффективность работы очень сильно снижается.

Также отсутствие локальной сети и невозможность использования сетевых программ очень тормозит работу отдела.

3 Информационные системы и информационные технологии, применяемые при решении управленческих и экономических задач

3.1 Общие понятия

Слово «информация» происходит от латинского "informatio" – сведения, разъяснения. Одна и та же информация могут являться новой или устаревшей, актуальной или неактуальной для разных людей. Информация, переданная на электронном носителе, может быть интересна и доступна для человека, владеющего компьютерной грамотностью и бесполезна для того, кто не имеет под рукой компьютера или не умеет им пользоваться.

Информация – это любые сведения, которые интересуют конкретного человека в конкретной ситуации. Сериал – это тоже информация, причем временами очень актуальная. Иногда объектом информации может стать телефон нового салона красоты, в котором сейчас скидки, – и тогда мы начинаем поиск информации. Поиск происходит по информационным каналам. В случае с салоном информационными каналами становятся подруги, справочные, Интернет. А хотя, Интернет – это универсальный источник информации. Он для того и создан, чтобы люди со всего мира складывали в него свою информацию и искали чужую.

Информация в электронной сфере – это число, которое всегда фиксировано. Статичная форма электронной информации характерна для хранения на диске памяти компьютера.

Информация – это сведения об объектах или явлениях окружающей среды, которые мы запрашиваем в случае возникновения необходимости в них. Информация может быть новой – это сведения, которых мы еще не знаем, и устаревшей – т.е. известной, переработанной. Информация распространяется на носителях, ее актуальность для индивида носит субъективный характер и завит от преинформационных запасов.

Информационные ресурсы — это идеи человечества и указания по их реализации, накопленные в форме, позволяющей их воспроизводство.

Это книги, статьи, патенты, диссертации, научно-исследовательская и опытно-конструкторская документация, технические переводы, данные о передовом производственном опыте и др.

Информационные ресурсы (в отличие от всех других видов ресурсов — трудовых, энергетических, минеральных и т.д.) тем быстрее растут, чем больше их расходуют.

Развитие мировых информационных ресурсов позволило:

- превратить деятельность по оказанию информационных услуг в глобальную человеческую деятельность;

- сформировать мировой и внутригосударственный рынок информационных услуг;

- образовать всевозможные базы данных ресурсов регионов и государств, к которым возможен сравнительный недорогой доступ;

- повысить обоснованность и оперативность принимаемых решений в фирмах, банках, биржах, промышленности, торговли и др. за счет своевременного использования необходимой информации.

Информационные ресурсы могут быть различных видов. Это средства массовой информации, библиотеки, интернет. К примеру, через Интернет могут успешно продаваться следующие информационные ресурсы:

- новостные ленты (online-новости). Достаточно широкому кругу менеджеров компаний различного профиля необходимо узнавать о происходящих в мире событиях незамедлительно. Например, лента финансовых и политических новостей жизненно необходима трейдерам для принятия решений о продажах и покупках на биржах;

- подписки на электронные копии периодических изданий. Некоторые газеты и журналы выпускают свои полные электронные копии и предоставляют к ним доступ;

- доступ к электронным архивам и базам данных, содержащим информацию по самым разным вопросам;

- аналитические отчеты и исследования;

- собственные аналитические материалы и прогнозы.

Информационной системой (ИС) — называется взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. В качестве основного технического средства переработки информации используют персональный компьютер (ПК). В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Особую роль в информационных системах отводится человеку, т.к. техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

ИС делятся на две группы:

В первую группу включаются системы, имеющие самостоятельное целевое назначение и область применения.

Ко второй относятся системы, входящие в состав любой автоматизированной системы управления, они являются важнейшими компонентами систем автоматизированного проектирования, автоматических систем научного исследования, ЭИС.

К числу ИС, имеющих самостоятельное назначение, относят информационные поисковые системы и информационные справочные системы.

Задачи второй группы ИС:

- обеспечение конечного пользователя входной и результатной информацией в привычном для пользователя виде;

- обеспечение возможности решения задач планирования, управления, проектирования подготовки производства и научных исследований по их постановке и исходным данных вне зависимости от сложности и наличия математических моделей этих задач в режиме диалога с ЭВМ используя профессиональный опыт и принимая решение одновременно по множеству критериев.

Как правило, системы второй группы делят на три класса систем: интеллектуально-диалоговые (вопрос/ответ), расчетно-логические (системы принятия решения), экспертные системы.

Интеллектуально-диалоговые — предназначены для поиска методов решения интеллектуальных задач с применением новых информационных технологий использования БД и БЗ.

Системы принятия решения — это системы, которые использует программа, реализующая модели принятия решения в конкретных задачах, возникающих у людей в их профессиональной деятельности. Сущность задачи — выбор некоторого подмножества из множества альтернатив или в их упорядочивании.

