Реферат: Типові операції

Розділ 5. Типові операції

Засоби вводу i редагування проводок в журналi операцiй, описанi в розділi 5, вимагають ручного вводу всiх реквiзитiв кожної проводки. Це забезпечує бiльшу гнучкiсть, так як Ви можете ввести будь-яку можливу проводку. Однак при вводi стандартних операцiй значно зручнiшою є автоматизацiя рутинних дiй. Наприклад, при вводi даних про реалiзацiю продукцiї було б незручно кожний раз вручну роздiляти суми реалiзацiї на величину ПДВ i суму реалiзацiї без ПДВ, не кажучи вже про можливiсть арифметичної помилки. А при видачi грошей з каси пiд звiт було б дуже зручно вiдразу надрукувати розхiдний касовий ордер.

Для реалiзацiї цих функцiй в програмi є можливiсть використовувати типовi операцiї. З їх допомогою Ви можете автоматизувати ввiд стандартних операцiй i друкувати необхiднi документи. Програма дозволяє також бухгалтеру самостiйно задавати типовi операцiї i форми первинних документiв, тим самим настроюючи програму пiд свої потреби.

Iнший засiб вводу проводок в журнал операцiй - режим документiв i розрахункiв - викладений в розд.6.

5.1. Основнi можливостi

При вiдображеннi в бухгалтерському облiку того чи iншого господарського акту, бухгалтер повинен занести в журнал операцiй одну або кiлька проводок. Цi проводки мають одну i ту ж дату i подiбний змiст. Наприклад, такi проводки можуть вiдображати отримання кiлькох назв товарiв вiд одного постачальника або визначення ПДВ, собiвартостi, накладних витрат i прибутку вiд реалiзацiї продукцiї. Типовi операцiї можна уявити собi як сценарiї часто повторюваних дiй.

При заданнi типової операцiї в журнал помiщаються проводки, що мають, як правило, загальну дату i один i той же початок опису операцiї. Суми проводок можуть пiдраховуватися автоматично або вводитися вручну. Програма дозволяє коректувати i доповнювати список типових операцiй i формули для пiдрахунку сум проводок. При використаннi типових операцiй можна також автоматично отримувати первинний документ, формат якого може змiнюватися користувачем.

Використання типових операцiй включає в себе слiдуючi аспекти:

· задання проводок типової операцiї (див. розд. 5.4);

· визначення формату первинного документа, створеного при вводi типової операцiї (див. розд.5.8);

· ввiд типових операцiй (див. розд. 5.3).

5.2. Список типових операцiй

Програма дозволяє використовувати будь-яку кiлькiсть типових операцiй. Для перегляду i редагування типових операцiй програма виводить на екран список типових операцiй . Цей список виводиться:

· для вибору з нього потрiбної типової операцiї при натисненнi Ctrl Enter або Ctrl F9 з режиму перегляду журналу операцiй (режим "Журнал операцiй" групи "Операцiї" головного меню);

· для перегляду i коректування при виборi пункту "Типовi операцiї" групи "Операцiї" головного меню.

Список типових операцiй впорядковано по назвах операцiй, при цьому початковi пробiли в назвах операцiй iгноруються. Список включає три графи: "Операцiя", "Типовий змiст", "Вих.файл":

· в графi "Операцiя" наводиться назва типової операцiї. Ви можете вибирати її на свiй розсуд, вона використовується тiльки для зручностi пошуку потрiбної операцiї;

· в графi "Типовий змiст" вказується текст, що включається в початковий опис всiх проводок даної операцiї;

· в графi "Вих.файл" знаходиться iм"я файла з формою первинного документа, який може друкуватися при вводi даної типової операцiї. Якщо ця графа пуста, то первинний документ для даної операцiї створюватися не буде.

Використання даного списка для вибору типових операцiй розглядається в розд. 5.3, а для коректування - в розд. 5.4.

Зауваження.

В поставочний комплект включений ряд типових проводок. Цi типовi проводки є зразками. Ви можете змiнювати їх вiдповiдно до Вашої системи облiку.

5.3. Ввiд типових операцiй

Для вводу типової операцiї натиснiть при переглядi журналу операцiй комбiнацiю клавiш Ctrl Enter . Програма виведе на екран список типових операцiй. Встановiть вiдповiдними клавiшами курсор на стрiчку з потрiбною типовою операцiєю i натиснiть Enter . На екран буде виведено запит, який мiстить проводки даної операцiї.

Формат бланка запиту . В запитi зверху приведенi графи "Дата", "Сума", "Змiст". Дата i змiст операцiї заносяться в кожну проводку, яка утворюється при вводi даної типової операцiї (при бажаннi цi реквiзити у проводок можна змiнити). Сума операцiї є "базою" для пiдрахунку сум проводок. Розрахунок проводиться по формулi, вказанiй при визначеннi типової операцiї.

Нижче стрiчки з датою, сумою i змiстом операцiї знаходиться таблиця, що складається з проводок даної типової операцiї. Опис кожної проводки займає двi стрiчки. Графи таблицi мають слiдуюче призначення:

· графа "NN" для номеру проводки, який може використовуватися в формулах, якi задають суми проводок в типовiй операцiї (див. розд. 5.6);

· графа "Дебет/Кредит" складається з двох пiдграф. В лiвiй пiдграфi знаходяться коди рахунка i субрахунка дебета проводки (в першiй стрiчцi) i кредита проводки (в другiй стрiчцi проводки). В правiй пiдграфi знаходяться значення субконто дебета i кредита. Невизначенi значення субконто вiдмiченi символами "?" і їх слiд буде задати при вводi типової операцiї;

· в першiй стрiчцi графи "Кiлькiсть, Сума в валютi, Сума, Змiст, N" виводяться (злiва направо) кiлькiсть проводки (якщо по рахунку дебета або кредита ведеться кiлькiсний облiк), сума в валютi i сума проводки. В другiй стрiчцi виводяться валюта проводки i опис проводки. Якщо в описi є символ "#", то пiсля нього буде вставлено номер первинного документа, що запитується при вводі даної типової операцiї.

Заповнення бланка запиту . Спочатку програма запропонує Вам ввести дату, суму i текст змiсту операцiї. Зауважимо, що про суму операцiї програма запитує завжди, навiть якщо вона не використовується при пiдрахунку сум проводок.

Пiсля вводу дати, суми, тексту змiсту операцiї програма буде Вам пропонувати заповнити всi реквiзити проводок типової операцiї:

· для проводок по тих рахунках, по яких ведеться аналiтичний облiк, на екран виводяться вiдповiднi списки субконто, i Ви повиннi будете вибрати об"єкт аналiтичного облiку, до якого вiдноситься проводка;

· для проводок по рахунках, де ведеться валютний облiк, на екран виводиться запит валюти;

· для проводок, де ведеться кiлькiсний облiк, на екран виводиться запит кiлькостi (при цьому в другiй знизу стрiчцi з"являється повiдомлення "Ввiд кiлькостi"). Пiсля вводу кiлькостi сума проводки автоматично вираховується, як кiлькiсть, помножена на цiну субконто (при необхiдностi Ви можете потiм виправити цю суму);

· для деяких проводок програма може запитувати суму проводки (це тi проводки, де при визначеннi типової операцiї був заданий нульовий коефiцiєнт, див. нижче);

· для проводок, де в описi є символ "#", програма запитує номер первинного документа, який може бути роздрукований пiсля вводу типової операцiї.

Пiсля вводу всiх необхiдних реквiзитiв проводок програма виведе на екран запит подальших дiй. Для вибору потрiбної дiї видiлiть клавiшами вiдповiдний напис i натиснiть Enter . Варiанти цього запиту призводять до слiдуючих дiй:

· записати операцiю - закiнчення вводу типової операцiї, всi створенi проводки заносяться в журнал операцiй;

· продовжити коректування - вiдбувається повернення в режим перегляду i коректування сформованих проводок. При цьому Ви можете змiнити будь-якi реквiзити проводок. Для повернення в запит потрiбно буде натиснути Esc ;

· вихiд без запису - закiнчення вводу типової операцiї, всi створенi проводки не записуються в журнал операцiй, тобто пропадають;

· друк документа - якщо для даної типової операцiї передбачена форма первинного документа, то виконується формування цього документа. Створений документ виводиться для коректування, по закiнченнi якого Ви можете або надрукувати його, або вiдмовитися вiд друку;

· форма - перегляд i редагування форми первинного документа (див. розд. 5.8).

