| Скачать .docx |
Реферат: Анализ делопроизводства фирмы
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство – это ведение документации организации, предприятия, фирмы, приём, заполнение, оформление, отправка документов, учёт и контроль за их движением и исполнением, обновления документов.
Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение, для любого специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движение документов с момента их создания до завершения.
В федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления фактов, событий. Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.
Основной целью прохождения практики является закрепление и углубление знаний, приобретение практических навыков работы. Практические навыки играют определенную роль в профессионально деятельности любого специалиста.
Во время практики студент должен:
- приобрести навыки практической реализации теоретических знаний при решении задач документирования в управленческой и экономической деятельности;
- изучить по месту практики организационную структуру базового предприятия, структуру своего подразделения, организацию рабочего места;
- изучить особенности и специфику процесса производства, установление внешних и внутренних взаимосвязей, организацию документооборота;
- изучить используемые информационные технологии и вычислительную технику в организации процесса документооборота.
- научиться оформлять документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003; Перечень типовых документов прилагается ниже.
- изучить методы и приобрести навыки работы с управленческой и технической документацией.
Отчет состоит из двух разделов. В первом разделе дана общая характеристика общества: юридический статус общества, цели и предмет деятельности, организационная структура управления и т.д. В качестве наглядного примера приведена схема структуры управления предприятия.
Второй раздел полностью посвящен делопроизводственной службе предприятия . Здесь рассматриваются общие положения и основные задачи, организационная структура и функции службы предприятия , представлены должностные права и обязанности специалистов, а также рассмотрены условия труда и проанализирована основная документация отдела.
Глава 1. Общая характеристика предприятия места практики
1.1 Характеристика предприятия относительно формы собственности.
Закрытое акционерное общество «КАБО» располагается по адресу:г. Смоленск, ул. Бабушкина, д.1,
Контактная информация: (4812) 21-47-85 , kabo 2002@ rambler .ru
Почтовый адрес:214031,г. Смоленск, ул. Бабушкина, д.1
Закрытое акционерное общество «КАБО», именуемое в дал ьнейшем "Общество" учреждено решением учредительного собрания ЗАО «КАБО» 28.12.1998 года и действует в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом РФ "Об акционерных обществах " (далее по тексту - Федеральный закон), иными нормативными актами Российской Федерации.
Полное фирменное наименование общества на русском языке: Закрытое акционерное общество «КАБО».
Сокращенное фирменное наименование общества: ЗАО «КАБО».
Полное фирменное наименование общества на английском языке: Joint - stock company " KABO "
Место нахождения общества определяется местом его государственной регистрации – город Смоленск ул. Бабушкина, д. 1 .
Закрытое акционерное общество "КАБО" - коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на определенное число акций, удостоверяющих обязательственные права участников общества (акционеров) по отношению к обществу. Общество имеет круглую печать, содержащую полное фирменное наименование и указание на место нахождения общества. Общество создано без ограничения срока действия.
Закрытое акционерное общество "КАБО" является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанность, быть истцом и ответчиком в суде.
Акционеры общества не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Акционеры общества, не полностью оплатившие акции, несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах неоплаченной части стоимости принадлежащих им акций. Акционеры общества вправе отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров и общества.
Акции закрытого акционерного общества "КАБО" распределяются только среди его учредителей или иного, заранее определенного круга лиц. Такое общество не вправе проводить открытую подписку на выпускаемые им акции либо иным образом предлагать их для приобретения неограниченному кругу лиц.
Акционеры закрытого общества пользуются преимущественным правом приобретения акций, продаваемых другими акционерами этого общества. Уставом закрытого общества может быть предусмотрено преимущественное право приобретения обществом акций, продаваемых его акционерами, если акционеры не использовали свое преимущественное право приобретения акций.
Основной целью Общества является производства продукции, выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли.
