Реферат: Составление графика документооборота и порядка формирования архива

Если Вы планируете создать новую компанию, то перед началом ее деятельности Вам необходимо провести постановку бухгалтерского и налогового учета, чтобы разработать оптимальную схему налогообложения и выстроить четкую систему бухгалтерского учета. Эта услуга востребована также в тех случаях, когда компания расширяется, реорганизуется, или если Вы хотите создать ее обособленные подразделения, а так же тогда, когда Вы видите, что работа бухгалтерии организована неэффективно, налоговое планирование отсутствует и Ваша организация несет вследствие этого убытки.

Правильная постановка бухгалтерского и налогового учета является основой грамотного налогового планирования в Вашей компании, позволит Вам избежать непоправимых ошибок в будущем, и разработать систему эффективного ведения бухгалтерского и налогового учёта, с которой будет удобно работать.

Услуги компании по постановке бухгалтерского и налогового учета включают в себя:

· Составление графика документооборота и порядка формирования архива;

· Рекомендации по выбору программного продукта;<

· Разработку учетной политики, включая рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, порядок проведения инвентаризаций, методы оценки объектов учета;

· Подготовку должностных инструкций, штатного расписания;

· Разработку и составление трудовых договоров;

· Альбом форм первичной учетной документации, по которым не предусмотрены типовые формы;

· Положения о проведении инвентаризации;

· Договоры о материальной ответственности;

1.Составление графика документооборота и порядка формирования архива

Основные этапы документооборота:

Составление и оформление документов;

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских

записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются

определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был

составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление

документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых

тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование

бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

10 – нижнее.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на

пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например

чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не

разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких

документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ

составляется по определенной форме, установленной для документов данного

вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов.

Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное

отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры

документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать

возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует

допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его

подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа

необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо

вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых

ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью,

т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми

для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической

силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть

фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего

подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом

листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3. Точно и ясно излагать содержание документа;

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с

указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с

совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением.

Своевременность составления документов является важнейшим условием

правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в

учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями).

Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа

путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной

форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько

экземпляров счетов — платежных требований для направления их в различные

адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие

исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой

чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается

правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна

цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо

исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом

случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а

необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на

полях) делается оговорка, например "исправлено 127", которая заверяется

лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок

не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он

выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во

всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов,

особенно своевременности и правильности их составления и оформления,

существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те

лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая

ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы,

всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи.

Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как

руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную

или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и

оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на

отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.[1]

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений,

организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения

трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку,

достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в

народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию

унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных

унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное

представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности,

средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке

и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление

единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при

решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно

разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной

информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку

данных, содержащихся в УСД.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов,

которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида

документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе

определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования

и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он

устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных

реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97

«Унифицированные системы документации, Система организационно-

распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформлению

документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из

управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе

информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них

взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на

конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав

реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в

случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств,

ведомств, а также органов власти.

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов

в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На

бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные

в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных

пунктов.

Эмблема организации ила товарный знак (03). Эмблема предприятия — это

символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило,

используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа,

но заменить наименование предприятия или учреждения эмблемой не

допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия

организации или на верхнем поле документа.

Код организации (04). Код формы документа (5). Код по Общероссийскому

классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеет все

зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее

типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением

правомочности организации – автора документа. Код по Общероссийскому

классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать

коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе

управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении

конкретного вида документа.

Наименование организации (06). Данный реквизит указывает в документе

наименование организации, являющейся автором документа. Оно должно

соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование

вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду

с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на

двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование (в скобках)

помещают ниже полного.

Справочные данные об организации (07).

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут

входить: индекс предприятия связи, номер телетайпа, телефона, факса,

телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть

проставлен номер счета в банке.

Наименование вида документа (08). Данный реквизит является одним из

важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа,

определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида

документа регламентируется уставом (положением об организации) и

проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и

печатается прописными буквами.

Дата (09). Дата является одним из основных реквизитов документа,

которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата

его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания.

Если авторами документа являются несколько организации, то датой документа

считается наиболее поздняя дата подписания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей

последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в

соответствии с международным стандартом.

Регистрационный индекс документа (10). Одновременно с датой проставляют

регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное

обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую

систему организации. Для внутренних документов (например) приказов, это

обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих документов он

складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, №

дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его

отправки, порядковый № документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями,

регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания

авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11). Этот реквизит

проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки

переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на

№ 02-13/36 от 04.09.98.

Место составления или издания (12).

Гриф ограничения доступа к документу (13) реквизит проставляется в

случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е.

секретную или информацию. В первой строке данного реквизита ставятся

следующие отметки: «ДСП» (Для служебного пользования), «Секретно»,

«Совершенно секретно».

Адресат (14).

Гриф утверждения документа (15)

Резолюция (16)

Заголовок к тексту (17).

