Курсовая работа: Отчёт по созданию курсовой работы «База данных ACCESS»

МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

КАФЕДРА «Информатика и информационная безопасность»

Отчёт по созданию курсовой работы

«БАЗА ДАННЫХ ACCESS »

Выполнил: Проверила: Студент группы 03-УППк 77 преп. Тарбаева Елена

Бобровский Александр Анатольевна.

Алексеевич.

СПб.

2004.

1. Основные положения

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы . Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки . Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи .

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля , его размер , определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

При работе с Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 используются следующие типы данных:

· текстовый – тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

· поле MEMO – специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

· числовой – тип данных для хранения чисел;

· дата/время – тип данных для хранения значений даты и времени;

· денежный – тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

· счётчик – специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

· логический – для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет ;

· поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

· гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

· мастер подстановок – тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

· байт (Byte) – целые числа от 0 до 255 (1 байт);

· целое (Integer) – целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

· длинное целое (Long Integer) – целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

· одинарное с плавающей точкой (Single) – числа от минус 3,4´10³⁸ до +3,4´10³⁸ с точностью до 7 знаков (4 байта);

· двойное с плавающей точкой (Double) – числа от минус 1,797´10³⁰⁸ до +1,797´10³⁰⁸ с точностью до 15 знаков (8 байт).

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем . Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудник ), другая таблица – информацию об их месте жительства (таблица Адрес ). Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы , Должность и Адрес проживания . Причём поле Фамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность – в таблице Сотрудник , а поле Адрес проживания – в таблице Адрес . Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т. к. оно однозначно не определяет каждую запись. В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типа Счётчик , автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер , по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением . Последовательность действий пользователя при создании таблиц Сотрудник и Адрес рассмотрена в пп. 9.1.2 и 9.1.3.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами , а сами СУБД – реляционными базами данных .

2. Объекты Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002

СУБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица , которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы – это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами , т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA ). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

Таблицы

Режимы создания таблиц

Создание таблиц, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных (см. рис. 3). В этом окне выбирается элемент управления Таблицы , после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора , Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных .

Таблица БД создаётся в два этапа. На первом этапе определяется её структура: состав полей, их имена, тип каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе таблица заполняется данными, т. е. формируются записи.

Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (для создания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке Создать , расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица (после щелчка на кнопке Создать выбирается один из режимов создания таблиц: Конструктор , Мастер таблиц , Импорт таблиц , Режим таблицы .

Основным является режим создания таблиц с помощью Конструктора. В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.

Мастер таблиц автоматически формирует таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцов таблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.

Режим Импорт таблиц позволяет переносить таблицы, созданные в других приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись , а столбцы являются полями .

В Режиме таблицы пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительно её структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. Возможности создания таблиц в этом режиме ограничены, и они, как правило, требуют доработки в режиме конструктора .

Создание таблиц в режиме конструктора

Выбор режима осуществляется щелчком на значке Создание таблицы в режиме конструктора , размещённом в окне базы данных , или режим Конструктор выбирается в окне Новая таблица , которое открывается после выполнения щелчка на кнопке Создать окна базы данных .

После выбора режима на экран выводится окно конструктора таблиц . Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка Описание может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко. Окно конструктора таблиц после введения в него всех данных, необходимых для формирования структуры таблицы).

В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Эти свойства можно изменять по желанию пользователя.

Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов « . », « ! », « ` », « [ », « ] ». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.

Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Возможные типы данных рассмотрены в разд. 1. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка (см. рис. 5). Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.

Определив имя поля и выбрав его тип, пользователь при необходимости может задать его свойства . Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию пользователя их можно изменить.

Размер поля – свойство, определяющее максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Размеры полей для различных типов данных Рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.

Формат поля – свойство, позволяющее определять, в каком виде будут представлены выводимые данные. В Access определены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных Числовой, Дата/время, Денежный, Логический.

Свойство Число десятичных знаков задаёт для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.