Экспертная система — система способная заменить эксперта при решении некоторых задач. В зависимости от степени автоматизации их можно подразделить на:

- информационные,

- информационно-советующие,

- управляющие,

- самонастраивающиеся системы управления.

Экономическая информационная система (ЭИС) — система, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-либо экономического объекта реального мира.

Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

Назначение ЭИС:

Решение задач обработки данных — обработка и хранение экономической информации с целью выдачи сводной информации для управления экономическим объектом (регулярно или по запросу).

Автоматизация конторских работ — ведение картотек, обработка текстовой информации, машинная графика, электронная почта и связь.

Задачи, основанные на методах искусственного интеллекта — для принятия управленческих решений. Моделируют действия специалистов предприятия при принятии решений.

Принципы построения и функционирования ЭИС:

- соответствие — ЭИС должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью;

- экономичность — экономический выигрыш на объекте от использования ЭИС должен превышать затраты на обработку информации;

- регламентность — обработка большей части информации по расписанию, с заданной периодичностью;

- самоконтроль — обнаружение и исправление системой ошибок в данных и процессах их обработки;

- интегральность — однократный ввод данных в ЭИС и их многократное (многоцелевое) использование;

- адаптивность — способность ЭИС изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.

Оценка качества функционирования ЭИС выполняется по комплексу критериев. Оценке подлежат:

- система в целом;

- отдельные составляющие этапа проектирования;

- важнейшие компоненты этапа эксплуатации системы.

Каждый критерий количественно определяет степень соответствия между результатами проектирования или функционирования системы и поставленными перед ней целями.

Одновременное достижение указанных целей практически неосуществимо, поэтому в качестве основного критерия выбирают, как правило, одну из них.

Классифицировать информационные системы можно по различным признакам. В отечественной литературе по информационным системам управления ИС обычно классифицируют по следующим признакам:

- по типу объекта управления (ИС управления технологическим процессом, ИС организационного управления);

- по степени интеграции (локальные, интегрированные);

- по уровню автоматизации управления (информационно-справочные системы, системы обработки данных, информационно-советующие системы, системы принятия решений, экспертные системы);

- по уровню управления (информационные системы управления предприятием, корпорацией, отраслью);

- по характеру протекания технологических процессов на объекте управления (автоматизированная система управления дискретным производством, автоматизированная система управления непрерывным производством).

Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

3.2 Техническое оснащение коммерческого отдела предприятия ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»

В офисах и торговом зале отдела имеется 21 персональный компьютер, AMD Athlon (tm) 64 Processor 3000+, 2.0 ГГц, 1.00 ГБ ОЗУ.

Операционная система Microsoft Windows XP Professional SP 2 ЯзыкRussian (стандарты: Russian)

Процессор Intel Inside Pentium 4

Версия DirectX DirectX 9.0

Текущий режим экрана 1024x768 (32bit)

Емкость Disk (C:) 80 ГБ

Видео карта VGA Tech Graphics. Controller

Клавиатура Стандартная клавиатура 101/102

Фирма Genius Мышь Оптическая Файловая система NTFS

МФУ EPSON STYLUS TX117 - устройство, которое совмещает в себе принтер, сканер и копир, в количестве 6 штук.

Windows XP Professional SP 2 поддерживает устройства, такие как:

Universal Serial Bus 2.0 (USB) определяет класс оборудования, облегчающего добавление на компьютер последовательных устройств.

Поддержка USB 2.0 встроена в спецификацию, поэтому будущие версии Windows будут поддерживать текущие драйверы.

Windows XP Professional SP 2 включает служебную программу DirectX существенно расширяющую мультимедийные возможности компьютера. DirectX обеспечивает лучшее воспроизведение различных типов мультимедиа и более высокое качество объемной графики по сравнению с компьютерами, работающими через консоль.

Средство поддержки нескольких мониторов Windows XP Professional SP 2 позволяет расширить область рабочего стола. При работе с несколькими мониторами становится возможным перевод программ с одного монитора на другой. Кроме того, пользователь получает возможность отдельно указать и для каждого монитора.

Программа Outlook 2003 - это система доставки электронной почты, планирования и управления контактами, включенная в пакет программ Microsoft Office. С помощью Outlook можно упростить расстановку приоритетов тех или иных задач и встреч, а также наладить отправку и получение электронных писем. Допускается создание любого количества папок для хранения сообщений и присвоения письмам различной маркировки, облегчающей работу с ним.

WinRAR - это32-разрядная версия архиватора RAR для Windows мощного средства создания и управления архивами. В управлении образования и молодежи применяется в основном для обмена большими объемами данных, которые упаковываются в архивы.

Наличие сети Интернет – провайдер Orion telecom.

