Реферат: Текстовое документирование

План

Введение…………………………………………………………………..…..3

1. Начертательный способ закрепления и передачи информации…….…4

2. Пиктографическое письмо и его особенности………………………….6

3. Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки…………………………………………………………………….....8

4. Применение пиктографического и логографического письма в настоящее время………………………………………………………………....12

5. Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма………………………………………………………………………….…13

6. Развитие графики русского письма. Стенография………………….…15

7. Применение текстового документирования……………………….…..19

Заключение……………………………………………………………………...20

Литература………………………………………………………………………21

Введение

Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Тема моей курсовой работы:текстовое документирование.

Цель работы – рассмотрение этого вопроса в различных аспектах.

1. Начертательный способ закрепления и передачи информации

«Понятие « делопроиз водство» бази руется на понятии «документирование». Под докум ентированием поним ается з апись (фиксаци я) информ ации на различных носителя х по установленным правилам . Докум ентиров ание — регламентированный процесс з апи си инфор­ мации на бумаге и ли ином носителе, обеспечивающий ее юридич е­ску ю силу. Документирование всегда осуществ ляетс я по определен­ным правилам, установ ленными правовы ми нормативными актами или вы работанными тради цией»[1] .

Создани е документов или документирование может осуществ­ляться на естеств енном яз ыке или на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей информации. При документирова­н ии на естественном языке соз даются текстовые документы — доку­менты, соде ржащие речевую информацию, зафи ксированную любым типом письма или любой системой звукоз аписи.

Текстовый доку­мент, соз данный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носи теле или видеограмма документа - изображение д окумента на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных яз ыках создаются до­кументы на машинных носителях — документы, соз данные с исполь­зованием носителей и способов запи си, обеспечивающих обраб отку информации электронно-вычислительной маш иной.

При использовани и простых орудий создаются рукописные пи сьменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), и зобразительные д оку­ме нты (документы, содержащие информацию, выраженную посред­ством изображения какого-либо объекта) и графические документы (из образительные документы, в которых изображение объекта полу­чено посредством линий, штрихов, светотени).

В обще стве документы являются основными носителями управ­ленческой , научной, технической, статистической и иной социально з начимой информации. Документы — носите ли первичной информации , именно в докуме нтах информация фиксируется впервые. Это свойс тво и позволяет отличать д окументы от других источников и нформации - кни г, газет, журналов и др., содержащих перерабо­танную, вторичную информ ацию.Фиксац ия, отображение информации в д окументе обеспечив ает еe сохранение и накопление, воз можность передачи во времени и пространстве , в озм ож ность обра ­щаться к информации спустя м ного времени после ее создания. В соц иальном плане любой офи циаль ный документ полифунк­ционален, т.е. однов ре менно вы полняет н есколь ко функций, что позволяет е му удовлетворять различные ч еловеч еские потребнос ти . Среди функци й документа выделя ются общие и специ альны. К общ им фун кц иям документа относятся:

информационная: любой документ создае тся дл я сохранения информации, ибо необходим ость зафиксировать и нформацию - причина появления любого документа;

соци альная: документ является соци ально значимым объек­том, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи м еж ду отдель ными элементами общественной структуры, в частности меж ду учреждениям и,

культурная: документ - средство з акрепления и передачи куль­турных традици й, ч то лучше всего прослеживается на б ольши х ком ­плексах документов, например в научно-технической докум ентации нах одит отражение уровень научного и технич еского развития общества;

2. Пиктографическое письмо

«Пиктография - это фиксация и передача информации с помощью рисунков . Пиктографическое письмо появилось еще в период расцвет первобытного общества в верхнем палеолите. С помощью последовательного размещения ряда рисунков, изображающих отдельные конкретные предметы, передается определенная информация о хозяйственных, общественных, военных и других ситуациях».[2]

Пиктография (лат. pictus - рисованный, живописный, греч. grapho - пишу) - древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Для пиктографии не нужен алфавит, т.е. набор определенных знаков, необходимо только изображать предметы и ситуации (например, человека, лодку, охоту и т.д.). "Читающий" пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения (как, например, в буквенном письме), он должен лишь правильно опознать изображения.

Пиктографическое письмо имело множество несомненных достоинств, которые определили возможности его развития в более высокие формы письменности, вплоть до фонетической. К числу этих достоинств следуем отнести:

· возможность вводить новые промежуточные звенья повествовательности;

· достаточно высокий уровень абстрагирования, выделение главного, существенного;

· отсутствие необходимости в реалистичности изображения, в таком письме заложены значительные возможности схематизации и перерастания в условные изображения.