Зауваження.

Якщо при формуваннi первинного документа в формi цього документа будуть знайденi помилки, програма виведе протокол помилок на екран i в файл FORMERR.TXT.

Коректування проводки введеної операцiї . Пiсля вибору пункту "продовжити коректування" в запитi мал. 5.3 Ви можете змiнювати будь-якi реквiзити проводок. Для коректування реквiзиту слiд видiлити його з допомогою курсора i натиснути Enter . Змiна реквiзитiв всiєї типової проводки змiнить реквiзити кожної проводки. При змiнi кiлькостi в проводцi автоматично перераховується сума проводки.

Програма дозволяє змiнити дату проводки або формулу. Для цього слiд клавiшами добитись того, щоб видiленими були обидвi стрiчки проводки, тодi в нижнiй частинi екрану можна буде вводити дату або формулу. Порядок задання формул описано в розд.5.8. Пiсля закiнчення вводу формули натиснiть Enter . Пiсля завершення коректування натиснiть клавiшу Esc , i програма знову виведе на екран запит.

Ввiд типової операцiї з копіюванням . Якщо в режимi перегляду журналу операцiй натиснути Ctrl F9 , то програма буде працювати так само, як при натисненнi Ctrl Enter , але в бланку типової операцiї в якостi початкових значень дати, суми i змiсту типової проводки будуть представленi реквiзити тiєї проводки, на яку було встановлено курсор перед натисненням Ctrl F9 . При бажаннi цi значення Ви можете змiнити.

Зауваження.

1. Проводки, створенi з допомогою типової операцiї, пiсля запису в журнал операцiй нiякими додатковими якостями не вiдрiзняються вiд iнших проводок в журналi. Ви можете редагувати цi проводки окремо, як це описано в розд.5.6. Цi проводки нiяк не змiняться, якщо шаблон типової операцiї, з допомогою якого вони були створенi, в подальшому буде змiнено.

2. Якщо для типової операцiї була передбачена форма первинного документа, то друкувати цей документ треба до запису проводок, створених при вводi типової операцiї, не залишаючи це "на потiм". Пiсля запису проводок в журнал операцiй сформувати з них первинний документ буде вже неможливо. Якщо принтер несправний або недоступний, можна встановити в запитi "Параметри" режим друку в файл, а вивести цей файл на принтер можна буде пiзнiше.

3. Обмеження, вказанi в зауваженнях 1, 2, вiдсутнi для режиму "документи i розрахунки" (див.розд.6). Для документiв i розрахункiв Ви зможете переглядати їх вихiднi реквiзити, автоматично перераховувати проводки при змiнi їх реквiзитiв, а також в будь-який момент роздрукувати будь-який документ.

4. При виборi зi списка типових операцiй Ви можете коректувати цей список, вставляти, знищувати i змiнювати типовi операцiї. Однак бiльш зручно це робити в режимi "Типовi операцiї" групи "Операцiї" головного меню (див. розд.5.4).

5. Проводки з нульовою сумою в журнал операцiй не заносяться.

5.4. Визначення типових операцiй

Для задання шаблонiв типових операцiй призначений режим "Типовi операцiї" групи "Операцiї" головного меню. При бажаннi цi ж дiї можна виконувати i пiсля натиснення Ctrl F9 або Ctrl Enter в журналi операцiй (див. розд. 5.3), але це менш зручно.

Список типових операцiй . Пiсля вибору пункту "Типовi операцiї" групи "Операцiї" головного меню на екран виводиться список типових операцiй. Ви можете переглядати i редагувати цей список, як звичайно (див. розд.2.11). Для виходу з перегляду натиснiть Esc .

Коректування стрiчки списка . Для коректування змiсту графи, видiленої курсором, натиснiть клавiшу Enter . При коректуваннi Ви можете використовувати клавiши редагування (див. розд.2.12).

Ввiд нової стрiчки в список . Для вводу нової типової операцiї натиснiть клавiшу Ins i задайте значення граф для нової операцiї. Крiм того, натиснувши F9 , Ви можете скопiювати стрiчку списка: дiя F9 аналогiчна дiї Ins , але в якостi значеннь "по замовчуванню" граф знову введеної стрiчки Вам будуть пред"являтися значення вiдповiдних граф тiєї стрiчки, на якiй знаходився курсор перед натисненням F9 .

Пiсля задання граф нової операцiї програма запропонує Вам ввести список проводок (див. нижче).

Знищення стрiчки зi списка . Для знищення стрiчки зi списка типових операцiй встановiть на неї курсор i натиснiть Del . Програма виведе запит на пiдтвердження необхiдностi знищення типової операцiї. Для знищення натиснiть Enter , а для вiдмiни - Esc .

Редагування проводок типової операцiї . При натисненнi клавiши F3 при переглядi списку типових операцiй, а також при вводi нової типової операцiї, програма виводить на екран запит для задання проводок даної типової операцiї. Порядок роботи з цим запитом викладений в розд.5.5.

Задання форми документа . Якщо для типової операцiї в списку типових операцiй заповнена графа "Вих.файл", то пiсля натиснення клавiши F4 Ви зможете переглядати i редагувати шаблон документа, що буде друкуватися пiсля вводу даної типової операцiї. Правила задання форм документiв викладенi в розд.5.8.

Задання назв операцiй . Список типових операцiй виводиться на екран впорядкованим по назвах операцiй, при цьому початковi пробiли в назвах операцiй iгноруються. Тому, щоб в списку операцiй можна було легко орiєнтуватися, подiбнi операцiї повиннi починатися з однакових символiв.

Для зручностi роботи зi списком типових операцiй цi операцiї можна розбити на кiлька груп: "Договори", "Зарплата", "Матерiали" i т. д. Назви груп слiд вводити в список як операцiї без проводок. Назви самих операцiй має змiст заносити в список з деяким вiдступом (2-3 символи), щоб групи операцiй добре розрiзнялись. Назву операцiї при цьому слiд починати з назви групи.

Наприклад:

Договори

Договори Акт

Договори Оплата

Матерiали

Матерiали Прихiд

Матерiали Списання на виробництво

При великiй кiлькостi типових операцiй можна аналогiчним чином вводити пiдгрупи всерединi груп. Пошук операцiй в списку можна вести з допомогою лiтерних клавiш i клавiши Tab .

5.5. Задання проводок типової операцiї

При натисненнi клавiшi F3 при переглядi списка типових операцiй, а також при вводi нової типової операцiї, програма виводить на екран запит для задання проводок даної типової операцiї. Опис кожної проводки в цьому запитi займає двi стрiчки. Графи запиту мають слiдуюче призначення:

· графа "NN" призначена для номера проводки, який може використовуватися в формулах, що задають суми проводок. Крiм того, номери проводок визначають послiдовнiсть їх занесення в журнал операцiй при вводi нової типової операцiї;

· графа "Дебет/Кредит" складається з двох пiдграф:

(a) в лiвiй пiдграфi в першiй стрiчцi знаходиться код рахунка i субрахунка дебета проводки, в другiй стрiчцi - код рахунка i субрахунка кредита проводки;

(b) в правiй пiдграфi знаходиться значення субконто дебета (в першiй стрiчцi) i кредита (в другiй стрiчцi) проводки. Якщо значення субконто не задане, а по вiдповiдному рахунку (тобто дебету або кредиту) проводки передбачений аналiтичний облiк, то значення субконто запитується пiд час вводу проводки або копiюється з попередньої проводки (якщо воно там задане, див. нижче);

· графа "Коефiцiєнти, Тип.змiст, Формула" має двi стрiчки:

· в першiй стрiчцi знаходяться коефiцiєнти, по яких сума проводки одержується з суми операцiй (сума операцiй множиться на коефiцiєнт, що знаходиться пiд символом "*", дiлиться на коефiцiєнт, що знаходиться пiд символом "/" i потiм перетворюється по формулi, яка знаходиться в другiй стрiчцi). За коефiцiєнтами знаходиться опис проводки, вiн уточнює опис операцiї. Якщо в описi є символ "#", то для нього слiд вводити номер первинного документа, що буде друкуватися пiсля вводу типової операцiї;

· в другiй стрiчцi знаходиться формула, по якiй розраховується сума проводки. Формула може бути вiдсутня, в цьому випадку сума проводки визначається з допомогою тiльки коефiцiєнтiв.

