Реферат: Система управления базами данных Microsoft Access

Лабораторная работа по

с истеме управления базами данных Microsoft Access

Цель: освоить среду системы управления базами данных

Теоретическая часть:

База данных (БД) – это структурированная совокупность данных, отражающая свойства и состояние объектов конкретной предметной области и связи между ними.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, накопления, обработки и управления БД.

В теории СУБД выделяют три основные типы организации БД: иерархическая (элементы связаны отношением подчиненности, при этом каждый элемент может подчиняться только одному какому-нибудь элементу); сетевая (расширение иерархического – в отличие от иерархического в сетевой модели запись-потомок может иметь любое количество предшествующих записи); реляционная (БД представлена в виде совокупности взаимосвязанных таблиц).

Наибольшее распространение получили СУБД, основанные на реляционной модели данных, предложенной Э.Ф. Коддом.

Одной из наиболее распространенных СУБД является MSAccess, входящий в состав профессиональной версии пакеты MicrosoftOffice.

Популярность MSAccess во многом объясняется следующими ее свойствами:

- направленность на пользователей самых различных уровней подготовки;

- наличие удобных визуальных средств разработки;

- возможность интеграции с другими программными продуктами пакета MicrosoftOffice.

СУБД MSAccess состоит из шести основных компонентов:

- таблицы – для хранения структуры БД и самих данных;

- запросы – для создания QBE и SQL запросов к БД (для поиска информации в БД);

- формы – для удобства ввода, просмотра и редактирования данных;

- отчеты – для подготовки и оформления данных в виде документа для распечатки на принтере;

- страницы – для обеспечения доступа в БД с Web – страницы;

- макросы – для автоматизации выполнения повторяющихся операций (макрос состоит из последовательности внутренних команд СУБД);

- модули – для автоматизации выполнения стандартных операций и создания новых процедур средствами языка программирования VisualBasic.

Таблица

Таблица состоит из простейших объектов, называемых полем (столбец) и записью (строка). Каждая поле предназначается для хранения данных только одного определенного типа.

Основными характеристиками поля являются его имя (последовательность символов, кроме знаков препинания – должен быть информативным, но кратким) и тип (характеризует содержание данных).

Основные типы полей:

- текстовый – для хранения данных в виде совокупности символов;

- числовой – для хранения числовых данных;

- логический – для хранения логических данных, имеющих только одно из двух значений – истина/ложь;

- Дата/время – для ввода даты или времени;

- MEMO – для обеспечения возможности работы с длинными текстами;

- счетчик – специальное числовое поле для нумерации записей;

- денежный – для удобства работы с числами, обозначающими денежные суммы;

- объект OLE – для обеспечения возможности хранения рисунков, картинок, звука, видеофрагментов.

Одно из полей таблицы назначают ключевым полем (чаще всего называют первичным ключом, обязательно тип - счетчик), т.е. полем, значение которого однозначно определяет запись.

При заполнении строк, т.е. при вводе записей, запрещается допускать в тексте кавычки, но обязательно нужно соблюдать типы полей.

Схема данных

Механизм описания логической связи между таблицами MSAccess реализован в виде объекта называемого схемой данных. В данном объекте связи между таблицами организуются через ключевые поля таблиц.

Выделяют несколько типов связи:

- схема «один-ко-одному» - одному значению поля одной таблицы соответствует одно значение поля другой таблицы;

- схема «один-ко-многим» - одному значению поля одной таблицы («главная таблица») соответствует несколько значений поля другой таблицы («подчиненная таблица»);

- схема «многие-ко-многим» - нескольким значениям поля одной таблицы соответствует несколько значений поля другой таблицы.

Чаще всего в реляционных БД встречается отношение «один-ко-многим».