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок

может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5

(сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и

точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он

необходим для эффективного поиска, регистрации документов без

предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце

заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с

названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».

Отметке в контроле (18).

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято

на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква

«К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером

или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на

левом поле документа.

Текст документа (19).

Текст документа составляют на русском или национальном языке в

соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов

Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в

федеративные органы государственной власти, органы государственной власти

субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их

объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации

или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.

Подпись (21),

Подпись - это один из основных способов удостоверения документов.

Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет

лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав

подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его

личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и

скобок.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица

с указанием его фактической должности и фамилии.

Гриф согласования (22). Визы (23).

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся

в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два

варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с

коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита

«Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования

составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких

организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого

экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который

будет оставлен в учреждении.

Печать (24).

Печать ставят на наиболее важных документах, предусмотренных

специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих

факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность

подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна

захватывать часть наименования, должности. Различаются печати гербовые и

печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не

используются.

Отметка о заверении копии (25).

Заверение копии документа производится для придания ей юридической

силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи — «Верно»,

наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи,

ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26).

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил

документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)

исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе

располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне

последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27). Данный

реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в

дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка о поступлении документа в организацию (28). По возможности

ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью

штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей

организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный

номер.

Отметка для автоматического поиска документа (29). Данный реквизит

может включать имя диска, файла, содержащего данный документ и другие

поисковые данные.

1.2. Прием и регистрация документов;

На предприятии различают три основных потока документации:

. входящие документы, поступающие из других организаций;

. исходящие документы, отправляемые в другие организации;

. внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые

работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную

обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение

руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может

быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным

подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке

только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и

присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае

присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной

запиской, где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по

конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату

получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с

пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы

ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

. направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

. направляемые непосредственно в структурные подразделения или

конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы,

содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные

подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от

рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать

ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные

руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее

важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их

поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими

подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве

экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют,

упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.

Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления

документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров

количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату

исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись

рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день

регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку

в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых

документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета

документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя

предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и

определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме,

фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт

юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или

получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он

не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и

т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не

отвечает, так как факт получения не подтверждён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их

исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета,

исполнения и использования в справочных целях независимо от способа

получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей

(реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал,

картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким

образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система

по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой

регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учётного

порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в

организацию.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все

документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем

отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по

группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние

документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения,

входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные

регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму

выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий № (индекс);

- дата документа;

- индекс документа;

- регистрационный номер документа;

- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения;

- № дела (куда документ помещен после исполнения)

При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан,

внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные

формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации

обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о

регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество

листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и

автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет

документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны

граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об

образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы,

регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень

незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как

затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу

по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма

карточки (РКК регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней

реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию

по делопроизводству.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо

иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для

хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно

называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется

учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на

компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная

форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи

документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя.

После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти

сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром

просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на

просмотр руководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить

полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в

информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его

регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному

контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из

введённых показателей.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:
– документы налогового учета и отчетности;
– бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры

Бухгалтерские документы делятся на три группы:
– формы отчетности;
– регистры бухучета;
– первичные документы.
Ошибки в первичных документах исправляйте следующим образом: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 5 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Если ошибка возникла в регистре бухучета, исправить ее можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно быть обоснование исправления. Оно заверяется подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправлений. Такие правила установлены пунктом 3 статьи 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:
– график документооборота;
– номенклатуру дел.
График документооборота

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота должны быть описаны:
– этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
– сроки прохождения каждого из этапов;
– перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;

– перечень сотрудников, проверяющих документы;
– взаимосвязь ответственных лиц.
Номенклатура дел в бухгалтерии

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

Организация документооборота
Документы с момента их составления или получения от других предприятий к передаче в архив на хранение проходят определенный путь. Известно, что первичные документы содержат информацию о фактах хозяйственной жизни, и эта информация надлежащим образом обрабатывается, обобщается и накапливается с целью получения итоговых данных в балансе и отчетности. Своевременный и качественный учет обеспечивается определенным порядком организации составления и обработки документов, или документооборотом.
Документооборотом называются порядок и пути движения документов с момента их составления или поступления до момента сдачи в архив.Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для принятия решений.

При поступлении документов в бухгалтерии проводят их проверку:
• по форме (формальная проверка заполнения всех реквизитов, соответствия стандарту и форме документа, своевременности составления документа и представления в бухгалтерию).
• по содержанию (содержательная проверка правильности отражения хозяйственной операции, ее соответствие законодательным и нормативным требованиям, интересам собственника или предприятия).
• арифметическая (проверка правильности проставленных цен и тарифов, рассчитанных сумм и итогов).

