Реферат: Контрольно-кассовые апараты

Термины.

Работа ККМ весьма специфична, поэтому при описании работы и стандартных процедур на ККМ часто применяют термины. Причем часто одно и тоже называют по-разному, и одним и тем же названием указывают на совершенно разные вещи. Путаница усиливается тем, что многие термины пришли к нам из тех времен, когда ККМ были электромеханические, т.е. состояли из большого количества шестеренок, колесиков, рычажков и одного большого мотора. Сейчас разрешенные ККМ все электронные, представляющие из себя микрокомпьютеры, а термины зачастую старые и смысл их довольно условен. Попробуем разобраться, что как называется, и заодно глубже разберем структуру работы ККМ.

Секции ККМ

Во время работы на ККМ кассир пробивает суммы денег. ККМ складывает все пробитые денежные суммы для дальнейшего в число, говоря иначе - накопляет. Для ГНИ важна общая сумма накопленного, но в рамках торгового предприятия имеет смысл разделение общей суммы накопленного на ряд сумм, разделенных по какому либо критерию. Например, в магазине есть хлебный, молочный, мясной и штучный отделы. Для внутреннего учета магазина, главному бухгалтеру необходимо знать, какие суммы были пробиты через каждый отдел. Для этого в ККМ существует возможность закрывать чек (т.е. вносить сумму денег в ККМ), нажимая разные кнопки - кнопки секций (отделов магазина). Накопление осуществляется как по каждой секции, так и итоговое по всем секциям.

В электромеханических ККМ было организовано, как правило, всего 4 секции В современных ККМ есть возможность работать с 8, 15, 24 или 32 секциями, в зависимости от модели ККМ. Хотя, как правило, 8 секций всегда хватает для нормальной работы ККМ, а в случае магазинов самообслуживания секции вообще не нужны.

Иные названия секций ККМ: отдел, департамент, товарная группа

Счетчики итогов

В каждой секции ККМ происходит накопление денежных сумм. Устройство, в котором именно происходит накопление, раньше и называлось "секционный счетчик" или "счетчик итога по секции". Это действительно было устройство: ряд десятичных колес на общем валу, связанных зубчатой передачей. Ныне счетчик итога по секции не более чем результат работы какой-нибудь подпрограммы микропроцессора, управляющего работой компьютера, который называется ККМ. Но термин остался. Секционные счетчики еще называют денежными регистрами секций ККМ.

Накопление сумм по секциям, итоговое накопление производилось в ежесменном денежном счетчике - его содержимое было суммой по секционным счетчикам. Ежесменный денежный счетчик так называли, потому что в нем хранилась сумма денег, накопленная за смену работы. Его еще называли сменным регистром итога или регистром суточного итога. В современных ККМ, где возможна работа нескольких кассиров одновременно, понятие смены (т.е. какое то время непрерывной работы одного кассира) теряет смысл, но понятие ежесменного денежного счетчика осталось. Несмотря на то, что ежесменный денежный счетчик еще одна подпрограмма в работе процессора ККМ, этот счетчик тоже можно "перевести на нули".

Информация из ежесменного денежного счетчика попадала в главный денежный счетчик ККМ. Ежесменный счетчик каждую смену начинал с нуля (вернее с суммы, внесенной в ККМ перед началом работы для того, чтобы было чем сдавать сдачу) и заканчивал смену тем, что отправлял накопленную информацию в главный денежный счетчик. Таким образом, в главном денежном счетчике накапливалась информация о пробитых суммах через ККМ за все время работы со дня последнего перевода на нули главного денежного счетчика. Поэтому его называли счетчиком (или регистром) главного итога, счетчиком (или регистром) нарастающего оборота, регистром гросс итога и т.д.

Х и Z отчеты

При эксплуатации ККМ администратор магазина (лицо, имеющее соответствующий ключ от замка ККМ) мог распечатать кусок чековой ленты, на котором ККМ печатала содержимое своих счетчиков. При этом, если счетчики не меняли своих значений, то это называлось Х-отчет, а если после такой распечатки счетчики сбрасывали с себя накопленные суммы, то это называлось Z-отчет. Х-отчет производился ключом, который назывался Х-ключ, его необходимо вставить в замок ККМ, повернуть в положение "Х" и нажать нужную кнопку. Соответственно, Z-отчет производился Z-ключом и в положение замка "Z". Z-отчет еще называли гасящим отчетом, ибо счетчики теряли накопленные в себе суммы.

Х-отчеты снимались для контролирования поступления выручки магазина в течение смены исключительно для удовлетворения интереса администрации магазина. В течение смены можно было сколько угодно раз снимать (или пробивать) Х-отчеты, на накоплении сумм это никак не сказывалось. Причем Х-отчеты можно было снимать по каждой секции, по сменному итогу и по главному итогу.

Напротив, Z-отчет снимался один раз в конце смены тогда, когда проходило изъятие денег из ККМ. Т.е., приезжали инкассаторы, кассир сдавал им дневную (сменную) выручку и администратор снимал гасящий Z-отчет по счетчику ежесменного итога, очищая его. Тем самым на сумму погашенного автоматически увеличивалось содержимое счетчика главного итога. Z-отчеты секционных счетчиков не проводились, ибо невозможно разделить деньги, хранимые в денежном ящике ККМ на деньги, полученные по разным секциям. Z-отчет главного итога, его гашение, проводилось только в специальных случаях, например, при отправке ККМ в ремонт, причем под сильным контролем.

Канули в лету электромеханические устройства, но порядок снятия отчетов на ККМ и названия Х-отчет и Z-отчет сохранились. В современных ККМ снятие отчетов происходит примерно так же, хотя их количество увеличилось, и добавилась фискальная память, но об этом ниже.

