Реферат: Управление временем

Федеральное агентство по образованию

ГОУ Омский государственный педагогический университет

Университетский колледж

Научное общество студентов «Лидер»

Образовательная область «Менеджмент»

Управление временем

Выполнила:

студентка 3 курса 932 группы

специальности «Банковское дело»

Сарсенова Данара Рашидовна

Научный руководитель:

преподаватель Университетского колледжа

Саньков М.А.

Омск 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 3

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ.. 4

1.1. Понятие управление временем и причины его дефицита. 4

1.2. Основные методы в управлении временем. 5

1.2.1. Метод Эйзенхауэра. 5

1.2.2. Принцип Парето. 7

1.2.3. Система управления временем Б.Франклина. 8

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ОСНОВА УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ.. 13

2.1. Практические советы по управлению временем. 13

2.2. Рациональный подход к обладанию информацией. 15

2.3. Маркетинговое исследование в Университетском колледже. 16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 19

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.. 20

ВВЕДЕНИЕ

Время - бесценный и невозобновляемый ресурс.

И до тех пор, пока временем не управляют,

ничем другим управлять нельзя.

Peter Drucker

Время – необратимо и именно это является проблемой исследования данной работы. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Актуальность моей темы не вызывает сомнения так как не только современный руководитель, но и каждый современный человек должен иметь представление об основах планирования собственного времени. В данной работе будут рассмотрены основные принципы управления временем, которые охватывают практически все аспекты человеческой деятельности. На первый взгляд может показаться, что проблема тайм – менеджмента присуща только управленцам и, что остальные сферы жизни не затронуты, но возникает вопрос элементарного планирования жизни от глобальных планов до распорядка дня. Одним из наиболее сложных моментов является не столько планирование, сколько неукоснительное выполнение плана. Здесь всё будет зависеть от степени важности, необходимости внутреннего мотива и силы воли индивида.

И так, цель моей работы: изучить основы управления временем как одним из важнейших ресурсов человека.

Задачи :

· изучить основные методы в управлении временем, а именно Метод Эйзенхауэра, Принцип Парето и Система управления временем Б.Франклина;

· представить и охарактеризовать практические советы по управлению временем;

· провести маркетинговое исследование в Университетском колледже.

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

1.1. Понятие управление временем и причины его дефицита

Управление временем — наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время.[11] Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях. Эти методики представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов. Общими в них являются:

- список задач (to-dolist);

- постановка целей;

- установка приоритетов.

Для того чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени , которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент.

2. Нагромождение работ. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7.Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

1.2. Основные методы в управлении временем

Знание следующих стратегий могут помочь правильно ставить приоритеты, и управлять своим свободным временем, что в итоге поможет планировать не только рабочие дела, но и корректировать жизненные планы. Управлять самому своим рабочим и свободным временем, освободить «лишнее» время для увлечений, развития, собственного роста и самосовершенствования. Таким образом, можно освободить для себя двадцать пятый час в сутках.

1.2.1. Метод Эйзенхауэра

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел[14]:

1. Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

3. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

4. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

Таблица

«Матрица приоритетов Эйзенхауэра»

1.2.2. Принцип Парето

«Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата [16] Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.

Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни. Согласно этому принципу:

- 20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств;

- 20% преступников совершают 80% преступлений;

- 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

- 20% клиентов определяют 80% доходов компании.

Применительно к практике управления временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:

- 80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы;

- 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки;

- 20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…

Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли).

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

- важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

- на важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%;

- менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:

- составить список всех предстоящих задач.

- систематизировать их по важности и установить очерёдность.

- пронумеровать эти задачи.

- оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.

- задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.

- задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.

- оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

1.2.3. Система управления временем Б.Франклина

Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» - в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» - она работает с тем, что должно быть сделано[13]. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды.

1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.

Таблица 2

«Ступенчатая пирамида Б.Франклина»

Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря - то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Для шестого - служение во имя человечества...

Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.

Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2) Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.

Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

4) Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.

