Реферат: Секретар керівника

Математичні формули

(а±b)2 = a2 ± 2ab + bІ

a - b = (a - b) (a + b)

(a ± b)і = аі ± 3аіb + 3аbі ± bі

аі ± bі = (a ± b) (аі ± ab + bі)

(a + b + c)І = аі + bі + сі + 2ab + 2ac + 2bc

ахі + bхі + cx + d = a (x - x1) (x - x2) (x - x3)

axі + bxІ + cx + d = a (x - x1)і

axі + bxІ + cx + d = a (x - x1) (xІ + kx + l)

aІ = bІ + cІ - 2bc cos a

bІ = aІ + cІ - 2ac cos Я

cІ = aІ + bІ - 2ab cos ?

dІ = aІ + bІ + cІ

S = 2 (ab + ac + bc)

V = abc

Sпол = S6 + 2S = 2pRH + 2pRІ = 2p(H + R)

V = SH = рRі

(x - a) І + (y - b) І + (z - c)І = RІ

xІ + yІ + zІ = RІ

x1 + x2 + x3 = -p

x1 x2 + x1 x3 + x2 x3 = q

x1 x2 x3 = -r

a< 0, D= 0 x e (- 8; x1) U ( x2; + 8)

Хімічні формули

CaO + H2O Ca OH)2

CuCl2 + Fe FeCl2 +Cu

Fe + H2 SO4 FeSO4 + H2

BaCl2 + Na2 SO2 BaSO4 + 2NaCl

Fe + CuSO4 FeSO4 + Cu

4HCl +MnO2 MnCl4 + Cl2 + 2H2 O

K Cl K + Cl

Na 2SO4 2Na + SO4

H2 SO4 2H + SO4

H NO4 H + NO3

Ba (OH)2 Ba + 2OH

Al2(SO4)3 2Al + 3SO4

Mg + CuSO4 MgSO4 + Cu

Fe + CuSO4 FeSO4 + Cu

Mg + H2 SO4 MgSO4 + H2

Zn + 2HCl Zn Cl2 + H2

2Al + 6HCl 2HCl3 + 3H3

Fe + 2Cl FeCl2 + H2

2Li + 2H2 O 2LiOH + H2

Ca + 2H2 O Ca(OH)2 + H2

Zn + H2O ZnO + H2

Mg + 2HCl MgCl2 + H2

Au + HNO3 + 4HCl HauCl4 +NO + 2H2O

Ca(OH)2 + HCl CaCl2 + H2O

H3PO4 + 6NaOH 2Na3PO + 6H2O

Ca(OH)2 + 2KCl CaCl2 + 2KOH

Na2O + H2O 2NaOH

H2SO4 + CuO CuSO4 + H2O

Mg(OH)2 + HCl Mg(OH) Cl + H2O

NH3 HCl + NH4Cl

Ca O + 2HNO3 Ca (NO3)2 + H2O

Cu O + H2SO6 CuSO4 + H 2O

Zn O + 2NaOH Na2ZnO2 + H2O

P2O5 + Fe2O5 2Fe PO4

N2O5 + Ca O Ca(NO3)2

3SO3 + La2O3 La2(SO4)3

4NO2 + 2Ca O Ca(NO3)2 + Ca(NO2)2

SO2 +H2O H2SO3

CO2 + H2O H2CO3

Робочий день секретаря.

1.Прийти на роботу за 15 хв. До приходу керівника, для того, щоб перевірити стан робочого місця, опорядитися, переглянути план на майбутній день, уточнити дату на календарі.

2.Підібрати відповідно до плану на поточний день потрібні документи і справи.

3.Одержати в експедиції кореспонденцію, розкрити конверти, ознайомитися зі змістом і зареєструвати, відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника. По інших документах підготувати варіанти можливих чи відповідей розподілити по виконавцях. Досвідчений секретар ніколи не покладе на стіл керівнику всю кореспонденцію, попередньо не проробивши неї. Рекомендується: для полегшення ознайомлення керівника з кореспонденцією виділяти основну думку документа шляхом підкреслення. Крім того, секретар повинний підібрати документи, що відносяться до питань, що міститься в кореспонденції, щоб керівник міг глибше вивчити проблему і прийняти потрібне рішення.

4.Докласти керівнику про кореспонденцію.

5.Уточнити разом з керівником зміст намічуваних заходів на поточний день. Якщо виникають зміни, то секретар повинний зробити відповідні позначки у своїх записах. Виконані чи скасовані заходи викреслити. Потрібно уточнити наслідок записів у своєму щоденнику і щоденнику керівника. Послідовність заходів повинна бути однакової. Різниця буде в заходах секретаря по виконанню позначеного. Наприклад, якщо в керівника зроблений запис: « у 15.00 бути на нараді в міністерстві», те в секретаря вона буде виглядати так: « 14,30 – нагадати про нараду в міністерстві в 15.00, подзвонити в транспортний відділ, щоб подали машину до під'їзду не пізніше 14.40 »

6.Передати по чи телефоні особисто вказівка керівника відповідним виконавцям, нагадати виконавцям про терміни виконання документів.

7.Стенографування вказівок і розпоряджень керівника і їхня розшифровка. Як правило, керівник і секретар установлюють постійний час для цієї роботи в першій половині дня, тривалість біля на півгодини.

8.Робота з відвідувачами, телефоном (протягом усього дня).

9.Підшивка документів у справи.

10. Виконання машинописних робіт.

11. Організація копіювання і розмноження документів відповідно до вказівок керівника.

У другій половині дня.

12. Продовження роботи з телефоном і відвідувачами.

13. Повторно одержати й обробити кореспонденцію з експедиції. Зібрати і підготувати для підпису виконані документи. Підготувати усі до доповіді.

14. Намітити заходу наступного дня.

15. Докласти керівнику про кореспонденцію, що надійшла, і виконаних документах, взяти в керівника оброблені їм документи.

16. Обробити і відправити вихідну кореспонденцію через експедицію.

Наприкінці робочого дня.

17. Переглянути свій щоденник і проінформувати відповідні служби про необхідність підготовки до проведення визначених заходів.

18. Якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, забезпечити його всією необхідною інформацією.

19. Упорядкувати своє робоче місце, забрати документи, закрити на ключ усі шафи з документами, виключити з мережі технічні засоби.

ГРАФІЧНІ СКОРОЧЕННЯ.

• Пн. – понеділок;

ДІЛОВІ Й ОСОБИСТІ ЯКОСТІ СЕКРЕТАРЯ.

Трохи з історії.

Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.

Можливості секретаря-референта.

Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день, керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс» справи, що дозволяє вільно виходити зі скрутних ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації,

правильно, чітко й оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

• знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

• знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;

• знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванню і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

• мати професійний імідж;

• добре володіти мовою й письмом;

• володіти хорошою пам'яттю;

• добре орієнтуватися у часі;

• тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

• уміти красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;

• освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

• бути енергійним, проявляти ініціативу;

• швидко знаходити взаєморозуміння з колегами й клієнтами;

• підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

• контролювати фінанси офісу;

• бути обачним у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Класифікація секретарів.

Є декілька позицій, які займають секретарі:

RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати й проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися й акуратність.

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на українській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости із секретаря в менеджери…

Специфіка й складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Обов'язки.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

• облік, реєстрація, розгляд і підготовка надходжуючої кореспонденції для доповіді керівництву;

• оформлення (у тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п.;

• підготовка по вказівці керівника й узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;

• оформлення протоколів розсилок виписок із них;

• аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками й пропозиціями по них;

• підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

• прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

• організація прийомів відвідувачів;

• прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання й у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема,:

1. технічне забезпечення роботи керівника;

2. підготовка й організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

3. організація прийому працівників і відвідувачів;

4. телефонне обслуговування;

5. підготовка відряджень;

6. організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

7. стенографування;

8. контроль за святковими і ювілейними датами;

9. обробка пошти;

10. машинописні роботи;

11. збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;

12. збір матеріалів для доповідей і мов керівника;

13. ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені й доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності й культури праці секретаря. Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі й вірні рішення.