Шифровальные клавиши

На клавиатуре электромеханических ККМ (обычно слева) можно было увидеть несколько рядов нумерованных черных клавиш, которые называли шифровальными. Дело в том, что чеки, пробитые на одной ККМ, можно было подделать или изготовить на другой ККМ. Для борьбы с возможными махинациями и были введены такие клавиши. По идее конструкторов ККМ каждый кассир магазина перед началом работы должен был получать ежедневный код: номера нажатых шифровальных клавиш в каждом ряду. В ходе работы эта комбинация клавиш всегда должна была быть нажата. В этом случае ККМ печатала на чеке это число (так появился термин "печать не суммируемых сумм"). Код, естественно, должен быть каждый день разным и известен только работникам этого магазина. Продавцы, отпуская товар по чеку, должны были сличать значения "не суммируемых сумм" на чеке с им известным кодом.

Но идея не прижилась, хотя термины остались, но вот шифровальные клавиши пропали. Современные ККМ печатают на чеках свой заводской номер, дату и время пробития чека, название магазина и еще много чего - спутать чеки невозможно, но проблема махинаций осталась. Некоторые современные ККМ предоставляют все-таки кассирам пробивать "не суммируемые" суммы, в некоторых случаях это бывает удобно.

Вкладной документ

При приеме денег от покупателей за некоторые виды услуг было необходимо (да и сейчас) кроме чека (или вместо чека) ККМ оформлять документ, который называется квитанция. Это бланк, в установленной форме состоящий из двух частей с дублированной информацией. При приеме денег заполненную квитанцию вкладывали в специальную щель принтера ККМ и нажимали соответствующую клавишу, после чего ККМ делала оттиск с информацией о сумме, дате и т.д. на квитанции, т.е. происходила печать на вкладном документе.

Если квитанцию не вкладывали в щель принтера ККМ, а подкладывали в щель под принтером ККМ (были и такие конструкции ККМ), то документ называли "подкладным документом"

ККМ с принтерами, которые имели возможность ставить отметку об оплате на квитанциях и им подобных документах, называли ККМ с возможностью печати вкладного (или подкладного) документа. Такие ККМ есть и сейчас, применяются они на почтах (при оформлении подписки на издания), в сберкассах и ЖЭУ (при приеме коммунальных платежей) и т.д. Называются так же.

Расчет сдачи

Если после набора всех составляющих сумм покупки нужно нажать специальную клавишу на ККМ (клавишу предварительного итога) и ввести сумму денег, полученную от покупателя, то ККМ вычтет из нее сумму предварительного итога покупки, т.е. сдачу покупателя. На современных ККМ эта функция, как правило, реализована. Расчет сдачи посредством ККМ весьма удобен, ККМ печатает на чеке сумму покупки, сумму полученную от покупателя и сумму сдачи. К сожалению, многие кассиры не пользуются этой функцией, предпочитая высчитывать сдачу в уме.

Подменная ККМ

Так называют ККМ, принадлежащую центру технического обслуживания ККМ и зарегистрированную на него в качестве подменной. Подменная ККМ предоставляется владельцам ККМ в пользование на время ремонта их ККМ в ЦТО. Передача подменной ККМ в пользование владельцу не сопровождается ее регистрацией в налоговых органах, т.е. сильно упрощена. Это, несомненно, очень удобно владельцам ККМ, т.к. простой магазина вследствие выхода ККМ из строя минимален - это время обмена вышедшей из строя ККМ на подменную. Как правило, предоставление подменной ККМ - одна из базовых функций центров технического обслуживания ККМ.

Голограммы

В соответствии с действующим законодательством на каждой ККМ, которая эксплуатируется на предприятии, должны быть установлены средства визуального контроля. Средство визуального контроля - пластиковый кружок зеленоватого цвета, на котором изображены объемные картинки и номера. Именно из-за этих картинок, которые выполнены на основе голографических технологий, средства визуального контроля называют голограммами. Голограммы наклеиваются на кожух ККМ со стороны, обращенной к покупателю. Голограммы наклеиваются один раз; при попытке отклеить их голограммы разрушаются. Существуют два вида голограмм: "Государственный реестр" и "Сервисное обслуживание".

Голограмма "Государственный реестр". Эта голограмма указывает на то, что эта модель ККМ действительно состоит в Государственном Реестре ККМ. На голограмме изображен стилизованный кассовый аппарат, слова "Государственный реестр", четыре цифры, обозначающие год реализации ККМ генеральным поставщиком и уникальный номер. Эта голограмма выдается генеральным поставщиком ККМ и, как правило, входит в комплект поставки ККМ.

Голограмма "Сервисное обслуживание". Эта голограмма указывает на то, что данная ККМ состоит на техническом обслуживании в каком либо ЦТО. На голограмме изображен стилизованный кассовый аппарат и стилизованная фигура рабочего, слова "Сервисное обслуживание", четыре цифры, обозначающие текущий год, в котором ККМ поставлена на обслуживание в центре и уникальный номер, по которому можно определить, каким ЦТО обслуживается ККМ. Эта голограмма устанавливается работниками ЦТО за отдельную плату при постановке ККМ на техническое обслуживание, а также - в течение января-февраля очередного года при производстве ежегодных проверок.

Смысл применения голограмм малопонятен: поскольку наличие их не указывает на то, что применение ККМ ведется без всяких нарушений.

За отсутствие голограмм предприятие может быть оштрафовано, а ККМ может быть снята с обслуживания.

Техническое обслуживание ККМ

Под техническим обслуживанием (ТО) ККМ понимается комплекс мер, осуществляемый уполномоченными лицами, направленный на поддержание ККМ в исправном состоянии и эксплуатацию ККМ в соответствии с действующим законодательством. ТО ККМ осуществляется кассирами, непосредственно работающими на ККМ и центрами технического обслуживания.

Кассиры обязаны проводить на ККМ ежедневный регламент ТО. Этот регламент подробно описан в Типовых правилах эксплуатации ККМ и Руководстве по эксплуатации на каждую модель ККМ. Для производства ежедневного регламента ТО рабочие места кассиров должны быть надлежащим образом оборудованы, а кассиры должны владеть техническим минимумом по работе на ККМ. К сожалению, этот момент часто упускается из виду владельцами ККМ, что приводит к многочисленным недоразумениям и проблемам в работе ККМ.

