| Скачать .docx |
Реферат: Деловая беседа: психологические аспекты
ЛЕКЦИЯ
ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА КАК ВИД КОММУНИКАТИВНОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ: ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
План:
I. Подготовка к деловой беседе.
II. Принципы и правила проведения деловой беседы.
III. Использование в деловой беседе некоторых коммуникативных навыков:
а) навыка активного слушания;
б) навыка составления вопросов и их постановки перед собеседником.
I . ПОДГОТОВКА К ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЕ
Деловая беседа, несомненно, является одним из наиболее часто используемых видов коммуникативного взаимодействия в управленческом общении. Существует несколько основных видов деловых бесед, и каждый из них имеет свои особенности. Назовем эти виды:
Þ беседа при приеме на работу,
Þ беседа при увольнении,
Þ беседа с работником (работниками) о результатах труда,
Þ беседа при консультировании (делегировании),
Þ деловые переговоры.
Каждый из видов имеет собственный психологический «сценарий» проведения, цель и назначение. Однако все они являются разновидностями коммуникативного взаимодействия, и потому существуют некоторые общие принципы и правила их организации и проведения. Раскроем их.
Безусловно, быть готовым к деловой беседе лучше, чем быть к ней не готовым. Готовность к деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам психологическое преимущество. При этом, чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество. К сожалению, столь очевидная вещь на практике, в реальном менеджменте часто игнорируется. И напрасно! Если мы хотим, чтобы деловая беседа стала формой управленческого общения, взаимодействием (и взаимодействием эффективным!), мы ни в коем случае не должны игнорировать ее подготовительный этап. Время, потраченное на подготовку к беседе, никогда не бывает потраченным зря.
Предлагаемые ниже вопросы позволят вам подготовиться к деловой беседе, потратив на это минимум времени (но не меньше и не больше, чем необходимо).
ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЕ
1.Четко ли вы представляете цели беседы? (Видите ли конкретный результат?) Или, другими словами: что вы хотите в конце беседы?
2.Как можно будет оценить этот результат? Как вы узнаете, достигли вы желаемого или нет?
3.Какими могут быть цели и мотивы вашего собеседника?
4.Какие средства вы имеете для достижения поставленной цели?
5.Какую позицию по отношению к собеседнику вы займете в ходе беседы? Будет ли она оптимальной для достижения цели?
6.Как, какими средствами вы донесете до собеседника свою позицию?
7.Как, с помощью каких средств вы узнаете установки и позицию партнера по общению?
8.С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
9.Как подстраховать себя и снизить вероятность проявления этих барьеров?
10.Если в ходе беседы возникнут противоречия, как вы их будете снимать?
11.Если собеседник вам неприятен, как вы настройте себя на терпимость к нему?
12.Какие способы психологического воздействия вы будете применять?
13.Какую аргументацию предложите собеседнику?
14.Что вы будете делать, если возникнет конфронтация, партнер прибегнет к манипуляции или использует нечестные приемы?
15.Как обеспечите согласование мнений?
16.Насколько (в какой степени) будете раскрывать свою позицию?
17.Как вы будете управлять атмосферой разговора?
18.Как вы будете управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
19.Каковы интересы вашего партнера?
20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе? Конечно, при подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Но это и не обязательно. Ответьте хотя бы на те из них, на которые можете, и это даст вам некоторые психологические «козыри»:
а) вы будете психологически настроены на деловую беседу;
б) вы заранее будете знать возможные слабые места вашего собеседника (и свои собственные).
II . ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
Психологическая подготовка к деловой беседе и настрой на партнера — дело очень важное, но не решающее. Результат зависит от вашей подготовленности, но определяется тем, как вы построите сам разговор. Для того чтобы не совершать очевидных ошибок в построении беседы, психологи предлагают воспользоваться следующими основными принципами.
1. Рациональность. В ходе беседы необходимо вести себя сдержанно, даже в том случае, если партнер проявляет эмоции. Почему? Во-первых, неконтролируемые эмоции всегда отрицательно сказываются на решении. Вo-вторых, существует психологическое правило, которое гласит: «В дискуссии побеждает тот, кто более спокоен». Спокойствие и рациональность — лучший ответ на всплеск эмоций со стороны партнера.
2. Понимание. Постарайтесь понять собеседника. Ведь он пытается объяснить вам свою позицию, довести до вас свое мнение. Но из-за вашего невнимания к его точке зрения не может достичь цели. А это вызывает раздражение и может привести к тому, что собеседник не поймет вашу позицию. Помните: прежде чем влиять на позицию партнера по общению (а изменить ее в нужном направлении — ваша цель!), следует ее понять.
3.Внимание. Установлено, что в процессе беседы уровень концентрации внимания колеблется. И это происходит даже тогда, когда отсутствуют отвлекающие факторы. Концентрация и внимание на протяжении беседы неодинаковы. Психика человека устроена таким образом, что в процессе получения информации ему время от времени требуются перерывы. В эти моменты внимание непроизвольно рассеивается, и ваш собеседник на несколько минут как бы «выпадает», выключается из разговора. В такие моменты следует вербально или невербально привлечь его внимание, восстановить разорванный контакт. Лучший способ для этого — задать вопрос: «Вы меня слушаете?»
4.Достоверность. В беседе не следует давать ложную информацию даже тогда, когда это делает собеседник. Иначе тактический выигрыш (а он иногда бывает) может обернуться стратегическим поражением.
5.Разграничение. Установление границы между собеседником и предметом разговора — очень важный психологический принцип. В процессе общения мы зачастую отождествляем то, что говорит партнер, с ним самим (его личностными качествами) или даже с нашим отношением к нему.
Приятная информация, сообщенная неприятным собеседником, теряет половину своей привлекательности. Наше личное отношение к человеку, которого мы недолюбливаем, часто затрудняет объективную оценку информации, им сообщаемой.
Чтобы этого избежать, обращайте внимание, прежде всего на то, что именно вам сообщается, а не на то, и как сообщает. Короче говоря, отделение фактов от мнений (оценок), а мнений от эмоций является принципом построения конструктивной беседы.
Названные принципы проведения деловой беседы носят достаточно общий характер. Специалисты в области психологии общения конкретизировали их и составили правила проведения деловой беседы. Эти правила можно было бы назвать «техникой безопасности» при деловом общении.
ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
1. Двойной интерес. Каждый собеседник преследует двойной интерес:
а) относительно существа дела, обсуждаемого в беседе,
б) относительно своего взаимодействия с партнером. Иными словами, общаясь, люди думают не только о том, что обсуждается, но и о том, как будут строиться и развиваться их дальнейшие отношения. Сохранение хороших (конструктивных) отношений — цель не менее важная, чем обмен информацией. Вот почему мы зачастую предпочитаем не обсуждать некоторые темы с нашими близкими, боясь испортить с ними отношения.
Психологи рекомендуют на каждом этапе вести разговор так, чтобы он способствовал развитию ваших отношений с подчиненными, а не мешал им. Проблема заключается в том, что отношения обычно увязываются с предметом беседы, с темой разговора. Поэтому:
а) не делайте поспешных выводов о намерениях вашего собеседника, исходя из собственных опасений. Короче говоря, не принимайте собственные страхи за его планы. Ваша проблема — не вина партнера. Обвинять его — самый легкий способ, даже в том случае, если он действительно виноват. Ваши слова хотя и справедливы, но обычно непродуктивны. Ваше наступление вынуждает оппонента занимать оборонительную позицию и не соглашаться с тем, что вы сообщаете;
б) внимательно слушайте и показывайте, что вы услышали сказанное. Слушание — это активный процесс! О том, как сделать его продуктивным, мы поговорим чуть позже, а пока я ограничусь тем, что подчеркну важность слушания;
в) говорите о ваших интересах, о том, чего вы хотите. Собеседник может не догадываться об этом, а вы можете не знать, каковы его интересы. Если вы хотите, чтобы ваши интересы были приняты во внимание, следует объяснить, в чем они заключаются. При этом формулировки должны быть конкретными и ясными;
г) смотрите вперед, а не назад. Вы быстрее добьетесь своей цели, если будете говорить о том, чего хотите достичь, а не о том, что было. Вместо того чтобы спорить с человеком о прошлом, в котором все равно ничего нельзя изменить, говорите о будущем. Не просите объяснить вчерашние действия, гораздо продуктивнее рассмотреть, кто и что должен сделать завтра.
