Курсовая работа: Деятельность секретаря в приемной руководителя

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ В ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Оглавление

Введение

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

§2 Работа с посетителями в приемной

§3 Ведение деловых бесед

§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя

§5 Взаимоотношения с руководителем

§6 Взаимоотношения в коллективе

§7 Виртуальный офис

Заключение

Литература

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение" профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии" [1].

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" [5]. Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря [8;9;10]. Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества [1].

Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина Е.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации вцелом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

Задачи:

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

- функции по документационному обеспечению управления;

- функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей [1;10].

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники [1;10]

Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования [8].

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда [1].

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику [1;10]:

- большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

- весьма насыщенный рабочий день;

- необходимость выполнять параллельно несколько работ;

- постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

- особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников [8;11].

План рабочего дня секретаря (на примере ОУ).

8³⁰ - приход на работу

8⁴⁵ -просмотр входящей корреспонденции

9⁰⁰ -оперативное совещание при директоре (получение задания на день)

10⁰⁰ - работа с документами (подготовка писем, текущих документов)

12⁰⁰ -отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)

13⁰⁰ -обеденный перерыв

14⁰⁰ -работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)

16⁰⁰ -проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя

В течение дня – ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя

17³⁰ -завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.

Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.

§2 Работа с посетителями в приемной

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.

Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Организация приема зависит от категории посетителей [9]:

1 сотрудников своей организации;

2 сотрудников других организаций: по предварительной договоренности; прибывших внезапно.

3 посетителей поличным вопросам.

Во всех случаях секретарь, прежде всего, приветливо здоровается с вошедшим.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя прием к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время.

Для приема остальных сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя, К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать [9]:

♦ фамилию, имя, отчество;

♦ организацию, которую он представляет, и его должность;

♦ по какому вопросу;

♦ было ли назначено время приема.

Сегодня часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.

Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.

Если посетитель будет принят руководителем, о нем докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нем. Иногда секретарь подбирает и передает руководителю необходимые для разговора документы.

В случае задержки приема посетителя ему предлагают подождать, посмотреть газеты, журналы, проспекты. В том случае, когда время приема было назначено, а руководитель занят, секретарь должен в вежливой форме извиниться, объяснить причину задержки, указать, на какое время прием переносится или договориться о другом дне посещения.

По своему усмотрению секретарь может предложить ожидающему посетителю чай или кофе.

Если о переносе приема по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.) известно заранее, необходимо связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое прием перенесен.

О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить по телефону. Пришедших на прием из других организаций представляют руководителю, четко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нем.

Некоторую особенность имеет прием командированных работников. В этом случае секретарь может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя секретарь, в зависимости от решаемого вопроса, может направить посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача секретаря - направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами, и избавить руководителя от лишних приемов.

Обязанности секретаря во время приема:

а) позаботиться, чтобы была вывешена табличка о днях и времени приема посетителей;

б) вести учет посетителей и контролировать выполнение решений, принимаемых во время приема посетителей;

в) следить за очередностью приема и регламентом беседы.

Несколько иной порядок имеет прием граждан по личным вопросам. Личный прием в соответствии с законодательством [12] осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники.

Прием граждан должен быть тщательно организован [8]. Прежде всего, устанавливается место и время приема. Должны быть выделены дни и часы, в которые граждане всегда будут приняты. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте. При этом предусматривается и вечернее, свободное от работы время. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.

Прием ведется в помещении, имеющем свободный доступ. При необходимости организуются выезды руководителей на место приема населения.

Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены стулья, стол, за которыми обращение может быть оформлено в письменном виде. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется широко использовать "немую справку" с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граждан.

При личном приеме руководителю помогает секретарь, встречающий посетителей и ведущий их регистрацию [9].

Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность секретаря во многом определяют атмосферу приемной.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и результаты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями. Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внимательным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обращению решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местонахождения, телефонах и т.д. [9;10]:

Организация приема деловых партнеров компании , как правило, не представляет особой сложности. Обычно руководитель, либо кто-то по его поручению договаривается о дате и времени проведения встречи, и партнеры приезжают к назначенному времени. В деловой среде не принято приезжать без предварительной договоренности. Если такое происходит, то это нехороший «звоночек» как для секретаря, так и для руководителя. В такой ситуации нужно доложить о посетителе, и руководитель сам примет решение, что делать дальше [1;10].

Задачи секретаря в организации приема деловых партнеров – зафиксировать дату и время встречи, подготовить необходимые материалы по поручению руководителя, встретить и проводить гостей. Очень важно четко объяснить посетителям, как найти вашу организацию, чтобы они не опоздали на встречу по вашей вине, из-за того, что вы невнятно объяснили дорогу. Важно также заранее уточнить у гостей их имена, названия их компаний, должности и контактные телефоны. Эта информация необходима и для заказа пропуска, и для подтверждения встречи накануне переговоров, и для того, чтобы вы могли связаться с ними в том случае, если они вдруг задерживаются и не выходят на связь сами.

