Дипломная работа: Совершенствование информационного обеспечения организационно-функциональной структуры ГТРК "Дальневосточная"

Введение

Актуальность темы. Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованных автоматизированной системы документационного обеспечения, применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

В настоящее время на рынке информационного обеспечения существует несколько десятков программных предложений (автоматизированных систем документационного обеспечения управления – далее АС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.

Особенное внимание проблеме автоматизации уделяют на предприятиях, объединенных в холдинговую структуру (территориально-распределенные предприятия), где необходимо сокращать временные, трудовые затраты и увеличивать скорость обмена информацией.

Филиал ВГТРК ГТРК «Дальневосточная» является таким предприятием, где в настоящее время происходит разработка и внедрение автоматизированной системы информационного обеспечения «1 С: Предприятие» версия 8.0. Но так как ГТРК «Дальневосточная» самостоятельно занимается разработкой корпоративной системы, не используя услуги компаний, которые их оказывают, то регулярно возникают проблемы и вопросы при работе с системой, сбои в работе, дублирование операций с документами.

Цель исследования. Целью данного дипломного проекта является анализ документационного обеспечения управления ГТРК «Дальневосточная» и выбор автоматизированной системы информационного обеспечения, которая бы интегрировалась с «1 С: Предприятие» версии 8.0.

Задачами проекта являются:

– описание, анализ деятельности, структуры и функций ГТРК «Дальневосточная»;

– характеристика службы документационного обеспечения организации;

– описание уровня автоматизации ДОУ, характеристика внедренной системы «1 С: Предприятие», выявление достоинств и недостатков в ее функционировании;

– выбор, оценка и анализ программных продуктов, способных интегрироваться с программой «1С: Предприятие» версии 8.0.;

– выбор наиболее подходящей по функциональным и системно – техническим требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления;

– анализ работы службы ДОУ ГТРК «Дальневосточная» после внедрения системы автоматизации.

Объектом исследования является Филиал ФГУП ВГТРК ГТРК «Дальневосточная».

Предмет исследования – информационное обеспечение автоматизированных систем в управлении компании.

Хронологические рамки исследования – период с 2005 по 2009 гг.

Анализ изученных источников и литературы. Вопросы информационного обеспечения в сфере информационного обеспечения управления достаточно широко освещены в научной литературе и периодической печати. Методологические основы формирования политики информационного обеспечения нашли отражение в работах Аладина Н.С., Глотовой Л.М., Калянова Г.Н., Микиной Р.О., Мироненко Д.И., Соминой Л.П., Тищенко Д.Т. и ряда других авторов.

Источниковую базу исследования можно (условно) разделить на три группы. Первая группа включает в себя Федеральные законы, Указы Президента, Постановления Правительства РФ[1] , которые регламентируют общие положения информационного обеспечения. Ко второй группе относятся Государственные стандарты, определяющие теоретическое и практическое описание элементов структуры информационного обеспечения. В третью группу входят научные и периодические издания[2] .

Эмпирической базой исследования явилась техническая литература, законодательные и нормативные документы в области информатизации, изучение деятельности органов государственной власти в этой сфере, исследования, проведенные по данной теме на объекте исследования.

При исследовании данной темы применялись методы: описательный, сравнительный, юридический, статистический и метод анализа документов, что позволило автору сделать определенные выводы и выработать практические рекомендации.

Практическая значимость дипломного проекта. Данная тема является значимой, так как информационное обеспечение ДОУ является одним из направлений деятельности управления и существуют проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией» в «1С: Предприятие». Только путем сравнения и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям. Прежде чем разрабатывать рекомендации по совершенствованию и автоматизации ДОУ ГТРК «Дальневосточная», необходимо получить наиболее полное представление о состоянии ДОУ на сегодняшний день. Для этого проводилось предпроектное исследование, в котором использовались следующие методы: наблюдение – непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; узнать мнение работников о существующей системе ДОУ; было проведено интервью с начальником отдела автоматизированных систем управления, в котором выяснились недостатки существующей АС ДОУ, проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией». Метод изучения документов позволил получить общее представление о структуре, задачах и уровне службы ДОУ.

1. Нормативно-правовое регулирование в сфере информатизации

1.1 Основные законодательные документы в сфере информатизации

Мировая практика с очевидностью доказывает, что без совершенного, отвечающего интересам граждан и отражающего их потребности законодательства невозможно обеспечивать и охранять права и свободы человека и гражданина, эффективно регулировать рыночные отношения. Своевременность, полнота и точность законодательных решений, качество законов становится, во многом, определяющим фактором рыночных отношений, политического, социального и духовного развития России. В настоящее время, когда политические и экономические реформы, проводимые в России, потребовали преобразования нормативно-правовой базы, как никогда становится ясно, насколько важен сам процесс создания закона, его планирование, выработка первоначальной концепции будущего нормативного правового акта, составление и обсуждение проекта, учет мнений и интересов различных социальных групп. Однако, процесс становления, как федерального законодательства, так и законодательства субъектов федерации идет крайне сложно и противоречиво. Довольно часто законы оказываются несовершенными с точки зрения законодательной техники, содержат как противоречия иным федеральным законам, так и внутренние противоречия, зачастую прослеживается в законодательстве изобилие декларированных норм, отсутствует четкий механизм их реализации. Это обусловлено комплексом причин экономического, социального, политического характера.[3]

Информационное законодательство Российской Федерации представляет собой совокупность норм права, регулирующих общественные отношения в информационной сфере[4] .

