Реферат: К нам едет... делегация, или О тех, кто хуже татарина

Один из семинаров столичной бизнес-школы, который мне удалось посетить в этом году, был посвященном правильному составлению программы пребывания иностранных делегаций. Прежде чем перейти к рассмотрению конкретных инструментов планирования встреч "на высшем уровне", тренер поинтересовался у группы: "Какой вопрос в первую очередь приходит вам в голову, когда вы узнаете, что к вам скоро приезжают партнеры или иностранные гости?" Одна из слушательниц семинара робко ответила и одновременно спросила: "Зачем?" Второй по популярности был вопрос "Надолго ли?", в связи, с чем все присутствующие сразу же вспомнили сакраментальный анекдот про тещу. Напомню: теща раздевается в прихожей, учтивый зять принимает ее пальто. "Надолго ли вы к нам, мама?" - "Да пока не надоем, зятек!" - "Что, даже чаю не попьете?!" Так как же по всем правилам, без грубых нарушений протокола, выдержать это "нашествие", которое почему-то в информационном письме о приезде этих замечательных людей было названо "дружественным визитом"?

Подготовка программы пребывания и организация приема представителей иностранных государств основываются на соблюдении положений протокольной практики и ее особенностей, вытекающих из национальных традиций и культуры Беларуси. Слово "протокол" означало в византийской дипломатии первую часть составленного в торжественных выражениях документа, в котором перечислялся состав участников переговоров. В настоящее время протокол предоставляет собой свод правил, в соответствии с которыми регулируется порядок различных церемоний, формы одежды, официальной переписки и т.д.

Любое нарушение этих правил создаст трудности для стороны, допустившей нарушение, так как она должна будет принести извинения и найти способ исправить ошибку.

Протокол помогает создать дружественную и непринужденную обстановку на встречах, переговорах, приемах, что способствует взаимопониманию и достижению желаемых результатов. Неправильно рассаженные гости на приеме, не по этикету одетые участники переговоров - каждая из этих и многих других "мелочей" способна тормозить, охлаждать, а иногда и ухудшать отношения между партнерами и препятствовать их дальнейшему позитивному развитию. И наоборот, именно протокол способствует успешному решению деловых вопросов.

Порядок въезда, выезда и пребывания представителей иностранных государств в Беларуси

При приглашении иностранного делового партнера в Беларусь возникает ряд вопросов, которые необходимо решать быстро и юридически грамотно. К таковым относятся следующие:

- как правильно оформить приглашение?

- как получить визу на въезд в страну?

- как регистрировать прибывших?

- как составить программу пребывания?

Оформление приглашения

Иностранцы могут въезжать в нашу страну только при наличии въездных виз. Основанием для получения зарубежным партнерам визы на въезд в страну является приглашение принимающей стороны. Подавляющее большинство иностранных партнеров прибывают в Беларусь по деловым однократным въездным визам, дающим право один раз въехать в страну, находиться на ее территории в течение указанного в визе срока и выехать обратно. Деловая виза выдается на срок до 90 дней, а если она не была использована в течение срока ее действия, то продлению не подлежит.

Приглашение, необходимое для получения деловой визы, оформляется на бланке приглашающей организации с указанием реквизитов и регистрационного номера, подписывается руководителем и скрепляется печатью. Приглашение должно содержать следующую информацию о партнере:

Кроме того, в приглашении указывается полное наименование принимающей организации, фамилия и должность подписавшего приглашения, а также перечисляются ее обязательства по обеспечению соблюдения правил пребывания и регистрации на территории Республики Беларусь приглашенными иностранными гражданами.

Приглашение может быть адресовано как непосредственно приглашаемому лицу, так и консульскому учреждению Республики Беларусь и направляется в виде письма либо передается по факсу. Решение о выдаче однократной деловой визы консульскими учреждениями принимается в срок до 5 рабочих дней с момента подачи визовой заявки. В порядке исключения визы могут быть выданы иностранным гражданам в международных пунктах пропуска через Государственную границу Республики Беларусь (единственным таким пунктом в Беларуси пока является консульский пункт в аэропорту "Минск-2"), а также в консульском управлении МИД Беларуси. Этот порядок распространяется, как правило, на иностранных граждан, прибывающих из стран, где отсутствуют консульские учреждения Республики Беларусь. В этом случае принимается только оригинал приглашения.