Хорошим тоном считается встретить гостей у входа в здание, на пункте охраны или на ресепшн и проводить в приемную. Желательно, чтобы гостю не нужно было ждать у входа – секретарь (либо другой сотрудник по просьбе секретаря) уже должен ждать гостей у входа в назначенное время. При встрече нужно уточнить, тот ли это человек, которого вы встречаете: «Иван Иванович? Здравствуйте». Задача секретаря – встретить и проводить гостя, но вовсе не развлекать его. После приветствия нужно представиться («Я – Вера, секретарь Ирины») и предложить следовать за вами («Пойдемте, я вас провожу»). На этом первая часть встречи практически заканчивается – не нужно досаждать гостю разговорами и расспросами, это не дело секретаря. Единственное, о чем еще можно сообщить гостю по пути в приемную, – это расположение туалетов («Там у нас туалеты. Сейчас я покажу вам дорогу в приемную, там вы можете снять пальто»).

После того как встреча закончилась, секретарь предлагает гостю проводить его («Вас проводить?») [9].

Организация приема сотрудников по рабочим вопросам (на примере образовательного учреждения).

Ежегодно в мае, для соблюдения законодательства о труде, в образовательном учреждении проводится собеседование с педагогическими сотрудниками по педагогической нагрузке, закрепляемой за ними на следующий учебный год.

Задача секретаря при организации приема сотрудников сводится к следующему:

- составить график приема сотрудников (сначала опрашиваются педагогические сотрудники с целью выявления оптимального времени для приема, чтобы не было рабочих накладок; затем этот график согласуется с руководителем, чтобы у него это время было свободно);

- известить сотрудников о конкретной дате и времени приема;

- подготовить документы о результатах профессиональной деятельности сотрудников за учебный год;

- подготовить проект соглашения об установлении учебной нагрузки на следующий учебный год.

Непосредственно во время самого приема, проведения собеседования с сотрудниками, секретарь ведет протокол беседы, для подтверждения соблюдения трудового законодательства.

§3 Ведение деловых бесед

Как подготовиться к деловой беседе, чтобы достичь желаемого результата? Деловая беседа, как и другие жанры делового общения, относится к частной риторике, в основе которой лежат общие принципы и закономерности, но в то же время есть здесь и своя специфика [6].

Деловую беседу от других типов беседы отличает прежде всего ее направленность на решение конкретной проблемы, а также ситуация, в которой она ведется, а именно - ситуация делового общения.

Деловая беседа требует применения четко выверенной стратегии. Необходимо придерживаться определенных правил, чтобы достичь взаимопонимания. Стратегия всегда напрямую зависит от поставленной цели.

Следует всесторонне продумать предмет обсуждения и структуру беседы: определить тему и цель предстоящей беседы, конкретные задачи, свои аргументы и возможные контраргументы партнера, очередность рассматриваемых вопросов (если их несколько). При подготовке к беседе полезно составить психологический портрет собеседника, по возможности ознакомиться с его позицией по данной проблеме. Не начинайте разговор с обсуждения тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях, начните с тех, в которых вы единодушны. В ходе разговора чередуйте негативные и позитивные моменты, и завершите разговор на "хорошей ноте".

Старайтесь предельно понятно и убедительно высказать свое суждение по рассматриваемому вопросу. Каждая мысль должна быть точно сформулирована. Точности требуют и определения - невнятные формулировки могут вызвать различные толкования одного и того же вопроса, внести сумятицу, вызвать непонимание, а порою привести к совершенно непродуктивному спору. Будьте готовы дать исчерпывающие разъяснения своей точки зрения в том случае, если партнер с нею не согласен. В деловой беседе важна быстрота реагирования на высказывания партнера, объективность в оценке мнений и предложений собеседника. Искусство убеждения состоит в том, чтобы подвести собеседника к нужному выводу, а не навязывать этот вывод.

Особая роль в риторических тактиках ведения деловой беседы принадлежит технике постановки вопросов. Умелое освоение такой техники позволяет в полной мере получить необходимую информацию, владеть инициативой в беседе, помогает избежать излишней категоричности в утверждениях (на вопрос собеседник чаще отвечает, чем возражает). Кроме того, вопросы убеждают собеседника в том, что вы проявляете к нему интерес и стремитесь установить с ним креативные отношения. Задавая вопрос, вы тем самым стремитесь к продуктивному развитию и углублению диалога [6].