В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5) Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

6) Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным - наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

- План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.

- Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.

- Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.

- Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель - привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Все сделанные дела заносят в таблицу в которой дела записаны по приоритетности их выполнения.

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ОСНОВА УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

2.1. Практические советы по управлению временем

1. Ведите запись. Одной из самых распространённых ошибок управления временем является ваша попытка использовать память с целью отслеживания большого количества деталей. Это приводит к информационной перегрузке и путанице в вашем мозгу. Ведя записи, вы берёте под контроль свои проекты и задачи, становясь более организованным.

2. Список приоритетов. Определение приоритетов и составление списка приоритетов способствует вашему сосредоточению на тех вещах, которые для вас имеют большое значение.

3. Планирование недели. Уделите себе время в конце или начале каждой недели, чтобы составить план своих действий на ближайшие семь дней

4. Носите с собой блокнот. Будучи вне своего офиса или дома, где-нибудь в автобусе или в машине, вы можете быть озарены гениальной идеей или мыслью, которую следует обязательно сохранить.

5. Научитесь говорить нет. Многие из нас бывают перегруженными слишком большим объёмом работы из-за своей привычки говорить «да», когда следовало бы говорить нет. Научитесь говорить «нет», если запрос другого человека имеет очень низкий уровень приоритетности.

6. Думайте, прежде чем действовать. Бывало ли, что вы говорили «да», но позже жалели об этом? Перед решением какой-либо задачи задумайтесь о её последствиях и её важности.

7. Постоянно совершенствуйтесь. Определите время в своём недельном плане на совершенствование своих знаний, навыков и способностей. Например, вы можете посетить семинар, прочесть книгу или посмотреть обучающее видео.

8. Будьте осознанны в том, что вы делаете. Регулярная оценка того, как вы тратите своё время, может принести ощутимую пользу. Так, вы можете прийти к выводу, что ваши нынешние действия уже не служат вашей цели, поэтому вы сможете тратить своё время на что-то более ценное, что-то, что способствует достижению ваших целей.

9. Использование системы управления временем. Система управления временем поможет вам отслеживать ваши задачи, организовывать и составлять приоритеты в вашей работе, а также, разработать обоснованный план её завершения. Система управления временем предполагает индивидуальный подход, вы включаете в свою систему те инструменты, которые больше всего подходят именно вам.

10. Выявление вредных привычек. Проявите к себе внимание и выявите те вредные привычки, которые отнимают у вас время, мешают достижению ваших целей и стоят преградой на вашем пути к успеху. Составьте список этих привычек и начните систематическое устранение одной привычки за другой. Примите к сведению, что лучшим способом устранение дурной привычки, является её замена на позитивную привычку, приносящую вам пользу.

11. Не делайте работу других людей. Вы имеете пристрастие делать работу других людей из-за того, что хотите казаться героем? Делая это, вы лишаетесь времени, которое могли бы использовать в своих интересах.

12. Заведите журнал целей. Включите в свой план время на установку и оценку ваших целей. Заведите журнал и записывайте ваш прогресс.

13. Избавьтесь от перфекционизма. Решение некоторых ваших задач не должно быть выполнено идеально. К примеру, напишите и отправьте коллеге краткое письмо, потратив на это не более нескольких минут. Научитесь видеть разницу между задачами, которые необходимо решить превосходно, и задачами, которые просто следует решить.

14. Остерегайтесь «завала» задач.

Если ваш список до предела наполнен важными задачами, постарайтесь отказаться от наполнения его другими делами. Такие вещи, как организация вашего книжного шкафа или систематизация ваших бумаг может подождать до тех пор, пока вы не решите задачи, имеющие более высокий приоритет.

2.2. Рациональный подход к обладанию информацией

Рациональное чтение.

Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств. Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.

1) При просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;

2) Надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.

3) Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно.

4) Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом.

5) Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.

6) Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кратчайшей форме или разработать свою систему маркировок

Переговоры по телефону.