Въезд в Республику Беларусь и выезд иностранных граждан обратно разрешается по действительным паспортам или заменяющим их документам при наличии виз, если иной порядок не установлен соответствующими соглашениями Республики Беларусь с иностранными государствами.

В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.

Для продления визы приглашающая организация не позднее, чем за три дня до истечения срока действия визы должна обратиться в подразделение паспортно-визовой службы МВД (ОВИР) по месту жительства с мотивированным заявлением.

Регистрация

Принимающая сторона обязана в течение 3-х суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации паспортов иностранных граждан в органах внутренних дел, дающих право жительство пребывания на основании письменного обращения принимающей организации. За регистрацию и продление срока регистрации (после продления органами внутренних дел срока действия визы) взымается государственная пошлина.

При условии проживания иностранных граждан в гостинице паспорта регистрируются администрацией гостиниц. От регистрации освобождаются:

Программа пребывания

К приезду зарубежных партнеров обычно готовится две программы: общая, предназначенная для гостей, и подробная (рабочая) - для организаторов приема.

Программа для гостей представляет собой расписанный по дням и часам график пребывания их в стране (на белорусском или русском языке и на языке гостей), который вручается им в начале визита.

В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема иностранных партнеров. Обычно она включает следующие пункты:

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.

Программа для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. В программе каждого дня следует оставлять свободное для личных дел гостей.

Образец рабочей программы пребывания иностранных партнеров

Утверждаю

Генеральный директор

___________________

(подпись)

"___" _______ 2004 г.

Программа

пребывания немецкой делегации в количестве 3 человек, прибывающих в ОДО "Караван историй" для решения вопросов по взаимному сотрудничеству.

Состав делегации:

Герман фон Берг - президент фирмы "ННН"

Фриц Вольф - руководитель отдела закупок

Хельга Редигер - менеджер

Прибытие 27 ноября 2004 г.

Убытие - 29 ноября 2004 г.

Ответственный за прием делегации - начальник отдела маркетинга Лазарчик Александр Петрович (тел. рабочий ________________, мобильный _________________ ).

Коммерческий директор (при наличии соответствующей должности - начальник отдела ВЭД)

_____________________ (П.И. Макаров)

20.11.2004

Порядок встречи делегации

Определение количественного и персонального состава лиц, встречающих иностранных партнеров регламентируется следующими протокольными правилами. Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации, т.е. если приезжает глава иностранной фирмы, то его должна встретить глава принимающей фирмы.

Глава принимающей делегации для встречи гостей обычно прибывает в сопровождении 2-3 человек (исходя из деловых соображений это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик). Дамам, прибывшим с делегацией, вручаются цветы (полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала костюмы и не вызвала аллергию). Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой.

Приветствия и представления

Первым представляется глава принимающей делегации. Если с ним приехала его супруга встречать супругу гостя, то он представляет и ее.

Вторым представляется гость - глава прибывшей делегации и представляет свою супругу.

Затем глава принимающей делегации представляет сопровождающих его лиц - членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам (по нисходящей). Если среди встречающих есть женщины, то их представляют по рангам и в первую очередь.

После этого глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации.

Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями, женщины это делают по обоюдному желанию. При обмене рукопожатиями женщина первая подает руку мужчине. Таким же приоритетом пользуются люди старшего возраста по отношению к молодым.

Руководитель делегации подает руку члену делегации. Мужчина при рукопожатии снимает перчатку с правой руки. На женщин это правило распространяется лишь при приветствии друг друга. Если одна из женщин сняла перчатку для рукопожатия, то другая следует ее примеру.