· графа "N" мiстить номер робочого мiсця, яке вноситься в проводку. Якщо дана графа не заповнена, то в проводку вноситься бiжучий номер робочого мiсця (заданий в запитi "Параметри").

Перегляд списку проводок . Перегляд списку проводок i їх коректування виконується так як i для всiх iнших спискiв. Для виходу з перегляду списка проводок операцiй натиснiть Esc .

Коректування списка проводок . Для кожної проводки типової операцiї обов"язково слiд вказати номер, рахунок дебета i кредита проводки i коефiцiєнти перетворення суми операцiї в суму проводки. Номера проводок не повиннi повторюватися. Якщо перший коефiцiєнт (пiд знаком "*") рiвний нулю, то сума проводки буде запитуватися при вводi типової операцiї.

Для змiни реквiзиту проводки слiд видiлити цей реквiзит курсором i натиснути Enter . Ввiд нової проводки здiйснюється при натисненнi Ins , знищення бiжучої проводки - при натисненнi клавiши Del . З допомогою F9 можна скопiювати проводку: дiя цiєї клавiши аналогiчна дiї Ins , але в новiй проводцi в якостi реквiзитiв "по замовчуванню" Вам будуть показанi значення вiдповiдних реквiзитiв тiєї проводки, на якiй знаходився курсор перед натисненням F9 .

Задання рахункiв дебета i кредита . Для коректування рахункiв дебета i кредита проводки пiдведiть курсор в першу або другу стрiчку лiвої пiдграфи колонки "Дебет/Кредит" i натиснiть Enter . Ви можете ввести код рахунка або субрахунка вручну, або вибрати його зi списка. Для вибору зi списка слiд натиснути F3 (якщо поле пусте, то можна натиснути Enter ).

Задання субконто . Якщо по рахунку дебета або кредита проводки ведеться аналітичний облік, то до занесення цієї проводки в журнал операцій необхідно визначити, до якого субконто ця проводка відноситься. Задання субконто може здійснюватися як при визначенні шаблону типової операції, так і при вводі типової операції. Всього є три можливості:

· субконто задане в шаблоні типової операції, тоді даний код субконто програма при вводі типової операції запитувати не буде. Щоб при вводі змінити цей код субконто, слід відповісти на запит мал. 5.3 "Продовжити коректування", підвести до даного коду субконто курсор і натиснути Enter ;

· субконто в шаблоні типової операції не вказано. В цьому випадку при вводі типової операції або пропонується ввести субконто, або воно автоматично копіюється з попередніх проводок;

· на місці назви субконто в шаблоні типової операції вказане слово "Вибрати" (воно заноситься туди при натисненні клавіші F5 ). В цьому випадку про субконто програма завжди запитує при вводі типової операції.

Зауваження.

При початковому заповненні бланка типової операції програма копіює значення субконто, що вводяться в усі незаповнені позиції субконто того ж типу, що лежать нижче, крім, звичайно, тих, для яких заданий режим "Вибрати". Тому при початковому заповненні бланка типової операції програма буде запитувати вид субконто чи якщо для нього заданий режим "Вибрати", чи якщо до нього в бланку немає вибраного субконто того ж типу.

Для задання субконто підведіть курсор в потрібне місце, натисніть Enter і виберіть субконто зі списка, який з'явиться на екрані. Щоб очистити поле з субконто або вставити в нього слово "Вибрати" (тобто встановити режим обов'язкового запиту даного субконто при вводі типової операції), виділіть це поле курсором і натискайте клавішу F5 (один або два рази).

Обчислення суми проводки . Спосіб визначення суми проводки залежить від коефіцієнтів (заданих під знаками "* " і "/ ") і наявності формули обчислення:

· якщо для проводки задана формула, то сума проводки обчислюється по формулі (див. розд.5.6). Якщо при цьому перший коефіцієнт рівний нулю, то розрахована сума проводки виводиться користувачеві для підтвердження (користувач може змінити цю суму);

· якщо формула не задана, а перший коефіцієнт не рівний нулю, то сума проводки обчислюється як сума операції, помножена на перший коефіцієнт і поділена на другий;

· якщо формула не задана і перший коефіцієнт рівний нулю, то сума проводки запитується при вводі типової операції.

Зауваження.

1. Установка в нуль першого коефіцієнта в проводці типової операції дозволяє організувати підтвердження розрахованих в формулах сум. Якщо в проводці задана формула, то користувач повинен буде при вводі типової операції підтвердити розраховану по формулі суму проводки. Якщо формула відсутня, користувач повинен буде при вводі типової операції ввести суму проводки вручну.

2. 2. Другий коефіцієнт ( "/ ") не може дорівнювати нулю. Зміна проводок в шаблоні типової операції ніяк не впливає на ті проводки, які були введені в журнал операцій раніше з допомогою даної типової операції. Ефект зміни типової операції з'явиться тільки при вводі з її допомогою нових проводок. Це одна з основних відмінностей типових операцій від документів і розрахунків (розд.6) - там при зміні формата документа може бути виконаний перерахунок всіх вже наявних документів того ж типу.

5.6. Формули обчислення сум проводок

В програмі суми проводок типових операцій можуть не тільки запитуватися під час вводу типової операції або визначатися по сумі операції з допомогою коефіцієнтів, але і обчислюватися по довільних формулах.

Ввід формули . Для задання або коректування формули слід підвести курсор в другу стрічку графи "Коефіцієнти, Тип. зміст, Формула" і натиснути Enter . В нижній частині екрану з'явиться вікно з п'яти стрічок, в якому можна вводити і редагувати текст формули.

При заданні формули Ви можете використовувати ті ж клавіші редагування, що і при вводі полів запитів і списків (див. розд.2.12). Вікно розглядається як одна велика стрічка, так що Вам не потрібно натискати Enter для переносу частини формули на нову стрічку, якщо її текст не поміщається в одній стрічці. Закінчивши ввід, натисніть клавішу Enter . Натиснення Esc перерве редагування формули, при цьому зміни в текст формули внесені не будуть.

Формат формул . Формула може складатися з одного або кількох виразів або команд, розділених між собою крапкою з комою ";". Вирази в формулі розраховуються (а команди виконуються) почергово, тобто зліва направо. Кожний слідуючий вираз в формулі може використовувати результат розрахунку попереднього. В суму проводки заноситься результат, обчислений з допомогою останнього виразу в формулі.

Вирази складаються зі слідуючих елементів:

· чисел (при цьому у чисел з десятковою частиною ціла і десяткова частини повинні розділятися крапкою, а не комою, наприклад, "1.5", а не "1,5");

· знаків арифметичних виразів ( “ + “ - додавання, “ - “ - віднімання, “ * “ - множення, “ / “ - ділення);

· круглих дужок , які визначають порядок обчислення виразів;

· макроімен , які використовуються для посилання на суми попередніх проводок, суму операції, результат обчислення попереднього виразу в формулі, залишки і обороти по рахунках бухгалтерського обліку і т.д.;

· викликів функцій .

Команди починаються з символа "!". В формулах сум проводок використовуються тільки команди установки періоду розрахунку залишків і оборотів по рахунках (див. нижче).

Зауваження.

1. Довжина кожного виразу в формулі не може перевищувати 150 символів.

2. Відповідно з загальною практикою операції множення і ділення виконуються раніше, ніж операції додавання і віднімання, якщо інший порядок не встановлено дужками.

Функції . Для змін значень чисел і виразів можна використовувати функції:

Зауваження.

ОКР(1.5\0) рівне 2, ОКР(2.5\0) рівне 3, ОКР(1.05\1) рівне 1.1 і т.д. - в подібних "сумнівних" випадках округлення проводиться до більшого по абсолютній величині числа.