Информационное законодательство в настоящее время формируется на основе разработки и принятия федеральных законов, законов субъектов Российской Федерации, регулирующих отношения, непосредственно касающиеся сферы информатизации – порядка создания, сбора, хранения, обработки и передачи информации; отношения по владению и распоряжению информационным ресурсом конкретных субъектов права; отношения по созданию рынка информационных ресурсов и предоставлению информационных услуг.

Фундаментом законодательства в сфере информации и информатизации является Конституция Российской Федерации, принятая всенародным голосованием в декабре 1993 г. Конституция определила основные права и обязанности субъектов в сфере информационных отношений, базирующиеся на свободе личности и презумпции открытости информации. Это, в частности, норма, обязывающая органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностных лиц обеспечить каждому возможность ознакомиться с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом[5] , а также норма, возлагающая на должностных лиц ответственность в соответствии с федеральным законом за сокрытие фактов и обстоятельств, создающих угрозу для жизни и здоровья людей[6] .

Развитие рыночных отношений в информационной деятельности, внедрение автоматизированных информационных систем и новых технологий, формирование информационного общества в России, единого информационного пространства поставило вопрос о защите информации как объекта интеллектуальной собственности и имущественных прав на нее.

В Российской Федерации принят ряд законов, указов, постановлений, программ, регулирующих эту сферу, таких как:

– Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, №8 ст. 609) Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; вопросы создания и использования информационных технологий и средств их обеспечения; вопросы защиты информации, права субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации;[7]

– Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, №28, ст. 3347) Он обеспечивает создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене;[8]

– Указ Президента РФ №966 от 28.06.93 «О концепции правовой информатизации России».

– Доктрина информационной безопасности Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 9 сентября 2000 г. №Пр-1895;

– Постановление Правительства Российской Федерации №608 от 26.06.95 «О сертификации средств защиты информации».

– Постановление Правительства РФ №226 от 28.02.96 «О государственном учете и регистрации баз и банков данных»; Федеральным органом исполнительной власти, проводящим государственную политику и осуществляющим управление в области информатизации Постановлением Правительства РФ от 28 марта 2000 г. №265 «Об утверждении Положения о Министерстве Российской Федерации по связи и информатизации» определено Министерство Российской Федерации по связи и информатизации.

– Межведомственная научно-техническая «Программа развития отечественных интеллектуальных технологий двойного назначения на 2000–2005 годы».

Основной ее целью является создание организационно-экономического механизма, обеспечивающего ускоренное внедрение перспективных информационных технологий в приоритетную сферу применения (министерства и ведомства, обеспечивающие обороноспособность и безопасность страны) и условий для замещения импорта в области интеллектуальных технологий.

Программа нормативно-правового обеспечения сферы информатизации в условиях формирования в России информационного общества (утверждена решением Государственной комиссии по информатизации).

В программе определены основные направления работ по нормативно-правовому обеспечению сферы информатизации, а также состав первоочередных проектов законодательных актов.

Организационно-методические документы системы добровольной сертификации средств и систем в сфере информатизации «Росинфосерт».

В организационно-методических документах отражены положения, касающиеся порядка сертификации продукции, требования к органам сертификации и правила их аккредитации, требования к испытательным лабораториям и правила их аккредитации, требования к экспертам и учебным подразделениям по их подготовке, правила аттестации экспертов и аккредитации учебных подразделений, правила аттестации методик и инструментальных средств и систем в сфере информатизации, правила регистрации в реестре системы.

«Принципы организации государственного надзора в сфере информатизации». Документ определяет цели государственного надзора, а также подлежащие надзору направления деятельности. В качестве объектов надзора в сфере информатизации определены следующие виды деятельности: формирование и использование электронных информационных ресурсов, и предоставление информационных услуг; распространение программных средств; ввод в действие и эксплуатация информационных систем.

Значительная часть федеральных законов направлена на реализацию положений четвертого пункта статьи 29 Конституции, гарантирующих каждому право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом, а также положений второго пункта статьи 24, обязывающих органы государственной власти и органы местного самоуправления обеспечить каждому возможности ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы. Эти законы имеют фундаментальное значение для развития единого информационного пространства России и для формирования и эффективного использования информационных ресурсов для реализации права каждого на доступ к информации.

Доктрина информационной безопасности Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 9 сентября 2000 г., относит задачи совершенствования нормативной правовой базы обеспечения информационной безопасности Российской Федерации, включая механизм реализации прав граждан на получение информации и доступ к ней, к числу основных задач по обеспечению информационной безопасности РФ.

Правовая основа развития единого информационного пространства России, как определено в указанных доктрине и концепциях, должна способствовать гармоничному развитию информационных услуг и средств информационного производства в стране в процессе ее движения к информационному обществу.

