Скачать .docx |
Реферат: Учебное пособие: Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой предмета «Документационное обеспечение управления»
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Методические указания составлены в соответствии с рабочей программой предмета «Документационное обеспечение управления», утвержденной директором Республиканского заочного автотранспортного техникума.
Цель дисциплины - научить студентов самостоятельно составлять деловые документы, ознакомить с рациональной организацией делопроизводства.
При изучении предмета особое внимание следует обратить на основные теоретические положения и практику составления приказов, протоколов, деловых писем, актов, претензий, договоров и других документов, ознакомить студентов с образцами документов, организовать самостоятельную работу с ними,
В результате изучения предмета студенты:
должны знать:
- назначение и виды организационно-распорядительной документации;
- назначение и виды документов по личному составу;
- назначение и виды договорно-правовой документации;
- организацию работы с документами;
должны уметь:
- составлять и оформлять приказы, распоряжения, указания, протоколы, письма, факсы, акты, справки и др.;
- составлять и оформлять документы по личному составу: заявления, трудовые договоры, приказы по личному составу, резюме, анкету-резюме, трудовые книжки, личные дела и т.д.;
- составлять и оформлять различные виды договоров;
- оформлять документы в соответствии с ГОСТ.
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН
Наименование тем |
Кол-во учебных часов |
|
Специальность 0601 и 0602 |
||
всего |
в т.ч. практич. |
|
Введение • |
2 |
|
1 . Документирование правленческой деятельности |
4 |
|
2. Система организационно-распорядительной __документации |
6 |
12 |
3. Документация по личному составу |
10 |
6 |
4. Договорно-правовая документация |
10 |
4 |
5. Организация работы с документами |
6 |
2 |
6. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления |
4 |
2 |
Всего по дисциплине: .--:.-..- |
48 |
20 |
Основная литература
1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело.М., Высшая школа, 1989.
2. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 1996.
3. Стенкжов М.В. Образцы документов по делопроизводству. М., ПРИОР, 1998.
4. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., ПРИОР.1998.
5. Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., ИНФРА-М, 1998.
6. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. М., ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000.
7. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу, М., ПРИОР, 2000.
8. Стенюков М.В. Секретарское дело. М,, ПРИОР, 2000.
9. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие, 4-е издание. М., ИНФРА-М.200 1 .
10. Кирсанова М.В. Деловая переписка. Учебное пособие. М., ИНФРА-М.,2001.
11. ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
Дополнительная литература
!. Гражданский кодекс РФ 1,2 часть, Санкт-Петербург, 1996.
2. Трудовой кодекс РФ. М.,ООО ВИТРЭМ, 2002.
3. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов-на-Дону, Феникс, 2001.
4. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Издательско-книго-торговый центр «Маркетинг»,2002.
5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 2002.
ВВЕДЕНИЕ
Студент должен:
иметь представление:
- о содержании дисциплины;
- о связи с другими дисциплинами;
- о современном состоянии документационного обеспечения управления.
Содержание учебного материала
Значение и содержание учебного материала дисциплины «Документационное обеспечение управления» и связь ее с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.
Понятие терминов «документ», «документоведение», «документационное обеспечение управления».
Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления как основа технологии процессов управления.
Литература, Л-1, Л-2, Л-5, Л-П.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Эффективная деятельность аппарата управления связана с правильной организацией работы с документами.
Курс «Документационное обеспечение управления» призван научить студентов правильно организовывать работу с официальными документами,, обеспечить сохранность всех видов документов.
Понятие «Документационное обеспечение управления» базируется на понятии «документирование».
Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование -регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
При документировании создается документ - информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности.
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексом реквизитов. Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 29), но и совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе (формуляр документа). Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации.
Изучение предмета «Документационное обеспечение управления» тесно связано с такими дисциплинами, как «Основы права», «Правовое обеспечение профессиональной деятельности», «Налоги и налогообложение», «Управление персоналом», «Русский язык», «Бухгалтерский учет» и другие.
• Тема 1. Документирование управленческой деятельности
Студент должен:
знать :
- состав управленческих документов;
- системы документации;
- принципы унификации и стандартизации документов.