Основными видами деятельности общества являются:
- производство и сбыт продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления,
- производство, переработку, хранение и реализацию сельскохозяйственной продукции;
- производство, переработку и хранение продовольственных товаров;
- оптовая и розничная торговля продовольственными и потребительскими товарами;
- оказание консультационных, юридических, маркетинговых, агентских, информационных, торгово-закупочных, представительских, организационных, посреднических услуг;
- организация и проведение семинаров, конференций, курсов повышения квалификации;
- выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;
- внедрение результатов научно-технических работ, новой техники и технологий;
- сборка, эксплуатация, комплектация, тестирование, и сервисное обслуживание оборудования различного класса и технических систем, в том числе вычислительной техники, аудио- и видеотехники, автотранспорта и других систем;
- рекламная, издательская и полиграфическая деятельность;
- проектирование, строительство, эксплуатация административных зданий, предприятий, гостиниц, кемпингов, мотелей, коттеджей, жилых домов и поселков;
- организация купли - продажи жилых помещений, оказание услуг по оценке стоимости жилых помещений, деятельность по сдаче в аренду жилых помещений, находящихся в собственности как юридических, так и физических лиц;
- приобретение и сдача в аренду производственных помещений;
- осуществление охранной деятельности;
- организация грузовых и пассажирских перевозок;
- оказание транспортно-экспедиционных услуг;
- ремонт и техническое обслуживание автотранспортных средств;
- организация проката автотранспорта и автотранспортных средств;
- приобретение, аренда и эксплуатация легкового, грузового, пассажирского транспорта и техники сельскохозяйственного назначения;
- оказание лизинговых услуг
Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществления такой деятельности как исключительной, общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.
Достоинства.
Ответственность акционера ограничена суммой вклада.
Управляет обществом Генеральный директор.
Недостатки.
Участников не более 50.
Забрать свою долю имущества в капитале общества можно только путем продажи акций кому-либо из акционеров (преимущественное право покупки акций), которые выступают абстрактным эквивалентом оценки капитала обществ.
Необходимость регистрации проспекта эмиссии акций.
Целесообразное применение.
Бизнес с привлечением участников, который может сильно пострадать при их выходе.
1.2. Организационная структура управления общества
Высшим органом общества является общее собрание акционеров , которое проводится ежегодно не ранее чем через два и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года (начинается с первого января и заканчивается тридцать первого декабря каждого года). Решение на общем собрании акционеров принимается открытым голосованием.
В компетенции общего собрания акционеров, находится решение таких вопросов, как:
- внесение изменений и дополнений в Устав Общества или утверждения его в новой редакции;
- реорганизация Общества;
- ликвидация Общества;
- избрание членов Совета директоров и досрочное прекращение полномочий его членов;
- избрание ревизора Общества и досрочное прекращение полномочий;
- утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, распределение прибылей и убытков;
- утверждения порядка ведения общего собрания акционеров Общества;
- определение количества, номинальной стоимости, категорий объявленных акций и прав, предоставляемых этими акциями;
- увеличение и уменьшение уставного капитала Общества;
- дробление и консолидация акций Общества;
- принятие решений об одобрении сделок предусмотренных статьей 83 ФЗ РФ «Об акционерных обществах».
- принятие решений об одобрении крупных сделок предусмотренных статьей 79 ФЗ РФ «Об акционерных обществах»;
- решение иных вопросов, предусмотренных ФЗ РФ «Об акционерных обществах».
Помимо годового общего собрания, могут проводиться внеочередные собрания .
Общее руководство деятельностью Общества осуществляет Совет директоров Общества. Совет директоров Общества осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом Общества. Избирается общим собранием акционеров пять человек сроком на один год. Избранные лица могут быть переизбраны неограниченное количество раз. Совет директоров возглавляет Председатель Совета директоров, который организует работу Совета директоров, созывает заседания Совета директоров ведение протокола, председательствует на общем собрании акционеров. К исключительной компетенции Совета директоров относят:
- выборы генерального директора;
- заключение крупных сделок;
- решение иных вопросов, входящих в компетенцию Совета директоров в соответствии с действующим законодательством.
Руководство текущей деятельностью Общества осуществляет единоличный исполнительный орган управления Генеральный директор . Избирается большинством голосов, членов Совета директоров Общества на срок три год. Генеральный директор может быть избран из числа акционеров Общества. С Директором заключается договор (контракт), который подписывает Председатель Совета директоров .
Директор может быть избран также не из числа участников общества.
Директор общества:
- без доверенности действует от имени общества, в том числе осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества;
- выдает и подписывает доверенности от имени Общества ;
- издает приказы о назначении на должности работников общества, об их увольнении, переводе , применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
- утверждает штатное расписание Общества;
- решает другие вопросы текущей деятельности Общества в пределах своей компетенции, необходимые для обеспечения эффективной работы и достижения целей деятельности Общества .