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации. Его можно использовать также и в качестве нового вида: «Интернет».С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети. Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

2.3. Маркетинговое исследование в Университетском колледже.

Цельпроведения маркетингового исследование: выяснитьотношениестудентовУниверситетскогоколледжа к управлениювременем.

Таблица 3

«Ваше отношение к управлению временем»

Из проведенного исследования мы выявили такие данные, представленные в рис.1.

Рис.1. Отношение студентов УК к управлению временем

При этом:

6% считают, что им не дается планирование времени, так как от рождения они неорганизованные люди;

16 % считают, что постоянное планирование времени отнимет у них слишком много сил;

26 % считают, что управление временем функционирует только в теории;

34 % считают, что планирование времени лишит их жизнь спонтанности;

11 % считают, что для их практической работы в качестве самоменеджмент не подойдет;

19 % считают, что это все азбучные истины;

36 % считают, что нечто подобное они делают уже на протяжении ряда лет;

21 % считают, что реальность не будет соответствовать их планам;

9 % считают, что они все равно не успею сделать то, что запланировано;

64 % считают, что они и так работаю максимально продуктивно на протяжении всего дня;

17 % считают, что их коллеги (шеф, подчиненные) высмеют, если они начну фиксировать затраты времени;

74 % считают, что если они захотят, чтобы работа была сделана, они сумею ее выполнить, не прибегая к тайм-менеджменту;

53 % считают, что если бы это было так просто, то это бы делал каждый.

Из проведенного исследования можно сделать вывод о том, что все-таки большинство учащихся позитивно относятся к управлению временем, но очень редко кто используют ее на практике. Наверно, потому что у студентов еще нет такого плотного графика, как например, у руководителя или обычного работающего человека, который как минимум тратит 9 часов на работу, 8 часов на сон, а остальное время уходит на дорогу, приготовление еды, уборку дома, уделить внимание семье и т.д.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Время – один из самых ценных жизненных ресурсов.

Таким образом, мы изучили основы управления временем как одним из важнейших ресурсов человека, а именно:

1. изучили основные методы в управлении временем, а именно Метод Эйзенхауэра, Принцип Парето и Система управления временем Б.Франклина;

2. представили и охарактеризовали практические советы по управлению временем;

3. провели маркетинговоеисследование в Университетскомколледже.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Абульханова К.А. , Березина Т.Н. Время личности и вре-А 17 мя жизни. — СПб.: Алетейя, 2001. — 304 с ISBN 5-89329-377-0

2. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2009 г.

3. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм менеджмент на Outlook 2007/Глеб Архангельский –М.: Манн, Иванов и Фербер,2006

4. Кюстенмахер В, Кюстенмахер М. Упростите свою жизнь. Наконец-то у нас стало больше свободного времени!/Пер. с нем.,2006г.

5. Моргенстерн Джулия. Тайм менеджмент. Искусство планировать и управлять своим временем и сврей жизнью. – М. 2006-256с.

6. Потапов С.В. Как управлять временем / С.В. Потапов. – М.: Эксмо, 2006 – 160 с.

7. Соснина М.А. Личный тайм-менеджмент, или Как управлять своим временем / М.А. Соснина – Ростов н/Д: Феникс, 2005. – 256с.

8. Тайлер Дебра Олкок. Управление временем. Пер.с англ. 2006-144с.

9. Трейси Брайан. Управляй своим временем и удвой результаты: Пер. с англ. – М. , 2006.- 64с.

10. Халан И.С. Управление временем./Пер. с англ. – СПб: «Издательство «ДИЛЯ», 2006.-96с.

11. Королева Godess. «Планирование рабочего времени: используем тайм менеджмент» - Режим доступа: http://godess.ru/?p=111

12. Принцип 80/20 - Режим доступа:http://www.cecsi.ru/coach/80-20principle.html

13. Реферат: "Система управления временем Б.Франклина" – Режим доступа: http://www.neuch.ru/referat/43530.html

14. Управление временем. Матрица Эйзенхауэра– Режим доступа: http://trn.work.ua/articles/1174/