Центры технического обслуживания

Все регламенты ТО ККМ, а также ремонты ККМ имеют право выполнять только уполномоченные организации - центры технического обслуживания ККМ. Любая организация (кроме тех, которые применяют ККМ), при выполнении условий, определенных в законодательстве, может стать центром технического обслуживания ККМ (ЦТО). Свидетельством того, что юридическое лицо является ЦТО, является регистрация юридического лица в качество ЦТО ККМ в органах исполнительной власти. Для субъектов РФ порядок регистрации ЦТО определяется действующим законодательством и решениями высшего органа исполнительной власти субъекта РФ. В каждом крупном городе имеется около десятка ЦТО, между которыми существует определенная конкуренция, так что владелец ККМ в состоянии выбрать тот ЦТО, которой наиболее подходит для ТО его ККМ. Эксплуатации ККМ без договора на ТО с каким либо ЦТО запрещена действующим законодательством.

ЦТО ККМ имеет необходимые производственные помещения для проведения ТО и ремонтов ККМ, надлежащим образом оборудованные, обученных специалистов и необходимую документацию. ЦТО оказывает владельцам ККМ услуги по ТО ККМ на договорной платной основе. Каждая ККМ должна находиться на обслуживании только в том ЦТО, которое расположено в том же населенном пункте где эксплуатируется ККМ.

Базовый набор услуг ЦТО

Набор услуг ЦТО нигде не регламентируется, но за последние несколько лет сложились определенные традици по обслуживанию ККМ, поэтому можно говорить о некотором базовом наборе услуг, которое каждое ЦТО предоставляет своим клиентам. Рассмотрим их.

Обучение кассиров

Как известно, к работе на ККМ допускаются лица, овладевшие Типовыми правилами эксплуатации ККМ, Руководством по эксплуатации на конкретную модель ККМ и владеющие техническим минимумом по эксплуатации ККМ. Обучение в этой области относится к дополнительному профессиональному образованию. К сожалению, в настоящее время, количество образовательных учреждений работающих в этой области крайне мало, поэтому, как правило, ЦТО производят подобное обучение кассиров с выдачей соответствующего удостоверения. Для этой цели ЦТО оборудуют учебный класс с учебными моделями ККМ и с наглядными пособиями и т.д. Занятия ведет подготовленный специалист; по окончании обучения (один - два дня) ЦТО выдает соответствующее удостоверение лично кассиру, прошедшему обучение. Следует заметить, что деятельность по производству дополнительного профессионального образования является лицензируемой деятельностью. Лицензирование такой деятельности производится Министерством (или комитетом) по образованию субъекта РФ.

Обучение кассиров производится на платной основе, на основании отдельного счета.

Пуско-наладочные работы на ККМ (ПНР)

ПНР производится на ККМ один раз, когда новая ККМ покупается владельцем и подготавливается к работе. В ПНР входят технологические прогоны и тесты ККМ, программирование ККМ, ее фискализация, а также оформление всех необходимых документов и совершение необходимых отметок в паспорте ККМ. Как правило, ПНР ККМ после ремонта отдельно не оформляется, и его стоимость входит в стоимость ремонта ККМ.ПНР ККМ производится на платной основе, на основании договора на ТО ККМ.

Ежемесячное техническое обслуживание ККМ (ЕТО)

Под ЕТО понимается, в основном, два вида деятельности: профилактические работы на ККМ и реагирование на вызовы. Профилактические работы выполняются механиками ЦТО по внутренним графикам, как правило раз в месяц, и заключаются в проведении чистки, смазке ККМ, прогоне тестов ККМ, внешних осмотров и т.д. Профилактика ККМ осуществляется ЦТО для обеспечения бесперебойной работы ККМ и уменьшения количества ремонтов. Реагирование на вызов - это работа ЦТО в качестве "скорой помощи" владельцам ККМ; в случае выхода ККМ из строя или в случае заминок в работе ККМ владелец сообщает диспетчеру ЦТО о проблеме, тот либо дает консультацию по телефону (режим "горячей линии"), либо направляет к владельцу ККМ механика для устранения неисправности. В случае невозможности устранить неисправность на месте, механик забирает ККМ в мастерскую ЦТО на ремонт. По действующему законодательству ЦТО обязано устранить неисправность ККМ в течении 36 часов (в условиях города) с момента выдачи заявки от владельца ККМ. Забор ККМ в ремонт и ее возврат оформляется необходимыми документами.

Уважающие себя ЦТО на время ремонта ККМ, как правило, предоставляют своему клиенту подменную ККМ. Подменная ККМ зарегистрирована в ГНИ, на имя ЦТО, в качестве подменной и передача подменной ККМ клиенту ЦТО не требует ее регистрации, просто оформляется акт о передаче.

ЕТО, как правило, оплачивается владельцем в виде абонентской платы, представляющей фиксированную сумму в месяц, вне зависимости от количества вызовов. ЕТО позволяет клиенту ЦТО бесперебойно эксплуатировать свои ККМ, что, несомненно, очень важно для стабильной работы любого торгового предприятия.

Ремонты ККМ

Как известно, вечно работающей техники не бывает - техника время от времени выходит из строя, тогда ее необходимо чинить, т.е. выполнять услуги по ремонту. Сразу заметим, что ремонты ККМ должны производиться только ЦТО ККМ, которые имеют необходимую техническую и ремонтную документацию, обученных специалистов, ремонтное и диагностическое оборудование, запас ремкомплектов и ЗИП (ЗИП - Запасное Имущество и Принадлежности) и аккредитированы генеральными поставщиками на проведение ремонтов. Выполнение упомянутых условий является необходимым для регистрации предприятия в качестве ЦТО. На проведение ремонта ККМ действующим законодательством отпускается 36 часов (в условиях города) и 48 часов (в условиях сельской местности). На время ремонта уважающие себя и клиента ЦТО предоставляют клиенту подменную ККМ, чтобы не простаивал магазин.

Ремонт ККМ сопровождается заполнением большого количества документов и отметками в паспорте. О каждом произведенном ремонте извещается и Госналогслужба, и генеральный поставщик ККМ. Все ремонты делаются только на основании договора на техническое обслуживание. Различают несколько видов ремонтов.