Содержание учебного материал
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.
Состав управленческих документов. Понятие систем документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.
Литература. Л-5, Л-9.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий дли применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании.
Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация - это деятельность по установлению норм., правил.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества снижения трудоемкости их .обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:
Первая - документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.
Вторая - документы по функциям управления.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих форм унифицировано, но они могут быть совершенно разными:
по месту составления - внутренние, внешние;
по содержанию - простые, сложные;
по форме - индивидуальные, трафаретные, типовые;
по срокам исполнения - срочные, несрочные;
по происхождению - служебные, личные;
по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты.
Тема 2. Система организационно-распорядительной документации
Студент должен:
знать : ,
- ГОСТы на организационно-распорядительную документацию;
- классификацию организационно-распорядительной документации;
уметь:
- составлять и оформлять организационно-распорядительные документы.
Содержание учебного материала
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТы на ОРД. Требование к оформлению документов.
Классификация организационно-распорядительной документации: организационные документы, распорядительные, информационно-справочные, служебные письма.
Организационные документы ~ устав, положение, договор учредите-; лей, правила внутреннего трудового распорядка.
Распорядительные документы: приказы на основе единоначалия (по основной деятельности), распоряжения, решения, указания, инструкции.
Информационно-справочные: акты, протоколы, докладные (служебные) записки, справки.
Служебные письма. Классификация корреспонденции: инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонденции.
Типовые и трафаретные служебные письма. Инициативные и ответные служебные, письма, письма-запросы, договорные письма, типовые гарантийные письма, сопроводительные письма, информационные письма.
Составление и оформление телефонограмм, телефаксов.
Практические занятия
Составление и оформление организационно-распорядительной документации
Литература. Л-1, Л-2, Л-3, Л-4.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим, функциям:
- создание организации;
- реорганизация организации;
- ликвидация организации;
- приватизация государственных и муниципальных организаций;
- распорядительная деятельность организации;
- организационно-нормативное регулирование деятельности организации;
- оперативно-информационное регулирование деятельности организации.
Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на следующие группы:
- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
- информационно-справочная документация (акты, протоколы, докладные и служебные записки, справки, доверенности и т.п.);.
- служебные письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения и т.п.
Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место их расположения, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.
В данном государственном стандарте определено 29 реквизитов.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа.
В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
При работе с электронными документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации-создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое название лица, ответственного за изготовление документа.
Документы оформляются на бланках.
Бланк документа - это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации - авторе документа.
Для организации устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210x297) и А5 (148x210). Допускаются бланки форматов АЗ и А6.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка. Студенты должны знать определения основных организационно-распорядительных документов и их назначение.
Организационные:
Устав - основной учредительный документ, определяющий правовой статус организации, необходимый согласно закону для ее государственной регистрации. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.
Положение - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Договор учредителей - документ, в котором учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия, передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управление деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Штатное расписание — документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением).
Должностная инструкция ~ правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Распорядительные документы:
Приказ - важнейший правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед предприятием.
Указание — распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.
Распоряжение - документ, издаваемый директором (замдиректора) преимущественно по оперативным Вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.
Решение - документ, коллегиального органа (совета директоров, общего собрания акционеров и т.п.), составляемый по производственным вопросам.
Информационно-справочные документы:
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения допросов и принятия решений, на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях, деловых встречах.
Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организаций, с выводами и предложениями составителя.
Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины,
Заявление - документ, адресованный должностному вицу и содержащий просьбу работника.
Справка - документ описательного характера, составляемый для служебной информации.
Сводка — документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Отзыв — документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
Особое место в системе информационно-справочной документации занимают служебные письма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.
Документы оформляются на специальных бланках - бланках писем или телеграмм. Текст должен быть грамотным, логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей - вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:
1. Письма, требующие ответа: письма-просьбы, письма-обращения,
письма-предложения, письма-запросы, письма-требования.
2. Письма, не требующие ответа-(письма-предупреждения, письма-напоминания, письма-приглашения, письма-подтверждения, письма-отказы, сопроводительные письма, письма-извещения, гарантийные письма, информационные письма, письма-распоряжения).