Проверенные бухгалтерией документы проходят учетную регистрацию. Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей бухгалтерских документов включает три этапа: расценка (таксирование), группировки и бухгалтерская проводка (проводка).
Расценка (таксирование) документов заключается в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, то есть перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный осуществляется в самом документе путем умножения показателя на цену. Эта операция характерная для документов, которыми оформляют движение материальных ценностей (требования-накладные, лимитно-заборные карты и пр.), поскольку в момент их составления записывают только количественные показатели. Документы, в которых проставлены цену и сумму, не подлежат расценке. В результате расценки осуществляется оценка хозяйственной операции в денежном измерителе.
Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы с целью подготовки сводных данных (за складами, цехами, заказами, кассами и др.) и упрощения ведения первичного учета.

Документы, сгруппированы по определенным признакам однородности в накопительные и групувальни сведения, существенно сокращают дальнейшие регистрационные операции.
Бухгалтерская проводка (проводка) предусматривает указание в первичных или сгруппированных документах (ведомостях) бухгалтерской проводки (корреспонденции счетов бухгалтерского учета), которую в будущем будут отражены в регистрах бухгалтерского учета, а затем в отчетности. В основном первичные документы, накопительные и групувальни ведомости, мемориальные ордера содержат для указания корреспондирующих счетов специальные графы.
Оформленные бухгалтерскими корреспонденциями документы учета используют для дальнейшего отражения хозяйственных операций, которые в них содержатся, в регистрах синтетического и аналитического учета. На этом практически завершается учетная работа с первичными бухгалтерскими документами. Первичные документы, выполнив свою учетно-аналитическую функцию, подлежат передаче в архив.
Для хранения документов предназначены архивы. Различают текущие и постоянные архивы. Текущий архив организуют непосредственно в бухгалтерии для хранения документов отчетного года, поскольку в текущем году часто есть необходимость обращаться к нему за справками и информацией. Текущий архив содержится в специальных закрытых шкафах. Постоянный архив размещается в специально оборудованном помещении и предназначен для хранения не только бухгалтерских документов и отчетов, но и дел других подразделений и служб предприятия. Все принятые на хранение дела регистрируют в архивной книге, что облегчает поиск документов или дело в случае необходимости.

Бухгалтерский учет и отчетность сохраняются от 3 до 5 лет.
Так, для первичных документов, фиксирующих факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерских и налоговых записей, установлен срок хранения 3 года. расчетно-платежных ведомостей, актов документальных ревизий, налоговых и иных проверок - 5 лет. лицевых счетов рабочих и служащих, студентов - 75 лет. уставы и положения, бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные и ликвидационные балансы хранятся постоянно.

2.Рекомендации по выбору программных продуктов

Для ведения бухгалтерского учета мы рекомендуем воспользоваться решением 1С:Бухгалтерия 8

Фирма "1С" обеспечивает регулярную поддержку стандартных прикладных решений и самой платформы.
Платформа "1С:Предприятия" обеспечивает возможность совмещения обновлений прикладного решения, производимого фирмой "1С" или разработчиком специализированного решения, с индивидуальными изменениями, внесенными при внедрении системы.

Программные продукты Фирмы 1С позволяют эффективно вести учет на предприятиях любой формы собственности, в бюджетных, хозрасчетных организациях, а так же в воинских частях и медицине.

1C:Предприятие 8

Платформа 1С:Предприятие 8 была создана с учетом 6-летнего опыта применения системы программ 1С:Предприятие 7.7, которую используют десятки тысяч разработчиков. Несмотря на значительные изменения, новая версия 8 сохранила идеологическую преемственность с предыдущими версиями.

Гибкость технологической платформы 8 позволяет использовать прикладные решения (конфигурации) во множестве облостей: бухгалтерский учет, зарплата и управление персоналом, торговля и складской учет.

Кроме того разработано огромное количество решений для выполнения учетных и управленчиских задач в самых разнообразных отрослях народного хозяйства. 1С:Лесозавод, 1С:Молокозавод, 1С:Управление автотранспортом, 1С:Автосервис и многие другие.

Для ведения бухгалтерского учета мы рекомендуем воспользоваться решением 1С:Бухгалтерия 8. Небольшим предприятиям с упрощенной системой налогообложения подойдет 1С:Упрощенка, предпринимателю - 1С:Предприниматель.

Для ведения регламентированного и управленческого учета заработной платы оптимальным решением будет 1С:Зарплата и Управление персоналом. Конфигурация позволяет полностью автоматизировать расчет и учет заработной платы и подготавливать весь комплекс предусмотренной законодательством отчетности.

Предприятия торговли смогут повысить эффективность своего бизнеса используя конфигурацию 1С:Управление торговлей или 1С:Розница.

Для бюджетных организаций рекомендуется ведение учета с конфигурацией "Бухгалтерия для бюджетных учреждений ред.6".

Конфигурация «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» разработана в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов и инструкций Министерства финансов Российской Федерации по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и реализует стандартную методологию учета для бюджетных учреждений в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

3.Подготовку должностных инструкций, штатного расписания

Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»?

Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании1 отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Кто должен составлять ШР и вносить в него изменения?

