| Скачать .docx |
Реферат: Разработка мероприятий по внедрению программного комплекса Алтиус в ОАО Архгражданреконструк
Содержание
Введение…………………………………………………………………………3
1.Описание программы «Алтиус»………………………………………………5
1.1 Общая характеристика…………………………………………………...5
1.2 Структура………………………………………………………………...8
1.3 Основные возможности…………………………………………………9
2. Дополнительные блоки программы и технические требования………….12
2.1 АЛТИУС CRM – Управление контактами……………………………..12
2.2 АЛТИУС CRM – Реализация……………………………………………13
3. Разработка мероприятий по внедрению программного комплекса «Алтиус» в ОАО «Архгражданреконструкция»………………………………………15
3.1 Описание предприятия…………………………………………………...15
3.2 Сравнение с конкурентными системами. Обоснование выбора………17
3.3 Этапы внедрения ПК «Алтиус» ...……………………….. ………….…21
3.3. Эффект от внедрения ПК «Алтиус»…………………………...……….23
Заключение……………………………..………………………………………..28
Список использованной литературы……………………..……………………29
Введение
Современноематериальное производствои другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации. Универсальнымтехническим средством обработки любой информации является компьютер, который играет рольусилителя интеллектуальных возможностей человека и обществав целом, а коммуникационные средства, использующие компьютеры, служат для связи и передачи информации. Появление и развитие компьютеров - это необходимая составляющая процесса информатизации общества.
Информатизация общества является одной из закономерностей современного социального прогресса.Этот термин все настойчивее вытесняет широко используемый до недавнего временитермин «компьютеризация общества».При внешней похожестиэтих понятий они имеют существенноеразличие.
При компьютеризации общества основное внимание уделяется развитию и внедрениютехнической базы компьютеров, обеспечивающихоперативное получение результатовпереработки информациии ее накопление.
При информатизации общества основное внимание уделяется комплексу мер, направленных на обеспечение полного использования достоверного, исчерпывающего и своевременного знания во всех видах человеческой деятельности.
Таким образом, «информатизация общества» является более широким понятием, чем «компьютеризация общества», и направлена на скорейшее овладение информацией для удовлетворения своих потребностей. В понятии «информатизация общества» акцент надо делать не столько на технических средствах, сколько на сущности и цели социально-технического прогресса. Компьютеры являются базовой технической составляющей процесса информатизации общества.
Информатизация на базе внедрения компьютерных и телекоммуникационных технологий является реакцией общества на потребность в существенном увеличении производительности труда в информационном секторе общественного производства, где сосредоточено более половины трудоспособного населения.
Целью курсового проекта является разработка проекта внедрения программного комплекса «Алтиус» на предприятие ОАО «Архгражданреконструкция».
1.Описание программы «Алтиус»
1.1 Общая характеристика
Программа «Алтиус» состоит из двух основных модулей:
·«АЛТИУС – Управление строительством»
·«АЛТИУС – Документооборот»
Программа «АЛТИУС – Управление строительством» предназначена для строительных, ремонтных, монтажных, пуско-наладочных, проектных организаций, выполняющих работы по договорам с заказчиками с привлечением субподрядчиков или собственными силами. Программа будет незаменима для работников следующих подразделений: СДО, ПТО, МТС, ПЭО, руководящих работников. Программа предназначена именно для управленческого учета, начиная от учета договоров, планирования деятельности по ним и заканчивая анализом фактической деятельности в различных разрезах. Программа не заменяет бухгалтерские и сметные программы, а взаимодействуя с ними (обмениваясь данными), позволяет автоматизировать все остальные подразделения предприятия, обеспечивая прозрачность, оперативность и достоверность управленческого учета строительного предприятия.[1]
В программе «АЛТИУС — Управление строительством» ведется только управленческий учет. В ней не дублируются бухгалтерские проводки и отчеты. В программе нет функций составления сметы и нормативных баз, сборников сметных расценок.[2]
Программа «АЛТИУС — документооборот» предназначена для учета регистрации, визирования, движения и хранения документов организации. Основное назначение программы — работа совместно с системой «АЛТИУС — Управление строительством». Однако программа может использоваться и отдельно, как независимая система документооборота.