В зависимости от того, какому количеству адресатов направлено письмо, различают письма обычные (коллективные) и циркулярные. Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.
А по тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией.
Переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.'
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило не превышает одной страницы, Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Разновидности письма:
Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных но
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи
текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети.
Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), пере-[ данного по каналам факсимильной связи ( при помощи факсимильной аппаратуры).
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию > документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Тема 3. Документация по личному составу
Студент должен:
Знать:
- нормативные акты для оформления документации по личному составу;
- документы, входящие в состав документации по личному составу;
уметь :
- составлять и оформлять документы по личному составу.
Содержание учебного материала
Классификация документов по личному составу. Виды документов.
Заявления, личные дела, личные карточки, резюме, анкета-резюме, рекомендации (рекомендательные письма).
Требования к изложению содержания документов по личному составу. Их назначение, содержание и порядок оформления.
Оформление приема работников. Перечень документов, необходимых при поступлении на работу.
Приказы по личному составу. Прием, увольнение, перевод работников.
Трудовые договоры. Рекомендации по заключению трудового договора в письменной форме.
Трудовые книжки. Правила ведения трудовой книжки. Дубликат
трудовой книжки.
Практические занятия
Составление и оформление документов по личному составу.
Литература. Л-2, Л-3, Л-7, Л-9.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Трудовые правоотношения работодателя и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым Кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.
Документацию по личному составу можно классифицировать на четыре группы:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
- документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением следующих видов документов: резюме, заявление, анкета, автобиография, трудовой договор, приказ по личному составу, трудовая книжка, личная карточка, личное дело.
Резюме в настоящее время является наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию на вакантную должность. Резюме содержит краткую информацию о себе, составленную лично претендентом на вакантное место,
Анкета-резюме ~ документ, содержащий основные элементы и анкеты и резюме.
Заявление - документ, содержащий просьбу, или предложение лица (яиц), адресованный должностному лицу или организации.
Анкета - документ, составляемый работником при трудоустройстве.
Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.
Трудовой договор - соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему распорядку, а работодатель обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Трудовой договор заключается на определенный срок или на время выполнения конкретной работы.
Основное условие содержания договора - это его соответствие существующему законодательству (Трудовой кодекс РФ главы 10-13), Права, обязанности, ответственность сторон, организация и оплата труда определяются сторонами самостоятельно.
В договор могут быть включены условия, стимулирующие труд работника, другие дополнительные льготные условия.
В случае, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений, действие контракта автоматически продлевается на неопределенный срок,
Трудовой договор имеет следующие реквизиты : наименование Документа, дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, вводную часть (наименование сторон, заключающих трудовое соглашение, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих соглашение), предмет трудового соглашения, изложение порядка выполнения обязательств, общую сумму соглашения, юридические адреса сторон (паспортные данные гражданина), подписи сторон, печать предприятия.
Приказ - документ, оформляемый при приеме на работу, перемещении, увольнении, предоставлении отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п.
Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках.
Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.
Порядок заполнения этого документа регламентируется Трудовым кодексом РФ (статья 62,66).
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников предприятий, проработавших свыше пяти дней.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы, На лиц, работающих по совместительству, в других предприятиях трудовые книжки не заводятся.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам.
Личная карточка - основной документ по учету персонала формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником.
Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов. Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.
Тема 4. Договорно-правовая документация
Студент должен:
Знать :
- систему договорно-правовой документации:
- виды договоров:
- типовые формы договоров.
уметь;
- составлять и оформлять договора.
Содержание учебного материала
Понятие договора, соглашения, протокола. Типовая форма договора.
Формуляр договора на возмездное оказание услуг. Оформление договоров об оказании маркетинговых услуг, страховых услуг.
Транспортные договоры. Оформление договора транспортной экспедиции. Формуляр договора страхования.
Оформление приложений к договорам. Протоколы разногласий к договорам. Формы протоколов разногласий.
Унифицированная форма о расторжении договора.