В разработанной Минсвязи России в 2000 г. концепции развития законодательства в сфере информации и информатизации определяются приоритетные направления разработки законов, создающих правовую основу развития информационного производства и информационных отношений на ближайшие 10 лет. Развитие законодательства в сфере информатизации опирается на существующую законодательную основу регулирования информационных отношений субъектов общества.

Проект Концепции «Развитие законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации» предусматривает определение приоритетных направлений законотворчества, гармонизацию действующего законодательства и координацию деятельности нормотворчества по решению первоочередных проблем правового регулирования отношений субъектов в процессе информатизации страны, регионов и муниципальных образований.[9]

В 1995 году была разработана и одобрена Президентом Российской Федерации «Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов», являющаяся, по сути, аналитическим документом, направленным на выявление проблем в процессе информатизации и предложение путей их решения. В документе формулируются цели информатизации и проблемы, стоящие на пути России к информационному обществу.[10]

Концепция имеет первостепенное значение для региональной информатизации, так как региональные и муниципальные ТИС (наряду с информационными системами предприятий и организаций) призваны стать основными источниками первичной информации в едином информационном пространстве страны.

Постоянная палата по государственной информационной политике Политического консультативного совета при Президенте РФ одобрила Концепцию государственной информационной политики.

Ранее эта концепция была принята комитетом Государственной думы по информационной политике и связи. По этому документу можно судить, что термином «информационная политика» обозначаются и важнейшие проблемы процесса информатизации. Информатизация невозможна без упорядочения информационного ресурса. Формирование и использование этого ресурса, в свою очередь, невозможно без создания и использования информационных технологий по всему циклу работы с информацией и удовлетворения потребностей пользователей.[11]

Концепция информационной политики нацелена на такие объекты информационной сферы, как:

– система формирования и использования информационных ресурсов;

– информационно-телекоммуникационная инфраструктура;

– рынок информационных и телекоммуникационных средств,

– информационных продуктов и услуг;

– домашняя компьютеризация;

– системы обеспечения информационной безопасности;

– правовая база информационных отношений.[12]

На основе этих политических и правовых документов за прошедшие годы проведена большая работа по организации ресурса правовой информации во всех ветвях государственной власти.

Информационное законодательство базируется на следующих основаниях:

– законопроектная работа строится в соответствии с актуализируемой и постоянно обновляемой (не реже, чем один раз в четыре года) программой;

– учитываются общепризнанные принципы международного права и международные договоры Российской Федерации;

– в рамках информационного законодательства реализуются, прежде всего, соответствующие информационно-правовые нормы Конституции РФ;

– информационное законодательство тесно увязывается с задачами проводимых в России реформ;

– обеспечивается необходимая связь информационного законодательства субъектов федерации с федеральным информационным законодательством;

– обеспечивается гласность и общедоступность информационного законодательства.

Так как информация проникает во все области и направления деятельности гражданина, специалиста, руководителя, юридического лица, государства, то и информационно-правовые нормы, составляющие информационное законодательство, как бы пронизывают все законодательство РФ как по вертикали (по видам нормативных правовых актов), так и по горизонтали (по отраслям законодательства). Сегодня потребности в правовой информации удовлетворяются рядом коммерческих организаций: «Консультант Плюс», «Кодекс», «Гарант».

Совокупность этих систем не сложилась как целостная и ориентированная на единую технологию, хотя к настоящему времени сформированы и действуют во всех органах государственной власти соответствующие правовые системы, активно использующие услуги указанных выше коммерческих информационно-поисковых систем правовой информации.

1.2 Система прав, обязанностей и ответственности в сфере информационного обеспечения

Политика по информационному обеспечению должна проводиться по многим взаимоувязанным направлениям, прежде всего Правительство Российской Федерации обязано разрабатывать программы в области информационного обеспечения граждан, государства, общества.

Следует законодательно закрепить ряд прав органов управления в рассматриваемой сфере, одно из них – право на формирование программ информационного обеспечения на основе выявления и обобщения информационных потребностей пользователей (потребителей) информации, которые должны содержать прогнозируемые долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные и оперативные требования к содержанию, виду, объему, источникам, регламенту и порядку представления необходимой пользователям (потребителям) информации.

Прежде чем формировать такие программы, органы власти и управления должны иметь право на получение сведений об информационных системах, сетях, ресурсах, услугах, а право на их деятельность по созданию информационного обеспечения, распространению информации и информационных услуг должно определяться законодательно. Реализация этого права осуществляется в порядке, определенном Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Обязанности органов власти и управления целесообразно изложить в виде ряда законодательных норм, а именно они обязаны:

– формировать информационные ресурсы в соответствии с их компетенцией;

– выдавать информацию из ресурсов другим органам, организациям и физическим лицам в установленные сроки и за установленную стоимость, эффективно использовать информационные ресурсы в процессе управления;

– сохранять и поддерживать информационные ресурсы в актуальном состоянии;

– обеспечивать сохранение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны при формировании и использовании информационных ресурсов.