В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

С чего начинается составление ШР?

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

С чего начинать заполнение унифицированной формы?

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

Как назвать структурное подразделение?

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

· руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);

· производственные подразделения;

· вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Что такое «код структурного подразделения»?

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Как заполнять графу «Профессия (должность)»?

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом долж-ности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

Что такое «штатная единица»?

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Как установить оклад (тарифную ставку)?

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

Что такое «надбавки и доплаты»?

В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты). Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Один из наиболее часто задаваемых вопросов — как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в Трудовом кодексе РФ? У этой задачи решения могут быть разными — все зависит от профессионализма руководящего состава. При поиске собственного решения необходимо оценить существующую систему оплаты труда на предприятии. Но, в основном, эта проблема решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.

Что такое «месячный фонд заработной платы»?

Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.

Когда в ШР вносятся изменения?

· Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

4.Разработку и составление трудовых договоров

Трудовой договор с главным бухгалтером

"____"______________200___г.

__________________________________________________________________________________________________________________________________, в лице ___________________________________________________________________________ именуемое в дальнейшем "Предприятие", с одной стороны, и гр. ___________________________________________________________________________, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет Договора

1.1. ______________________________________________________________________ принимается на работу на предприятие на должность главного бухгалтера для выполнения трудовых обязанностей, связанных с руководством работниками бухгалтерии Предприятия, обеспечением организации бухгалтерского учета на предприятии и контролем за рациональным, экономным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности Предприятия, активным воздействием на повышение эффективности хозяйственной деятельности Предприятия.

2. Срок Договора

2.1. Договор заключается между Предприятием и Работником сроком на ____________ года (месяца) и действует с "____"_____________ 20___ г. по "____"________________20___ г., на неопределенный срок; на время выполнения обусловленной настоящим договором работы (ненужное зачеркнуть)

3. Общие условия Договора

3.1. Заключая настоящий договор, Работник принимает во внимание, что Предприятие является_________________________________________________________________________________________________________________________________

3.2. Исполняя свои непосредственные трудовые обязанности в соответствии с настоящим Договором, Работник будет исходить из Устава (Положения) Предприятия.

3.3. Работник подчиняется непосредственно Директору Предприятия.

3.4. Возглавляемая главным бухгалтером бухгалтерия Предприятия является самостоятельным структурным подразделением и не входит в состав какого-либо другого подразделения.

3.5. При исполнении своих непосредственных трудовых обязанностей Работник вправе:

а) устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение;

б) требовать от всех подразделений, служб и работников Предприятия в части оформления финансово-хозяйственных операций первичных документов и их представления в бухгалтерию или на вычислительную установку, введения первичного учета;

в) согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.);

г) рассматривать и визировать договоры и соглашения, заключаемые предприятием, на получение или отпуск товарно-материальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также приказы и распоряжения и другие документы по вопросам финансово-хозяйственной деятельности;

д) требовать от руководителей бригад, участков, отделов и других подразделений и служб, а в необходимых случаях и от Директора Предприятия принятия мер к повышению эффективности использования средств Предприятия, к усилению сохранности собственности, обеспечению правильной организации бухгалтерского учета и контроля;

е) требовать пересмотра завышенных и устаревших норм расхода сырья, материалов, затрат труда и др.;

ж) требовать улучшения складского и весоизмерительного хозяйства, надлежащей организации приемки и хранения сырья, материалов и других ценностей, повышения обоснованного отпуска этих ценностей для нужд производства, обслуживания и управления;

з) требовать проведения мероприятий по улучшению контроля за правильностью применения норм и нормативов, организация правильного первичного учета выработки продукции и движения деталей и полуфабрикатов, организации учета использования сырья и материалов в цехах, на производственных участках и т.п.; и) проверять в структурных подразделениях и службах Предприятия соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

к) подготавливать предложения о снижении размеров премий или лишений премий, а также о применении иных мер дисциплинарного воздействия к руководителям цехов, участков, бригад, отделов и других подразделений и служб, не обеспечивающих выполнения установленных правил оформления первичной документации, ведения первичного учета и других требований по организации учета и контроля.

3.6. Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляется актом после проверки состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных. Акт утверждается Директором Предприятия.

3.7. Работник является полноправным членом трудового коллектива Предприятия, участвует с правом решающего голоса в деятельности его общего собрания (конференции).

3.8. Работник вправе высказывать личное мнение по любому вопросу деятельности Предприятия.

3.9. Работник имеет право в случае необходимости знакомиться с правилами внутреннего трудового распорядка Предприятия, коллективным договором и трудовым законодательством.

3.10. Работнику гарантируется беспрепятственное осуществление права на объединение в профсоюз. Дискриминация Работника в режиме рабочего времени и времени отдыха, оплате труда и других существенных условиях работы по причине его участия в профсоюзе не допускается.