Программа «АЛТИУС — документооборот» позволяет для каждого типа документа, движение или визирование которого требуется регистрировать, создать описание, в соответствии с которым в дальнейшем будут создаваться карточки документов данного типа и происходить визирование.
Пользователи могут получать сообщения о необходимости визирования, задержке сроков визирования и об окончании срока действия документа. Кроме того, благодаря набору существующих отчетов, всегда легко проконтролировать место нахождения документа, его состояние, историю перемещений и т. д.
В модуле «Документооборот» настроены описания для стандартных документов:[3]
· Договор с заказчиком
· Приложение к договору с заказчиком
· Акт с заказчиком
· Планирование собственных работ
· Наряд
· Договор с подрядчиком
· Приложение к договору с подрядчиком
· Акт с подрядчиком
Настроенные описания обеспечивают автоматическую связь «Карточек документов» с указанными документами задачи «АЛТИУС — Управление строительством». Карточки этих документов могут быть открыты не только из рабочих мест модуля «АЛТИУС — Документооборот», но и из реестров документов модулей программы «АЛТИУС — Управление строительством» или из самих документов.
1.2 Структура
«Алтиус- управление строительством» имеет три различные версии:
1 . Версия «Лайт» предназначена для упрощенного ведения учета договоров в строительстве.
2 . Версия «Стандарт» состоит из 7 модулей и представляет собой полнофункциональный программный комплекс для ведения управленческого учета в строительстве:
· «СтройРуководитель»,
· «СтройЗаказчик»,
· «СтройПодрядчик»,
· «СтройФинансист»,
· «СтройЛогистик»,
· «Прораб»
· «СтройАдминистратор» (модуль администрирования входит в любой комплект бесплатно).
Кроме базового комплекта, существуют дополнительные модули- «Договоры купли-продажи», «Автотранспорт» и «Обмен данных с внешними программами».
3 . Версия «ПРОФ» включает все возможности версии «Стандарт», в нее добавлены возможности учета документооборота: визирование, хранение и перемещение экземпляров документов между сотрудниками.[4]
1.3 Основные возможности
«АЛТИУС – Управление строительством» позволяет:[5]
· Вести учет договоров с заказчиками и подрядчиками.
· Автоматически формировать сетевые план-графики поставки на объекты материалов, оборудования, техники.
· Учитывать фактическое выполнение работ с заказчиком и подрядчиком.
· Вести управленческий учет движения денег в разрезе как одного, так и группы «наших предприятий».
· Вести взаиморасчеты с заказчиками, подрядчиками, поставщиками.
· Автоматически формировать финансовые планы как одной строительной компании, так и всей группы компаний.
· Планировать выполнение собственных работ и автоматически рассчитывать потребности в ресурсах.
· Автоматически рассчитывать наряды на выполненные работы.
· Формировать сводную карточку объекта, включающую все взаимоотношения с заказчиками и подрядчиками в рамках объекта (по финансам и выполненным работам).
· Вести учет деятельности любого количества предприятий, входящих в вашу группу компаний.
· Получать своевременные напоминания о различных событиях: сроках договоров, их этапов, отдельных видов работ, а также о предстоящих и просроченных платежах.
· Контролировать сроки визирования, хранение и перемещение экземпляров документов между сотрудниками.
Можно выделить несколько моментов, которые однозначно улучшают управляемость строительной компании при использовании программы:[6]
а) Сотрудники компании освобождаются от рутинных расчетных операций. В результате ценные сотрудники могут вести большее количество объектов, чем раньше. При увеличении количества объектов и объема работ по ним не нужно увеличивать штат. Т.к. стоимость каждого модуля программы сопоставима с месячной зарплатой специалиста, то использование программы «АЛТИУС — Управление строительством» дает прямой экономический эффект после первого же месяца использования.
б) Документы всех филиалов и объектов можно вводить прямо на месте, при этом в центральном офисе их данные оперативно доступны (если есть выделенная связь — то мгновенно), что позволяет анализировать и контролировать деятельность филиалов и подразделений без выезда на место.