В этой связи необходимо также законодательно закрепить ответственность за следующие нарушения:

– отсутствие полноты и несвоевременность формирования информационных ресурсов в соответствии с компетенцией органа управления;

– несвоевременность предоставления или отказ от предоставления информации другим законно заинтересованным органам власти, а также организациям и физическим лицам;

– предоставление органам управления недостоверной и некачественной информации;

– нарушение государственной, коммерческой, служебной и личной тайны, порча или утрата документов;

– сокрытие, умышленное искажение информации об источниках угроз;

– недостоверность и ложность информации, создаваемой и распространяемой СМИ;

– нарушение прав интеллектуальной собственности на информацию;

– не установление правил предоставления информации, нарушение правил получения и потребления информации, незаконное получение и использование информации с ограниченным доступом;

– создание некачественных информационных технологий и средств их обеспечения;

– нарушение прав и свобод личности, связанных с информацией, незаконное использование персональных данных, компьютерные преступления;

– нарушение запрета отнесения открытой информации к информации с ограниченным доступом;

– нарушение правил лицензирования и сертификации в информационной сфере;

– нарушение в пользовании глобальными информационными сетями и системами, в том числе сетью Интернет. Финансирование и экономическое регулирование деятельности в этой области следует осуществлять из федерального и местных бюджетов по статье расходов «Информатика» («Информационное обеспечение»). Но системы информационного обеспечения, сети и технологии могут быть объектами собственности физических и юридических лиц, государства.

И поэтому здесь необходимо предусмотреть следующие нормы:

– информация, предоставляемая пользователям в режимах их коллективного и индивидуального информирования с применением ситуационных центров, ситуационных комнат, средств отображения и оперативной передачи данных (видеоконференций, экранов, табло, средств проведения селекторных совещаний), подлежит обязательному электронному протоколированию и документированию;

– для обеспечения требуемой оперативности и достоверности приема, передачи и представления информации органам управления должны применяться электронная цифровая подпись, электронное визирование документов.[13]

Несмотря на значительное расширение в последнее время рынка информационных услуг и продуктов, информационное обеспечение органов управления, хозяйствующих субъектов и граждан остается на низком уровне.

Рассмотрев этот вопрос, переходим к исследованию нормативно-правовой базы организации и функционирования автоматизированных информационных систем.

2. Анализ состояния системы информационного обеспечения телерадиокомпании «Дальневосточная»

2.1 Анализ деятельности и общая характеристика телерадиокомпании «Дальневосточная»

Государственная телерадиокомпания «Дальневосточная» является обособленным структурным подразделением федерального государственного унитарного предприятия «Всероссийская государственная телерадиокомпания» и выполняет вне места нахождения головного предприятия часть его производственных функций.

Федеральное государственное унитарное предприятие «Всероссийская государственная телевизионная и радиовещательная компания» является коммерческой организацией, созданной для выполнения функции государственного производителя и распространителя телерадиопрограмм.

Компания руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и настоящим уставом.

Компания создана и действует в целях:

– поиска, получения и распространения информации, производства и распространения телерадиопрограмм в Российской Федерации и за ее пределами;

– предоставления телезрителям и радиослушателям оперативной и всесторонней информации о событиях в Российской Федерации и за рубежом;

– информационно-аналитического обеспечения внутренней и внешней политики Российской Федерации;

– осуществления функций единого производственно-технологического комплекса электронных средств массовой информации;

– развития государственного телевидения и радиовещания;

– содействия развитию свободы средств массовой информации, сохранению и распространению российской культуры;

– достижения наилучших экономических результатов деятельности на основе совершенствования организации производства, использования прогрессивных форм управления, увеличения производительности труда, повышения уровня квалификации специалистов;

– получения прибыли.

Для достижения указанных целей Государственная телерадиокомпания осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды деятельности:

– телерадиовещание, производство и распространение телерадиопрограмм;

– производство и распространение кино-, видео- и аудиопродукции;

– организация телерадиотрансляций с места событий;

– сбор, обработка, анализ, производство и распространение всех видов информационной продукции;

– создание и эксплуатация эфирных, кабельных и спутниковых средств, систем и сетей связи, иных коммуникационных сетей;

– оказание услуг по производству телерадиопродукции и предоставление производственных мощностей, а также услуг связи, в том числе путем сдачи в аренду каналов связи и предоставления иных возможностей для распространения информации;

– создание информационных банков данных и сетей распространения информации, передача информации электронным способом;

– редакционная и издательская деятельность;

– рекламная и маркетинговая деятельность;

– разработка, производство, реализация и ремонт техники и оборудования, программных средств;

– проведение проектно-изыскательских, научно-исследовательских, инженерно-конструкторских и строительно-монтажных работ и капитального строительства в целях развития собственной производственной базы;

– внешнеэкономическая деятельность;

– организация обучения и подготовки специалистов;

– организация и проведение выставок, семинаров и конференций, а также концертов, театральных, спортивных, музыкальных представлений и иных массовых зрелищ;

– участие в международном информационном обмене, сотрудничество с государственными и негосударственными зарубежными телерадиокомпаниями и информационными агентствами;

– участие в работе российских и международных организаций по вопросам деятельности средств массовой информации;

– модернизация и развитие материально-технической базы телерадиовещания, сети распространения телерадиосигнала и иных коммуникационных систем в Российской Федерации и за ее пределами на основе внедрения современных технологий;

– создание объектов социально-культурного назначения и строительство жилья для работников Компании;

– обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну, защиты имущества Компании.