1.3. Схема о рганизационной структуры органов управления общества
Структура органов управления ЗАО «КАБО» является бюрократической структурой, а именно дивизиональная структура управления. Такая структура характерна для предприятий корпоративного типа для международного бизнеса. Данный вид структуры имеет разветвленный высший и средний уровни управления и имеет вид:
Ключевыми фигурами в управлении организацией с данной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные подразделения.
Структуризация организации по отделениям производится, как правило, по одному из критериев: по выпускаемой продукции (продуктовая специализация), по ориентации на потребителя, по обслуживаемым регионам. Руководители вторичных функциональных служб отчитываются перед управляющим производственного подразделения. Помощники руководителя производственного отделения контролируют деятельность функциональных служб по всем заводам отделения, координируя их деятельность по горизонтали.
Достоинства структуры управления ЗАО «КАБО» :
- более тесная связь производства с потребителями, ускоренная реакция на изменения во внешней среде;
- улучшение координации работ в подразделениях вследствие подчинения одному лицу;
- возникновение у подразделений конкурентных преимуществ малых фирм.
Некоторые недостатки структуры:
- рост иерархичности, вертикали управления;
- дублирование функций управления на разных уровнях приводит к росту затрат на содержание управленческого аппарата;
- дублирование работ для разных подразделений.
Достоинства дивизионных структур управления ЗАО «КАБО» перевешивают их недостатки только в периоды достаточно стабильного существования, при нестабильном окружении общество рискует. При данной структуре, возможно, воплотить большую часть идей современной философии качества.
Глава 2. Характеристика делопроизводственной службы общества
2.1. Структура делопроизводственной службы
Производственная практика проходила в ЗАО "КАБО" , производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт счетчиков электрических импульсов.
Структура компании ЗАО "КАБО" включает в себя следующие отделы: юридический отдел, бухгалтерию, отделы снабжения и сбыта, производственный отдел.
Ведение делопроизводства в ЗАО "КАБО" возлагается на юридический отдел. Функции делопроизводственной службы осуществляют начальник канцелярии, делопроизводитель и юрисконсульт под руководством финансового директора ЗАО «КАБО».
Делопроизводственная служба обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
В своей работе делопроизводственная служба руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.
Занимаемая мною должность - делопроизводителя, предусматривала знакомство со стадиями текущего делопроизводства.
Основные задачи делопроизводственной службы ЗАО «КАБО» :
- Организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
- Организация медицинского осмотра и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществление необходимого инструктажа через существующие подразделения предприятия.
- Выдача работникам характеристики.
- Оформление необходимых материалов для привлечения к ответственности нарушителей трудовой дисциплины.
- Организация табельного учета и обязательное медицинское страхование на предприятии.
- Обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию и ведению персонифицированного учета в системе Государственного пенсионного страхования.
Делопроизводство в ЗАО «КАБО» осуществляется централизованной системой управления, все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в юридическом отделе общества (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.).
Достоинства структуры делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»
- освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами,
- обеспечение работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой
- повышение качества обработки документов
Недостатки структуры делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»
- нет самостоятельного структурного подразделения ДОУ в организации;
- юридический отдел занимается своими непосредственными делами с нагрузкой ведения дел делопроизводственной службы общества.
- недостаток количественного состава работников делопроизводственной службы
2.2. Функции делопроизводственной службы
I . Финансовый директор, осуществляя функции делопроизводственной службы относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора Общества по представлению.
Осуществляя функции делопроизводственной службы, в своей деятельности, финансовый директор, руководствуется: законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами по соответствующим вопросам; уставом предприятия; приказами и распоряжениями генерального директора Общества.
Финансовый директор осуществляет контроль за надлежащим оформлением установленной документации. Участвует в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Организовывает своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Организовывает табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Руководит работниками отдела осуществляющие функции делопроизводственной службы.
II . Начальник канцелярии относится к категории специалистов, непосредственно подчиняется финансовому директору ЗАО «КАБО». В своей работе начальник канцелярии руководствуется: нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала; методическими материалами по вопросам кадров; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями генерального директора предприятия.