Умовний оператор . Різновидом функції є умовний оператор, який дозволяє в залежності від виконання або невиконання деякої умови вибрати один з двох варіантів розрахунку. Формат умовного оператора:

?(умова\вираз1\вираз2)

Якщо умова істинна, результатом обчислення умовного оператора буде вираз1, якщо умова фальшива - вираз2.

Умова може конструюватися з арифметичних виразів з допомогою операторів порівняння:

Результати порівняння можуть комбінуватися з допомогою логічних операцій:

· НЕ - логічне заперечення (НЕ вираз істинний тоді і тільки тоді, коли вираз фальшивий);

· И- логічне "і" (вираз1 И вираз2 істинні тоді і тільки тоді, коли і вираз1, і вираз2 істинні);

· ИЛИ - логічне "або" (вираз1 ИЛИ вираз2 істинні тоді і тільки тоді, коли або вираз1, або вираз2, або обидва ці вирази істинні).

Зауваження.

1. При обчисленні умови спочатку обчислюються числові вирази, які використовуються в умові. Потім (якщо інший порядок не встановлений дужками) застосовуються оператори порівняння, потім застосовується логічне "НІ", потім - оператори "И", і останніми - оператори "ИЛИ". Якщо Ви не впевнені в порядку обчислення, використовуйте круглі дужки.

2. Умовні оператори можуть бути "вкладеними": і в умові, і в виразі1, і в виразі2 можуть використовуватися умовні оператори.

Приклади:

?(СКК46 > 0 \ СКК46 \ 0) - якщо СКК46 (кредитове сальдо по рахунку 46 на кінець періоду, див.нижче) більше нуля, то результат обчислення умовного оператора дорівнює значенню СКК46, в противному випадку - нулю;

? (Х < 0 \ 0 \ Х * 0.12) - якщо Х (значення попереднього виразу в даній формулі, див. нижче) менше нуля, то результат обчислення умовного оператора дорівнює нулю, в противному випадку - Х, помноженому на 0.12.

5.7. Макроімена і команди в формулах

Макроімена використовуються для посилань на результати обчислень попереднього виразу в формулі, на суму операції, на суми попердніх проводок, значення параметрів субконто і т.д. Найчастіше використовуються слідуючі макроімена:

· Х - результат попереднього виразу в даній формулі (якщо вираз є першим в формулі, то Х - сума операції, перетворена з допомогою коефіцієнтів);

· Х0 - сума операції (не перетворена з допомогою коефіцієнтів, тут 0 - цифра "нуль");

· Х n - сума проводки з номером n в даній типовій операції (ця проводка повинна знаходитися до біжучої проводки);

· В n - сума в валюті з проводки з номером n даної типової операції (ця проводка не повинна знаходитися нижче біжучої);

· Н n - кількість з проводки з номером n в даній типовій операції (ця проводка не повинна знаходитися нижче біжучої).

Для посилань на ціни і параметри субконто використовуються макроімена:

· СЦ n Д - ціна субконто, вибраного в дебеті проводки з номером n ;

· СЦ n К - ціна субконто, вибраного в кредиті проводки з номером n ;

· СН n Д. m - значення параметра з номером m субконто, вибраного в дебеті проводки з номером n ;

· СН n К. m - знач. параметра з номером m субконто, вибраного в кредиті проводки з номером n .

Для посилань на константи (див. розд.3.7) використовуються макроімена:

· К n - константа з номером n (n - ціле число від 0 до 99999).

Зауваження.

В макроіменах використовуються тільки російські букви.

Приклади:

Х0 - сума операції (не перетворена з допомогою коефіцієнтів);

Х2 - сума проводки з номером 2;

Х - результат обчислення попереднього виразу в формулі (якщо вираз в формулі стоїть першим, то Х - сума операції, перетворена з допомогою коефіцієнтів);

Н1 - кількість з проводки з номером 1;

К1001 - значення константи з номером 1001;

СЦ2К - ціна субконто, використаного по кредиту проводки з номером 2;

СН2К.1 - значення першого парам. субконто, використаного по кредиту проводки з номером 2;

СН1Д.2 - значення другого парам. субконто, використаного по дебету проводки з номером 1.

Макроімена для підсумків по рахунках . З допомогою макроімен в формулах для підрахунку сум проводок можна посилатися на підсумки і обороти по рахунках бухгалтерського обліку. Такі макроімена найчастіше використовуються в звітах, але при бажанні їх можна використовувати і в формулах для підрахунку сум проводок, і в формах документів, що друкуються при вводі типових операцій.

Для отримання сальдо і оборотів по синтетичному обліку використовуються слідуючі макроімена:

· СНД n - дебетове сальдо на початок періоду по рахунку n ;

· СНК n - кредитове сальдо на початок періоду по рахунку n ;

· СКД n - дебетове сальдо на кінець періоду по рахунку n ;

· СКК n - кредитове сальдо на кінець періоду по рахунку n ;

· ДО n - оборот за період по дебету рахунка n ;

· КО n - оборот за період по кредиту рахунка n ;

· ОБ n , m - оборот за період в дебет рахунка n з кредита рахунка m .

Тут п і m - номер рахунка або номер рахунка з субрахунком (розділені крапкою), а період - робочий період, встановлений в параграфі "Розрахунок підсумків" групи "Звітність" головного меню (див. розд.7.1), якщо раніше не був заданий інший період з допомогою команд встановлення періоду (див.нижче).

Приклади:

СНД51 - дебетове сальдо на початок періоду по рахунку 51;

СКК46.3 - кредитове сальдо на кінець періоду по рахунку 46.3;

ДО51 - оборот за період по дебету рахунка 51;

КО68.2 - оборот за період по кредиту рахунка 68.2;

ОБ47,26 - оборот за період в дебет рахунка 47 з кредита рахунка 26.

Макроімена для підсумків по субконто . Для отримання залишків і оборотів по конкретних об'єктах аналітичного обліку (субконто) слід вказувати макроімена:

· СНДn : m - дебетове сальдо на початок періоду по рахунку n по субконто m ;

· СНКn : m - кредитове сальдо на початок періоду по рахунку n по субконто m ;

· СКДn : m - дебетове сальдо на кінець періоду по рахунку n по субконто m ;

· СККn : m - кредитове сальдо на кінець періоду по рахунку n по субконто m ;

· ДОn : m - оборот за період по дебету рахунка n по субконто m ;

· КОn : m - оборот за період по кредиту рахунка n по субконто m ;

· ОБn : m,l - оборот за період в дебет рахунка n по субконто m з кредиту рахунка l ;

· ОБn , l : m - оборот за період в дебет рахука n з кредиту рахунка l по субконто m .

Тут:

n і l - номер рахунка або рахунка з субрахунком (розділені крапкою), наприклад:"10", "68.02" і т.д.;

m - повний номер субконто (він складається з номерів кожного рівня даного субконто, перерахованих через знак ":", наприклад "3", "3:5") або номер проводки зі слідуючою буквою "Д" або "К", яка вказує по дебету чи по кредиту проводки задане дане субконто (наприклад: 2К, 3Д і т.д.);

період - робочий період, встановлений в пункті "Розрахунок підсумків" групи "Звітність" головного меню, якщо раніше не був заданий інший період з допомогою команд встановлення періоду (див.нижче).

Приклади:

СНД01:2К - дебетове сальдо на початок періоду по рахунку 01 по субконто, використаному в кредиті проводки з номером 2 типової операції;

СКК10:2:5 - кредитове сальдо на кінець періоду по рахунку 10 по субконто з повним номером 2:5;

ДО01:2Д - оборот за період по дебету рахунка 01 по субконто, використаному в дебеті проводки з номером 2 типової операції;

КО76.2:3:5 - оборот за період по кредиту рахунка 76.2 по субконто з повним номером 3:5;

ОБ20,70:1К - оборот за період в дебет рахунка 20 з кредита рахунка 70 по субконто, вибраному в кредиті першої проводки типової операції.

Зауваження.

1. При обчисленні оборотів між рахунками по субконто посилання на субконто слід ставити після того рахунка, до якого "прив'язаний" даний вид субконто. Наприклад, якщо по рахунку 70 ведеться аналітичний облік по субконто "Персонал", то для отримання оборотів в дебет рахунка 20 з кредита рахунка 70 по співробітникові, вибраному в кредиті першої проводки типової операції, слід використовувати макроім'я ОБ20,70:1К, а не ОБ20:1К,70.