в) Руководитель может видеть текущее состояние предприятия в любых аспектах (более 60 аналитических отчетов) в любой момент времени, а не «с 9-00 до 19-00»;
г) Программа автоматически контролирует сроки окончания договоров, этапов и работ и заранее сообщает о приближении сроков окончания ответственным сотрудникам;
д) Программа контролирует расход МТР как по сметным нормативам, так и (при их наличии) внутренним нормативам предприятия. Это позволяет очень быстро сократить нецелевое использование МТР.
Функции программы «АЛТИУС — документооборот»:[7]
· отслеживать иерархию документов;
· автоматически передавать документ на визирование следующему сотруднику (в соответствии с заданным Вами описанием);
· информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования;
· фиксировать причины задержки визирования;
· сообщать о приближении сроков окончания действия документов;
· фиксировать перемещение оригиналов документов;
· сканировать экземпляры документов и прикреплять электронные экземпляры любых документов к карточкам.
Программа «АЛТИУС — Документооборот» рассчитана на минимум ручного ввода данных. Карточки документов каждого типа заполняются автоматически в соответствии с описаниями. Пользователи могут получать сообщения о необходимости визирования, задержке сроков визирования и об окончании срока действия документа. Кроме того, благодаря набору существующих отчетов, всегда легко проконтролировать место нахождения документа, его состояние, историю перемещений и т. д.
Программу «АЛТИУС — Документооборот» легко настроить для любых принятых у системы документооборота, структуры подчиненности, порядка визирования, доступа сотрудников. Для настройки программы в соответствии принятыми на предприятии стандартами не требуется специальных знаний — с этим справится любой ответственный сотрудник
2. Дополнительные блоки программы и технические требования
2.1. АЛТИУС CRM – Управление контактами
Программа предназначена для руководителей предприятий и подразделений, менеджеров по работе с клиентами или поставщиками, секретарей и всех остальных сотрудников.
Функции АЛТИУС CRM – Управление контактами:[8]
· Планирование и учёт контактов с внешними контрагентами.
· Организация четкого взаимодействия сотрудников собственной организации.
· Учет разных видов мероприятий: звонков, встреч, переписки и т. д.
· Координация работы всех сотрудников офиса.
· Автоматическое формирование ежедневных планов мероприятий, как по сотрудникам, так и по организации в целом.
· Система напоминаний и сообщений.
· Учет фактического выполнения планов работы.
· История контактов с контрагентами.
· Анализ эффективности работы сотрудников.
· Анализ эффективности рекламы.
· Рассылка писем по электронной почте (групповая, индивидуальная).
· Вывод реквизитов Вашего предприятия и контрагента в любой документ MS Word или MS Excel.
· Закрепление клиентов за менеджерами, с возможностью дальнейшей работы менеджеров только со «своими» клиентами.
· Импорт данных в справочник заказчиков из внешних файлов.
· Архив клиентов.
· Настройка доступа пользователей к справочникам и документам программы.
2.2 АЛТИУС CRM – Реализация
Программа предназначена для полной автоматизации отдела продаж.
Функции:[9]
· Выписка счетов, накладных, актов, счетов-фактур, регистрация оплат.
· Любое количество юридических лиц «наших предприятий».
· Возможность использования принятой у Вас ценовой политики: различные виды цен, cкидки.
· Дополнительные аналитические признаки клиентов: виды деятельности, категории, группы, статусы.
· Автоматический расчет статуса клиентов в зависимости от суммы продаж за период.
· Возможность закрепления статуса.
· Закрепление за клиентами видов цен.
· Распределение выручки при реализации комиссионных товаров.
Гибкая настройка прав менеджеров и других пользователей программы:
· Максимальный процент скидки.
· Доступ к изменению данных о клиентах: бухгалтерские реквизиты; карточка клиента с информацией о контактных лицах, адресах, телефонах; статус клиента.
· Возможность производить отгрузки без оплаты.
· Возможность выписывать документы от разных юридических лиц «наших предприятий».
Оперативные отчеты:
· Выписанные счета.
· Оплаченные / неоплаченные счета.
· Неотгруженные товары.
· Журнал счетов-фактур.
· Итоги по кассе и банку.
Аналитические отчеты:
· ABC-анализ клиентов.
· Анализ по продукции, по регионам, по заказчикам и товарам, по видам цен и скидкам.
· Лучшие покупатели.
· Хиты продаж.
· Статистика и динамика продаж по заказчикам, по товарам, по менеджерам.
