Реферат: Контрольная работа: Создание домашней фонотеки в MS Access

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«Создание приложений средствами MS Access»

на тему:

« Домашняя фонотека»

Владивосток 2009

Содержание

1. Общие положения. 4

2. Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой предметной области 4

3. Концептуальная модель. 5

4. Реляционная модель данных. 6

5. Запросы. 7

6. Формы. 8

8. Отчеты. 11

9. Макросы. 13

10. Руководство для пользователя по применению базы данных 14

Заключение 15

Список используемой литературы. 16

Введение

В данной курсовой работе рассматривается новый программный продукт «Access-2000» (MICROSOFT) – популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая входит в состав пакета MicrosoftOffice 2000. Данная База Данных создана для облегчения учета домашней фонотеки на разных информационных носителях. Одно из мощных средств базы данных состоит в том, что информацию можно упорядочить по тому признаку, который задает пользователь.

Созданная База Данных позволяет автоматизировать учет и передачу музыкальных носителей используемых в быту, а также упорядочить хранение данных. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую, в свою очередь, можно представить в форме различного вида отчетов, что позволяет более наглядно просмотреть и проанализировать информацию.

1. Общие положения

У многих людей есть хобби и увлечения. Одним из них является увлечение музыкой. В ходе этого приобретается большое количество различных носителей музыкальной информации: диски, кассеты, пластинки. И со временем любая коллекция разрастется до невероятных размеров. Назревает необходимость в учете и в общем анализе всей той информации которая накопилась в рамках существующей коллекции. Все эти проблемы и позволяет решить созданная База Данных.

2. Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой предметной области

Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:

Вся информация хранится в электронном виде, в результате чего имеется возможность ее быстрого нахождения и изучения. Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей. Значительно уменьшаются затраты времени на поиск дополнительной информации.

С помощью созданной Базы Данных можно будет получить ответы на следующие вопросы:

· Образцы какой музыки содержаться в данной коллекции?

· Узнать имена исполнителей и альбомов?

· В каком виде храниться музыкальная информация (CD, DVD, MP-3)?

· Кому и когда был отдан тот или иной альбом, и когда его должны отдать?

· В каком магазине был приобретен тот или иной диск?

3. Концептуальная модель

Концептуальная схема – описание предметной области в терминах некоторой модели. Она служит средством общения между различными пользователями и поэтому разрабатывается без учета физических представлений данных. Цель концептуального представления – создать такое формальное представление о базе данных, чтобы любое внешнее представление являлось его подмножеством. Эта модель используется для выражения, организации, упорядочения и обмена представлениями.

Графическое отображение концептуальной модели представляется в виде следующей схемы:

Магазин

Код магаз.

Наим.маг.

Адрес

Тел.

Пользоват.

Код польз .

Ф.И.О.

Адрес

Телефон

4. Реляционная модель данных

Теперь сформируем реляционную модель данных. В реляционных моделях данных объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Каждая таблица представляет один объект и состоит из строк и столбцов. Таким образом, реляционная модель базы данных «Домашняя фонотека» будет иметь следующий вид:

Таблица 1. Альбомы

Таблица 2. Выдача-возврат

Таблица 3. Магазин

Таблица 4. Тип носителя

Таблица 5. Пользователи

5. Запросы

Запрос – это средство Access, позволяющее пользователю сформулировать условия отбора, группировки и обобщения данных и с помощью этого проводить анализ данных. Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным условиям. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице.

В базе данных данной курсовой работы используются следующие запросы:

1. Запрос «Должники »

Данный запрос является параметрическим (т.е. запросом с изменяемыми условиями). По полям «Дата выдачи», «Дата возврата» и «Ф.И.О. Пользователя» задаем параметрические условия.

Данный запрос позволяет определить, кто из пользователей должен вернуть

Тот или иной альбом.

2. Запрос «Альбомы »

Данный запрос является параметрическим запросом на выборку. По полям «Наименование», «Исполнители», «Год альбома» и т.д. задаем параметрические условия. Данный запрос позволяет узнать наименование альбома, исполнителя, год выпуска, где был приобретен.

6. Формы

Форма – это оболочка таблицы или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс. Использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование и просмотр данных, хранящихся в таблице или получаемых с помощью запросов.

В данной Базе Данных в наличие имеются следующие формы:

1. «Фонотека»

2 «Магазин»

3 «Движение фонотек»

4 «Карточка пользователя»

5 «Кнопочная форма»

Формы под номером 1и 2используются непосредственно для добавления данных. Для построения этих форм используются данные из таблиц «Альбомы» и «Магазины» соответственно. На данных формах имеются ряд кнопок, таких как:

– «Первая запись»

– «Предыдущая запись»

– «Следующая запись»

– «Последняя запись»

– «Добавить запись»

– «Выйти из формы»

А так же имеется ряд кнопок для быстрого перехода в другие формы такие как:

– Позволяет перейти в форму «Карточка пользователя»

– Позволяет перейти в форму «Магазины»

– Позволяет перейти в форму «Главная кнопочная форма»

– Позволяет перейти в форму «Движение фонотек»

Главной задачей для форм под номером 3 и 4 является просмотр и корректировка (внесение изменений в существующие данные) данных о движении фонотек и данные о том кому была передана фонотека. В качестве исходных данных используются таблицы: «Выдача-возврат», «Пользователи».