Свойство поля Маска ввода позволяет задавать шаблон, контролирующий правильность ввода данных. Например, для поля Табельный номер (тип поля Текстовый) целесообразно задать маску типа 0000 . Это будет означать, что в данное поле должны быть введены четыре цифровых символа (от 0 до 9). Для заполнения данными поля, допустим, Номер телефона имеет смысл задать шаблон вида 000-00-00 . В этом случае при вводе данных пользователю не нужно будет набирать символ « – ». Символ «0 » в шаблоне означает ввод цифр от 0 до 9 (ввод обязателен), символ « 9 » – ввод цифры или пробела (ввод не обязателен), символ « L » – ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод обязателен), символ « ? » – ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод не обязателен). Назначение других символов в шаблоне пользователь может узнать из справки, предварительно установив курсор в строку Маска ввода и затем нажав клавишу [F1 ].

Подпись – свойство, задающее заголовок поля (столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать с именем поля, так и отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.

Значение по умолчанию – это свойство поля, определяющее значение, которое Access вставит в таблицу автоматически.

Свойство Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения. При нарушении заданного условия ввод будет запрещён и Access выведет текст, заданный свойством Сообщение об ошибке . Например, для поля Оклад в строку Условие на значение будет введено выражение >=3000 AND <=8000, где ключевое слово AND указывает на логическую операцию И . Выражение можно ввести непосредственно с клавиатуры или с помощью Построителя выражений , вызываемого на экран щелчком на кнопке с тремя точками. При вводе данных в поле Оклад , которые не удовлетворяют заданному ограничению, на экран выводится сообщение, допустим, Введите правильно оклад . Это сообщение пользователь заносит в строку Сообщение об ошибке .

Чтобы при вводе данных случайно не пропустить (т.е. не заполнить) некоторое поле, оно объявляется обязательным. Для этого надо установить курсор в строку свойства Обязательное поле , щёлкнуть на кнопке выбора данных из списка и выбрать значение Да .

Поле может быть индексировано. С этой целью в строке свойства Индексированное поле указывается вариант Да (Совпадения не допускаются) . Это позволит сократить время, необходимое для поиска записи по содержимому индексированного поля.

Таким образом, формирование структуры таблицы может считаться завершённым, если будут заданы имена всех полей, определены их типы и заданы необходимые свойства полей. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле . Допустим, необходимо сделать ключевым поле Табельный номер . Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт Ключевое поле . При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.

Закончив создание структуры таблицы, пользователь закрывает окно конструктора таблиц . При этом Access выдаёт запрос на сохранение таблицы, и пользователь может задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно базы данных .

Ввод данных в таблицу

После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы – вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы . Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.

Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift + Tab]. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку следующей строки и Access автоматически сохранит только что введённую запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными сохранять их не надо – Access все введённые данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходит изменение её структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево

При открытии уже заполненной таблицы пользователь может добавить в неё записи, удалить или исправить их. Для удаления записей их предварительно необходимо промаркировать с помощью селекторной колонки (см. рис. 6), а затем нажать на клавишу [ Delete] или выполнить команду Правка ® Удалить (команда Удалить из меню Правка ). Данные, занесённые в таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию или убыванию, проверять орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т. д. Эти операции можно выполнить, используя кнопки инструментальной панели Таблица в режиме таблицы.

Изменение структуры таблицы

Для изменения структуры таблицы (добавления нового поля, его удаления, изменения последовательности полей, а также изменения типа данных, размера поля и других его свойств) необходимо открыть таблицу в режиме Конструктор. С этой целью маркируют таблицу в окне базы данных и выполняют щелчок на кнопке Конструктор , что приводит к появлению на экране окна конструктора таблиц

Чтобы вставить в таблицу новое поле, необходимо предварительно выделить строку (с именем поля), выше которой будет добавлена новая пустая строка, и выполнить команду Вставка ® Строки . В появившуюся пустую строку вводят имя нового поля и его тип. Выделение строк с именами полей происходит с помощью селекторной колонки, расположенной левее столбца с перечнем имён полей.