Специфіка роботи секретаря полягає в тім, що йому приходиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Варто враховувати і те, що секретарю приходиться зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв'язуваних задач, значними розходженнями в них по ступені труднощів, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко неполадки в роботі секретаря є наслідком його негативних ділових чи особистих якостей. Неможливо, приміром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має повного представлення про роль і задачі свого керівника і їхніх значень у діяльності всієї організації, не має достатньої професійної підготовленості.

Ділові й особисті якості при виконанні визначеної роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування на практиці неможливо без наявності в секретаря таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.

У сформованій практиці оцінки праці секретарів прийнято виділяти наступні ділові якості:

1. Професійна майстерність.

Ця якість має на увазі володіння комплексом професійних знань, умінь і навичок, передбачених кваліфікаційною характеристикою: уміння стенографувати, друкувати на пишучій машинці, знання основ роботи з документами, правил орфографії й пунктуації і т.п.

2. Ініціативність.

Секретар, повинний виявляти самостійність і ініціативу в рішенні питань своєї компетенції, не чекаючи спеціальних указівок керівника. Однак, приймаючи те чи інше рішення, секретар повинний бути упевнений, що воно піде на користь справі, не буде передчасним чи помилковим.

3. Організованість.

Уміння організувати своє робоче місце, раціонально спланувати розподіл обов'язків за часом, забезпечити своєчасне виконання щоденних операцій.

4. Відповідальність.

Секретар, повинний бути готов прийняти на себе відповідальність по задачах, поставлених керівником, особливо в межах своєї компетенції. Ця якість виробляється, як правило, із досвідом роботи. Керівник, повинний бути упевнений у тім, що його секретар може працювати самостійно і здатний грамотно вирішувати такі питання, як оформлення й складання документів, розшифровка стенограм і піктограм, оповіщення учасників нарад і т.п.

5. Пунктуальність.

Уміння не тільки правильно спланувати захід, але і строго виконувати їх у встановлений час. Неприпустимі запізнення секретаря, як на роботу, так і на ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність повинна виявлятися й у своєчасності підготовки документів, доповіді їхньому керівнику.

6. Поінформованість.

Секретар, повинний добре орієнтуватися в питаннях того напрямку діяльності, у якому працює його керівник і заснування в цілому, знати положення справ і стан рішення питань у галузі, останні досягнення й проблеми; бути в курсі подій, що відбуваються в підрозділі й заснуванні.

7. Дипломатичність, уміння зберігати службову таємницю.

При рішенні різних питань: підготовці документів, бесіді з відвідувачами і по телефону - використовувати тільки фактичну, строго перевірену інформацію. Неприпустимо розголошувати інформацію, що має секретний характер, а також інформацію, що хоча і вірна, але може завдати шкоди чи справі окремим обличчям. Секретар, повинний бути тактовний, ввічливий і доброзичливий зі співрозмовником, незалежно від особистого відношення до нього. Насамперед, потрібно думати про справу і намагатися зробити його максимально добре в межах можливого. Потрібно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників.

8. Гарна пам'ять.

Ця якість забезпечується секретарем не тільки за рахунок розвитку своїх здібностей, запам'ятовуючи інформації, але і за рахунок раціонального використання можливостей сучасної оргтехніки і довідково-інформаційного апарата. У сучасній науці є цілий ряд рекомендацій з розвитку зорової й слухової пам'яті. Добре відомі такі прийоми, як підкреслення основних слів тексту, виділення головної думки й опорних моментів тексту, запам'ятовування їх шляхом кількаразового повторення: допомагають секретарю в розвитку пам'яті і різні картотеки, довідники і т.п.

9. Відданість роботі.

Любов до обраної професії, розуміння її важливості, прагнення до постійного удосконалювання професійної майстерності – необхідна умова того, щоб стати не просто кваліфікаційним виконавцем, а сьогоденням секретарем, першим помічником керівника.

Для того щоб виробити й розвити названі ділові якості, секретарю потрібно виховувати в собі і цілий ряд особистих якостей. Більшість із цих якостей закладається в людині вихованням у родині в школі. У залежності від отриманого виховання ступінь їхнього розвитку в різних людей різна, багато чого тут визначається індивідуальними схильностями, звичками, типом нервової системи. Які ж особисті якості важливо мати секретарю керівника? На це питання існує багато різних думок, оскільки немаловажним фактором є ще і сумісність, тобто можливість успішної спільної роботи двох особистостей – секретаря й керівника. Виділимо найбільш істотні якості, необхідні секретарю.

10. Інтелігентність.

Ця якість має на увазі здатність і уміння секретаря тактовно, чемно вести бесіду; стримувати і не виявляти негативні емоції; дотримувати прийняті в нашому суспільстві норми поведінки й спілкування; стежити за культурою свого зовнішнього вигляду і робочого місця.

11. Працьовитість.

Ця якість виробляється в людині з дитячих років. Однак це не виходить, що якщо воно не виховано в дитинстві, то неможливо виробити його в собі. Будучи вже дорослою людиною. Привчити себе виконувати потрібну для справи роботу одночасно. З гарною якістю, не звертаючи увагу на власне небажання, трудиться, нелегко, але цілком під силу кожному, що поставили перед собою таку мету. Виховання працьовитості – необхідна якість кожної людини незалежно від того, яку посаду він займає, на якій ділянці працює.

12. Сумлінність.

Секретар, повинний обов'язково виконувати ту роботу, результати якої важливі для рішення тих чи інших задач. Якщо обіцяв виконати що-небудь, необхідно стримати слово. Навіть якщо результат буде небажаний, у секретаря повинна бути впевненість, що він зробив усе від нього залежне. Не слід перекладати на інших співробітників свої обов'язки для того, щоб уникнути відповідальності, перекласти провину на іншу людину, за невиконану чи погано виконану роботу.

13. Чуйність і уміння адаптуватися.

Специфіка праці секретаря жадає від його готовності зробити допомогу іншим у будь-який час, і особливо в напружених ситуаціях. Потрібно уміти швидко переключаться з одного виду на інший, правильно розраховувати час, особливо в період великих навантажень.

14. Скромність.

Ця особиста якість входить у загальне поняття інтелігентності, культури людської особистості. По роду своєї роботи секретар має у своєму розпорядженні значний обсяг інформації і досить великими повноваженнями, тому що є першим помічником керівника і може у визначених ситуаціях діяти від його імені. Недостатня скромність може привести до зловживань із його боку, нетактовному поводженню, чванству і т.п.

15. Акуратність.

Усяка недбалість у роботі з документами, в одязі, в організації робочого місця створює дуже несприятливе враження про самого секретаря, навіть у тому випадку, якщо він має необхідні й особисті якості. Варто пам'ятати, що “секретар – обличчя фірми”, а обличчям самого секретаря є якість виконуваної їм роботи, культура робочого місця і зовнішнього вигляду.

16. Доброзичливість.

У спілкуванні з відвідувачами, співробітниками й посібником секретар завжди повинен бути готов прийти на допомогу, посприяти, піти в разі потреби на деяку особисту незручність заради загальної справи. Люба людина, що звернулася до секретаря за допомогою, повинна бути упевнена, що усе можливе буде зроблено. У розмові потрібно уживати увічливій формі, не допускати фамільярності, звертання на “ти”. Якщо секретар знає, чи припускає, що підлягаюча повідомленню інформація є для співрозмовника негативною, то він постарається викласти її як можна більш тактовно, делікатно.