Руководитель филиала ГТРК «Дальневосточная» назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором ВГТРК и действуют на основании доверенности.

Систему управления филиала ГТРК «Дальневосточная» составляют генеральный директор, начальник производственно-технического отдела, начальник редакции информации, главный режиссер, главный редактор.

Порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность, а также иные вопросы организации и деятельности указанных органов определены Уставом ВГТРК.

Рисунок 2.1 – Схема организационно-функциональной структуры телерадиовещательной компании «Дальневосточная»

В своей деятельности администрация ГТРК «Дальневосточная» руководствуется Конституцией РФ, Федеральным законом №131-ФЗ от 06.10.2003 «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», Уставом Хабаровского края, Правилами внутреннего трудового распорядка ГТРК «Дальневосточная» от 01.01.2008, иными нормативно-правовыми актами.

Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия.

Функции службы ДОУ:

– регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;

– предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотре-ние руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь. Согласно СТП (стандарт предприятия) 1.02.02 (с изменениями от 01.10.2007 г.) вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации в «1С Предприятие» и направляется на рассмотрение руководителю подразделения.

Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1С» на данный момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.

После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.

2.2 Определение уровня информационного обеспечения телерадиокомпании «Дальневосточная»

Руководящие органы обязаны принимать управленческие решения, связанные с ростом нагрузки вызванной быстроизменяющейся средой функционирования предприятия, так как прежде существующая система информационного обеспечения становится неэффективной. Информационное обеспечение представляет собой комплекс технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенный для записи, редактирования и надёжного хранения информации.

Основной технологический инструмент работы с документами – компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет.

В целях защиты конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.

Рабочие места секретаря и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2 компьютера, 2 принтера, 1 факс, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.

Таким образом, каждый компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении, какого-либо кабеля вся сеть продолжает работать).

2.3 Использование автоматизированной системы информационного обеспечения «1С: Предприятие»

Система «1С: Предприятие» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для производственных предприятий (комплексное решение «1С: Управление производственным предприятием 8»), торговых предприятий, продукты для ведения бухгалтерского учета («1С: Бухгалтерия»), для учета в бюджетных организациях расчета зарплаты и управления кадрами, разнообразные отраслевые и специализированные решения, разработанные как самой фирмой «1С», так и ее партнерами.

Ключевым направлением развития системы программ является развитие нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С: Предприятие 8» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.

Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0» в ГТРК«Дальневосточная» содержит два прикладных решения:

– «Управление производственным предприятием»;

– «Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает отдел по управлению персоналом (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении), расчетный отдел бухгалтерии (содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции), составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.

«1C: Управление производственным предприятием 8» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

«1С: Управление производственным предприятием 8» предоставляет:

– руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, – широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

– руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, – инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

– работникам учетных служб предприятия – средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

В настоящее время специалисты отдела автоматизированных систем управления и канцелярии осуществляют разработку«модуля управления документацией, который рассчитан на автоматизацию делопроизводства.

2.4 Функциональные и системно-технические требования к системе информационного обеспечения

Функциональные и системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.

Степень соответствия разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Степень соответствия разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям

Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.

3. Проектирование автоматизированной системы документационного обеспечения управления для телерадиокомпании «Дальневосточная»

3.1 Поиск и подбор продуктов информационного обеспечения

При поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:

– гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ГТРК«Дальневосточная»;

– завершенность программного продукта – система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;

– объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;

– невысокая стоимость;

– система имеет шлюз к системе «1С: Предприятие» или имеет сертификат «1С: Совместимо»;

– платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложений, имеющихся на рынке.

Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1 – Сравнительный анализ АС ДОУ

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM:

– архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

– адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота;

– интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM – предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder;

– территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными – документами, задачами, заданиями, справочниками – между подразделениями организации;

– взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет;

– обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;

– инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;

– гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

Таблица 3.2 – Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM

Средства настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.

Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.

Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:

– файловаясистема;

– Microsoft Exchange;

– Microsoft SharePoint;

– Microsoft Dynamics AX;

– 1С: Предприятие.

Таблица 3.3 – Архитектура и технические возможности системы «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» интегрирована с другими продуктами компании «Электронные офисные системы», также может интегрироваться с системами сторонних разработчиков. Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота и нетрудна в сопровождении. С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные картотеки, доступные только сотрудникам конкретного подразделения. В системе предусмотрено разделение доступа к определенным функциям. Все действия пользователей и системного технолога протоколируются.

Таблица 3.4 – Архитектура и технические возможности системы «Управление делами»

Таким образом, системы, охарактеризованные в таблице, соответ-ствуют предъявляемым функциональным и системно-технологическим требованиям, поэтому для выбора и интеграции приложения в систему «1С: Предприятие, версии 8.0» ГТРК«Дальневосточная» необходимо подробнее проанализировать выполняемые системой функции по автоматизации ДОУ по предложенной системе баллов, оценить, рассчитать стоимость внедрения платформы. Данная методика выбора автоматизированной системы разработана компанией SputnikLabs,она позволит в соответствии с рекомендуемой последовательностью действий добиться максимального соответствия АС ДОУ целям и задачам предприятия.

