| Скачать .docx |
Реферат: Характеристика современной системы кадровой документации 2
Содержание
Трудовой кодекс Российской Федерации. 2
Законы, используемые в кадровой службе. 4
Законы, используемые в кадровой службе государственных органов. 8
Оформление документов кадровой службы.. 9
Трудовой кодекс Российской Федерации
Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ.
Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в ст.24, таких как:
· равноправие сторон;
· уважение и учет интересов сторон;
· заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;
· соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
· полномочность представителей сторон;
· свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;
· добровольность принятия сторонами на себя обязательств;
· реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;
· обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;
· контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;
· ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.
В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.
Так ст.5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:
· Трудовой кодекс Российской Федерации;
· иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;
· указы Президента Российской Федерации;
· постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
· нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
· нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
· коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.
Каждый вид документа не должен противоречить указанному выше.
Действие этих актов, содержащих нормы трудового права, распространяется в пространстве на территории в зависимости от органа, их принявшего: акты федеральных органов распространяются на всю территорию РФ; акты субъектов РФ действуют в пределах территории соответствующего субъекта РФ; акты органов местного самоуправления - в пределах соответствующего муниципального образования и локальные нормативные акты конкретной организации - только в пределах этой организации.
Таким образом, в Трудовом кодексе РФ прописаны соподчиненность законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы. Например, в спорных случаях необходимо руководствоваться не нормативным актом субъекта федерации, а нормативным актом федерального органа власти по данному вопросу.
Работникам кадровых служб важно также помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ законодательный акт, содержащий нормы трудового права вступает в силу со дня, указанного в этом акте, и прекращает свое действие в связи с:
· истечением срока действия;
· вступлением в силу другого акта равной или высшей юридической силы;
· отменой (признанием утратившими силу) данного акта либо отдельных его положений актом равной или высшей юридической силы.
Особую значимость для работников кадровых служб имеет ст.14 "Исчисление сроков". В ней указано, что "прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений".
Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день".
Эта статья очень важна не только при оформлении увольнений, но и при определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина.
Надо подчеркнуть также важность для работника кадров ст.65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу.
В ст.283 указаны документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству.
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена ст.66.
Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, включено описание трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д.
Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника".
Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.
Полезно также иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей.
Законы, используемые в кадровой службе
Но кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом РФ. Организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.
По категориям доступа информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или отнесенными к категории ограниченного доступа.
Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом Российской Федерации "О государственной тайне"[1] . В нем в ст.5 подробно указаны сведения, которые могут представлять государственную тайну. Указ Президента РФ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"[2] .
Вопросам защиты персональных данных посвящена и специальная глава Трудового кодекса РФ – гл.14 - "Защита персональных данных работника".
Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон "О персональных данных"[3] . Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну". Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст.1 Закона, в которой говориться, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основных понятиях, раскрываемых в ст.3 Закона, есть и развернутые определения: "персональные данные - персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных; "
В Законе фактически определена вся информация, с которой работник службы кадров имеет дело ежедневно, и совершаемые с ней действия.
Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс РФ, подчеркивает конфиденциальность персональных данных. На основании этого Закона служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.
В Федеральном законе "О коммерческой тайне"[4] раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст.11), положения, которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающей работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"[5] определяет многие понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы. Учитывая активное внедрение информационных технологий в работу с кадровыми документами, все они важны для любого кадровика.
В Законе изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.
В Законе четко определены права и обязанности обладателя информации, права физических и юридических лиц на доступ к информации и одновременно ст.9 говорит об ограничении доступа к информации. Последний раздел Закона 2006 г. (ст.16) посвящен защите информации. "Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:
· обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
· соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
· реализацию права на доступ к информации".
Для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон "О Государственном гербе Российской Федерации"[6] .
В соответствии со ст.4 Закона Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти, органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, а также на других документах в случаях, предусмотренных федеральными законами. Статья 10 Закона указывает, что " порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба РФ устанавливается Правительством РФ ". В Постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"[7] говорится, " что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне ".
Технические требования к гербовой печати изложены в ГОСТе Р 51511-2001[8] .