Ведет учет личного состава предприятия и его подразделений. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров. Оформляет документацию по кадрам. Проверяет соблюдения графиков отпусков на предприятии. Осуществляет контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучает ее причины, участвует в разработке мероприятии по снижению текучести кадров.
III . Делопроизводитель п ринимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия. Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка. Отвечает на запросы организаций и письма граждан. Готовит приказы и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50-60 лет согласно существующему положению.
IV . Юрисконсульт , разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. Осуществляет методическое руководство правовой работой на предприятии, оказывает правовую помощь структурным подразделениям и общественным организациям в подготовке и оформлении различного рода правовых документов, участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий. Проводит изучение, анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий. В соответствии с установленным порядком оформляет материалы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности. Контролирует своевременность представления структурными подразделениями справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов. Осуществляет информирование работников предприятия о действующем законодательстве и изменениях в нем. Консультирует работников предприятия по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, подготавливает заключения, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.
2.3. Анализ основной документации делопроизводственной службы
Оформление приема. Оформление на работу производится на основании «приказа о приеме» на работу. Поступающие на предприятие предъявляют паспорт, трудовую книжку, диплом или удостоверение /справку об образовании/ и военный билет. Лица, поступающие на работу впервые и не имеющие трудовой книжки, предъявляют справку о своем последнем занятии. Начальник канцелярии, на основании заявления заполняет на принимаемого «приказ о приеме» на работу /форма Т-1/ (приложение 1) и личную карточку. Начальник канцелярии после приема на работу и отметки о прохождении инструктажей вызывает начальника цеха. Начальник цеха в «приказе о приеме» дает заключение о возможности приема, указывает должность и ее шифр, на которую может быть принято лицо, оформляющееся на работу, на какой оклад, и по какому разряду с указанием вида тарифной ставки и формы заработной платы.
Лицу, не имеющему специальности, в «приказе о приеме» на строке «профессия (должность)» указывается участок, на котором он будет работать. Затем лицо, оформляемое на работу, учитывают в отделе технического обучения и в «приказе о приеме» по строке «разряд (оклад)» проставляется размер оплаты в период освоения выбранной специальности в соответствие с действующим законодательством. На основании «Приказа о приеме» делают отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника.
Начальник канцелярии на основании «Приказа о приеме» делает отметки в личной карточке /форма Т-2/, направляет личную карточку Т-2 в отдел и перекладывают ее из раздела оформляемых в основную картотеку, а расчетный отдел бухгалтерии открывает на работника лицевой счет.
Личная карточка работающего . Основным документом учета личного состава является личная карточка работающего – (форма Т-2), заполняемая на каждого работника предприятия. Учет личного состав осуществляется в картотеке личных карточек. Личная карточка работающего /по форме Т-2/ (приложение 2) заполняется на основании приказа о приеме и соответствующих документов /паспорта, трудовой книжки, диплома или удостоверения и т.п./, предъявляемых поступающим при оформлении на работу на предприятие.
Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в четыре основных раздела:
· раздел I – общие сведения;
· раздел II – сведения о воинском учет;
· раздел III – прием на работу и перевод на другую работу;
· раздел I V – аттестация ;
· раздел V – повышение квалификации;
· раздел V I - профессиональная переподготовка;
· раздел V II - поощрения и награды;
· раздел V III - социальные льготы
· раздел I X – дополнительные требования;
· раздел X - основание увольнения.
Верхнее поле на лицевой стороне личной карточки права предназначено для особых отметок отдела кадров. Здесь для более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в виде условных обозначений некоторые сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров.
Раздел I – общие сведения:
Заполнение данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.
Строки 1-4, 9, 11, 12 заполняются на основании паспорта работающего.
В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».
Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».
По строке 8: а) «Общий стаж работы» - дата начала трудовой деятельности – указывается условная дата начала трудовой деятельности, определенная путем сложения даты (год, месяц, число) фактического начала работы и времени перерывов (число лет, месяцев, дней), не включаемых в трудовой стаж.
б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;
в) «Дающий право на надбавку за выслугу лет».
По строке 7 «Основная профессия (специальность)» указывается специальность по опыту работы для инженерно-технических работников, практиков и инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием, работающим не по своей специальности. По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая.