2. Внимание к партнеру. Исключительное, я бы даже сказал подчеркнутое внимание к собеседнику — важное правило. Если вы покажетесь партнеру заинтересованным слушателем, это значительно облегчит и его, и вашу задачу. Для этого:
а) сопровождайте речь партнера репликами типа: «Да!», «Понимаю вас...», «Это интересно...», «Приятно это слышать». Если вы будете делать это непринужденно и конструктивно, сопровождая слова соответствующими невербальными знаками, такая реакция создаст подсознательное желание высказываться свободно и непринужденно. Она поможет выразить одобрение, интерес, понимание;
б) проявляйте стремление получить дополнительные факты и прояснить позицию собеседника, используя фразы: «Пожалуйста, уточните это...», «Повторите, будьте добры, еще раз...», «Как я вас понял...», «Вы можете поправить меня, если я ошибаюсь...», «Другими словами, вы считаете, что...» и т. д.;
в) обращайтесь к партнеру по имени (по имени-отчеству) как можно чаще и непринужденнее;
г) не говорите обидных слов — помните о законе эмоционального зеркала: нервозность одного собеседника вызывает нервозность другого, злость порождает злость, агрессия — агрессию. Чтобы ваши слова подействовали,говорите деликатно, не оскорбляя партнера;
д) осторожно выбирайте слова, указывая на ошибки и Неточности вашего партнера. Ошибаться могут все, а острая реплика типа: «Это абсолютно неверно!» или: «Вы заблуждаетесь!» убивает мысль, задевает чувство собственного достоинства собеседника и, следовательно, разрушает Контакт. Сказать человеку, что он неправ, можно и взглядом, и жестом, и тоном, причем так же красноречиво, как и словом. Но при этом недопустимо унижать его собственное достоинство. Словами: «Вы не правы, и я сейчас вам это докажу», вы как бы говорите «Я умнее вас». Лучше сказать по-другому, например: «Я думаю иначе. Но, конечно я могу заблуждаться. Надеюсь, вы меня поправите, если я в чем-то буду неправ». Как видите, в психологии общения самый короткий путь для высказывания своих мыслей - не всегда самый лучший.
3. Поиск общего. Любая деловая беседа есть, с психологической точки зрения, поиск общего (общей позиции общего подхода к обсуждаемому вопросу). Для того чтобы поиск общего шел легче, следует:
а) не начинать разговор с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях. Необходимо, чтобы собеседник с самого начала разговора ответил на ваш вопрос утвердительно (сказал: «Да!») или согласился с вашей мыслью.
Если дается отрицательный ответ, то, с точки зрения психологии, человек оказывается в позиции, которая требует, чтобы он оказался верен сказанному. Потребуется время (и иногда значительное), чтобы ваш собеседник понял, что его «Нет!» было неразумным.
Не случайно, поэтому люди интуитивно начинают разговор с общей темы, например, обмениваются мнениями о погоде. Как правило, их мнения совпадают. Конечно, если каждую деловую беседу начинать с разговора о погоде, это будет выглядеть нелепо. Профессионал всегда имеет в запасе несколько заготовок — вопросов, на которые можно получить только утвердительные ответы;
б) не спешите на предложение партнера говорить «Нет!». Лучше использовать прием «Да, но...». Например, в ответ на неприемлемое предложение лучше всего сказать: «Да, но я хочу, чтобы при этом соблюдалось... (здесь вы тактично высказываете свое условие)». Этот прием заставляет собеседника искать пути для соблюдения ваших интересов и создает ощущение, что предлагаемый им подход вами принимается.
4. Не допускать споров. Всем известно утверждение, что в споре рождается истина. Однако оно тоже не бесспорно. Из двух спорящих каждый старается победить. Так вот: самый надежный способ одержать победу в споре — избежать его. Как это сделать?
а) в процессе беседы никогда не заявляйте прямо и категорично, что ваш собеседник неправ. Лучше, если вы покажите, что вы уважаете его мнение, каким бы оно ни было;
б) если вы неправы (что, конечно же, тоже возможно) - быстро и недвусмысленно признайте это.
5. Безопасная критика. Критика оппонента, его позиций, точки зрения по обсуждаемому вопросу вовсе не всегда является атрибутом деловой беседы. Помните — это очень опасное оружие. Опасное и обоюдоострое, оно ранит обоих участников разговора. Поэтому прибегать к критике следует лишь в крайних случаях и только при соблюдении следующих рекомендаций:
а) для более спокойного реагирования вашего собеседника на критику необходимо создать благоприятный психологический фон ее восприятия. Это — ваша задача. Главное правило здесь состоит в том, что всякое замечание воспринимается легче, если оно следует за одобрением. Очень хорошо использовать фразы типа:
— Я благодарен вам за то, что вы с присущей вам прямотой поставили этот вопрос. Однако...
- Ваши слова показывают, что вы искренне переживаете за исход дела. И все же...
— В ваших словах есть рациональное зерно. Но, с другой стороны...
б) прежде чем критиковать, укажите на собственные ошибки. Вашему собеседнику будет психологически легче выслушать перечисление своих ошибок, если критикующий начнет с признания, что сам не безупречен;
в) разумнее самому признать свои недостатки, чем выслушивать осуждение со стороны. Это хороший способ «обезоруживания» оппонента;
г) если вы хотите, чтобы люди придерживались вашей точки зрения, дайте им понять, что идея, которую вы излагаете, принадлежит этим людям.
6. Речь. Профессионалы утверждают, что в деловой беседе убеждают не столько аргументы, сколько форма их подачи. Убедительная речь и убедительные аргументы - разные вещи. Попробуйте во время деловой беседы излагать самые «сильные» аргументы скороговоркой, сбивчиво, заикаясь, и вы увидите, что они потеряют убеждающую силу. Тон и темп речи, логические паузы и т. д. — очень хорошие средства, помогающие эффективно строить коммуникативное взаимодействие. Для того чтобы овладеть ими и поставить голос, требуются, конечно, специальные занятия. Начать их можно со следующего:
а) изменяйте тон голоса, ведь монотонность «усыпляет», рассеивает внимание. Внезапное повышение или понижение тона голоса выделяет слово или фразу на общем фоне;
б) изменяйте темп речи — это придает ей выразительность;
в) делайте паузу до и после важной мысли;
г) регулируйте громкость речи. Снижение громкости в «важном» месте разговора — лучший способ привлечь внимание.
7. Слова-ловушки. Опыт показывает, что использование некоторых слов резко снижает эффективность беседы. Лучшее, что можно сделать, это исключить их из своего лексикона. Что же это за слова?
а) слова-паразиты: так сказать, вот, ну, значит, как говорится, вообще-то, в общем-то, короче...
б) обидные слова;
в) слова «по случаю». Следует избегать высказываний типа:
—Я не специалист (даже если вы действительно не специалист).
—Я, конечно, не оратор (такие слова может позволить себе только профессиональный оратор, да и то в строго определенных случаях). Когда вы говорите это, у вашего собеседника может возникнуть вопрос, стоит ли вас слушать дальше.
Кроме того, совершенно недопустимы высказывания типа:
— Давайте быстренько обсудим с вами...
— Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам — Если вы говорите так, то вы показываете, насколько неважен для вас разговор и обсуждение проблемы, не говоря уже о вашем собеседнике.
Таковы вкратце основные правила «техники безопасности» делового общения.
III . ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЕ НЕКОТОРЫХ КОММУНИКАТИВНЫХ НАВЫКОВ
В этой, заключительной, части лекции я хотел бы рассмотреть некоторые исключительно важные коммуникативные навыки в деловой беседе. К ним, прежде всего, относят:
а) активное слушание,
б) формулирование и постановка вопросов.
АКТИВНОЕ СЛУШАНИЕ
Умение слушать является критерием коммуникативности. Говорят, что курс общения в древнегреческих школах красноречия состоял на десять процентов из обучения самому красноречию и на девяносто процентов из обучения умению слушать. Замечено, что человек, внимательно слушающий, тратит не меньше, а порой и больше энергии и сил, чем говорящий.
В процессе слушания реализуются две важнейшие коммуникативные функции: восприятие информации и осуществление обратной связи. Без грамотного, активного, продуктивного слушания коммуникативное взаимодействие невозможно. По данным проведенных исследований, не более десяти процентов людей умеют выслушивать собеседника. Остается только сожалеть об этом.