Некоторые отличительные особенности WinRAR:

Полная поддержка архивов rar и zip;

Антивирусный сканер Kaspersky Internet Security 2010 - это программа для проверки компьютера на присутствие вирусов по запросу пользователя, и удаления вирусов в случае их обнаружения, а также для предотвращения вирусных атак во время пользования интернета.

Установленное программное обеспечение достаточно эффективно подобрано для работы в коммерческом отделе.

Исследуемое предприятие, как уже описывалось выше, обладает достаточно эффективной для своей работы технической и информационной базой, что позволяет предприятию занимать высокую позицию на рынке отопительной техники и автоматики.

Во время прохождения практики на предприятии ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект» мне приходилось заниматься установкой различного программного обеспечения, работать с антивирусами и их базами, а также напрямую работать с документацией коммерческого отдела данного предприятия. ПО, установленное на компьютерах, удовлетворяет все требования в данном отделе предприятия.

Помимо указанных выше достоинств, хотелось бы отметить и недостатки такие, как:

- отсутствие локальной сети при наличии сети Интернет, присутствие которой ускорило бы документооборот среди сотрудников;

- большая длительность подписания документов необходимыми людьми, тормозит работу менеджеров, в связи с чем есть опасность потерять клиента.

Проведя небольшое исследование деятельности коммерческого отдела предприятия, хотелось бы дать некоторые рекомендации по улучшению его работы, необходимо:

- настроить локальную сеть, таким образом, чтобы сотрудники отдела могли свободно пользоваться сетевыми программами;

- для ускорения движения документов от сотрудника к сотруднику, необходимо сократить время на их подписание, путем внедрения новой программы, которая содержала бы такие элементы, как электронная печать и электронная подпись, а также все документы, которые используются в коммерческом отделе. Внедрение такой программы позволило бы облегчить работу менеджеров по продажам, сократить время обслуживания одного клиента, повысить эффективность работы предприятия в целом.

При использовании вышеперечисленных рекомендаций можно было бы добиться более продуктивной работы от сотрудников, что не только поможет предприятию не потерять свою позицию на рынке, но и наоборот, повысит конкурентоспособность и привлечет новых клиентов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При прохождении практики были изучены: формы и методы решения вопросов индивидуального задания в коммерческом отделе, положения, должностные инструкции, нормативная и техническая документация, техническое оснащение отдела. Также было рассмотрено состояние информационных систем и программного обеспечения для вычислительной техники и автоматизированных систем в коммерческом отделе, задач обработки информации, анализа данных и принятия решений, методов их решений и программной реализации.

Весь документооборот, как отдела, так и организации в целом, постоянно передается между сотрудниками в электронном виде с помощью сети Интернет. Такая передача документов неэффективна по нескольким причинам:

- отсутствие Интернета по каким-либо причинам (неуплата, техническая причина отсутствия);

- возможность потери документа;

- зависимость скорости передачи документа от скорости сети Интернет, что достаточно неудобно при передаче документов большого объема;

- отсутствие какой-либо защиты информации от вирусов, что влечет за собой угрозу заражения остальных пользователей, и много других причин.

Поэтому внедрение АИС позволит быстро и достоверно получать все необходимые документы в любой момент времени, не завися от сети Интернет. Так же существенно повысит управление движением практически любых типов информации в организации и в отделах в частности. Обеспечит прозрачность и управляемость процессами организации. Повысит эффективность и качество работы всей организации в целом, позволит удержать свою позицию на рынке и привлечь новых клиентов, что не маловажно для развития предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. «Информационные технологии управления: Учебное пособие для ВУЗов» под ред. Г. А. Титоренко – М: ЮНИТИ – ДАНА, 2003 – 439 с.

2. Сайт предприятия ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»: http://10950.ru.all-biz.info.

3. «Информационные технологии (для экономиста): Учебное пособие» Под ред. А. К. Волкова – М: ИНФРА – М, 2001 – 310 с.

4. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. проф. Титоренко Г. А., М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400 с.

5. Сотнеков Н.О., Вендров А.М.. программное обеспечение информационных систем фирмы, 2005г.

6. Козырев А. А. «Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник»- Спб: Издательство Михайлова, 2000 – 300 с.

7. Корнеев И. К., Машурцев В. А. «Информационные технологии в управлении» - М: ИНФРА – М, 2001 – 158 с.

8. Мишенин А. И. «Теория экономических информационных систем: Учебник» - М: Финансы и статистика, 2002 – 240 с.

9. «Основы современных компьютерных технологий»: Учебн. пособие / Под ред. Хомоненко А. Д. – Спб: КОРОНА – Принт, 2002 – 448 с.

10. Уткин В. Б. «Информационные системы и технологии в экономике: Учебник» - М: ЮНИТИ – ДАНА, 2003 – 335 с.

11. Вершинин А. И. Электронный документ: Учеб. – практ. пособие/ А.П. Вершинин. – М.: Городец – издат, 2000. – 247 с.

12. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 416 с.: ил.