Формулируйте свои вопросы так, чтобы ваш собеседник не мог не согласиться с вами. Если вы согласны с его точкой зрения, подчеркните его правоту. Если же вы придерживаетесь иной точки зрения, не начинайте с резкого выпада: "Нет, вы не правы…" или "Вы не понимаете, что…", "Вы этого не знаете".

Для первого этапа беседы, на котором поднимаются новые проблемы, характерны ответы Да-Нет. На следующем этапе, когда расширяются границы передачи информации и начинается сбор фактов и обмен мнениями, следует задавать преимущественно открытые и зеркальные вопросы. После этого наступает этап закрепления и проверки полученной информации. Здесь преобладают риторические вопросы и вопросы для обдумывания. И в конце, намечая новое направление информирования, мы пользуемся переломными вопросами.

Чего мы добиваемся этими вопросами с точки зрения тактики? В любом случае избегаем или существенно снижаем опасность беседы-ссоры. Ведь любое утверждение или констатация, особенно не подкрепленные очевидными фактами, вызывают у собеседника протест, несогласие и контраргументы в открытой или скрытой (внутренней) форме. Если же мы видоизменим эти утверждения и придадим им форму вопроса, тем самым в значительной степени смягчив их, то собеседник и воспримет их легче, а иногда даже как свое собственное мнение (благодаря риторическим вопросам и вопросам для обдумывания) [6;8].

§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя

Есть ли у вас организаторские способности? Увы, тут тоже все не так просто: от вас не должна укрыться ни одна мелочь. К примеру, при организации совещания для каждого его участника требуется подготовить нужные документы, проверить не только наличие бумаги и авторучек, но и количество стульев или кресел, а также свежего воздуха в помещении [5].

Переговоры – это взаимозависимые процессы выработки, обмена и выполнения определенных наборов обещаний, которые удовлетворяют основные интересы договаривающихся сторон. В свою очередь понятие "наборы обещаний" означает контракты, соглашения, договоры, конвенции, меморандум о взаимопонимании, декреты о согласии, формулы "даю честное слово", а также рукопожатия.

Важнейшие составляющие переговоров – место и план-регламент их проведения [10].

Идеальное место для переговоров – спокойное, комфортабельное и нейтральное пространство, никак не связанное с деятельностью и проблемами участников. Оно должно отвечать следующим критериям:

быть свободным от отвлекающих моментов (шума голосов, телефонных звонков и т.д.);

быть удобным, хорошо освещенным, оборудованным подходящей мебелью;

соответствовать статусу участников переговоров;

быть доступным для подъезда машин;

цена за аренду должна быть приемлемой для всех участников переговоров;

иметь дополнительные помещения, где стороны могли бы работать раздельно;

поблизости должны быть ресторан или кафе, туалетные и курительные комнаты.

Почти все мы в течение года принимаем участие в нескольких совещаниях, а многие время от времени сами проводят их или занимают место в президиуме. Хотя обстоятельства, в которых проходят совещания, отличаются друг от друга, все же они имеют некоторые сходные черты, в отношении которых хотелось бы дать несколько полезных советов. Существует ряд общих правил проведения любых собраний, вне зависимости от поводов, по которым они созываются; если следовать этим правилам, встречи проходят гладко, с пользой для всех присутствующих и заканчиваются вовремя [5;10].

Подготовьте повестку дня заранее и старайтесь неукоснительно ее соблюдать. Заблаговременно известите участников совещания о причине его созыва и не отвлекайтесь от намеченной темы.

Назначьте время начала и окончания собрания. Вовремя начните и завершите его. Вам не обязательно прибегать к драконовским мерам, однако необходимо следить за тем, чтобы желающие высказаться выступали по очереди, а другие участники встречи их при этом не перебивали.

Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники соберутся.

Ожидание опоздавших не доставляет удовольствия тем, кто пришел к назначенному часу, и "наказывать" их за вежливость и соблюдение профессиональной этики было бы в высшей степени неучтиво.

Когда на совещании присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять в будущем, нужно подвести итоги и закрыть встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В результате, мы пришли к выводу о том, что действовать надо так...". После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации [5;10].

Письменные заметки или магнитофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.

Завершение переговоров, конференций с привлечением сторонних организаций обычно заканчивается вручением подарков.

Вручение корпоративных подарков – целая наука, и изучать ее нужно внимательно и не торопясь [7]. Итак, начнем с фундаментальных законов. Их всего три:

1. Подарок должен соответствовать по стоимости статусу человека, которому он будет преподнесен.

2. Подарок должен быть полезным или приятным.

3. Подарок должен напоминать человеку о вас или о вашей компании.

Пари выборе подарка необходимо основываться на том, к какой из статусных групп относится человек, которому вы намерены его преподнести. В зависимости от этого подарки делятся на три группы:

• Top: подарки для особо важных персон.