2. Для того, щоб в формулах, документах і розрахунках можна було посилатися на обороти рахунків по субконто, слід при настройці плану рахунків поставити символ "+" в графі "Аналіз оборотів" напроти тих рахунків, по яких Ви хочете використовувати обороти по субконто з іншими рахунками. Дане обмеження зв'язане з тим, що підрахунок і зберігання оборотів по субконто вимагає певних затрат часу і місця на диску, тому це доцільніше робити тільки при необхідності.

Макроімена для підсумків в натуральному виразі . Для тих рахунків, по яких ведеться кількісний облік, програма вираховує залишки і обороти по конкретних субконто не тільки у вартісному, але і в натуральному вигляді. Для посилань на залишки і обороти по субконто в натуральному виразі слід використовувати такі ж макроімена, як для залишків і оборотів по субконто у вартісному виразі (див. вище), але після коду субконто слід вказувати символ "Н" (по-російськи).

Приклади:

СНД01:2КН - дебетове сальдо в натуральному виразі на початок періоду по рахунку 01 по субконто, використаному в кредиті проводки з номером 2 типової операції;

СКК10:2:5Н - кредитове сальдо в натуральному виразі на кінець періоду по рахунку 10 по субконто з повним номером 2:5;

ДО01:2ДН - оборот за період в натуральному виразі по дебету рахунка 01 по субконто, використаному в дебеті проводки з номером 2 типової операції;

КО76.2:3:5Н - оборот за період в натуральному виразі по кредиту рахунка 76.2 по субконто з повним номером 3:5.

Макроімена для підсумків в валюті . Для тих рахунків і субрахунків, по яких ведеться облік в валюті, Ви можете в документах і звітах використовувати залишки і обороти в валюті і в гривневому еквіваленті. Для посилань на гривневий еквівалент по конкретній валюті слід після відповідного макроімені поставити символ "~" і потім номер використовуваної валюти. Для отримання суми в валюті слід поставити в кінці макроімені символ "В".

Приклади:

СНД52 - загальний залишок на початок періоду по 52 рахунку в гривнях;

СНД52~1 - залишок на початок періоду по 52 рахунку в гривнях по першій валюті;

СНД52~2 - залишок на початок періоду по 52 рахунку в гривнях по другій валюті;

СНД52~1В - залишок на початок періоду по 52 рахунку по першій валюті в валюті.

Зауваження.

В макроіменах замість номера валюти можна ставити Пn , де n - номер проводки. В цьому випадку буде використовуватися валюта вибрана в проводці з номером n .

Наприклад:

СНД52~П2В - залишок в валюті на початок періоду по рахунку 52 по валюті, використаній в другій проводці типової операції.

Макроім'я для курсу валюти . Для посилання на курс валюти використовується макроім'я ВКУРС . В типових операціях це ім'я найчастіше використовується в формі:

ВКУРСПп - курс валюти, використаної в проводці n на дату цієї проводки.

Приклад:

ВКУРСП2 - курс на дату другої проводки по валюті вибраній в другій проводці типової операції.

Зауваження.

В звітах і документах (див. Додаток 1) дане макроім'я переважно використовується в формі ВКУРСnd - курс валюти n на дату d .

Макроімена для розгорнутого сальдо . Для активно-пасивних рахунків, тобто рахунків, для яких залишки по конкретних об'єктах обліку можуть бути як дебетовими, так і кредитовими, звичайне сальдо може не відображати фактичних зобов'язань або засобів підприємства. Наприклад, якщо за одним контрагентом по 76 рахунку є заборгованість в 1 млн.грн., а іншому підприємство винне 1 млн.грн., то дебетове і кредитове сальдо будуть рівні нулю, що не відображає заборгованості підприємства і заборгованості перед підприємством. В бухгалтерському обліку такі рахунки називаються рахунками з розгорнутим сальдо.

Для правильного підрахунку розгорнутого сальдо для подібних рахунків рекомендується вести аналітичний облік. Якщо це робиться, то для підрахунку розгорнутого сальдо в типових операціях і в звітах можна використовувати слідуючі макроімена:

· СНД n:: - сума дебетових залишків на початок періоду по всіх "кінцевих" (тобто таких, що не мають підпорядкованих) субконто для рахунка n ;

· СНК n:: - сума кредитових залишків на початок періоду по всіх "кінцевих" субконто для рахунка n ;

· СКД n:: - сума дебетових залишків на кінець періоду по всіх "кінцевих" субконто для рахунка n ;

· СКК n:: - сума кредитових залишків на кінець періоду по всіх "кінцевих" субконто для рахунка n .

В окремих випадках необхідно просумувати залишки не по всіх "кінцевих" субконто, а тільки по субконто першого рівня вкладення. Для їх підрахунку використовуються слідуючі макроімена:

· СНД n: - сума дебетових залишків на початок періоду по всіх субконто першого рівня для рахунка n ;

· СНК n: - сума кредитових залишків на початок періоду по всіх субконто першого рівня для рахунка n ;

· СКД n: - сума дебетових залишків на кінець періоду по всіх субконто першого рівня для рахунка n ;

· СКК n: - сума кредитових залишків на кінець періоду по всіх субконто першого рівня для рахунка n .

Часом окремі дебетори і кредитори ведуться по різних субрахунках одного рахунка (приклад - рахунки 68, 69, 67). Для підрахунку розгорнутого сальдо по таких рахунках слід використовувати розгорнуте сальдо по субрахунках. Воно може бути отримане з допомогою макроімен:

· СНД n. - сума дебетових залишків на початок періоду по всіх субрахунках рахунка n ;

· СНК n. - сума кредитових залишків на початок періоду по всіх субрахунках рахунка n ;

· СКД n. - сума дебетових залишків на кінець періоду по всіх субрахунках рахунка n ;

· СКК n. - сума кредитових залишків на кінець періоду по всіх субрахунках рахунка n .

Приклади:

СКД76.2:: - сума дебетових залишків на кінець періоду по всіх "кінцевих" субконто для рахунка 76.2;

СНК01: - сума кредитових залишків на початок періоду по всіх субконто першого рівня для рахунка 01;

СКД68. - сума дебетових залишків на кінець періоду по всіх субконто рахунка 68.

Команди задання періоду . В формулах обчислення сум проводок типових операцій, формах первинних документів і в звітах можна задавати період, за який підраховуються залишки і обороти по рахунках з використанням макроімен. Якщо період не вказаний, то мається на увазі робочий період, встановлений в пункті "Робочий період" групи "Звітність" головного меню (див. розд.7.1).

Якщо періодом розрахунку повинен бути квартал, використовуйте команди:

· !К - розрахунок за біжучий квартал;

· !КН - за біжучий квартал наростаючим підсумком з початку року;

· !К k - за квартал з номером k ( k - число від 1 до 4);

· !КН k - за квартал з номером k наростаючим підсумком з початку року ( k - число від 1 до 4).

Щоб періодом розрахунку був місяць, використовуйте команди:

· !М m - за місяць з номером m ( m - число від 1 до 12);

· !МНК m - за місяць з номером m наростаючим підсумком з початку кварталу ( m - число від 1 до 12);

· !МНГ m - за місяць з номером m наростаючим підсумком з початку року ( m - число від 1 до 12).

Номер місяця можна вказувати і в межах біжучого кварталу:

· !М m К - розрахунок за місяць з номером m в біжучому кварталі (m - число від 1 до 3);

· !МНК m К - за місяць з номером m в біжучому кварталі наростаючим підсумком з початку кварталу (m - число від 1 до 3);

· !МНГ m К - за місяць з номером m в біжучому кварталі наростаючим підсумком з початку року (m - число від 1 до 3).

Для того, щоб встановити рік, за який розраховуються показники, використовуйте команду !Гпп (пп - дві останні цифри номера року).

Зауваження.

1. При використанні команд задання періоду в формулі підрахунку суми типової проводки встановлений період є дійсним для всіх макроімен до наступної зміни періоду або до кінця формули. При використанні в формі первинного документа або в звіті встановлений період є дійсним для всіх макроімен до наступної зміни періоду або до кінця форми чи звіту.

