Реферат: Табличный процессор Microsoft Excel

Табличный процессор Microsoft Excel

1. Функции

Под функцией понимают зависимость одной переменкой от другой или нескольких переменных.

В этом и состоит основная идея электронной таблицы; одни ячейки рабочего листа используются как независимые переменные, которым придаются значения извне* а другие ячейки используются как зависимые переменные (зависимые ячейки), которые содержат формулы и функции, ссылающиеся на независимые переменные (влияющие ячейки).

Пользователь вводит исходные данные во влияющие ячейки, автоматически производятся вычисления по формулам, находящимся в зависимых ячейках, и пользователь видит готовый результат вычислений в зависимых ячейках.

В электронных таблицах могут быть представлены следующие функции:

1. математические;

2. статистические;

3. текстовые;

4. логические;

5. финансовые;

6. функции даты и времени.

Математические функции выполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрические функции, преобразование радиан в градусы и т.д.

Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров и случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, среднего значения, минимального или максимального значения и т.д.

Текстовые функции выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строк, преобразовывая заглавные буквы в строчные ит.д.

Логические функции используются для построения логических выражений, результата которых зависит от истинности проверяемого условия.

Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например, определение размера ежемесячных выплат для погашения кредита и т.д.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных запятыми.

2. Режимы работы табличного процессора

Табличный процессор может иметь несколько режимов работы, наиболее важные из них режим готовности, режим ввода данных, командный режим, режим редактирования.

Режим готовности - режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение активной ячейки цветом (подсвечивание).

Режим ввода данных. Как толь вы начали вводить данные в определенную ячейку, вы автоматически покидаете режим готовности и входите в режим ввода данных.

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода ввода равноправны. Место ввода отмечается курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные Ш текущей ячейки заменяют вводимым текстом. Вводимые данные в любом случае отображают как в ячейке, так и в строке формул.

Закончив ввод данных в ячейку, вы покидаете режим ввода и ищете новую ячейку в режиме готовности, Такая последовательная смена режимов происходит при работе с электронной таблицей многократно до тех пор, пока вы не окончите ввод данных во все нужные вам ячейки.

Работа в режиме ввода сконцентрирована на выборе определенных ячеек. Однако рано или поздно ним потребуете сохранить введенные данные, отсортировать, распечатать или произвести другие действия. В этом случае объектом ваших действии будет уже не одна ячейка, а некоторая их совокупность или вся таблица. Вам потребуется перейти в командный режим.

Командный режим предоставляет пользователю возможности мышью или комбинацией клавиш выбрать и выполнить нужную ему команду или пункт главного меню. После выполнения команды происходит возврат к режиму готовности.

Режим редактирования. При переходе в режим ввода данных прежнее содержимое текущей ячейки теряется. Режим редактирования дает возможность вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения се набора с клавиатуры" Этот режим особенно удобен, когда изменения по сравнению с содержимым ячейки невелики, В режиме редактирования содержимое активной ячейки, доступное для внесения изменений, появляется в строке формул.

3. Основные группы команд

Табличный процессор располагает большим количеством команд, каждая из которых имеет различные параметры или опции. Команда совместно о дополнительными параметрами образует систему иерархического меню. На верхнем уровне иерархического меню находится главное меню. Выбор команды из меню производится одним из двух способов:

1) при помощи клавиш управления курсором с нажатием клавиши ввода;

2) вводом с клавиатуры специально выделенного символа выбранной команды (этот символ может быть выделен в меню цветом, подчеркиванием или использованием верхнего регистра).

Несмотря на особенности командных систем в табличном процессоре, совокупность команд, предоставляемых в распоряжение пользователя, можно разбить на следующие типовые группы:

1. команды для работы с файлами;

2. команды редактирования;

3. команды форматирования;

4. команды для работы с окнами;

5. команды для работы с электронной таблицей как с базой данных;

6. печать;

7. сервис;

8. получение справочной информации;

9. использование графики.

4. Команды для работы с файлами

Чтобы созданный документ использовать в дальнейшей работе с электронной таблицей, его нужно сохранить, записав в файл. При работе с файлами программа позволяет сохранять и загружать файлы в окно электронной таблицы. Каждый файл при этом открывается в отдельном окне. Специальные команды дают возможность пользователю открывать и закрывать определенные окна. При запуске программ. Как правило, открывается новое, пустое окно.

При большом количестве информации на диске поиск нужного файла для его загрузки в окно электронной таблицы может стать проблемой. Для ее решения в группу команд, предназначенных для работы с файлами, обычно включаются команды, обеспечивающие возможность поиска необходимых файлов без выхода из программы электронной таблице.

5. Команды редактирования

Ввод данных и изменение содержимого любого диапазона ячеек осуществляются с мощью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение, копирование и удаление.

Наряду с изменением и удалением содержимого ячеек электронной таблицы в ряде случаев требуется вставка (удаление) в нее определенного диапазона ячеек. Вставка (удаление) ячеек связана с изменением структуры таблицы. При вставке столбца остальные столбцы сдвигаются с места вставки на одну позицию вправо. При вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз. Имеются также команды вставки нового рабочего листа" макроса (макрос — файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем), диаграммы, рисунка и т.д., включая объекты, созданные в других программных средах.

Среди команд редактирования особое место занимают команды поиска и замены определенного контекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отмена последних введенных команд.

6. Команды форматирования

Большое значение имеют не только введенные в электронную таблицу данные, но и их визуальное представление. Табличный процессор предоставляет в распоряжение пользователя большое число команд, связанных с оформлением таблицы. При помощи этих команд пользователь может выравнивать данные в ячейках, изменять виды шрифтов, толщину и расположение линий, высоту строки, ширину столбца, цвет фона и т.п. При выполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которую будет распространяться действие команды. Если этого не сделать, то новые параметры форматирования будут определены только для активной ячейки.