• Middle: подарки для менеджеров среднего звена (партнеров, коллег).

• Basis: массовые подарки, сувениры

Подарки каждой группы имеют свою специфику и стоимость [7;8].

1. Top: звездная галерея

К выбору таких подарков относятся с особой ответственностью, ведь они предназначены для особо важных для компании особ. Как правило, в эту группу попадают руководители партнерских компаний, банков, важные государственные чиновники и политические деятели. Словом, те, от чьего благорасположения может зависеть успех вашего бизнеса. При заказе или выборе такого рода подарков необходимо учитывать немало факторов, в том числе и личные предпочтения или хобби людей, для которых они предназначаются. Проблема выбора подарка для VIP-персоны, как правило, состоит в том, что человек подобного уровня обычно уже все имеет и удивить его чем-то сложно. Поэтому, как ни странно, здесь работает правило: чем бесполезнее и оригинальнее подарок, тем больше он ценится. Примером такого подарка могут служить сувенирные весы с набором гирь, антикварная книга или произведение искусства (картина, скульптура). Подходящим выбором будут также художественные глобусы, старинные карты или телескоп. В последнем случае при выборе подарка нужно быть осторожным и твердо знать вкусовые предпочтения человека, для которого он предназначен.

Кроме того, хорошим подарком считаются различные дизайнерские аксессуары для алкогольных напитков с серебряной или металлической фурнитурой, предметы в этническом стиле. Особенно актуальны в последнее время в подарках африканские и восточные мотивы [7].

2. Middle: равный – равному.

Следующая группа подарков – это подарки «менеджерского» уровня. Такие подарки дарит равный равному, например начальник отдела одной фирмы начальнику отдела другой. Как показывает статистика, у хорошего менеджера в среднем около 20 партнеров по разным направлениям его деятельности. И им время от времени надо что-то дарить. А значит, под рукой всегда должен быть определенный ассортимент подарков, из которых он будет выбирать подарок в зависимости от уровня отношений с партнером.

Такие подарки имеет смысл заказывать в специализированных фирмах, занимающихся поставкой сувенирной и подарочной продукции. Но и здесь стоит проявить каплю выдумки – не стоит дарить набившие всем оскомину канцелярские принадлежности или кружки. Это могут быть исполненные в оригинальном дизайне зонты, офисные радиоприемники, визитницы, калькуляторы, дорожные наборы, деловые сувениры или альбомы по искусству [7].

3. Basis: мал золотник, да дорог.

При выборе массовых подарков важны два фактора: их невысокая цена и универсальность – кто знает, кому и по какому поводу их придется дарить? А потому оптимальным подарком этой группы становятся сувениры с логотипом компании. Лучше всего, если сувениры будут достаточно веселыми и узнаваемыми. Если планируется поздравить большое число людей в связи с определенной датой (праздником), желательно при выборе сувенира учесть символику этой даты. Достаточно популярны сувениры в восточном стиле, несущие в себе символ наступающего года по восточному календарю. Хороши разнообразные комнатные растения и предметы для украшения интерьера. Еще один удачный вариант недорого подарка – забавные игрушки, так называемые «антистрессы» [7].

Организация деловой встречи руководителя ОУ с представителями шефствующей организации.

У каждого образовательного учреждения есть шефы. Для плодотворной совместной работы шефствующего предприятия и ОУ ежегодно составляется План совместной деятельности. Данный план рассматривается и утверждается на деловой встрече руководителей. Каковы обязанности секретаря при организации такой встречи? Встретить гостей у входа в здание и провести их в кабинет руководителя, при этом предложив снять верхнюю одежду и показав нахождение туалетной комнаты.

1. Необходимо подготовить проекты соглашений и планов по совместной деятельности, а также конкретные предложения по организации совместных мероприятий и видов оказываемых услуг.

2. Предложить чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки перед началом деловой встречи в кабинете руководителя или в комнате переговоров; в середине длительной беседы – по просьбе руководителя или, если дверь открыта, – через 1–1,5 ч после первого угощения; в перерыве на переговорах, совещаниях.

3. После завершения переговоров, подготовить документы в чистовом варианте и принести их на подпись.

4. Подготовить корпоративные подарки для создания положительного настроя гостей.

Так как в этом учебном год образовательное учреждение готовилось встретить свой 35летний юбилей, то подарки были изготовлены в должном количестве. Руководитель шефствующего предприятия и его заместитель получили сувениры – картины-обереги, а также всем гостям были вручены календари с видами родного города и сюжетами из жизни образовательного учреждения. Такие подарки были не только приятны, но имели и функциональное значение – календари могли использоваться в работе весь следующий год, и напоминать о совместной деятельности организаций.