2. При установці періоду розрахунку на інший рік слід після переключення року встановити період всередині цього року.

Приклади:

!Г96; !КН4 - розрахунок за четвертий квартал 1996 року;

!К - розрахунок за біжучий квартал;

!КН3 - розрахунок за третій квартал наростаючим підсумком з початку року;

!М - розрахунок за біжучий місяць;

!МНК9 - розрахунок за вересень наростаючим підсумком з початку кварталу;

!М2К - розрахунок за другий місяць біжучого кварталу.

5.8. Форми первинних документiв

Для будь-якої типової операцiї можна задати форму первинного документа. Це дозволить при вводi типової операцiї сформувати i роздрукувати вiдповiдний первинний документ (розхідний чи прихідний касовий ордер, накладну, акт здачі-прийомки основних засобів і т.д.).

Створення форми . Форма (шаблон) первинного документа зберiгається в окремому файлi i являє собою звичайний текстовий файл. Щоб вказати для типової операцiї файл форми первинного документа, необхiдно:

· вибрати режим "Типовi операцiї" (роздiл "Операцiї" головного меню);

· в графi "Вихiдний файл" потрiбної типової операцiї вказати iм"я вихiдного файла форми первинного документа. Iм"я повинно задовiльняти умови, що пред"являються DOS до iмен файлiв.

Пiсля цього Ви можете коректувати файл форми первинного документа:

· при переглядi списка типових операцiй, видiливши потрiбну типову операцiю курсором i натиснувши F4 ;

· при вводi вiдповiдної типової операцiї, вибравши в запитi ("Записати операцiю", "Продовжити коректування", "Вихiд без запису", "Друк документа", " Форма") вiдповiдь "Форма";

· з допомогою будь-якого редактора, що дає можливiсть працювати з текстовими файлами.

Порядок редагування з допомогою вбудованого редактора викладено в розд.2.10.

Форма документа . Форма документа являє собою текстовий файл, в якому квадратними дужками “ [ ] “ вiдмiченi поля для пiдстановки значень макроiмен. Мiж дужками вказується макроiм’я, що визначає данi, якi помiщаються в це поле форми.

Команди . В формi документа можуть бути присутнi також команди для розрахунку показникiв, задання перiоду розрахунку пiдсумкiв по рахунках, визначення числа цифр в десятковiй частинi показникiв, циклiчної обробки рахункiв, субконто, валют i т.д. Команди починаються зi знаку оклику “ ! “. Команди присвоювання i встановлення перiоду можна записувати по кiлька в одному рядку, в цьому випадку їх слiд роздiляти пробiлами.

Коментарi . В формi первинного документа можна використовувати також рядки коментарiв, вони починаються з зiрочки в першiй колонцi. Коментарi служать для запису зауважень в текст форми; в документ, що формується, вони не помiщаються. Коментарi можна також задавати з допомогою команди "!* " - весь текст вiд цiєї команди до кiнця рядка є коментарем.

Таким чином, в формi первинного документа можуть бути рядки трьох видiв:

· рядки коментарiв, вони починаються або з зiрочки в першiй колонцi, або з символу "!*", перед яким можуть стояти один або кiлька пробiлiв. В документ, який формується рядки коментарiв не потрапляють, вони використовуються тiльки для запису зауважень в текст форми документа;

· команднi рядки, вони починаються зi знаку оклику (!), перед яким можуть стояти один або кiлька пробiлiв. В документ, який формується цi рядки також не потрапляють, вони служать для розмiщення команд;

· звичайнi рядки (це або пустi рядки, або рядки, що починаються з " * ", i в яких перший вiдмiнний вiд пробiлу символ - не "!").

Формування первинного документа виконується слiдуючим чином. Програма читає текст форми документа по рядках. Рядки, що починаються з "* ", пропускаються. Для всiх iнших рядкiв в програмi є слiдуючий порядок:

1. Якщо в рядку є команди (вони слiдують за символом "!"), то спочатку виконуються цi команди.

2. Якщо в рядку є команди i перед першою командою немає символiв, крiм пробiлiв, то обробка рядка закiнчується. В протилежному випадку частина рядка вiд його початку до першого символу "!" або до кiнця рядка включається в документ, який формується. При цьому, якщо в цiй частинi рядка є квадратнi дужки, то програма вираховує макроiм"я, задане мiж дужками, i пiдставляє на це мiсце вираховане значення.

Зауваження.

Те, що команди, розмiщенi в кiнцi рядка, виконуються до пiдстановки значень макроiмен на початку цього рядка, дозволяє використовувати в рядках форми показники (див. нижче), визначаючи формули для їх пiдрахунку в кiнцi того ж рядка. Це в багатьох випадках значно пiдвищує нагляднiсть форми.

Команди коментарiв . В формi документа будь-який текст за символами "!* " до кiнця рядка є коментарем. В документ, що формується, рядки коментарiв не потрапляють, вони використовуються тiльки для запису зауважень в текст форми документа. Ця форма коментарiв часто зручнiша коментарiв з символом " * " в першiй колонцi рядка - вона дозволяє коментувати команди, використовувати вiдступи для наглядного оформлення умовних операторiв i циклiв, i т.д.

5.9. Показники, константи, субконто в формах документiв

Показники . В багатьох випадках в документ необхiдно вставити поле, призначення якого не спiвпадає нi з одним з передбачених макроiмен, але може бути отримане з них з допомогою певної формули. Для таких полiв в формах первинних документiв i в звiтах використоруються показники. Вони виконують ту ж функцiю, що i змiннi в стандартних мовах програмування: їм можна присвоювати значення i використовувати цi значення в подальших виразах.

Iмена показникiв в програмi складаються з букви "П ", за якою може слiдувати вiд 1 до 20 символiв - букв, цифр i знакiв пiдкреслення. Для присвоєння показниковi значення слiд використовувати команду:

! П iм’я-показника = вираз

Тут вираз може бути:

· алгебраїчною формулою, яка складається з числа, знакiв операцiй, дужок, викликiв функцiй i макроiмен (див. розд.5.6);

· символьним рядком, взятим в лапки, або виразом, що складається з таких рядкiв, макроiмен, рядкових операцiй ("+" i "$") i рядкових функцiй (ВЫД, СОКРЛ, СОКРП). Вираз повинен починатися з рядка в лапках (при необхiдностi можна використовувати пустий рядок - ""). Детальнiше про символьнi вирази йдеться в Додатку1.

Пiсля того, як показниковi присвоєно значення, його можна використовувати в подальших формулах i в полях , розмiщених в тому ж рядку або нижче по тексту форми.

Приклади:

!П105=Х2*0.12 - ця команда присвоє показниковi П105 значення Х2 (сума другої проводки типової операцiї), помножене на 0.12;

[П105 ] - в це поле помiщається значення показника з iменем П_105.

!П_ПДВ=Х0/1.23*0.2 - ця команда присвоює показниковi П_ПДВ значення Х0 (суми типової операцiї), роздiлене на 1.23 i помножене на 0.20;

[П_ПДВ ] - в це поле помiщається значення показника з iменем П_ПДВ.

!П_Назва = "Фiрма" + П010 - ця команда присвоює показниковi П_Назва в якостi значення рядок "Фiрма", з’єднаний зi значенням показника П010 (детальнiше див. нижче);

[ П_Назва ] - в це поле помiщається значення показника з iменем П_Назва.

Зауваження.

1. Одноiменнi показники в рiзних формах документiв i звiтах нiяк не зв"язанi мiж собою.

2. При присвоєннi показниковi значення одночасно запам"ятовується, в якому форматi слiд виводити це значення (в одиницях або в тисячах, з яким числом знакiв в десятковiй частинi). Формат виводу можна змiнити командами !Т, !Е, !Тn , !Еn (див. нижче).

3. Не рекомендується використовувати iмена показникiв, що закiнчуються на букви "П " або "Ш ". Справа в тому, що при виводi значень показника в поле документа програма сприймає цi букви в кiнцi iменi як вимогу вивести макроiм"я прописом або в штуках.

Константи. Для посилання на константи (див. розд.3.7) використовуються макроiмена:

Кn - константа з номером n (n - цiле число вiд 0 до 99999).