3. Разработка мероприятий по внедрению ПК «Алтиус»
в ОАО «Архгражданреконструкция»
3.1 Описание предприятия
Название: ОАО «Архгражданреконструкция»
Организационная форма: Открытое Акционерное Общество
Адрес: г.Архангельск, ул. Попова д.9
Главным направлением деятельности ОАО «Архгражданреконструкция» является строительство объектов жилищного, административного и промышленного значения.
При возведении зданий используются высококачественные строительные материалы. При выполнении строительно-монтажных работ используются все современные методы управления, начиная от комплексной поставки комплектующих на строительные объекты и заканчивая средствами малой механизации при проведении строительных работ. Также ОАО «Архгражданреконструкция» осуществляет инвестиционную программу комплексной застройки жилых домов.
ОАО «Архгражданреконструкция» выполняет функции подрядчика, генподрядчика, заказчика.
Компания ОАО «Архгражданреконструкция» как генподрядчик и как организация которая занимается проектированием и осуществляет ряд функций службы Заказчика: описание проекта, технико-экономическое обоснование, выбор объекта и получение прав на него, разработка задания , проектирование складов, ангаров, торговых центров и промышленных зданий , промышленных холодильников , спортивных сооружений, паркингов, производств , офисных центров, монтаж технологических линий , логистических центров и получение разрешения на строительство складов, ангаров, торговых центров и промышленных зданий, утверждение проекта, проведение экспертизы и согласование проекта, получение разрешения, во-первых, на строительство складов, во-вторых - на строительство ангаров, в третьих - на строительство торговых центров и строительство зданий, офисных центров, производств, технический надзор, прием выполненных работ в рамках системы Служба Заказчика, поставка и монтаж технологического оборудования, получение лицензий и разрешений, подготовка и проведение рабочей и государственной комиссий. Организация ОАО «Архгражданреконструкция» в качестве Генподрядчика осуществляет планирование и управление всеми строительно-монтажными работами на объекте, начиная с исследования состояния строительной площадки и проведения необходимых измерений и заканчивая принятием материальной ответственности за соблюдение сроков, бюджета, качества строительных работ. Здания проектируются под индивидуальные потребности Заказчика, с учетом климатических условий и особенностей площадки под застройку.
Основными конкурентами ОАО «Архгражданреконструкция» являются: ОАО «СМТ-1», ООО «Вертикаль», ООО «СМТ-5», ООО «Автоматика- Север», ООО «Архангельск - Инвест», ООО «Архангелькгражданпроект», ЗАО «Спа-строй» и др.
3.2 Сравнение с конкурентными системами. Обоснование выбора
В данный момент существует несколько программ в сфере управления предприятиями, рассмотрим некоторые наиболее распространенные на предприятиях Архангельска и области.
1. TDMS (TechnicalDataManagementSystem) — это система, предназначенная для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.д.
Основные возможности TDMS 3.0:
· централизованное, структурированное и защищенное хранение электронной документации и всей связанной с ней информации, включая данные о процессе ее разработки и использования;
· распределение прав доступа между пользователями системы с целью обеспечения коллективной (в том числе и параллельной) работы с информацией;
· быстрый поиск документов и объектов по атрибутам;
· быстрый просмотр файлов чертежей с использованием встроенного модуля визуализации;
· создание выборок – наборов объектов/документов, автоматически формируемых по заданным условиям;
· интеграция используемых программных приложений путем их подключения непосредственно к системе с помощью программных интерфейсов, реализуемых через API TDMS;
· импорт и экспорт информации с помощью как встроенных, так и дополнительных механизмов обмена данными;
· получение отчетов (спецификаций, ведомостей) любого уровня сложности;
· получение информации о процессе работы с данными и документами: ведение истории изменений объектов и истории работы пользователей с объектами (проектами, изделиями, документами);
· заимствование частей проектов (изделий);
· обмен информацией и документацией по внутренней защищенной
электронной почте.
2. Система МОТИВ-это система оперативного управления компанией, реализованная в виде web-приложения, что позволяет организовать доступ к ней с любой рабочей станции, подключенной к сети Интернет.