Теплая встреча способствует созданию дружеской атмосферы в процессе работы, поэтому зарубежных гостей, приехавших в фирму для ознакомления с ее деятельностью, или для решения рабочих вопросов, глава фирмы должен встретить и приветствовать на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники. Провожает гостей также глава фирмы.

Обращение

С первых минут визита члены принимающей делегации сталкиваются с проблемой соблюдения правил этикета при обращении к прибывшим гостям.

Формы обращения, принятые во многих странах, бывают достаточно сложны, определяются национальными традициями, культурными особенностями. Назовем лишь общие универсальные правила, которых можно придерживаться в международном общении.

При обращении к официальным лицам, имеющим государственный статус, воинское звание, дипломатический ранг, ученую степень, в большинстве стран обходятся без упоминания имени: "Господин министр", "Господин посол", "Господин мэр", "Господин полковник". Исключением является Германия, где в подобном случае все же присоединяется фамилия: "Господин доктор Вольф". К женщинам предпочтительно обращаться по фамилии мужа. При сложных и труднопроизносимых именах можно прибегнуть к международной форме "мадам".

Обращение "сэр" может употребляться по отношению к людям старшего возраста, к тем, кто занимает более высокое положение, а также к достаточно известным, высокопоставленным особам во избежание частого повторения их официальных званий, рангов.

Рассадка по автомобилям

Программа визита предполагает обеспечение гостей транспортом с целью доставки к месту проживания и дальнейших перемещений на все время пребывания в стране.

Согласно международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные. Первым почетным местом является место на заднем сидении справа по ходу движения (рис. 1). Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место. Если гость приехал с супругой, то рассадка выглядит согласно (рис. 2). Правило, согласно которому первым почетным местом является место на заднем сидении справа по ходу движения, распространяется и на многоместные автомобили (рис. 3).

Рис. 1

1 - глава иностранной делегации

2 - глава встречающей делегации

3 – переводчик

Рис. 2

1 - глава иностранной делегации

2 - глава встречающей делегации

3 - переводчик

1* - супруга главы иностранной делегации

2* - супруга главы встречающей делегации

3* - переводчик

Рис. 3

1 - глава иностранной делегации

2 - глава встречающей делегации

3 - переводчик

4,5,6, - члены делегации

Если в качестве транспортного средства используется личный автомобиль и в роли водителя выступает хозяин (инициатор приглашения), то почетным местом для гостя будет место рядом с водителем. Также почетным местом для гостя будет место рядом с водителем, вне зависимости от того, кто за рулем, при проведении экскурсии по городу как наиболее удобное место для обзора.

При посадке гостей в автомобиль и выходе из него водитель или лица из состава делегации хозяев открывают, а затем закрывают за ними дверцу.

Сопровождая делегацию в гостиницу, ни в коем случае не бросайте их у входа в гостиницу, это невежливо - у них могут возникнуть проблемы при оформлении, но и провожать гостей до их номеров не следует, поскольку это может быть воспринят как вынужденная необходимость пригласить вас на чашку чая или кофе. Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с ними о времени встречи.

Прием зарубежных гостей

Деловые приемы, как и официальные переговоры и беседы, в жизни деловых людей играют большую роль, поскольку на них продолжаются те же дискуссии, что и за столом переговоров, только в более непринужденной и раскованной обстановке. Следовательно, организации приемов, манерам поведения и формам общения на них следует уделять пристальное внимание и не забывать о правилах этикета и делового протокола.

Умение решать профессиональные задачи за трапезой может стать для делового человека одним из лучших способов достижения успеха.

Прием от имени руководства принимающей стороны в честь зарубежных гостей - обязательная протокольная часть программы визита. Согласно международной практике приемы подразделяются на дневные и вечерние (более почетные), а также приемы с рассадкой за столом и без нее.