Серед інших особистих якостей, що потрібні сучасному секретарю можна відзначити і такі, як уміння швидко вслухатись в суть чи подій явищ: товариський характер і контактність, розумна обережність у прийнятті рішень, артистизм – якість, що допоможе секретарю перебороти особисті емоції заради справи, провести на гарному рівні прийом відвідувачів і т.п. почуття гумору: здатність до самостійного навчання, розширенню кругозору.

Усі названі якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому виді. Потрібна повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи в обраній професії.

Він повинний бути упевнений, що усе можливе буде зроблено. В розмові потрібно вживати тільки ввічливу форму, не допускати фамільярності, звертання на “ти”.

Якщо секретар знає чи припускає, що підлягаюча повідомленню інформація є для співрозмовника негативною, то він постарається викласти її як можна більш тактовно, делікатно.

СУЧАСНЕ ОБЛАДНАННЯ РОБОЧОГО МІСЦЯ СЕКРЕТАРЯ

Використання сучасної організаційної техніки, по її устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього робітника дня.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в заснуванні. Оскільки секретар - "обличчя фірми", то і його робоче місце, повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов'язків, у тому числі відповідати вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні звичайно, розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити усіх вхідних.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.

Велику частину робочого часу секретар працює, сидячи, а він стомлює, тому він повинний мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу, працювати на друкарській машинці, читання.

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи.

Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й безгаласливо висуватися. Велика шухляда найкраще пристосувати для вертикального збереження матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно, але і строго стежити за порядком на робочому місці й у шухлядах столу.

Варто пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користаються інші працівники: конвертовскривники, папірознищювальна машина, ламинабор. Їх розміщують таким чином, щоб були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своєю друкарською машинкою, диктофоном, і термокопіровальним апаратом іншим співробітникам дозволяти не слід, тому що це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження сторонньої інформації.

Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті, і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу, з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього.

Раціональна організація робочих місць припускає правильне їхнє планування, комплексне оснащення робочих місць технічними засобами, допоміжними пристроями і необхідними меблями. Шафи, картотеки й інше устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й користування ними. Площа робочого місця повинна відповідати характеру виконуємої роботи.

При обґрунтуванні вибору розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори:

• Наявність підходів до меблів і устаткування;

• Порядок розміщення й експлуатації меблів і устаткування;

• Потреба в специфічних умовах;

• Можливість установки нового додаткового обладнання.

Секретар повинний, знаходиться в окремому приміщенні, площа якого поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів.

Робоча зона секретаря оснащується столом із приставкою, допоміжним столом, підйомно-поворотним стільцем і шафовими секціями.

Висота сидіння стільця над рівнем підлоги – 43 см.; висота кришки столу над рівнем підлоги – 71 см. (для друкарки – см. див); висота від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця – близько 23 см.

Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком і квітником..

Документи, що надходять у поточний архів відділу, секретар зберігає в шафі в папках-реєстраторах, швидкозшивачах і папках із шнурівками. Довідково-інформаційні посібники – у шафах-вітринах

ВСТУП

Сукупність робіт, зв’язаних із створенням документів, їхньою реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і збереженням, називається діловодством.

Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх роботи підприємства. Діловодство на підприємствах і в заснуваннях ведеться на основі єдиної державної системи діловодства.

Єдина державна система діловодства допомагає уникнути надмірностей і дублювання в роботі, тому що в ній сформовані однакові вимоги й рекомендації з питанням підготовки документів, організації документообігу, обліку й пошуку інформації, здійснення контролю за використанням документів і угрупованням їх у справи.

Наукова організація діловодства й культура його ведення позитивно впливають на всю господарську діяльність підприємства. Діловодство повинне бути простим і оперативної.

Під діловодством розуміється діяльність апарата керування, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій. Головною задачею діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи заснувань.

Моя ціль написання роботи, полягає в тім, щоб цілком закріпити інформацію здобуту в ПТУ № 25.

АКСЕСУАРИ ДІЛОВОЇ ЖІНКИ

ЮВЕЛІРНІ ВИРОБИ

Обручки. Колір яскравого каменю повторіть в одязі. На повні пальці не надягайте великі обручки. Тонкі, витончені обручки носять на тонких пальцях. Масивний перстень виглядає на самоті. Кольоровий камінь сполучається тільки з білими й прозорими каменями.

Сережки. Подовжені сережки (підвіски) підходять круглому обличчю. Брюнеткам – яскраві кольорові камені. Блондинкам – світлі камені, темнооким – теплих відтінків.

Велику мочку прикрасять кліпси плоскої форми. До маленького підійдуть сережки без блиску довгастої форми.

Якщо вуха щільно прилягають до голови, надягніть великі сережки.

Легкі витончені – для тонкої мочки.

Брошка. Біжутерія йде до костюма зі штучних тканин. Для щільних ткане підходять брошки з чи дерева напівкоштовних каменів. Кераміка гарна на натуральних тканинах грубої фактури, а брошки тонкої роботи - на шовку.

Окуляри. Колір оправи й скло повинне гармоніювати з макіяжем очей і формою обличчя. Овальне обличчя – висока й розширена догори, ледве трикутна. Кругле обличчя – оправа витягнута нагору, донизу звужена. Довге обличчя – оправа широка. Трикутне обличчя – оправа ледве розширена догори, висока.

Не забудьте: верхня лінія оправи збігається з лінією брів. Високо сидячі на переніссі окуляри збільшують ніс, на середині носа – “зменшують” його довжину.

АКСЕСУАРИ

Рукавички до вечірнього туалету частіше носять довгі, краще щільні, а не прозорі, і краще нейтрального, чи кольори в тон до плаття. Рукавички, підібрані по контрасту до плаття, виглядає дуже екстравагантно. Оставатися в приміщенні у рукавичках у нас не прийнято. Виключення складають танцювальні вечори, на котрих рекомендується надягати короткі тонкі рукавички – нейлонові, непомітних тонів.

В ошатному одязі найбільше яскраво виявляється індивідуальність кожної жінки.

Завдяки прикрасам змінюється характер одягу – від повсякденного до святкового, урочистого.

У сучасному чоловічому гардеробі краватка – прикмета офіційності, строгості. Жіночий скоріше декоративний. Вільно зав'язаний, не стягуючий комір, він природно входить у невимушений ансамбль модного одягу.

Добре виглядає краватка з тієї ж тканини, що і спідниця, жилет. В'язані краватки найчастіше однокольорові, із прямими широкими кінцями. Вузол середніх розмірів.

До нарядного костюма більше підійде краватка із шовкової чи атласної тканини. Його заколюють, як у старовину, шпилькою з блискучою голівкою. Для урочистих випадків підійде і широка краватка-метелик. Його можна носити традиційно, під коміром, чи прямо на шиї, залишаючи воріт блузки розкритим.

Дуже прикрашають одяг ефектно зав'язані косинки, хустки. Їх можна виготовити з яскравої тонкої тканини – штучного шовку, шифону.

Зав'язати косинку можна декількома варіантами, а вузол прикрасити брошкою, блискучою шпилькою.

Маленькі хустки й косинки зав'язують під горло і повертають вузлом убік, великі накидають на плечі, визволивши комір, і кінці зав'язують на груди чи позаду, ледве вище талії.

Легку косинку можна використовувати як доповнення до одягу.

Звичайно, не занадто ошатне плаття можна зробити святковим за допомогою шарфа. Якщо одяг без коміра, шарф кілька разів обмотують навколо шиї, залишаючи попереду короткі кінці. Їх утягують вузлами, роблячи по двох-трьох підряд.

Пояса. Видозмінити плаття допоможе вам пояс, що є однієї з найважливіших частин одягу і найчастіше єдиною її обробкою.