§5 Взаимоотношения с руководителем

Помимо профессиональных качеств секретарская должность довольно сложна в психологическом плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться. Если вы любите независимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, не имеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделенным властью? Будущему секретарю необходимо понять: шеф живой человек и ничто человеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и понять, не принимать обиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела. Если виноваты, исправьтесь, если шеф был несправедлив поверьте, что он умен и сам разберется в этом [3;5].

Ваша задача помочь начальнику сделать его работу эффективной. Не надейтесь на свою гениальную память все, абсолютно все записывайте. Не дожидайтесь указаний шефа по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции. Находясь в приемной, не делайте вид, что не заметили входящего или очень заняты и не слышите его! В каком бы вы ни были настроении, вежливо и заинтересованно отвечайте по телефону. Президент одной очень крупной компании имел привычку периодически обзванивать всех секретарей, дабы лично убедится в их корректности. Это объясняется тем, что когда-то недружелюбный ответ бывшего секретаря стоил фирме крупного контракта. Оградите шефа от ненужных посетителей и звонков, если необходимо, решите его бытовые проблемы. Как говорил Малкольм Болдридж, хорошая секретарша экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет [5].

Умный секретарь сам варьирует методы «укрощения» грозного шефа в зависимости от ситуации и характера объекта. Но есть универсальный прием для общения почти с любым руководителем: «Вы гений, Ваше величество!», то есть нужно постоянно хвалить его самого, его дело и даже свои идеи выдавать за его. Это, как правило, приятно любому шефу вне зависимости от его образования, интеллекта и характера. Но делайте это артистично, не скатываясь на грубую лесть. Вашим профессиональным девизом должно быть: «Начальник всегда прав!», и даже в ситуации, когда, например, он опоздал или не пришел на переговоры, ваша задача придумать что-нибудь убедительное, чтобы не представлять своего шефа в невыгодном свете: «Михаил Александрович просил его извинить. Он задерживается из-за транспортных проблем. Будет в течение 20 минут» (не забудьте посетителям предложить чай-кофе и займите их беседой) [3].

Однако есть те профессиональные секретарские черты, которые ценят все руководители. Главная из них - преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно в себе воспитывать. Министерские «секретарши», над которыми мы зачастую иронизируем, этим свойством обладали вполне. Они были беззаветно преданы своим начальникам. Большинство современных руководителей мечтают о секретаре старой закалки, имея в виду их безграничную преданность и надежность. Такому секретарю порой даже прощаются профессиональные промахи и ошибки.

Секретарь – это доверенное лицо руководителя. Только два человека в офисе владеют конфиденциальной информацией о шефе – секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь ни словом, ни жестом не даст понять посторонним, что он в курсе его личных проблем. Ваше человеческое отношение к слабостям своего начальника, забота и внимание найдут отклик у любого самого грозного шефа [8;10].

Взаимоотношения с руководителем могут строиться по-разному. Например, секретарь образовательного учреждения должен быть в курсе всех передвижений директора в течение дня. Иногда случались такие моменты, что директор отлучался с рабочего места, не предупредив секретаря о том, куда он пошел и когда вернется. Подчас, такая ситуация ставила секретаря в неловкое положение, потому что такие отлучки руководителя случались очень часто. Иногда, если руководителю звонили из Управления образованием, а его не было на месте и дозвониться до него не представлялось возможным, разговоры переадресовывались заместителю директора по учебно-воспитательной работе. Однажды, при проведении расширенного совещания по гражданской обороне, директор где-то задерживался. Пришедшие специалисты Управления образованием выказывали нетерпение, поэтому совещание было начато без руководителя. Причину его опоздания придумали уважительную, сказав, что он находится с документами в земельно-кадастровой палате. А так как там действительно процедура принятия и рассмотрения документов очень затянута по времени, то такое опоздание простили, и не сделали административного замечания. Во так складывались отношения секретаря и директора до недавнего времени. Но, в конце концов, работу такого руководителя признали неэффективной и его уволили.

§6 Взаимоотношения в коллективе

Постарайтесь с первого же дня произвести благоприятное впечатление не только на шефа, но и на сослуживцев. Найдите общий язык с каждым сотрудником. Особенно сложны в этом плане люди с завышенной самооценкой, которые считают, что общение с секретарем ниже их достоинства. Сделайте искренний комплимент такому человеку, попросите у него совета и лед растает. В каждом коллективе обязательно есть так называемый сплетник (причем, совсем необязательно это женщина). Старайтесь контактировать с таким человеком в пределах рабочей компетенции, разговоров на другие темы тактично избегайте, сославшись на занятость. И не дай вам бог выступать на той или иной стороне конфликтной ситуации или поддерживать определенные коалиции. Вы за мир во всем офисе и за эффективную организацию труда! [4]

Важно с первых дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником и ни в коем случае не входить в какие-либо группы или коалиции.