Наприклад:

К101 - значення константи з номером 101.

Значення констант можна використовувати в формах первинних документiв i в звiтах так само, як i значення показникiв, але значення показникiв пiсля закiнчення формування документа "пропадають", а констант - зберiгаються. Значення констант Ви можете задавати також в режимi "Константи" групи "Операцiї" головного меню програми.

Присвоєння значень константам . Часом в формах документiв необхiдно використовувати данi, розрахованi в iнших документах, звiтах або при попередньому заповненнi того ж документа. Типовий приклад: присвоєння послiдовних номерiв аналогiчним документам (прихiдним i розхiдним касовим ордерам, накладним i т.д.) . Щоб зберегти данi для їх використання в iнших документах або звiтах, можна присвоїти значення виразу константi (див. розд.3.7) . Формат команди:

!Кномер-константи=вираз

Зауваження.

Щоб не заплутатися в константах, заповнюйте для кожної константи в їх списку поле опису (режим "Константи" групи "Операцiї" головного меню).

Присвоєння значень характеристикам субконто . В данiй програмi Ви можете змiнювати в формах документiв i звiтiв не тiльки показники i константи, але i характеристики субконто: назви, цiни, значення параметрiв. Для цього використовується команда присвоєння, аналогiчна тiй, яка застосовується для задання значень показникiв i констант. В лiвiй частинi команди вказується макроiм"я параметра, цiни або назви субконто, а в правiй, пiсля символу "=", вираз. Наприклад:

· !СЦ2К = Х1 - встановити цiну субконто, використаного по кредиту проводки з номером 2, яка дорiвнює сумi проводки з номером 1;

· !СН2Д.1 = Х2/24 - встановити значення першого параметра субконто, використаного по дебету проводки з номером 2, що дорiвнює сумi другої проводки, подiленої на 24.

5.10. Задання формату виводу в формах документiв

Вирiвнювання . При пiдстановцi в формований документ значень макроiмен витримуються слiдуючi правила вирiвнювання:

· значення констант "притискаються" до лiвого краю вiдведеного для них дужками “ [ “ i “ ] ” поля;

· числовi значення показникiв або iнших макроiмен (крiм констант) "притискаються" до правого краю вiдведеного для них поля;

· символьнi значення показникiв або iнших макроiмен (крiм констант) "притискаються" до лiвого краю вiдведеного для них поля.

Зауваження.

Якщо деяка константа має числове значення i Ви хочете, щоб воно було "притиснене" до правого краю поля, присвойте значення константи показниковi i вкажiть мiж квадратними дужками ( “ [ “ i “ ] “) цей показник.

Задання формату виводу чисел . "1С:Бухгалтерiя-Проф." дозволяє виводити числовi значення в одиницях i в тисячах, а також задавати кiлькiсть знакiв в десятковiй частинi. Для задання формату виводу значень числових макроiмен використовуються слiдуючi команди:

· !Т - виводити показники в тисячах;

· !Е - виводити показники в одиницях (наприклад, в гривнях);

· !Т n - виводити показники в тисячах з n знаками в десятковiй частинi;

· !Е n - виводити показники в одиницях з n знаками в десятковiй частинi.

Для кожного показника формат його виводу запам"ятовується при присвоєннi йому значення. Таким чином, в однiй стрiчцi форми документа, Ви можете використовувати показники з рiзним форматом виводу. По замовчуванню (до використання вищеперерахованих команд) показники виводяться в одиницях з двома знаками в десятковiй частинi. Якщо Ви використовуєте кiлькiсний облiк i бажаєте виводити кiлькiсть з трьома знаками в десятковiй частинi, використовуйте команду !Е3.

Приклади:

!Т - виводити показники, яким присвоюється значення нижче по тексту форми документа, в тисячах (наприклад, в тисячах гривень);

!Е0 - виводити показники, яким присвоюється значення нижче по тексту форми документа, в одиницях без десяткової частини.

Вказування розподiлу цiлої i десяткової частин . Якщо в формi документа мiж символами квадратних дужок вказати пiсля макроiменi, яке має числове значення, пробiл i деякий символ, то цей символ буде при виводi значення використовуватися як знак роздiлу цiлої i десяткової частин числа. Ця можливiсть найчастiше використовується для виводу сум в платiжних дорученнях, рахунках i аналогiчних документах.

Приклад.

Наступний фрагмент форми виведе значення показника у виглядi "1234-56":

!Е2 !* Виводити два знаки в десятковiй частинi.

!П1 =1234.56

[П1 - ].

Режим розподiлу розрядiв цiлої частини . Часом зручно виводити числовi значення з розподiлом розрядiв цiлої частини (одиниць, тисяч, мiльйонiв i т.д.) . Якщо в форму документа вставити команду !Р АЗДЕЛЯТЬ , то суми, що є мiж квадратними дужками будуть зображатися з розподiлом розрядiв цiлої частини (як знак розподiлу використовується кома) . Для вiдмiни даного режиму використовуйте команду !НЕРАЗДЕЛЯТЬ .

Приклад:

!П01 = 1234567

!РАЗДЕЛЯТЬ

[П01 ] !* Виводиться:1, 234, 567, 00

[П01 = ] !* Виводиться: 1,234, 567 = 00

!НЕРАЗДЕЛЯТЬ

[П01 ] !* Виводиться: 1234567.00

[П01 = ] !* Виводиться: 1234567=00

[П01 , ] !* Виводиться: 1234567,00

Вивiд сум прописом . Якщо пiсля макроiмен, що мають числовi значення, вказати (без пропуску) символ "П", то значення виводиться у виглядi суми прописом. Якщо отримана стрiчка може бути довгою, її слiд розбити на кiлька полiв (одне пiд другим) . Для цього слiд задати кiлька полiв однакової довжини одне пiд другим, не вказуючи в другому i послiдуючих полях нiякого iменi всерединi квадратних дужок.

Приклад.

Наступний фрагмент форми дозволить вивести суму операцiї прописом в три стрiчки:

[Х0П ]

[ ]

[ ]

Зауваження.

В кiлька стрiчок можна виводити будь-якi поля, а не тiльки значення сум прописом.

Вказання формату для виводу сум прописом . Для виводу валютних сум прописом необхiдно використовувати iншi назви грошових одиниць, наприклад, долари i центи. Часом слiд виводити суму на iноземнiй мовi. В подiбних випадках слiд використовувати команду !ПРОПИС Ь , описану в Додатку 1 ( Д1.6).

Вивiд кiлькостi в штуках . Якщо пiсля макроiмен, що мають числовi значення, вказати без пропускiв символ "Ш ", то значення виводяться у виглядi суми прописом без вказання грошових одиниць. Якщо отримана стрiчка може бути довгою, то її слiд розбити на кiлька полiв (одне пiд другим) . Для цього слiд задати кiлька полiв з однаковою довжиною одне пiд другим, не вказуючи в другому i послiдуючих полях нiякого iменi всерединi квадратних дужок.

Приклад.

Слiдуючий фрагмент форми дозволить вивести значення показника П105 прописом в три стрiчки без вказання грошових одиниць:

[П105 ]

[ ]

[ ]

5.11. Макроiмена в формах документiв

В форми документiв можна включати всi макроiмена, описанi в розд.5.6 (крiм макроiменi Х ). Ви можете використовувати макроiмена для посилання на:

· суму операцiї i суми проводок (Х0, Х1, Х2 i т.д.);

· кiлькiсне (натуральне) значення проводок (Н1, Н2 і т.д.);

· значення констант (Кn , де n -номер константи);

· цiни субконто по дебету i кредиту проводок ( СЦ1Д, СЦ1К і т.д.);

· параметри субконто по дебету i кредиту проводок (СН1Д.1, СН1К.2 і т.д.);

· дебетове i кредитове сальдо на початок i кiнець перiоду (СНДn, СНКn, СКДn, СККn , де n - номер рахунка);

· обороти по дебету i кредиту рахунку n за перiод (ДОn i КОn );

· обороти за перiод з дебету одного рахунка в кредит другого (ОБn,m );

· дебетове i кредитове сальдо на початок i кiнець перiоду по конкретних субконто (СНДn:m, СКДn:m, СККn : т і СНКn : т , де n - номер рахунка, m - повний номер субконто або номер проводки з слiдуючою буквою "Д " або "К ");

· обороти по дебету i кредиту рахунка за перiод по конкретних субконто (ДОn:m і КОn : m , де n - номер рахунка, m - повний номер субконто або номер проводки з слiдуючою буквою "Д " або "К ");

· розгорнутi сальдо по рахунках (СНДn::, СНКn::, СКДn ::, СККn ::, де n - номер рахунка).