Навіть простеньке плаття можна зробити ошатним, якщо надягти модний пасок. Фантазія й бажання допоможуть вам різноманітити своє убрання. Формі пояса варто підбирати з урахуванням особливостей фігури.

Пояса можна робити з тканини, шкіри, замші, фетру, оксамиту, тасьми.

Головний убір завершує ансамбль одягу і додає визначений характер зовнішності людини, створює образ.

Головний убір варто обов'язково підбирати в залежності від характерних рис обличчя й фасону основної деталі – пальто, костюма, плаття.

Берет – головний убір, якому можна носити в будь-якому віці. Гарні невеликі традиційні берети, що легко розтягти до потрібного розміру.

Носять берети по-різному – насунутими на чоло, небагато зрушеними убік.

Відвідувачі в заснування відвідувачі звертаються по допомогу, як правило, саме до секретаря. Від того, як виглядає секретар, у значній мірі формується думка про заснування в цілому. Для секретаря приймальні в однаковій мірі недоречні джинсові штани, декольтоване оксамитне плаття, взуття кросового типу і домашні тапочки. Яких же норм потрібно дотримувати секретарю? Вони не важкі й доступні кожному.

У залежності від часу року костюм секретаря може бути різним як по кольору, так і по використовуваних тканинах. Важлива вимога до костюма –строгість і елегантність, відповідні направленню моди. Головне, про що потрібно пам'ятати: костюм повинний бути зручним, практичним, досить строгим. Не рекомендується доповнювати робочий костюм помітними, громіздкими прикрасами, недоречні будуть і великі дорогоцінні прикраси. Неприємне враження роблять руки, унизані кільцями. Не слід перетворювати себе у вітрину для біжутерії. Прикраси повинні підкреслювати достоїнства костюма і його господарки. У тон костюма варто підбирати туфлі. Взуття повинне бути зручне. Для роботи повинна бути змінне взуття, тому що знаходитися в приміщенні в плині робочого дня у вуличному взутті, наприклад, у зимових чоботях, шкідливо для здоров'я.

Секретар, повинний пам'ятати про особисту гігієну. Не слід користатися парфумерними речовинами, що мають різко виражений запах.

Руки секретаря завжди повинні бути в ідеальному порядку. Нігті не повинні бути занадто довгими, щоб не заважали роботі на друкарській машинці. Лак для нігтів краще підібрати спокійного тону і стежити за тим, щоб він покривал весь ніготь, був світлим.

Зачіска секретаря повинна бути акуратною, до обличчя, гармоніювати з костюмом і навколишнім оточенням. Неприпустимі довге розпущене по плечах волосся, чубчик, що закриває очі.

Нерідко модні дівчини захоплюються зайвими прикрасами свого обличчя засобами косметики, користуються яркою помадою, рум'янами, тінями для вік. Для секретаря це неприпустимо. Головне в користуванні косметикою – почуття міри. Денний макіяж, повинний бути непомітний для стороннього погляду.

Весь зовнішній вигляд секретаря повинний бути ретельно продуманий, сучасний і акуратний.

ПЕРША ДОПОМОГА ПРИ СОНЯЧНОМУ УДАРІ, ШОКУ, ОПІКУ, ОБМОРОЖЕННІ.

ОПІКИ

Ушкодження тканин, викликане впливом високої температури (термічний опік), хімічних речовин (хімічний опік), ренгенових променів чи випромінювання при вибуху ядерних бомб (променевий опік).

Хімічні опіки виникають від впливу на тіло концентрованих кислот (соляна, сірчана, азотна, оцтова, кара чистова, царська горілка) і лугів (їдкий калій і їдкий натрій, нашатирний спирт, негашене вапно), фосфору і деяких солей важких металів (срібла нітрат, цинку хлорид і ін.).

Вага й глибина ушкоджень залежать від виду концентрації хімічної речовини, тривалості впливу місця додатка. Менш стійки до впливу хімічних речовин слизуваті оболонки, шкірні покриви промежини й шиї, більш стійкі підошовні поверхні стіп і долоні.

Променеві опіки виникають на стороні тіла, зверненої до джерела випромінювання. Зовнішні перші ознаки променевих опіків не відповідають ступеням поразки, виявляється трохи пізніше.

Термічні опіки виникають від безпосереднього впливу на тіло полум'я, окропу, що горять і гарячих рідин та газів, розпечених металів і ін. Вага ушкодження залежить від висоти температури, що впливає, тривалості впливу, просторості поразки локалізації опіку.

Перша допомога повинна бути спрямована на припинення впливу високої температури на хворого, – погасити палаючий одяг, видалити потерпілого із зони високої температури видалити з поверхні тіла тліючий і різко нагрітий одяг. Наступне, є як найшвидше закрити опікові поверхні сухою асептичною пов'язкою для попередження інфікування опікової поверхні. Пов'язки бажано накладати стерильним бинтом чи задопомогою індивідуального пакета. Перш ніж транспортувати обпаленого в лікарню, необхідно зробити транспортну іммобілізацію.

Перша допомога при хімічних опіках залежить від виду хімічної речовини. При опіках концентрованими кислотами (крім сірчаної) поверхню опіку необхідно в плині 15-20 хв. обмивати струменем холодної води. Сірчана кислота при взаємодії з водою виділяє тепло, що може підсилити опік. Опіки, викликані лугами також необхідно промити струменем води, а потім обробити 2 % розчином оцтової чи лимонної кислоти. Після обробки накласти асептичну пов'язку. Опіки, викликані фосфором, відрізняються від опіків кислотами і лугами тим, що фосфор на повітрі спалахує й опік, виходить комбінованим – і термічним і хімічном. Обпалену частину тіла краще занурити у воду, під водою видаляють шматочки фосфору паличкою, ватою й ін. Після обмивання водою обпалену поверхню обробляють 5 % розчином мідного купоросу, потім закривають стерильною сухою пов'язкою.

ВІДМОРОЖЕННЯ

Ушкодження тканин, що настає від впливу низької температури. Причини відмороження різні і при відповідних умовах відмороження може відбутися навіть при температурі 3-7 вище нуля. Відмороженню частіше піддані дистальні відділи кінцівок, вуха, ніс. При обмороженнях спочатку відчувається почуття холоду, що переміняє потім онімінням, при якому зникають спочатку біль, а потім усяка чутливість.

Перша допомога при обмороженнях полягає в негайному зігріванні постраждалого й особливо відмороженої частини, тіла. Хворий з обмороженнями повинний бути, як найшвидше переведений у тепле приміщення. Насамперед, необхідно зігріти постраждалу частину тіла, відновити в ній кровообіг. Це досягається розтиранням відмороженої ділянки чистими руками, змоченими спиртом. Не слід розтирати й масажувати шкіру з появою набряків міхурів. Зігрівання можна проводити за допомогою теплових ванн. Після ванни й розтирання ушкоджену ділянку необхідно висушити, закрити стерильною пов'язкою й укутати чим-небудь теплим. Відморожені ділянки не можна змазувати жиром і мазями, тому що це значно затрудняє первинну обробку. Велике значення при наданні першої допомоги має захід щодо загального зігрівання потерпілого. Хворим дають гарячий чай, каву, молоко. Сприятливу дію роблять вино й горілка. Найшвидша доставка потерпілого в медичне заснування є також першою допомогою.

ШОК

Шок – дуже складна реакція організму, що виникає у відповідь на сильні подразники. Шок характеризується різким наростаючим гнобленням усіх життєвих функцій організму – діяльності центральної й нервової вегетативної системи, кровообігу, подиху, обміну речовин, функції печінки й бруньок.