Через приемную, наверняка, проходят ваши коллеги, которые «впали в немилость». Найдите мужество сказать им несколько ободряющих слов, выразите сочувствие, поддержите в трудную для них минуту. Это не значит, что вы должны встать на сторону потерпевшего и высказываться против своего руководителя. Просто нужно проявить доброту и участие [10].

Во многих фирмах принято совместно отмечать юбилейные дни организации, общепринятые праздники, устраивать спортивные дни или корпоративные вечеринки, вплоть до коллективных выездов в дома отдыха. Это прекрасный повод, чтобы расслабиться, почувствовать себя царицей бала, красавицей, душой компании. К сожалению, секретарь и здесь должен быть начеку. Лишняя рюмка, пылкие, восхищенные взгляды сотрудников могут вскружить голову молодой девушке и заставить ее забыть о профессиональной этике [4].

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом самым информированным и общительным человеком [5;10].

Расскажем о взаимоотношения секретаря в коллективе на примере нашего образовательного учреждения .

Секретарь в коллективе – свой человек. У нее доброжелательные отношения с сотрудниками, но они не любят часто к ней обращаться, так как не всегда их просьбы, хотя они касаются рабочих моментов, выполняются в срок. Например, педагог собирается на соревнования с группой детей. Для этого ему надо выписать командировочное удостоверение, напечатать приказ на выезд и провести инструктаж с детьми. Он составляет список ребят, проводит с ними инструктаж и обращается к секретарю за остальными документами. Здесь начинаются проволочки: «Мне сейчас некогда», «А когда это надо, а то у меня много работы». Затем, напечатав документы, секретарь не может найти руководителя, чтобы поставить его подпись. В итоге работнику самому приходится идти за подписью директора. То есть здесь присутствует некоторая леность секретаря и нежелание исполнять свои прямые обязанности.

Зная такое отношение секретаря к поручениям, некоторые сотрудники обращаются напрямую к руководителю, тем самым отнимая его время, или заместителю руководителя, тоже отвлекая ее от выполнения своих обязанностей. Можно сказать, что профессиональные отношения секретаря в коллективе не очень сложились, а вне работы – это достаточно добрый и положительный человек.

§7 Виртуальный офис

Виртуальный офис - это полноценное рабочее пространство для общения, совместной работы, хранения контента и управления бизнесом. Как правило, в виртуальном офисе сотрудники ежедневно проводят значительное время [13].

В некоторых случаях в качестве виртуального офиса может использоваться система управления проектами, органайзер, crm система, система управления контентом. Все зависит от специфики бизнеса. Например, если бизнес в основном связан с продажами, то разумно в качестве виртуального офиса использовать crm-систему (которая содержит органайзер, почту и другие инструменты совместной работы).

Как правило, виртуальный офис включает в себя:

- средства коммуникаций (e-mail, мессенджер, вэб-конференции);

- органайзер с календарем;

- хранилище файлов;

- редакторы документов;

- базу контактов;

- блог или форум;

- панель администрирования и разграничения прав доступа (важно для бизнеса).

Могут присутствовать дополнительные возможности:

- возможность использования офиса на своем корпоративном домене;

- интеграция с публичным сайтом компании (например, для легкой публикации контента);

- интеграция с электронным магазином;

- интеграция с helpdesk, финансовой системой ...;

- возможность предоставления ограниченного доступа в офис клиентам и партнерам.

При выборе виртуального офиса (как и других бизнес-приложений), важно обращать внимание на следующие вещи:

- надежность провайдера;

- защита информации (безопасная передача данных (SSL), создание резервных копий);

- быстродействие (как правило, это наиболее важный фактор для эффективности бизнес-приложения);

- возможности настройки под Ваши задачи.

Социальный рейтинг интернет-приложений в категории «Виртуальный офис»:

1. Google Apps

Решение, объединяющее популярные сервисы гугла: электронную почту, систему редактирования документов, мощный календарь, мессенджер и систему управления контентом. Можно использовать на своем корпоративном домене.

2. Central Desktop

Позволяет создать несколько приватных или публичных рабочих секций различных форматов: система управления проектом, вики (очень мощный сервис), базы данных, корпоративный блог или форум. Хорошо продумано разграничение прав доступа, поддерживаются форматы документов .doc и .xls Хорошо интегрируется с email-клиентами.

3. Zimbra Collaboration Suite содержит email, адресную книгу, мессенджер, календарь, органайзер, продвинутую вики и файлохранилище. Zimbra является инсталлируемой open source системой, т.е. ее нужно устанавливать на свой сервер. Имеет дескопный, мобильный и вэб-клиент (на аяксе). Сервис принадлежит Yahoo!