Для удаления полей необходимо промаркировать строки с именами этих полей и нажать клавишу [ Delete] или выполнить команду Правка ® Удалить .

Следует помнить, что некорректное изменение типа данных или какого-либо свойства поля может привести к потере данных, о чём система предупреждает пользователя.

Создание межтабличных связей

Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля.

Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнения команды Сервис ® Схема данных или со щелчка на кнопке Схема данных на панели инструментов, что вызывает появление на экране окна Схема данных . Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы . Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне Схема данных и выбором из контекстного меню команды Добавить таблицу . На вкладке Таблицы окна Добавление таблицы можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Эти таблицы выбираются щелчком на кнопке Добавить , после чего в окне Схема данных открываются списки полей таблиц, например таблицы Сотрудник , содержащей поля Табельный номер , Фамилия и инициалы , Подразделение , Должность , Оклад и Зарплата , и таблицы Адрес с полями Табельный номер , Фамилия и инициалы , Дата рождения и Адрес проживания В обеих таблицах ключевым является поле Табельный номер . Это поле в таблице Сотрудник перетаскивается мышью на поле Табельный номер таблицы Адрес , и на экране появляется окно Изменение связей

На левой панели окна Изменение связей будет отображено поле Табельный номер таблицы Сотрудник , которая считается главной, а на правой панели высвечивается поле Табельный номер таблицы Адрес , которая является связанной, т. е. отображаются имена полей, участвующих в связи (в окне поля можно изменять). В окне Изменение связей можно установить флажок параметру Обеспечение целостности данных . В этом случае данные из ключевого поля главной таблицы Сотрудник удалять нельзя.

После щелчка на кнопке Создать окна Изменение связей в окне Схема данных установленная между таблицами связь отобразится в виде линии Межтабличную связь можно удалить или изменить, если её выделить в окне Схема данных, нажать на правую клавишу мыши и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.

Запросы

Формирование запросов на выборку

Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Принципы формирования запросов можно рассмотреть на примере создания запроса, позволяющего выбрать из таблицы Сотрудник только работников определенной должности, например мастеров . В этом случае критерием поиска является наименование должности мастер поля Должность . Результатом поиска будут записи, у которых содержимое поля Должность соответствует критерию поиска. Причем по желанию пользователя в эти записи могут входить не все поля, содержащиеся в записях таблицы Сотрудник . Допустим, в них будут отсутствовать поля Табельный номер и Зарплата .

Как и при создании таблиц, пользователям, имеющим малый опыт работы с Access, рекомендуется форматировать запросы с помощью Конструктора . Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы и дважды щелкнуть на значке Создание запроса в режиме конструктора (или щелкнуть на кнопке Создать , а затем выбрать команду Конструктор ). Эти действия вызовут открытие окна Запрос на выборку ; чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу .

Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно Добавление таблицы , в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица, например Сотрудник , а затем выполняется щелчок на кнопке Добавить . Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, нужно щелкнуть на кнопке Закрыть , и окно Добавление таблицы закроется.

В тех случаях, когда запрос формируется на основании не одной, а нескольких таблиц, необходимо последовательно выбирать таблицы из списка и щелкать на кнопке Добавить , а по окончании процесса выбора таблиц из списка щелкнуть на кнопке Закрыть . Следует помнить, что формировать запросы с использованием нескольких таблиц можно только при наличии связей между выбранными таблицами . Эти связи отображаются в верхней части бланка запроса на выборку.

Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку Поле ), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами:

· в нижней части бланка запроса в строке Поле выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем из списка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, выбрать требуемое поле;

· в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы;

· в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы (при нажатой клавише [Ctrl ]), которые затем перетащить в строку Поле нижней части бланка;

· для включения в запрос всех полей таблицы последние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку Поле .

В нижней части бланка запроса имеется также строка Сортировка . При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке Сортировка, затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки – по возрастанию или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразу по нескольким полям, предварительно требуется расположить поля в нижней части бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю, расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Перемещать поля можно обычным перетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой с наименованием поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).