4. Обязанности сторон

4.1. Работник обязуется:

а) осуществлять организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности Предприятия;

б) обеспечивать рациональную организацию учета и отчетности на Предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации и механизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля, разработку и осуществление мероприятий, направленных на соблюдение государственной дисциплины и укрепление хозяйственного расчета;

в) организовывать учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций, контроль за законностью, своевременностью и правильностью их оформления, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ (услуг), расчеты по заработной плате с работниками предприятия, правильное начисление и перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам, отчисление средств и фонды экономического стимулирования и другие фонды и резервы;

г) осуществлять контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов, проведением инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных фондов, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия;

д) участвовать в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат, принимать меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства, участвовать в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролировать передачу в необходимых случаях материалов в следственные и судебные органы;

е) вести работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других

расходов, законности списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;

ж) участвовать в работе по совершенствованию и расширению сферы действия внутрихозяйственного расчета, в разработке рациональной плановой и учетной документации, в организации внедрения средств механизации учетно-вычислительных работ;

з) обеспечивать своевременное составление бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленном порядке в соответствующие органы;

и) оказывать методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа;

к) знать:

-постановления, распоряжения, приказы и иные документы законодательных и исполнительных органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

-экономику, организацию производства, труда и управления; гражданское право, трудовое, финансовое и хозяйственное законодательство; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

л) добросовестно, своевременно, на высоком профессиональном уровне и точно исполнять свои трудовые обязанности, соблюдать правила внутреннего распорядка Предприятия, использовать все рабочее время для производительного труда, воздерживаться от действий, мешающих другим сотрудникам выполнять их трудовые обязанности;

м) своевременно и точно исполнять распоряжения Директора Предприятия;

н) по распоряжению Директора предприятия выезжать в командировки;

о) не разглашать без согласия Директора полученную во время работы научно-техническую и иную коммерческую и конфиденциальную информацию;

4.2. Предприятие обязуется:

а) предоставлять Работнику работу в соответствии с условиями настоящего Договора;

б) обеспечивать Работнику условия труда, необходимые для выполнения им обязанностей по настоящему Договору, в том числе предоставлять в распоряжение сотрудника необходимые технические и материальные средства в исправном состоянии;

в) оборудовать рабочее место Работника следующей техникой ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________;

г) соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда;

д) обеспечивать условия оплаты труда, нормы рабочего времени и времени отдыха в соответствии с настоящим Договором и действующим законодательством;

е) обеспечить сохранность личного имущества, инструмента, транспортных средств работника на территории предприятия;

ж) предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке______________________________________________________________________________________________________________________;

з) в случае смерти Работника или наступления у него инвалидности при исполнении трудовых обязанностей продолжать выплачивать до истечения срока договора его семье или ему сумму в размере среднего заработка, полученного Работником за время работы по Договору;

и) следить за тем, чтобы внедрение новой техники и оборудования не ухудшало условия труда; принимать необходимые меры для охраны здоровья и безопасности Работника при работе с новой техникой и в новых условиях. Все затраты по этому подпункту возлагаются на Предприятие.

4.3. На Работника не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности. Работник не вправе получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности для Предприятия.

5. Оплата труда

5.1. За добросовестное исполнение трудовых обязанностей в течение месячной нормы рабочего времени Работнику гарантируется выплата должностного оклада в размере _________ рублей в месяц. Должностной оклад повышается в зависимости от индекса стоимости жизни, определяемого законодательством.

5.2. Работник имеет право на получение по результатам своей деятельности различных надбавок, доплат, премий, других вознаграждений в соответствии с системой оплаты труда, действующей на Предприятии.

5.3. Работнику устанавливаются следующие вознаграждения по результатам работы за месяц (квартал) по следующим показателям и в размере:

1)________________________________________________________________________________________________;

2)________________________________________________________________________________________________;

3)_______________________________________________ _________________________________________________;

5.4. Работнику выплачивается вознаграждение по результатам работы за год в размере _______ руб.

6. Рабочее время и время отдыха

6.1. Работнику устанавливается нормированный (ненормированный) рабочий день.

6.2. Месячная норма рабочего времени составляет __________________. Нормальная продолжительность рабочего дня не должна превышать 8 (4) часов в день. Перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время. Переработка сверх нормальной продолжительности рабочего дня оплачивается в двойном размере за каждый час.

6.3. Время начала и окончания рабочего дня, а также перерыва для отдыха и питания определяется Правилами внутреннего трудового распорядка Предприятия и распоряжения Директора.

6.4. Нормальная продолжительность рабочей недели, как правило, не должна превышать 41 (20,5) час в неделю. Переработка сверх нормальной продолжительности рабочей недели оплачивается в двойном размере за каждый час. Выходные дни предоставляются Работнику в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка Предприятия.

6.5. Допускается по мере необходимости переработка сверх нормальной продолжительности рабочего времени, но при этом продолжительность рабочего времени за учетный период (___ месяца) не должна превысить нормального числа рабочих часов (___ часа).

6.6. Ночным считается время с 10 часов вечера до 6 часов утра. Работа в ночное время оплачивается в полуторном размере.

7. Отпуск

7.1. Работник имеет право на ежегодный основной отпуск продолжительностью _______ календарных дней. В зависимости от результатов работы ему может быть предоставлен дополнительный отпуск. К ежегодному отпуску выплачивается материальная помощь а размере _________рублей.

8. Социальное страхование и социальное обеспечение

8.1. Работник в период действия Договора подлежит социальному страхованию и социальному обеспечению в соответствии с действующим законодательством о труде и социальном обеспечении.

8.2. При постоянной утрате трудоспособности (инвалидности) в результате несчастного случая на производстве работнику выплачивается дополнительно к установленному законодательством единовременное пособие в размере__________________ окладов.

8.3. В случае инвалидности по болезни или в результате несчастного случая, не связанного с производством, Работнику выплачивается единовременное пособие в размере _________ окладов.

8.4. В случае смерти Работника в период действия договора его семье выплачивается дополнительно к установленному законодательством пособие в размере __________________ окладов.

8.5. При временной утрате трудоспособности работнику оплачивается стоимость лекарств и платных услуг медицинских учреждений, в размере____ _________________.

9. Социально-бытовое обслуживание

9.1. Социально-бытовое обслуживание Работника осуществляется руководством Предприятия в соответствии с решением общего собрания трудового коллектива и за счет средств, направляемых на эти цели.

9.2. Работнику предоставляются следующие услуги и льготы по социально-бытовому обслуживанию, не установленные действующим законодательством:

- выплата единовременного пособия к ежегодному отпуску в размере_________________;

- ежегодное предоставление Работнику и членам его семьи путевки в санаторий или дом отдыха с оплатой работником ______ процентов стоимости путевки;

- предоставление квартиры Работнику на условиях__________________________________________________________________________________________.

10. Ответственность работника

10.1. Главный бухгалтер несет ответственность в следующих случаях:

а) неправильное ведение бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

б) принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат законодательству или установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

в) несвоевременная и неправильная выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

г) нарушением порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

д) отсутствие контроля за должной организацией бухгалтерского учета и несвоевременное проведение проверок и документальных ревизий в структурных единицах Предприятия;

е) составление недостоверной бухгалтерской отчетности по вине бухгалтерии;

ж) другие нарушения положений и инструкций по организации бухгалтерского учета;

з) необеспечение гласности экономических показателей работы, нерегулярного информирования Директора Предприятия о результатах финансово-хозяйственной деятельности и допущенных фактах бесхозяйственности;

10.2. Главный бухгалтер несет наравне с Директором Предприятия ответственность за следующие нарушения:

а) нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

б) нарушение сроков представления месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

11. Изменение, продолжение и прекращение договора

11.1. Изменение условий договора, его продление и прекращение возможно по соглашению сторон в любое время.

11.2. По истечении срока Договора он прекращается. Это правило не распространяется на случаи, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения. В этом случае Договор продлевается на такой же срок и с прежними условиями.

11.3. Договор подлежит расторжению досрочно по инициативе Работника в случае:

а) его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы по Договору;

б) нарушения руководством Предприятия законодательства о труде или настоящего Договора;

в) других уважительных причин____________________________________________________________________________________________________________

11.4. Договор до истечения срока его действия может быть расторгнут по инициативе Предприятия по следующим основаниям:

а) изменения в организации производства и труда (ликвидация Предприятия, сокращение численности или штата сотрудников, изменение условий труда и т.п.);

б) обнаружившееся несоответствие Работника выполняемой работе при отсутствии виновных действий с его стороны;

в) виновные действия Работника (систематическое неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, прогулов, появление на работе в нетрезвом состоянии и другие нарушения трудовой дисциплины, разглашение коммерческой тайны, нарушение п.п. 13.3 настоящего Договора, совершение хищения и т.п.)

12. Компенсации при прекращении договора

12.1. При прекращении Договора по основаниям, предусмотренным в п. 11.3 подп. а) и б) п.11.4 Работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. При прекращении Договора по основаниям, предусмотренным в подп. а) п.11.4 за Работником также сохраняется среднемесячный заработок на период поиска работы в течение второго и третьего месяца со дня увольнения, если он в течение 10 календарных дней после увольнения зарегистрировался в службе занятости в качестве лица, ищущего работу.

12.2. При условии прекращения договора (по уважительным причинам) наряду с выплатами, предусмотренными действующим законодательством и настоящим Договором Работнику выплачивается также единовременное пособие в размере _____________ рублей.

13. Особые условия

13.1. Предприятие служит для Работника основным местом работы; Работник принимается на работу на Предприятие по совместительству (ненужное зачеркнуть).

13.2. Трудовые функции, не вытекающие из настоящего Договора, могут осуществляться Работником внутри Предприятия лишь с согласия Директора Предприятия.

13.3. Работник не имеет права выполнять по договорам с другими предприятиями и организациями работу, связанную с рекламой и маркетингом, а также заниматься любым другим видом деятельности в иных предприятиях и организациях, если это может нанести экономический или иной ущерб Предприятию. Не исполнение данного пункта является достаточным основанием для увольнения Работника.

13.4. Предприятие выплачивает Работнику в течение _____ дней после заключения Договора единовременное пособие в размере _______ рублей. Пособие не является формой оплаты труда. 13.5. Предприятие ежемесячно выплачивает Работнику _______ рублей.

13.6. Все материалы, созданные с участием Работника и по заданиям Предприятия являются собственностью Предприятия.

13.7. Стороны берут на себя обязательства не разглашать условия настоящего Контакта без обоюдного согласия.

13.8. Условия настоящего Договора могут быть изменены только по соглашению сторон.

13.9. Стороны несут ответственность за выполнение обязанностей по настоящему Договору в соответствии с действующим законодательством.

13.10. Споры, возникающие между сторонами Договора, разрешаются в установленном действующим законодательством порядке.

13.11. Во всем остальном, не предусмотренном настоящим Договором стороны руководствуются нормами КЗоТа РФ и Устава (Положения) Предприятия.

14. Прочие условия

14.1. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон и считается действительным только при наличии подписей обеих сторон: Работника и Предприятия, заверенных печатью последнего.

15. Данные сторон договора:

Предприятие:

Адрес _________________________________________________________________,

ИНН ___________________, ОКПО ________________,ОКОНХ _________________,

Р/с ______________________________ в ___________________________________,

БИК _________________, К/с _____________________________,

Работник:

________________________________________________________________________

паспорт серии ____________, № __________________,

выдан ____________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

проживает:________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Предприятие Работник

_________________ (_____________________) _______________ (______________________)

Трудовой договор с главным бухгалтером заключается с лицом, имеющим высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж бухгалтерско-финансовой работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.

В подчинении главного бухгалтера находятся сотрудники бухгалтерии - бухгалтеры, кассиры, операторы.

К основным функциям, указанным в образце трудового договора с главным бухгалтером относятся:

· руководство ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности;

· формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации;

· выявление внутрихозяйственных резервов, осуществление мер по устранению потерь и непроизводительных затрат;

· контроль за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации.

5.Постановка бухгалтерского учета

Постановка бухгалтерского учета предполагает разработку специально для Вашего предприятия следующих документов:

1. Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета и Учетная политика организации для целей налогообложения.

Содержащие:

· Рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

· Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

· Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

· Правила документооборота и технология обработки учетной информации;

· Методы оценки активов и обязательств;

· Порядок контроля за хозяйственными операциями;

· Другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

2. Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов с указанием образцов подписи.
3. Проект приказа руководителя предприятия о предоставлении прав подписи первичных учетных документов лицу, не указанному в утвержденном перечне должностных лиц.
4. Положение о кодировании информации в первичных учетных документах при ведении бухгалтерского учета автоматизированным способом.
5. Положение о порядке внесения исправлений в первичные учетные документах.
6. Форма бухгалтерской справки об исправительных проводках.
7. Положение о порядке восстановления и до оформления первичных документов.
8. Проект приказа о создании комиссии по расследованию причин.
9. Проект объяснительной записки.
10. Проект акта о результатах работы комиссии.
11. Положение о порядке учета и расходования средств на представительские цели.
12. Положение о филиалах и представительствах.
13. Проект приказа об утверждении лимита остатка кассы в структурных подразделениях, филиалах и представительствах.
14. Альбом форм первичной учетной документации, по которым не предусмотрены типовые формы.
15. График документооборота.
16. Альбом типовых хозяйственных договоров.
17. Положение о бухгалтерской службе.
18. Должностные инструкции работников бухгалтерии.
19. Положение о службе внутреннего контроля.
20. Инструкция внутреннего контроля.
21. Положения о проведении инвентаризации.
22. Договора о материальной ответственности.
23. Положение о порядке текущего и архивирования документов.
24. Другие.
Описание:
25. Структуры бухгалтерии.
26. Распределение обязанностей между рабочими местами.
27. Должностные обязанности каждого ее сотрудника.

Альбом форм первичной учетной документации, по которым не предусмотрены типовые формы.В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете в РФ» от 21.11.1996г. №129-ФЗ и Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997г. N835 "О первичных учетных документах" Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичных учетных документов. Унифицированные формы обязательны к применению всеми организациями, кроме форм по учету кассовых операций, допускается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Форматы бухгалтерских бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бухгалтерских бланков на основе унифицированных форм первичных учетных документов допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Для субъектов малого предпринимательства типовые формы документов утверждены Приказом Минфина №64н от 21.12.1998г. «О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства»

Общие положения

В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций (общие). К формам даны краткие указания по их применению и заполнению.

Рекомендуемый формат форм указан в перечне форм первичной учетной документации.

В формах предусмотрены зоны кодирования информации. Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

6.Положения о проведении инвентаризации

Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.

По своему желанию организация может проводить инвентаризацию в любой момент. В обязательном порядке инвентаризация проводится в таких случаях:
– при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет);
– при смене материально-ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством (например, в случае продажи предприятия как имущественного комплекса на основании ст. 561 ГК РФ).

Такие требования содержатся в пункте 2 статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

В течение отчетного года организация может добровольно проводить инвентаризацию. Количество таких инвентаризаций, их сроки и перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливает руководитель организации. Такие правила следуют из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:
– график проведения инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
– даты проведения инвентаризаций;
– перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Такие правила следуют из ПБУ 1/2008.

Для проведения инвентаризации в организации нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель организации. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Если объем работ при проведении инвентаризации большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если объем работ при проведении инвентаризации небольшой и в организации есть ревизионная комиссия, то она может проводить инвентаризацию. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Материально-ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязательное присутствие материально-ответственного лица при инвентаризации предусмотрено также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Перед проведением инвентаризации:
– подготовьте приказ о проведении инвентаризации;
– соберите расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации составьте по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что является ее объектом (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице.

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (или акт инвентаризации) (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись заполните вручную или на компьютере. При заполнении любой инвентаризационной описи соблюдайте следующие правила:
– наименования и количество инвентаризуемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
– на каждой странице описи указывайте прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– исправляя ошибки, зачеркивайте неправильные записи и проставляйте над зачеркнутыми правильные (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами);
– в описях не оставляйте незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркивайте;
– на последней странице описи сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Заполненная опись должна быть подписана членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами). В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите сличительную ведомость. Сличительную ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Сличительные ведомости составляйте по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

7.Договоры о полной материальной ответственности

Договоры о полной материальной ответственности заключаются:

- в письменном виде.

- с лицами, достигшими восемнадцатилетнего возраста.

- только с теми работниками, которые непосредственно обслуживают или используют денежные, товарные ценности или иное имущество.

- одновременно с трудовым договором или в разное время, если выполнение обязанности по обслуживанию материальных ценностей возникло у работника в процессе выполнения трудовой обязанности.

Однако бывает и так, что занимаемая работником должность стала связанной с обслуживанием материальных ценностей, а работник отказался подписывать договор о полной материальной ответственности.

В этом случае работодатель обязан предложить ему другую работу (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). А если ее не окажется или работник откажется от перевода, работодатель вправе прекратить трудовые отношения с работником на основании п. 7 ст. 77 "Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора" Трудового кодекса РФ.

Материальная ответственность работников бывает индивидуальной и коллективной.

Индивидуальная ответственность

Полная индивидуальная материальная ответственность применяется к конкретному работнику, которому:

- переданы материальные ценности и именно на него возложена функция обеспечить их сохранность;
- поручено хранить (перерабатывать, продавать и т.д.) переданные ценности и для этого ему предоставлено отдельное изолированное помещение и место для хранения ценностей (например, сейф);
- надлежит самостоятельно отчитываться перед бухгалтерией за принятые им под отчет ценности.

Коллективная ответственность

Полная коллективная (бригадная) материальная ответственность применяется к работникам, которые совместно выполняют отдельные виды работ, связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой и другими способами использования переданных им ценностей.

Договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности заключаются на проведение следующих работ:

Работы по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.

Работы, связанные с осуществлением: депозитарной деятельности; экспертизы, проверки подлинности и иной проверки, а также уничтожения в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и / или Минфином России бланков; операций по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операций с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживанием клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; операций по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; инкассаторских функций и перевозкой (транспортировкой) денежных средств и иных ценностей.

Удержания за причиненный организации материальный ущерб

Определение размера ущерба

При хищении, недостаче, умышленном уничтожении или умышленной порче материальных ценностей ущерб определяется по ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба.

Исходя из ст. 246 ТК РФ работодатель вправе определить размер любого ущерба по рыночным ценам и взыскать его с работника, но не ниже стоимости утраченного или поврежденного имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан установить размер причиненного ему ущерба и причину его возникновения. Для этого работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

Установление причин возникновения ущерба обязательно, поскольку материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнением работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

Обязательно объяснение от работника в письменной форме для установления причины возникновения ущерба.

Работник также имеет право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, предусмотренном законодательством.

Если ущерб причинен по вине нескольких работников, то размер возмещаемого ущерба определяется для каждого из них с учетом степени вины, вида и предела материальной ответственности.

При определении размера ущерба по трудовому праву недополученные доходы (упущенная выгода) не учитываются и взысканию не подлежат.

Порядок возмещения ущерба

Порядок взыскания ущерба определяется ст. 248 ТК РФ.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично.

По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

Удержания за брак

Определение размера ущерба и порядок удержания за брак осуществляются аналогично порядку возмещения материального ущерба.

Причин, а, соответственно, и виновных в браке может быть несколько. Если виноват поставщик сырья или материалов, то претензия выставляется ему. Если виноват работник, то законодательство предусматривает следующий порядок возмещения:
1) если виновный работник согласен добровольно возместить причиненный ущерб, то по согласованию с администрацией допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа;
2) если работник не согласен добровольно возмещать сумму причиненного ущерба, то администрация может взыскать ее в бесспорном порядке лишь в случае, когда сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок работника. Приказ на удержание должен быть издан не позднее месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба. Если же сумма ущерба превышает среднемесячный заработок, то взыскать ее можно только в судебном порядке.