4. WebEx Connect

SaaS система для коммуникаций и совместной работы. Позволяет создавать рабочие пространства с хранилищем документов, календарем (интегрированным с Outlook), форумом, вики, закладками, RSS. Встроен мессенджер и вэб-конференции. Позволяет создавать бизнес-мэшапы и корпоративные порталы.

5. Zoho Business включает набор интегрированных бизнес-приложений от Zoho, систему администрирования юзеров и резервного копирования данных. Содержит все необходимое для работы с офисными документами, а также средства общения в режиме реального времени.

6. Webex WebOffice

Функциональные возможности включают: задачи, календарь, форум, контакты, документы (файлы), закладки, конструктор баз данных, учет затрат, опросы, E-mail. Разумеется, в офис интегрирован сервис для полноценных вэб-конференций от Webex. Много возможностей настройки.

7. Microsoft Office Groove

Office Groove - это десктоп-программа, которая создает виртуальную рабочую среду посредством синхронизации файлов, физически находящихся на компьютерах пользователей. Содержит мессенджер, форум, календарь, органайзер. Интегрирован с MS Sharepoint.

8. Microsoft Office Live

Объединяет услуги Web-хостинга с рабочим пространством для совместной работы над документами и задачами. Разумеется, сервис тесно интегрирован с офисными приложениями майкрософта.

9. LongJump Office Space Позволяет совместно работать над задачами и проектами. Содержит рабочий стол с виджетами, календарь, органайзер, хранилище файлов, форум, фотогалерею, систему управления проектами, отчеты. Интегрируется с Outlook и с другими приложениями платформы LongJump.

10. BlueTieВэб-сервис с rich-интерфесом. Можно использовать на собственном домене. Содержит E-mail, мессенджер, групповой календарь, органайзер, базу контактов, хранилище файлов, панель управления пользователями. Интегрируется с Outlook, поддерживает доступ с мобильных устройств [13].

Создав электронный офис, Вы можете оперативно реагировать на изменение вашего расписания или графика работы вашей компании посредством оперативного изменения настроек на вашей личной странице абонента. Вы сможете отсеивать ненужные звонки в неудобное для вас время. У вас появится возможность анализировать поступающие звонки с помощью статистики.

Мобильный офис - это целый комплекс услуг необходимых для организации и функционирования офиса, а именно:

· Квалифицированные операторы будут принимать все Ваши звонки на многоканальный номер 24 часа в сутки;

· Они будут отправлять Вашим клиентам коммерческие предложения факсы и e-mail;

· Курьерская служба будет доставлять Вам любую документацию;

· А также вы всегда можете получать любую справочную информацию и бронировать билеты.

А также Вы экономите:

· На аренде офисных площадей, время на подбор кадров и их обучение, на зарплатах и налогах;

· Квалифицированные операторы-консультанты, в отличие от секретаря, никогда не болеют, не просят прибавки к зарплате, не уходят в отпуск, а только работают, и работают - круглосуточно;

· Выезды курьера включены в пакет услуг, так что Вам нет необходимости брать человека в штат компании.

Вы сами можете находиться где угодно - дома, на даче, в дороге, в офисе другой компании, и при этом управлять Вашим бизнесом - из любой точки земного шара! Сотрудники Вашего «Мобильного офиса» примут, передадут или найдут необходимую информацию, доставят документы, отсекут нежелательные звонки, забронируют билеты, закажут доставку цветов, и многое другое.

Каждый проект виртуального офиса по-своему уникален и неповторим. Но он может быть неоценим для начинающего бизнесмен, а для солидной корпорации виртуального офиса недостаточно, чтобы «держать лицо» нужна «живая» приемная и квалифицированный секретарь.

Заключение

По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей.

Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю. В частности, практиками отмечается необходимость владения основами менеджмента, тайм-менеджмента и бизнес-психологии. Однако проблема в том, что в России очень мало образовательных семинаров по этим дисциплинам проводится именно для секретарей - чаще они бывают ориентированы на руководителей компаний.

В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи. Поэтому, секретарь должен повышать свою квалификацию постоянно: занимаясь самообразованием или учась на курсах.

Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделали эту профессию престижной и привлекательной. Но существуют и отрицательные моменты в этой профессии. Например, секретарь подвергается стрессовым ситуациям значительно чаще остальных сотрудников – это и нежелательные или навязчивые посетители, и несдержанность руководителя, и напряженный темп работы, и т.д. Кроме того, здесь имеется несколько вредных производственных факторов, например, работа на компьютере негативно сказывается на зрении, работа с оргтехникой подвергает дополнительному электромагнитному излучению и т.п.