Кнопки в этих формах работают так же как и в формах 1 и 2.

Главная кнопочная форма является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм. Создать кнопочную форму позволяет специальное средство Access – диспетчер кнопочных форм.

Главная кнопочная форма состоит из четырех страниц:

1) Первая страница создается по умолчанию диспетчера – главная страница

2) Движение фонотек

3) Карточка пользователя

4) Магазин

5) Фонотека

8. Отчеты

В MSAccess получать твердые копии результатов обработки данных можно путем распечатки таблиц, запросов и форм, представленных в виде отчетов. Отчет – это тип объектов в Access, который используется для просмотра и печати данных. Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в Базе Данных. Главное назначение отчета – формирование выходных документов, которые будут представлять собой копию форм реальных документов предприятия, с которыми непосредственно работает пользователь.

Одним из способов создания отчета является, создание отчета с помощью мастера отчетов, а затем необходимые коррективы возможно внести находясь в режиме конструктора.

В данной курсовой работе представлены два отчета:

1. Альбомы

2. Должники

Данные отчеты построены на основании данных трех таблиц: «Альбомы», «Выдача возврат», «Пользователи». Такого рода отчеты носят название многотабличных отчетов. Данные отчеты представлены в виде таблиц с занесенными в них данными.

Созданные отчеты будут распечатываться по мере надобности

9. Макросы

Макросы – это небольшие программы, в которых содержатся макрокоманды Access (для которых можно определить условие, если условие выполняется, то выполняется и сама макрокоманда), предназначенные для выполнения одного или нескольких действий. Макрос можно запускать из окна базы данных или связывать с событием.

Основным назначением макроса является создание элементов для пользовательского интерфейса.

В данной базе данных содержатся следующие макросы:

1. Открыть движение фонотек.

2. Открыть фонотеку.

Данные макросы связаны с кнопками на формах.

Каждая кнопка имеет свой значок и «всплывающую» подсказку, которые позволят пользователю без труда понять о назначении данных кнопок.

10. Руководство для пользователя по применению базы данных

Для успешной работы с созданной Базой Данных необходимо знать следующую информацию:

Главный элемент, с которого начинается работа с базой данных, и который Вы увидите при открытии базы данных, – главная кнопочная форма. Она необходима для открытия форм и отчетов. На ней находятся следующие кнопки:

- Открытие формы «Фонотека» – позволяет перейти к форме «Фонотека»

- Открытие формы «Движение фонотек» – позволяет перейти к форме «Движение фонотек»

- Открытие формы «Карточка пользователя» – позволяет перейти к форме «Карточка пользователя» и внести необходимые коррективы.

- Выход из базы данных – непосредственный выход из базы данных. Также выйти из базы данных можно, нажав на кнопку с изображением открытой двери, которая находится на панели элементов.

При нажатии кнопки « Фонотека» открывается форма «Фонотека». На ней находятся следующие кнопки:

- Кнопки управления, которые позволяют просматривать, а так же добавлять новые записи.

А так же кнопки перехода, позволяющие быстро перейти в другие формы.

- Переход на главную кнопочную форму – позволяет перейти к главной кнопочной форме.

Заключение

В данной курсовой работе создана и описана база данных «Домашняя фонотека», для облегчения учета и быстрого получения информации о домашней фонотеки.

Данная база данных состоит из пяти таблиц, которые содержат информацию об альбомах находящихся в коллекции. Трех запросов, пяти форм, которые преобразуют имеющиеся данные для выдачи необходимой информации пользователю; двух отчетов, которые позволяют просмотреть отобранную информацию.

С помощью данной базы данных была сделана попытка создать оптимальное управление данными о домашней фонотеке. Она обеспечивает целостность хранимых данных, препятствует их потере и искажению. Обеспечивает быстрый поиск необходимой информации, наглядность (т. к. все данные представлены в удобном виде для пользователя). Позволяет пользователю вносить изменения (добавлять, удалять ненужную информацию).

На основании вышесказанного, понятно, что использование базы данных намного упрощает работу с данными и делает ее эффективной.

Список используемой литературы

1. Рубен А., Горев А., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб: Питер, 1997

2. Пасько В. Access 97. – Киев: BHV, 1997

3. Робинсон С. MSAccess 2000. – СПб: Питер, 2001