Перша допомога при шоку повинна бути негайною. Насамперед, необхідно усунути причину, що викликає шок, зупинити кровотечу, і, не чекаючи приїзду машини «швидкої допомоги», почати проведення комплексу протишокових заходів. При легкому ступені шоку досить додати хворому відповідне положення, при якому його менше турбує біль, іммобілізувати ушкоджену кінцівку, зігріти хворого, дати випити небагато спирту, горілки, вина, міцного чаю чи кави.

Виведення хворого із шоку при не зупиненій кровотечі неможливо, тому необхідно швидше зупинити кровотечу – накласти джгут, що давить пов'язку. Хворого необхідно якомога швидше перевезти в стаціонар. Транспортування повинне бути вкрай обережним, щоб не заподіяти хворому нові болючі відчуття і не збільшити вагу шоку. При важкому шоку застосовують препарати гормонів – масажу серця і штучного дихання.

СОНЯЧНИЙ УДАР

Симптоми при сонячному ударі: спочатку хворий відчуває утому, головний біль. З'являються запаморочення, слабість, болі в ногах, спині, іноді блювота. Пізніше з'являється шум у вухах, потемніння в очах, задишка, серцебиття. При відсутності допомоги і при подальшому перебуванні потерпілого в тих же умовах швидко розвивається тяжкий стан, обумовлене поразкою центральної нервової системи, виникає ціаноз обличчя, найтяжка задишка, пульс стає частим і слабким. Хворий непритомніє.

Перша допомога. Хворого необхідно негайно перенести в прохолодне місце, у тінь, зняти одяг і укласти, трохи піднявши голову. Хворому створюють спокій, прохолоджують голову й область серця (обливання холодною водою, прикладання компресів із холодною водою). Однак не можна прохолоджувати швидко й різко.

Хворого необхідно рясно напоїти. Для порушення подиху добре дати понюхати нашатирний спирт, випити краплі Зеленіна, настойку травневої конвалії й ін. При порушенні подиху необхідно почати негайно штучне дихання будь-яким засобом. Транспортування хворого в стаціонар краще здійснювати в положенні лежачи.

ОРГАНІЗАЦІЯ СПРАВОЧИНСТВА НА ПІДПРИЄМСТВІ

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

За способом фіксації

1. Письмові.

2. Графічні.

3. Фото й кіно документи.

4. Фотодокументи.

За змістом

1. Організаційно-розпорядчі.

2. Фінансово-розрахункові.

3. Постачально-збутові.

Організаційно-розпорядчі документи поділяються на групи:

а) організаційні;

б) розпорядчі;

в) довідково-інформаційні;

г) документи з кадрових питань.

За назвою:

1. Накази.

2. Положення.

3. Протоколи.

4. Розпорядження.

6. Указівки.

7. Правила.

8. Інструкції.

9. Статути.

10. Звіти.

11. Плани.

12. Службові листи.

13. Заяви.

За видами

1. Типові.

2. Трафаретні.

3. Індивідуальні.

За складністю

1. Прості.

2. Складні.

За місцем складання

1. Внутрішні.

2. Зовнішні.

За терміном виконання

1. Термінові.

2. Нетермінові.

За походженням

1. Службові.

2. Офіційно-особисті.

За гласністю

1. Звичайні.

2. Для службового користування.

3. Таємні.

4. Конфіденційні.

За юридичною силою

1. Істинні.

2. Чинні.

3. Не чинні.

4. Фальшиві.

За стадіями виготовлення

1. Оригінали.

2. Копії.

Види копій

а) відгук;

б) витяг;

в) дублікат.

За терміном зберігання

1. Документи постійного зберігання.

2. Документи тривалого зберігання.

3. Документи тимчасового зберігання.

ДОКУМЕНТООБІГ

Документообіг - це рух документів із моменту одержання чи створення до завершення виконання, чи відправлення здачі в справу.

Розрізняють три основних потоки документації:

• документи, що надходять з інших організацій (вхідні);

• документи, що відправляються в інші організації (вихідні);

• документи, створювані в організації і використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).

Руху вхідних документів включає:

• первинну обробку;

• попередній розгляд;

• реєстрацію;

• розгляд посібником;

• передачу на виконання;

• виконання;

• контроль за виконанням;

• списання виконаного документа в справу.

Служба документаційного забезпечення керування (ДЗК), що може бути представлена в організації як самостійним структурним підрозділом (керування справами, канцелярія, загальний відділ, секретаріат, і т.п.), так і окремим співробітником (секретар-референт, секретар, офіс-менеджер, діловод і ін.) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку прислані документи повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.

Дотепер у багатьох організаціях документи надходять у виді традиційних поштових відправлень (у конвертах). Конверти з позначкою «особисто» і на адресу громадських організацій не прийнято розкривати, їх передають по призначенню без обробки. В інших випадках конверти розкриваються і, як правило, не зберігаються, не додаються до документів, що містяться в них. Конверти доцільно зберігати у виняткових випадках, коли тільки по конверті можна визначити адреса відправника, час відправлення й дату одержання документів.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДЗК із метою розподілу документів, що надійшли, на два потоки:

• організації, що направляються на розгляд керівнику;

• направляються безпосередньо в структурні чи підрозділи конкретним виконавцям.

Без розгляду керівникам передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну чи інформацію адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника організації від розгляду дрібних поточних питань, рішення по який можуть приймати відповідальні виконавці, і значно прискорити рух вхідних документів, а значить прискорити і їхнє виконання.

На розгляд посібника передають документи, адресовані керівнику організації, і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності організації, необхідну для прийняття управлінських рішень, наприклад,:

Необхідно передати на розгляд керівнику наступні документи, що надійшли в організацію:

1. Лист із пропозицією про спільну діяльність, отримана від іншої організації.

2. Скарга покупця на низьку якість виробів, що випускаються даною організацією.

3. Копія наказу генерального директора організації, прислана в її філію.

Доцільно передати на виконання в структурні підрозділи (виконавцям) без розгляду керівникам організації наступні документи:

1. Лист-нагадування від організації-партнера про наближення чергового терміну оплати виконаних робіт.

2. Рекламний проспект виробів, присланий з іншої організації.

3. Лист-запит, отриманий від торгового дому, про види продукції, що буде випускатися даною організацією в новому році.

і підлягаючі виконанню документи реєструються і потім передаються відповідно до попереднього розподілу або керівнику, або в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям).

Розглянуті керівником документи повертаються в службу ДЗК, де в реєстраційну форму переноситься резолюція керівника, що виражає прийняте керівником управлінське рішення по даному документі. Після заповнення реєстраційної форми ці документи передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Хід виконання контролюється службою ДЗК.

Обробка й передача документів виконавцям здійснюються в день їхнього надходження в службу ДЗК. Якщо документ повинний виповняться декількома чи підрозділами посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.

Виконані документи підшиваються в, дала разом із копіями відповідей.

Робота з вихідними документами починається з підготовки відповідальним виконавцем проекту тексту документа, що потім узгоджується із зацікавленими посадовими особами і допрацьовує по їхніх зауваженнях. Остаточний варіант документа після роздруківки підписується керівником, реєструється й відправляється адресату. Засвідчена копія вихідного документа підшивається в справу.

Документи відправляються в інші організації різними способами:

Поштою, по факсу, по електронній пошті й ін. Поштові відправлення сортують, упаковують, оформляють і здають у відділення зв'язку. Перед упакуванням документів служба ДЗК зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗК і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися й відправлятися в день реєстрації.

Внутрішні документи організації створюються по тій же схемі, що і вихідні: складається проект тексту документа, проводиться його узгодження із зацікавленими посадовими особами й доробка по зауваженнях; роздруковується остаточний варіант документа і підписується керівником. Після реєстрації документ розмножується в потрібній кількості екземплярів (по числу виконавців). Копії документа завіряються й передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Оригінал документа підшивається в справу.