Если вас не страшат эти нюансы, то можете смело работать секретарем. Но при этом надо помнить, что наше время не случайно называют временем информационного бума. Источником необходимых сведений являются не только журналы, газеты или книги, но и электронные базы данных, локальные и глобальные компьютерные сети, такие как Интернет. Важно, чтобы секретарь ориентировался в этом информационном море и знал, где искать нужную информацию.

Литература

1. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007 – 602 с.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. – 17 с.

3. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт, 2006. №1. С. 34-38.

4. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт, 2004. №5. С.12-18.

5. Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. – 458 с.

6. Липецкая В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт, 2004. №10. С.78-81.

7. Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. // Секретарь-референт, 2004. №12. С. 45-47.

8. Рогожин М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР, 2007. – 382 с.

9. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей.// Секретарь-референт, 2006. №4. С.35-43.

10. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2007. – 256 с.

11. Стенюков М.В. Справочник. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2006. 302 с.

12. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

13. http://www.livebusiness.ru/-виртуальный офис.

Приложение 1

форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.04 № 1#S

Приложение 2

Открытое акционерное общество «Вега»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Г. Екатеринбург

«31» июля 2005 г. №183-р

Об установлении временного порядка заключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам

В связи с опубликованием и вступлением в законную силу некоторых законодательных и нормативных правовых актов по вопросам управления персоналом в целях упорядочения работы по заключению с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, генеральный директор ОАО «Вега» отдал

следующее распоряжение:

1. Начальнику отдела кадров до 01.08.2005 разработать проект Инструкции о порядке заключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, который по согласованию с заинтересованными сторонами представить мне на утверждение. В проекте указанной инструкции определить

1.1. Порядок заключения договоров о допуске к коммерческой тайне предприятия.

1.2. Порядок заключения договоров о коллективной и индивидуальной материальной ответственности.

2. Должностным лицам ОАО «Вега» до утверждения инструкции, указанной в п. 1 настоявшего распоряжения, при заключении с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовыми договорами, руководствоваться прилагаемым Временным порядком заключения договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам (приложение № 1 к настоящему распоряжению).

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению.

Приложение: по тексту, на 14 л.

Подлинник подписал: П.П Пушкина

Заместитель генерального директора Д.Е. Жукова

ОАО «Вега»

Верно:

Начальник канцелярии

М.П.

Приложение 3

Муниципальное образовательное учреждение

Дополнительного образования детей

Центр детского технического творчества «Альтернатива»

ПРОТОКОЛ

Заседания педагогического совета

01.02.2005 г №5

Председатель – Н.Б.Саранина

Секретарь – Ю.Л.Трифонова

Присутствовали 14 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1. Принятие регламента проведения процедуры аттестации учреждения.

2. Разное.

1 По вопросу о принятии регламента проведения процедуры аттестации учреждения

СЛУШАЛИ:

Информацию директора Н.Б. Сараниной о процедуре аттестации учреждений дополнительного образования (текст прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

1. Н.Б.Саранина – объявила план мероприятий, назначенных на день прохождения аттестации.

2. Н.В.Малкова – объявила темы выступлений на пленарном заседании и фамилии работников, ответственных за подготовку данных выступлений.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Утвердить план мероприятий на прохождение аттестации учреждения в предложенной редакции.

Голосовали: ЗА – 14 голосов, ПРОТИВ – нет голосов, ВОЗДЕРЖАЛИСЬ – нет голосов.

2. Оформление плана мероприятий поручить секретарю заседания Ю.Л.Трифоновой.

3. Ознакомить всех ответственных лиц с данным планом мероприятий 03.02.2005 г.

2. По вопросу «разное»

СЛУШАЛИ: Н.Н.Безденежных – заместителя директора по АХЧ.

ВЫСТУПИЛИ:

1. Н.Н.Безденежных – предложила организовать горячее питание для членов аттестационной комиссии.

2. О.В.Завгороднева – предложила организовать выступление театральной группы для приема гостей.

ПОСТАНОВИЛИ:

1 Поручить Н.Н.Безденежных организацию горячего питания гостей учреждения и членов комиссии.

2.Поручить О.В.Завгородневой организовать театрализованное представление для встречи гостей учреждения.

Председатель Н.Б. Саранина

Секретарь Ю.Л. Трифонова

Секретарь-референт. Его роль в офисе

Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации

Основы психологии

Организация и основные направления совершенствования работы секретаря

Значение имиджа сотрудника организации для успешности его деятельности

Этикет в сфере делового общения

Своеобразие деловой культуры Японии

Деловая риторика

Формирование делового кредо в системе организационной культуры предприятия

Теоретические аспекты совершенствования делового общения

Организация работы офис-менеджера

Секретарское дело

Этика менеджмента

Защита информации при работе с посетителями

Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

Деловые и личные качества секретаря

Информационное обеспечение переводчика в ситуациях деловой коммуникации

Деловой туризм в мире