Определение ремонта

Ремонтом ККМ называются любые действия над ККМ которые производятся с целью восстановления ее работоспособности и во время которых вскрывается пломба на кожухе ККМ. Ремонт является частью технического обслуживания ККМ. Перед отправкой ККМ в ремонт и по возвращении ККМ из ремонта счетчики ККМ переводятся на нули, и заполняется акт по форме № 27. Ремонты бывают мелкие, средние и капитальные, а также ремонты бывают гарантийные и платные (не гарантийные). Модернизация ККМ приравнивается к капитальному ремонту.

Гарантийный ремонт

Ремонт ККМ, который совершается в течении гарантийного срока (18 месяцев) при условии, что поломка (выход из строя) ККМ произошла по вине завода-изготовителя ККМ. В случае гарантийного ремонта починка ККМ происходит за счет ЦТО, который затем рассчитывается с генеральным поставщиком. Причину, по которой произошел выход ККМ из строя (т.е. по чьей вине), определяет ЦТО. Во всех остальных случаях ремонт считается не гарантийным и оплачивается владельцем ККМ. Следует заметить, что купля-продажа ККМ не попадает под действие закона о защите прав потребителя, т.к. ККМ - предмет, направленный на получение прибыли, а не для удовлетворения личных и бытовых нужд лица, приобретшего ККМ. Поэтому вопрос о гарантии решается именно так, как описано выше. Если договор на ТО не действует, если прошло более 18 месяцев со дня ввода ККМ в эксплуатацию или поломка ККМ произошла по вине владельца ККМ, то гарантийный ремонт ЦТО не осуществляет, а владельцу ККМ приходится его оплачивать.

Мелкий ремонт

Ремонт, в ходе которого никакие элементы и части ККМ не заменялись, производились только работы по настройке, регулированию, тестированию и т.д., а также производилась чистка и смазка движущихся частей ККМ. Тем не менее при мелком ремонте пломба ККМ вскрывается. При мелком ремонте оформляется акт о выполненных услугах ЦТО и прочие документы.

Средний ремонт

Ремонт,. в ходе которого производились замены элементов и частей ККМ, но не было замен блоков и узлов ККМ. Всегда в состав среднего ремонта входит мелкий ремонт (это отражено в стоимости). При среднем ремонте оформляется акт о выполненных услугах ЦТО и накладная на передачу замененных элементов и частей ККМ и прочие документы. Средний ремонт - наиболее распространенный вид ремонтов ККМ.

Капитальный ремонт

Ремонт в ходе, которого производились замены блоков и узлов ККМ. Всегда в состав капитального ремонта входят средний и мелкий ремонты. Оформление капитального ремонта ККМ аналогично оформлению среднего ремонта. Капитальные ремонты ККМ наиболее дорогостоящие.

Дополнительные услуги ЦТО

Наряду с базовым набором услуг многие ЦТО предлагают свои клиентам множество дополнительных услуг, часть которых может осуществляться на основании договора на ТО ККМ, а часть по отдельным договоренностям. Ассортимент дополнительных услуг ЦТО позволяет владельцу ККМ полнее использовать возможности ККМ, лучше организовывать свою работу и быть более защищенным от проблем, связанных с эксплуатацией ККМ. Все дополнительные услуги осуществляются на основании утвержденного прейскуранта, с которым можно ознакомиться в каждом ЦТО.

Программирование PLU

Для автоматизации работы торгового предприятия может потребоваться наличие PLU на ККМ. ЦТО может запрограммировать PLU на основании заявки владельца ККМ. PLU обычно измеряются десятками, так же программируются и также оплачиваются. Следует заметить, что программирование PLU довольно трудоемкий, длительный и дорогой процесс. Однако ситуация изменяется на противоположную, если ККМ оборудована платой связи с компьютером: в этом случае программирование PLU происходит быстро и стоит не дорого.

Модернизация ККМ - установка ФП

На момент введения в ККМ фискальной памяти было выпущено и эксплуатировалось большое количество ККМ, не имеющих фискальной памяти. Оказалось, что ряд моделей ККМ, не имеющих ФП, может быть модернизирован в части установки в них ФП, причем удовлетворяющей всем требованиям к ФП. Были даны надлежащие разъяснения и опубликован список моделей ККМ, в которые можно устанавливать ФП. Определение и реализацию технических условий такой модернизации отдали на усмотрение генеральным поставщикам, а выполнение модернизации поручили центрам технического обслуживания. После чего многие ЦТО включили в свой ассортимент услуг услугу по установке в ККМ фискальной памяти. Эта услуга весьма длительна и дорогостоящая, но владелец ККМ получает возможность продолжать работать на ККМ, а не покупать новую. В любом случае: модернизация ККМ по установке в ней ФП обходится дешевле, чем покупка новой ККМ. Разумеется, после установки ФП ЦТО делает все необходимые записи и оформляет нужные документы.

Адаптация ККМ к новому масштабу цен (деноминация ККМ)

При переходе работы торгового предприятия к новому масштабу цен (к копейкам) необходимо перевести ККМ на пробивание чеков тоже в новом масштабе цен. К сожалению, не все модели ККМ допускают такого рода перевод путем простого перепрограммирования: некоторые виды ККМ нуждаются в аппаратных изменениях, а некоторые вообще не имеют возможности перейти на новый масштаб цен. Последние модели ККМ нуждаются в замене, а по поводу прочих ЦТО оказывают услуги по адаптации. Разумеется, порядок перевода ККМ на новый масштаб цен определяется генеральным поставщиком ККМ. Эта услуга платная и ее сроки определяются установленным порядком проведения и сильно отличаются для разных типов ККМ.

Оформление дубликатов документов

В
случае утери владельцем документов на ККМ: паспорта и формуляра ЦТО имеет право оформить владельцу дубликаты утерянных документов с восстановлением всех записей. Разумеется, эта процедура происходит с обязательным извещением органов Госналогслужбы. Восстановление утерянных документов происходит на основе информации, хранимой в ЦТО о работе ККМ.

Общие вопросы

Современная контрольно-кассовая машина (ККМ) представляют собой сложное и многофункциональное электронное изделие. История развития ККМ хоть и не полная, но богата событиями: появилось много терминов и специфических понятий. Настоящее введение предназначено для того, чтобы обыкновенный человек смог разобраться в основных понятиях и получить представление о возможностях работы ККМ.