К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон РФ "О языках народов Российской Федерации"[9] и Федеральный закон "О государственном языке Российской Федерации"[10] . Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов.
Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов Российской Федерации" посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст.3 Федерального закона "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.
Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"[11] , в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.
Исходя из требований Закона к структуре текста обращения, фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации.
В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация, обязательность рассмотрения, установлены сроки рассмотрения и контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в Законе порядок приема граждан.
Законы, используемые в кадровой службе государственных органов
Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов должен быть значительно расширен, так как правовое положение государственных гражданских служащих определяется Федеральным законом "О системе государственной службы Российской Федерации"[12] и Федеральным законом "О государственной гражданской службе Российской Федерации"[13] , а также указами Президента РФ.
В развитие Закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" выходят Указы Президента РФ:
· Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации";
· Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 111 "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)";
· Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации";
· Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 "О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим";
· Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации";
· Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".
В них детализируются не только порядок оформления поступления на государственную гражданскую службу, но и ее прохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения личного дела и др.
Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен иметь пенсионное законодательство, Закон о ветеранах и т.п.
Итак, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.
Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию.
Оформление документов кадровой службы
Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.
Как говорилось ранее, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. В соответствии с этим утверждением в 2003 г. были изданы следующие документы:
· Постановление Правительства Российской Федерации "О трудовых книжках"[14] . В нем прописаны правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные
· Инструкция по заполнению трудовых книжек[15] .
Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных требований к реквизитам.
Кроме того, предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование документа и т. п.).
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.
Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не является частной собственностью предприятия, и не может уничтожаться произвольным образом без соблюдения требований законодательства.
Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести переписку, как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи[16] . В них изложен порядок адресования, кроме того, в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей.
Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения, от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении - "почтовое отправление... при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему... когда и кому вручено почтовое отправление". Например, уведомление об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.
Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения - типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться разделом 8 "Кадровое обеспечение" Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[17] .
Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
В них указываются не только виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.
Помимо норм времени на основные виды работ так же освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.
1. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ в ред. от 29.12.2010
2. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» в ред. от 10.11.2002 № 314-О
3. Указ Президента РФ от 20.11.1995 № 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" в ред. Указов Президента РФ от 08.04. 2011 № 421
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных"[1] в ред.от 23.12.2010 № 359-ФЗ
5. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" в ред. от 24.07.2007 № 214-ФЗ
6. Федеральный закон от 27.08.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" в ред. от 06.04. 2011 № 65-ФЗ
7. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ"О Государственном гербе Российской Федерации" в ред. от 28.12. 2010 № 8-ФКЗ
8. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" в ред. от 14.12.2006
9. ГОСТ Р 51511-2001 от 25.12.2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" в ред. от 04.03.2004
10. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" в ред. от 11.12.2002 № 165-ФЗ
11. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"
12. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ
13. Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" в ред. от 01.12.2007
14. Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" в ред. от 28.12.2010
15. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 № 373
16. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек"
17. Постановление Правительства Российской Федерации
18.от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"
19. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
[1] Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» в ред. от 10.11.2002 № 314-О
[2] Указ Президента РФ от 20.11.1995 № 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" в ред. Указов Президента РФ от 08.04. 2011 № 421
[3] Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных"[3] в ред.от 23.12.2010 № 359-ФЗ
[4] Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" в ред. от 24.07.2007 № 214-ФЗ
[5] Федеральный закон от 27.08.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" в ред. от 06.04. 2011 № 65-ФЗ
[6] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ"О Государственном гербе Российской Федерации" в ред. от 28.12. 2010 № 8-ФКЗ
[7] Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" в ред. от 14.12.2006
[8] ГОСТ Р 51511-2001 от 25.12.2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" в ред. от 04.03.2004
[9] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" в ред. от 11.12.2002 № 165-ФЗ
[10] Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"
[11] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ
[12] Федеральный закон от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" в ред. от 01.12.2007
[13] Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" в ред. от 28.12.2010
[14] Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 № 373
[15] Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек"
[16] Постановление Правительства Российской Федерации
от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"
[17] Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"