Документи усередині організації повинні передаватися виконавцям під розписку для підтвердження факту одержання документа виконавцем і виключення можливості втрати документа при його русі в організації.

Служба ДЗК повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, тобто враховувати обсяг документообігу. Обліку підлягають всі оригінали документів і весь їхній розмножений екземпляри (копії), наприклад,:

1. Наказ директора організації був розмножений у 10 єкз., документообіг цього наказу склав 11 документів (1 оригінал + 10 копій).

2. Лист-запрошення було розіслано в 15 організацій, його документообіг склав 16 документів (15 єкз. відправлене і 1 єкз. підшитий у справу).

В обсяг документообігу входять також усі документи, отримані й відправлені по каналах зв'язку: факси, телекси, телеграми, телефонограми, роздруковані відеограми, отримані по електронній пошті.

При підрахунку обсягу документообігу за облікову одиницю зручніше за все прийняти документи найбільш розповсюдженого формату - А4 (210х297 мм), а документи іншого формату - А5 (248х210 мм) враховувати за схемою: 2 документи формату А5 = 1 документ формату А4.

Зведення про кількість оброблених документів зручно вносити у відповідну облікову форму, створену по розсуду самої організації і заповнювану щодня, щомісяця, щокварталу й щорічно в структурних підрозділах і службах ДОУ, наприклад,:

Зведення обліку обсягу документообігу

за 200 р.

(місяць)

Вид документів Кількість документів Усього

Оригінали Копії

Вхідні Вихідні Внутрішні

Разом

Результати обліку обсягу документообігу узагальнюються й доводяться до зведення керівника організації для вироблення заходів для удосконалювання роботи з документами й визначення штатної чисельності служби ДЗК.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ

Система документації – це сукупність документів, взаємозв'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських ( адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні як – від: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

Основні правила оформлення реквізитів

Документи підлеглі затвердженню:

Акти перевірок і ревізій, прийому устаткування, списання, експертизи виконаних робіт, передачі справ, ліквідації заснувань, підприємств і т.д.

Договори про провадження робіт; матеріально-технічному постачанні; оренді приміщень; про постачання, підряди, науково-технічне співробітництво, матеріальній відповідальності і т.д.

Завдання на проектування об'єктів, технічних споруджень; на проведення науково-дослідних робіт і т.д.

Інструкції (правила) - посадові; по документаційному забезпеченню керування; по техніці безпеки і т.д.

Нормативи витрати сировини, матеріалів, електроенергії, чисельності працівників і т.д.

Звіти про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи і т.д.

Переліки посад працівників із ненормованим робітником удень; підприємств, на яких поширюються визначені пільги і т.д.

Плани виробничі; будівельно-монтажні; науково-дослідних робіт; по капітальному ремонті; роботи колегії, науково-технічної ради і т.д.

Положення про міністерства, структурні підрозділи і т.д.

Програми проведення робіт, заходів і т.д.

Розцінки на провадження робіт.

Кошторису витрат на зміст будинків, на заробітну плату і т.д.

Стандарти державні, галузеві, технічні умови.

Структура і штатна чисельність.

Форми уніфікованих документів.

Штатні розклади і зміни до них.

ОФОРМЛЕННЯ ДРУКОВАНИХ МАТЕРІАЛІВ

У документах, оформлюваних на двох і більш сторінках, друга і наступна сторінки повинні бути пронумеровані, причому на першій сторінці цифра «1» не ставиться. Номера сторінок повинні проставлятися посередині верхнього, полючи листа арабськими цифрами на відстані 10-15 мм від верхнього краю.

Текст документів рекомендується друкувати через 1,5 інтервалу. Документи дрібного формату допускається друкувати через один інтервал. Якщо документи передбачається видати типографським способом, вони друкуються через два інтервали. Реквізити, що складаються з декількох рядків, друкуються через один інтервал. При цьому складові частини найменування адресата, грифа твердження, оцінки про наявність додатка, грифа узгодження варто відокремлювати друг від друга 1.5 - 2 міжстроковими інтервалами. А самі реквізити відокремлюються друг від друга 2 - 4 міжстроковими інтервалами. Назва виду документа друкують прописними буквами. Розшифровка підпису друкується на рівні останнього рядка найменування посади. Якщо документ підписується декількома обличчями, і їхні підписи розташовуються одна під іншою, найменування посад і розшифровку підписів розділяють 2 - 4 міжстрокових інтервали.

Дата в службових документах може оформлятися кожним із наступних способів: 20.05.95, чи 20 05 95, чи 20 05 1995. Після цифр, що позначають рік, крапка не ставиться. У залежності від призначення документа допускається приводити елементи дати в такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Допускається також словесно - цифровий спосіб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, інших документах, що містить зведення фінансового характеру. Наприклад,: 17 січня 1995 р. чи 17.01.95.

При написанні дати в документі, яким будуть користатися іноземні партнери, необхідно пам'ятати, що в США спочатку пишеться місяць, потім число - 10/7/95 відповідає 7 жовтня 1995 року, тому дату в таких документах варто писати словесно-цифровим способом.

Якщо в тексті використовуються цифри, то варто знати, як їх записувати. Наприклад, число 159000 у тексті документа виглядає так; 159 тис. Однозначне число пишеться словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується одиницею виміру, воно пишеться словом; на один виріб потрібно три метри тканини. Багатозначні числа записуються цифрами. Але якщо цифра коштує на початку пропозиції, неї варто писати словами.

Засоби копіювання й оперативного розмноження документів

Для одержання й розмноження документів використовують дві групи засобів копіювання й розмноження: засобу репрографії, тобто факсимільного копіювання документів, і засобу оперативного малотиражного розмноження.

Копіювальні засоби розрізняють по способі одержання копій: світлокопіювання, термокопіювання, фотокопіювання, мікрофільмування й електрокопіювання Загальним для цих способів є ті, що копіювання виробляється на світлочутливому чи іншому реактивному матеріалі.

Світлокопіювання - один із найбільш простих і дешевих способів одержання копій - заснувань на використанні світлочутливого папера і широко застосовується в проектно-конструкторських підрозділах. Однак одержувати світлокопії можна тільки з документів, виготовлених на прозорій чи напівпрозорій основі. У діловодстві число таких документів незначно, тому використання цього методу обмежено.

термокопіювання. Копіювання виробляється на спеціальний термореактивний папір або на звичайний папір із використанням спеціальної термокопіювання папера.

Фотокопіювання забезпечує висока якість копій, однак вартість використовуваних матеріалів значний і тому цей спосіб для одержання навіть невеликого числа копій нецільоспрямовано. Основне його призначення - одержання копії для подальшого розмноження.

Мікрофільмування (одержання фотографуванням зменшених зображень оригіналу) забезпечує оперативне розмноження документів, створення й використання страхових фондів і схоронність коштовних оригіналів, механізацію процесів пошуку інформації, скорочення площі архівосховищ на 30% і обсягу збереженої документації в 50-70 разів. Мікрофільмування застосовують в установах для скорочення площі й витрат по збереженню документів. Поширені також пошукові системи, що використовують мікрофільми.

У діловодстві широко використовують електрографічне копіювальнеустаткування як найбільш економічне, просте і надійне. При роботі на цьому устаткуванні можна застосовувати звичайний папір, змінювати масштаб зображеннях на копіях, робити копії при звичайному висвітленні, швидко виготовляти офсетні друковані форми з будь-яких штрихових оригіналів.

Апарати «Ксерокс» копіюють із нерухомих оригіналів і широко застосовуються для одиничного копіювання діловодної документації. Смороду відрізняються високою якістю копій і продуктивністю, простої експлуатації.

Гектографи, портативні, прості в обслуговуванні, дозволяють здійснювати вибіркову печатку, безшумні і можуть бути встановлені безпосередньо в робочих приміщеннях розмноження на них, рентабельно починаючи з 10 екземплярів.