В каждой ячейке строки Вывод на экран проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция Вывод на экран активна для всех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, что не всегда необходимо. Например, надо отсортировать данные по возрасту сотрудников, а поле Дата рождения не должно отображаться в результирующей таблице. В этом случае флажок поля Дата рождения сбрасывается щелчком по значку Ú .

Критерии поиска задаются в строке Условие отбора . Для вывода в результирующей таблице списка сотрудников определенной должности необходимо в ячейку строки Условие отбора поля Должность ввести какое-либо значение, например мастер . Если необходимо вывести список работников нескольких должностей, например мастеров и инженеров, то в строке Условие отбора указывается одно из значений поля Должность – мастер , а в строке или – другое значение этого поля – инженер . Этот критерий поиска можно задавать и в одной строке Условие отбора , введя в ячейку поля Должность выражение: мастер OR инженер , в котором ключевое слово OR указывает на использование в выражении логической операции ИЛИ .

Данные можно отбирать не только по значениям текстовых полей, но и по значениям полей других типов. Например, для вывода списка сотрудников, родившихся позже определенной даты, допустим позже 01.01.70 , необходимо ввести в ячейку поля Дата рождения выражение > 01.01.70 (после запуска запроса Access преобразует это выражение: > #01.01.70# ).

Для того чтобы вывести список сотрудников, оклад которых больше или равен 3000 рублей, но меньше или равен 8000 рублей, в ячейку поля Оклад вводится выражение >=3000 And <=8000 . Заполнив бланк запроса, можно просмотреть результирующую таблицу, щелкнув на кнопке ! (Запуск ), расположенной на инструментальной панели, или выполнив команду Запрос ® Запуск .

При закрытии диалогового окна Запрос на выборку необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды Файл ® Сохранить .

Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке Открыть . Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.

Параметрические запросы

Запросы, как правило, служат для выполнения определенной операции. При изменении какого-либо критерия поиска приходится создавать новый запрос. Например, в одном запросе критерием поиска является значение мастер поля Должность , а в другом запросе – значение инженер этого же поля. Однако эти критерии можно использовать в одном так называемом параметрическом запросе , в котором они задаются не при формировании запроса, а при его выполнении.

Параметрический запрос формируется аналогично запросу на выборку. Отличие заключается лишь в том, что в строке Условие отбора указывается не конкретное значение поля, по которому ведется отбор данных, а вводится в квадратных скобках сообщение пользователю о необходимости задания критерия поиска. Так вместо значения мастер поля Должность в ячейку этого поля может быть записано сообщение [введите наименование должности ]. При выполнении запроса это сообщение выдаётся пользователю в диалоговом окне Введите значение параметра После ввода требуемого значения поля Должность , например инженер , и щелчка на кнопке OK на экран будет выведен список инженеров.

Запросы на обновление

Помимо запросов на выборку, с помощью которых осуществляется только отбор необходимых данных, Access предоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов на обновление . При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных.

После включения в бланк запроса полей выбранной таблицы выполняется команда Запрос ® Обновление , после чего в нижней части бланка строка Сортировка заменяется строкой Обновление . В эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение. Например, в ячейку поля Зарплата будет введено выражение 1,5* [оклад ] – 0,13*1,5* [оклад ] , из которого видно, что зарплата каждого сотрудника в 1,5 раза больше его оклада минус 13% вычетов. Наименования полей, значения которых будут использованы при вычислении введенного выражения, должны быть заключены в квадратные скобки.

С помощью запроса на обновление можно изменять данные не всех записей, а выборочно. Для этого в бланк запроса включаются поля, по значениям которых будет вестись отбор записей. Например, в таблице Сотрудник необходимо увеличить оклады на 25% только инженерам. С этой целью в ячейку столбца Оклад вводится выражение 1,25* [Оклад ] , а в ячейку, находящуюся в строке Условие на выборку и в столбце поля Должность , записывается критерий поиска инженер .