Основные направления исторического развития пиктографии следующие: выработка единого способа начертания рисунка, понятного для всех (или большинства) Представителей данного племени (рода, общины); закрепление за каждым рисунком более или менее определенного значения, смысла (иначе говоря, тенденция к общезначимости и однозначности, хотя, конечно, до полной однозназначности было еще далеко); обогащение набора пиктографических рисунков такими знаками, которые позволяют конкретизировать текст, пиктограммы, особенно в том, что касается счета, собственности имен и др.

3. Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки

Основой системы письменности остаётся прежняя многозначная идеограмма, но конкретная привязка знака каждый раз к определённому слову обеспечивается добавлением знаков, выражающих чисто звуковые элементы слова либо в целом, либо его части (особенно грамматических элементов), и знаками — детерминативами, уточняющими круг понятий, к которому относится данное слово. Например, в древнеегипетском языке рисунок «жука» (х п р) с силлабическими знаками х-, п-, р- (гласные неизвестны) + детерминатив абстрактных понятий означал (х п р) «существование»; в шумерском рисунки «ноги» + «камня» означали «пришедший» (гина), потому что «камень» назывался на, а рисунки «ноги» + «кучи зерна (?)» (ба) означали «стоящий» (губа); знаки «вышка (?)» + «решётка (?)» с детерминативом «божества» (рисунок «звезда») читались «бог Энлиль» (имя бога), а с детерминативом «земли» (рисунок участка, прорезанного каналами) читались «Нибуру» (название города, где почитался этот бог).

«Идеографический знак, прикрепленный к определенному слову, называется логограммой. Для знаков, выражающих последовательности звуков, используются тоже логограммы, но в «ребусном» употреблении [ср. выше на, ба не в смысле «камень» и «куча (?)», а как знаки для последовательностей звуков н + а, б + а]. Такие последовательности — не обязательно слоги; так, в древнеегипетском письменности. гласные вообще не передавались, в аккадском слог мог дробиться на части. Словесно-слоговым письмом могли передаваться тексты любого содержания, т.к. такое письмо обеспечивало достаточно адекватную фиксацию речи и надёжное воспроизведение текста при чтении. Отсутствие обязательной непосредственной связи первоначальным идеограмм с фонетической стороной речи позволяло использовать одни и те же знаки в качестве логографических элементов для разных диалектов (в Китае) и для разных языков (на древнем Ближнем Востоке)»[3] .

В древнейших видах письма этого типа знаки монументальных надписей долго сохраняли форму рисунков-иероглифов; наряду с ними существовала скоропись (на папирусах, черепках — в Египте, на глиняных плитках — в Передней Азии, на бамбуковых палках — на Дальнем Востоке, и т.п.). Такие системы письма возникали всюду, где впервые складывалось государство, и обычно независимо друг от друга; отдельные случаи сходства знаков объясняются либо общей типологией, либо случайностью. Наиболее известны: древнеегипетские П. (с конца 4-го тыс. до н. э.), шумерское П. (с начала 3-го тыс. до н. э.) и развившиеся из него виды клинописи , эламская иероглифика (3-е тыс. до н. э.), протоиндийское письмо (тогда же), критское письмо (с начала 2-го тыс. до н. э.; ), китайское письмо (со 2-го тыс. до н. э.; ), майя письмо в Центральной Америке.

В течение нескольких тысячелетий пиктографическое письмо по­степенно перерастало в идеографическое письмо, где рисунки заменяют­ся определенными знаками. Идеографическое письмо развивалось в направлении от изображения определенных представлений (обра­зов, понятий) независимо от их звучания в устной речи — к иерогли­фам. Иероглифы одновременно указывали, и образы (представления, понятия), и те звуки, из которых состоят слова, обозначающие дан­ные образы (представления, понятия). На рубеже IV—III тыс. до н.э. иероглифическое письмо уже широко применялось в Месопотамии, а в 2400 г. до н.э. оно превратилось в упорядоченное словесно-слоговое письмо клинописного типа. Клинописное письмо было достаточ­но сложной системой, состоящей из нескольких сотен и даже тысяч специальных Знаков. Его усвоение требовало значительной специа­лизации и профессионализации. В древневавилонском обществе сформировался целый социальный слой — слой писцов. В течение III тыс. до н.э. складывается и египетская иероглифика. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в "знак-идею" (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не "солнце", а "жару", "тепло", "горячий" или "теплый". Старец, опирающийся на палку, означает старость и т.п.