Умение слушать дает возможность активно строить коммуникативное взаимодействие. Помните — лидером в разговоре далеко не всегда является тот, кто говорит. Давайте познакомимся с правилами продуктивного слушания.
Правила продуктивного слушания
1. Старайтесь сдерживать себя при попытке прервать собеседника (что чрезвычайно трудно!). Прежде чем ответить, дайте ему возможность высказаться. Невербальными жестами покажите ему, что вам интересно его слушать.
2.Давайте собеседнику время на формирование мысI лей. Многие люди думают вслух и идут к своей точке зрения как бы на ощупь. Поэтому первое высказывание часто является лишь начальным, грубым приближением к основной мысли. Для того чтобы человек открыл и выразил свою мысль до конца, вы должны дать ему время высказаться спокойно и не торопясь. Не подчеркивайте своим поведением, что его трудно слушать.
3.Проявляйте внимание при слушании.
4. Повторите своими словами и про себя высказывание собеседника. Выделите в сказанном главную мысль или основные пункты и поинтересуйтесь, это ли имелось в виду Выполнение этого правила оградит вас обоих от неясностей и недопонимания.
5. Избегайте поспешных выводов. Вы уже знаете, что Поверхностные суждения являются очень мощным коммуникативным барьером. Воздерживайтесь от скоропалительных оценок. Лучше попытаться понять собеседника и ход его мыслей до конца.
6. Не заостряйте внимание на речевых особенностях партнера по общению. Если вы считаете себя хорошим собеседником, вас не должны отвлекать манеры и выразительные средства, которыми он пользуется.
7. Реагируйте спокойно. Хороший слушатель всегда сдерживает волнение, не разбрасывается по мелочам, а ищет и находит главную мысль, суть высказывания, основное содержание сообщения.
8. Не лицемерьте. Бывает так, что, когда нам уже ясно, что речь собеседника начисто лишена информации и время тратится впустую, мы начинаем притворяться: высказываем подчеркнутое внимание к партнеру, но то же время невербальными проявлениями (рассеянный взгляд и т. д.) даем понять, что нам неинтересно продолжать разговор. Так вот, во-первых, не надо настраивать себя на то, что беседа будет пустой и неинтересной (ведь всякая информация полезна). А во-вторых, не нужно притворяться. Лучше тактично попросить собеседника обратиться к фактам.
9.Не отвлекайтесь. Плохого слушателя отвлекает все: звук с улицы, телефонный звонок, хождение людей и т. Я И, наоборот, хорошего слушателя не отвлекает ничего он либо сядет так, чтобы ничего не видеть, либо сконцентрирует внимание только на словах партнера.
10.Не всю информацию удается вложить в слова. Часть ее доносится, дополняется изменением тональности и окраски голоса, мимикой, жестами. Общий смысл сказанного собеседником можно открыть, только обращая внимание на эти очень важные детали.
11.Следуйте за главной мыслью, не отвлекайтесь на частности. Хороший слушатель анализирует, какие факты являются побочными, второстепенными, а какие — главными, основополагающими. Он ориентируется на информационную ценность, сравнивает их друг с другом.
12.Не монополизируйте разговор. Собеседник, который стремится занять явно доминирующее положение влюбой ситуации, — чаще всего плохой слушатель.
13.Приспосабливайте темп мышления к речи и темп речи — к мышлению. Скорость мышления в 3—4 раза превышает скорость речи. Когда мы слушаем собеседника — мы не пассивны, наш мозг усиленно работает.
Выполнение этих правил, безусловно, повышает эффективность (продуктивность) слушания. Но применить их в реальной жизни, в деловой беседе не всегда удается. Жизнь богаче любой схемы, живое общение не разложишь на правила. И, тем не менее, следует помнить, что эффективным является только активное слушание. Раскроем данный тезис более подробно. Для этого во время слушания попробуем:
а) суммировать все сказанное;
б) спросить себя, те ли факты вы выбрали для анализа;
в) спросить себя, объективна ли ваша точка зрения;
г) выяснить (не у партнера), действительно ли он говорит вам самое главное или «утопил», «заболтал» суть дела;
д) подготовить контраргументы.
Итак, мы установили, что только продуктивное слушание является подлинным, настоящим слушанием. Вместе с этим следует учесть, что как коммуникативное действие оно имеет, по крайней мере, два вида (две формы).
Эти два вида, две формы слушания следует обсудить отдельно.
1. Нерефлексивное слушание. Оно является более простым по форме. Его можно было бы назвать неотражающим, или «впитывающим», слушанием. Прибегая к нему, нужно всего лишь уметь использовать следующие психологические «инструменты»:
а) внимательное молчание;
б) «кивание» головой;
в) минимальная словесная реакция типа «Хм» или «Ага».
Чуть более сложный вариант нерефлексивного слушания включает в себя развернутые, но не содержащие оценки или суждения сигналы реакции («Так-так...», «Понимаю», «А дальше?», «Надо же!»).
В каких случаях лучше всего использовать нерефлексивное слушание? Когда люди хотят выговориться, «выпустить пар», высказать наболевшее. Тогда достаточно просто внимательно выслушать человека. Многие земские врачи в России часто прибегали к нерефлексивному слушанию, что само по себе приносило облегчение больным.
Разумеется, не всегда можно ограничиться этим видом слушания. Во многих случаях одной лишь словесной реакции мало. Например, может получиться так, что ваши сигналы партнер ошибочно примет за знаки согласия с ним. Тогда возникнет необходимость вступить в беседу и высказать вашу точку зрения на сообщение более развернуто, чем просто «Угу». А это означает, что нужно перейти к иному виду слушания — слушанию рефлексивному.
2. Рефлексивное (или «отражающее») слушание. Оно отличается от нерефлексивного установлением более отчетливой обратной связи и также не включает элементов оценки или осуждения. Поясним это более подробно.
Вспомним, что при коммуникации осуществляется процесс «кодирования» и «раскодирования» информации. То, что он хочет сказать (изложить факты, свое отношение к ним), говорящий «кодирует». А кодом служат речевые фразы и несловесное поведение. Однако дело затрудняется тем, что как слова, так и жесты имеют много значений и могут быть расшифрованы (истолкованы) слушателями по-разному. Иногда говорящие запутываются в словах, иногда дают волю чувствам, иногда используют беспорядочную, хаотичную жестикуляцию. А теперь представьте, что все это происходит одновременно. В таком случае искажается смысл высказывания и порой настолько, что даже сам говорящий перестает соображать, о чем же он собственно говорит.
Каково же тогда приходится слушателю? Чтобы обеспечить понимание, он должен дать знать говорящему, что именно до него «дошло», чтобы тот смог скорректировать свое сообщение и сделать его более понятным. Именно такой обмен сигналами прямой и обратной связи и представляет собой процесс рефлексивного (отражающего) слушания.
В систему рефлексивного слушания включаются отражающие сигналы обратной связи следующих видов:
а) требующие пояснения;
б) пересказывающие;
в) обобщающие;
г) отражающие чувства (ощущения). Поговорим о них подробнее.
Итак...
1. Сигналы, требующие пояснения. Просьба дать пояснения направлена на то, чтобы получить дополнительные факты, мысли от говорящего. Зачастую, одной такой реакции достаточно, чтобы привлечь внимание говорящего к тому, что он выражается недостаточно ясно. И, если после сигнала, требующего уточнения, следует новое, дополняющее и разъясняющее сообщение, то это значит, что он «сработал». Как может выглядеть такой сигнал? Вот примеры:
—«Не могли бы вы пояснить это ... ( с помощью такого-то примера)?»
—«Что вы имеете в виду?»
—«К сожалению, я не все понял...»
—«Не могли бы вы повторить?..»
—«Может быть, вы сформулируете это иначе?»
2. Сигналы пересказывающие. Пересказ — сигнал, который очень часто следует за сигналом разъяснения. Суть его в том, что мы излагаем и как бы возвращаем говорящему суть его сообщения, для того чтобы он мог оценить, правильно ли мы его поняли. Важно пересказать услышанное своими словами, не пытаясь механически его копировать, — иначе смысл сообщения останется нераскрытым. В качестве такого сигнала вполне уместны следующие фразы:
— «Вы имеете в виду, что ...»
— «Если я вас правильно понял, то ...»
— «Значит, с вашей точки зрения ...»
— «Итак, вы полагаете (считаете), что ...»
— «Иными словами, выдумаете, что ...»
3. Обобщение (резюмирование). Этот сигнал помогает связать части в единое смысловое целое. С его помощью вы даете говорящему понять, что восприняли сообщение целиком. И одновременно контролируете себя: убеждаетесь, что уловили все, а не часть сказанного (как правило, ту, которую хотели или ожидали услышать). Обобщение особенно уместно и даже необходимо в следующих ситуациях:
а) в ходе дискуссий, в которых обсуждается более двух точек зрения;
б) при коллективном решении вопросов;
в) когда обсуждение вопроса затянулось и суть начинает ускользать, утопать в мелочах.
Обобщения могут быть выражены слушателем следующими фразами:
— «Обобщая то, что вы сказали ...»
— «До сих пор мы рассматривали...»
— «Итак, если я вас правильно понял, ваша основная мысль сводится к следующему...»
4. Реакция, отражающая чувства. Ее специфика в том, что она может включать элементы уже рассмотренных реакций, однако особое ударение делается на отражение тона говорящего, на его чувства. Мы выражаем собеседнику сочувствие. Единственное, чего не следует делать, это заявлять: «Я знаю, что вы чувствуете». Чаще всего это только огорчает говорящего, который, может быть, и сам не знает толком, что чувствует. Лучше, если вы просто назовете (обозначите) выражаемые чувства. Например:
- «Вы чувствуете себя раздраженным (обиженным, огорченным и т. д.)»
- «Вы вроде бы огорчены...»
- «Вы переживаете...»
- «Представляю, как вам тяжело ...»
- «Бедняга, тебе так досталось ...»
В заключение рассказа о рефлексивном слушании позволю себе две рекомендации.
1.Как правило, сигналы рефлексивного слушания применяются в сочетании друг с другом.
2.Любой новый навык, пока он не освоен, кажется искусственным, неуклюжим. Это относится и к рефлексивному слушанию. Практика и терпение — вот факторы, которые позволяют сделать рефлексивное слушание органической частью вашего повседневного стиля общения. Потраченное время обязательно окупится.
Не менее важным компонентом искусства общения является умение задавать вопросы. Оно требует, чтобы вы владели речью, были чутки к коммуникативным проявлениям партнера (особенно к невербальным), отличали правдивые ответы от уклончивых. Умение задавать вопросы играет чрезвычайно важную роль в любой деловой беседе. Убедитесь сами, ведь спрашивать — это:
а) обеспечивать «взаимопроницаемость», то есть делать свою систему ценностей проницаемой для партнера, одновременно проясняя его систему;
б) приобретать сведения, выражать сомнение, критически мыслить, обнаруживать собственную позицию, оказывать доверие собеседнику, интересоваться сказанным, проявлять терпимость и показывать, что вы готовы уделить разговору необходимое время;
в) проявлять интерес к личности собеседника. Пренебрегать вопросами, не задавать их в свое время - значит, открывать путь догадкам и всевозможным умозрительным построениям, создавать впечатление о других, приписывая им те или иные качества, достоинства и недостатки. Отказываясь или не умея при помощи вопросов выяснить намерения партнеров, мы невольно строим предположения, а затем подгоняем поведение партнеров под нами же выдуманную схему. Из-за этого достаточно часто возникают недоразумения и конфликты.
Как овладеть умением задавать вопросы? Для этого надо пройти следующие этапы:
1)овладеть правилами построения внутреннего диалога;
2)овладеть основными видами вопросов во внешнем диалоге.
Познакомимся сначала с диалогом внутренним. Его основой является вопрос. Качество и уместность вопросов, приходящих к нам в голову, их точность и последовательность в значительной степени определяют эффективность большинства предпринимаемых действий. Внутренний диалог имеет преимущество перед внешним: он продуцирует вопросы, предшествующие действию.
Как научиться строить внутренний диалог? Во-первых, нужно помнить, что цель диалога (и внутреннего, и внешнего) сводится к анализу какой-либо проблемы. Для всестороннего, системного охвата ситуации требуется соответствующий набор вопросов. Таких наборов (вариантов) существует два.
Вариант 1. Еще античная риторика знала семь классических вопросов, способных упорядочить внутренний диалог
- Что? — Кто? — Какими средствами? — Где? — Почему ? — Как ? — Когда ? Этот последовательный ряд позволяет охватить всю проблемную ситуацию для ее словесно-логического анализа.
Вариант 2. Другой вариант анализа проблем — набор из шести вопросов, список которых выглядит так:
1.Факты. (Каковы факты, относящиеся к данной ситуации?)
2.Чувства. (Что я чувствую по отношению к ситуации в целом? Что могут чувствовать другие?)
3.Желания. (Чего я хочу в действительности? Каковы желания других?)
4.Препятствия. (Что мешает мне? Что мешает другим?)
5.Время. (Когда и что следует делать?)
6. Средства. (Какие средства имеются у меня и других для решения этой проблемы?)
Для того чтобы организовать внутренний диалог, вы можете использовать любой из предложенных вариантов и с его помощью проанализировать несколько трудных для вас ситуаций, требующих каких-либо действий. Когда возникает проблема, нужно обязательно проанализировать ее с помощью вопросов и только затем начинать действовать. Собственно говоря, организация внутреннего диалога есть не что иное, как организация собственного мышления. Для пояснения этого я хотел бы сказать следующее. Мысли приходят в голову без всяких усилий, и сам факт их наличия еще не означает, что мы мыслим. Мышление есть усилие, доводящее наши мысли до ясности. Внутренний диалог есть средство, помогающее нам эти усилия осуществлять.
Поговорим теперь о диалоге внешнем. Давно замечено, что для поддержания беседы лучше задавать вопросы, чем произносить монологи. Ясно, что тот, кто спрашивает, является лидером в диалоге. Это — во-первых. Во-вторых, самим вопросом вы показываете, что хотите участвовать в общении и обеспечиваете его течение и углубление. В-третьих, спрашивая, вы выражаете свой интерес к собеседнику, свое стремление установить с ним позитивные отношения. Но все это происходит при условии, что ваша беседа не выглядит как допрос.
Поэтому перед началом деловой беседы подготовьте для партнера по общению серию вопросов. А перейдя к деловой части разговора, задайте ему эти вопросы. Таким образом, вы обеспечите себе некоторое (иногда весьма ощутимое) психологическое преимущество. Поставить перед собеседником точные вопросы всегда лучше, чем изрекать самые блестящие истины. Ведь искусство убеждения состоит в том, чтобы подвести партнера к нужному выводу, а не в том, чтобы навязывать этот вывод силой логики, голоса или авторитета.
В какой форме могут ставиться вопросы?
Вопросы внешнего диалога бывают:
Þ информационными;
Þ зеркальными;
Þ эстафетными.
Информационные вопросы. Это вопросы, построенные так, чтобы вызвать содержательные ответы (мысли, суждения, изложение фактов, позиций и т. д.). Вопросы, рассчитанные только на ответы «да» или «нет», не являются информационными. Их мы называем «закрытыми» - ведь целью таких вопросов является получение согласия или отказа собеседника. В закрытых вопросах всегда присутствует элемент принуждения, а это закрывает диалог, затрудняет дальнейшую беседу. «Вы действительно думаете, что приняли все необходимые меры?» — вот пример закрытого вопроса. Информационные вопросы не направлены на получение односложных ответов. Они «открытые». «Какие меры вы приняли?» — вот пример открытого информационного вопроса.
Зеркальные вопросы. Зеркальный вопрос есть повторение с вопросительной интонацией части утверждения собеседника с целью заставить его увидеть сказанное с другой стороны. Зеркальный вопрос позволяет (не противореча собеседнику и не опровергая его утверждений) создавать в беседе новые элементы, придающие диалогу новый смысл.
Вопросы, начинающиеся с «Почему?», не являются зеркальными, ведь они обычно вызывают защитную реакцию, оговорки, поиски мнимых причин… Они исключаются из числа зеркальных вопросов.
Как строятся зеркальные вопросы?
1)В любой фразе вашего собеседника есть ключевое слово, выделенное интонационно. Например, во фразе «Никогда больше не поручайте мне этого!» ключевыми словами могут быть и «никогда больше», и «мне», и «не поручайте». Смысл утверждения зависит от ключевого слова. Первое, что вы должны сделать, — это выделить ключевое слово.
2)Вопрос начинается с повторения ключевого слова с вопросительной интонацией.
3)Далее следует позитивное утверждение, заставляющее партнера реагировать.
В приведенных ниже примерах попробуйте определить ключевое слово:
— Никогда больше? Я был бы рад это сделать, но это не всегда возможно...
— Не поручать? Что ж, я подумаю. Но я вам так доверяю и ценю вашу способность брать на себя решение задач...
— Не поручать вам? Но есть ли еще кто-то, кто так же хорошо мог бы справиться?..
Эстафетные вопросы. Это вопросы, направленные на опережение. Они требуют способности схватывать на лету реплики партнера и провоцировать его на дальнейшее раскрытие позиции. Примеры: «Этим вы хотите сказать, что...?», «Наверное, из этого следует, что...?»
Применение в деловой беседе вопросов всех видов позволяет не только сохранить инициативу в разговоре, но и добиться, цели — выяснить проблему, позиции и согласовать их.
В заключение позволю себе сформулировать несколько выводов, суммирующих все, что было сказано.
ВЫВОДЫ:
1.Деловая беседа является одним из основных видов управленческого общения. Суть деловой беседы — выяснение проблемы (проблем) и согласование позиций.
2.Повышению эффективности деловой беседы способствуют следующие условия:
Þ хорошая подготовка;
Þ активное использование коммуникативных средств взаимодействия с партнером (рефлексивное слушание, постановка вопросов и т д.).
3. Подготовка к деловой беседе как обязательный компонент ее организации включает в себя:
Þ предварительный анализ позиции партнера;
Þ подготовку вопросов, направленных на выяснение деталей его позиции.
4. Эффективность деловой беседы как вида управленческого общения зависит от использования коммуникативных средств взаимодействия с собеседником.
ЛИТЕРАТУРА
1. Гришина Н.В. Я и другие: общение в трудовом коллективе. - Л., 1990.
2. Емельянов Ю.Н. Обучение паритетному диалогу. — Л., 1991.
3. Иствуд А. Я вас слушаю. — М., 1984.
4. Мицт П. Как проводить деловые беседы. — М., 1987.
5. Панасюк А.Ю. Управленческое общение: практические советы. — М., 1990.
6. Панфилова А.П. Деловые беседы. — Л., 1989.
7. Петровская Л.А. Компетентность в общении. — М., 1989.
ЛЕКЦИЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ: ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
План:
I. Понятие о переговорах. Психологическая сущность переговоров.
II. Психологические аспекты подготовки к переговорам.
III. Психологическое обеспечение процесса переговоров.
IV. Недобросовестные приемы ведения переговоров и противостояние им.
V.Завершение переговоров. Психологическое обеспечение надежности соглашения.
I . ПОНЯТИЕ О ПЕРЕГОВОРАХ. ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ПЕРЕГОВОРОВ
В современной психологии управления само понятие «переговоры» используется в двух смыслах: широком и узком. Что такое переговоры в широком смысле слова? Это любой обмен информацией с целью принять общее решение. Каждый день супруги, семьи, соседи, начальники, продавцы, организации и даже государства оказываются перед проблемой, как сказать друг другу «нет», не прибегая при этом к войне. Каждый человек, хочет он этого или не хочет, нравится ему такое занятие или не очень, ежедневно является участником переговоров: ведь они служат основным средством, позволяющим получить от людей то, что вы хотите.
В любой сфере деятельности большинство решений принимается путем переговоров. Но, несмотря на это, многие из нас не умеют вести их правильно и эффективно. Почему? Потому что занимают лишь две позиции: стараются быть или податливыми (мягкими), или жесткими. Смена этих позиций называется «стандартной переговорной стратегией». Такая стратегия часто вызывает у людей чувство неудовлетворенности и отчуждения. В чем здесь дело?
Мягкий по характеру человек, желая избежать межличностного конфликта и обострения отношений и ради достижения соглашения, идет на уступки. Но при этом часто чувствует себя ущемленным и обиженным. С другой стороны, жесткий участник переговоров рассматривает любую ситуацию как некое состязание воли и силы. Он относится к партнерам по переговорам, как к противникам, и хочет их победить. Однако такое отношение часто вызывает столь же жесткую реакцию у представителей другой стороны. То, что происходит потом, изматывает ваши силы и часто приводит к разрушению отношений с партнерами. Кроме того, соглашение, полученное, а точнее «вырванное», в результате давления на «соперников», на самом деле соглашением не является. Для того чтобы оно было реализовано, снова потребуется давление, а это делает сами переговоры бессмысленными.
Жизнь без переговоров невозможно себе представить. А жизнь менеджера — тем более. Умение вести переговоры (и с положительным результатом!) — профессиональное менеджерское умение. Переговоры вряд ли будут успешными, если ориентироваться только на «стандартную стратегию», игнорируя психологические аспекты этого вида взаимодействия. Сколько сделок не состоялось из-за неумения организовать психологические «мелочи»! Сколько достигнутых с огромным трудом соглашений остались невыполненными по той же причине! И, тем не менее, пренебрежение психологическими аспектами организации и ведения переговоров стало профессиональной болезнью руководителей. Многие вообще исходят из идеи: «У нас есть предложение — у них есть предложение. Нас устраивает — их устраивает. Все в порядке, и нечего здесь мудрить!» А психологические аспекты считают непозволительной роскошью. Что ж, все это так. И в узком смысле слова переговоры есть специально организованная процедура обмена мнениями (предложениями) с целью выработки приемлемого для обеих сторон соглашения. Но учет психологических аспектов этого вида взаимодействия помогает:
а) сделать переговоры более успешными (не просто услышать от партнера «да», но получить максимальную пользу для своей фирмы при минимальных затратах);
б) спасти переговоры (из «Нет» сделать «Да»). Знание психологических аспектов организации и ведения переговоров и использование их позволяет:
¨ облегчить путь к достижению согласия;
¨ противостоять недобросовестным приемам;
¨ воздействовать на собеседника и его позицию и изменять ее в нужном направлении, без открытого давления, то есть осторожно и незаметно «вести» его к поставленной вами цели.
Это, конечно, высший пилотаж. А все, что мы обсудим сегодня, пусть станет для вас инструкцией по высшему пилотажу.
Психологическая суть переговоров заключается в том, что они направлены на достижение согласия (подписание соглашения). Поэтому и стратегия должна иметь такое же направление. Можно сказать и иначе: единственная продуктивная стратегия в переговорах — это стратегия согласия, а не на конфронтации. Этим она отличается от уже упомянутой «стандартной» и иных непродуктивных стратегий, в основе которых лежит желание победить, а не договориться.
О том, как обеспечить и максимально использовать преимущества продуктивной стратегии в ходе переговоров, пойдет речь ниже.
II . ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОДГОТОВКИ К ПЕРЕГОВОРАМ
В этой части лекции я буду рассматривать только деловые переговоры, то есть переговоры в узком смысле слова. А таковыми является не любая деловая беседа. Деловые переговоры — это переговоры, в которых обе стороны юридически равноправны (имеют одинаковый статус и объем полномочий). Само собой разумеется, что ни деловая беседа начальника и подчиненного (об организации и проведении которой мы уже говорили), ни, к примеру, разговор между отцом и сыном к этой категории не относятся. В деловых переговорах сторон с одинаковым статусом психологические аспекты и «тонкости» играют первостепенное значение, и зачастую являются единственным средством достижения согласия. Использование этих психологических моментов дает некоторое преимущество, и отказываться от него при прочих равных условиях было бы неразумно.
Переговоры начинаются до их фактического начала. Подготовка к ним, с психологической точки зрения, есть не что иное, как первый этап. Тот, кто лучше подготовился к переговорам, имеет больше шансов на положительный исход.
Подготовку к переговорам можно проводить, используя один из двух вариантов:
а) развернутый;
б) экспресс-вариант.
Выбор варианта зависит, кроме вашего желания, от таких факторов, как время (достаточно ли его на подготовку), важность переговоров, объем информации о вашем партнере и т. д. Начнем с развернутого варианта.
Развернутый вариант
Для определения степени готовности к переговорам рекомендуется дать ответы на следующие вопросы:
1) Чем (по содержанию и форме) они будут отличаться от предшествовавших переговоров с этим партнером?
2) На все ли ваши вопросы будут получены ответы? (Какие из вопросов вызовут у партнеров наибольшие трудности?).
3) Какие вопросы могут задать вам?
4) Какую информацию попросят дать им ваши партнеры?
5) Есть ли у них ваш человек, через которого можно было бы осуществлять обратную связь?
6) Каков ваш имидж в глазах партнеров?
7) Кто из участников этих переговоров «сильнее»?
8) Как лучше подготовить помещение для переговоров и разместить участников?
9) Что мы будем иметь и что делать, если переговоры не состоятся?
10) Как лучше подать наше предложение? (Как «увязать» его с интересами партнеров?) Какую пользу сулят наши предложения другой договаривающейся стороне?
11) Как лучше противостоять возможному давлению партнеров?
12) Какие альтернативы следует найти и предложить, чтобы иметь простор для маневра?
13) Что общего у вас с партнерами? (На каких объективных основаниях можно договориться?)
14) Какую тактику поведения лучше всего использовать в данных переговорах?
В некоторых ситуациях (недостаток времени, отсутствие информации и т. д.) можно порекомендовать использовать экспресс-вариант подготовки к переговорам.
Экспресс-вариант
Он состоит из трех основных разделов:
1. Подготовка предложений.
2.Анализ позиции контрагента.
3.Анализ личности контрагента. Рассмотрим их более подробно:
1. Подготовка (ваших) предложений.
Для этого следует подготовить ответы на следующие вопросы:
¨такого исхода переговоров мы хотим?
¨ Что мы получим в случае успеха переговоров?
¨ Что мы потеряем в случае неудачи?
¨ Каков диапазон возможных результатов? (Каким может быть минимальный результат, то есть крайняя точка отступления, и максимальный?)
¨ Какие факты и аргументы мы можем использовать?
2. Предварительный анализ позиций контрагента.
Он включает в себя следующие вопросы: Каковы возможные доводы партнеров (и ваши возможные контрдоводы)?
¨ Есть ли у них альтернатива и как показать, что соглашение с вами будет лучшим выбором?
¨ Каковы трудности другой стороны? (Можете ли вы помочь в преодолении этих трудностей?)
¨ Что позитивного получают партнеры, приняв ваши предложения?
¨ Какие дополнительные обязанности они должны будут взять на себя в случае достижения соглашения? (Что должны будут сделать для реализации соглашения и как помочь им в этом?)
4. Предварительный анализ личности контрагента.
Даже если переговоры ведет группа, в ней всегда есть человек, который принимает окончательное решение и подписывает соглашение. Так что анализ его личности никогда не бывает лишним. Ответьте на вопросы:
¨ Каковы его полномочия?
¨ Какими будут его предложения? Что он любит? (Чем увлекается, о чем предпочитает не говорить?)
¨ Что он лично получит в результате достигнутого соглашения?
Итак, тщательная подготовка к проведению переговоров совершенно необходима. Она, конечно, не гарантирует успеха, но иногда дает некоторое, и довольно ощутимое, психологическое преимущество, используя которое, вы сможете направлять переговоры.
III . ПСИХОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА ПЕРЕГОВОРОВ
Разговор о психологическом обеспечении самого процесса переговоров я хотел бы начать с анализа весьма распространенной ошибки, имеющей стратегический характер. Дело в том, что в процессе переговоров любой человек занимает одновременно две позиции: деловую и психологическую. Что такое деловая позиция? Это те предложения, которые высказываются в ходе переговоров. Психологическая же позиция отражает стремление участников к определенному исходу. Иногда она еще называется «выиграть» - позиция. Так вот, жесткая, негибкая психологическая позиция, занятая одним из участников переговоров, а то и обеими сторонами, может блокировать возможности для достижения соглашения по деловым вопросам. Психологическая позиция в ходе переговоров может быть представлена в виде одной из следующих стратегий:
а) «выиграть/проиграть»;
б) «выиграть / выиграть».
Стратегия «выиграть/проиграть» однозначно может быть определена как не продуманная, блокирующая, а вот стратегия «выиграть / выиграть», как правило, приносит успех. Первая стратегия явно ошибочна, вторая - конструктивна и результативна. Почему? Чтобы ответить на этот вопрос, рассмотрим каждую из них отдельно.
СТРАТЕГИЯ «ВЫИГРАТЬ / ПРОИГРАТЬ»
Она базируется на устойчивом стереотипе сознания, суть которого можно выразить так: «Если кто-то выиграл, значит, кто-то другой проиграл». В нем есть правда; при игре в рулетку или на ипподроме все происходит именно так: если один выигрывает, другой проигрывает. Простейшие жизненные ситуации также вполне укладываются в эту схему: если одному досталось 3/4 торта, то другому достанется 1/4. Поэтому позицию «выиграть / проиграть» можно было бы назвать «рулеточной позицией». Ее использование приводит к тому, что соглашения (результаты переговоров) либо вообще не достигаются, либо являются ненадежными.
Ложность этой позиции становится ясной, если иметь в виду следующие обстоятельства:
1) переговоры — не игра в рулетку;
2) у вас есть ресурсы времени (сегодня может выиграть один, а завтра другой, и оба останутся в выигрыше) и ресурсы средств (этот торт не единственный).
СТРАТЕГИЯ «ВЫИГРАТЬ / ВЫИГРАТЬ»
Эта стратегия исходит из того, что оба партнера имеют сходные ресурсы. Суть ее очень хорошо выразил один американский дипломат, сказав: «Если у меня есть одно яблоко и у вас есть одно яблоко, и мы обменялись ими, то в результате у каждого из нас есть по одному яблоку. Если у меня есть идея и у вас есть идея, и мы обменялись ими, то в результате у каждого из нас есть по две идеи».
Кто в этом случае выигрывает? Оба. Кто проигрывает? Никто. Так что далеко не всегда выигрыш одного есть проигрыш другого.
Однако все это — стратегия. Проблема состоит в том, как, какими средствами ее реализовать.
ТАКТИКА ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
Во время переговоров участники стремятся:
а) добиться взаимной договоренности по вопросу, в котором, как правило, сталкиваются интересы;
б) достойно выдержать конфронтацию (в какой бы форме она не проявлялась) и не разрушить отношения.
Следовательно, тактика переговоров может быть представлена как совокупность следующих слагаемых:
1.Действий, направленных на решение проблемы, устраивающих обе стороны.
2.Действий, предпринятых для того, чтобы наладить и сохранить эффективное межличностное взаимодействие.
3.Действий по управлению эмоциями, по созданию благоприятной атмосферы.
Конечно, в реальном процессе переговоров названные действия почти невозможно ни отделить друг от друга, ни осуществлять в порядке очередности. Ваша тактика — всегда комбинация этих действий, некий метод подхода к решению проблемы и достижению соглашения.
Известные психологи Р. Фишер и У. Юри разработали метод, который они назвали «методом принципиальных переговоров». Эффективность этого метода проверена практикой. Она определяется следующим:
1)Метод построен не на «стандартной стратегии» и не на стратегии «выиграть / проиграть». Он состоит в том, чтобы решать проблему, исходя из сути дела, а не торговаться по поводу того, на что может пойти или не пойти каждая из сторон.
2)Метод учитывает весь спектр действий и направляет эти действия на поиск взаимной выгоды, где только возможно, а там, где невозможно, позволяет получить результат, обоснованный справедливыми объективными критериями и не зависящий от воли сторон.
Рассмотрим этот метод подробнее.
МЕТОД ПРИНЦИПИАЛЬНЫХ ПЕРЕГОВОРОВ
Он основан на четырех основных разграничениях:
1)Люди и предмет (разграничение между участника ми переговоров и предметом переговоров).
2)Цели и интересы (разграничение целей переговоров и интересов участников).
3)Варианты (разграничение решений и возможностей).
4)Критерии (разграничение критериев субъективных и объективных).
Люди и предмет. Будьте готовы решать проблему, разбираться с ней, а не с людьми. Оптимальная стратегия состоит в партнерском отношении друг к другу и в совместных поисках справедливого соглашения, удовлетворяющего всех. Участник переговоров прежде всего человек. Ваша неспособность или нежелание относиться к нему как к личности с ее индивидуальными особенностями может катастрофически отразиться на результате. Помните: под влиянием человеческого фактора обе стороны, выдвигая требования, принимая или не принимая их, как правило, не разграничивают проблему и партнера. Даже в семье замечания типа «В кухне беспорядок», сделанные с целью просто обозначить проблему, могут быть восприняты как личное обвинение и даже оскорбление.
Цели и интересы. Позиции и интересы — не одно и то же. Ваша позиция в переговорах — это нечто, о чем вы приняли решение, а ваши интересы — нечто, что заставило вас принять решение. Исключительно важно помнить, Что, «зацикливаясь» на позициях, отождествляя их с интересами, мы зачастую блокируем возможности для достижения согласия. Для того чтобы договориться до разумного решения, необходимо примирить интересы, 'а не позиции. Лучший способ для этого таков:
а) заявите о своих интересах;
б) признайте интересы вашего собеседника;
в) сформулируйте проблему и предложите решение, учитывающее интересы обеих сторон.
Варианты. Достаточно часто участники переговоров поступают как две сестры, поссорившиеся из-за апельсина: в конце концов они договариваются разделить его пополам, но одна из них съедает свою половину и выбрасывает корку, а вторая — наоборот, корку использует для пирога, но выбрасывает сам фрукт. Так вот, очень часто участники переговоров заканчивают их, получив в итоге по половине фрукта, вместо того чтобы отдать корку одной стороне, а сердцевину — другой. Почему? Это происходит потому, что они совершают ошибки и тем самым закрывают возможности для поиска вариантов. Вот эти ошибки:
1.Преждевременное суждение. Скоропалительные выводы никогда не бывают правильными. Если любой вариант отметается с порога (без анализа), то в итоге ни одно предложение не будет принято, и пропадет желание обсуждать и предлагать варианты.
2.Поиск единственного ответа. Нет ничего хуже, чем исходить из позиции «Есть два мнения — неправильное и мое». В стремлении найти единственное решение вы блокируете иные варианты, которые могут оказаться более эффективными.
3.Убеждение, что невозможно увеличить пирог. Хороший дипломат обязательно использует все возможности для того, чтобы увеличить пирог, прежде чем разделить его.
4.Мнение о том, что «их проблемы нас не касаются». В переговорах нет проблем «их » или «ваших» (любая проблема касается обеих сторон и должна быть решена общими усилиями).
Критерии. Участники переговоров достаточно часто исходят из субъективных критериев оценки предложений партнеров. В связи с этим возникает вопрос: можно ли использовать объективные, не зависимые от воли сторон критерии для оценки предложений и позиций партнеров? Не всегда, но можно. Например, у каждого из нас имеется собственное представление о справедливости, честности, есть законы, инструкции, правила, существуют эксперты. Классический пример объективного критерия - древний способ деления пирога между детьми, когда один режет, а другой выбирает кусок.
Самый простой способ — до обсуждения проблемы договориться, при каких условиях (критериях) соглашение будет считаться справедливым, и не менять эти критерии в процессе обсуждения.
VI . НЕДОБРОСОВЕСТНЫЕ ПРИЕМЫ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ И ПРОТИВОСТОЯНИЕ ИМ
Во время переговоров их участники занимают различные позиции: одни придерживаются полной искренности, честности, открытости, уважения, другие стремятся к противоположному: проявляют скрытность, пытаются достичь своих целей за счет другой стороны, в том числе и путем обмана. В этих случаях говорят о недобросовестных приемах ведения переговоров. Если же человек пытается использовать оппонента, его личностные особенности и человеческие слабости для достижения корыстных целей, для протаскивания своей позиции, то в этом случае речь идет о манипулятивных приемах ведения переговоров.
Можно сказать, что все приемы недобросовестного проведения переговоров есть своеобразные виды манипуляций. Для того чтобы вы могли, при необходимости, скорректировать стратегию и тактику переговоров с учетом этих факторов и обстоятельств, остановлюсь на некоторых характерных признаках человека-манипулятора.
ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЛЮДЕЙ-МАНИПУЛЯТОРОВ
Манипуляторами не рождаются - ими становятся. Некоторые думают, что манипуляторы — это люди плохие, ограниченные и опасные. Отчасти это правда. Но, с другой стороны, у манипуляторов есть свой, отличающийся от вашего образ мира, жизненный опыт, система ценностей, и в соответствии с ними они строят свое поведение. Конечно, их образ мира может быть искаженным (и даже значительно!), но ведь абсолютно адекватного образа мира вообще не существует. Зачастую сами манипуляторы оказываются жертвами собственного поведения. И, тем не менее, мы не в силах изменить их образ мира, во всяком случае, в ходе переговоров.
Манипулятор:
1. Отрицает высокие мотивы в поведении других людей, то есть объясняет их действия (пусть даже благородные и бескорыстные), исходя из некоего скрытого негативного мотива. («Пошел учиться — значит, делает карьеру, женился на дочери начальника — хочет получить теплое местечко» и т. д.) Он думает, что высокие мотивы есть только у него. Возражать таким людям пустое и бессмысленное занятие.
2.Живет по принципу «свои-чужие». Все окружающие для него делятся на «своих» и «чужих». Если манипулятор бывает добрым и сентиментальным, то только по отношению к «своим». Он искренне считает, что быть добрым, открытым и честным с «чужими» — глупо. Конечно, в основе такого поведения лежат психологические причины: скрытый (и даже от самого себя) страх показаться смешным, недоверие к людям.
3.Не признает чужих достоинств. Считает, что достоинства есть только у него. Признание чужих достоинств воспринимает как личное унижение или оскорбление. Он очень хорошо (даже на уровне интуиции) видит недостатки и «слабые места» других людей и использует их в своих интересах.
4.Любит ставить других в неловкое положение. Он может в самом неподходящем месте и в самое неподходящее время вслух рассказать всем о какой-то вашей оплошности, ошибке или недостатке, делая это с улыбкой и, по-видимому, получая удовольствие.
5.Всегда прав. Не принимает здравых аргументов и доводов, если они не соответствуют его позиции или точке зрения. Переубеждать его очень трудно. Даже когда вы представляете абсолютно неоспоримый аргумент, он может отреагировать, например, так: «Ну, вот видишь, ты и докопался до сути!» — и вы остаетесь в дураках.
6.Делает выводы на основе отдельных эпизодов. Для вывода (или обобщения) требуется некоторое количество информации. Так вот, манипуляторы склонны делать выводы негативного характера из одного-единственного эпизода («Не понял — значит, дурак»).
Проанализировав этот список, можно сказать, что все мы в некоторой степени манипуляторы. Однако есть люди, которые достигли в манипулировании, если можно так сказать, «вершины мастерства». В реальной жизни это не особенно страшно (ибо одни предпочитают манипулировать, а другие — чтобы ими манипулировали), но в ходе переговоров может стать серьезной психологической помехой.
Проанализируем приемы, к которым довольно часто прибегают манипуляторы.
НЕДОБРОСОВЕСТНЫЕ (МАНИПУЛЯТИВНЫЕ) ПРИЕМЫ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ И ПРОТИВОДЕЙСТВИЕ ИМ
Общее правило противодействия манипулятивным приемам включает в себя три основных компонента:
1.Распознать тактику партнера.
2.Открыто поставить о ней вопрос.
3.Обсудить ее (подвергнуть сомнению законность, правомерность, желательность).
Сделав это, вы, скорее всего, сможете противостоять тактике недобросовестных участников переговоров и не окажетесь втянутой в нее. Ведь тактика работает только тогда, когда ее используют обе стороны. Основные приемы манипулятивной тактики ведения переговоров выглядят так:
1. Намеренный обман. Партнер утверждает нечто заведомо ложное. Однако в случае, если вы выражаете сомнение, он ярко демонстрирует свою обиду и даже оскорбление.
Для противодействия этому приему с самого начала следует подчеркнуть, что вы всегда отделяете личные проблемы от деловых и собираетесь вести переговоры вне зависимости от доверия или недоверия к другой стороне. Скажите, что намерены проверять все фактические заявления партнера. Напомните ему, что, например, в магазине продавец не сомневается в честности покупателя, однако не отдает вещь, пока не убедится, что он оплатил покупку. Предложите вашему партнеру сделать то же самое: проверить в случае необходимости всю информацию, которую ему предоставляете вы.
Такое «предупреждающее» заявление в начале любых переговоров должно быть для вас обязательным.
2. Игра на полномочиях. Этот прием может выглядеть следующим образом: в момент переговоров, когда вы считаете, что выработана твердая договоренность, другая сторона объявляет вам, что у нее нет прав и полномочий принимать окончательное решение и идти на уступки и ей необходимо получить одобрение какого-то другого лица (начальника, руководителя и т. д.).