Иногда бывает затруднительно вводить с клавиатуры имена полей, используемых в выражениях, особенно если эти имена длинные. В этом случае целесообразно скопировать их в буфер обмена, предварительно выделив имена этих полей в строке Поле бланка запроса.

При запуске запроса на обновление (щелчок на кнопке Запуск ! ) или его открытии в окне базы данных Access предупредит, что будут обновлены значения такого-то количества записей.

Для просмотра результатов расчета после выполнения запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на значке объекта Таблицы , выделить имя таблицы (в данном случае таблицы Сотрудник ) и открыть ее щелчком на кнопке Открыть .

Итоговые запросы

Итоговые запросы позволяют выполнять вычисления (сумму, среднее значение и др.) по всем записям для какого-либо числового поля, определять количество записей. Итоговые запросы формируются, как и ранее рассмотренные виды запросов, с помощью бланка запроса по образцу. В нижнюю часть бланка запроса включаются поля, для которых рассчитываются итоговые значения, а также поля, по которым производится группировка записей. Например, необходимо определить для каждого подразделения (см. таблицу Сотрудник ) количество сотрудников, занимающих определенную должность, а также сумму окладов и среднее значение зарплаты по каждой должности. Для этого в запрос включаются поля Подразделение и Должность , по которым группируются записи, а также поля Должность (т.е. в нижнюю часть бланка запроса это поле вставляется дважды), Оклад и Зарплата , чтобы подсчитать соответственно количество сотрудников, сумму окладов и среднюю зарплату для каждого наименования должности.

После включения требуемых полей в запрос необходимо щелкнуть на кнопке S (Групповые операции ), расположенной на инструментальной панели, после чего появится строка Групповые операции . В каждой ячейке этой строки отобразится слово Группировка . Для полей Подразделение и Должность значение Группировка в строке Групповая операция должно быть оставлено. Щелчок на ячейках остальных полей со значением Группировка вызывает появление кнопки выбора данных из списка, из которого выбирается требуемая операция: для поля Должность – Count (количество), для поля Оклад – Sum (сумма), для поля Зарплата – Avg (среднее значение). Кроме указанных функций, также часто используются функции Max (максимальное значение) и Min (минимальное значение). Для полей Подразделение и Должность целесообразно включить сортировку по возрастанию.

Редактирование запросов

Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Конструктор . На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.

Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду Правка ® Удалить .

Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.

Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.

Формы

Создание форм

Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.

Формы можно создавать в режиме Конструктор или с помощью Мастера форм , или использовать автоформы . В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью Конструктора , формы удобнее создавать, используя автоформы или Мастер форм , а Конструктор применять при редактировании и форматировании форм.

Автоформы бывают трех видов: «в столбец» ленточные и табличные. Табличные формы имеют вид таблиц Автоформа «в столбец» может отображать только одну запись.

Для создания автоформы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента Формы и затем щелкнуть на кнопке Создать . В диалоговом окне Новая форма выбирается вид автоформы и источник данных: таблица или запрос. После щелчка на кнопке OK автоформа выводится на экран.

Использование Мастера форм позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя. Для выбора поля в окне Доступные поля маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса > . Для «переноса» всех полей источника данных в окно Выбранные поля используется кнопка >> .

Создавая форму с помощью Мастера , можно выбрать внешний вид формы: в один столбец (на экране отображается только одна запись), ленточный или табличный. Можно также задать требуемый стиль и имя формы.

Редактирование формы

Под редактированием формы понимаются такие изменения, как удаление поля и добавление нового, добавление новых текстовых записей и изменение существующих и т. п. Для отображения структуры формы на экране необходимо в окне базы данных выделить имя требуемой формы и щелкнуть на кнопке Конструктор . Структура формы
(ленточной), содержит три основных раздела: область заголовка , область данных и область примечаний .

Размеры разделов можно изменять, перетаскивая по вертикали линии, разделяющие эти зоны. Разделы заголовка и примечаний содержат в основном такие элементы оформления формы, как текстовые надписи и рисунки . Основными элементами области данных являются поля , с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод.