3.2 Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований

В оценке автоматизированных систем принимали участие эксперты: делопроизводитель и секретарь, начальник отдела автоматизированных систем управления, а так же учитывались отзывы других компаний, которые работают с данными системами.

Буквенные обозначения автоматизированных систем, использующиеся в таблице для экспертной оценки:

– A – DIRECTUM;

– B – Дело;

– C – DocsVision;

– D – Управление делами.

Таблица 3.5 – Оценка программных продуктов

3.3 Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным и системно – техническим требованиям

В результате проведение оценки программных продуктов, их тщательного анализа, были сделаны следующие выводы:

– наибольшую суммарную оценку из программных продуктов получили системы автоматизации «DocsVision» (фирма «DigitalDesign») и «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), следовательно, системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты;

– наименьшую оценку получила система автоматизации «Управление делами» (компания «КИНТ»). Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в ГТРК«Дальневосточная», но данная система проста и удобна при внедрении;

– система «Дело» («Электронные офисные системы») обладает почти аналогичными возможностями, что и система «DocsVision», но набрала меньше баллов экспертов.

Для того чтобы выбрать приложение оптимальной системы, необходимо определить для себя наиболее важные критерии и возможности предприятия. В ГТРК«Дальневосточная» недостаточно средств для приобретения дорогостоящей системы, но требуется полная автоматизация ДОУ, управления контактами и договорами, надежность и интеграция в систему «1С: Предприятие».

3.4 Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации

Необходимо сравнить цены на модули организации делопроизводства выбранных автоматизированных систем. Цены приводятся в прайс-листах компаний. Рассматриваются цены на необходимые для предприятия приложения, сопроводительную документацию и обучение персонала. Существует 3 варианта поставки систем: для небольших организаций; для средних организаций (до 100 пользователей); для крупных организаций.

Был выбран 2 вариант.

1. Стоимость системы «DocsVision» – 217 080 руб. (не включает обучение).

2. Стоимость модулей «Канцелярии», «Управление договорами» системы «DIRECTUM» – 272 390(включает обучение).

В таблице 3.6 приведена стоимость системы DIRECTUM.

Таблица 3.6 – Стоимость системы DIRECTUM

Необходимо отметить, что приведенные цены приблизительны, так как не учтены многие стоимостные характеристики, дополнительные приложения и опции, скидки, работа специалистов, транспортировка и т.д. Сначала необходима экспертная оценка документооборота предприятия.

В результате проведения сравнительной оценки затрат, связанных с приобретением и внедрением систем, был сделан следующий вывод.

Цены на модули системы «DIRECTUM» и приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision» являются доступными, системы соответствуют функциональным и системно – техническим требованиям. Но есть одно из важных требований к системе – интеграция в систему «1 С: Предприятие версии 8.0». Система «DIRECTUM» конечно может интегрироваться и настраиваться на систему предприятия, но система «DocsVision» имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», что облегчает, ускоряет процесс внедрения без изменения существующих модулей и настроек. Был изучен российский рынок автоматизированных систем ДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «DigitalDesign»), «Управление делами» (компания «КИНТ»), в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре предприятия.

Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании SputnikLabs, в результате которого лидерами оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision».

При рассмотрении прайс-листов на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость почти одинакова. Но одно из самых главных требований к системе – возможность интегрироваться с системой «1С: Предприятие» версии 8.0., т.е. наличие шлюза к данной системе. Этому требованию соответствует система «DocsVision» (фирма «DigitalDesign»), стоимость которой приведена в таблице 3.7.

Таблица 3.7 – Стоимость системы DocsVision

Следовательно, в ГТРК«Дальневосточная» необходимо внедрить приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision».

Таким образом, приложение «Делопроизводство» системы автоматизации ДОУ «DocsVision» облегчает, ускоряет и делает проще работу не только подразделений, связанных непосредственно с ведением и организацией делопроизводства, таких как канцелярия, отдел управления качеством и стандартизацией, но и других отделов предприятия, например, юридического отдела, отдела кадров, отдела маркетинга и продаж и др.

Приложение «Управление процессами» обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий; позволяет руководителям следить за процессом выполнения заданий.

Приложение позволяет организовать весь процесс документооборота на предприятии в целом, охватывает территориально удаленные управления и участки, что облегчает деятельность работников Канцелярии по передаче документов, а также позволяет отслеживать состояние работы с документами на рабочих местах.

Затраты на внедрение приложения окупаются в короткие сроки, а ежемесячная экономия составляет 3 192 рубля для службы ДОУ ГТРК«Дальневосточная».

Процесс внедрения системы на предприятии должен быть регламентирован. Персонал должен ознакомиться с соответствующей документацией и пройти обучение. Инструкции, руководства, положения, рекомендации позволят повысить качество работы системы, исключить ошибки в пользовании системой, создать единые правила работы персонала с системой и документами. В результате повышается эффективность и совершенствуется процесс ДОУ.