Классификация ККМ

В настоящее время существует классификация ККМ по областям применения и по конструкции.

По областям применения ККМ разделяются на следующие группы:

для торговли;
для сферы услуг;
для торговли нефтепродуктами;
для отелей и ресторанов.

По конструкции ККМ разделяются на:

автономные;
пассивные системные;
активные системные;
фискальный регистратор.

Расшифруем эти понятия:

Автономная ККМ - это кассовая машина, расширение функциональных возможностей которой может достигаться только за счет подключения дополнительных устройств ввода - вывода, управляемых ККМ по размещенным в ней программам.

К автономным ККМ относятся и портативные ККМ, имеющие возможность работы без постоянного подключения к электросети.

Пассивная системная ККМ - это кассовая машина, имеющая возможность работать в компьютерно - кассовой системе, но не имеющая возможности управлять работой этой системы. Пассивная системная ККМ может использоваться как автономная ККМ.

Активная системная ККМ - это кассовая машина, имеющая возможность работать в компьютерно - кассовой системе, управляя при этом работой системы.

К активной системной ККМ относится также POS-терминал - ККМ с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу - выводу, хранению, обработке и отображению информации. Активная системная ККМ может использоваться как пассивная системная или автономная ККМ.

Фискальный регистратор (ФР.) - это ККМ, способная работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая данные через канал связи.

Реестр ККМ.

В настоящее время в РФ эксплуатируются несколько сотен видов ККМ как отечественного производства, так и импортного. Государство напрямую регулирует возможность применения того или иного вида ККМ, утверждая так называемый Государственный Реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации (Реестр). Реестр утверждается специально созданной Государственной межведомственной комиссией по применению контрольно-кассовых машин в РФ (ГМЭК). ГМЭК регулярно проводит собрания и выносит по поводу моделей ККМ какие-либо решения, протоколы которых служат руководящей основой для действий Госналогслужбы, центров технического обслуживания (ЦТО) и всех лиц, применяющих в своей деятельности ККМ.

Как правило, каждая модель ККМ включается в Реестр для какой-то области применения (торговля, сфера услуг, для торговли нефтепродуктами и для отелей и ресторанов); и одновременно определяется ее тип: автономная, системная и т.д. Применения ККМ для других областей или в другом качестве незаконны.

Каждая модель ККМ включается в Реестр на определенный срок. По истечении этого времени она может быть исключена из Реестра (как не отвечающая современным требованиям), или срок ее включения в Реестр продлевается. ККМ, включенные в Реестр, регистрируются в органах Госналогинспекции (ГНИ) и могут работать без всяких ограничений (в пределах установленного срока). ККМ, включенные в Реестр, часто называют "разрешенными".

Если ККМ была исключена из Реестра, то, как правило, ее можно эксплуатировать какое-то время (год - два). Об этом ГМЭК принимает соответствующее решение. Такие ККМ можно применять при выполнении каких-либо условий (дата импортирования, дата регистрации, наличие модернизации и т.д.) в течении определенного срока. Такие ККМ часто называют "продленными".

И, наконец, есть модели ККМ, которые вообще нельзя применять (тоже решение ГМЭК), и необходимо срочно заменить. Применение таких ККМ равносильно отсутствию ККМ со всеми вытекающими последствиями (штрафы и прочие санкции). Если ГНИ выявляет, что где-то работают на таких ККМ, то вот тут и наступают санкции. Указанные ККМ часто называют "запрещенными".

Ведение Реестра (разрешение, продление и запрещение ККМ) связано с экономической ситуацией в стране (инфляция или деноминация, например), финансовой политикой государства, интересами различных предприятий и организаций и с ходом научно-технического прогресса. Изменения Реестра происходят довольно часто - несколько раз в месяц, и ознакомиться с ними можно в циркулярных письмах ГНИ.

Кто и как обязан применять ККМ

Мнение о том, что все торговые предприятия и организации должны применять ККМ, а прочие - не должны, весьма ошибочно. Учитывая то, что применение ККМ напрямую затрагивает интересы государства в части учета наличной выручки, можно ожидать, что применение ККМ строго регламентируется. Так оно и есть - великое разнообразие самых серьезных законов, постановлений, указов и т.д., принятых Президентом, Правительством, ГМЭК, ГНИ. Пересказывать законодательство - неблагодарное занятие, поэтому просто приведем основные документы по применению ККМ.

В Приложении обозначены ссылки на наиболее важные документы по применению ККМ и рекомендуемый нами порядок ознакомления с ними.

Документы для работы

Во время работы на ККМ владелец ККМ должен заполнять, вести и хранить большое количество документов. Необходимость ведения почти всех их установлено действующим законодательством. Рассмотрим их по отдельности.

Карточка регистрации ККМ

Эта карточка выдается владельцу ККМ в ГНИ по окончании процедуры регистрации ККМ. Карточка выдается под роспись доверенного лица владельца ККМ. День получения карточки регистрации считается первым днем эксплуатации ККМ, со всей необходимой отчетностью. Карточка регистрации должна всегда храниться на предприятии, при ее отсутствии очень проблематично будет снять ККМ с регистрации. Копию такой карточки часто требуют всевозможные государственные органы при получении торговым предприятием разных лицензий и разрешений.

Книга кассира-операциониста

Типовые правила эксплуатации ККМ (см. выше) полностью определяют форму и порядок использования такой книги. Книгу кассира-операциониста можно заводить на каждую ККМ или на группу ККМ. Перед началом работы и при ее завершении в этой книге кассиры делают соответствующие записи, ставят даты, подписи, указывают содержимое денежных счетчиков, возвраты сумм и т.д. Книги бывают разных форм для учета специфики работы предприятий различного профиля.

Фактически книга кассира-операциониста представляет собой дневник того, что происходит с ККМ. И ведут этот дневник кассиры, работающие на ККМ, и проверяющие их лица. Книга должна иметь пронумерованные листы, должна быть прошнурована, скреплена печатями, и всегда храниться рядом с ККМ. При проверке применения ККМ проверяющие лица первым делом изучают эту книгу, поэтому необходимо делать записи в нее со всем пониманием важности этих записей.