"Бокал шампанского" ("бокал вина") Во время пребывания за границей

- дневной прием. Устраивается между 12 и 13 часами без рассадки за столом. Наиболее простой в подготовке и наименее почетный из всех видов приемов. Продолжается около часа. Такие приемы устраивают по случаю национального праздника, пребывания делегации в стране, отъезда почетного гостя, открытие выставки, а также с целью договоренности о дальнейших встречах. Во время приема гостям помимо шампанского (вина) могут быть предложены соки, другие фруктовые напитки, минеральная вода. В качестве закусок - поджаренные орешки, шоколад, маленькие пирожные и бутерброды (канапе и тарталетки), фрукты. Угощения разносят официанты или сотрудники фирмы, привлеченные к организации данного мероприятия, включая секретаря.

Приглашенные приходят в повседневной одежде.

"Завтрак"

- дневной прием. Устраивается между 12 и 15 часами с рассадкой за столом. Продолжается 1-1,5 часа (45-60 минут за основным столом, 15-30 минут за кофе, чаем). Завтраки устраиваются по случаю (приезда и отъезда гостей, годовщины договоров, других юбилейных дат). Во время завтрака могут обсуждаться некоторые деловые вопросы. Меню завтрака составляется с учетом национальных традиций гостей и, как правило, состоит из одного-двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта (мороженного, фруктов, кондитерских изделий).

В течении завтрака гостям предлагаются сухие виноградные вина, соки, минеральная вода, а по окончании - кофе или чай. Иногда к кофе подают коньяк или ликеры. Кофейный или чайный стол сервируют заново там же, где проходил завтрак или, если позволяют условия, в отдельном помещении, перейти в которое гостям предлагают хозяева. Инициатива ухода с завтрака - за главным гостем. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если форма одежды специально не указана в приглашении.

"Коктейль" ("банкет-коктейль")

- вечерний прием. Начинается между 17 и 18 часами и длится около 2 часов. Прием проходит стоя. На приглашении указывается время начала и окончания приема. Гости могут приходить и покидать прием в любой час указанного времени. Удобен тем, что любой из присутствующих может встретиться и поговорить с другими участниками (но согласно этикету не злоупотреблять беседой только с одним из гостей). Другими словами, такой, наиболее распространенный в настоящее время, прием используется для непринужденного делового общения. За несколько минут до начала приема откупоривают бутылки с напитками, готовят несложные коктейли. Бокалы заполняют на 2/3 объема и размещают на столах.

Предлагают гостям также фруктовую и минеральную воду, обязательно охлажденную, со льдом. К минеральной воде, стакан с которой обязательно ставится на тарелочку с салфеткой, подается ломтик лимона на шпажке.

Особое внимание обращается на ассортимент и оформление подаваемых закусок, лучше всего предложить маленькие бутерброды, кондитерские изделия, фрукты. Угощение не должно быть обильным. Гости подходят к столам, набирают закуски на свои тарелки, берут бокал с напитком и отходят, чтобы дать возможность подойти другим гостям. Форма в особо торжественных случаях в приглашениях может быть указана иная форма одежды.

"А-ля фуршет" (в переводе с французского "с вилкой")

- вечерний прием. Подготовка, организация и условности (нормы поведения) соответствуют приему типа "Коктейль". Формальное отличие - в большем количестве предлагаемых закусок. На фуршетном приеме, также весьма распространенном в деловых кругах, могут подаваться горячие закуски, а к его концу возможно подача шампанского, мороженого, кофе.

"Обед"

- вечерний прием. Обычно начинается между 19 и 21 часами длится 2-2,5 часа, до ухода главного гостя. Проводится с рассадкой за столом.

Наиболее почетный вид приема. Его устраивают для того, чтобы подчеркнуть важность события, по поводу которого его дают, и в ряде случаев в знак особого расположения к гостям. Мужчин приглашают, как правило, с женами, а женщин - с мужьями.

В меню обязательно включают первое блюдо, а также одну-две холодные закуски, горячее рыбное блюдо, горячее мясное блюдо, десерт. Перед обедом гостям могут предлагаться коктейли. Что касается остальных напитков, то следует заметить, что к холодным закускам подается водка (охлажденная), к рыбному - сухое красное вино (комнатной температуры), к десерту - шампанское (охлажденное). После основных блюд гостям также предлагается кофе, чай (а к ним коньяк или ликеры). Нередко обед предполагает темный костюм или специальную форму одежды (смокинг или фрак - для мужчин, для женщин - вечернее платье).