Одним из важных документов по организации работы в системе является Инструкция. С ней должны ознакомиться все пользователи системы.

3.5 Оценка экономической эффективности

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4–5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения приложением «Делопроизводство» системы «DocsVision». Разброс получается большой, но предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если Р – стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N. Положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на бумагу = 21*25*0,5*60 = 15 750 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

– экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;

– экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Исходим из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по моему мнению, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30) от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего, находится в диапазоне 5–10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).

Ускорение бизнес-процессов – наиболее очевидная выгода от внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision». При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10–30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 15 000 руб. можно считать, что внедрение приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» позволяет сэкономить:

Экономия = 15 000*60*0,20 = 180 000 руб. в месяц.

Получаем, общую экономию за месяц равной около 195 000 руб. При расходах в 1 300 000 руб. срок окупаемости внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» составит менее года.

В приведенном выше подсчете можно легко выявить недостатки.

Во-первых, стоимость внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» может оказаться выше в несколько раз – в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему.

Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, по моему мнению, 20% экономии усилий – вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации недостаточен для того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т.д. может оказаться гораздо ниже.

К первой группе эффектов относятся: экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся: ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.).

Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления.

Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации.

Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.

Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

Заключение

В данном проекте в качестве объекта исследования выступало ведущее предприятие в городе по теле- и радиовещанию – ГТРК«Дальневосточная». Исследовался процесс информационного обеспечения управления предприятия, в ходе которого была выявлена основная проблема – недостаточно грамотная и неэффективная организация автоматизации делопроизводственного процесса в системе «1С: Предприятие» версии 8.0.

В результате была определена основная цель исследования – выбор автоматизированной системы информационного обеспечения, которая интегрируется с «1 С: Предприятие» версии 8.0. и автоматизирует процесс электронного документооборота.

В первой главе были рассмотрены основные нормативно-правовые документы в сфере информатизации, система прав, обязанностей и ответственности в сфере информационного обеспечения.

Во второй главе была дана характеристика структуры и системы управления предприятия, особенностей организации делопроизводства, внедренной в ГТРК«Дальневосточная» автоматизированной системы «1С: Предприятие версии 8.0» и разрабатываемого модуля «Управление документацией». Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций с документами – ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде.

Были разработаны предложения по организации процесса разработки модуля «Управление документацией» и предложен альтернативный вариант решения проблемы информационного обеспечения и автоматизации ДОУ ГТРК«Дальневосточная» – выбор и внедрение уже разработанного приложения, существующих на российском рынке автоматизированных систем информационного обеспечения.

В третьей главе были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из нескольких систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «DigitalDesign»), «Управление делами» (компания «КИНТ»).

Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании SputnikLabs, т.е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в ГТРК«Дальневосточная» оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision», так как соответствуют предъявляемым требованиям.

Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система «DocsVision», которая имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.

Также была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision» и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения информационного обеспечения, она составляет 195 000 рублей. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупятся в течение года при среднем годовом доходе 1 300 000 рублей.

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.

Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ГТРК «Дальневосточная». Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

– актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

– неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;

– попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

– накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

– большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;

– избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

– бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

– невозможность установления истории работы с документами;

– избыточные затраты на бумагу и копирование для создания несколь-ких копий одного документа.

Изучение понятий «информационное обеспечение», «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем информационного обеспечения позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Существует немало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации информационного обеспечения и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Список использованных источников и литературы

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. – М.: Приор, 2001. – 32 с.

2. О концепции правовой информатизации России: федер. закон // Собр. законодательства РФ. – 1999. – №26. – Ст. 3178.

3. Об информации, информационных технологиях и защите информации: федер.закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2006. – №34. – Ст. 2172.

4. Об основах государственной политики в сфере информатизации: федер. закон // Собр. законодательства РФ. – 1995. – №42. – Ст. 3921.

5. Об участии в международном информационном обмене: федер. закон от 23.08.1996 г. №125-ФЗ // Российская газета. 1996. №129.

6. Об электронной цифровой подписи: федер.закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2002. – №15. – Ст. 123.

7. Концепция государственной информационной политики. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

8. Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

9. Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

10. ГОСТ Р6.30–2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // Текущее делопроизводство ГТРК «Дальневосточная» за 2008 год.

11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

12. Межотраслевыеукрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25.11.1994 г. №72. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

13. Нормывремени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утверждены Постановлением Минтруда от 10.09.1993 г. №152 [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

14. Абдикеев, Н.М. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA / Н.М. Абдикеев, Т.П. Данько, С.В. Ильдеменов. – М.: Эксмо, 2007. – 123 с.

15. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2008. – №7. – С. 57–59.

16. Бобылева, М.П. Теория и практика электронного документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2003. – №2. – С. 15–18.

17. Глотова, Л.М. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений / Л.М. Глотова. – М., 2009. – 321 с.

18. Григорьев, Ю.А. Банки данных / Ю.А. Григорьев. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2002. – 118 с.

19. Гританс, Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты / Я.М. Гританс. – М.: Волтерс Клувер, 2008. – 214 с.

20. Дафт, Р. Менеджмент / Р. Дафт. – СПб.: Питер, 2008. – 231 с.