Элементы управления представлены на Панели элементов вызываемой командой Вид ® Панель элементов или щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов. Выбор элемента управления осуществляется щелчком на его значке в Панели элементов , после чего указатель мыши устанавливается в то место структуры формы, куда должен быть вставлен элемент, и мышь протаскивается в требуемом направлении.

Наиболее часто при редактировании форм или создания форм в режиме Конструктор используются элементы управления Надпись , Поле , Рисунок , Сводная рамка объекта . Рисунок выбирается из графического файла и вставляется в объект. Элемент Сводная рамка объекта может быть представлен не только в виде рисунка, созданного, допустим, в графическом редакторе Paintbrush , но и в виде другого объекта, например мультимедийного .

Вместе с элементом Поле автоматически вставляется его присоединённая надпись . По умолчанию эта надпись стандартная: Поле 1, Поле 2 и т.д. Если новое поле не содержит данных, то в нём отображается слово Свободный . Поле можно сделать вычисляемым. В этом случае в присоединённую надпись вводится поясняющее сообщение, например Средний оклад , а в поле записывается выражение = Avg([Оклад]) . С помощью такого поля можно подводить итоги, если оно будет вставлено в область примечаний формы.

Выражение в поле можно не только вводить с клавиатуры, но и форматировать его автоматически. С этой целью выделяется поле, куда будет введено выражение, а из контекстного меню (вызывается щелчком правой клавиши мыши) выбирается команда Свойство . Затем в диалоговом окне Поле курсор необходимо перевести в строку Данные и щелкнуть на кнопке с тремя точками; на экране появится диалоговое окно Построитель выражения . В этом окне щелчком на соответствующей кнопке вставляется знак равенства (= ), двойным щелчком раскрывается папка Функции , затем щелчком раскрывается папка Встроенные функции . Функция Avg (среднее значение), входящая в список встроенных функций, вставляется в выражение либо двойным щелчком, либо щелчком на кнопке Вставить . В выражении эта функция отображается с аргументом « expr» , который необходимо удалить, после чего выделить имя формы (в нижнем левом окне), а затем из появившегося списка полей (в нижнем среднем окне) выбрать поле Оклад .

Форматирование элементов управления формы

Под форматированием элементов управления понимается их перемещение, изменение размера, изменение шрифта текста и т.п. Эти операции можно выполнить с помощью кнопок панели форматирования либо с помощью команд меню Формат . Для этой цели можно также использовать команды контекстного меню, такие как Свойства , Выровнять .

К формам предъявляются повышенные требования по дизайну. Поэтому все элементы формы должны быть выровнены. Для этого элементы выделяются протаскиванием мыши по вертикальной линейке, а затем выполняется команда Формат ® Выровнять (или команда Выровнять из контекстного меню) либо по левому краю, либо по верхнему и т. д.

При перемещении элемента с помощью мыши необходимо указатель мыши установить на маркёр верхнего левого угла выделенного элемента, чтобы указатель принял форму указательного пальца. Если указатель имеет форму ладони, то поле перетаскивается одновременно с присоединённой надписью либо одновременно перемещаются все выделенные элементы.

Отчёты

Создание отчётов

Основное назначение отчётов – это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов . Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля, т. е. вначале будут выводиться на экран бригадиры, затем инженеры, потом мастера и т. д. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги , после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка Итоги становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке Связи с Office , расположенной на панели инструментов Предварительный просмотр .

Изменение структуры отчёта

Структура отчёта отличается от структуры формы только большим количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страницы выполняется команда Вставка ® Номера страниц . Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони.

Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме Конструктор . Для запуска режима в окне базы данных маркируется имя созданного отчёта и выполняется щелчок на кнопке Конструктора.

Библиографический список

1. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.

2. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. – СПб.: Питер, 2001. – 288 с.

3. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 468 с.

4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.

5. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 510 с.

6. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. – М.: ЭКОМ, 2000. – 352 с.

7. Винтер Р. Microsoft Access 97: Справочник. – СПб.: Питер, 1998. – 416 с.