- разновидность приема типа "Обед". Второе название - "Шведский стол". Проводится в то же время, что и обед, но более прост и менее почетен. Особенность этого приема заключается в том, что участники обеда не сидят общим столом. Они подходят к столу с закусками, берут левой рукой салфетку, на нее ставят тарелку и накладывают на нее кушанья. Правой рукой берут бокал, предварительно наполнив его вином или соком. После этого отходят от стола и располагаются на стульях, креслах или возле небольших столиков (обычно на 4-6 человек). Такого рода прием часто организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве праздничного вечера. Он может быть проведен и на открытом воздухе. Менее официален, чем обед. Форма "одежды", как правило, повседневная.

"Ужин"

вечерний прием. Начинается в 21 час и позднее. Этот вид приема носит более торжественный характер, чем завтрак и обед. Подготовка, организация и меню соответствуют приему типа "Обед".

Деловой ужин, как и деловой обед, обычно состоит их двух частей? Первая - встреча, приветствие гостей, частные и общие беседы, ознакомление приглашенных с их местами за банкетным столом, аперитив; вторая - непосредственно банкет.

Если деловые обеды обычно проводятся в рабочие дни, то на ужин лучше приглашать (обязательно в письменной форме) в субботу. Приглашают гостей, как правило, с супругами. Форма одежды такая же, как и на приеме "Обед", но может быть и более нарядной.

Иногда в особо торжественных случаях устраиваются подряд два приема - сразу же после обеда проводится прием типа "Коктейль" или "А-ля фуршет".

Менее распространены следующие виды приемов:

"Чай"

- устраивается между 16 и 20 часами, как правило, только для женщин. Этот вид приема больше распространен в дипломатической среде. Как правило, чай устраивает жена дипломата для жен иностранных послов и министров. Возможны случаи приглашения на чай и мужчин.

Чайная церемония продолжается 1-1,5 часа. В зависимости от количества гостей накрывается один или несколько столиков, подаются кондитерские изделия, фрукты. Десерты и сухие вина, соки, воды. Закуски (бутерброды с икрой, рыбой, сыром, ветчиной) могут подаваться в небольшом количестве, но не обязательно. Форма одежды - повседневная.

"Жур фикс" (в переводе с французского "точное время")

- устраивается в определенный день недели с осени до лета. Приглашение на такие приемы ("среды", "четверги", "пятницы") рассылаются один раз в начале сезона и действуют до его конца, если не будет специального уведомления о перерыве. Иногда такие приемы носят форму музыкальных или литературных вечеров, вечеров дружбы, игры в шахматы и др. Часто по типу приема "Жур фикс" организуют обслуживание в перерывах на симпозиумах, конференциях: гостям подают закуски, соки, воду и горячие напитки.

"Барбекю"

- устраивают на открытом воздухе в летнее время, обычно в воскресенье. Гостям подают жареное на вертеле мясо, вина, прохладительные напитки.

"Жур фикс" и "Барбекю", как правило, устраиваются в 12-13 часов.

В подготовку любого приема входит:

· - составление списка приглашенных лиц;

· - рассылка приглашений (заблаговременно);

· - составление плана расположения гостей за столом;

· - составление меню;

· - сервировка столов и обслуживание гостей;

· - подготовка тостов и речей (на приемах за столом);

· - составление плана проведения приема;

Выбор вида приема определяется целями визита и финансовыми возможностями принимающей стороны.

Наиболее почетными видами приема, подчеркивающими торжественность события, являются ужин или обед. Их подготовка, однако, требует значительных организационно-материальных затрат, специфика проведения (необходимость рассадки гостей) вынуждает ограничивать число приглашенных лиц, прежде всего со своей стороны. Более просты в подготовке и демократичны по характеру проведения, получившие в последнее время широкое распространение в международной протокольной практике, приемы без рассадки (стол) типа "Коктейль" или "А-ля фуршет", поскольку позволяют значительно расширить круг приглашаемых гостей и демократизировать содержание встреч.