Крiм того, Ви можете використовувати макроiмена, перерахованi нижче. Цi макроiмена не застосовуються в формулах для пiдрахунку сум проводок, так як їх значення або не є числами, або не впливають на суми проводок.

Макроiмена для дат . Для вставки в документи дати типової операцiї або дат окремих її проводок можна користуватися слiдуючими макроiменами:

· ДО - дата операцiї (число i мiсяць, роздiленi крапкою);

· Д n - дата проводки з номером n (число i мiсяць, роздiленi крапкою).

Для вставки в документ дати прописом в кiнцi макроiменi поставте символ "П ".

Наприклад:

[ ДОП ] - вивiд дати операцiї прописом.

Зауваження.

З допомогою команди !ПРОПИС Ь (див. Додаток 1 Д1.6) Ви можете вивести дату прописом на iноземнiй мовi.

Макроiмена для тексту проводок . Для вставки в документ опису типової операцiї або окремих її проводок можна користуватися слiдуючими макроiменами:

· Т n - опис проводки з номером n (переважно першi 25 символiв опису проводки типової операцiї мiстять текст опису операцiї, iншi 15 - текст специфiки конкретної проводки);

· Т n О - першi 25 символiв опису проводки з номером n (переважно вони мiстять опис типової операцiї);

· Т n П - останнi 15 символiв опису проводки з номером n (переважно вони мiстять опис специфiки даної проводки типової операцiї).

Макроiмена для номерiв документiв . Для вставки номера документа, необхiдного при вводi типової операцiї, слiд використовувати макроiмена:

· Т n # - номер документа, необхiдного для проводки з номером n (для цього в текстi опису проводки повинен бути символ "# ") .

Макроiм"я для робочого перiоду . Для вставки в документ робочого перiоду (перiоду за який пiдраховуються пiдсумки) , можна скористатися макроiменем РПЕР :

· РПЕР - бiжучий робочий перiод.

Макроiм"я для робочої дати . Для вставки в документ робочої дати можна використати макроiм"я РДАТА :

· РДАТА - робоча дата.

Макроiмена для кодiв рахункiв, субрахункiв, субконто . Деякi документи повиннi мiстити коди рахункiв, субрахункiв проводок або коди аналiтичного облiку. Для вставки їх в документ слiд використовувати макроiмена:

· СССЧ n Д - код рахунка i субрахунка дебета проводки типової операцiї з номером n (при наявностi коду субрахунка вiн вiддiляється вiд коду крапкою, наприклад, "01.04");

· СССЧ n К - код рахунка i субрахунка кредита проводки типової операцiї з номером n ;

· СЧ n Д - код рахунка дебета проводки типової операцiї з номером n (без коду субрахунка: наприклад, якщо проводка дебетує рахунок 01.04, то значення макроiменi - "01");

· СЧ n К - код рахунка кредита проводки типової операцiї з номером n ;

· ССЧ n Д - код субрахунка дебета проводки типової операцiї з номером n (без кода рахунка: наприклад, якщо проводка дебетує рахунок 01.04, то значення макроiменi - "04"). Якщо проводка дебетує основний рахунок, то макроiм"я має пусте значення;

· ССЧ n К - код субрахунка кредита проводки типової операцiї з номером n ;

· СК n Д - код субконто дебета проводки типової операцiї з номером n . Для "вкладених" субконто перераховуються через ":" номера кожного рiвня субконто, наприклад "3:5". Якщо по рахунку не ведеться аналiтичний облiк, то макроiм"я має пусте значення;

· СК n К - код субконто кредита проводки типової операцiї з номером n ;

· СВК n Д - код виду i номера проводки типової операцiї з номером n . Код складається з виду субконто, вслiд за яким перераховуються через ":" номери кожного рiвня субконто;

· СВК n К - код виду i номера субконто кредита проводки типової операцiї з номером n .

Макроiмена для назв рахункiв, субрахункiв, субконто . В документи, що формуються при вводi типових операцiй, можна включати не тiльки коди, але i назви рахункiв, субрахункiв, субконто дебета i кредита проводки. Для цього призначенi слiдуючi макроiмена:

· НСЧ n Д - назва рахунка дебета проводки типової операцiї з номером n (якщо проводка зв"язана з субрахунком, то значення макроiменi-назва основного рахунка, наприклад, якщо проводка дебетує рахунок 01.04, то значення макроiменi-"Основнi засоби");

· НСЧ n К - назва рахунка кредита проводки типової операцiї з номером n ;

· НССЧ n Д - назва субрахунка дебета проводки типової операцiї з номером n (якщо проводка зв"язана з основним рахунком, то значення макроiменi - таке ж як у макроiменi НСЧ n Д );

· НССЧ n К - назва субрахунка кредита типової операцiї з номером n ;

· СН n Д - назва субконто дебета проводки типової операцiї з номером n . Якщо по рахунку не ведеться аналiтичний облiк, то макроiм"я має пусте значення;

· СН n К - назва субконто кредита проводки типової операцiї з номером n .

5.12. Команди в формах документiв

Найчастiше в формах документiв використовуються команди:

· присвоєння значень показникам;

· коментарiв;

· встановлення робочого перiоду (!М n , !МНГ n , !К n , !КН n , !МНК n , !МНГ n , !Г n і т.д.) ;

· вказання формату виводу чисел (!Т, !Е, !Т n , !Е n );

· задання режиму виводу роздiлювачів розрядiв цiлої частини чисел ( !РАЗДЕЛЯТЬ i !НЕРАЗДЕЛЯТЬ ).

Рiдше використовуються команди присвоєння значень константам i характеристикам субконто.

Взагалi в формах документiв можуть використовуватися будь-якi команди макромови (крiм команд !ДОКУМЕНТ, !ПРОВОДКА i !ОПЕРАЦИИ , що використовуються в режимi "документи i розрахунки") . Бiльшiсть складних команд в формах документiв використовуються досить рiдко, так як основне призначення форм документiв - надрукування найпростiших документiв на основi даних, вказаних користувачем при вводi типової операцiї. Складнi розрахунки значно зручнiше робити з допомогою документiв i розрахункiв (див. розд.6) .

Задання перiоду з допомогою виразiв . Для команд встановлення бiжучого перiоду !М, !МНГ , !МНК, !Г, !К, !КН замiсть номера кварталу, мiсяця, року можна вказувати вираз. Якщо значення цього виразу є числом, то це число використовується замiсть вiдповiдного номера.

Приклад:

!П01=2 !П02=94

!ГП02 !МП01

[РПЕР ] !* Виводиться: Лютий 1994р.

Якщо значення виразу є рядком символiв (воно в цьому випадку повинно починатися лапками), то воно повинно являти собою дату в форматi "ДД.ММ.ГГ ", i тодi команда встановлює перiод вiдповiдний датi.

Приклад:

!П01="21.04.94"

!М""+П01

[РПЕР ] !* Виводиться: Квiтень 1994р.

!М""+ДО

[ РПЕР ] !* Виводиться: Квiтень 1994р. (якщо дата типової операцiї вiдповiдає квiтню 1994р.)

Зауважимо, що команда МДО (а не М""+ДО) недопустима - програма при формуваннi документа повiдомить про помилку.

5.13. Приклади типових операцiй

В данiй документацiї не приводяться приклади використання типових операцiй i форм первинних документiв. В таких прикладах немає необхiдностi: як зразки найкраще використати типовi операцiї, що входять в комплект поставки. Для чого ввiйдiть в режим "Типовi операцiї" групи "Операцiї" головного меню, i переглядаючи проводки, Ви можете розiбратися як працюють типовi операцiї i форми первинних документiв. Дуже корисно було б створити двi-три типовi операцiї для свого пiдприємства.