Возможности, которые дает МОТИВ:
· Создание иерархической структуры взаимодействия руководящего персонала с подчиненными
· Коллективная работа над проектами и документами
· Получение регулярных отчетов о ходе выполнения задач по проектам
· Эффективный контроль за процессом исполнения задач
· Контроль сроков исполнения
· Мониторинг занятости персонала
· возможность коллективной работы над документами
· значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам)
· улучшение контроля над исполнением документов
· повышение безопасности документов
· повышение сохранности документов
· повышение удобства их хранения
· интеграция со службами доставки электронной почты и SMS сообщений.
3. Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.
Возможности:
· Поддержка дискуссионных форумов и коллективной работы сотрудников
· Web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву (AJAX)
· Согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел
· Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования, управление бизнес-процессами, ведение всей истории работы с документами, Календарное планирование
· Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов
· Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS
· Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур, простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий
· Простота работы для конечного пользователя, легкость обслуживания
Итак, мы рассмотрели основные конкурирующие системы, теперь дадим обоснование, почему именно ПК «Алтиус» был выбран в качестве покупаемого продукта.
Главное преимущество ПК «Алтиус»- соотношение цена-качество. По своим функциям ПК «Алтиус» не уступает, а в чем то и превосходит налогичные программы. Так только «Алтиус»,имея все возможности конкурентных систем, имеет свою CRM-систему. Также он предназначен не только для документооборота, но и для расчета и контроля сроков выполнения работ и расчета необходимых ресурсов+, контроля за движением финансовых средств и других ресурсов. При этом стоимость программного комплекса практически не отличается от остальных рассматриваемых программ.
Другим обоснованием может служить то, что лишь одна конкурирующая система- TDMS- имеет авторизованных дилеров в Архангельске, реализация остальных осуществляется из Москвы и Санкт- Петербурга, что будет затруднять процесс обратной связи, например, при обучении пользователей и установке программ.
Именно по данным причинам ОАО «Архгражданреконструкция» и
сделала выбор в пользу ПК «Алтиус».
3.2 Этапы внедрения «Алтиус»
Внедрение ПК «Алтиус» будет проходить в несколько этапов:
1. Предварительный:
· Проведение переговоров с поставщиками ПК «Алтиус» (2 дня)
· Установка временной апробационной триал - версии программы «Алтиус» для ее изучения и сравнения с другими подобными программными комплексами.(15 дней)
2. Заключение договора и проведение закупок:
· При успешном проведении тестирования программного комплекса «Алтиус» и получения положительного ответа от руководства- заключение договора о поставке и обслуживании ПК (4 дня)
· Закупка и модернизация технических средств, необходимых для работы с ПК «Алтиус» (7 дней):
Модернизация локальной сети организации- покупка и проведение кабеля =15 000 руб.
Модернизация сервера- установка жесткого диска на 260 Гб = 5000 руб.
3. Расчет состава и количества модулей программы, необходимых организации (5 дней) :
Для полноценной работы с ПК «Алтиус» ОАО «Архгражданреконструкция» потребуется:
ПТО- 5 рабочих станций версии ПРОФ Строй- подрядчик
Главный инженер - 1 рабочая станция версии ПРОФ Строй- руководитель и 1 рабочая версия Прораб
Бухгалтерия- 1 рабочая станция версии ПРОФ Строй-финансист
Директор- 1 рабочая станция версий ПРОФ Строй- руководитель плюс блок Планирование производства
Финансовый отдел- 3 рабочих станций версии ПРОФ Строй-финансист
Юридический отдел- 3 рабочих станции версии ПРОФ Строй-заказчик плюс дополнительный блок Договоры купли - продажи.
И на все эти станции необходимо поставить Обмен данных с внешними программами. Модуль импорта.
Итого получилось:
· 5 рабочих станций версии ПРОФ Строй- подрядчик = 149 800 р.
· 2 рабочие станции версии ПРОФ Строй- руководитель = 22 050 р.
· 1 рабочая версия ПРОФ Прораб = 14 300 р.
· 4 рабочие станции версии ПРОФ Строй-финансист = 156 850 р.
· 3 рабочих станции версии ПРОФ Строй-заказчик = 103 400 р.
· 14 Модулей импорта.Обмен данных с внешними программами=507 733 р.
· Блок планирование производства = 36 000 р.