Раздел II - сведения о воинском учете:
Данные в этот раздел вносятся на основе военного билета или приписного.
Раздел I I I - прием на работу и переводы на другую работу:
При оформлении приема на работу на основании приказа о приеме в данном разделе производится соответствующая запись:
· графа 1 – дата приема (перевода) на предприятии;
· графа 2 – структурное подразделение;
· графа 3 – профессия (должность), разряд, класс (категория), квалификация;
· графа 4 – оклад (тарифная ставка), надбавка к основному окладу;
· графа 5 – основание приема (перевода) - № приказа о приеме;
· графа 6 – подпись владельца трудовой книжки.
В дальнейшем в этом разделе на основании приказа о переводе указываются все перемещения по работе, изменения квалификации, оклада и т.д.
Раздел I V – аттестация:
Данный раздел заполняется на основании сведений, полученных в результате проведения определенного вида мероприятий, в данном случае – аттестации.
Разделы V - V I :
Данный раздел заполняется в результате обучения работника, на основании документа, выданного в образовательном учреждении.
Раздел V II - поощрения и награды:
В данном разделе указывается наименование награды и наименование, номер и дата документа, на основе которого выдана награда.
Раздел V III - отпуск :
В данном разделе указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.), количество дней, дата начала и окончания, а также основание отпуска.
Раздел I Х - социальные льготы:
В данном разделе указывается наименование льготы и основание, на основе которого она присваивается.
Раздел Х – дополнительные сведения:
В этом разделе осуществляются служебные пометки ОК.
Раздел Х I - основание увольнения:
Данный раздел заполняется на основании приказа о прекращении трудового договора при увольнении работника с предприятия. В случае увольнения работника по собственному желанию, указывается причина увольнения, выясненная в результате собеседования с увольняющимся работником.
Оформление переводов и других изменений. Перевод работника из одного подразделения в другое производится на основании «приказа о переводе» (форма Т-5) (приложение 3) . Данный приказ выписывает начальник канцелярии на основании заявления работающего. В приказе указываются личные данные работника (фамилия, имя, отчество), на каких условиях переведен (временно или постоянно), а также данные о прежнем месте работы и новом (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки к окладу), основание для перевода (заявление, докладная), вид перевода форма и система оплаты труда и продолжительность рабочего дня. Соответствующие изменения вносят в личную карточку переводимого работника, а также производится запись в лицевом счете или карточке- справке в отделе бухгалтерии и личная карточка с изменениями передается из отдела, где он работал в отдел, где будет работать.
Порядок учета отпусков . Очередные и дополнительные, а также учебные и прочие отпуска предоставляются работникам в соответствии с трудовым законодательством и коллективным договором.
На работника, уходящего в отпуск, оформляется «Приказ о предоставлении отпуска». В нем указывается вид отпуска, количество рабочих дней по каждому виду отпуска, общее число отпускных дней, за какой период предоставляется отпуск, дата ухода в отпуск и возвращения, а затем делается соответствующая запись в имеющейся в отделе личной карточке (форма Т-2).
Оформление увольнений . Увольнение работников с предприятия производится в соответствии с действующим законодательством. Начальник канцелярии выписывает на увольняющегося «Приказ о прекращении трудового договора» (форма Т-8) (приложение 4) , который затем визирует начальник отдела, где непосредственно проходила работа, и финансовый директор. Данный приказ содержит: личные данные увольняющегося, сведения о работе (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки), условия труда, причину увольнения и основание для увольнения. «Приказ о прекращении трудового договора» хранится в бухгалтерии как основание для контроля произведенных расчетов.
2.4. Документооборот общества
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения образует документооборот общества. Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и внутренних документов. В ЗАО «КАБО» документооборот общества находится под ответственностью делопроизводителя.
Порядок работы с входящими документами включает прием корреспонденции, проверку целостности упаковки и вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизацию документов, заполнение регистрационных карточек, простановку штампов, распределение документов на подлежащие передаче генеральному директору для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения общества.
Порядок работы с исходящими документами включает получение исполненных документов, проверку правильности оформления документов наличие приложений, указанных в основном документе, регистрацию документов в регистрационно-контрольной форме, сортировку отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, написание адреса на конверте, фальцовку и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковку писем для отправки на почту.
Порядок работы с внутренними документами включает получение распоряжения на подготовку документа, изучение материалов в освещаемом документе, составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать),согласование проекта документа, представление документа на подпись, передачу на регистрацию, передачу документа должностным лицам общества для руководства в повседневной работе, помещение дело.
Значение при документировании, имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. Так, средства для обработки документов присутствуют, как вручную, так и технологическими средствами (компьютеры, факсы, ксерокс, сканер).
2.5. Перечень документов, с которыми приходилось сталкиваться во время практики.
Во время прохождения практики в ЗАО «КАБО» и занимая должность – делопроизводителя, я познакомилась со стадиями текущего делопроизводства в обществе. За время практики я рассмотрела следующие документы (все рассмотренные мною документы приложены ниже в качестве приложения):
1. Структура и штатная численность
2. Приказ по основной деятельности
3. Приказ по личному составу
4. Докладная записка (приложение 8)
5. Деловое (служебное) письмо (приложение 5)
6.Трудовая книжка (приложение 7)
7. Командировочное удостоверение по форме Т- 10 (приложение 6)
1. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание обязательно составляется работодателем по форме № Т-3 утверждается приказом, который пишется в свободной форме. Внесение любых изменений тоже оформляется приказом.
2. Приказы по основной деятельности – приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Дата приказа является дата его подписания руководством.
3. Приказы по личному составу регулируют приём, перемещение, увольнение работников, представление отпусков, присвоение разрядов, вынесение поощрений и взыскания работников. Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия.
4. Докладная записка - это информационный документ, который составляется на имя руководителя компании. Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации. Докладные записки бывают: внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4 и подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4 и подписываются руководителем предприятия. Датой записи является дата её подписания.
6. Деловое (служебное) письмо . Деловое письмо имеет определённые правила оформления и составления. Его печатают на стандартных бланках формата А4 и А5. Служебное письмо является носителем определённой информации и является правовым документом.
7. Трудовая книжка – один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения – полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника записываются на основании паспорта, образование – на основании соответствующего документа, профессия – тоже на основании документа. По ней считают общий стаж работника. Трудовая книжка обязательно хранится у работодателя (ст. 66 ТК РФ)
8. Командировочное удостоверение – это документ, выдаваемый сотруднику на время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Оно служит оправданием о месте и время нахождения в командировке. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передаётся сотруднику. Бланк по форме №Т-10 является документом, подтверждающим время пребывания в служебной командировке.
2.5. Условия труда в делопроизводственной службе общества
Факторы, формирующие условия труда, можно разделить на 2 группы:
1) Производственные факторы:
· санитарно-гигиенические;
· психофизиологические;
· эстетические;
· организационно-экономические.
2) Социально-психологические .
Санитарно-гигиенические условия формируются под влиянием на человека окружающей среды (вредные химические вещества, запыленность воздуха, вибрация, освещение, уровень шума, инфразвук, ультразвук, электромагнитное поле, лазерное, ионизирующее, ультрафиолетовое излучение, микроклимат, микроорганизмы, биологические факторы). Приведение этих факторов в соответствие с современными нормами, нормативами и стандартами является предпосылкой нормальной работоспособности человека. Многочисленными исследованиями гигиенистов и физиологов труда установлено, что на организм человека оказывают значительное воздействие санитарно-гигиенические факторы производственной среды. Некоторые из них оказывают неблагоприятное влияние на работника, что снижает работоспособность, ухудшает состояние здоровья и иногда приводит к профессиональным заболеваниям. Санитарно-гигиенические условия в ЗАО «КАБО» допустимые. Для поддержания оптимальной температуры летом и исключения возможности перегрева помещения предприятия оснащены кондиционерами, а для поддержания оптимальной для работы температуры зимой используются обогреватели, так как система центрального отопления не удовлетворяет потребностей работников. В кабинетах отдела стоят пластиковые окна, которые препятствует попаданию в помещение холодного воздуха зимой, а также значительно уменьшают уровень шума. Освещенность рабочего места вполне оптимальная: освещение помещений искусственным светом применяется лишь в вечернее время суток, в остальное время суток достаточно дневного света.