Разновидностью идеографического является иероглифическое письмо , используемое с конца IV в. до н.э. Иероглиф - условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ - это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма - идеограммы, иероглифы - не могли служить для графического изображения звуков речи.

Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семитами слогового письма, научились разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.

Преимущества словесно-слогового письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма. (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.). Недостатки: многочисленность знаков в системе (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении чтения.

4. Применение пиктографического и логографического письма в настоящее время

Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.

Преимущества словесно-слогового письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма. (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.). Недостатки: многочисленность знаков в системе (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении чтения.

5. Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма

Высшей формой письменности, сложившейся во II тыс. до н.э., было фонетическое письмо, буквенное , в котором знаки обозначают не пред­меты, а слоги, звуки и графически передаются отдельные звуковые обозначе­ния.

В связи с частой необходимостью передачи имен появился каче­ственно новый и перспективный прием — изображение имен людей некоторыми предметами, сходными по звучанию, но имеющими, ра­зумеется, совсем иную природу.

Так постепенно зарождаются зачат­ки фонетического письма. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э. Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук). Буква - графический знак или литера. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам - аз и буки).Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. В XII-XIII вв. славяне также заимствовали греческое письмо.

С конца IX в. существовало два письма - глаголица и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX-начале XX в. - гражданское письмо, или гражданский шрифт, т.е. современное письмо. Шрифт - гражданская форма знаков определенной системы письма.

В зависимости от техники исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным или вербальным.

Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы "язык". Именно письменный документ стал основой для формирования такого сложного и многогранного документа как книга.

6. Развитие графики русского письма. Стенография

Славянское письмо (кириллица ) было разработано на основе добавления к 24 буквам византийского греческого П. ещё 19 букв для специфических славянских фонем (буквы ц, ш были взяты из еврейского квадратного письма, а остальные изобретены специально).

«Кириллица употреблялась православными славянами, а также (до 19 в.) румынами; на Руси была введена в 10—11 вв. в связи с христианизацией. Однако какое-то П., возможно, применялось славянами уже и раньше. До сих пор не решен вопрос о происхождении другого славянского письма— глаголицы и её соотношении с кириллицей. Почти полностью совпадая по составу, порядку и значению букв, азбуки эти резко различались по форме букв: простой, чёткой и близкой к греческому уставному письму. 9 в. у кириллицы и замысловатой, очень своеобразной у глаголицы, которая применялась главным образом у юго-западных славян-католиков со славянским богослужением и вымерла в позднем средневековье.

Графика кириллицы претерпевала изменения с 10 по 18 вв. (устав, полуустав, вязь ). Современные славянские системы П.: русская, украинская, болгарская, сербская (с добавлением букв љ, њ, ћ, , џ и др.) развились на основе кириллицы. Русское письмо из 33 букв (называется гражданским шрифтом, в отличие от церковного — собственно кириллицы, сохранённой для религиозной литературы при реформе, проведённой Петром I) является упрощением кириллицы с приближением форм букв к образцам антиквы. Оно пережило ряд алфавитно-орфографических реформ (1708—10, 1735, 1758, 1918), в результате которых были исключены все буквы, ненужные для передачи фонем современной русской речи; были введены 2 новые буквы: й и (факультативно) ё».[4]

Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов.

Стенография (от греч. stenos — узкий, тесный и ...графия), скоростное письмо, основанное на применении специальных систем знаков и сокращений слов и словосочетаний, позволяющее вести синхронную запись устной речи и рационализировать технику письма. Скорость стенографического письма превосходит скорость обычного в 4—7 раз. Стенография была известна в глубокой древности. Один из первых достоверных памятников тенографии — надпись стенографическими знаками на найденной в Акрополе в Афинах мраморной плите, относящейся к 350 до н. э. В школах Древнего Рима наряду с обычным письмом (abecedaria) преподавалось скоростное письмо (notaria, от nota — знак). Римская стенография, применявшаяся до 11 в., называлась «тироновы ноты» (по имени её создателя Тирона, 1 в. до н. э.).

Термин «Стенография» введён в 1602 в Англии Дж. Уиллисом. Начиная с 17 в. во всём мире было предложено около 3 тыс. различных систем стенографии. и их переработок, в настоящее время (1976) их применяется несколько десятков при постоянной тенденции к сокращению количества систем; для социалистических стран характерен переход на единые государственные системы.

