Скачать .docx |
Реферат: Рабочее место секретаря 2
Федеральное государственное образовательное учреждение
Среднего профессионального образования
Семеновский техникум механической обработки древесины
(ФГОУ СПО СТМОД)
ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине:
«Информационные и коммуникационные технологии в ДОУ и архивном деле »
2010-2011 уч.год
Задание№1
Посетите любое доступное вами помещение (на месте работы или учебы), связанное с работой секретаря.
Для выполнения данного задания я посетила приемную секретаря МОУ СОШ№4 и по данному учебному заведению сделала анализ:
Технический фактор – 10 баллов;
Гигиенический фактор – 10 баллов;
Психологический фактор – 10 баллов;
Психофизический фактор – 10 баллов;
Эстетический фактор – 10 баллов
Технический фактор : рабочее место секретаря оснащено современными средствами оргтехники и используется в процессе труда новейшие информационные технологии. Приемная оснащена специальной мебелью и канцелярскими принадлежностями.
Гигиенический фактор : в процессе работы секретарь минимально утомляется и хорошее самочувствие, освещенность рабочего места сверху и слева, температурно-влажностный режим в норме, продуманная цветовая гамма в оформлении помещения, удобная светлая мебель, общая площадь приемной примерно составляет 12-16 м2 , обязательно помещение проветривается.
Социальный фактор : в приемной секретарь чувствует себя комфортно, полней социальный пакет, в перерыв ходит обедать в столовую по доступным ценам, наличие медицинского страхования.
Психологический фактор : в данном учебном заведении давно создался нормальный психологический климат в коллективе, директор школы мягкий человек, всех у себя в кабинете встречает с улыбкой, никогда не отражает на сотрудниках свои личные проблемы. Организовываются совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам.
Психофизический фактор : учитываются колебания физического состояния работника в течение рабочего дня. Нагрузка распределена в соответствии с этим состоянием. Например, в первый час работы и сразу после обеденного перерыва не планируется пик производственной активности, так как организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период оставляются менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения.
Эргономический фактор : размещение мебели, оборудования и приспособлений соответствовать здравому смыслу:
1. Часто используемые объекты находиться в рабочей зоне, «под рукой»;
2. Расположение предметов на столе соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа – то, что берется или делается правой рукой, слева – то, что берется или делается левой рукой);
3. Каждый объект в помещении имеет свое место и постоянную зону перемещения.
Задание№2
В исследованном помещении оцените организацию рабочего места секретаря с точки зрения эргономики и удобства.
Рабочее место секретаря является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место обязано быть прототипом правильной организации, показателем высокой культуры труда.
Планировка рабочего места секретаря обязана обеспечить наибольшие удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.
В помещении находятся лишь те предметы, требующиеся секретарю и иным сотрудникам, конкретно в процессе работы.
Комплект технических средств приемной секретаря:
1. Компьютер;
2. Копировальный аппарат;
3. Средства связи:
a. Телефонная связь;
b. Телеграммная связь;
c. Факсимильная связь.
4. Автоответчик, сопряженный с диктофоном;
5. Настольные электронные часы;
6. Машинка для уничтожения документов;
7. Электрифицированный сшиватель документов;
8. Электромагнитный двухпуансонный дырокол;
9. Канцелярский набор;
10. Папки регистраторы;
11. Лотки для документов;
12. Калькулятор – датировщик;
13. Блокнот – шестидневка;
14. Деловой блокнот;
15. Фломастеры, маркеры, механические карандаши;
16. Пластмассовая линейка с увеличительным стеклом;
17. Клеевой карандаш;
18. Прозрачная и цветная липкая лента;
19. Лазерный принтер;
20. Силикатная связь.
Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники просит её размещения с учетом требований эргономики и наибольшей эффективности работы.
Что нового?
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к её оборудованию и оснащению является нужным условием заслуги высокой эффективности, оперативности и свойства труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.
Следует держать в голове, что часто секретарь имеет огромное количество различных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются остальные работники: конвертовскрыватель, машина для уничтожения документов, ламинатор. Их размещают таковым образом, чтоб они были доступны для подхода и кратковременного использования, но находились под неизменным наблюдением секретаря. Воспользоваться собственной пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом иным сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.
Рабочий день секретаря можно разделить примерно на Iполовину рабочего дня, II половину рабочего дня и конец дня (см. ПРИЛОЖЕНИЕ№1)
Санитарно – гигиенические требования для работников офиса
Таблица№1
Параметры |
Значения |
Естественная и искусственная освещенность |
300 – 500 люкс |
Уровень шума |
Не более 65 дБ |
Площадь на один ПК |
Не менее 6 м2 |
Объем на один ПК |
Не менее 20 м3 |
Кресла |
Подъемно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки |
Воздухообмен |
Нормальный (проветривания, вентилирование, кондиционирование) |
Микроклимат (оптимальные параметры) |
Влажность 40-60 % t0 воздуха зимой +18 - +210 t0 воздуха летом +23 - +250 |
Расстояние до экрана монитора (при работе) |
50 – 70 см |
Непрерывное время работы за ПК |
Не более 2-х часов, обязательные перерывы |
Специальные меры |
Комплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка |
Классификация средств оргтехники
Эргономические требования
Таблица№2
Наименование мебели |
Рост работника |
Высота мебели |
Канцелярский стол |
До 170 см Выше 170 см |
72 см 75 см |
Столик для работы на пишущей машинке или клавиатуре ПК |
До 170 см Выше 170 см |
66 см 68 см |
Стул, кресло |
До 170 см Выше 170 см |
45 см 47 см |
Рабочий день секретаря |
||
I половина рабочего дня |
II половина рабочего дня |
Конец дня |
1. Придти на работу за 15 минут до начала рабочего дня; 2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы; 3. Получить корреспонденцию, ознакомится с содержанием и зарегистрировать ее, отложить документы требующие просмотра руководителя; 4. по остальным документам подготовить варианты возможных ответов и распределить по исполнителя; 5. Просмотреть поступившие отчеты, приглашения, сообщения о встречах, конференциях, юбилеев, даты проведения записать все календаре органайзере; 6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы, срочно передать руководителю; 7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей работы; 8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции; 9. Уточнить вместе с руководителем график дня (его содержание); 10. Передать указания руководителя исполнителям об истекающих сроках исполнения документов; 11. Работа с посетителями, телефонные переговоры; 12. Подшивка исполненных документов в дела; 13. Выполнение работ на компьютере; 14. Организация копирования документов. |
1. Продолжение работы с посетителями и на телефоне; 2. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов; 3. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у него обработанные документы; 4. Обработать и отправить исходящие документы адресатам; 5. Наметить мероприятия на следующий день. |
1. Посмотреть свой ежедневник и проинформировать необходимые отделы о необходимости подготовки к проведению мероприятий; 2. Если руководитель остается, необходимо его обеспечить всем необходимым материалом и информацией; 3. Прибрать рабочее место, убрать документы, закрыть сейф, выключить компьютер. |
ПРИЛОЖЕНИЕ№1