· Блок Договоры купли продажи = 20 000 р.
· Ключи аппаратной защиты (14 шт.) = 28 000р.
Итого = 1 038 133 р.
4. Установка ПК «Алтиус» и проведение обучения пользователей (7 дней):
Полный курс обучения работе с программой «АЛТИУС — Управление строительством» длится неделю: 5 дней по 4 часа. Курс обучения сотрудников строительной организации рассчитан на 4 часа занятий в день с преподавателем. Предполагается, что хотя бы 1-2 часа из оставшегося рабочего времени сотрудники будут работать с программой самостоятельно: ввод своего примера, изучение пройденных отчетов и т.д.
Итого на внедрение ПК «Алтиус» ОАО «Архгражданреконструкция» потратит 1 058 133 рублей. Сроки внедрения- около 40 дней.
3.3 Эффект внедрения ПК «Алтиус»
ПК «АЛТИУС - Управление строительством» предназначен для разных участников инвестиционно-строительного процесса- заказчика, генподрядчика, подрядчика. Каждый из них, утверждает разработчик- компания «АЛТИУС СОФТ», может найти в широком функционале программы все необходимое для работы с учетом особенностей статуса организации. С помощью программы любая из упомянутых организаций сможет в десятки раз повысить эффективность собственной управленческой работы и улучшить ее качество.
Рассмотрим последствия применения программы «АЛТИУС — Управление строительством» для ОАО «Архгражданреконструкция». Прежде всего, в программе ведется учет всех договоров с заказчиками по всем строительным объектам. Но главное — она автоматически планирует деятельность подрядной организации по этим договорам и в дальнейшем берет на контроль сформированные планы.
Как только клиенты ввели данные договора с заказчиком в программу, можно автоматически спланировать деятельность фирмы, что называется, во всех направлениях. Так, клиент получает ресурсный план (данные о том, какие материалы и в каком количестве понадобятся, чтобы выполнить обязательства по договору, какая техника, трудозатраты и т. п. для этого потребуются). Кроме того, будут выполнены другие трудоемкие расчеты: календарное планирование работ (одни работы могут выполняться параллельно, а другие — только после окончания предыдущих, и программа учитывает эти зависимости), расчет плановой себестоимости (а как следствие, и рентабельности) по договору.
Все это в программе выполняется автоматически: достаточно лишь ввести договор с заказчиком и импортировать смету (или указать договорные расценки), и клиент получает целый набор разнообразных отчетов, графиков, таблиц по объекту (объектам) на любой период времени вперед.
Что важно, в программе весь учет ведется в двух разрезах — исходя из сметных нормативов (или договорных цен) и реальных нормативов затрат подрядчика. Ничего необычного тут нет. Как известно, внутренние нормы расхода материалов, трудозатраты, тарифы рабочих (сдельные расценки) и другие нормативы в разных подрядных организациях различны и не совпадают со сметными нормативами. Подрядчик может ввести в программу свои внутренние нормативы и проводить автоматические расчеты по ним. Фактическая стоимость материалов чаще всего также отличается от нормативной, поскольку подрядчик может ориентироваться на среднюю цену закупки на своем складе или прайс-листы поставщиков. Таким образом, плановые внутренние затраты фирмы могут не совпадать с ценами, прописанными в договоре с заказчиком.
Зная плановую смету по объекту и собственные внутренние нормативы, программа сама проведет предварительный анализ рентабельности проекта еще до того, как клиент подпишет договор с заказчиком. Более того, она даст клиенту возможность поэкспериментировать, например, с внутренними нормативами, чтобы клиент увидел в разных разрезах свои планы — финансовые, ресурсные - перед тем как окончательно подпишет договор.
Также программа предоставит специалистам многих служб самую разнообразную информацию. Например, для отдела снабжения будут составлены графики поставки материалов на объекты в разрезе периодов, объектов, номенклатуры материалов. Благодаря таким отчетам можно посмотреть, какие материалы нужны на разных объектах в один и тот же период, для каких работ и т. д.