Психофизиологические факторы обусловлены содержанием труда и его организацией, поэтому их называют иногда трудовыми. Это – физическая нагрузка, которая связана с динамической и статической работой; нервно-психическая нагрузка в виде напряжения зрения (точность работы), нервно-эмоционального напряжения и интеллектуальной нагрузки (объем перерабатываемой информации, число производственно важных объектов единовременного наблюдения и т.д.); монотонность трудового процесса (разнообразие, темп труда). Элементы этой группы, за исключением физических усилий и монотонности, не имеют утвержденных нормативов. Работу в делопроизводственной службе ЗАО «КАБО» можно отнести к легкой категории тяжести, она проходит в оптимальных условиях внешней среды и при оптимальной величине физической и умственной нагрузок. Данная работа требует в основном умственных нагрузок, которые соответствуют возможностям организма. Также при работе с документами идет большое напряжение на зрение, в связи с чем допустимы небольшие перерывы в течение рабочего дня.
Эстетические факторы - это те факторы, воздействие которых может вызывать у человека соответствующее отношение к условиям труда с точки зрения художественного восприятия окружающей среды (имеется в виду использование цвета, формы, музыки в трудовой деятельности человека). В окраске помещений отдела доминируют светло-коричневый и светло-желтый цвета. Данные цвета считаются наиболее благоприятными для человека, они оказывают влияние на утомляемость, а также на напряженность глаз. В отделе работает радио, что способствует снятию эмоционального напряжения. Помещения отдела весьма просторные и уютные, здесь много цветов, присутствуют картины, удобно расставлены столы.
Организационно-экономические условия в ЗАО «КАБО» допустимые. Рабочие места хорошо оборудованы: в кабинетах много столов, которые удобно и правильно расставлены, имеется большое количество шкафов для хранения документов, а также сейф. Рабочие места оснащены компьютером, принтером и другими необходимыми для работы принадлежностями. Однако, на компьютерах не стоит защитного слоя, щадящего зрение, что весьма опасно для специалистов, часто работающих за ним.
Социально-психологические факторы характеризуют взаимоотношения в трудовом коллективе и создают у работника соответствующий психологический настрой.
Под социально-психологическим климатом трудового коллектива понимают систему социально-психологических отношений, отражающих интеграцию отдельных работников и социальных групп для осуществления общих производственных целей. Это внутреннее состояние коллектива, сформировавшегося как результат совместной деятельности его членов, их межличностных взаимодействий. На мой взгляд, на предприятии царит оптимистическое настроение, добросовестное, инициативное отношение членов коллектива к выполняемым обязанностям, низкий уровень конфликтности в межличностных отношениях, незначительная текучесть кадров. В целом условия труда можно охарактеризовать как допустимые.
2.6 Общая оценка организации делопроизводства на предприятии и рекомендации по ее улучшению
Оперативность и надежность управления документооборота на предприятии связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Сокращению документооборота способствует более четкое распределение функций между сотрудниками подразделения и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчиненных руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплину.
Заключение
В период прохождения производственной практики я проделала следующую работу:
- изучила структуру управления организацией;
- ознакомилась с организационной структурой, задачами и функциями делопроизводственной службы ;
- ознакомилась с системой профессиональных обязанностей и должностными инструкциями специалистов делопроизводственной службы ;
- активно участвовала в хозяйственной деятельности предприятия , оказывала помощь специалистам;
- изучила технические, социально-экономические условия труда в отделе;
- изучила основную документацию, обеспечивающую функционирование отдела.
ЗАО «КАБО» на сегодняшний день , с моей точки зрения, можно отнести к стабильному предприятию. Высокий уровень заработной платы, отсутствие текучести кадров, высокий спрос на выпускаемую продукцию.
Предприятие успешно конкурирует с другими производителями. Основная задача предприятия - удовлетворение запросов потребителей, что подразумевает производство исключительно качественной продукции, удержание стабильной цены.
Список литературы
1. Гражданским кодексом РФ
2. Федеральный Закон РФ "Об акционерных обществах",
3. Федеральный Закон РФ "О рынке ценных бумаг"
4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Устав ЗАО «КАБО»
6. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: МГИУ, 2007. – 83 с.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие для вузов. - М.-Новосибирск.: ИНФРА-М.Сибирское соглашение, 2005
8. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. С-Пб.: Питер, 2005