Принимая зарубежных гостей в офисе и у себя дома, организуя для них питание, составляя меню для того или иного приема, следует учитывать особенности, традиции, привычки, пристрастия, связанные с культурой питания в разных странах.

Так, например, гостям из Индии и некоторых других стран следует подавать чай, а американцам - кофе перед завтраком, корейцы вообще не пьют кофе или какао.

Многие иностранцы предпочитают во время завтрака, обеда и ужина пить минеральную и фруктовую воду или обычную питьевую воду со льдом. В то же время монголы, японцы, корейцы в большинстве своем не пьют минеральную воду. Большинство же чехов, венгров, алжирцев, египтян, иранцев не едят кетовую икру, балычные рыбные изделия, свежепросоленную семгу. Жители Чехии, Польши, Румынии, Дании, Норвегии не любят блюд из баранины. Венгры не едят кисели; румыны - соусы; англичане - вареные колбасы, блинчики, пельмени; корейцы - бульоны; шведы, датчане, норвежцы - блюда из творога. Корейцам не следует подавать блюда из риса, хотя он занимает у них важное место в рационе питания. Это связано с тем, что обработка риса в нашей стране совершенно иная, чем в Корее.

Хлеб к столу необходимо подавать пшеничный и ржаной, а для иностранцев из Болгарии, Румынии, Югославии, Кореи, арабских стран - только пшеничный.

Иногда вместо пшеничного хлеба подают "тосты" (поджаренный хлеб).

Гости из большинства стран предпочитают легкий завтрак, а поляки - плотный, в состав которого, как правило, входят фруктовый сок, сливочное масло, джем, булочка, кофе или чай, а иногда и сметана, яйцо всмятку, сосиски или ветчина; этот вид завтрака называется европейским и удовлетворяет вкусам большинства иностранцев.

В Англии, США, Франции, странах Латинской Америки, Канаде второй прием пищи (время нашего обеда) называется ланч (второй завтрак). Он отличается от обычного обеда отсутствием в меню первых блюд и включает закуски, вторые блюда, десерт, а завершается подачей кофе или чая.

Третий прием пищи - обед (время нашего ужина) - включает закуску, суп, второе блюдо, десерт и завершается также чаем или кофе.

Большинство иностранцев едят супы небольшими порциями (по 250-300 г), предпочитают бульоны, протертые супы, а заправочные супы - с мелко нарезанными продуктами. Но многие иностранцы любят национальные блюда белорусской кухни, и вы можете их этим угощать.

Характеристика особенностей некоторых иностранных кухонь

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Курс экономической теории: Учебное пособие./Под ред. А. Н. Тур, М. И. Плотницкий. – Мн.: ”Мисанте”1998.

2. А. М. Лемешевский. Микроэкономика: Теория национальной экономики. Ч.2. Мн.1994.

3. Теория национальной экономики: Учебное пособие. Ч.1. Мн., 1994.

4. Шимов, Богданович, Крюков. Беларусь: ретроспектива и перспектива. // Белорусский экономический журнал №1, Мн. 2000.

5. Основные направления социально – экономического развития РБ на период до 2010г.// Белорусский экономический журнал №2, Мн.2000.

6. Ванкевич. Избыточная занятость. Истоки и последствия.// Белорусский экономический журнал №2, Мн. 2000.

7. А. О. Тихонов. Денежно-кредитная политика РБ: проблемы и перспективы // Белорусский экономический журнал №3, Мн. 2000.

8. Курс экономики: Учебник / Под ред. Б.А. Райзберга. - ИНФРА-М, 1997. - 720 с.

9. Хайман Д. Н. Современная макроэкономика: анализ и применение. Под ред. С. В. Валдайцева. М.: Финансы и статистика, 1998.

10. Макроэкономика: Учебное пособие / Т. С. Алексеенко, Н. Ю. Дмитрива и др.; Под ред. Л. П. Зеньковой. – Мн.: Новое знание, 2002. – 244 с.