Для производственных служб программа рассчитает, сколько человеко-часов (или какое количество людей при заданной длительности смены) потребуется на объектах исходя из плановых сроков и норм трудоемкости (по сметным или внутренним нормативам). Если у подрядчика есть собственный автопарк, то программа покажет, какая техника нужна на объектах в разное время, сравнит эту потребность с имеющимися в наличии машинами, поможет диспетчерской службе составить заявки и план использования техники, подготовит путевые листы.
Позже, при выполнении работ по договорам, фактические затраты могут отличаться как от сметных, так и от предварительных плановых показателей. Программа «АЛТИУС — Управление строительством» на любом этапе работ позволяет подрядчику проанализировать реальные расходы, сравнит их с суммами выполнения по договорам, плановыми затратами и покажет текущую маржу. В свою очередь, такая информация позволяет на раннем этапе (в любой день) контролировать все расходы и доходы, видеть источник возникновения внеплановых затрат. Сразу выявляется экономия или перерасход материалов, отклонения в стоимости ресурсов, сроках выполнения работ. Это позволяет руководству компании на всех этапах договора, начиная с самых ранних, оперативно реагировать на отклонения от планов и в итоге предотвратить финансовые потери и подрыв деловой репутации.
Зная состав своих бригад и предстоящий объем работ, подрядчик в считанные секунды благодаря ПК может рассчитать, какая зарплата будет начислена рабочим по сдельным расценкам или по их персональным тарифным ставкам, составить для них наряды-задания. При вводе фактического выполнения объемов работ по нарядам и количества отпущенных материалов программа укажет и на экономию или перерасход материалов, что важно знать именно в момент выполнения работ, а не в конце отчетного периода или после окончания всего договора.
В любой момент можно видеть, выполняются ли работы в срок или с опозданием, с детализацией до отдельных видов работ — показываются и проценты, и физические объемы работ, а не только их стоимость.
Затраты по выполненным работам можно проанализировать в сравнении со стоимостью работ по договору и суммами полученных авансов и оплат.
Таким образом, подрядным организациям программа помогает планировать, контролировать и анализировать все аспекты выполнения работ по договорам подряда: рабочих, материалы, технику, финансы, сроки.
С помощью «АЛТИУС — Управление строительством» всегда может подсчитать собственную прогнозную рентабельность по любому договору. На основании уже известных плановых затрат — стоимости подряда, работ, выполненных собственными силами, затрат на технику, материалы (в том числе давальческие) — программный комплекс посчитает с учетом всех субподрядных договоров и иных факторов, сколько вы сможете заработать в итоге.
При этом абсолютно исключено закрытие одних и тех же объемов дважды, намеренное увеличение подрядчиком объемов — программа сразу подаст сигнал. Равно как и учтет любую операцию по давальческому материалу, в частности спишет его на основании документов, подтверждающих выполнение работ. Учет ведется по нормативному и фактическому использованию материалов.
Очень удобно то, что программа позволяет генподрядчику увидеть отчеты о выполненной работе не только в отношении каждого контрагента, но и по объекту в целом. Вручную составить такие отчеты, учитывающие десятки закрытых актов и сотни видов работ, сложно. Программа же готовит их в считанные секунды. Причем при желании позволит увидеть всю иерархию взаимоотношений по договорам и отдельным этапам договоров с заказчиком и подрядчиками, сопоставить выполнение и финансирование в целом.
С помощью функционала программы «АЛТИУС — Управление строительством» клиент получает четкий график финансирования объекта на любой срок вперед. Поскольку в ПК введены данные о сроках, объемах строительных работ, их стоимости, он покажет ежемесячную потребность в денежных средствах по каждому из объектов, по договорам и их этапам, рассчитает сводный график финансирования по всем объектам, напомнит о платежах. Если для финансирования строительства используются заемные средства, то ПК учтет дополнительные затраты на ведение объектов. Подобный график поможет заказчику строительства точно рассчитать свои возможности, скорректировать алгоритм действий. Кроме отчетности по выполнению договорных обязательств программа ведет контроль сроков и сумм фактических платежей, закрытых объемов.
Заключение
До внедрения ПК «Алтиус» в ОАО «Архангельскгражданреконструкция» существовали следующие проблемы:
· не был структурирован процесс внутреннего документооборота
· не отслеживался расход материалов
· плохо отслеживались сроки проведения работ
· руководители контролировали не весь процесс производства работ
Внедрение ПК «Алтиус» позволило решить данные проблемы и значительно повысить эффективность работы организации.