Журнал учета вызова технических специалистов

Заводится на торговом предприятии и служит для регистрации сбоев в работе ККМ и отметок об устранении неполадок в работе. Записи в нем ведут кассиры и специалисты ЦТО, обслуживающие ККМ. Последние указывают в журнале оттиск своего пломбира, которым опечатана ККМ. Толку в этом журнале мало, хотя анализ записей позволяет занять правильную позицию при разборе споров между ЦТО и владельцем ККМ.

Акты административных операций

Во время работы ККМ бывает необходимость совершать с ККМ некоторые административные процедуры, которые могут изменить данные учета выручки ККМ. В таких случаях, по законодательству, необходимо обязательное присутствие различных должностных лиц: кассира, представителя администрации торгового предприятия, специалиста ЦТО, работника ГНИ. Забор ККМ в ремонт, с переводом денежных счетчиков ККМ на нули, возврат ККМ из ремонта, опять таки, с переводом счетчиком на нули, возврат денежных сумм покупателям, перевод ККМ на новый масштаб цен и т.д. На каждую такую ситуацию собравшиеся лица заполняют и подписывают акт установленной формы, потом хранят его у себя, у каждого свой экземпляр.

П
римечательно, что все акты только подписываются, печатей там не ставят, зато все записывают. Формы актов желательно иметь в торговом предприятии, чтобы ускорить проведение административных процедур, ибо, пока пишут акт, ККМ не работает.

TBODY>

Возможности ККМ

Характеристики ККМ

Производители и продавцы ККМ в рекламе своей продукции указывают большое количество характеристик ККМ. Обычно характеристики выдаются в виде больших таблиц и списков. Неподготовленному человеку весьма трудно разобраться в том, про что пишут и для чего это надо. Есть характеристики важные, необходимые будущему владельцу ККМ для того, чтобы действительно сделать правильный выбор ККМ, а есть характеристики несущественные, т.е. у всех ККМ сходные. Дело в том, что ГМЭК решает вопрос о включении ККМ в Реестр, руководствуясь соответствием ККМ установленным ГОСТам на ККМ и утвержденными техническими требованиями к ККМ. Поэтому все ККМ, включенные в Реестр, имеют в основном одинаковые характеристики, определяемые областью применения ККМ (для торговли, для сферы услуг и т.д.) и ее типом (автономная, системная и т.д.).

В то же время, в рамках одних и тех же требований, возможны различные варианты их реализации, подходящие для одних торговых предприятий и не подходящие для других. Постараемся разобраться в основных возможностях ККМ и способах их реализации, рассмотрев основные варианты работы ККМ.

Регистрация продаж (накопление)

Это есть основная функция ККМ. Кассир тем или иным образом вводит в ККМ информацию о сумме покупки, указывает каким либо способом, на какую секцию (отдел, департамент, товарную группу, налоговую группу) отнести эту сумму, и закрывает чек. ККМ пробивает чек и регистрирует сумму на соответствующем счетчике. Одновременно с печатью чека происходит печать контрольной ленты. Разные модели ККМ имеют различные форматы печати чековой и контрольной ленты. Это связано как с типом принтера, так и с замыслом конструкторов. Допускается печатание на чеке и контрольной ленте вместо буквенно-символьных обозначений соответствующих наименований на русском языке (см. рисунок).

Все многообразие применений ККМ основано на различных способах ввода в ККМ информации о сумме и ввода в ККМ информации о том, куда ее необходимо отнести.

Продажи по свободной цене

Под этим понимается то, что кассир в состоянии ввести в ККМ любую сумму покупки, т.е. разово введенная сумма ничем не ограничена. При продажах по свободной цене кассир просто набирает на цифровой клавиатуре ККМ сумму, нажимает номер отдела (секции и т.д.) и закрывает чек. Это очень простая схема работы, важно только правильно набирать сумму. К сожалению, при такой схеме работы кассир имеет возможность ошибиться и ввести неправильную сумму. Более того, при такой схеме работы кассир имеет возможность проводить различные махинации, т.е. мошенничать. Это не нравится ни владельцам торгового предприятия, ни государству. Поэтому, чтобы исключить ошибки при наборе сумм, как случайные, так и умышленные, и были предложены всякие другие схемы регистрации продаж.

Продажи через PLU

PLU (ПЛУ) дословно переводится так: "Price Look Up" - "найти цену". Предполагается, что чуть выше ККМ на стене висит листок бумаги, на котором изображена таблица с описаниями товаров, их ценами и номерами (номенклатурными номерами). А в ККМ, в ее внутренней памяти, запрограммированы все эти товары, так и называют: "ведение автоматического склада товаров". При регистрации покупки покупатель выбирает товар, кассир смотрит на товар, узнает его название, поднимает глаза выше и смотрит на листок с таблицей, вычитывая там номер товара, выбранного покупателем. Потом набирает узнанный номер на цифровой клавиатуре и закрывает чек. ККМ печатает чек с указанием запрограммированных ранее названия товара, его цены и правильно относит пробитую сумму на соответствующий отдел (или секцию), т.е. принадлежность PLU тому или иному отделу тоже программируется. Естественно, чтобы ККМ "понимала" номера PLU, ее необходимо перевести в нужный режим работы.

Если покупатель выбрал несколько товаров, то кассир, соответственно, последовательно вводит номера PLU всех выбранных товаров и закрывает чек. Таким образом, кассиру-продавцу необходимо только узнать товар и правильно ввести его номер PLU (или, как еще говорят, номенклатурный номер), а ККМ автоматически введет в чек его стоимость, и даже название, правильно отнесет сумму за товар на нужный отдел. Однако, описанная работа с PLU редко применяется на практике, и тому есть причины. Во-первых: программирование PLU на автономных ККМ весьма трудоемко и дорого стоит, приходится вручную вводить коды букв и цифр с клавиатуры ККМ, и при часто изменяющемся ассортименте и ценах своевременное программирование PLU практически невозможно. Во-вторых: многие ККМ имеют ограничение на PLU, т.е. возможно запрограммировать не более 800, или 1000 PLU. Ассортимент многих торговых предприятий может быть гораздо больше, поэтому и получается, что часть товаров продается через свободную цену, а часть - через PLU, что не очень удобно. В-третьих: при вводе номеров PLU кассиры продолжают ошибаться и проблема правильности ввода информации в ККМ остается. Тем не менее, наличие PLU в ККМ в некоторых случаях применимо и уместно. Особенно удачно сочетается работа с PLU и компьютером во всех вариантах.