Трафаретна печатка, заснована на нанесенні фарби на поверхню папера через друковану форму по контурі зображення. Форму виготовляють ручним, машинописним, електроіскристим і фотомеханічним способами. В установах за допомогою трафаретної печатки розмножують текстову й нескладну графічну документацію тиражем до 1000 екземплярів.

Офсетна печатка, заснована на передачі фарби з друкованої форми на папір через проміжний гумовий циліндр.

Засоби складання текстових документів

Для складання текстових документів застосовуються такі засоби: комп'ютер, канцелярські механічні пишучі машини, електричні й портативні, пишучі автомати, диктофони.

На канцелярських механічних і електричних пишучих машинах друкують текстові, цифрові й табличні матеріали, а також виготовляють трафаретні й офсетні форми.

При використанні електричних пишучих машин продуктивність праці друкарок підвищується на 20-50% за рахунок збільшення кількості ударів у хвилину, більшої механізації елементів друкування й зниження стомлюваності.

Пишучі автомати являють собою електричні машини з електронними пристроями, що дозволяють одночасно друкувати, кодувати, записувати на носій алфавітно-цифрову інформацію, логічно обробляти кодовану інформацію, розшифровувати й відтворювати інформацію з носія.

Диктофонами називають прилади для запису й відтворення усного мовлення. Смороду застосовуються для підготовки листів, наказів, доповідних і пояснювальних записок, доповідей, довідок, для запису резолюцій, указівок, запитів, заміток у процесі оперативної діяльності керівників і фахівців, ходу нарад, зборів, засідань, виступів, доповідей, лекцій, прийнятих рішень і т.д.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТУВАННЯ

Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:

1. Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).

2. Розпорядчі (ухвали, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).

3. Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, оглянь, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми).

4. З кадрово-контрактових питань (автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові догоди, контракти).

5. Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення особові і т. Ін.)

1. Організаційні документи

Це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства в їх діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.

ПОЛОЖЕННЯ

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються.

Реквізити:

Герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назва виду документа, положення; місце видання; дата; індекс; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітка про погодження.

СТАТУТИ

Статут – юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Статути після їх, затвердження підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити:

Гриф затвердження вищою установою чи органом управління; назва виду документа (статут); заголовок; текст; відмітки про погодження та реєстрацію; дата.

Для чіткості викладу та зручності читання текст статуту розбивають на статті (пункти), що групують у розділи (позначають римськими цифрами).

ІНСТРУКЦІЯ

Інструкція – правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Реквізити:

Назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входити назва документа); дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі з формулюваннями типу «винний», «слід», «необхідно», «не дозволено». Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше – у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції – це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

ПРАВИЛА

Правила – службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Реквізити:

Гриф затвердження; назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад призначення правил); дата; номер; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.

2. Розпорядчі документи

Це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

ПОСТАНОВА

Постанова – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стояти перед цими органами, та встановленню стабільних норм і правил поведінки.

Ухвали приймаються Президією Верховної Заради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Текст складається із двох частин: Констатуючої й розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту ухвали); підписи.

УХВАЛА

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями виконавчими комітетами.

Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити:

Герб України; назва вищої установи; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); дата або дата й номер; заголовок; текст ухвали; підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи; печатка.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається в рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві заради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства, заставі в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Реквізити:

Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа (розпорядження); заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст розпорядження; підпис відповідальної особи.

НАКАЗИ

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції.

Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних указівок вищих органів.

Текст складається з констатуючої й розпорядчої частини. Конституційна містить такі елементи: вступ (указано причину видання наказу); доведення (переказано основні факти); висновок Викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, те в конституційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Конституційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень. У наказах із різнопланових питань конституційної частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів

Розпорядчу частину позначають словом «Наказую», вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Наказ підписує лише перший керівник установи.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

ВКАЗІВКИ

Указівки – розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об'єднань організацій, установ.

Указівки – правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважливо інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Указівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Реквізити:

Назва відомства, заставі та структурного підрозділу; назва виду документа (вказівки); дата й місце видання; індекс; заголовок, підпис; відмітка про узгодження; текст.

1.3. Довідково-інформаційні документи

Переважлива більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Смороду містять інформацію про фактичний стан справ у заставах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Смороду носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

АКТИ

Акт – документ правової чинності, складений одними або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених будівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідність акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та затверджує відповідним наказом.

Реквізити:

Автор документа (назва відомства, організації); дата, номер, місце складання; гриф затвердження; заголовок; підстава (наказ керівника організації); склад комісії; присутні; текст; відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходження; перелік додатків до акту; підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

ВІДГУКИ

Відгук – документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) із приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що винна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити:

Заголовок; назва виду документа; текст; підпис; дата; печатка; штамп, що засвідчують підпис рецензента.

ДОВІДКИ

Довідка – документ, що містить опис та підтвердження чи тихнув інших фактів і подій.

Реквізити:

Назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка);

Дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Службова довідка, винна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо» і т. ін.

ДОПОВІДІ

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Призначена для усного прочитання та обговорення.

ЗАПИСКИ

Доповідна записка – документ, адресувань керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

Адресат, прізвище, ініціали посадової особи та посади, назва виду

документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата.

Внутрішню доповідну записку підписує тієї, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює заподій певного факту, вчинку, події.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

ЗВІТИ

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Реквізити:

назва документа; період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

ОГЛЯД

Огляд складається для інформування про хід робіт чи висновки про них і є різновидом довідки.

В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.

Реквізити:

назва виду документа; заголовок; текст; дата й місце видання, підпис посадової особи.

Друкується на машинці, комп'ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.

ОГОЛОШЕННЯ

Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

Заголовок; дата; година та місце проведення заходу, його назва; порядок денний.

За необхідність вказують адресі та способи приїзду; підпис від імені організації, що проводити захід.

ПЛАНИ РОБІТ

План роботи – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Реквізити:

Гриф затвердження; назва виду документа, зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; відмітка про виконання.

Службові плани робіт підписують посадові особи, що відповідають за їх виконання, а індивідуальні – ті, хто їх складає з наступним затвердженням керівником.

ПРОТОКОЛИ

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, година й позначка проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує тієї чи інший факт.

Реквізити:

Назва виду документа; порядковий номер протоколу; назва зборів, конференцій, засідання, наради й розширенням їх, характеру; назва підприємства, організації; дата, місце проведення зібрання; кількісний склад учасників; посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференцій, наради; порядок денний; текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів, конференцій, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

ВИТЯГИ З ПРОТОКОЛУ

Витяг із протоколу – один із наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Реквізити:

Номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; порядок денний; текст із цього питання; назва виду документа.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Текст службового листа винний висвітлювати лише одне питання. Головна позначка службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», ",як відомо,», «якщо можливо» і т. ін. Тон листа винний бути нейтральний.

Реквізити:

Назва й адреси організації – відправника листа; номер і дата; назва й адреси одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст, перелік додатків із зазначенням кількості сторінок:, підпис керівника; віза виконання.

СЛУЖБОВІ ТЕЛЕГРАМИ

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телефоні.

Телеграми надсилаються в найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації адресатові.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію.

Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп'ютерах великими літерами із двома інтервалами між рядками.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

ФАКСИ

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікаційного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми.

Реквізити:

Назва документа; дата; назва адресата, установи, яка передає факс; прізвище, посаду особи, що підписала документ; назва організації й службової особи – одержувача факсу; текст.

Текст факсу складається без скорочень.

ТЕЛЕФОНОГРАМИ

Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресатам по телефоні; це один із видів ділової кореспонденції.