Внедрение проходило в несколько этапов:
· Предварительный:
- Заключение договора и проведение закупок
- Расчет состава и количества модулей программы, необходимых организации
- Установка ПК «Алтиус» и проведение обучения пользователей
Эффективность внедрения состоит в том, что учет на строительном предприятии становится более прозрачным, упорядоченным, оперативным. ПК «Алтиус» ведет контроль сроков и сумм фактических платежей, закрытых объемов. Таким образом «Алтиус» автоматизирует работу многих специалистов различных служб — договорного, производственно-технического отделов, бухгалтерии, финансового отдела и т.п., выполняя за них рутинные действия, на которые они тратят значительную часть своего рабочего времени.
Список использованной литературы
1. Александров И.Е. Алтиус – Управление строительством// «На стол руководителю».- 2008.- №25.- С.4-5
2. Астапенко Р.В. Все под контролем. Как строительные компании могут повысить собственную управляемость.// CADmaster.- 2007.-№ 37+. Специальный выпуск.- С.94-96
3. Астапенко Р.В. Совместное использование сметной и управленческой программ на строительном предприятии// CADmaster.- 2007.- №39/1. (октябрь-декабрь).- С.42-45
4. Астапенко Р.В.Учет договоров в строительстве// CADmaster.- 2007.- №37/2. (апрель-июнь).- С.86-87
5. Астапенко Р.В. Полный порядок. Как строительной компании победить в борьбе с документами.// CADmaster.-2007.- № 37.-С.112-115
6. Астапенко Е. В. Универсальное средство// CADmaster.-2007.- № 36/1. (январь-март).- С.74-78
7. Журавлева И.С. Новые программные решения в сфере управления// CADmaster.- 2008/- № 44/4. (октябрь-декабрь).- С. 48-50
8. Петрова А.А. Новая модель управления договорами. Как быстро и легко автоматизировать этот участок.// Информационные технологии в строительстве. - июль 2008.- С.6-7
9. Сергеев А.Е Клиент всегда ваш!// «Бухгалтер и компьютер».- 2006.-№1, -С.12
10. Ситкин Е. А Экономия оборотных средств на строительном предприятии//. «Финансовая газета».- 2004.- № 20(648) май.- С. 8
11. Сурнин Г.В. Как стать лидером в строительной отрасли// CADmaster.- 2008.-№ 41/1. (январь-март).- С. 28-30
12. Фрязин С.Г. Автоматизация нужна, если она приносит прибыль «Нам это не по карману?»// CADmaster.- 2008.-№ 42/2.2008 (апрель-июнь).- С.32-34
13. Хрящев А.А. От чего зависит успех автоматизации?// CADmaster.- 2008.- №43/3. (июль-сентябрь).- С.64-68
14. Чирцов А.Р. CRM и финансы// «Финансовая газета». - 2006 январь.- С.16
[1] Журавлева И.С. Новые программные решения в сфере управления// CADmaster.- 2008/- № 44/4. (октябрь-декабрь).- С. 49
[2] Сергеев А.Е Клиент всегда ваш!// «Бухгалтер и компьютер».- 2006.-№1, -С.12
[3] Астапенко Е. В. Универсальное средство// CADmaster.-2007.- № 36/1. (январь-март).- С.74-78
[4] Журавлева И.С. Новые программные решения в сфере управления// CADmaster.- 2008/- № 44/4. (октябрь-декабрь).- С. 49
[5] Сурнин Г.В. Как стать лидером в строительной отрасли// CADmaster.- 2008.- № 41/1. (январь-март).- С. 30
[6] Фрязин С.Г. Автоматизация нужна, если она приносит прибыль «Нам это не по карману?»// CADmaster.- 2008.- № 42/2.2008 (апрель-июнь).- С.33
[7] Петрова А.А. Новая модель управления договорами. Как быстро и легко автоматизировать этот участок.// Информационные технологии в строительстве. - июль 2008.- С.6-7
[8] CRM и финансы Чирцов А.Р. «Финансовая газета» (январь 2006 г.) С.16
[9] Чирцов А.Р. CRM и финансы// «Финансовая газета». - 2006 январь.- С.16