Типовые действия, допустимые в Access :

Что сделать?	Как сделать?
Запуск программы Access	Пуск -> Программы -> Microsoft Office -> Microsoft Access
Создание новой БД	Кнопка MicrosoftOffice-> Создать -> ввести имя создаваемой БД -> Создать
Открытие существующей БД	Кнопка MicrosoftOffice-> Открыть -> указать имя необходимой БД -> кнопка Открыть
Создание таблицы в режиме конструктора	Меню Создание -> кнопка Таблица -> меню Работа с таблицами -> группа Представления -> кнопка с рисунком Линейки (или кнопка Вид -> выбрать режим конструктора) -> сохранить таблицу, задать имя таблицы-> кнопка ОК -> ввести имена и типы полей создаваемой таблицы -> указать какое поле является первичным ключом -> перейти в режим таблицы -> ввести необходимое количество надписей, т.е. заполнить строки
Установка первичного ключа	Выделить строку, в которой находится ключевое поле -> меню Конструктор -> кнопка Ключевое поле (с рисунка ключа)
Сохранение таблицы	Файл -> Сохранить -> Ввести имя таблицы -> ОК
Переход в режим таблицы	меню Работа с таблицами -> группа Представления -> кнопка с рисунком Таблицы (или кнопка Вид -> выбрать режим таблицы)
Редактирование таблицы (изменение имен или типов полей, их создание или же удаление)	Перейти в режим конструктора -> изменить имя или тип необходимого поля
Переход в режим конструктора	меню Работа с таблицами -> группа Представления -> кнопка с рисунком Линейки (или кнопка Вид -> выбрать режим конструктора)
Создание схемы данных	Сохранить и закрыть связываемые таблицы -> меню Работа с базами данных -> группа Показать или скрыть -> кнопка Схема данных -> добавить связываемые таблицы -> закрыть окно «Добавление таблицы» -> создать связи -> сохранить схему данных
Создание связей между таблицами	Навести указатель мыши на имя поля -> при нажатой ЛКМ перетащить его на связанное с ним поле в другой таблице ->установить в диалоговом окне «Изменение связей» флажок «Обеспечение целостности данных» -> если хотите можете установить флажки каскадной модификации -> тип связи определяется самостоятельно -> Создать
Изменение связи	Выделить линию связи ЛКМ -> ПКМ -> Изменить связь…
Удаление связи	Выделить линию связи ЛКМ -> ПКМ -> Удалить
Поиск данных в таблице	Курсор расположить в любом месте столбца, по которому введется поиск -> меню Главная -> группа Найти -> кнопка Найти (с рисунком бинокля) -> в строке Образец ввести значение поискового данное -> в остальных разделах установить параметры поиска (указать -> кнопка Найти далее
Замена данных в таблице	Курсор расположить в любом месте столбца, по которому введется поиск -> меню Главная -> группа Найти -> кнопка Заменить (с рисунком ab->ac) -> в строках Образец и Заменить на ввести необходимые данные -> в остальных разделах установить параметры поиска -> кнопка Найти далее -> Заменить
Использование фильтра при поиске данных	Нажать ЛКМ на стрелку вниз, находящейся в названии поля, по которому ведется поиск -> меню Главная -> группа Сортировка и фильтр -> кнопка Фильтр -> команда Фильтры -> выбрать необходимый Фильтр -> ввести необходимые параметры -> ОК
Отмена фильтра	меню Главная -> группа Сортировка и фильтр -> кнопка Параметры расширенного фильтра -> команда Очистить все фильтры
Сортировка данных	Курсор расположить в любом месте столбца, который нужно сортировать -> меню Главная -> группа Сортировка и фильтр -> кнопка По убыванию или По возрастанию

Практическая часть:

Задание:

Создать базу данных с именем «Группа МПО-10-1»;
Создать три таблицы и заполнить информацией (минимум по 5 строк):

а) «Студент», имеющую следующие поля:

- Код_студента (тип - счетчик);

- ФИО_студента (тип - текстовый);

- Пол (тип - логический);

- Дата_рождения (тип – дата/время);

б) «Предмет», имеющую следующие поля:

- Код_предмета (тип - счетчик);

- Предмет (тип - текстовый);

- ФИО_преподавателя (тип - текстовый) (при заполнении строк, учесть случай, когда один преподаватель читает несколько дисциплин);

в) «Успеваемость», имеющую следующие поля:

- Код_успеваемости (тип - счетчик);

- Код_студента (тип - числовой);

- Код_предмета (тип - числовой);

- Оценка (тип - числовой).

Связать созданные таблицы, т.е. создать схему данных;
Добавить в таблицу «Студент» поле хобби и заполнить его записями;
Найти и заменить фамилию одной студентки, используя функции поиска и замены данных (случай, когда выходят замуж и меняют фамилии);
Сделать фильтрацию по ФИО преподавателей таблицы «Предмет»;
Сделать сортировку в таблице «Успеваемость» по полю Код_студента.