Коммерческие акты. Бланки коммерческих актов. Оформление актов по приемке продукции (товаров). Оформление актов по оказанию возмездных услуг. Образцы актов.
Доверенности: разовые, специальные, генеральные. Образцы доверенностей.
Практические занятия
Оформление договорно-правовой документации.
Литература. Л-5, Л-9, Л-1.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих предпринимательскую деятельность на договорной основе. Именно разнообразные договоры, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях.
Договор - соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.
Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам. Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде Гражданским кодексом, а также другими нормативными актами.
Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон.
По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. К таким договорам относятся договоры оказания услуг связи, медицинских, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению и другие.
Договор страхования является соглашением между страхователем и страховщиком, в силу которого одна сторона (страхователь) обязуется уплатить определенный страховой взнос (премию), а другая сторона (страховщик) обязуется при наступлении предусмотренного договором события - страхового случая-при имущественном страховании и при личном страховании возместить убытки или уплатить страховую сумму.
Перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки. Общие условия перевозки определяются транспортными уставами и кодексами, иными законами и правилами.
Условия перевозки грузов, пассажиров и багажа определяются соглашением сторон, если Гражданским кодексом, транспортными уставами и кодексами не установлено иное.
По договору транспортной экспедиции одна сторона обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.
Договором транспортной экспедиции могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовать перевозку груза транспортом и по маршруту, избранному экспедитором или клиентом; обязанность экспедитора заключить - от имени клиента или от своего имени договор (договоры) перевозки груза, обеспечить отправку и получение груза, а также другие обязанности, связанные с перевозкой.
Приложение к договору - документ, конкретизирующий условие данного договора (оформление цены, календарный план, примерная смета и др.)
Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях, когда по предложенному проекту договора имеются возражения. Однако стороны обязаны подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.
Протоколы разногласий оформляются к договорам поставки, купли-продажи и др.
Соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, или других правовых актов не вытекает иное.
Коммерческие акты составляются при несоответствии между наименованием или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе, порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза и другие. В этом случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть предъявлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.
Срок действия доверенности не может превышать трех лет. если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Тема 5. Организация работы с документами
Студент должен:
знать:
- нормативно-методические документы по документационному
обеспечению и архивному хранению документов;
- требования и правила ГСДОУ по организации работы с документами
уметь:
- составлять и оформлять номенклатуру дел организации.
Содержание учебного материала
Структура и функции служб документационного обеспечения управления. Управление Делами, секретариат, канцелярия, экспедиция. Должностной и численный состав служб. Должностные инструкции сотрудников служб. Организационные схемы документационного обеспечения управления. Инструкции по документационному обеспечению управления.
Состав и учет объема документооборота предприятий организаций, Организация работы с документацией, поступающей в учреждения, предприятия, организации; прием входящих документов экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов.
Контроль исполнения документов. Организация в техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).
Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел. Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности .документов. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.
Законодательные акты и нормативно-методические документы Федеральной архивной' службы России по архивному хранению документов.
Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документации в делопроизводстве и архиве.
Практическое занятие
Составление и оформление номенклатуры дел. Оформление дел для сдачи в архив,
Литература. Л-2, Л-4, Л-5, Л-7, Л-8, Л-9, Л-П.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение),
Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба.
В нормативных документах службу делопроизводства, а настоящее время принято называть службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Службу ДОУ именуют: управлением Делами (для министерств и ведомств); общим отделом (для исполнительных органов власти); канцелярией или экспедицией (для предприятий, организаций, учебных заведений). На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря-референта и 2-3-х делопроизводителей, офис-менеджера и других.
Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по ДОУ, Инструкция по ДОУ разрабатывается для установления единого -порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии, В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов; поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Работа с документами предприятиями может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (см. рис. Г)
Входящие документы.
.
Входящие документы.
Внутренние и исходящие документы .
Рис. I. Схема организации работы с документами
Входящие документы
Внутренние и исходящие документы
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщений.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
|
||||
|
Рис. 2, Блок-схема работы е входящими документами
Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 3. Блок-схема работы с исходящими документами
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за • его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами.
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов), В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.