Отчеты

Выше были рассмотрены Х и Z отчеты ККМ. В настоящее время ККМ выдают массу отчетов, каждый из которых Х или Z. Часть отчетов необходима для учета выручки торгового предприятия, а часть для ведения аналитического учета. Применение микропроцессоров для построения ККМ позволяет формировать любые мыслимые и немыслимые отчеты, лишь бы они были полезны. Производители ККМ закладывают возможность получения некоторых стандартных отчетов. Рассмотрим их.

Ежедневный финансовый отчет

Может сниматься как обзорный (режим Х), так и с гашением (режим Z). Выдается информация по каждому отделу секции: количество продаж в секции, сумма продаж в секции, общий итог по секциям. Дополнительно выдается информация о сумме выделенного налога (налогов), о сумме скидок (наценок), о сумме возвратов товара, о сумме и количестве исправлений, о сумме и количестве по операциям "СТОРНО", общий итог дня, о сумме продаж за наличные, за банковские чеки, о сумме пополнения денежного ящика, о сумме выплат из денежного ящика, об итогах по "отрицательным" операциям, о количестве операций "БЕЗ ПРОДАЖ", о количестве пробитых чеков, о суммах чистого итога по каждому кассиру.

Отчет активности продаж за день

Может сниматься как обзорный (режим Х), так и как гасящий (режим Z). Выдается информация за каждый час работы с указанием количества продаж в час, суммы продаж в час, процент активности за час от начала работы до снятия отчета, а также итоговые цифры со времени начала работы до времени снятия отчета.

Отчет по PLU

Возможен выборочный отчет по PLU. На каждый введенный номер PLU выдается информация о количестве и сумме продаж в данный PLU, указание на кассира.

Возможен полный отче по PLU. Вдается информация о количестве и сумме продаж в каждый PLU.

Отчет по наличным и чекам в денежном ящике (Х режим)

По наличным выдается сумма наличных в ящике, по чека выдается количество чеков, с указанием суммы.

Индивидуальный отчет кассира (Х режим).

Выводится информация о работе указанного кассира: число обслуженных покупателей, сумма чистого итога и количество проведенных операций "НЕТ ПРОДАЖ".

В различных моделях ККМ возможны и другие отчеты - выше были приведены одни из самых распространенных.

Административные операции

Под административными операциями понимаются проведение сумм через ККМ, не связанных напрямую с покупками товара. Сюда относятся различные внесения денег в ККМ (например, перед началом рабочего дня, для выдачи сдачи), различные изъятия денег из денежного ящика ККМ (например, для выплат подотченым лицам и поставщикам, или возрат денег за возвращенный товар). Как правило, административные операции производятся при соответсвующем положении замка ККМ (необходим ключ администратора) и при вводе пароля администратора.

Программирование и перепрограммирование

При покупке ККМ владелец получает ККМ совершенно не готовой к работе и не приспособленной к требованиям владельца. Для того, чтобы подготовить ККМ к работе и адаптировать ее к условиям работы данного магазина, требуется произвести комплекс действий, называемый программированием ККМ. Подобный комплекс действий, направленный на видоизменение условий эксплуатации ККМ, осуществляемый над уже запрограммированной ККМ, называется перепрограммированием. Программирование и перепрограммирование ККМ имеют право осуществлять только уполномоченные организации - центры технического обслуживания ККМ (ЦТО ККМ). Программирование ККМ прочими организациями и частными лицами запрещено действующим законодательством.

Как правило, программирование ККМ производится следующим образом. Представитель ЦТО (механик) интервьюирует представителя владельца ККМ (кассира, старшего кассира, работника администрации) с целью выяснения нужной для программирования информации. После чего с клавиатуры ККМ вводятся необходимые коды программирования ККМ. При этом программируется множество опций ККМ: текст заголовка чека, фамилии кассиров, наименования секций ККМ, полностью PLU ККМ, скидки и наценки, налоговые группы и ставки налогов, ограничения максимальной цены в секцию, дата и время, пароли кассиров, администраторов и прочая информация. Во время программирования производятся процедуры фискализации ККМ. По окончании программирования ККМ может выдать отчет о том, как ее запрограммировали. После программирования делаются соответствующие записи в формуляре или паспорте ККМ.

Фискализация

Под фискализацией ККМ понимается специальная процедура программирования ККМ, во время которой инициализируется (включается) фискальная память (ФП) ККМ. Следует помнить о необратимости операций с ФП ККМ и подходить к фискализации со всей серьезностью. Разумеется, фискализация ККМ может производиться только организациями - ЦТО, и ни в коем случае - частными лицами.

Фискализация ККМ производится при вводе ККМ в эксплуатацию и после ремонтов ФП ККМ. При фискализации устанавливается пароль на доступ к ФП - пароль налогового инспектора. ККМ, прошедшие процедуру фискализации печатают на каждом чеке или отчете либо фискальную эмблему (специальный значок), либо сообщение "ЧЕК ФИСКАЛЬНЫЙ". ККМ, не прошедшие фискализацию, печатают на каждом чеке или отчете сообщение "НЕ ФИСКАЛЬНАЯ ОПРАЦИЯ", или подобное сообщение.

Работа с компьютером

Современные ККМ представляют из себя электронные устройства с микропрограммным управлением. Это позволяет использовать ККМ как элемент в различных системах сбора и обработки информации о деятельности торгового предприятия в качестве источника информации о совершенных сделках купли-продажи. Значение такого рода систем будет рассмотрено позже.

