Доклад: Легализация документов

Русецкий Александр Евгеньевич

В соответствии с общими требованиями законодательства большинства стран мира, а также с международными правилами, для признания подлинности или законности документов, необходимо их заверение или легализация.

Простейшим вариантом является заверение подписью должностного лица и печатью организации, которая выпустила этот документ.

Для придания большей официальности и для предупреждения возможных разногласий между участниками того или иного соглашения, желательно произвести официальное заверение соответствующих документов.

Первый уровень - это нотариальное заверение. Этого обычно достаточно для предъявления документов внутри страны.

Процедура подтверждения подлинности документов вне страны определяется действующим международным законодательством.

В частности, в 1992 г. РФ присоединилась к Гаагской Конвенции 1961 г., которая отменяет для стран-участниц Конвенции требования дипломатической легализации официальных документов, направляемых в ту или иную страну-участницу данной Конвенции. Конвенция ввела единую международную форму заверения документов – Апостиль.

В соответствии с Конвенцией на ряде официальных документов, исходящих от учреждений и организаций РФ, проставляется специальный штамп, апостиль, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.

Понятие официального документа охватывает документы, исходящие от нотариуса, административных органов, от другого органа или должностного лица, подчиненных юрисдикции государства, подпись на которых может быть удостоверена путем предварительного свидетельствования ее подлинности нотариусом.

Конвенция не распространяется на документы, совершенные консульскими учреждениями, с также административные документы, имеющие прямое отношение к таможенной или коммерческой операциям.

Право проставить гриф «Апостиль» на документы имеют определенные официальные органы и должностные лица каждой страны. В России – Министерство Иностранных Дел. Для представления документов в стране, не присоединившейся к Гаагской Конвенции, требуется их заверение в консульстве этой страны, находящихся по месту нахождения документов.

Под текстом документа совершается удостоверительная надпись на русском языке независимо от того, что документ изложен на русском и иностранном языках. В удостоверительной надписи должностное лицо обязано полностью указать фамилию, имя, отчество, а также полное наименование нотариальной конторы или частного нотариуса в строгом соответствии с наименованием оттиска гербовой печати.

Дата обозначается словами, если она отсутствует в тексте документа, либо указана цифрами. Фамилию, имя, отчество лица подписавшего документ необходимо указать по заграничному паспорту в той последовательности, как они проставлены в оформленном документе. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и надписи нотариуса.

Штамп «Апостиль», подпись и печать, проставленные в органах юстиции и ЗАГСа, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации.