Реферат: Эффективные переговоры

Александр Майоров

Раньше слово "переговоры" ассоциировалось с дипломатами и приемами на высшем уровне. Сегодня ведение переговоров – важная составляющая практически любой сферы деятельности.

Это лишний раз подчеркивает такой факт: по данным американских статистиков, около 70 процентов людей терпят неудачу в бизнесе лишь потому, что не умеют правильно себя преподносить на деловых встречах, занимать лидирующее положение при ведении беседы.

Разумеется, эффективность переговоров зависит от множества факторов. Мы хотим рассмотреть значение лишь одной, но очень важной составляющей, а именно, роли интерьера и оснащения помещения для переговоров.

"Переговорный" дизайн

Известно, что окружающая среда является мощнейшим носителем информации, которая оказывает реальное психологическое воздействие посредством форм, текстур, цвета, освещения и т. д. Внутренняя и внешняя организация пространства при помощи специальных дизайнерских приемов способна расположить деловых партнеров, внушив им доверие и благоприятствуя тем самым ведению переговоров.

Деловые встречи являются неотъемлемой частью бизнес-процессов, и не удивительно, что для их проведения во многих офисах сегодня используются специально подготовленные помещения - переговорные комнаты. Эти помещения в первую очередь призваны обеспечить соответствующий уровень комфорта, необходимый для проведения по-настоящему эффективных переговоров.

Выделяют три разновидности переговорных комнат: общая, закрытая, корпоративная.

Общая встречается наиболее часто. Дизайн переговорной строг и функционален, в обстановке нет ничего лишнего: длинный стол и кресла, вот практически и все. Это комната предназначена для проведения встреч любого уровня.

Совсем по-другому обстоит дело в "закрытой" переговорной – это своего рода VIP-зона с эксклюзивной "дорогой" обстановкой. Как правило, размещается она рядом с кабинетом руководителя. Площадь такой комнаты обычно невелика: помещение используется для встреч узкого круга лиц.

Корпоративная переговорная предназначена для "внутреннего использования". В свободное от переговоров время она может служить зоной отдыха сотрудников.

Независимо от типа переговорной комнаты нужно внимательно отнестись к ее цветовой гамме. Цвет - один из важнейших источников информации. Те или иные цветовые решения могут способствовать определенному движению переговоров.

Например, теплые цвета действуют возбуждающе, тонизируют, повышают работоспособность. Холодная гамма расширяет пространство, помогает сосредоточенности и самоуглубленности. Коричневый цвет способствует улучшению исполнительских функций. Синий повышает активность головного мозга. Желтый и оранжевый поднимают настроение и стимулируют возникновение нестандартных решений, а зеленый и голубой успокаивают, позволяют сосредоточиться.

Добавим, что розовый цвет чрезмерно расслабляет. Фиолетовый и черный угнетающе действуют на психику. Белый - нейтрален, но дает ощущение чистоты.

В юридической группе "Горизонт" (Санкт-Петербург) в числе прочего уделяют внимание психологии организации переговорного процесса. По мнению специалистов компании, "переговоры не должны проводиться в помещении, имеющем ярко окрашенные, отвлекающие или раздражающие детали интерьера".

Кроме того, они отмечают такую особенность - за спиной потенциального партнера по бизнесу не должно быть дверей (это подсознательно расценивается как вероятная угроза). Кстати, специалисты по фэн-шуй считают точно так же: во время переговоров за спиной должна быть стена, может быть окно, но только не дверь. На интуитивном уровне партнер в этом случае чувствует себя тревожно, что не лучшим образом сказывается на ведении деловой беседы.

Установить спокойную и доверительную обстановку – это вообще важнейшая задача любого переговорного процесса. Решая ее, дизайнеры часто применяют в оформлении соответствующих помещений композиции из растений или мини-водоемы. Созерцание зеленых растений, так же как и звук журчащей воды, успокаивает, расслабляет, но и при этом наполняет энергией.

Иногда в переговорной зоне дизайнеры предлагают разместить аквариум. Наблюдение за движением рыб, по их мнению, способно восстановить душевное равновесие и привести мысли в порядок. Кроме традиционных круглых и прямоугольных аквариумов сейчас делают треугольные и многоугольные, аквариумы-картины и аквариумы-колонны. Интересным вариантом может быть аквариум в журнальном столе, когда он сам является основанием стола, а его крышка - столешницей.

Располагающая обстановка

К сожалению, далеко не всегда компании могут выделить отдельное помещение для переговорной комнаты. В этом случае целесообразно прибегнуть к помощи современных офисных перегородок. Благодаря им на небольшой площади можно создать пространство для деловых встреч.

Исполнительный директор компании "Астарта престиж" А. Н. Бандуркин, отмечает такую особенность перегородок, как хорошие звукоизоляционные свойства, необходимые для конфиденциальной беседы. Довольно тонкие перегородки не уступают по этому параметру привычным капитальным стенам, а в случае применения специальных материалов и превосходят их.

Центральное место на деловых мероприятиях занимает переговорный стол. В московской компании "Декон плюс", выделившей оснащение переговорных мебелью как отдельное направление своей деятельности, говорят, что "заказчик сам может определить размеры, форму стола, возможность его трансформации, а также обеспечение всех участников переговоров необходимыми конструктивными приспособлениями (местами для компьютеров, аудио- и видеоаппаратуры)".

В компании реализуют и эксклюзивные переговорные столы, выполненные из массива ценных пород дерева с элементами резьбы и инкрустации, которые повышают имидж организации в глазах партнеров.

Традиционно, стол для переговорной комнаты не имеет излишеств: ему не нужны ни тумбы, ни дополнительные, отвлекающие внимание надстройки. Столешница может быть любой формы: круглой, овальной, прямоугольной, "Т"- или "П"-образной.

По мнению психологов, овальные столы в большей степени способствуют открытому общению. В VIP-переговорных специалисты рекомендуют устанавливать круглые столы - такая рассадка подчеркнет равенство собеседников.

Что касается стульев, то в последнее время в моду входят специальные конференц-стулья. В их конструкции предусмотрены поднимающиеся столики, на которых легко можно положить записную книжку. Такие стулья могут использоваться в небольших помещениях, где поместить огромный переговорный стол просто невозможно.

Например, в России производятся конференц-стулья под маркой "Джуно-люкс". Их каркас изготовляется из дерева и имеет четыре базовых цвета. В качестве обивки используются сертифицированные материалы итальянского происхождения, соответствующие мировым стандартам: натуральная кожа черного цвета или высокотехнологичная экокожа "Renna".

Кроме того, в переговорной могут размещаться шкафы, стеллажи, приставные тумбы, трибуны для выступлений. Также все больше становится разнообразной техники. Она не только делает проведение переговоров более легким, удобным и наглядным, но и демонстрирует уровень компании.

В частности, в 2005 году фирмой "DeLight 2000" (Москва), занимающейся техническим оснащением переговорных комнат, был завершен проект по оборудованию соответствующих помещений международной корпорации "Procter&Gamble".

Во всех комнатах установлены проекционное оборудование и видеотехника. В каждой комнате под потолком на специальном кронштейне жестко закреплены мощные мультимедиа-проекторы Toshiba, а также установлен моноблок LG с диагональю 29 дюймов.

Дополнительно была поставлена мобильная звукоусиливающая система Fender Passport 150, с помощью которой в любом помещении можно оперативно организовать выступление для аудитории или провести звуковое сопровождение презентации.

"Общение - наивысшее наслаждение", - говорил знаменитый писатель Антуан де Сент-Экзюпери. Несмотря на то, что переговоры – это часто сложный и изнурительный процесс столкновения интересов, человеку вполне по силам перевести его под свой контроль.

Разумеется, успех переговоров зависит от многих слагаемых, в том числе и от интерьера. Если вспомнить известную марксистскую формулу "бытие определяет сознание", то не придется удивляться тому, что и обстановка в офисе оказывает большое влияние на течение деловой беседы. В интересах каждого руководителя обустроить все так, чтобы влияние это пошло на пользу его компании.