Зміст тексту передають адресатові по телефоні, текст диктується й записується; правильність тексту перевіряють повторним читанням.

Реквізити:

Назва-заголовок документа; номер, дата; назва адресата, установи, яка передає телефонограму; прізвище, посаду особи, що підписала документ, назва організації й службової особи – одержувача телефонограми; посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму; година; текст.

Текст телефонограми має бути стислим, без слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

4. Документація з кадрово-контрактових питань

Це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організацій), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) із найманню працівників тощо.

АВТОБІОГРАФІЇ

Автобіографія – це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльність.

Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити:

Прізвище, ім'я, по батькові в називному відмінку, дата, місце народження;, відомості про навчання; відомості про трудову діяльність; відомість про громадську роботу; короткі відомості про склад сім'ї; дата й підпис автора.

ЗАЯВА

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

Реквізити:

Адреси; відомості про заявника; назва виду документа; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис автора; дата заяви.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресі, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи.

КОНТРАКТИ

Контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами про засади спільної виробничої й творчої діяльність.

Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями згідно із Законами України “Про підприємство”, “Про власність”.

Реквізити:

Назва виду документа зі стислим зазначенням його призначення; дата, місце; орган, що наймає керівника; посаду, прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають; текст; підписи сторін _ укладачів контракту; печатка, що засвідчує підпис наймача; гриф погодження для контрактів, що укладаються з керівником державного й муніципального підприємства.

Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони. Про це зазначається в тексті контракту.

ОСОБОВІ ЛИСТКИ

Особові листки з обліку кадрів є необхідним документом, що його заповнює громадянин під чи година те приймання його на роботу, чи те для участі в певному конкурсу тощо. Такий документ є узагальненням автобіографічних даних громадян, оформлених шляхом їх у таблицях.

Реквізити:

Назва виду документа; прізвище, ім’я, по батькові, дата й місце народження, фото того, хто заповнює документ; відомості про освіту; відомості про наукові ступені, вчені звання; якими мовами володіє; трудова діяльність; державні нагороди; вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукову відзнаки; відомості про батьківщину; паспортні данні; домашня адреси; особистий підпис; дата заповнення документа.

УГОДИ

Трудові угоди – документ, що укладається між організаціями й працівниками, які не входять до цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засідках із відповідними установами та підприємствами.

Реквізити:

Назва документа; дата й місце складання; перелік сторін, що уклали угоду; зміст угоди із зазначенням обов’язків виконавця замовника; юридичні адреси сторін; підписи сторін; печатка підприємства або організації.

Укладається в кількох примірниках, один із яких видається виконавцеві, а інші зберігаються в справах організації-замовника.

ХАРАКТЕРИСТИКИ

Характеристика – документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

Характеристика пред’являється при вступі до вузів і технікумом, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

Реквізити:

Назва виду документа; анкетні данні; текст; висновки; дата складання; підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що бачила характеристику.

Текст викладається від третьої особи. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

4. Особисті офіційні документи

Це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошів, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами.

ДОРУЧЕННЯ

Доручення – це документи, за якими організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Офіційні доручення оформляє установа, організація, підприємство.

Реквізити:

Назва підприємства; назва виду документа; номер, дата, місце видачі; посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається доручення; номер і дата видачі супровідного документа; термін дії доручення; підпис службових осіб, які бачили доручення; печатка підприємства.

ЗАПОВІТ

Заповіт – це документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи щодо розпорядження майном, що йому належить, на випадок смерті.

Заповіт, як правило, викладається в письмовій формі із зазначенням місця й години його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується.

Якщо цих розумів не дотримано, документ є недійсним. Складається він у 2 примірниках. Один із них залишається в нотаріальній конторі, а інший – заповідачеві.

Документ підписується в присутності нотаріуса самим заповідачем. Якщо ж останній не може власноручно підписати заповіт, те за його дорученням і за присутності його та нотаріуса заповіт може підписати інша особа, за винятком того, на чию користь він складений. При цьому в документі треба відзначити заподій, за якими заповідач не підписав власноручно.

ЗАЯВИ

Заява – це вид звертання, за допомогою якого громадяни реалізують через державні органи або громадські організації надані їм права.

Реквізити:

Назва установи; назва виду документа, прізвище, ім'я, по батькові та адреси того, хто подає заяву; дата народження; відомості про паспорт; підпис того хто складав заяву; відмітка про реєстрацію документа.

РОЗПИСКИ

Розписка – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошів, товарів та ін., завірений підписом одержувача.

Має довільну форму.

Реквізити:

Назва виду документа; посаду, прізвище, ім'я та по батькові того, хто дає розписку; кому дається розписка; на підставі якого розпорядження чи документа здобута цінності; дата й підпис одержувача цінностей.

Текст розписки розпочинається словами: Бачена мною, інженером…Ця розписка бачена…Я, учитель середньої школи № 2…

Дата пишеться за таким зразком: 11 березня 1998 долі.

Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках – словами: у сумі 600 (шістсот) грн.

ВИСНОВОК

У висновку мені б хотілося сказати про особисті якості секретаря і про його роль у роботі з керівником.

Важливими факторами успіху роботи особистого секретаря є уміння поводитися з людьми й здатність створити враження, що підвищує авторитет керівника. Секретар, повинен бути важливою ланкою в системі контактів свого керівника, забезпечуючи ефективний зв'язок і своєчасне уживання необхідних заходів. Секретар є особистим представником свого керівника, і виконання цієї ключової ролі вимагає уміння робити сприятливе враження на працівників організації й представників інших фірм.

Роль секретаря керівника, як вона визначається в брошурі Європейської асоціації професійних секретарів, полягає в тому, щоб знати суть діяльності свого керівника і вміти значну частина цієї роботи брати на себе.

В обов'язки секретаря входить:

1. Стенографування, друкування стенограми, складання листів і т.д.

2. Одержання, обробка вхідної й вихідної пошти.

3. Ведення телефонних розмов, організація прийомів.

4. Ведення щоденника керівника; організація його

зустрічей.

5. Організація ділових поїздок керівника.

6. Реєстрація ділової кореспонденції, ведення справ.

7. Організація й доля в роботі засідань.

8. Організація справ у кабінеті керівника.

9. Звільнення керівника від рутинних операцій.

10. Інформаційне забезпечення.

11. Оформлення банківських рахунків.

12. Посібник діяльністю підлеглих секретарю

діловодних служб і персоналу.

13. Дотримання позитивних правил техніки безпеки.

14. Організація й посібник роботи по забезпеченню

нерозголошення обробленої інформації.

15. Забезпечення секретаріату й керівника необхідними канцелярськими приладами.

16. Організація загальних збори й заходів загального характеру.

Цю тему для своєї дипломної роботи я вибрала не випадково. Зараз я працюю в організації секретарем.

Коли дивишся по телебаченню зустрічі керівників фірм, то мимоволі звертаєш увагу на супровід, у тому числі, і на секретаря. Звичайно, це стримана, манірна людина. У нас теж такі є, але нажаль, їх не так уже багато. Тім більше, зараз організується дуже багато акціонерних фірм, бірж, що укладаються контракти із західними фірмами. І секретарі повинні бути "на рівні". Харрісон не даремно пише, що "секретар представляє свого керівника, і по ньому судять, іноді, навіть про фірму".

Насамперед, у секретарів повинна бути така якість, як доброзичливість, уміння поводитися з відвідувачами, розташувати їх до себе. Можна навіть організувати так називані курси секретарів, де навчати їх діловим і особистим якостям, що присуті цій професії.

Секретар - важлива професія, особливо в нашу годину, в епоху створення все нових і нових фірм. У більшій мірі від нього теж буде залежати успіх чи фірми, чи підприємства. І нехай професія секретаря ніколи не упустить свого престижу.