При помощи специального устройства - платы связи (интерфейсной платы) - ККМ в состоянии реализовать канал передачи данных с компьютером: стандарт интерфейса RS232C или RS485. Это означает, что на кожухе ККМ находится электрический разъем, к нему подключен кабель из трех или четырех проводов, который тянется до персонального IBM-компьютера и подключается к последовательному порту ввода-вывода (COM порт) или к специальной плате, установленной в компьютер. Длина кабеля порядка 100 метров (при стандарте RS232C). В случае необходимости большей длины применяется интерфейс RS485 или специальные усилители. На один кабель связи можно подключать несколько ККМ, или при помощи специальной платы-разветвителя, установленной на компьютере, подключать к компьютеру несколько ККМ, каждую своим кабелем. Способ подключения и тип интерфейса определяется исходя из конкретных условий расположения ККМ и компьютеров и требованиям к системе ККМ-компьютер. Если ККМ подсоединены к компьютеру, то на нем можно установить программное обеспечение (ПО) для работы с ККМ. В настоящее время известна масса ПО для работы компьютеров с кассовыми аппаратами. Классификация существующего ПО производится по типу взаимодействия ККМ и компьютера: ON-LINE, OFF-LINE или ФИСКАЛЬНЫЙ ПРИНТЕР. Рассмотрим более подробно эти типы:

ON-LINE (в линии)

ККМ непрерывно обменивается информацией с компьютером, вся регистрация продаж происходит через компьютер. При каждой регистрации продажи (при каждом пробитии чека) ККМ обращается в компьютер с запросом о цене, наименовании товара. Компьютер сообщает ККМ запрашиваемую информацию и разрешает или запрещает продажу (в случае когда товар в секции закончился). После чего (если продажа разрешена) ККМ пробивает чек, и сообщает компьютеру о совершенной сделке купли-продажи. В компьютере ведется база товаров, где и регистрируется совершенная продажа. В режиме ON-LINE в одному компьютеру могут быть подключены несколько ККМ, т.е. весь магазин, а компьютер может быть компьютером главного бухгалтера или администратора торгового зала или магазина.

OFF-LINE (вне линии)

ККМ обменивается с компьютером информацией только для загрузки в ККМ информации о товарах и ценах (например, утром в начале смены) и для снятия с ККМ отчетов (например, вечером в конце смены). Вся регистрация продаж происходит через ККМ и база товаров хранится в ККМ. При недостаточном объеме оперативной памяти ККМ для хранения базы товаров (наименования, цены, количества и т.д.) в режиме OFF-LINE к ККМ может быть подключен блок внешней памяти (например Memo Plus или РШК). В режиме OFF-LINE к одному компьютеру может быть подключено неограниченное количество ККМ.

ФИСКАЛЬНЫЙ ПРИНТЕР

В этом режиме вся база по товарам (или услугам) хранится на компьютере, там же происходит оформление сделки купли-продажи и формирование чека. После чего компьютер отправляет на ККМ сформированный чек, а ККМ печатает его. При этом режиме, ККМ используется в качестве принтера чеков. Печатая чеки, ККМ одновременно регистрирует в ФП фискальную информацию: отсюда и происходит название режима. В режиме ФИСКАЛЬНОГО ПРИНТЕРА к одному компьютеру может быть подключена только одна ККМ.

Работа с весами

При продаже весового товара кассир должен ввести цену за килограмм товара и вес взвешенного на весах товара. После чего ККМ перемножает эти числа и выдает стоимость покупки. При большом ассортименте весового товара в магазине, или при большом объеме продаж весового товара имеет смысл подключит весы непосредственно к ККМ для автоматизации ввода в ККМ количества килограмм весового товара, а стоимость килограмма весового товара запрограммировать в PLU ККМ. В этом случае уменьшается роль ручного труда при вводе цифр (т.е. снижается количество ошибок кассира), увеличивается скорость обслуживания покупателей и уменьшается возможность злоупотреблений кассиров. Учитывая это, многие владельцы ККМ просят такого рода подключения.

Весы (электронные) подключаются к ККМ с помощью той же платы связи (интерфейсной платы), при этом в некоторых случаях сохраняется возможность подключения ККМ к компьютеру. Во время отчетов ККМ можно узнать общее количество проданного весового товара и суммы при наблюдении отчетов по PLU или отчетов по секциям. Весы обмениваются с ККМ информацией по тому же интерфейсу RS232C. Как правило, все весы, поддерживающие такой стандарт обмена информации и все ККМ с таким интерфейсом без особых проблем соединяются друг с другом.

Работа со сканером штриховых кодов

В настоящее время в мире распространены различные системы автоматической товарной нумерации с помощью штриховых кодов. Эти системы приводят к тому, что на каждом виде товара находится уникальная метка (штрих-код), строго соответствующая данному виду товара. Это очень удобно для автоматической идентификации товаров - для этого штрих-коды и придуманы. Устройства, предназначенные для считывания штрих-кодов называются считывателями штрих-кода или сканерами штрих-кода, или просто: сканерами. Как правило, сканеры штрих-кодов имеют интерфейс RS232C, что позволяет подключать их непосредственно к ККМ, с помощью плат связи (интерфейсных плат). Такое подключение сканеров позволяет автоматизировать ввод вида товара в ККМ, и соответственно, ввод информации о продаваемом товаре в компьютерную систему, исключив ручной ввод.

Штриховой код товара - это последовательность цифр, присущая только данному виду товара. Если ККМ эксплуатируется в режиме ON-LINE, т.е. непрерывно связана с компьютером, то цифровому содержанию штрих-кода можно сопоставить номенклатурный номер товара в базе. Если ККМ эксплуатируется в режиме OFF-LINE, особенно с блоком внешней памяти штриховых кодов, то цифровому содержанию штрих-кода можно сопоставить номер PLU. В любом случае, приблизив сканер к товару и считав штрих-код, можно сообщить в ККМ информацию о нем, которую ККМ использует для однозначного определения конкретного вида товара. Использование штриховых кодов в торговле открывает широкие возможности для организации детального аналитического учета реализации и перемещения товаров, уменьшает роль ручного ввода при регистрации продаж и, как следствие, уменьшает количество ошибок и злоупотреблений в торговле и увеличивает скорость обслуживания покупателей.

Реферат: Контрольно-кассовые апараты

Похожие рефераты: