Реферат: Роль организационной документации в современном делопроизводстве предприятия

Содержание:

Часть 1. Организационные документы

1.1. Общие положения об организационных документах………………….3

1.2. Порядок внесения изменений и дополнений в организационные документы…………………………………………………………………4

1.3. Виды организационных документов……………………………………5

Часть 2. Комплект документов при создании

2.1. Титульный лист Устава…………………………………………………14

2.2. Выписка из Устава………………………………………………………15

2.3. Заявление о государственной регистрации юридического лица при создании……………………………………………………………………….........16

2.4. Сведения об учредителях (участниках) – юридических лицах……….19

2.5. Сведения об учредителях (участниках) – физических лицах…………20

2.6. Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица…………………………………………………………21

2.7. Общий бланк организации………………………………………………22

2.8. Бланк для писем………………………………………………………….23

2.9. Структура и штатная численность организации………..……………..24

2.10. Штатное расписание……………………………………………………26

2.11. Номенклатура дел……………………………………………………….28

2.12. Рекламно-информационное письмо…………………………………...29

Список используемой литературы………………………………………………..31

ЧАСТЬ 1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1.1. Общие положения об организационных документах

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (устав) или структурного подразделения (должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или иным документом, например протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименование разделов у каждого вида организационных документов разное. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим определенное направление деятельности организации.

1.2. Порядок внесения изменений и дополнений в организационные документы

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенность организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении – вносятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например устав, был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.

1.3. Виды организационных документов

К организационным документам относятся:

- учредительный договор;

- устав организации;

- положение об организации;

- положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;

- регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- инструкции по определенным направлениям деятельности;

- должностные инструкции работников;

- памятки.

Рассмотрим подробнее некоторые из них.

Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающие разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформление отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

В законодательных актах 1990-х годов отсутствуют определения договора, регламентация его формы и содержания. В то же время установлено, что договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. (ГК РФ. Часть 1, ст.434). Однако договор – не новый вид документа, он применялся в практике работы советских государственных учреждений и предприятий и опыт его применения используется в современных условиях управленческой и экономической деятельности.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указание на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами и т.д.), положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления, например: «Устав железных дорог», «Ветеринарный устав» и др. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрацией субъектов РФ). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части 1 ГК РФ.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организации и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

- наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

- местонахождение (почтовый адрес);

- предмет и цель деятельности;

- порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

- порядок распределения прибыли;

- порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

- органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой устав могут быть добавлены другие сведения:

- для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

- для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

- для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положения о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете».

Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая службы (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты:

- наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация);

- наименование вида документа;

- дата и место издания;

- гриф утверждения;

- текст;

- визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату и место создания;

- гриф утверждения;

- текст;

- визы, подпись.

Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (бухгалтерских, учетных, отчетных).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций ли учреждений.

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату и место создания;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения;

- текст;

- подпись.

Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.

Инструкция – документ длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмены ее введением ранее действующей.Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения». Или «Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.

ЧАСТЬ 2. КОМПЛЕКТ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СОЗДАНИИ

1. Титульный лист Устава.

2. Выписка из Устава.

3. Заявление о государственной регистрации юридического лица при создании.

4. Сведения об учредителях (участниках) – юридических лицах.

5. Сведения об учредителях (участниках) – физических лицах.

6. Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица.

7. Общий бланк организации.

8. Бланк для писем.

9. Структура организации.

10. Штатное расписание.

11. Номенклатура дел.

12. Рекламно-информационное письмо.

ЗАРЕГИСТРИРОВАН УТВЕРЖДЕН

Министерство Собранием Учредителей

по налогам и сборам Протокол № 1

Республики Марий-Эл от 02.07.2008

РГ № 258982443

« 8 » августа 2008 г.

УСТАВ

Открытого акционерного общества

«Уют Плюс»

Йошкар-Ола

2008

ВЫПИСКА

из Устава ОАО

«Уют Плюс»

п. 4. Цели и предмет деятельности Общества.

4.1. Цели: Общество создается для оказания услуг физическим и юридическим лицам, связанным с осуществлением строительных и отделочных работ любой сложности, а также продажи необходимых для этих целей материалов и инструментов в г.Йошкар-Ола и получение прибыли в интересах акционеров.

4.2. Предметом деятельности общества являются:

- продажа строительных и отделочных материалов и инструментов;

-информационные и консультативные услуги по подбору и использова­нию строительных и отделочных материалов;

- оказание услуг, связанных с поставками материалов, инструментов и оборудования для строительных и ремонтных работ;

- оказание дизайнерских услуг;

- другие виды деятельности не запрещенные законодательством Россий­ской Федерации.

Верно:

Офис-секретарь Н.Г. Никонова

«03» июля 2008 г.

Форма №

В ИМНС России по г. Йошкар-Ола

(наименование регистрирующего органа)

Заявление

о государственной регистрации юридического лица при создании

2.	Адрес (место нахождения)
2.1	Лица, имеющего право Постоянно действующего действовать от имени исполнительного органа Иного органа юридического лица без доверенности V
2.2	Генеральный директор ОАО «Уют Плюс» (наименование органа)
2.3	Адрес в Российской Федерации
	2.3.1 Почтовый индекс				4	2	4	0		0	7
	2.3.2 Субъект Российской Федерации				Республика Марий-Эл
	2.3.3 Район
	2.3.4 Город				Йошкар-Ола
	2.3.5 Населенный пункт
	2.3.6 Улица (переулок, проспект и т.д.)				Первомайская
	2.3.7 Номер дома (владение) 12				2.3.8 Корпус								2.3.9 Квартира
2.4	Контактный телефон
	2.4.1 Код	8362	2.4.2 Телефон	421832					2.4.3 Факс					421832
3	Количество заявителей юридического лица
3.1	Юридических лиц 1 (сведения об учредителях (участниках) указываются в листе А)
3.2	Физических лиц 1 (сведения об учредителях (участниках) указываются в листе Б)

11

Мною подтверждается, что: -Представленные учредительные документы соответствуют установленным законодательством Российской Федерации требованиям к учредительным документам юридического лица данной организационно-правовой формы (ОПФ); -Сведения, содержащиеся в этих документах, иных представленных для государственно регистрации документах, заявлений о государственной регистрации достоверны; - При создании юридического лица соблюден установленный для юридических лиц данной ОПФ порядок их учреждения, в том числе оплата уставного капитала (уставного фонда, складочного капитала, паевых взносов), на момент государственной регистрации. В установленных законом случаях вопросы создания юридического лица согласованы с соответствующими государственными органами и (или) органами местного самоуправления. Заявитель (подпись)

Лист А

Сведения об учредителях (участниках) – юридических лицах

Открытое акционерное общество «Уют Плюс»

(полное наименование создаваемого юридического лица)

Заявитель ___________

Лист Б

Сведения об учредителях (участниках) – физических лицах

Открытое акционерное общество «Уют Плюс»

(полное наименование создаваемого юридического лица)

Лист Г

Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица

Открытое акционерное общество «Уют Плюс»

(полное наименование создаваемого юридического лица)

Открытое Акционерное Общество Уют Плюс

Город Йошкар-Ола «____»_______________2008 г.

Открытое Акционерное Общество Уют Плюс

Россия, 424007, Йошкар-Ола, ул. Первомайская, д.12

Тел.: (8362) 421832 Факс: (8362) 421832

Исх. №

От « » ______ 200 г.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Уют Плюс»

______________О.В. Васильев

«11» августа 2008 г.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

ОАО «Уют Плюс»

на 2008 г.

Начальник отдела кадров Е.Ф. Ландина

УТВЕРЖДАЮ

штатное расписание работников

в количестве 19 человек с годовым

фондом заработной платы 4518000

(четыре миллиона пятьсот восемнадцать

тысяч) рублей

Генеральный директор

ОАО «Уют Плюс»

_______________ О.В. Васильев

«12» августа 2008 г.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Работников ОАО «Уют плюс» на 2008 г.

Начальник отдела кадров Е.Ф. Ландина

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Уют Плюс»

________________________О.В. Васильев

«18» августа 2008 г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПРЕДПРИЯТИЯ

ОАО «Уют Плюс»

на 2008год

Начальник отдела кадров Е.Ф. Ландина

Открытое Акционерное Общество Уют Плюс

Россия, 424007, Йошкар-Ола, ул. Первомайская, д.12

Тел.: (8362) 421832 Факс: (8362) 421832

Исх. № 68

От «12» ноября 2008 г.

Генеральному директору

ОАО «Горизонт»

г-ну А.Ю. Ведерникову

424000, г. Йошкар-Ола,

ул. Мира, 98

В целях информирования потенциальных клиентов и заказчиков ОАО «Уют Плюс», утвержденного в текущем году под патронажем Правительства Йошкар-Олы, сообщаем Вам об основных направлениях деятельности и важнейших услугах нашего предприятия.

Наша компания создана в целях оказания услуг физическим и юридическим лицам, связанным с осуществлением строительных и отделочных работ любой сложности в г.Йошкар-Ола.

Важнейшие из них:

- продажа строительных и отделочных материалов и инструментов;

-информационные и консультативные услуги по подбору и использова­нию строительных и отделочных материалов;

- оказание услуг, связанных с поставками материалов, инструментов и оборудования для строительных и ремонтных работ;

- оказание дизайнерских услуг и др.

Льготы и гарантии, предоставленные нам Правительством Йошкар-Олы, позволяют выполнять наши работы и услуги с высокой надежностью и максимальной выгодой для клиентов и партнеров.

Прайс-листы на товары и услуги компании ОАО «Уют Плюс» прилагаем.

Приложение: Упомянутое, на 7 листах в 2 экземплярах.

С уважением,

Генеральный директор О.В. Васильев

Список используемой литературы:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. 6-е издание, переработанное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000.

2. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб.: Питер, 2003.

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М.-Новосибирск. МНФРА-М – Сибирское соглашение, 2003.

4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.8-е издание, исправленное и дополненное. – М: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999.

5. Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе.- Санкт-Петербург: BVH, 1997.

6. Румынина Л.А. Делопроизводство. – М.: Мастерство, 2002.

7. Спивак В. А. Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2003.

8. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практическое пособие по документационному обеспечению. 3-е издание, дополненное и переработанное. – М.: ПРИОР, 1999.