Совокупность выбранных параметров форматирования образует "стиль", который может быть задан различным для отдельных ячеек таблицы.

7. Команды дли работы с окнами

Табличный процессор позволяет одновременно открывать множество окон, организуя тем самым "многооконный" режим работы. При этом некоторые окна видны на экране, другие находятся под ними. Открыв несколько окон, вы сразу работаете с несколькими электронными таблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Существуют специальные команды, позволяющие открывать новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположение и размеры окон на экране.

8. Команды для работы с электронной таблицей как с базой данных

При работе с большими таблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвести сортировку таблицы. Для реализации таких задач в состав табличного процессора входит группа команд для работы с электронной таблицей как с базой данных. Единственным требованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью таких команд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк. Типовыми операциями, которые выполняют команды, являются поиск определенных строк и сортировка строк.

Сортировка строк таблицы производится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо от содержащегося в нем вида данных. По заданному порядку сортировки текстовые данные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а числовые данные ~ в порядке убывания или возрастания.

9. Печать

Процесс печати состоит в задании параметров страниц, форматирования колонтитулов. Далее следует установить число копий, качество печати и количество или номера печатаемых страниц документа.

Команда просмотра страниц позволяет получить представление об общем виде ее до печати.

10. Сервис

Группа команд сервис предназначена для предоставления дополнительных возможностей опытным пользователем. Эти возможности связаны с созданием макросов, объединением электронных таблиц или их частей.

11. Система получения справочной информации

Табличный процессор имеет электронный справочник, представляющий пользователю инструкции о возможности выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню я другие справочные данные. Особенность получения справочной информации с помощью электронного справочника в том. что она выдается в зависимости Щ% ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если в меню пользователем выбрана определенная команда, то после обращения к справочной системе (F1) на экране будет представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде.

12. Использование графики

Представления данных в графической форме повышает наглядность полученных результатов и показывает соотношение различных значений и динамику их изменения. Табличный процессор располагает рядом команд для построения различных диаграмм, с помощью которых можно по-разному интерпретировать числовые значения.

Диаграммы - Это графическое представление данных. Они используются для анализа и сравнения данных, представления их в наглядном виде.

Диаграмма состоит из элементов: линий, столбиков, секторов, точек и т.п. Каждому элементу диаграммы соответствует число в таблице. Числа и элементы диаграммы связаны между собой таким образом, что при изменении чисел автоматически изменяется изображение элементов диаграммы и наоборот. Различают два вида диаграмм:

· внедренные диаграммы - сохраняются на рабочем листе вместе с данными. Внедренная диаграмма рассматривается как графический объект и сохраняется в качестве части листа, на котором она создана. Внедренные диаграммы следует использовать в случаях, когда требуется отобразить или напечатать одну или несколько диаграмм вместе с данными листа.

· лист диаграммы - это отдельный лист в книге, имеющий собственное имя. Листы диаграмм следует использовать в случаях, когда требуется просмотреть или изменить большие или сложные диаграммы отдельно от данных или когда требуется сохранить пространство экрана для работы с листом.

Диаграмма создается с помощью Мастера диаграмм, вызываемого командой Вставка - Диаграмма или кнопкой Диаграмма на Стандартной панели инструментов.

Мастер диаграмм позволяет строить диаграммы 14 стандартных типов плоскостного и объемного представления и 22 нестандартных типов.

Мастер диаграмм осуществляет построение новой диаграммы за несколько шагов 4 или 5) для выделенного блока ячеек - диапазона данных для построения диаграммы.

В зависимости от выбранного типа диаграммы вы можете получить различное отображение данных. Линейные диаграммы и гистограммы удобны для сравнения величий в рядах данных. Линейные диаграммы обычно используют для сравнения по некоторым статьям или признакам, а гистограммы – для наблюдения во времени. Круговые диаграммы наглядно отображают соотношение частей и целого.

Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. Легенда – это список символов или обозначений, используемых в качестве маркеров данных на диаграмме, а также соответствующих названий категорий.

Кроме легенды, диаграммы имеют оси. Ось – это линия с делениями на границе области построения диаграммы, позволяющая определить численные значения данных, представленных на диаграмме. Плоские диаграммы имеют две оси, ось Х (категорий) и ось У (значений). Объемные диаграммы имеют третью ось (Z). Круговая и кольцевая диаграммы не имеют осей.

Можно выделить на диаграмме отдельный элемент данных или придать какой-либо диаграмме, можно сделать это, внося в диаграмму дополнительные линии, стрелки и вынося элементы диаграммы различными цветами.

Маркеры отдельных данных можно выделить стрелочкой или линией, а также изменив цвет ряда данных или отдельных его значений. В диаграмму можно также вносить текстовые поля, менять шрифты и атрибуты уже имеющихся текстовых фрагментов.

В некоторых типах диаграмм бывает нужно выявить общую тенденцию изменения значений отдельного ряда данных. Для этого в диаграмму можно ввести линию тренда для ряда данных.

Линии тренда позволяют графически отображать тенденции данных и прогнозировать их дальнейшие изменения. Линиями тренда можно дополнить ряды данных, представленные на линейчатых диаграммах, гистограммах, графиках, биржевых, точечных и пузырьковых диаграммах. Нельзя дополнить линиями тренда ряды данных на объемных, лепестковых, круговых и кольцевых диаграммах. При замене типа диаграммы на один из вышеперечисленных линии тренда, соответствующие данным будут потеряны.