21. Деминг, Э. Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами / Э. Деминг. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. – 174 с.

22. Думская, Р.М. Практический реинжиниринг бизнеса / Р.М. Думская. – М.: Лори, 2008. – 332 с.

23. Зинченко, О.И. Новые тенденции в управлении / О.И. Зинченко. – М.: Бизнес Букс, 2009. – 118 с.

24. Ильин, В.В. Реинжиниринг бизнес-процессов с использованием ARIS / В.В. Ильин. – М.: ИД Вильямс, 2008. – 167 с.

25. Калянов, Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов / Г.Н. Калянов. // Финансы и статистика, 2007. – №8. – С. 54 – 58

26. Каменнова, М. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство / М. Каменнова. – М.: Весть-Мета Технология, 2001. – 147 с.

27. Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности / И.Ю. Крылова. – М.: Бизнес-пресса, 2007. – 128 с.

28. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. – 173 с.

29. Кулаков, Ю.А. Компьютерные сети / Ю.А. Кулаков, Г.М. Луцкий. – М.: Юниор, 2008. – 132 с.

30. Микина, Р.О. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России? / Р.О. Микина // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2010. – №12. – С. 32–34.

31. Мироненко, Д.И. Инструментарий ARIS. Методы. Версия 4.1 / Д.И. Мироненко. – М.: Весть-Мета Технология, 2000. – 163 с.

32. Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 152 с.

33. Нимченко, О.П. Технологии разработки программного обеспечения / О.П. Нимченко. – СПб.: Питер, 2008. – 113 с.

34. Оболенски, Н. Практический реинжиниринг бизнеса: Инструменты и методы для эффективного изменения / Н. Оболенски. – М.: Лори, 2005. – 116 с.

35. Олифер, В.Г. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы / В.Г. Олифер, Н.А. Олифер. – Спб.: Питер, 2009. – 864 с.

36. Орлов, С.А. Технологии разработки программного обеспечения / С.А. Орлов. – 3-е издание. – СПб.: Питер, 2004. – 213 с.

37. Пестрецова, А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений / А.А. Пестрецова. – М., 2008. – 213 с.

38. Петровский, Д.И. Новые тенденции в управлении. Дайджест McKinsey / Д.И. Петровский. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. – 218 с.

39. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. – М.: Россархив, ВНИИДАД, 2003.

40. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России от 05.08.1993 г. №321.

41. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: зарегистрирована Минюстом России от 26.12.2000 г. №2508.

42. Савельев, А.П. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России? / А.П. Савельев // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – №2. – С. 12–14.

43. Сергеев, А.П. Офисные локальные сети. Самоучитель / А.П. Сергеев. – М.: Вильямс, 2006. – 320 с.

44. Сомина, Л.П. Офисные локальные сети / Л.П. Сомина. – М.: Вильямс, 2007. – 123 с.

45. Титаев, П.М. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале / П.М. Титаев // Делопроизводство и документооборот. – 2009. – №11. – С. 13–15.

46. Тищенко, Д.Т. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы Д.Т. Тищенко – СПб.: Питер, 2010. – 164 с.

47. Химич, Ю.В. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале / Ю.В. Химич // Делопроизводство и документооборот. – 2006. – №9. – С. 10–13.

48. Филько, О.А. Концепция государственной информационной политики / О.А. Филько. – М., 1999. – 27 с.

[1] Об информации, информатизации и защите информации : федер. закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ // Собр. законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609; Об основах государственной политики в сфере информатизации : федер. закон // Собр. законодательства РФ. 1995. № 42. Ст. 3921; О концепции правовой информатизации России : федер. закон // Собр. законодательства РФ. 1999. № 26. Ст. 3178.

[2] Анисимов С. А. Некоторые аспекты формирования информационных ресурсов в России // Информационные ресурсы России. 2001. № 1; Закупень Т. Качественные аспекты информации в органах государственного управления // Проблемы теории и практики управления. 1997. № 6. С. 38-42.; Королев Ю. Комплексное управление территориями // Business. 2001. № 4. С. 25.; Кристальный Б. И. Об основных положениях Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» // Информационные ресурсы России. 1995. № 15. С. 15-20.; Миронов В. Информатизация России: региональный и федеральный аспекты // Деловой мир. 1993. № 7. С. 9 - 10.

[3] Орехова Н.Л. Законотворчество: теоретико-правовые аспекты. Хабаровск : Изд-во ДВАГС, 2005. С. 165.

[4] Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ // Собр.е законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609.

[5] Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. М. : Приор, 2001. С. 32.

[6] Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. М. : Приор, 2001. С. 32.

[7] Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609.

[8] Об участии в международном информационном обмене : федер. закон от 23.08.1996 г. № 125-ФЗ // Российская газета. 1996. № 129.

[9] Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. URL // СПС «Консультант Плюс».

[10] Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов. URL // СПС «Консультант Плюс».

[11] Концепция государственной информационной политики. URL// СПС «Консультант Плюс».

[12] Филько О.А. Концепция государственной информационной политики. М., 1999. С. 27.

[13] Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. URL // СПС «Консультант Плюс».