Есть два варианта противостояния этому (достаточно часто встречающемуся) приему:
а) Прежде чем приступить к переговорам, спросите у противоположной стороны: «Какими именно полномочиями вы располагаете в данном конкретном случае?» Получив уклончивый ответ, немедленно оговорите за собой право пересмотреть любой пункт соглашения или потребуйте встречи с лицом, обладающим реальными правами;
б) Если эта ситуация возникла в процессе переговоров или в конце переговоров, можно сказать примерно следующее: «Если ваше руководство (начальство) завтра одобрит этот проект, мы подпишем это соглашение и будем считать, что договорились. В противном случае каждый из нас вправе вносить в проект соглашения любые изменения ...»
3. Сомнительность намерений. Другая сторона предлагает вам в качестве одного из условий (пунктов) договора нечто, что, с вашей точки зрения, она выполнять не собирается.
Что делать? Выразите уверенность в честности противоположной стороны и малой вероятности нарушения данного условия соглашения. Затем внесите в договор пункт, предусматривающий достаточно жесткие санкции в случае невыполнения «сомнительного» условия.
4. «Игра в темную». Это — не намеренный обман, ведь быть не совсем откровенным — не значит обманывать. Это ситуация, когда ваш партнер по переговорам задает прямолинейные вопросы, которые сводят на нет смысл переговоров: «Сколько бы вы заплатили в случае необходимости?»
Что делать? В данном случае ваш ответ может выглядеть приблизительно так: «Давайте не будем искушать друг друга возможностью солгать. Если вы считаете, что, обсуждая детали, мы зря теряем время, так как не сможем договориться, то предлагаю доверить наше дело надежной третьей стороне, которая и скажет, есть ли у нас почва для соглашения».
5. Плохие физические условия для переговоров. Выбор места для переговоров — вопрос немаловажный. Находясь на «территории» ваших партнеров, вы вправе рассчитывать на соответствующие условия. (О том, чтобы они были созданы, вы можете попросить заранее.)
В данном случае место дает вам и некоторые психологические преимущества: другая сторона будет более внимательно прислушиваться к вашим предложениям. Однако, если вы чувствуете, что физическое окружение работает против вас (неудачно выбрано помещение, имеются отвлекающие факторы, например, телефонные звонки, посетители и т. д.), и подозреваете, что это сделано специально, чтобы вынудить вас уступить, то выход может быть таким: скажите прямо, что вам неудобно вести переговоры в таких условиях, затем предложите устроить перерыв, перейти в другое помещение или встретиться в другое время.
6. Личные выпады. Партнер может пренебрежительно отнестись к вам лично, к вашему служебному положению или положению, занимаемому во время переговоров:
¨ заставить себя ждать;
¨ прерывать переговоры для других дел;
¨ дать вам понять, что вы невежественны;
¨ не слушать вас и несколько раз повторять сказанное;
¨ не смотреть вам в глаза и т. д.
Если все перечисленное вы осознанно воспримете как приемы психологической борьбы, это само по себе поможет их нейтрализовать. Возможность дальнейшего использования личных выпадов сведется к минимуму, если вы поставите вопрос о пренебрежительном отношении к вам лично на открытое обсуждение.
7. «Он плохой — я хороший». Этот прием используется чаще всего при многосторонних переговорах. Один из участников может «сыграть на контрасте»: предложить вам более выгодные условия, чем высказала какая-то другая сторона.
На такие предложения следует реагировать осторожно. Лучше, если вы будете продолжать настаивать на объективных критериях. Например: «Я ценю ваше стремление к разумному соглашению, но по-прежнему хочу знать, почему вы считаете свою цену справедливой? Каковы ваши основания? Я готов заплатить и большую сумму, если вы убедите меня, что это самая справедливая цена».
Как видите, для борьбы с некоторыми неблаговидными способами ведения переговоров применяются превентивные меры. И это правильно. Лучше заранее предотвратить возможные неприятности, чем искать выход тогда когда они уже произошли (хотя нужно быть готовым и к этому).
V . АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ ПЕРЕГОВОРОВ
Перефразируя известный афоризм, можно сказать, что все (когда-то, как-то и чем-то) заканчивается. Заканчиваются и переговоры. Хорошо, если их результатом оказывается взаимовыгодное соглашение, плохо, если время оказалось потраченным впустую. Однако для профессионального управленца переговоры заканчиваются не вмиг их протокольного окончания, а тогда, когда обеспечены все условия для практической реализации договоренностей. Поговорим об этом более подробно.
Состоявшиеся переговоры (вне зависимости от их результатов) всегда полезно проанализировать. Это позволит приобрести опыт и избавит от повторения ошибок. Ниже предлагается список позиций и вопросов для системного анализа переговоров:
1. Достижение цели. Чего мы достигли на переговорах и чего не достигли по сравнению с первоначальной задачей?
2. Причины успеха (неудачи). Что помогло (и помешало) нам достичь соглашения и какие выводы на будущее из этого следуют?
3. Подготовка переговоров. Хорошо ли мы подготовились к переговорам:
а) по содержанию;
б) по составу участников;
в) по методике;
г) по организации?
4. Настрой на партнера. Правильно ли мы настроились на партнера, на его интересы (мотивы), цели, проблемы, уровень знаний, возможные возражения и контраргументы?
5.Анализ полномочий. Достаточно ли было полномочий для достижения согласия у обеих сторон? Были ли в процессе переговоров они сужены или расширены?
6. Свобода действий. Были ли использованы все имеющиеся возможности для достижения соглашения?
7.Эффективность аргументации. Какие наши аргументы были убедительны и неубедительны для партнера и почему? Какие аргументы он отклонил и почему?
8. Новые аспекты. Выдвинул ли партнер какие-либо неожиданные (непредвиденные) факторы, аргументы и критерии и какие? Почему мы их не учли в процессе подготовки?
9. Компромисс. Пришлось ли в ходе переговоров пойти на уступки и почему? Были ли они оправданны? Как теперь можно оценить их последствия?
10. План. Была ли соблюдена запланированная поэтапная программа ведения переговоров? Если нет, то почему?
11. Команда. Оптимальным ли был состав участников переговоров с нашей стороны? Все ли сделали участники для достижения цели и в чем это проявилось?
12. Атмосфера переговоров. Что способствовало созданию конструктивной атмосферы и что препятствовало?
13. Обеспечение успеха. Что помогло найти точки соприкосновения и сферы совпадения интересов, а что помешало? Является ли достигнутый результат действительно взаимовыгодным? Каковы перспективы развития от ношений с партнером?
14. Явные недостатки. Что можно предпринять в связи с тем, что поставленные цели не были достигнуты? Как можно уменьшить, сократить или вообще устранить воздействие этих негативных последствий?
15. Предложения. Какие новые выводы принципиального характера по отношению к проблеме можно сделать на основании результатов этих переговоров? Какие предложения для более успешного решения задач в будущем можно сделать в связи с этим?
Заканчивая разговор о деловых переговорах как специфическом виде коммуникативного взаимодействия, позволю себе сформулировать ряд выводов:
1. При прочих равных условиях успех переговоров во многом определяется следующими психологическими факторами:
¨ подготовленностью к переговорам, включающей подготовку предложений, предварительный анализ позиции и личности партнера;
¨ правильной организацией хода переговоров, то есть психологическим обеспечением самого процесса со стратегической и тактической точек зрения;
¨ умением, в случае необходимости, предотвращать или противодействовать манипулятивным (недобросовестным) приемам проведения переговоров.
2. Переговоры, как и любой вид коммуникации, есть межличностное взаимодействие. Если рассматривать переговоры как систему, то следует помнить, что:
а) для менеджера переговоры начинаются задолго до их фактического начала;
б) они не заканчиваются в момент подписания соглашения, завершаясь лишь тогда, когда будут обеспечены все условия для обеспечения надежности соглашения.
ЛИТЕРАТУРА
1. Емельянов Ю.Н, Обучение паритетному диалогу. Учебное пособие. - Л., 1991.
2. Коломинский Я. Беседы о тайнах психики. — Л., 1976.
3. Ксенчук Е.В., Киянова М. К. Технология успеха. — М., 1993.
4. Власова Н. ...и проснешься боссом. — М., 1994.
5. Мицич П. Как проводить деловые беседы. — М., 1987.
6. Панфилова А.П. Деловые беседы. — Л., 1989.
7. Фишер Р., Юри У. Путь к согласию, или Переговоры без поражения. — М., 1990.