Совершенствование делопроизводства можно начать прежде всего с внутренних документов. Необходимо использовать возможность локальной сети предприятия и активнее избавляться там, где это возможно, от традиционных документов, заменяя их электронными. Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия.
Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.
Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
Регистрация необходима для обеспечения сохранности, учета и контроля.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль.
Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.
Для ведения контрольных операций можно использовать персональный компьютер. Ряд программ (Lotus, Outlook и др.) предоставляют секретарю возможность вести рабочий календарь-справочник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов. Электронные документы, поступившие по электронной почте, исполняются и контролируются аналогично традиционным документам.
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов я делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности, В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки.
Номенклатура дел является необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.
Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия.
При отсутствии структурных подразделений в небольших организациях в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов.
Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.
Делом является совокупность документов, сформированных по кому-либо признаку, помещенных в твёрдую обложку, оформленную по определенным правилам.
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.
С момента заведения и до передачи в архив предприятия или Госархив дела хранятся по месту их оформления. Такое хранение называют оперативным или текущим хранением документов и делопроизводстве.
Завершенные дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лег) хранятся по месту их формирования в течение двух-трех лет, я затем сдаются в архив.
Для определения сроков хранения документов? подготовки документов к архивному хрипению и отбора документов для уничтожения на предприятии создаётся постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Определение сроков хранения конкретных документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному руководителем Росархива 06.10.2000.
Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией государственному или муниципальному архиву необходимых средств на обработку.
В соответствии со статьей 21 «Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную или иную установленную законодательством РФ ответственность.
Тема 6. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления
Студент должен:
знать:
- информационные технологии обеспечения управленческой деятельности.
уметь :
- составлять документы по стандартным шаблонам с использованием текстового редактора Microsoft Delo Pro.
Содержание учебного материала
Документационное обеспечение управления с использованием различных информационных технологий.
Регистрация, редактирование и архивация документов. Управление доступом к документам.
Отправка исходящих и прием входящих документов по электронной почте Internet,
Контроль работы с документами, включая контроль их исполнения.
Оперативное создание документов различного назначения по имеющимся стандартным шаблонам с использованием текстового редактора Microsoft Delo Pro.
Создание и сохранение в базе собственных шаблонов документов. Создание и вывод на печать различных документов.
Практическое занятие
Оформление и составление документов с использованием текстового редактора Microsoft Delo Pro.
Литература. Л-7, Л-9.
. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления.
Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word 97, Word 2000,Лексикон-XL, Миллениум и др.).
При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т.д.
В текстовый редактор разработчиками включено множество шаблонов (образцов) документов, которые помогают создать конкретный документ. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: номер; дату; подпись; адресат; фамилию; телефон и т.д.
В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. Законченный вариант документа следует сохранять с новым именем, Текстовый редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа
Благодаря использованию ПК в делопроизводстве с применением текстового редактора Microsoft Delo Pro, организация работы с документами стала более эффективной и оперативной.
Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. Сегодня документ может быть отправлен любому адресату, у которого есть факсимильная связь, или ПК модем. Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, с компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет.
Электронная почта предназначена для пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть.
Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер-модем-телефонная сеть-модем-компьютер.
Электронный документ, как и традиционный, должен иметь все необходимые реквизиты.
Электронная почта - один из самых оперативных и перспективных видов пересылки документов.
Интернет - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Электронная почта Интернета - это самая популярная и чисто используемая услуги, каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Версия популярного офисного пакета Microsoft Office 2000 включает в себя множество вариантов доступе в Интернет.
В почтовой программе Оutlоок Ехрress (из документа Internet Explorer) встроен помощник по разбору входящей почты. Он помогает указать правила обработки поступающей электронной корреспонденции
Программа Оutlоок Ехрress предоставляет возможность обмет сообщениями в зашифрованном виде и передачи с письмом его электронной подписи - сопроводительной информации, подтверждающей подлинность письма.
Замена традиционных документов электронными была бы более масштабной, если бы решился вопрос с удостоверением подлинности электронных сообщений.
Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в ближайшем будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы. Но электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.