В современной стенографии различают системы курсивные и геометральные. Знаки для согласных в курсивных системах взяты из элементов обычного письма, сочетаемых при помощи соединительной линии. Знаки геометральных систем состоят из геометрических фигур (круг и его части, прямые различного наклона) и сочетаются без соединительных линий. Оба типа стенографии изобретены в Англии: геометральная — Дж. Уиллисом (1602), курсивная — С. Бордли (1789). Геометральные системы приняты для языков с относительно короткими словами (англ., франц., исп.), курсивные — для языков с длинными словами (слав., сканд., нем.). Различают орфографичексие и фонетические системы стенографии. Первые придерживаются орфографии обычного письма, фонетические системы строят сокращения на выбрасывании букв, соответствующих неслышимым звукам. Русские системы М. А. Терне (1874), З. И. и А. И. Сапонько (1913) строились на т. н. ударном принципе — из срединных гласных слова выписывалась только та, на которую падает ударение.

В большинстве систем согласные и гласные имеют различное обозначение. Для обозначения согласных в курсивных системах берутся элементы обычного письма, гласные обозначаются при помощи т. н. приёмов вокализации — изменения по длине и направлению соединительной волосной линии между знаками согласных, изменения формы этих знаков, в частности их утолщение (нажим), изменения позиции знаков (повышение и понижение относительно линии письма и относительно друг друга). Состав стенографических знаков для согласных является внеязыковым, что облегчает адаптацию системы стенографии к разным языкам.

В дореволюционной России стенография использовалась мало, применялись главным образом переработки курсивных немецких систем.

Первой оригинальной и примененной на практике стенографической системой для русского языка была система М. И. Иванина, опубликованная в 1858 в его книге «О стенографии, или искусстве скорописи, и применении её к русскому языку». В 1860 впервые в России стенография (по системе Иванина) была использована в Петербургском университете для записи диспута о происхождении Руси между академиком М. П. Погодиным и профессором Н. И. Костомаровым.

После Октябрьской революции 1917 появились новые системы стенографии — М. И. Лапекина (1920), Н. И. Фадеева (1922), Н. Н. Соколова (1924) и др. В 20-е гг. Стенография преподавалась по разным системам, что тормозило развитие стенографического образования. На основе теоретического и практического сравнения 7 лучших систем стенографии, произведенного Наркомпросом РСФСР в 1933, ВЦИК РСФСР принял постановление о введении в РСФСР Государственной единой системы С. (ГЕСС), в основу которой положена система Соколова.

Принятая в— курсивная система, основана на изучении биомеханических закономерностей письма, на учёте частотности букв и морфем в обычном письме и частотности знаков в стенографическом письме. Одним из принципов ГЕСС является стандартность начертаний (слово выписывается одним единообразным способом). Вокализация основана на изменении позиции знаков относительно друг друга. Самыми «удобными» стенографическими знаками (т. с. наименее деформируемыми элементами обычного письма) обозначаются наиболее частотные единицы языка. ГЕСС адаптирована к украинскому, узбекскому, грузинскому, польскому, и др. языкам. ГЕСС постепенно совершенствуется и упрощается с целью достижения максимальной психологической простоты записи и облегчения обучения стенографии. Основные направления: 1) ещё большее приближение стенографических знаков к элементам букв обычного (рукописного) письма; 2) устранение из системы знаков, мешающих унификации соединений согласных и вокализации; 3) уменьшение количества слитных знаков (т. е. знаков сочетаний согласных).

В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различным международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.

7. Применение текстового документирования

В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

«Доку менты, составляющие одну систем у документации, связ аны единством целевого наз начения и в комплексе обеспечивают документирование той или и ной управленческой функци и или вида деятельности, Так , документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ем у системы. Документы, составляющие систему распорядительной документац ии, обеспечивают регулировани е дея­тельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимо­связ анных учрежд ений и лица постоянно меняющихся социально-экономических условиях» [5] .

Обеспечение документирования - эт о лишь одна составляющая делопроизводства, вторая е го составляющая - это организация ра боты с документами.

Организ ация работы с докумен тами предполагает организацию документооборота учрежде нии , хранение документов и их использование вл екущей дея тельности учреждения.

Заключение

Исходя из всего вышенаписанного, можно сделать следующие выводы:

Список использованной информации:

1. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

2. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000

3. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003

4. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003

5. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти :Управленческое документоведение. – Екатеринбург.: УрАГС, 2002

6. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000

8. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

9. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003

[1] Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.- с. 231

[2] Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000.- с.145

[3] Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.- с.231

[4] Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000 – с.118

[5] Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003. –с.441